ELEARNING TOTAL- UTN

Aplicación de la Gestión de la
Calidad para la Digitalización y
Organización de los Archivos de la
División Obra de la Dirección
Nacional de Vialidad
DIPLOMATURA EN GESTION INTEGRAL DE
CALIDAD

AYALA VANINA LUCIANA

DIRECCION NACIONAL DE VIALIDAD
20-10-2017
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INDICE
INTRODUCCION ............................................................................................. 2
MARCO CONTEXTUAL .................................................................................. 3
Antecedente histórico de la institución ............................................. 3
Descripción del Espacio Geográfico ................................................. 4
Actores Involucrados .......................................................................... 5
Políticas de Calidad ............................................................................. 6
El Problema .......................................................................................... 6
Justificación ......................................................................................... 7
Objetivo ................................................................................................ 8
MARCO TEÓRICO .......................................................................................... 9
PROPUESTA ................................................................................................... 11
Fases del Proceso de Digitalización de documentos....................... 11
Identificación de la documentación a digitalizar .............................. 11
Clasificación. ....................................................................................... 12
Preparación de la documentación ..................................................... 12
Digitalización ....................................................................................... 12
Reconocimiento de Datos ................................................................... 13
Indexación ............................................................................................ 13
Control de Calidad ............................................................................... 14
Carga de datos en el Archivo Digital ................................................. 15
Archivo, Devolución o Expurgo de la Documentación .................... 15
Procesos de Apoyo ............................................................................. 15
Implementación de Recursos ............................................................. 15
Firma del Documento .......................................................................... 16
RESULTADOS Y EXPERIENCIA .................................................................... 16
CONCLUSION: ................................................................................................ 18
ANEXOS APENDICES .................................................................................... 19
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................... 21

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INTRODUCCION

Ante las políticas de Modernización del Estado y la implementación del SIDIR

(Sistema Informático de Digitalización de Resoluciones) y GDE (Gestión
Documental electrónica), en la Dirección de Vialidad Nacional se quiere cargar en
una base de datos todas las resoluciones administrativas aprobadas por el
Administrador de Vialidad, como así también las disposiciones de todos los Jefes
de los Distritos Jurisdiccionales, para ser consultadas no sólo desde el mismo
sistema sino desde cualquier otro de la repartición.
Surge así el Proyecto de Digitalización de Archivos en respuesta a la necesidad de
la normalización de las políticas y los procedimientos en la gestión de documentos,
dando además una solución a las múltiples necesidades expresadas por el
organismo en cuanto a la presentación de un marco, tanto normativo como técnico,
sobre la temática de la gestión digital y en particular, las técnicas de digitalización,
El Proyecto de Digitalización de archivo es válido para toda la Dirección de Vialidad
Nacional, pero en este trabajo vamos a ver su implementación en la División Obras.
Con la Aplicación de la Gestión de la Calidad para la Digitalización y Organización
de los Archivos de la División Obra se asegura que el conjunto de las tareas a
realizar sean las adecuadas, Además de cerciorar la apropiada atención y
protección de los documentos y permitir que la información que contienen puedan
ser recuperadas de un modo más eficiente y eficaz, de tal manera que la
satisfacción de sus usuarios alcance el grado deseado.
En este trabajo se presenta la puesta en marcha de la Aplicación de la Gestión de
la Calidad para la Digitalización y Organización de los Archivos de la División Obra,
partiendo de la situación actual, definiendo objetivos a conseguir y las actividades
que deberán desarrollarse para lograrlos, así como la planificación y los recursos
necesarios para llevarlas a cabo.

