Gestión por proyectos

Gestión por proyectos

Referencias
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Gestión por proyectos

El Sanatorio Salud S. A. ha iniciado un fuerte proceso de cambio cuyo propósito fundamental es ordenar el gobierno corporativo de la empresa, profesionalizar y formalizar los
procesos de trabajo. La sociedad es una empresa familiar que tiene más de 40 años en el mercado y se ha posicionado como el sanatorio más prestigioso de la provincia, incluso
teniendo reconocimiento a nivel nacional.

El sanatorio familiar fue iniciado por el abuelo de la actual generación a cargo, una familia de médicos reconocida en la provincia. A fines del año anterior, la familia decidió
organizar el gobierno del sanatorio y toda su estructura interna para poder potenciar su crecimiento. La empresa es reconocida, crece año a año desde el inicio, y los análisis de
la sociedad establecen que aún puede crecer más. Pero, para ello, necesita asumir algunos desafíos:

1 Ordenar el gobierno corporativo.

2 Ampliar la infraestructura edilicia en un 100 % (agregando consultorios, servicios y complejidad).

3 Certificar normas internacionales.

4 Garantizar la mejor dotación de profesionales de la salud capacitados.

5 Implementar un sistema de información integral y digitalizada del paciente que permita llevar la historia clínica actualizada.

6 Generar un lugar de trabajo que se distinga no solo por el profesionalismo de sus médicos sino también por la calidez del personal.

Tanto la cantidad de ejes y temas involucrados, como la diversidad técnica de estos, sumado a que todos ellos deben desarrollarse contemporáneamente a la gestión y realidad
del sanatorio, llevaron a la dirección a decidir enfocar cada uno de estos grandes propósitos como ejes del proceso de cambio del sanatorio. Además, lograron que se hiciera de
cada uno de ellos un proyecto puntual, dirigido por un equipo específico donde todos los proyectos son dirigidos por el nivel estratégico del sanatorio.

De este modo, el proceso de cambio se traduce a siete grandes proyectos: cada uno de ellos está dirigido por el gerente vinculado a la actividad, el cual definirá el equipo de
trabajo del proyecto dependiendo de sus requerimientos.

Lo que sucede en Sanatorio Salud S. A. es algo reciente en las organizaciones de hoy. Son muchas las empresas que, desde hace algunos años, han evidenciado los beneficios de
la gestión por proyectos y han optado por este modelo de gestión.

Para profundizar sobre qué implica este modelo de gestión, primero abordaremos qué es un proyecto.

Un proyecto está vinculado a la organización de actividades o tareas creadas para realizar un trabajo específico en un plazo de tiempo definido, con la adecuada asignación de
recursos. Esto último permitirá alcanzar el propósito que generó el proyecto y lograr los cambios deseados.

Según Puchol (2017), los proyectos surgen con el fin de llevar a cabo operaciones de envergadura y complejidad que no son repetitivas como, por ejemplo, el desarrollo de una
nueva línea de productos, la implementación de un nuevo sistema o cualquiera de los ejemplos mencionados en el caso.
Según el autor, los proyectos siempre implican un tiempo determinado en el que se realizarán un propósito a alcanzar y un grado de complejidad que no es habitual. Un ejemplo
de esto sería asumir el desarrollo de una nueva infraestructura, definir el gobierno de la empresa, establecer un sistema de calidad, certificar normas internacionales de gestión,
entre otros. Los demás propósitos de Sanatorio Salud S. A. pueden convertirse en proyectos, dado que todos ellos contienen un grado de complejidad diferente, requieren que se
les asignen recursos, que alguien asuma el rol de su dirección y que se desarrollen en el tiempo previsto.

Dentro de la empresa, podemos encontrar una gran diversidad de proyectos. Algunos de ellos pueden ser:

financieros;

operativos;

comerciales;

de recursos humanos;

técnicos;

etc.

Tal es el nivel de envergadura que ha tomado la gestión por proyectos, que hay organizaciones globales de gestión por proyectos, la de mayor reconocimiento y envergadura es
el Project Management Institute (PMI), que asocian y vinculan los profesionales relacionados con la gestión de proyectos en el mundo con los siguientes propósitos:

Definir y formular estándares internacionales sobre la gestión de proyectos.

Generar y promover conocimiento sobre la temática por medio de la investigación.

Promover la gestión de proyectos como profesión a través de sus programas de certificación.

Para el PMI, un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Es decir, un proyecto es aquel que se inicia por un
propósito específico, buscando el resultado en un tiempo determinado.

Contemplando estos aspectos, usted seguro podrá ver que, a lo largo de la vida, hemos participado o formado parte de un proyecto, quizá sin denominarlo como tal, pero lo
hemos hecho: la construcción de una casa, un viaje, cambiar el auto, una nueva carrera universitaria, el desarrollo de alguna habilidad personal, etc.

Como se puede observar, hay proyectos de distinta envergadura, pero para ser considerados como tal, según Puchol (2017), todo proyecto requiere cumplir las siguientes
características:

Discontinuidad: siempre tiene una fecha de inicio y finalización (la cual se conoce normalmente como deadline).

