FUNDACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA ANDINA

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Actividad Evaluativa Eje 4

Diseños de procesos innovadores

OCHOA LILIANA ANDREA

PARRA BAEZ INGRID DAYANNA
BELTRAN COTRINO ANGIE DANIELA
VELANDIA MARTINEZ ANGIE ALEJANDRA

OLGA LUCIA TUNJO TUNJO

Bogotá D.C
2020

INTRODUCCIÓN
El el presente documento se evidenciara el análisis actual de la empresa escogida para el
desarrollo de un nuevo diseño de procesos innovadores, para brindar estrategias y un aporte
estudiantil al cómo podemos re plantear soluciones innovadores para un crecimiento
empresarial.
Somos una empresa con el software perfecto para su organización, mediante el cual puede
controlar, administrar y obtener información al instante de su flota de vehículos, lo cual le
permitirá optimizar sus procesos y reducir costos, manejando varios procesos es nuestra
compañía.1
cuando soy persona de servicio y quieren adquirir nuestro servicio :Renting de vehículos se
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forma de administrar tus vehículos desde un solo lugar .

La idea de negocio surge, en el momento que las emprendedoras orienta sus capacidades
creativas e investigativa a la detección de las nuevas oportunidades en los mercados, la
realización de este trabajo permite aplicar a la vida real, los conocimientos adquiridos
durante, la formación académica en los diferentes campos del saber relacionados con la parte
Diseños de procesos innovadores, evidenciado la importancia de la vinculación de las
empresas .

OBJETIVOS

1 Equirent, 2020 Quienes somos, https://www.equirent.com.co/home/

1. Objetivo General:

Brindar soluciones rápidas y eficientes a un cliente en motivo de movilidad,

satisfaciendo al cliente como el crea el servicio de movilidad (Tipo de vehículos,
conductor, tiempo, forma de pago, comodidad y seguridad vial)

2. Objetivos Específico:
- Rediseñar el proceso de Alquiler o venta de la Empresa, para cumplir en un
menor tiempo con la entrega de los vehículos.
- Elaborar una propuesta que resalta la generación de valor frente al proceso
actual para aumentar la productividad y competitividad.

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

La empresa seleccionada para la realización del presente proyecto es Equirent vehículos y
Maquinaria SAS, donde nos enfocamos en una serie de novedades de acuerdo a nuestra
investigación donde determinamos su situación actual, el departamento administrativo y de
negociación de la compañía se encarga de retomar las necesidades y planteamientos
expuestos por los clientes a través del personal de ventas quienes realizan la comercialización
del producto así como de las necesidades a satisfacer, de acuerdo a las especificaciones
requeridas donde se firman una serie de prórrogas o contratos para el préstamo o alquiler de
los automóviles donde también se entrega en el servicio un conductor si los clientes así lo
desean; que pudimos detectar en este proceso y con estas áreas involucradas, la manera en la
que la empresa realiza los alquileres de los vehículos que a pesar de lo dinámico que pudiera
parecer el proceso planteado se muestra una deficiencia en la continuación óptima del
proceso. Dicha deficiencia consiste en cómo podríamos vender el automóvil; no a un largo
plazo después de haber firmado contratos de duración y que el cliente haya utilizado varias
veces el producto, pudiendo vender al instante de la negociación garantizando la calidad y el
buen estado del vehículo, para que la empresa no se enfoque en el alquiler solamente si no la
venta inmediata del automóvil alquilado.2

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN

Se evidencia que la Empresa Equirent vehículos y maquinaria SAS, cuenta con un proceso
en donde el cliente desde su llamada inicial escoge el servicio que desea, si quiere el
vehículo con conductor o si solamente el vehículo, a partir de esa selección en el Servicio al
cliente, le brindan toda la normatividad de tránsito requiere el vehículo para su
funcionamiento. La empresa se encarga de la preparación del vehículo hasta dejar apto para
cumplir con el servicio de Alquiler durante el tiempo determinando en ambas partes. Si el
cliente desea mantenerlo más tiempo se llega a negociación para la venta del Vehículo
logrando así satisfacer una parte más de la necesidad del cliente.

JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA

2 Monografías, 2020, https://www.monografias.com/trabajos16/proceso-grabado/proceso-grabado.shtml

La búsqueda de no solamente el alquiler de un automóvil, satisface totalmente las
necesidades de los clientes, se orienta el proceso a la posible venta después de un largo plazo
de un contrato de alquiler del vehículo y/o maquinaria, teniendo en cuenta toda la
normatividad que se requiere para este tipo de prestación de servicios bajo contratos
establecidos y documentación necesaria para la optimización de inconsistencias involucrando
mantenimientos operativos y mecánicos del mismo para que se encuentre en perfectas
condiciones como si fuera nuevo. Es vital crear vínculos exitosos con clientes empresariales,
debido que la administración de nuestro servicios tiene en cuenta toda la información e
historial del vehículo o maquinaria para un agilidad de procesos en el desarrollo de la
operación de toda la entidad, establecemos la manera eficaz de poder vender el automóvil o la
maquinaria en el momento que se presta el primer servicio al cliente, brindando las mejores
condiciones al cliente para un negocio exitoso, ya que esto nos genera un crecimiento tanto
laboral, económico y financiero.

FASES PARA EL DESARROLLO DE LA PROPUESTA

Diseño de Proceso

Actividad Descripción Soporte Observación

Verificación de Se verifica que la Lista de chequeo Contar con

Datos del documentación del cliente de verificación plataforma de SIMIT,
cliente se encuentre al día. Tanto de información DIAN y otros para la
de la empresa como verificación de
conductor. documentos

Asesoramiento Se brinda el asesoramiento Formulario de Contar con sistema

según necesidad al cliente, de acuerdo al solicitud de operativo software
del cliente. servicio que presta la Alquiler para la generación del
empresa (Alquiler del Servicio solicitado.
vehículo o vehículo con
conductor)

Preparación del Se alista el vehículo Lista de chequeo Buena

Servicio seleccionado por el cliente de funcionamiento del
solicitado dejándolo en óptimas funcionamiento vehículo
condiciones para su óptimo del
 funcionamiento. vehículo

Generación de Se realiza contrato con el Contrato del Buena organización

Contrato por el tiempo de alquiler servicio de en la documentación
tiempo establecido en ambas Alquiler y archivo del
solicitado partes. Contrato.

Solicitud de Se realiza documento Soporte de Buena organización

Garantía del adicional de Garantía de Consignación en de trazabilidad de
Vehículo préstamo del Alquiler por efectivo o entrada y salida de
Alquilado un monto acordado entre transferencia dineros en depósito.
ambas partes como depósito.

Entrega del Se realiza la entrega del Soporte de Archivo de

vehículo Vehículo solicitado hasta entrega del documento dentro de
solicitado las instalaciones que vehículo dentro la carpeta del
indica el cliente. de sus respectivo cliente.
instalaciones.

Seguimiento de Se realiza seguimiento del Lista de Documento firmado

buen vehículo alquilado, con Satisfacción de por el cliente del buen
funcionamiento llamadas al cliente funcionamiento. funcionamiento.
del Servicio asegurándonos del buen
Alquilado. funcionamiento.

Recepción del Se verifica que el vehículo Lista de chequeo Documento o Acta de

Vehículo entregado anteriormente de Recepción de recepción del
se reciba nuevamente en vehículo vehículo firmado por
las instalaciones en buen ambas partes
estado y funcionamiento
Devolución de Se acuerda con el cliente Soporte de Se debe archivar
dinero en la devolución del dinero devolución a la soporte en carpeta de
depósito por que ha dejado como cuenta bancaria respectivo cliente
Alquiler del depósito durante el del cliente
Vehículo alquiler del vehículo

Finalización del Se prepara documentación Documento Se archiva

contrato o otrosí finalización o otrosí del firmado por documentación como
del mismo del servicio prestado. ambas partes trazabilidad del
Servicio servicio prestado
prestado

Fuente: Propia

INSUMOS Y COSTOS

INSUMOS:

- Plataforma virtual de vehículos: Se requiere el inventario digital de los automóviles

y maquinaria a disposición para brindar el servicio.
- Sistema de historial automotor del vehículo: Se realiza auditoría de todos los
mantenimientos realizado al vehículo por diversos motivos (Mantenimiento
preventivo, daños directos o indirectos, mantenimiento por kilometraje, lujoseria entre
otros)
- Sistema de combustible: El automóvil se entrega full para cualquier servicio, se
registra el tanqueo en estaciones de combustible autorizadas por nuestro sistema.
- Lavado: Se realiza en la actualidad la desinfección de los vehículos y lavados
diversos para el mantenimiento del vehículo.
- Sistema GPS: Se brinda plataforma especializada para el servicio de ubicación,
seguridad del automóvil.
- Personal Comercial: Personal capacitado para comercialización de servicios o
ventas.

