Comisión de Personal

para servidores
públicos
 Introducción

Tal como lo establece la normatividad vigente, la Comisión

de Personal deberá estar conformada en todos los
organismos y entidades regulados por la Ley 909 de 2004,
puesto que su importancia está dada en la búsqueda del
equilibrio entre la eficiencia de la administración pública
y la garantía de participación de los empleados en las
decisiones que los afecten.

Sus funciones están consagradas en la Ley 909 de

2004, las cuales buscan salvaguardar los derechos de
los servidores de carrera administrativa, así como su
participación frente al actuar de la entidad.

Así mismo, sus responsabilidades frente a los procesos

de selección y su deber de realizar reportes trimestrales
a la Comisión Nacional del Servicio Civil, remitiendo un
informe detallado de sus actuaciones y del cumplimiento
de sus funciones.

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Estructura de contenidos
1 Reglamento de funcionamiento de la Comisión de Personal.
2 Funciones de la Comisión de Personal.
3 Competencia frente al plan anual de formación, capacitación y programas de estímulos.
4 Reportes trimestrales a la Comisión Nacional del Servicio Civil.

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 I. Reglamento de
funcionamiento
de la Comisión de
Personal
Corresponde a las Comisiones de
Personal establecer su reglamento de
funcionamiento, el cual se entiende
como el conjunto de preceptos con
sustento en los cuales dicho organismo
colegiado, ejercerá las funciones que
legalmente le han sido encomendadas.
El reglamento que se adopte deberá
estar conforme a las disposiciones
contenidas en el artículo 16 de la Ley
909 de 2004 y el Decreto No. 1083 de
2015, y debe ser además consecuente
con la naturaleza y las funciones de la
Comisión de Personal.
Así mismo, la Comisión de Personal
deberá elegir de su seno, un presidente,
quien a criterio de la Comisión Nacional
del Servicio Civil, será el representante
del organismo colegiado, sin que ello
signifique que sobre éste recaiga alguna
facultad discrecional de decidir los
asuntos que se someten a consideración
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de la Comisión de Personal, o de asumir
las funciones de ésta sin someterlas a la
votación de todos los miembros. Es de
advertir, que las decisiones que adopte
la Comisión de Personal, deberán ser
por mayoría absoluta.
Por mandato legal, las Comisiones
de Personal deberán reunirse por lo
menos una vez al mes, la cual podrá
ser convocada por cualquiera de sus
miembros o por el secretario técnico.
Igualmente, trimestralmente deberán
enviar a la Comisión Nacional del
Servicio Civil, un informe detallado de
sus actuaciones y del cumplimiento de
sus funciones.
II.Funciones de
la Comisión de
Personal
Las funciones de la Comisión de
Personal, en razón a su distribución de
competencias frente a los servidores,
la entidad y la Comisión Nacional del
Servicio Civil, se organizan así:
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Funciones de vigilancia
• Velar porque los procesos de
selección para la provisión de empleo
y de evaluación del desempeño se
realicen conforme con lo establecido
en las normas y procedimientos legales
y los lineamientos señalados por la
Comisión Nacional del Servicio Civil.
• Solicitar a la Comisión Nacional del
Servicio Civil, la exclusión de la lista de
elegibles de las personas que hubieren
sido incluidas sin reunir los requisitos
exigidos o con violación de las leyes
o reglamentos que regulan la carrera
administrativa.
• Informar a la Comisión Nacional del
Servicio Civil de todas las incidencias
que se produzcan en los procesos de
selección, evaluación del desempeño
y de los encargos. Trimestralmente,
enviarán un informe detallado de sus
actuaciones y del cumplimiento de sus
funciones.
Funciones participativas
• Participar en la elaboración del plan
anual de formación y capacitación y en
el de estímulos y en su seguimiento.
5
• Proponer la formulación de programas
para el diagnóstico y medición del clima
organizacional.
Funciones frente a las
reclamaciones
La Comisión de Personal deberá
conocer en primera instancia de las
reclamaciones que presenten los
servidores por:
• Incorporación
• Desmejoramiento laboral
• Encargos
Además, deberá resolver las
reclamaciones que se presenten por
inconformidad con los compromisos
fijados para la evaluación del
desempeño, siendo la Comisión de
Personal la única instancia.
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III.Competencia
frente al plan anual
de formación y
capacitación y
programas de
estímulos.
El artículo 4° del Decreto 1567 de 1998,
reza que se entiende por capacitación
el conjunto de procesos organizados,
relativos tanto a la educación no
formal como a la informal de acuerdo
con lo establecido por la ley general