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MARCO CONTEXTUAL

Antecedente histórico de la institución

Creación de Vialidad Nacional
Durante la segunda presidencia de Roca se modificó la Constitución Nacional y, de
esta manera, se creó el Ministerio de Obras Públicas, cuyo primer titular asume el
12 de octubre de 1898. En el nuevo Ministerio se fundó la Dirección de Vías de
Comunicación, en cuya órbita se encontraba Puentes y Caminos. La Ley 4301, del
26 de enero de 1904, le dio forma orgánica, disponiendo la construcción de 89
puentes y 107 caminos autorizando la emisión de Obligaciones de Puentes y
Caminos. En el año 1922 el Touring Club Argentino organizó el Primer Congreso
Nacional de Vialidad, época en que terminó la primera presidencia de Hipólito
Irigoyen y comenzó la de Marcelo T. de Alvear.
El 5 de octubre de 1932 se promulgó la Ley Nacional Nº 11.658 que establecía la
creación de la Dirección Nacional de Vialidad, la cual se encargaría del estudio,
proyecto, construcción, administración y conservación de la red vial nacional. Ese
organismo se consolidó sobre las bases de la Dirección de Puentes y Caminos.
La mencionada época determinó el inicio el período de estudio, proyecto y
construcción de las principales carreteras que componen la Red Vial Nacional. El
desarrollo de las mencionadas rutas intensificó el intercambio comercial, social y
cultural entre diversas localidades situadas en las diferentes regiones de nuestra
patria, que a su vez fue acompañado por la conexión generada por el tendido
ferroviario.
La historia siguió su curso y los diferentes acontecimientos fueron atravesando a
Vialidad Nacional. La institución, con presencia federal y responsable de una
longitud de 40.193,72 kilómetros, promueve el progreso; la capacitación y aúna
culturas en pos de la integración del territorio nacional.

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Descripción del Espacio Geográfico

Aplicación de la Gestión de la Calidad para la Digitalización y Organización de los

Archivos de la División Obra de la Dirección Nacional de Vialidad se realizará en el
18º Distrito – Chaco, ubicada en Av. Italia 191 (3500), Resistencia;

Descripción Físico del área de Investigación

Las Oficinas de la división Obras: Cuenta con un archivero con 5 módulos

corredizos, 10 computadoras conectadas a internet ,1 fotocopiadora, 2 escáner, 2
impresora, etc.

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Actores Involucrados

Se ha formado un grupo de trabajo con la finalidad de elaborar criterios comunes

para la digitalización de documentos y archivos. Se pretende que, con la redacción
de este procedimiento de actuación, se ofrezcan pautas normalizadas que deben
ser, además, fácilmente asumibles por aquellas áreas que no cuenten con
conocimientos o técnicos especializados en digitalización.
A continuación, se listan las unidades implicadas en el proyecto y las funciones
asignadas:
• División Obras: Es quien se encarga del proyecto, pero además son las personas
que tienen el mayor conocimiento sobre la documentación que custodia.
• Área de Archivo: Tiene la función de plantear el proyecto e implementarlo, ya sea
con el personal propio o mediante la coordinación del personal de las otras
divisiones de Vialidad Nacional.
• Área TIC. Tendrá la función de asesoramiento en las tecnologías a aplicar y en, si
así se cree conveniente, en su implementación.
Jefe de Distrito ING. OSCAR BONFANTI
Jefe de División Obras ING. CARLOS LONDRA
Jefe de Sección Inspecciones ING. GABRIEL GOY
Jefa de Sección Marcha de Contratos CTRA. NATALIA CISTERNA
Administrativas: ALCARAZ MARIA VERONICA
AYALA VANINA LUCIANA
NAVARRO IVANA MARCELA
SILVA MICAELA SOLEDAD
Jefe de Informática: Lic. ARREGUI EDUARDO
Ing. EIDEN HECTOR
Jefa de Área Archivo: GAUNA NANCY
AMATTO FABRICIO

