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INFORME DIAGNÓSTICO DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACÓN

DOCUMENTAL

FECHA: 30 de octubre de 2019

ELABORADO POR: Jordin

1. OBJETIVOS

1.1 Conocer la empresa y estado actual en organización documental.

1.2 Cumplir con los requisitos exigidos por el sistema de organización de documentos
1.3 Diagnosticar los diferentes medios de preservación y conservación.
1.4 Conclusiones.
1.5 Recomendaciones.

2. RESUMEN

2.1 CONOCER LA EMPRESA Y ESTADO ACTUAL EN ORGANIZACIÓN

DOCUMENTAL.
Inicialmente me dirigí a las instalaciones de esta empresa para sensibilizar al
empresario de la importancia del archivo y sus normas, de tal manera que permitiera
realizar una lista de chequeo para conocer las falencias que presentaba y por ende dar
una pronta solución a estas. Asimismo BIOTEC brinda diferentes servicios de
mantenimiento de equipos biomédicos, fabricación, montaje de obras civiles y
estructuras metálicas e instalación de redes eléctricas, cuenta con diez años de
servicios, la documentación esta archivada en estantes de manera alfanumérico, no se
posee control en la recepción, conservación y organización de la documentación.

2.2CUMPLIR CON LOS REQUISITOS EXIGIDOS POR EL SISTEMA DE

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
Para el buen funcionamiento de la organización es indispensable tener en cuenta el
acuerdo 08 de 2014 del archivo general de la nación, en el cual se dispone las normas
que debemos tener en cuenta para la organización y conservación documental.

2.2 DIAGNOSTICAR LOS DIFERENTES MEDIOS DE PRESERVACIÓN Y

CONSERVACIÓN.
Con el fin de dar cumplimiento a la norma anteriormente pronunciada y al objetivo de
esta actividad, se tuvo en cuenta los siguientes aspectos para conocer de transparente
el estado archivístico de esta empresa
 Ubicación
Las instalaciones del archivo de esta empresa, no cuenta con espacio suficiente, se
encuentra lejos de industrias contaminantes y no presenta riesgo de húmedas
subterránea o problemas de inundaciones y terremotos.
 Físicos

Los estantes son de 200 metros capaces de resistir 700 kg de pesos, la medida entre
módulos de estantes cumplen la norma de medición, la distancia a piso es de 10
centímetros, sus muros y suelos son resistentes, las ventanas tiene vidrios absorbentes
de rayos UV.
 Condiciones ambientales y de seguridad

La temperatura normal de esta área es de 20° pero puede variar dependiendo del clima,
cuenta con poca ventilación puesto que consta de una ventana la cual permanece
cerrada, se presenta humedad en una de las paredes, lo cual ha producido hongos, se
puede visualizar polvos e insectos como el comején, las rutas de evacuación no están
señalizadas, no cuenta con extintores en caso de incendios, detectores de humo y
sistemas que permitan la evacuación del agua en caso de inundaciones.
 Tecnología e instrumentos archivísticos.

Actualmente la empresa cuenta con un computador y una impresora, no posee plantillas

para el control de la documentación y tampoco tablas de retención documental, no se
digitaliza ninguna información, no posee base de datos de inventario y manuales para la
organización documental, gran parte de los documentos se encuentras archivados en
carpetas con mal estado y en un notorio desorden.
 Recurso humano

La empresa no cuenta con personal encargado en esta área, puesto que cada área de
encarga de llevar la documentación a los estantes y colocarla donde corresponda.
3. CONCLUSIÓNES

Basados en lo expuesto anteriormente, podemos concluir que la empresa posee un alto

déficit en el archivo, no cumple con las normas establecidas por el archivo general de la
nación. se debe crear un esfuerzo por sacar adelante esta dependencia, siendo esta el
interés común de la organización, teniendo en cuenta su importancia y la fases del ciclo
vital de los documentos, tales como su producción hasta su disposición final, de tal
manera que sea provechosa para la toma de decisiones a largo plazo, Por otra parte
cabe resaltar que es de suma importancia la digitalización de los documentos para el
uso de la consulta del expediente electrónico, llevar a cabo los procesos idóneos para
mantener unos estándares ambientales de alta calidad.

4. RECOMENDACIONES

 Contratar al personal idóneo para ejercer la labor archivística.

 Capacitar al personal y actualizar los procesos.
 Crear manual de gestión documental.
 Implementar planillas de retención documental.
 Adquirir solución tecnológica que le permita automatizar al máximo el
desarrollo de sus procesos de gestión documental.
 Mejorar la calidad ambiental y de seguridad en el espacio.
 Mantener una logística adecuada para trabajar en la insuficiencia de espacio.
 Unificar los archivos de gestión documental.