de educación, dirigidos a prolongar
y a complementar la educación
inicial mediante la generación de
conocimientos, el desarrollo de
habilidades y el cambio de actitudes,
con el fin de incrementar la capacidad
individual y colectiva para contribuir al
cumplimiento de la misión institucional,
a la mejor prestación de servicios a
la comunidad, al desempeño eficaz
del cargo y al desarrollo personal
integral. Esta definición comprende
los procesos de formación, entendidos
como aquellos que tienen por objeto
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específico desarrollar y fortalecer una
ética del servicio público basada en
los principios que rigen la función
administrativa.
A su vez, el título 9 del Decreto 1083
de 2015, define que los planes de
capacitación de las entidades públicas
deberán responder a estudios técnicos
que identifiquen necesidades y
requerimientos de las áreas de trabajo
y de los empleados, para desarrollar
los planes anuales institucionales y las
competencias laborales.
Así mismo, establece que los estudios
deberán ser adelantados por las
unidades de personal o por quienes
hagan sus veces, para lo cual se apoyarán
en los instrumentos desarrollados
por el Departamento Administrativo
de la Función Pública y por la Escuela
Superior de Administración Pública.
Frente a los programas de estímulos,
indica que las entidades deberán
organizar programas de estímulos con
el fin de motivar el desempeño eficaz y
el compromiso de sus empleados.
Los estímulos se implementarán a través
de programas de bienestar social, con
el fin de mantener niveles adecuados
6
de calidad de vida laboral. Por esta
razón, la entidad deberá proceder, a:
1. Medir el clima laboral, por lo menos
cada dos años y definir, ejecutar y
evaluar estrategias de intervención.
2. Evaluar la adaptación al cambio
organizacional y adelantar acciones
de preparación frente al cambio y
de desvinculación laboral asistida o
readaptación laboral cuando se den
procesos de reforma organizacional.
3. Preparar a los prepensionados para
el retiro del servicio.
4. Identificar la cultura organizacional
y definir los procesos para la
consolidación de la cultura deseada.
5. Fortalecer el trabajo en equipo.
6. Adelantar programas de incentivos.
De esta forma, queda claro que
la Comisión Nacional del Servicio
Civil no tiene injerencia frente a los
señalados anteriormente, puesto
que es competencia exclusiva de la
Entidad desarrollar dichos planes
de capacitaciones y programas
de estímulos; así mismo, será el
Departamento Administrativo de
la Función Pública – DAFP, quien
desarrollará metodologías que faciliten
la formulación de programas de
bienestar social para los empleados y
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asesorará en su implantación.
Así las cosas, en virtud de lo expuesto, se
aclara que será competencia exclusiva
de la unidad de personal de la entidad,
definir el plan anual de formación
y capacitación y el programa de
estímulos; sin embargo, la Comisión de
Personal de la Entidad, en virtud de sus
funciones consagradas en los literales
h) e) i) del artículo 16 de la Ley 909
de 2004, podrá únicamente participar
en la elaboración de dichos planes y
programas, generando propuestas
ante la administración, quien decidirá
con fundamento en los lineamientos
del Departamento Administrativo de la
Función Pública – DAFP, la viabilidad de
las mismas.
IV. Reportes
trimestrales ante la
Comisión Nacional
del Servicio Civil
En virtud de lo establecido por el artículo
16 de la Ley 909 de 2004, las Comisiones
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de Personal, trimestralmente deberán
enviar a la Comisión Nacional del
Servicio Civil, un informe detallado de
sus actuaciones y del cumplimiento de
sus funciones.
Para el cumplimiento de dicha
obligación, la CNSC desarrolló una
herramienta informática, a través de la
cual las entidades a las que se les es
aplicable la ley 909 de 2004, deberán
reportar, completar y/o actualizar
los datos solicitados, referentes a
la conformación de la Comisión
de Personal, así como los reportes
trimestrales.
Para acceder al aplicativo, la CNSC
requerirá una solicitud de asignación
de usuario y contraseña, la cual deberá
estar firmada por el Representante
Legal de la entidad, indicando los datos
de la persona quien se hará cargo del
sistema de administración de usuarios,
así como la remisión del número de
identificación tributaria de la entidad,
las actas de posesión del Representante
Legal y del responsable del aplicativo.
Ahora bien, una vez se cuente con el
usuario y contraseña para ingresar
al aplicativo, se tendrá acceso a 6
secciones, entre las cuales están:
7
registrar datos de la entidad; registrar
conformación Comisión de Personal;
administrar informes trimestrales;
administrar usuarios; cambiar
contraseña.

