Continuación de la Unidad V - Estructura Organizacional:

 Principales áreas de actividades de una empresa:

Generalmente una empresa está formada por lo menos 5 áreas funcionales básicas como son:

a- Dirección
b- Administración
c- Ventas
d- Producción
e- Contabilidad y finanzas)
Es importante conocer detenidamente las áreas de actividad de la empresa, identificar la
posición e importancia de cada área de actividad en el organigrama institucional así como
conocer sus principales procesos en estas áreas como:
 LAS ÁREAS DE LA EMPRESA:
La efectividad de una empresa no depende del éxito de un área funcional específica; sino del
ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la
adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales, mismas que son
las siguientes:
→ MERCADOTECNIA: Es el proceso de planeación, ejecución y conceptualización
de precio, promoción y distribución de ideas, mercancías y términos para crear intercambios
que satisfagan objetivos individuales y organizacionales. Es una función trascendental ya que a
través de ella se cumplen algunos de los propósitos institucionales de la empresa. Su finalidad
es la de reunir los factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que
el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en forma tal, que esté a su disposición
en el momento oportuno , en el lugar preciso y al precio más adecuado.

Sus Funciones:
1. Investigación de  mercados: Implica conocer quiénes son o pueden ser los
consumidores o clientes potenciales; e identificar sus características. Cuanto más se
conozca del mercado mayor serán las posibilidades de éxito.

2. Decisiones sobre el  producto  y precio: Este aspecto se refiere al diseño del producto

que satisfará las necesidades del grupo para el que fue creado. Es muy importante darle
al producto un nombre adecuado y un envase que, además de protegerlo, lo diferencie
de los demás. Es necesario asignarle un precio que sea justo para las necesidades tanto
de la empresa como del mercado.

3. Distribución: Es necesario establecer las bases para que el producto pueda llegar del
fabricante al consumidor; estos intercambios se pueden dar ya sea a través de
mayoristas, minoristas, comisionistas o empresas que venden al detalle.

4. Promoción: Es dar a conocer el producto al consumidor. Se debe persuadir a los

clientes a que adquieran productos que satisfagan sus necesidades. No sólo se
promocionan los productos a través de los medios masivos de comunicación, también
por medio de folletos, regalos, muestras, etc. Es necesario combinar estrategias de
promoción para lograr los objetivos.
 5. Venta: Es toda actividad que genera en los clientes el último impulso hacia el
intercambio. En esta fase se hace efectivo el esfuerzo de las actividades anteriores.

6. Postventa: Es la actividad que asegura la satisfacción de necesidades a través del

producto. Lo importante no es vender una vez, sino permanecer en el mercado, en este
punto se analiza nuevamente el mercado con fines de retroalimentación.

→ VENTAS: Es una orientación administrativa que supone que los consumidores no

comprarán normalmente lo suficiente de los productos de la compañía a menos que se llegue
hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promoción de ventas.

El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un

producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando
las técnicas y políticas de ventas acordes con el producto que se desea vender.
→ PRODUCCIÓN: Es considerado como uno de los departamentos más importantes, ya que
formula y desarrolla los métodos más adecuados para la elaboración de los productos y/o
servicios, al suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales,
y herramientas requeridas.

Sus Funciones son:

1. Ingeniería del Producto

2. Ingeniería de la planta

3. Ingeniería Industrial

4. Planeación y Control de la Producción

5. Abastecimiento

6. Control de Calidad

7. Fabricación

→ FINANZAS: Es de vital importancia esta función, ya que toda empresa trabaja con base en
constantes movimientos de dinero. Esta área se encarga de la obtención de fondos y del
suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer
con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de
que puedan funcionar debidamente. El área de finanzas tiene como objetivo el máximo
aprovechamiento y administración de los recursos financieros.

