Depósito de Materiales Construir

Manual Organizacional
Palmira - Valle

Calle 47 No. 34d – 72 273 9901 ferreteria_construit@hotmail.com

TABLA DE CONTENIDO

CAPÍTULO I.....................................................................................................................................3
INTRODUCCIÓN.........................................................................................................................3
IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA.......................................................................................4
 RESEÑA HISTÓRICA.................................................................................................................5
CAPÍTULO II....................................................................................................................................6
OBJETIVO GENERAL................................................................................................................6
OBJETIVOS ESPECÍFICOS......................................................................................................7
MISIÓN.........................................................................................................................................8
VISIÓN..........................................................................................................................................9
VALORES...................................................................................................................................10
CAPÍTULO III.................................................................................................................................11
ORGANIGRAMA.......................................................................................................................11
PERFIL DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS..............................................................12

CAPÍTULO I

INTRODUCCIÓN
El siguiente manual organizacional describe las funciones básicas, especificas,
relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así como los requisitos de
los cargos o puestos de trabajo.
El Manual Organizacional contiene antecedentes históricos, misión, visión,
objetivos, organización y funciones de una dependencia o de la unidad.

IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

Depósitos de Materiales Construir es una empresa dedicada a la compra y venta

de materiales para la construcción y remodelación de infraestructuras, edificios,
locales casas, etc.; ubicada en el sector de Palmira, Valle del Cauca con dirección
Calle 47 No. 34D-72 Esquina. Gracias a la innovación en maquinaria hemos
logrado posicionarnos en el mercado y avanzar en tecnología.

RESEÑA HISTÓRICA

La ferretería Depósitos Construir es creada en el año 2002, por la señora Ángela

Maya nace por la necesidad de progresar como familia, además de brindar al
sector productivo materiales de construcción en general.
Empezó como una ferretería pequeña, con pocos productos que al paso de los
años fue creciendo hasta convertirse en una empresa que los clientes prefieren,
tomando gran demanda en la ciudad de Palmira; cabe resaltar que nació como
una empresa familiar la cual se mantiene hasta la fecha.
Depósitos Construir hoy en día ha crecido tanto en espacio como en la venta de
productos de buena calidad y servicio. Le brinda a sus clientes precios
competitivos, entrega de productos en el menor tiempo posible, buena atención
haciendo que el cliente se sienta satisfecho.
Depósitos Construir sigue creciendo como la ferretería que siempre piensa en
brindarle lo mejor a sus clientes.

CAPÍTULO II

OBJETIVO GENERAL
Incrementar la participación en el mercado laboral y económico para garantizar la
productividad de Depósitos Construir en el sector ferretero y ser reconocida por su
calidad y servicio.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Aprovechar el reconocimiento que tiene con los clientes para nuestro

posicionamiento en el mercado.
  Brindar productos de alta calidad y fidelizar clientes del sector competitivo
que nos rodea.

 Analizar la competencia que nos rodea para diseñar estrategias que nos
permitan una mejora continua de la empresa.

 Tener la infraestructura física pertinente para atender a los clientes de

manera eficaz.

 Implementar procesos que permitan la sistematización de la ferretería para

una mejor atención al cliente y productividad en la empresa.

MISIÓN

Somos una ferretería dedicada a la compra y venta de materiales para la

construcción y remodelación de infraestructuras, edificios, locales casas, etc.
Siendo siempre la mejor opción paran nuestros clientes, ofreciendo un servicio de
calidad, responsabilidad y cumplimiento en la distribución de materiales.
VISIÓN

Para el año 2020 queremos continuar como una ferretería eficiente de alta calidad,
que brinda a sus trabajadores la oportunidad de capacitarse y así mismo ofrecer al
cliente un amplio portafolio de productos, servicios logrando ser reconocida y
preferida, expandiéndonos a nivel departamental teniendo como valor prioritario la
transparencia, garantizando un servicio claro y oportuno, preservando la calidad,
cumplimiento e igualdad.
VALORES

 Trabajo en equipo: Es necesario trabajar en equipo ya que de esta forma

se facilitan las labores diarias de cada trabajador y así formar una mejora
continua de la organización.