Dinamismo y evolución: el proyecto pareciera tener vida propia; se va moviendo y funciona en relación al objetivo, se adapta o resuelve lo que surja en su
desarrollo.

Existe un cliente del proyecto: los proyectos se realizan para resolver algo para alguien, que puede ser interno o externo a la empresa.
 Cada proyecto es único: hace a la realidad que se desea cubrir.

Intervienen diferentes órganos o especialistas: dependiendo de la naturaleza y envergadura del proyecto, puede haber participantes de diferentes áreas e
incluso personas externas a la empresa.

Tiempo de ejecución determinado: cada proyecto debe tener bien definida su fecha de finalización. Es necesario tener claro el tiempo para el proyecto que
fue previsto y realizar un seguimiento para cumplirlo.

Costo vinculado: todo proyecto debe tener claro el costo que implica para poder ser gestionado.

En el siguiente artículo podrás ver un ejemplo de proyecto:

El cambio esta aportando ciencia a la gestion de personas_ donde muchas veces solo habia intuicion.pdf
453.2 KB

El gerente de Sanatorio Salud S. A. definió un equipo de proyecto para cada uno de sus ejes estratégicos. Estos proyectos y su efectividad son críticos para que la organización
alcance el resultado esperado. El plan de cambio de la empresa se desglosó para ser operativizado e implementado en siete grandes proyectos, de los cuales cada uno estará a
cargo de un líder que será quien coordine y gestione cada resultado esperado. Dentro de los proyectos, hay algunos que solo requieren personal interno del sanatorio, pero hay
otros, como el proyecto de gobierno e infraestructura, que necesitan, dentro del proyecto personal externo a la empresa, consultores o ingenieros que acompañen, apoyen y
formen parte del proyecto. La dirección cuenta con el paneo general de todos los proyectos, la fecha de cierre de cada uno, los resultados esperados y los recursos previstos que
cada uno demandará. Solo hay que definir en la mesa directiva quién se hará cargo de cada uno de estos proyectos y cuáles serán las áreas/equipos involucrados.

La gestión de proyectos, conocida mundialmente como project management, es una función que día a día toma mayor importancia, no solo por el reconocimiento y certificación
internacional que recibe, sino también por el aporte que brinda a la gestión. La gestión de proyectos es, en definitiva, un conjunto de metodologías para planificar y dirigir los
proyectos.

En los procesos de cambio organizacional, donde muchas veces hay que gestionar más de un eje en su ejecución, asumir las metodologías de la gestión por procesos permite
lograr mejores resultados.

Para el Project Management Institute (PMI) y Puchol (2017), todo proyecto tiene fases que están vinculadas unas con otras y de las que depende su éxito. Según el PMI y
siguiendo a Puchol (2017), las fases del proyecto son las siguientes:

1 análisis de viabilidad del proyecto;

2 planificación detallada del trabajo;

3 ejecución del proyecto;

4 seguimiento y control del trabajo;

5 cierre del proyecto.

Figura 1: Fases del proyecto

Fuente: [Imagen sin título sobre las cinco fases esenciales para la gestión de proyectos], 2014, https://bit.ly/3b7YlSA

1 Análisis de viabilidad del proyecto (feasibility study)

Se trata del punto de partida del proyecto. Aquí se analiza si asumir el proyecto es conveniente para la empresa, considerando el tiempo involucrado, los
recursos, disponibilidad y costos.

2 Planificación detallada del trabajo a realizar

El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los recursos necesarios para alcanzar el objetivo. Es muy importante tener claro cuál es
el propósito deseado y la disponibilidad de recursos.

3 Ejecución del proyecto

Implica básicamente iniciar con la implementación de las tareas involucradas. Requiere claridad en lo que debe hacerse; un equipo alineado y
comprometido.

La ejecución del proyecto quizá es el punto de mayor desafío, ya que es la instancia donde se lleva la idea hacia la acción, y luego hacia el equipo.

4 Seguimiento y control del trabajo

Es el seguimiento de la ejecución. Se trata de verificar que el proyecto se esté desarrollando como se estableció, que los resultados sean los esperados, que
la gente involucrada esté alcanzando sus objetivos.

5 Cierre del proyecto

Es el cierre y valoración final del proyecto donde se analizan y evalúan los resultados alcanzados, los aprendizajes desarrollados, los aportes generados y
el desempeño del equipo.

Como puede observarse en las fases o etapas del proyecto, las primeras etapas son de trabajo de análisis y preparación: se define el equipo, se arma el plan de trabajo, se definen
recursos, se asignan actividades, etc. Son las etapas donde el equipo diseña qué hará; luego, viene la etapa de acción, es decir, la implementación, el poner en práctica y aquí es
donde mayor evidencia toma el rol que juega el director del proyecto.