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Políticas de Calidad

La Dirección de Vialidad Nacional asume el compromiso de aplicar y mejorar

permanentemente un sistema de gestión de la Calidad para asegurar un servicio
confiable con los requisitos y expectativas de los usuarios de las redes viales.
Como referencia para promover la calidad y la mejora continua en todos los niveles
de la organización se deberá considerar los siguientes objetivos.
 La Dirección se compromete a aportar los recursos humanos y materiales para
garantizar una formación del personal acorde con los aspectos de calidad,
seguridad y salud laboral y medio ambiente, que facilite su implicación en la
interpretación y cumplimiento de los procedimientos e instrucciones elaborados a
tal fin.
 La Dirección establece objetivos y metas viables, con una periodicidad anual, y
realiza un seguimiento de los mismos a través de los indicadores pertinentes.
 La Dirección se compromete a evaluar y tener en cuenta en todos los proyectos
y servicios los efectos sobre el medio ambiente, introduciendo las mejoras
necesarias, con el fin de proteger de forma eficaz a las personas, instalaciones y
entorno, ayudando con ello a una minimización de la contaminación y sus posibles
consecuencias.
 La Dirección se compromete a mantener una comunicación de manera sincera,
sencilla, precisa, oportuna y personalizada.
La Dirección de Vialidad Nacional asegura la difusión y actualización de esta política
y hace extensivo el compromiso con la calidad a todos los integrantes de la
organización.
El Problema
La documentación guardada en el archivo de la oficina de la División Obras presenta
las siguientes características:
 Parte de la información es actual y de uso habitual, pero también existe
información a la que se accede eventualmente.
 Se trata de documentación impresa.
 Los documentos están clasificados en bibliógrafos y cajas, pero no están

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inventariados, con lo que encontrar y consultar la información es un proceso lento

en ocasiones engorroso.
 Algunos de los documentos existentes se deben preservar según la normativa
vigente, pero también se encuentran otros que se podrían eliminar.
 Existe información duplicada.
 No todos los documentos son conformes, ni originales.
 Del total de estanterías ocupadas, el 99% es papel. Por lo que la búsqueda de la
documentación se vuelve tediosa en las pilas de expedientes, notas, circulares y
disposiciones.
De la documentación escaneada o por escanear encontramos los siguientes
problemas
 Documentos deteriorados que producen dificultades al pasar por el escáner.
 Documentación escaneada incompleta.
 Archivos desordenados que provocan demoras a la hora de consultar.

Justificación
Actualmente muchos organismos de la Administración Pública Nacional han
realizado o se encuentran realizando procesos de digitalización, cada uno de ellos
bajo diversos criterios y objetivos, en un plan incluido en la Modernización del
Estado para mejorar la calidad de las organizaciones.
Es imprescindible que las soluciones que consideren aspectos documentales,
tecnológicos y formales del Estado provenga de una visión integradora y adaptable
a escenarios futuros. Dado que La experiencia obtenida de las implementaciones
tecnológicas del pasado nos ha mostrado innumerables soluciones que en el corto
plazo quedaron obsoletas por carecer de una visión integral y flexible.
La uniformidad de criterios de digitalización e informatización en el ámbito de la
Administración Pública Nacional es un requisito indispensable para alcanzar las
políticas de Despapelizacion del estado.
Por esta razón y, consideramos que resulta conveniente ofrecer criterios uniformes
para toda la Dirección de Vialidad Nacional con el fin de orientar en la mejora del
proyecto de Digitalización de Documentos, asegurando la unificación de

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lineamientos y facilitando la puesta en práctica y evitando los errores o problemas