 Tolerancia: Es fundamental sobrellevar los diferentes tipos de

personalidades y actitudes moral y social para generar un ambiente trabajo
más saludable.
  Servicio al cliente: Es buscar la satisfacción de cada uno de nuestros
clientes ofreciéndole un servicio con alta calidad y eficacia.

 Calidad: Brindar eficacia en productos y entorno laboral para así lograr

satisfacer nuestros clientes y personal.

 Disciplina: Es necesario que cada trabajador se encuentre comprometido

esencialmente brindando a la empresa puntualidad siguiendo un plan
trazado a conciencia poniéndonos objetivos y luchando para alcanzarlos,
teniendo la convicción de terminar y no dejar a media las cosas que sean
importantes.

 Satisfacción del personal: Es la cualidad del empleado frente a su trabajo

indispensablemente para generar un ambiente laboral agradable en la cual
se entrelacen tanto actitudes como la relación interpersonal.

CAPÍTULO III

ORGANIGRAMA
PERFIL DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

1.1. Nombre del Cargo: GERENTE GENERAL (Táctico)

2. RELACIONES INTERNAS DEL CARGO

2.1. Depende de: Propietaria Luz Ángela Maya (Estratégica)
2.2. Relación funcional con: Personal de la Empresa
 3. RELACIONES EXTERNAS DEL CARGO
3.1. Personas Externas: Clientes, proveedores y enlaces con otras ferreterías

4. DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Responsable por la dirección y representación legal, judicial y extrajudicial,
estableciendo las políticas generales que regirán a la empresa. Desarrolla y define
los objetivos organizacionales. Planifica el crecimiento de la empresa a corto y a
largo plazo. Además, presenta al Directorio los estados financieros, el presupuesto,
programas de trabajo y demás obligaciones que requiera.

5. Funciones

1. Ejercer la representación legal de la Empresa.

2. Realizar la administración global de las actividades de la empresa buscando

su mejoramiento organizacional, técnico y financiero.

3. Garantizar el cumplimiento de las normas, reglamentos, políticas e instructivos

internos y los establecidos por las entidades de regulación y control.

4. Participar en reuniones con el Directorio, para analizar y coordinar las

actividades de la empresa en general.

5. Coordinar y controlar la ejecución y seguimiento al cumplimiento del Plan

Estratégico.

6. Participar en reuniones con Asociaciones y demás Instituciones Privadas.

7. Objetivo
Ser responsable de las operaciones, la planeación estratégica, responsabilidad
general en todas las operaciones de su área de influencia

7. COMPORTAMENTALES
1. Tener atención auditiva, visual, estar sentado, caminar por la empresa
atendiendo trabajos de la jornada diaria

2. Persona con habilidad de liderazgo.

3. Dialogo de forma abierta y confiable con sus trabajadores.

4. Trabajar en equipo

5. Gestionar correctamente el tiempo de una manera organizada

6. Poseer Autocontrol evitando reaccionar de forma negativa ante cualquier
dificultad o situación.

7. Reconocer las buenas oportunidades de negocio y esté dispuesto a asumir

riesgos para llevar a la empresa por un buen camino.

8. Organizar tareas de forma efectiva, establecer plazos realistas y delegar

labores en las que se tome en cuenta las capacidades de sus colaboradores.

8. COMUNES
1. Organizar reuniones

2. Firmar documentos Oficiales como cartas, memorandos, llamados de atención

entre otros.

3. Visitar y recibir clientes

4. Reunirse con la dueña para ponerla al tanto de los avances que tiene la
empresa.

5. Tener contacto con los trabajadores.

9. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA

FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA
 Bachiller.  Haberse desempeñado en las áreas
de Mercadeo, negocios
 Administrador (título universitario). internacionales, Gestión Humana,
Finanzas, Operaciones o Logística.
 Cursos en: Gestión de mercadeo,
empresarial, ética empresarial,  Haber trabajado tres años como
economía y derecho mercantil. administrador.

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

1.1. Nombre del Cargo: Asistente Administrativo

2. RELACIONES INTERNAS DEL CARGO

2.1. Depende de: Administrador
2.2. Relación funcional con: Personal de la empresa y clientes

3. RELACIONES EXTERNAS DEL CARGO

3.1. Personas Externas: Proveedores, clientes y otras ferreterías

4. DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Realizar actividades administrativas de archivo, control y elaboración de
correspondencia, digitar y registrar las transacciones contables de las operaciones
de la compañía y verificar su adecuada contabilización, elaborar nómina y
liquidación de seguridad social.

