ESTUDIO DE CASO AA4

Informe de Auditoría Interna

 No. de Auditoría Fecha de auditoría No. de páginas
01 de 2016 4 al 9 de febrero de 2016 4
Equipo Auditor: Auditor Líder: ABCDE
Equipo de auditores internos de calidad: Mónica Camargo, Martha Mantilla, Mauricio Pilonieta, Hernando Gutiérrez, Carlos Pérez, Rene
Serrano.

Observadores: Zuly Martínez, Edward Escobar

Objetivo:
Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los criterios de Auditoría (ISO 9001, documentos, requisitos
contractuales, requisitos legales y reglamentarios, etc.).

Alcance:
El Sistema de Gestión de la Calidad de la ENEO.

Criterios de Auditoría:
Norma ISO 9001:2015, Sistema de Gestión de la Calidad de la ENEO.

Numeral Según norma ISO

Descripción del Hallazgo Clasificaci 9001:2015 Recomendaciones y/o Concepto
Proceso ón Personal
Procesos de Se cuenta con un mecanismo de control de documentos Numeral 7.5: Información
Dirección internos y Documentada. Se debe llevar un registro de
externos “Lista de Documentación del SGC”, m las personas que solicitan el
actualmente no se ha implementado la herramienta de
control.
7.5.3 Control de la cambio a través del formato
solicitud de cambio en los
información procesos ya existentes
documentada adicional de una carpeta
para almacenar los archivos
7.5.3.2 Para el control de obsoletos.
la información
documentada, la
organización debe
abordar las siguientes
actividades según
corresponda.
 .
Se detecta que no en todos los casos se cuenta con la Numeral 8.1: Se debe realizar o tener un
identificación y formatos estandarizados de los registros Planificación y control respectivo formato guía para
utilizados para el control de la operación de los procesos operacional. realizar los demás teniendo
(ejemplo: “inscripción de los proyectos de investigación” m cuenta los títulos, tipo de
algunos registro no contaban con títulos. letra y demás condiciones
La organización debe que establezca la empresa
planificar, implementar y como una codificación la
controlar los procesos cual se puede otorgar por
necesarios para cumplir cada área y tipo de
los requisitos para la documento que se realice
provisión de productos y además
versión
de especificar la
servicio, y para
implementar las acciones
determinadas en el
Procesos de capítulo 6 mediante:
Dirección
Contrario al procedimiento normativo “Control de Numeral 7.5 Información Se debe contar con la
Documentos y Registros” no se tiene definido los documentada disponibilidad de la
criterios para la retención, conservación y disposición
final de los registros (ejemplo: expedientes de personal) m
7.5.3: Control de la información de cada área
información en un lugar donde pueda
documentada ser consultada con
facilidad se
7.5.3.1 La información recomendaría utilizar
documentada aplicaciones como
requerida por el Dropbox en la cual se
sistema de gestión de puede otorgar los
la calidad y por esta permisos para
Norma Internacional modificación o solo
se debe controlar lectura de los
para asegurarse de documentos y poder
que: saber quién ingresa a
estos.

Procesos de
Dirección
 Numeral 7.2: La persona encargada del
Se detecta falta de manejo de la documentación del Competencia. sistema de calidad primero
debe realizar ciertas visitas
Sistema de Gestión de la Calidad en el personal. para recolectar información y
Ejemplos poder realizar los
respectivos procedimientos
Ubicación del “Modelo de Identificación de Procesos” e de una manera correcta, se
Indicadores Clave para la medición de los procesos y debe tener presente al
objetivos de calidad documentado en el manual de personal y los líderes de
planeación de la calidad. cada área para la realización
Mecanismos para realizar cambios de documentos, de estos
registros de servicios no conformes y aplicación de M
Procesos de acciones correctivas y preventivas definidos en los
Dirección procedimientos normativos.
Numeral 4.4: Sistema de Se recomienda realizar o
gestión de la calidad y crear un formato para llevar
O sus procesos registrado las reuniones o
capacitaciones dentro de la
empresa, después de esto
4.4.2 En la medida en se puede llevar un
que sea necesario, la seguimiento de una mejor
organización debe: manera de los temas
tratados en las reuniones o
Mantener la información juntas para verificar el
documentada para cumplimiento
actividades
o no de las
plasmadas en
apoyar la operación de estos.
sus procesos
Conservar la información
documentada para tener
Se recomienda generar evidencia de los acuerdos la confianza de que los
Procesos de definidos en las juntas realizadas en los distintos procesos se realizan
Dirección procesos, así como el seguimiento a los mismos según lo planificado.
Proceso de Se tiene documentado en la Matriz de Competencia el Numeral 9.1 Se deben realizar
Servicios mecanismo para la medición de la competencia de los Seguimiento, medición, capacitaciones sobre las
administrativos funcionarios de la ENEO, sin embargo no se muestra m análisis y evaluación competencias ENEO
evidencia de su aplicación. además de esto llevar un
registro de las
9.1.1: Generalidades. La capacitaciones que se le
organización debe realiza al personal,
determinar: adicionando la creación de
un indicador de
cumplimiento
d) Cuando se deben resultados de una manera para obtener
analizar y evaluar los mas rápida.
resultados del
seguimiento y la
medición. La
organización debe
conservar la información
documentada apropiada
 como evidencia de los
resultados.