ya detectados.
La Aplicación de la Gestión de la Calidad en la digitalización de archivos consiste
en políticas y criterios para una mejor conservación; organización, preservación de
la documentación y ofrecer mayor acceso a la información y satisfacer así las
demandas de los usuarios.
OBJETIVOS
Objetivo General:
Digitalizar la documentación e información existente en los archivos de la división
Obra, poniendo la misma a disposición de los usuarios en forma rápida, actualizada
y confiable, utilizando formatos y tecnologías adecuados a la demanda .
Objetivo Particulares:
Los objetivos de definición de la metodología de Aplicación de la Gestión de la
Calidad en la Digitalización de Archivos son los siguientes:
 Unificar y estandarizar los procesos de digitalización que se llevan a cabo
dentro de la división obras.
 Facilitar y automatizar los procesos de captura, reduciendo al máximo el
tiempo de operación.
 Garantizar la calidad del proceso de digitalización. Es un objetivo claro de
esta metodología el asegurar que el proceso de digitalización se realiza con un
alto nivel de calidad.
 Facilitar la integración con el sistema de archivo digital SIDIR y GDE. El
proceso de digitalización descrito dentro de la metodología de digitalización tendrá
en consideración la carga de los documentos digitalizados en el Archivo Digital
SIDIR y GDE, teniendo en cuenta todos los requisitos definidos por éste para su
almacenamiento.
 Fomentar el uso de la digitalización para impulsar la implantación de la
Despapelizacion del Estado
 Encaminar al Dirección de Vialidad Nacional hacia la obtención de todos los
beneficios que la digitalización proporciona (accesibilidad y explotación de la
información, reducción de costes y tiempo, optimización delos recursos, reducción

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del traslado del papel, evitar la manipulación indebida de la documentación,

minimizar el deterioro del papel, etc.).

MARCO TEÓRICO
Estructura documental según la Norma, para la Aplicación de la Gestión de la
Calidad para la Digitalización y de los Archivos de la División Obra de la Dirección
Nacional de Vialidad,
Documentos y Registros Obligatorios:
 Alcance del Sistema de Gestión de Calidad
 Política de Calidad
 Objetivos de calidad
 Registros de monitorización y medición de equipamiento y calibración
 Registros de revisión de requerimientos de mejora de los servicios.
 Registros de inventario de los bienes adquiridos.
 Registro de conformidad.
 Registro de no conformidad.
 Resultados de monitorización y control de los servicios de Digitalización.
 Programa de auditoría interna.
 Resultados de auditorías internas.
 Resultados de la revisión por la dirección.
 Resultados de acciones correctivas.
No Obligatorios:
 Procedimiento para la determinación del contexto de la organización y las
partes interesadas.
 Procedimiento para tratar o abordar el riesgo y oportunidades.
 Procedimiento para la competencia, la capacitación y la concienciación.
 Procedimientos para la Gestión de datos.
 Procedimiento para el control de registros y documentos.
 Procedimiento para el desarrollo del digitalizado.
 Procedimiento para la gestión de no conformidades y acciones correctivas.

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 Procedimiento para la monitorización de la satisfacción del cliente.

 Procedimiento para la auditoría interna.
 Procedimiento para la revisión por dirección.
Documentación Externa
 Normas ISO 9001:2015 Gestión de Calidad
 Normas ISO 30301: 2011 para la Gestión de Documental
 Documentación relacionada a la Gestión de las instalaciones
 Normativas para el Derechos de autor.
 Documentación relacionada al Plan de Despapelizacion del Estado
 Manuales del usuario de los escáners

PROPUESTA
Cuando se plantea digitalizar los documentos, estos son los aspectos
fundamentales que debe tener en cuenta:
1. Seleccionar la documentación a digitalizar y establecer el alcance de
digitalización (decidir si todos los documentos van a ser digitalizados o no, finalidad
de los documentos digitalizados, soporte del documento a digitalizar (tipo de papel,
tamaño del mismo, etc.).
2. Evaluar cuándo y dónde se va a realizar la digitalización en base a criterios
como el tipo de documentos y la necesidad de uso y acceso a los mismos.
Identificar si la captura de los documentos se realizará de forma unitaria (uno a uno)
o de forma masiva Este es un aspecto clave, ya que condicionará notablemente el
proceso de digitalización de documentos.
3. Indicar si la carga de documentos en el Archivo Digital se realizará de forma
unitaria (uno a uno) o de forma masiva (por lotes). Este aspecto condicionará la
integración con el Archivo Digital SIDIR y GDE.
4. Asimilar cada una de las actividades implícitas en las distintas fases del
proceso de digitalización.
5. Establecer un programa de control de calidad, donde se definan en detalle
todos los pasos para la comprobación de que la digitalización es correcta, así como

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los requisitos mínimos que deben cumplir las imágenes digitalizadas.