5. Funciones

1. Tomar notas o apuntes de las indicaciones que le entregue su superior.

2. Organiza eventos y actividades asociadas a la organización.

3. Recepción de llamadas y atención al cliente.

4. Confecciona cartas, certificados y otros documentos.

5. Realiza el registro contable

6. Realiza trámites bancarios (depósitos, retiro de vales, visitas y otros)

7. Actualizar continuamente la información de proveedores, clientes entre otros.

8. Poseer conocimientos de los departamentos de las administraciones públicas

con las que este más relacionada la organización.

6. COMPORTAMENTALES
1. Alta concentración
2. Trabajo bajo presión
3. Producción, organización y digitalización de documentos
5. Habilidad para planear, innovar, motivar y liderar
6. Confidencial

7. COMUNES
1. Comunicación con el cliente
2. Ofrecer un servicio claro y oportuno a los clientes
3. Trabajo en equipo
4. Gentileza ante el cliente

8. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA

FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA
 Técnico en Asistencia Administrativa  1 año como mínimo - Secretariado
 Tecnólogo en Gestión Administrativa  2 años como mínimo - Secretariado

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

1.1. Nombre del Cargo: Jefe de Talento Humano

2. RELACIONES INTERNAS DEL CARGO

2.1. Depende de: Administrador
2.2. Relación funcional con: Administrador y personal de la empresa.

3. RELACIONES EXTERNAS DEL CARGO

3.1. Personas Externas: Postulantes
 4. DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Supervisar la correcta aplicación del proceso de contratación y movimientos en

general en base a normas y procedimientos con el fin de proporcionar las
condiciones adecuadas para el desarrollo del personal.

5. Funciones

1. Controlar que el proceso de contratación se haya realizado de acuerdo a la

normatividad aplicable.

2. Supervisar el proceso de elaboración de la nómina de sueldos a través de la

información generada por las diversas fuentes, con la finalidad de garantizar su
correcta aplicación.

3. Analizar el reporte de asistencia del personal para determinar los montos a

pagar.

4. Analizar los montos ejercidos del año inmediato anterior con la finalidad de
estimar el presupuesto próximo a ejercer.

5. Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento, selección, ingreso e inducción

del personal.

6. Coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los empleados con

el fin de cumplir con los planes de formación, desarrollo, mejoramiento y
actualización del personal

7. Supervisar y controlar los pasivos laborales del personal activo (vacaciones,

anticipos de prestaciones sociales, fideicomiso, etc.)

8. Coordinar y controlar el proceso de egreso para la desincorporación del

personal, ya sea por despido, retiro voluntario o culminación de contrato, según lo
establecido.

6. COMPORTAMENTALES

1. Aprendizaje continuo
2. Trabajo en equipo y colaboración
3. Creatividad e innovación
4. Liderazgo de grupos de trabajo
5. Toma de decisiones
 7. COMUNES
1. Orientación a resultados
2. Orientación al usuario
3. Compromiso con la organización
4. Objetivo y ordenado

8. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA

FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA
Título universitario en Administración, Cuatro (4) años como jefe de Talento
Relaciones Industriales, Derecho, Humano o cargos afines
Psicología o carreras afines.

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

1.1. Nombre del Cargo: Administrador

2. RELACIONES INTERNAS DEL CARGO

2.1. Depende de: Gerente
2.2. Relación funcional con: Gerente y personal de la empresa

3. RELACIONES EXTERNAS DEL CARGO

3.1. Personas Externas: Proveedores

4. DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Controlar las actividades de administración, elaborando e interpretando las herramientas
contables y operativas para garantizar la efectiva distribución y administración de los
recursos materiales y financieros.

5. Funciones
1. Revisa y verifica los movimientos y registros contables, estados de cuentas,
conciliaciones bancarias, cierres de cuentas y balances de comprobación.

2. Lleva registro y control administrativo del presupuesto asignado a la unidad.

3. Tramita órdenes de servicio de mantenimiento, construcción de obras y

reparaciones necesarias en la dependencia.

