INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

FECHA: Barranquilla, 3 de noviembre del 2020

ELABORADO POR: Andreina Aragon Pastrana

1. OBJETIVOS

1.1 Aplicar los conocimientos adquiridos durante el aprendizaje.

1.2 Detallar los pasos en el recibo de documentos de diferentes contexto.
1.3 Conclusión.

2. RESUMEN

2.1 APLICAR LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS DURANTE EL APRENDIZAJE

En la ley general de archivos de Colombia establece en su artículo 21 del título quinto
que toda entidad pública o privada debe elaborar programas de gestión documental,
con el fin de la eficiencia, efectividad del manejo de los documentos. Por otra parte la
recepción y distribución de los documentos, son elementos importantes, ya que se debe
tener en cuenta que la producción documenta no solo empieza cuando en la misma
institución se generan documentos, sino incluso cuando se reciben, lo que indica un
control en la recepción documental.
Teniendo en cuenta lo anterior se dará un breve concepto de los procesos para la
recepción de los documentos.
 Recepción: Recibir todas las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes
entidades y medios, es decir, tanto físico o directo.

 Radicación: Las organizaciones asignan un número consecutivo a las

comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora
del recibo o del envío.
  Registro: Una vez radicadas las comunicaciones, se procede al registro, el cual
consiste en la anotación de los datos más significativos de las solicitudes en un
formato de registro, para su control y trámite dentro de la organización.
 Distribución: El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la
distribución o reparto hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención
y trámite correspondiente

 Embalaje: Envoltura, plastificación o cubierta en otro tipo de material, donde se

guarda el documento al momento de su despacho para protegerlo hasta el
momento de la entrega al destinatario.

2.2 DETALLAR LOS PASOS EN EL RECIBO DE DOCUMENTOS DE DIFERENTES

CONTEXTO.
A continuación, de acuerdo con los conocimientos adquiridos durante el curso, se
realizara el paso a paso para la recepción, radicación, registro, distribución o embalaje
de cinco documentos.
1. CARTA: Se envía desde Bogotá una carta por servientrega al señor pedro Pérez
en la ciudad de barranquilla.
La entidad prestadora del servicio de transporte realiza el siguiente proceso.

 Recepción: el funcionario en cargado deberá verificar si el sobre esta

correctamente marcado, el asunto debe ser competente a la dependencia que va
dirigida, debe tener fecha actualizada y la dirección del domicilio del remitente.

 Radicación: Se le asigna el número de radicación consecutivo, es este caso se le

coloca una etiqueta o guía en el que se especifica los datos requeridos por la
norma.

 Registro: se registra en la base de datos de correspondencias para ejercer un

control y de tal manera servirá para el conocer el estado del envió de la
documentación.

 Embalaje: Asimismo se guarda el sobre que contiene la carta en una bolsa

plástica de seguridad para su respectivo envió.

 Distribución: el mensajero o funcionario encargado, deberá trasladar el

documento a la dirección del destinario y una vez recibida, el receptor deberá
firmar una planilla de registro de mensajería dejando la evidencia del trámite.
2. FACTURA:

 Recepción: El funcionario procede a revisar que cumpla información requerida

establecida en el artículo 64 de la Ley 788 de 2002, tales como, estar
denominada como factura de venta, numero consecutivo, razón social y NIT,
fecha de expedición y vencimiento, descripción específica de los artículos
vendidos o servicios prestados y valor total de la operación.

 Radicación: Una vez verificados el cumplimiento de los requisitos, el funcionario

puede radicar la factura en la ventanilla única, colocando el sello radicado
especificando Fecha y hora de recibo, número de radicado, el nombre completo
y claro de quien recibe el documento.

 Registro: Se registra en la planilla de correspondencia, para llevar el control de

las facturas recibidas por los proveedores.

 Distribución: El mensajero interno, deberá entregar las facturas al área

encargada del pago y posteriormente se archiva.

3. ACCION DE TUTELA
 Recepción: en la ventanilla única de correspondencia, se debe recibir el escrito
de incidente y verificar la identificación del accionante y el accionado,
documentos adjuntos, y que encuentren cada una de las pruebas mencionadas
en el cuerpo de la tutela.

 Radicación: se procede a Colocar el sello de recibido, tanto en el documento del

accionante como en el que queda en el juzgado.

 Registro: Se registran en la base de datos de la correspondencia recibida para

mayor control.

 Distribución: Verificar en el libro de reparto de tutelas el juzgado que se

encuentra en turno para el trámite correspondiente.

4. MEMORANDO: Del banco BBVA se envía un memorando a Luis Pérez en la

sucursal de Cali por el gerente general de Bogotá.
 Recepción: se verifica que el memorando contenga los datos pertinentes del
destinatario.

 Radicación: se asigna el serial de consecutivo, fecha correspondiente y asunto

del documento
  Registro: se ingresa en la base de datos de correspondencia.

 Embalaje: se envía en un sobre de manila.

 Distribución: el mensajero deberá hacer llegar el documento al remitente, quien

deberá firmar planilla de recibido.

5. CONTRATO: La administradora Jeime Alvarez de la sucursal de barranquilla

casa luker, envia contrato original de una impulsadora a la principal de casa luker
en manizalez para su respectivo archivo.

 Recepción: validar que el contrato esté debidamente diligenciado, firmas, huellas

y anexos. Sin ningún tipo de tachones, asimismo el nombre del destinario con su
respectiva dependencia.

 Radicación: Se le asigna el consecutivo correspondiente, fecha y responsable de

envió en la base de datos, al igual que el consecutivo de la guía de la
transportadora saferbo.

 Registro: Se ingresa en la base de datos de la correspondencia enviada.

 Embalaje: Se envía el contrato en un sobre de manila, debidamente sellado con

los datos del destinario, se procede a guardar en una bolsa de seguridad
facilitada por la transportadora que presta el servicio a la empresa.

 Distribución: los empleados de saferbo, llegaran a las instalaciones de casa luker

para llevar la correspondencia a su unidad y hacer el respectivo traslado a la
ventanilla única en la ciudad de Manizales.

3. CONCLUSIÓN

Cabe resaltar que la unidad de correspondencia de una entidad es de vital importancia,

puesto que allí se procesa toda la documentación interna y externa que llega a la
organización, las cuales será información relevante que servirá para la toma de
decisiones y otros procesos que defina futuro de la empresa, de sus empleados y hasta
de sus prestaciones, la persona para realizar el recibo y despacho de documentos debe
estar debidamente capacitada para ejercer de manera idónea su labor, y tener en
cuenta que casa proceso es valioso y se deberá realizar detalladamente.