Los datos solicitados para cada una de las

secciones del aplicativo, se encuentran
en el material anexo al desarrollo del
tema, el cual contiene el instructivo para
el manejo de la herramienta informática;
sin embargo, frente a la conformación
de las Comisiones de Personal, se
deberá introducir el número y fecha
del acto administrativo de elección de
la Comisión de Personal, la fecha de
comunicación de la elección, número
y fecha del acto administrativo de
conformación y los datos de contacto
de la misma.

Así mismo, deberá agregar los

integrantes de la Comisión de Personal,
indicando nombres y apellidos, número
de identificación, nivel jerárquico, datos
de contacto y si es titular o suplente.

Para los informes trimestrales,

la Comisión de Personal deberá
informar de todas las incidencias
que se produzcan en los procesos de
selección, evaluación del desempeño y
de los encargos.

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Comisión Nacional del Servicio Civil. (10 de 04 de 2014). Criterio Unificado “Comisiones de Personal”.

Comisión Nacional del Servicio Civil. (09 de 06 de 2015). Adición al Criterio Unificado “Comisiones de Personal”.

Comisión Nacional del Servicio Civil. (s.f.). Comisión Nacional del Servicio Civil. Obtenido de
https://www.cnsc.gov.co/index.php/cartillas-comisiones-de-personal-cnsc

Congreso de Colombia. (2004). Ley 909.

Departamento Administrativo de la Función Pública. (s.f.). Departamento Administrativo de la Función Pública. Obtenido de
http://www.funcionpublica.gov.co/

Presidencia de la República. (05 de 08 de 1998). Decreto 1567.

Presidencia de la República de Colombia. (2015). Decreto 1083.

Resolución número 002827 de 2006. (2006, 16 de agosto). Diario Oficial no. 46362, agosto 16 de 2006

Resolución número 2117 de 2010. (2010, 15 de junio.) Diario Oficial no. 47741, junio 15 de 2010

Decisión 516 pacto andino. (2002, 15 de marzo). Invima. 5 de noviembre de 2009

Decreto 4725 de 2005. (2005, 27 de diciembre). Diario Oficial no. 46134, diciembre 27 de 2005

Decreto 1294 de 2004. (2004, 28 de abril). Diario oficial no 45.534

Resolución 723 de 2010. (2010, 11 de agosto). Registro Distrital 4476, agosto 10 de 2010.

LEY 1209 DE 2008. (2008, 14 de julio). Diario Oficial 47050, julio 14 de 2008

Decreto 2171 de 2009. (2009, 10 de junio). Diario Oficial 47376, junio 10 de 2009

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Comisión de Personal: Organismo creado en las entidades y/o en cada una de las dependencias regionales o seccionales de
las entidades, reguladas por la Ley 909 de 2004, conformado por 2 representantes de la entidad designados por el nominador
o por quien haga sus veces y 2 representantes de los empleados, cuyas funciones se describen detalladamente en el artículo
16 de la Ley citada.

Decisión: Determinación adoptada sobre un asunto.

Diagnóstico: Actividad realizada para recolectar información sobre algo y poderlo evaluar.

Función: Es una actividad particular que se desarrolla con un fin determinado.

Lista de elegibles: Es un acto administrativo de carácter particular, cuyo fin es de establecer un orden para proveer los cargos
estrictamente ofertados y no otros, lo que obliga a las entidades nominadoras a proveer exclusivamente el número de plazas
ofertadas en cada una de las convocatorias o las que se generen durante su vigencia, siempre y cuando se refieran al mismo
cargo para el cual se ofertó el concurso, en el cual el nombramiento debe hacerse en estricto orden de mérito con quienes se
encuentren en los primeros lugares de la lista.

Mayoría Absoluta: Situación presentada en una votación, cuando se obtiene la mitad más uno de los votos.

Plan: Establecer un programa para llevar a cabo una acción.

Presidente: Designación utilizada para identificar la persona que actuará como representante del organismo.

Reglamento: Conjunto de reglas establecidas para la realización de una actividad.

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