Determinar cómo se va a gestionar la documentación original en papel tras la
finalización del proceso de Digitalización.
Fases del Proceso de Digitalización de documentos
Todo proceso completo de digitalización, independientemente de las características
específicas del mismo, de dónde se realice, de cómo se realice y de quienes sean
las personas encargadas de llevarlo a cabo, cuenta con un conjunto de etapas
claramente diferenciadas, con el fin de garantizar el éxito del mismo. Estas fases se
enumeran a continuación:
1. Identificación.
2. Clasificación.
3. Preparación
4. Digitalización o captura.
5. Reconocimiento de datos.
6. Indexación.
7. Control de Calidad.
8. Firma Digital* (fase opcional).
9. Carga al Archivo Digital .
10. Devolución, Archivo o Expurgo.
Identificación de la Documentación a Digitalizar
Cada área deberá identificar la documentación que desea digitalizar, ya que el tipo
de documentación a digitalizar es clave y determinante para el proceso de
digitalización completo.
Las tareas a realizar en la fase de identificación de la documentación a digitalizar
son:
Seleccionar la documentación a digitalizar y establecer el alcance de digitalización.
En la digitalización de todos los documentos que forman parte de un expediente o
una serie, decidir si todos los documentos van a ser digitalizados o no.
Indicar la finalidad de los documentos a digitalizar: copia digitalizada, copia auténtica
o compulsa.
Identificar el soporte del documento a digitalizar (tipo de papel, tamaño del mismo:
A4, A3…).
Establecer la relación entre los documentos y la tipología y serie documentales del
Archivo Digital.

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Determinar cuándo y dónde se va a realizar la digitalización en base a criterios como

el tipo de documentos y la necesidad de uso y acceso a los mismos.
Clasificación.
Cada área deberá clasificar y ordenar los documentos antes de proceder a su
captura, no sólo para garantizar el éxito de la digitalización sino para facilitar las
fases posteriores de la misma. Esto es, el modo de clasificación determinará las
siguientes fases del proceso de digitalización.
La tarea a realizar en la fase de Clasificación es:
Identificar si la captura de los documentos se realizará de forma unitaria (uno a uno)
o de forma masiva:
a) En el caso de captura unitaria bastará con realizar la ordenación de los
documentos.
b) En el caso de captura de forma masiva se deberá seleccionar el mecanismo de
clasificación, además de la ordenación unitaria de cada uno de los documentos. El
mecanismo de clasificación.

Preparación
En esta fase se prepara la documentación a capturar, revisando uno a uno los
documentos, deshaciéndose de cualquier elemento que impida la ágil captura de
las mismas o que puedan entorpecer o imposibilitar el proceso de digitalización.
Las tareas más significativas a realizar en la fase de Preparación son:
 Quitar las grapas entre documentos, eliminar clips, despegar las pegatinas,
etc…
 Separar documentos con varias páginas unidas.
 Girar las páginas que se encuentren invertidas.
 Revisión de los documentos no estándar (sobres, etc.).
Digitalización
La fase de digitalización, también conocida como de captura o escaneo, es en la
que se obtiene la imagen digital del documento original en soporte papel. Esta fase
variará significativamente si los documentos se capturan uno a uno o si cada grupo
de documentos preparados se sitúan en la bandeja del escáner para proceder a la
captura de todo el conjunto de los documentos que componen el grupo.