Fuente: Equirent
COSTOS:

Fuente: Propia

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL REDISEÑO DE PROCESO

Fuente: Propia

En nuestra proyección de los tiempos creamos un diagrama de Gantt donde nos enfocamos en
las fechas específicas para el desarrollo de nuestros procesos en la empresa, las diferentes
actividades a desarrollar en los próximos tres (3) meses del presente año, donde estaremos
desarrollando desde la contratación y capacitación del personal hasta las proyecciones de
ventas del próximo años

RECOMENDACIONES
Se recomienda a la Empresa Equirent la minimización del consumo de papel, se aconseja la
implementación de sistema de base de datos, software o plataforma para la digitalización de
cada proceso, para una mayor productividad y agilidad de la entrega del Servicio del
Alquiler, sin tanta documentación. También se sugiere el Mantenimiento, Limpieza y
Desinfección de cada uno de los vehículos alquilados tanto al momento de entregar y al
recibir como un servicio adicional del contrato de alquiler, con el fin de mitigar contagios del
COVID-19.

LECCIONES APRENDIDAS EN EL DISEÑO DE PROCESOS

En el proceso de aprendizaje enseñanza el tema aplicado de diseños de procesos innovadores

se consolida la información se analiza y se relaciona, previendo el futuro poder enseñar y
difundir lo aprendido con todas las experiencias adquiridas, en el dia a dia nos damos cuenta
la importancia de la innovación en los mercados, es muy importante observar las empresas
como planean sus estrategias y sus procesos como desarrollan sus productos de esta forma
como realizan los procesos innovadores que pasa cuando generan un proceso exitoso y cómo
se aprende de las experiencias que no dan un Buen resultado. Dando respuesta a esta y otras
preguntas, normalmente como sabes esto se encuentra mediante una encuesta para poder
realizar todo nuestro proceso y mejorar cada día más. El alcance del presente trabajo,
presentamos la experiencia de acompañar una empresa en un proyecto de innovación de
proceso, extrayendo aquí las principales lecciones aprendidas.

Para el diseño de procesos se plantea la situación actual y somos nosotros los que aportamos
el cambio innovador a un entorno cambiante del día a día, diseñar un proceso requiere de
diversas etapas planteadas para que, porque, donde, cuando y como esto como complemento
del diseño de un proceso en cualquier entidad que busca el crecimiento laboral y comercial
con el fin de emprender la calidad de todo un servicio o producto ofrecido para un
consumidor final, experimentar los resultados, validar, analizar e indagar con el grupo de
trabajo o equipo laboral hace la construcciones de acciones en pro de crecimiento, personal,
social y empresarial.

ANEXOS
1. RESULTADOS Y TABULACIÓN DE ENCUESTA
 2. INFORME DE RESULTADOS

El presente documento constituye el informe de resultados de las encuestas realizadas a los

dos empleadores uno dedicado a la especialización de la prestación de servicios como
operador logístico en punto de venta y BTL “Trade Marketing”, también especializado en el
canal Retail o mercadeo no tradicional y la segunda al Renting de vehículos y maquinaria
empleadores. Todos los cuadros y gráficos incluidos en este informe, se basan en los
resultados arrojados entregando datos claves donde nos arrojó la información donde podemos
diagnosticar por medio de nuestra investigación de mercado, podemos basarnos en los
procesos de calidad de la empresa, los procesos de entrega a tiempo de los productos, el
aumento en la fidelización de los clientes y el vender la imagen de la empresa a los clientes
con los más altos estándares con base en la normatividad en cada uno de los procesos tanto
administrativos como de ventas de la compañía.