Sus Funciones son:

- Tesorería
- Contraloría

→ RECURSOS HUMANOS: Los Recursos Humanos son todas aquellas personas que integran o

forman parte de una organización. El objeto del Departamento de Recursos Humanos es
conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con
los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados
de reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo.
Sus Funciones son:
a- Contratación y  empleo: Esta es una de las funciones que requieren de mayor
importancia debido a lo difícil que resulta encontrar a las personas ideales
para los puestos vacantes, por lo que es necesario contar con un
procesamiento eficaz de Reclutamiento y selección de personal, una vez que
se tienen a las personas deseadas se procede a la contratación de las mismas,
dándoles una inducción al respecto de la empresa. Si el puesto vacante se
puede cubrir con personal propio de la empresa, entonces se realiza
una evaluación de méritos y se le otorga al más capaz.
b- Capacitación y desarrollo: Acción que consiste en entrenar y capacitar a todo
el personal, ya sea de nuevo ingreso, o no, con el objeto de incrementar el
desarrollo personal. La capacitación no se le otorga exclusivamente a los de
nuevo ingreso, puesto que nuestros actuales empleados pueden aspirar a un
puesto mejor, el cual requiere de una mayor preparación.
c- Sueldos: Para poder realizar una justa asignación de sueldos, es necesario
elaborar un análisis y evaluación de puestos (procedimientos sistemáticos para
determinar el valor de cada trabajo), sólo así, podremos saber que tanto
debemos pagar por cada uno de nuestros empleados. Además, hay que
considerar que el sueldo está formado por otros elementos tales como: las
vacaciones y la calificación de méritos.
d- Relaciones laborales: Toda relación de trabajo debe estar regulada por
un contrato ya sea colectivo o individual, en el que se estipularán
los derechos y obligaciones de las partes que lo integran. Su objetivo es
mantener una buena relación de trabajo y disciplina. Por otra parte, la
comunicación es de vital importancia para toda organización, ya que por
medio de esta se puede mantener una adecuada relación de trabajo.
e- Servicios y Prestaciones: Comúnmente las organizaciones hoy en día ofrecen a
sus trabajadores con el fin de hacer más atractivo su empleo, una serie
de prestaciones distintas a las marcadas por la Ley Federal del trabajo, tales
como: actividades recreativas, actividades culturales, prestaciones en especie,
reconocimientos, etc.
f- Higiene y  Seguridad  Industrial: Consiste en llevar un registro de las causas
que originan principalmente el ausentismo y los accidentes de trabajo, así
como de proporcionar a sus empleados los servicios médicos necesarios, y las
medidas de higiene y seguridad requeridas para el buen desempeño de sus
labores.
g- Planeación de Recursos Humanos: La planeación de los recursos humanos
consiste en realizar periódicamente una auditoria de los mismos para ver si
están desempeñando satisfactoriamente sus labores, pudiendo rotar a los que
considere inapropiados para dicho puesto.

→ COMPRAS: El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones

necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado.
Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al
de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que
debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones
de la organización
Funciones:
1. Adquisiciones
 2. Guarda y Almacenaje

3. Proveer a las demás áreas

 Niveles de una organización:

Los distintos niveles según las funciones se pueden identificar tres niveles organizacionales que
son:

a- Gerente general
b- Gerente Intermedio
c- Gerente Operativo

a- El nivel institucional, gerente general, es el más alto, debe cumplir con todas
las funciones del proceso administrativo como: planear, organizar, dirigir y
controlar.
► Por ejemplo: en este nivel se realizará la planeación estratégica con la
correspondiente definición de los objetivos estratégicos y acciones a ser
consensuadas y coordinadas con el nivel intermedio.

b- El nivel intermedio, gerente intermedio es el que articula el nivel gerencial con

el operativo, también suele denominarse mandos medios,  y está integrado por
los responsables de las distintas áreas o sectores de la organización.

c- El nivel operativo, gerente operativo es el que corresponde al nivel más bajo

de la organización, designado también nivel de supervisión o gerencia de
primera línea. Los que se encuentran en este nivel reciben distintas
denominaciones: capataces, jefes, supervisores, encargados, etc.
 