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Esta fase tiene una índole técnico importante, por lo que es necesario realizar
durante la misma las siguientes tareas:
 Definir el formato del archivo que contiene la imagen digitalizada del
documento original en papel. Para la carga de un documento en el Archivo Digital
es recomendable que el formato final del mismo sea un PDF, JPG ETC, con una o
varias páginas.
 Establecer los parámetros de digitalización (resolución, profundidad de bits,
etc.).
 Garantizar el equilibrio entre una calidad visual aceptable para el usuario y
nombre del archivo.
Reconocimiento de Datos
La fase de Reconocimiento de datos está indiscutiblemente relacionada con la de
digitalización (fase anterior) y en muchos casos se realiza simultáneamente en el
tiempo. El objetivo de la misma es la extracción de la información relevante
contenida en el propio documento, con el fin de facilitar su tratamiento posterior.
Esta información constituirá algunos de los metadatos a incorporar al Archivo Digital
y/o los datos de negocio manejados por el Sistema de Información correspondiente.
La tarea a realizar en la fase de Reconocimiento de datos es:
Seleccionar el tipo de reconocimiento que va a llevarse a cabo. Existen dos tipos de
reconocimiento de datos:
El reconocimiento de los datos es manual.: Una vez digitalizado el documento se
teclean los datos significativos que identifican al son introducidos manualmente en
el sistema de información pertinente.
Indexación
En esta fase de Indexación se reúne toda la información identificativa de los
documentos (muy relacionada con la fase de Clasificación y con el resultado
obtenido en la fase de Reconocimiento de datos) junto con la información necesaria
para su incorporación al Archivo Digital (como pueden ser, entre otros, el tipo
documental y serie). Es decir, en esta etapa se debe obtener toda la información
necesaria para la carga de la documentación en el Archivo Digital, alguna implícita
en el documento (por ejemplo, número de expediente, fecha del documento, número

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de registro…), otra explícita (por ejemplo tipo documental, serie). Toda esta
información es necesaria para la fase de Carga de datos en el Archivo Digital y es
relevante para la identificación del documento y sus futuras consultas.
Las tareas a realizar en la fase de Indexación son:
Reunir la información identificativa de los documentos:
Reconocimiento de datos,
Asegurar que se ha generado un único fichero a almacenar en el Archivo Digital por
cada documento original, ya sea de una o varias páginas. En caso de que en la fase
de digitalización se haya decidido generar un documento por cada página, deberá
ejecutarse un proceso desarrollado para convertir todos los documentos
correspondientes a cada página en un único documento multipágina en formato
PDF.
Garantizar que el formato del fichero que contiene la imagen digital es PDF.
Control de Calidad
El control de calidad consiste en verificar que tanto la imagen digital como los datos
significativos obtenidos en el proceso de digitalización son fieles al documento
original en papel y cumplen con unos requisitos mínimos de calidad.
El mismo abarca procedimientos y técnicas para verificar la calidad, precisión y
consistencia de los productos digitales.
Si durante esta fase se determinara que la digitalización no ha sido correcta (por
ejemplo, que el documento no es legible o no presenta la calidad mínima suficiente)
se realizará una nueva captura.
Las tareas más significativas a realizar en la fase de Control de Calidad son:
Establecer un programa de control de calidad, donde se definan en detalle todos los
pasos para la comprobación de que la digitalización es correcta, así como los
requisitos mínimos que deben cumplir las imágenes digitalizadas.
En el control de calidad se inspeccionarán todas las imágenes y se va a realizar de
forma manual (visual).
Cuando la digitalización no cumpla con las condiciones de legibilidad, integridad se
debe realizar una nueva.
Se realizará un seguimiento de digitalización de forma exhaustiva por lo que se