En la siguiente publicación, podrá profundizar algunos de los conceptos y desafíos centrales de la gestión por proyectos:

Dirección de Proyectos Ética en el Liderazgo de Equipos de Proyecto.pdf

3.4 MB

Sanatorio Salud S. A. definió sus proyectos en el último plan estratégico que presentó al directorio. Los proyectos se presentaron, aprobaron y comunicaron y, en su mayoría, la
fecha de inicio de todos fue marzo del corriente año. De todos modos, la fecha de finalización en la que cada uno está definido es diferente, ya que está determinada por la
naturaleza de las actividades que deben realizarse. La dirección informó también quiénes eran los líderes de cada proyecto y los integrantes de los mismos, en la reunión anual
de resultados, cuando presentó los proyectos a la organización. Todos iniciaron con el comienzo del nuevo ejercicio del sanatorio, aunque a la fecha no todos están en las
mismas condiciones. Particularmente, hay tres que están muy retrasados según sus cronogramas y resultados esperados a la fecha; podrá observarlos a continuación:

1 Ordenar el gobierno corporativo.

2 Implementar un sistema de información integral y digitalizada del paciente que permita llevar la historia clínica actualizada.

3 Generar un lugar de trabajo que se distinga no solo por el profesionalismo de sus médicos, sino también por la calidez del personal.

Cada uno tiene su particularidad y sus desvíos, pero todos tienen un factor común en su situación: los grupos de los proyectos no se sienten equipo, no identifican a su líder y no
logran generar el espíritu y trabajo en equipo que consiguieron los otros proyectos. La dirección no comprende bien cuál es el problema dado que todos se gestionaron de la
misma manera. Lo único que cambia entre ellos es la gente que los compone y la persona que los dirige.

Es decir, que en cada uno de los proyectos la gestión no solo involucra un aspecto técnico vinculado a la naturaleza del propósito, sino que también requiere también de
habilidades humanas vinculadas a la dirección de los equipos hacia el logro del resultado.

Figura 2: Competencias necesarias en el rol del director del proyecto

Fuente: elaboración propia.

Las habilidades humanas del director del proyecto influyen en el éxito o fracaso del mismo. Puede decirse, entonces, que la capacidad que el director del proyecto tenga para
comunicar, motivar, generar equipos de trabajo, tolerar la incertidumbre, gestionar la resistencia y promover la creatividad, influirá en el éxito de los proyectos.
La gestión del proyecto depende, por lo tanto, de las condiciones que el director de los proyectos tenga para la gestión de personas, además de los aspectos técnicos. Es el
director del proyecto quien orienta y gestiona a su equipo para cumplir en plazos, objetivos, tiempo, costo y calidad. La gestión de proyectos puede aprenderse, desarrollarse e
incluso institucionalizarse como un modelo de trabajo dentro de la organización. Sin embargo, de nada servirá la gestión de proyectos si la empresa no cuenta con los líderes
necesarios para desarrollarlos y aportar, de este modo, a la ejecución y efectividad de traducir la estrategia de la organización en resultados.

En el siguiente artículo podrá ver la importancia de la gestión de proyectos en la gestión actual:

Liderazgo y Gestion de Proyectos una competencia directiva universal de ejecución y efectividad.pdf

174.8 KB

Podrás profundizar estos temas en el capítulo del libro de Puchol:

Puchol, L. (2017). El libro de las habilidades directivas. 3ra.ed. España: Díaz de Santos.
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Referencias

[Imagen sin título sobre las cinco fases esenciales para la gestión de proyectos]. (2014). Recuperado de https://www.eoi.es/blogs/embacon/2014/04/29/las-5-fases-en-
gestion-de-proyectos/

Bello Méndez, Y. (2009). Liderazgo y Gestión de Proyectos: una competencia directiva universal de ejecución y efectividad. En Capital Humano, 238, 76-82. Recuperado de
https://eds-b-ebscohost-com.ebook.21.edu.ar/eds/pdfviewer/pdfviewer?vid=3&sid=a9c835b4-c151-401b-8ba4-91c1228fc9e1%40pdc-v-sessmgr05

Malagón-Barinas, J. (2015). Dirección de Proyectos: Ética en el Liderazgo de Equipos de Proyecto. En International Journal of Good Conscience, 10(2), 61-81. Recuperado de
https://login.ebook.21.edu.ar/login?qurl=https://eds.a.ebscohost.com%2feds%2fpdfviewer%2fpdfviewer%3fvid%3d1%26amp%3bsid%3d92a3c927-6415-4486-8b03-
44e83396486d%40sessionmgr4008

Puchol, L. (2017). El libro de las habilidades directivas. 3ra.ed. España: Díaz de Santos.

Tena, G. (2017). El cambio está aportando ciencia en la gestión de las personas, donde muchas veces solo había intuición. En Capital Humano. Recuperado de https://eds-b-
ebscohost-com.ebook.21.edu.ar/eds/pdfviewer/pdfviewer?vid=3&sid=b7eed792-8cec-40d2-8cca-85931a59e9c9%40pdc-v-sessmgr06