  Ventajas y Desventajas de la Estructura Lineal:

► Concepto de Organización Lineal: Este es el modelo de organización más antiguo, el

seguido históricamente en las guerras y hasta hoy, actualmente los mandos militares se rigen
con el mismo; en la historia también ha sido concebida así la manera de mando de  la iglesia en
general, independientemente de qué religión se hable, siempre todos obedecen a un superior
como jefe mayor absolutamente del todo.

► Sus Ventajas son:

a- Una de las principales de este tipo de organización, es que esta estructura

es tan sencilla que se puede comprender por cualquier elemento del equipo,
por nuevo que sea en la empresa; no deja ningún lugar a dudas y por ende, los
mandos están claros inmediatamente.
b- Otra de las cosas que hace que este método sea utilizado cada vez más, es que
la economía crece constantemente, de manera que las personas intentan
incursionar en el ámbito empresarial con nuevas compañías y este modelo de
organización es ideal para empresas pequeñas.
c- También es de los mejores métodos que hay para organizar una empresa
porque se define perfectamente la responsabilidad de todos los involucrados
en la compañía; con esta organización, no hay manera de que haya un error y
no poder deducir las responsabilidades respectivas.
d- En general, este modelo de organización es muy estable, cosa que necesita
toda empresa para poder medir productividad, gastos y costos de cada
operación.
► Sus Desventajas son:
a- Las cosas no tan buenas que podemos ver en este modelos son por ejemplo
que, como la dirección es directa y única en un sentido, esto puede causar que
los empleados que están en cierta medida sobre otros sean demasiado
autoritarios cada vez más gradualmente.
b- Si la empresa crece rápidamente, que es lo que se desea siempre, esta forma
de organizar tiende a caerse y si no se está preparado para implementar una
nueva en dicho crecimiento, la empresa entera puede colapsar por falta de
organización.
 c- La formalidad de comunicación con los superiores es demasiado rígida, esto
fomenta demasiada importancia para quienes están arriba de otros, es
inflexible y crea descontento en los empleados de la parte baja de la pirámide,
de forma que trabajan pensando en que son vistos mal por los mandos altos
por el solo hecho de no comunicarse directamente con ellos.

 Características de la estructura Matricial:

→ Estructura matricial - concepto:

Esta estructura consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que

son asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean
así, equipos con integrantes de varias áreas de la organización con un objetivo en
común: El Proyecto, dejando de existir con la conclusión del mismo.
Los empleados dentro de la matriz poseen dos jefes; un jefe de función: quien es la
cabeza de la función, es decir, al cual se le informa de los asuntos relacionados con
aspectos funcionales; y el jefe de Proyectos que es el responsable de los proyectos
individuales, todos los empleados que trabajan en un equipo de proyectos se llaman
gerentes de sub-proyectos y son responsables de manejar la coordinación y
comunicación entre las funciones y proyectos.
No todas las empresas son aptas para desarrollar este tipo de organización, por eso es
necesario tener en cuenta las siguientes condiciones:

1.) Capacidad de organización y coordinación y procesamiento de información.

2.) Se necesita contar con buen capital.
3.) Se necesita un equilibrio de poder entre los aspectos funcionales y proyectos de la
organización, además se requiere una estructura de autoridad doble para mantener
ese equilibrio.

Una organización de este tipo mantiene la estructura de su nómina de empleados agrupados

por funciones como en los organigramas tradicionales, pero también está preparada para
adaptarse a los cambios y demandas del mercado para satisfacerlos mucho más rápido.
También ofrece las ventajas de la flexibilidad y mayor seguridad en el control individual de los
proyectos para su culminación satisfactoria, y también ofrece oportunidades de desarrollo y
ascenso dentro de la organización. Esta práctica promueve la delegación de responsabilidades,
la colaboración y comunicación interdepartamental, el compartir de recursos y destrezas, y un
ambiente de trabajo dinámico.