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deberán generarse informes de seguimiento de incidencias y estadísticas de

digitalización. En ellos se indicarán aspectos como número de documentos
digitalizados, número de documentos con incidencias (por ejemplo, la hoja
identificativa se presentaba roto o manchado, que no han podido cargarse en el
Archivo Digital…), número de documentos redigitalizados, Además se incluirán
validaciones específicas del negocio como número de documentos repetidos (en
base a algún dato considerado clave), número de documentos medios por
expediente, número de documentos por procedimiento, etc.
Carga de Datos en el Archivo Digital
Una vez que se dispone de todos los metadatos necesarios para cargar el
documento (datos reunidos en la fase de Indexación) y el propio fichero que
contiene la imagen digital del mismo, se puede proceder a la carga de toda esta
información en el Archivo Digital.
Archivo, Devolución o Expurgo de la Documentación
Terminado el tratamiento de digitalización y la carga en el Archivo Digital se llega a
esta fase final del proceso completo de digitalización donde la documentación en
papel tiene que ser archivada, devuelta o expurgada, según corresponda en cada
caso.
Las tareas más significativas a realizar en esta fase son:
Determinar cómo se va a gestionar la documentación original en papel tras la
finalización del proceso de digitalización (Archivo, Devolución o Expurgo).
Llevar a cabo las acciones necesarias para su Archivo, Devolución o Expurgo.

PROCESOS DE APOYO

Implementación de Recursos

Se implementará escáneres que puedan adecuarse a:

las dimensiones físicas de los documentos originales el tipo de soporte implicado
(transparente o reflectante) el nivel de los detalles, tonos y colores presentes en

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los documentos el estado físico de los documentos.

Instalación de Software adecuados para la implementación del proyecto
Firma del Documento
Con el fin de dar una validez legal al proceso de digitalización y de cumplir con la
normativa existente en temas como la compulsa o las creaciones de copias
auténticas de documentos originales en papel, puede aparecer la necesidad de
firmar los documentos resultantes de la digitalización.
RESULTADOS Y EXPERIENCIA

Se aplicó el proyecto de Digitalización basados en Ciclo de mejoramiento continuo

(P-H-V-A) durante el desarrollo del proceso.
El PLAN
El plan consiste en digitalizar la información almacenada en los archivos de acuerdo
a lo solicitado por la administración General de Vialidad Nacional, esto además
permitirá una mejor conservación; organización y acceso a los mismos.
¿Porque?
Por qué ante la modernización del estado con la implementación de sistemas como
el GDE y el SIDIR surge la necesidad de contar con disposiciones, resoluciones,
contratos y otras documentaciones digitalizadas.
¿Para qué?
Para agilizar la búsqueda y mejorar el acceso a la información.
¿Qué queremos lograr?
 Contar con la documentación solicitada.
 Acceder rápidamente a la información.
 Conservar la Integridad de los documentos.
 Disminuir la cantidad de documentos en papel para ganar espacio físico.
 Centralización la disponibilidad de la información.

Hasta dónde queremos llegar:

En esta primera etapa del proyecto queremos lograr la digitalización de los
documentos de la División Obras para su posterior carga en los sistemas de archivo

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SIDIR.
Recopilación de Datos e Información:
En la oficina se cuenta con un archivo de la División Obras, en él se guarda la
documentación elaborada por la Sección inspección de obra y por la Unidad de
Redeterminación de Precios.

Diagnóstico
Analizando las actividades diarias se pueden observar los siguientes puntos débiles
en la organización de la información:
Falta de espacio en el archivo físico de la oficina.
Pérdida parcial o total de documentación.
Deterioro de la Documentación
Falta de organización en la documentación impresa y digital.
Los puntos a destacar de la Oficina son:
Cuenta con personal capacitado para realizar el proyecto y con los elementos
necesarios para su implementación.

