GUIA No2

Institución de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano
Licencia de Funcionamiento N° 001887 de la secretaria de

Educación del Departamento de Córdoba.
Registro Cámara de Comercio Nº S050448, Personería Jurídica N° 000925. Certificada en calidad
por ICONTEC bajo las normas NTC 5555 Y 5581. Reconocimiento de la Unidad Administrativa
especial del servicio público de empleo Res/ 000909 de 2018 como Agencia privada no lucrativa de
NIT: 900.266.295-2 gestión y colocación de empleo para la prestación del servicio público de empleo.
COMBINACION DE CORRESPONDENCIA
Microsoft Word entre sus tantas herramientas nos ofrece La combinación

de Correspondencia que es un proceso a través del cual los datos de una lista de campos
son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta
personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como
base.
Puede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto de

documentos, como una circular que se debe enviar a muchos clientes. Cada carta
contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las
cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la
persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta procede de entradas
de un origen de datos.
El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:
1. Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los

gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el
caso de una circular, el remitente o el saludo.
2. Conectar o vincular el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un
archivo que contiene la información que se debe combinar en un documento. Por
ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.
3. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una

copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su
archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean
destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados
elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir.
4. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de
correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinación de correspondencia,
los campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos.
5. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla.
Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo
el conjunto.
Dirección Calle 23 #9-14 esquina - Tel.789 47 02 – 311 609 06 88– Montería

Email: facademiasinu@academiasinu.edu.co - Página Web: www.academiasinu.edu.co
SC – CER349689 FT – CER349691 FT – CER349691

PASOS.
 Activar la cinta/ ficha Correspondencia.
 Clic en Seleccionar destinatarios.
 Seleccionar Escribir nueva lista
 seleccionar el botón personalizar columnas.


 En esta nueva ventana se irá seleccionando uno a uno los campos que no harán
parte de la BD (base de datos) y damos clic en el botón Eliminar.
 Si deseamos eliminar el campo seleccionado confirmamos haciendo clic en el botón
SI, aceptar.
 Luego digitamos los registros a la BD (base de datos).
Nota: para digitar los registros a la BD, nos vamos desplazando con la tecla Tab.
 Una vez terminada la digitación de los registros, se hace clic en el botón

Aceptar, digitamos el nombre a la base de datos.
 Se procede a elaborar el documento modelo; aplicando Las normas de
ICONTEC o APA.
 Nos ubicamos en el lugar a insertar los campos de la BD (base De datos)
 Seleccionamos el comando insertar campo combinado e insertamos
los campos requeridos


 Seleccionamos el comando Finalizar y combinar.
 Seleccionar Editar documentos individuales

 Seleccionar todos
 Por último Aceptar.


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 Clic en Seleccionar destinatarios.

 Seleccionar Escribir nueva lista

 seleccionar el botón personalizar columnas.

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 Una vez terminada la digitación de los registros, se hace clic en el botón

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 Seleccionamos el comando Finalizar y combinar.

 Seleccionar Editar documentos individuales

 Por último Aceptar.

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