Las puntuaciones otorgadas por la tabulación valoran favorablemente la adecuación de los

procesos de diseño que requiere la empresa observando un 50% en cada respuesta en los
estudios de mercadeo, en la planeación de los procesos de cada compañía ya que cada
entorno y manejo del producto o servicio es totalmente diferente uno del otro, pero el
resultado a una entrega de calidad del proceso es el mismo. El objetivo de la encuesta es
analizar qué mejoras se pueden vincular en los procesos de la empresa, no solo para
beneficiar la entrega del servicio o producto al cliente con los estándares de calidad altos y
como la norma administrativa no lo indica si no también para la mejora continua dentro de la
organización. Es claro evidenciar que cada entidad entrevistada tiene puntos de referencia
diferentes, pero en el momento de inciar una proyección sobre su misma entidad agregan
valor en la forma de implementar procesos, análisis de estudio e interacción interna desde las
diferentes áreas para un proceso en pro de crecimiento de la entidad

Se Evidencia que no todas las empresas en este caso dos claros ejemplos no cuentan con
varios procesos dentro de una compañía, dependiendo de su tamaño como empresa, varía la
cantidad de procesos internos. También un 100% de las empresas cuentan con la
documentación de cada uno de los procesos, esto con el fin de dejar la trazabilidad de los
mismos. Se puede observar que el 50% de las empresas tienen una alta importancia en
Aumentar la calidad de los productos el otro 50% no lo considera tan importante dentro de la
compañía.

La producción y distribución de nuevos productos se considera importante en un 50%, no

todas las empresas les gusta innovar o satisfacer un poco más allá de las necesidades de los
clientes. Casi un 100% no considera importante Optimizar la eficiencia y/o la calidad de una
actividad de apoyo, dentro de la organización, esto se puede tomar como evidencia de que la
mayoría de las empresas les gusta trabajar dentro de su zona de confort, sin ningún tipo de
cambio de sus procesos.

La mayoría de la empresas se enfocan a competir en mercados nacionales e internacionales y

poner en práctica ventajas competitivas que se pueden presentar durante la generación de
nuevos proyectos, esto con el fin de lograr posicionarse dentro de un mercado, cumpliendo
los objetivos, misión y visión de la compañía, visualizando que en las dos empresas realizan
un constante seguimiento interno del comportamiento con su competencia para ir tomando
decisiones que lleven a un paso adelante o equitativamente la atención y desarrollo exitoso
con sus clientes.

Con base a la información recopilada se puede generar toma de decisiones con el fin de
realizar un plan de mejora dentro de cada uno de los procesos internos y externos que maneje
la empresa, esto con el fin de mejorar la calidad de los productos o servicios que ofrecen, o
minimizar la cantidad de procesos posibles para cumplir con los objetivos de la misma.

La rendición de cuentas es una disciplina que debe nacer de la alta gerencia (de hecho cada
mes ella debe entregar informe a su junta directiva), y por tanto debería involucrar los
informes de las diferentes áreas de la empresa con el fin, entre otras, de:

1. Realizar seguimiento a la planeación estratégica de comienzo de año o período, tanto

de la empresa como del proceso. Esto permite reconocer los avances y dificultades
 para cada uno de los objetivos, iniciativas y actividades formuladas con las cuales se
comprometieron los recursos económicos asignados.
2. Monitorear los indicadores tanto de gestión como de resultado propuestos para las
diferentes áreas de trabajo de los procesos. Niveles de cumplimiento, desviaciones y
ajustes requeridos para el siguiente período.
3. Ajustar y alinear cada uno de los objetivos al desarrollo de los planes de trabajo
asignado a los miembros del equipo.
4. Reconocer las nuevas situaciones, actores y eventos que se van presentando en el
desarrollo de las actividades y tareas cotidianas.
5. Identificar las fortalezas y debilidades al interior de los procesos de tal manera que
pueda establecerse un modelo de gestión que permita aprovechar de mejor manera las
competencias de los colaboradores y establecer el plan de cierre de brechas en el
desempeño de los equipos de trabajo.
6. Dar a conocer a la alta gerencia las nuevas iniciativas y planes de acción que permitan
alcanzar los objetivos corporativos.[1]

La gerencia de talento humano, por su parte, deberá preparar un informe que incluya los
diferentes componentes propios de su gestión, que incluya los aspectos operativos y
cotidianos necesarios y requeridos por los colaboradores, pasando por la adecuada
administración y control de los aspectos propios del funcionamiento del área, hasta los
resultados estratégicos que impactan en la cultura, el clima y los resultados corporativos.

FUENTES BIBLIOGRÁFICAS
1. Equirent, 2020 Quienes somos, https://www.equirent.com.co/home/
2. Monografías, 2020, https://www.monografias.com/trabajos16/proceso-
grabado/proceso-grabado.shtml