Numeral 7.5: Información Se debe realizar una

documentada inspección de los
procedimientos ya existentes
7.5.3: Control de la para corregir estas falencias,
generando una nueva
información versión de estos
m documentada procedimientos, este
proceso de actualización o
7.5.3.2: La información modificación también se
La coordinación de investigación cuenta con un registro documentada de origen tiene que registrar en el
de control y seguimiento de los proyectos de
externo, que la formato de control de
organización determina documentación.
Investigación “Relación de Proyectos de Investigación como necesaria para la
Proceso de Registro Realizados por Profesores de la ENEO” en el cual se
Aprobación y
planificación y operación
identifican los nombres de los proyectos, integrantes, del sistema de gestión de
Seguimiento de estatus, fechas de inicio y término, este mismo no esté calidad, se debe
Proyectos de referenciado en el procedimiento operativo siendo este identificar, según sea
Investigación un registro básico de control. apropiado, y controlar.
Numeral 8.2: Requisitos Cuando se realizan cambios
para los productos y en los procedimientos ya
servicios establecidos se debe
En el semestre que inició el 2 de febrero de 2016 se
realizar la respectiva
m divulgación de estos
identificó que a la fecha no era impartida la asignatura 8.2.4: Cambios en los cambios por medio de
de “Proceso de Salud y Enfermedad en el Niño” y el requisitos para los correos electrónicos o
registro de “Asignación de horario” de ésta no estaba productos y servicios reuniones que se tengan
Proceso de firmado, cuando el procedimiento gestión y control de la planeadas realizar para no
Servicios operación del curso PSA =% establece esta actividad generar mayores
Académicos como previa al inicio del curso. inconvenientes.
 Numeral 8.3: Diseño y
En el desarrollo del plan de estudios de “Administración desarrollo de los
de los servicios de Enfermería” no se obtuvo la
evidencia que establece el procedimiento PSA 01 Rev.0. productos y servicios
de acuerdo a lo siguiente:
 Falta la identificación del desarrollo de éste. 8.3.6: Cambios del
 Existe la firma de recibido en 2015 por parte de
la sede, sin haber sido aprobada la liberación de m diseño y desarrollo.
este plan de estudios.
 Falta las firmas o constancias de la revisión La organización debe
hecha por el grupo curricular. identificar, revisar y
 Falta las firmas o constancias de la verificación controlar los cambios
hecha por la jefatura correspondiente. hechos durante el
 Evidencia de entrega del plan de estudios de desarrollo de los
administración de los servicios de Enfermería al productos y servicios o
H. Consejo Técnico de la ENEO para su
posteriormente en la
medida necesaria para
validación y emisión del dictamen asegurarse que no haya
correspondiente. un impacto adverso en la
Proceso de  Falta de identificación de los cambios realizados conformidad con los
Servicios al plan de estudios. requisitos.
Académicos
Proceso de No se mostró la aplicación de la Evaluación de m
Servicios Proveedores de acuerdo a los establecido en el Manual
Administrativos de Gestión de la Calidad MGC 01.
El manual de Planeación de la Calidad y el procedimiento de
Gestión y control de la operación del curso PSA 05, mencionan
al formato “Check list de Supervisión de Plan Académico”,
como uno de los mecanismos para evidenciar el control del
Proceso de proceso de Servicios Académicos y de la asistencia de los
Servicios profesores, tanto en aula como en los campos clínicos o sedes, m
Académicos sin embargo no se encontraron registros de éste

Se cuenta con la identificación de problemáticas o

situaciones de mejora en los servicios proporcionados,
sin embargo, no se han generado las correcciones o
acciones correctivas o preventivas para su solución.
Ejemplos:
En el área de servicios Escolares de Posgrado solo se
cuenta con una persona para la atención, afectando así
el servicio a los alumnos en el turno de la tarde y en los M
casos de ausencia del personal.
De acuerdo al reporte del SGC de la Secretaria
Administrativa de Julio a diciembre de 2015 “Medición y
Análisis de Indicadores del Proceso de Presupuestos” se
detecta una baja en los tramites aceptados ante la
Unidad de Procesos Administrativos (UPA) en el mes de
noviembre por un incremento en las solicitudes
Proceso de incompletas.
Dirección
 CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA:

Considerando el periodo de implantación del SGC de la ENEO que se oficializó en el mes de enero de 2016, los
involucrados en este ejercicio mostraron gran apertura y participación en la auditoría, aún cuando se presentaron
situaciones ajenas como la carencia de energía eléctrica, que provocó la reprogramación de los tiempos planeados
ocasionando que las áreas Sistemas, Servicios Generales, Desarrollo de las Tecnologías Aplicadas a la Educación,
Coordinación de Metodología, Materiales y Medios Educativos SUA quedaran pendientes por revisar, las cuales serán
auditadas en el siguiente ejercicio de Auditoría Interna.

Continuando la tendencia y el involucramiento mostrado por el personal en la etapa de implantación, se considera el

logro en la eficacia del mismo de acuerdo a los tiempos establecidos para su ejecución.

Líder Auditor: ABCDE

(Nombre y firma)

CLASIFICACIÓN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observación o Área de Mejora

F04 PDI02 Rev.0 NOTA: De ser necesario utilice anexos