HACER:
El primer paso es identificar los documentos que son apropiados para digitalizar, a
fin de evaluar la factibilidad del proyecto.
Se procedió a la digitalización expedientes, resoluciones, disposiciones, siguiendo
los siguientes pasos:
1-Recibir el expediente o documento.
2-Retirar ganchos y broches.
3-Separar por tamaños de hojas.
4- Escanear.
5-Control de lo escaneado.
5.1-Controlar que estén todas las páginas.
5.2-Girar las páginas invertidas.
5.3- Unir en un solo archivo.
6- Guardar el archivo con un nombre significativo para la búsqueda.
7- Guardar la documentación en el archivo

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CHEQUEAR:
Durante el proceso se pudo apreciar el tiempo real que lleva escanear el expediente
completo.
 Se pudo ver que la mayor parte del tiempo se ocupa en:
 Preparar el documento para ser digitalizado.
 El control de calidad del escaneo para verificar si pasaron todas las hojas si
están legibles y ubicadas en la posición correcta.
 También se pudo observar las falencias de la máquina (escáner).
ACTUAR: Es necesario:
Acordar una nomenclatura para los nombres de archivos.
Trabajar en un procedimiento para preparar la documentación antes de ser
digitalizada.
Centralizar los archivos digitalizados (que no son subidos al SIDIR), en un servidor.
Sistematizar la organización de los archivos mediante un sistema informático que
permita la búsqueda de información.
Posible mejora:
Se podría reducir el tiempo de digitalización con un mejor escáner que se destinado
de manera exclusiva a esta tarea dado que el equipo utilizado es de uso compartido
con otras áreas

CONCLUSION

Como conclusión de este trabajo se puede decir que, gracias a la Aplicación de la

Gestión de la Calidad para la Digitalización y Organización de los Archivos de la
División Obras, se logró unificar criterios e implementar políticas de calidad en el
proceso de digitalización de documentos, estableciéndose así un marco de trabajo
que facilita la mejora continua.

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ANEXOS APENDICES
PLAN DE CONTROL PARA ESOS PROCESOS

TABLERO DE CONTROL MENSUAL

UNIDAD DE
MES MEDIDA
CANTIDAD
% de Total, de Documentos
Documentos procesados x 100
procesados Total de Documentos
a tiempo programados en mes

PROCESOS RESPONSABLE SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4

Selección.
Clasificación

Recogida, Transporte
y Recepción

Preparación

Digitalización o
captura.

Reconocimiento de
datos.

Indexación.

Control de Calidad.

Firma* (fase opcional).

Carga al Archivo
Digital

Devolución, Archivo o
Expurgo

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FICHA TÉCNICA DE IDICADOR

1. Nombre del :

Documento procesados
2. Objetivo:

Lograr disminuir los proceso de digitalización

3. Fórmula de Cálculo:

% de Documentos procesados

a tiempo = Total, de Documentos procesados x 100

Total de Documentos programados en mes

4. Nivel de Referencia:
Mayor a 99%

Entre 80% y 98%

Menor a 79%

5. Responsable de Gestión:

Jefe de operaciones y Control

6. Fuente de Información:

Registro de Documentos procesados

7. Frecuencia de Medición:

Semanal (Todos los Lunes)

8. Frecuencia de Reporte:

Mensual (1era semana de cada mes)

9. Responsable del Reporte:

Jefe de Control
10. Usuarios:

Jefe de Producción

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BIBLIOGRAFIA

Bermúdez Muñoz, María Teresa. Guía para digitalizar documentos (en

http://www.archivonacional.go.cr/pdf/guia_digitalizar_documentos.pdf)
Recomendaciones técnicas para la captura y digitalización de fondos de archivo.
(Archivo del Reino de Valencia. Mayo 2005)
http://dglab.cult.gva.es/ArxiuRegne/documents/Recdigitalizacion.pdf )
Recomendaciones técnicas para la digitalización de documentos. Archivos de
Andalucía. Julio 2010. En:
http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/html//sites/default/contenidos/gene
ral/Recomendacioes_Tecnicas/RecomendacionesTecnicas/001_Recomendacione
s_txcnicas_digitalizacion.pd
DIRECTRICES PARA P R O Y E C T O S DE DIGITALIZA CIÓN
https://www.ifla.org/files/assets/preservation-and.../digitization-projects-guidelines-
es.pdf

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