→ Características de la organización matricial son:

a- Permite operar en base a proyectos:

Este elemento es el que probablemente moderniza y dinamiza los organigramas de jerarquía

lineal tradicional, dando nacimiento a la estructura flexible y dual de la matriz. La compañía
puede estar trabajando en varios proyectos a la vez sin afectar su funcionalidad
departamental. Al nacimiento de un proyecto le sigue la creación de un equipo de trabajo con
personas de habilidades y conocimientos diferentes, este equipo es temporal y es ensamblado
para satisfacer las necesidades del cliente.

b- Dinamismo de talentos y recursos:

El personal calificado y los recursos pueden ser compartidos entre los departamentos
funcionales y los equipos de proyecto, de esta manera se usan con más eficiencia y por más
unidades dentro de la organización.

c- Comunicación y flujo de información libre:

La estructura de matriz permite a los empleados comunicarse más rápidamente a pesar de los
límites departamentales, es decir, la información fluye tanto hacia arriba de la organización
como hacia los lados. La información útil de un mismo proyecto no está encerrada
necesariamente; puede estar al alcance de todos.

d- Permite la existencia de dos figuras gerenciales a la vez:

A cada equipo de trabajo nuevo es asignado un gerente de proyecto, quien cumple las
funciones de jefe de los miembros del equipo durante el proyecto. Las funciones de este
responsable no se anteponen a los gerentes fijos de cada departamento. De manera que, en
momentos, un empleado puede tener dos jefes al mismo tiempo. Para que este sistema no
entre en conflicto es importante que se definan bien los parámetros de división de autoridad y
responsabilidad entre ambos jefes.

e- Desarrolla futuros gerentes:

La asignación de las tareas temporales en los miembros del proyecto hace que la organización
matricial sea un escenario excelente para el entrenamiento de próximos gerentes, ya que son
de más fácil identificación en un ambiente de trabajo multidisciplinario.

f- El peso de las responsabilidades se delega:

El gerente de proyecto es el responsable directo de la culminación del mismo en el tiempo y

presupuesto establecidos. Esto llama a tener un liderazgo fuerte para asegurar el
cumplimiento de las funciones.

→ Ventajas de la estructura matricial:

a- Versatilidad y flexibilidad:
En todos los sentidos la empresa puede embarcarse en varios proyectos distintos y de
diferente carácter siempre que tenga los recursos, esto se debe, en gran parte, a la
polivalencia de los empleados, los cuales tienen la capacidad de adaptarse y trabajar en
distintos departamentos.

b- Ahorra costos:

Disponer de una serie de recursos tan polivalentes genera que no se tenga que recurrir a
componentes externos, lo que disminuye los costos, este ahorro se puede invertir en seguir
mejorando las condiciones de los empleados o de los recursos.

→ Desventajas de la estructura matricial:

a- Conflicto de intereses:

Una organización matricial promueve que los empleados pueden estar centrados en varios
proyectos, lo que significa que tenga varios jefes. Si estos no se ponen de acuerdo y miran por
el bien común, podría generar en una serie de conflictos de intereses que repercuta en el
empleado y los distintos proyectos. A su vez, la distribución de los recursos también puede
suponer que los departamentos entren en tensión, ya que algunos podrían verse poco
favorecidos respecto a otros.

b- Excesiva exigencia al empleado:

Los gerentes de proyectos deben saber cuál es la situación del otro, porque así podrán
comprender las necesidades y obstáculos a los que se enfrentan. Si no existe esta coordinación
y empatía, los empleados podrían sufrir las consecuencias de un gerente que solo tenga miras
por su proyecto.

→ Ejemplo de empresa matricial:

Nestlé

La compañía multinacional Suiza Nestlé es la más grande productora de alimentos del mundo,
y cuenta con más de 29 marcas registradas con ventas anuales mayores a 1,1 billones de
dólares, esta corporación opera bajo la estructura matricial.

A pesar de que las grandes decisiones estratégicas se toman en los niveles más altos, muchas
operaciones diarias son delegadas a unidades o departamentos locales.