4. Tramita las liquidaciones de impuesto y cualquier otro asunto del régimen

tributario.

5. Lleva registro y control de proveedores.

6. Redacta comunicaciones oficiales y firma de documentos.

7. Reunirse con el Gerente para negociar presupuestos de cada área.

8. Brindar estrategias y nuevas formas de procesar productos y servicios.

9. Planificar las actividades, estableciendo objetivos y metas.

10. Supervisar y coordinar al personal de la empresa

6. COMPORTAMENTALES

1. Liderazgo
2. Planeación
3. Toma de decisiones
4. Dirección y desarrollo de personal

7. COMUNES
1. Transparencia
2. Compromiso con la organización
3. Orientación a resultados
4. Orientación al usuario

8. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA

FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA

Título profesional en áreas económicas, Tres (3) años de experiencias.

administrativas o jurídicas.

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

1.1. Nombre del Cargo: Agente de Ventas (Operativo)

2. RELACIONES INTERNAS DEL CARGO

2.1. Depende de: Gerente de ventas
2.2. Relación funcional con: Jefe de ventas y personal de la empresa

3. RELACIONES EXTERNAS DEL CARGO

3.1. Personas Externas: Clientes

4. DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Aumentar el número y calidad de clientes para afiliarse a la empresa y solucionar
los problemas que puedan existir con respecto de ellos; además de efectuar las
cobranzas

5. Funciones
1. Aumentar el número y calidad de clientes para afiliarse a la empresa

2. Visitar clientes potenciales

3. Registrar e ingresar pedidos solicitados

4. Realizar informes de ventas

5. Contribuir activamente a la solución del problema

6. Preparar pronósticos de venta en función del área asignada para ser evaluados
por la supervisión

7. Vender todos los productos que la empresa determine en el orden de prioridades

por ella establecidos

6. Objetivo

Es responsable de brindar excelente servicio y cordial atención a los clientes de la

empresa, con el objeto de lograr la satisfacción y lealtad de estos y consolidar
ventas efectivas de acuerdo a los procedimientos establecidos

7. COMPORTAMENTALES

1. Capacidad numérica y de lenguaje

2. Poder de convencimiento
3. Toma de decisiones
4. Liderazgo

8. COMUNES
1. Transparencia
2. Comunicación con el cliente
3. Ofrecer un servicio eficaz a los clientes

9. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA

FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA

Técnico en ventas (Administrativo) Un (1) año de experiencia.

Estudios complementarios en atención
al cliente

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

1.1. Nombre del Cargo: Jefe de Finanzas

2. RELACIONES INTERNAS DEL CARGO

2.1. Depende de: Administrador
2.2. Relación funcional con: Administrador y Gerente

3. RELACIONES EXTERNAS DEL CARGO

 3.1. Personas Externas: No tiene relación

4. DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Tiene como principal responsabilidad la administración de recursos financieros

optimizando los procesos para el desarrollo organizacional, es un analítico de
ingresos, egresos y búsqueda constante de utilidades, da seguimiento a los
procesos establecidos en las diferentes unidades especialmente créditos.

5. Funciones

1. Responsable de preparar los estados financieros y entregar soporte a todas las

unidades, supervisando y manteniendo la normativa contable de la empresa.

2. Responsable de la gestión financiera de la empresa, analizando los usos

alternativos que se darán a los recursos financieros disponibles.

3. Elaborar y proponer políticas, normas y procedimientos de administración y

control para el registro de la información contable.
4. Analizar y resolver materias tributarias y contables que afecten la operación de la
empresa.

 5. Controlar el presupuesto asignado a nivel de programas, subprogramas e

ítems, manteniendo niveles de gastos pertinentes de acuerdo al presupuesto
aprobado y a los plazos que para el efecto señala la ley.

6. COMPORTAMENTALES
1. Construcción de relaciones
2. Iniciativa
3. Conocimiento del entorno
4. Experticia.

7. COMUNES
1. Orientación a resultados
2. Orientación al usuario y al ciudadano
3. Transparencia
4. Compromiso con la Organización

8. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA

FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA
 Título profesional en el área  Dos (2) años como mínimo en
contable. cargos afines.
 Tecnólogo en contabilidad y  Cuatro (4) años como mínimo en
finanzas. cargos afines.