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Planificar y Preparar la Auditoría a un Sistema

de Gestión de Proyectos

Avanzamos a través del conocimiento

 PLANIFICAR Y PREPARAR LA AUDITORÍA A UN SISTEMA DE GESTIÓN DE
PROYECTOS
Para el desarrollo de esta competencia, será necesario conocer y ser capaz de gestionar los programas
de auditoría y planificar y preparar una auditoría a un sistema de gestión de proyectos, ya sea ésta de
primera, segunda o tercera parte.

CONOCIMIENTOS

En esta Unidad de Competencia desarrollarás los siguientes conocimientos disciplinares:

Entender la Gestión de un Programa de Analizar la Revisión y Mejora del Programa de

Auditorías. Auditoría.
Conocer los Objetivos del Programa de Auditoría. Conocer los Pasos a Seguir en la Preparación
Analizar el Establecimiento del Programa de de una Auditoría.
Auditoría. Reconocer una Lista de Verificación.
Implementar el Programa de Auditoría. Conocer Formatos de Notas de Hallazgo.
Entender el Seguimiento del Programa de Conocer otros Documentos Útiles en la
Auditoría. Preparación de Auditorías

ACTITUD

En esta Unidad de Competencia desarrollarás especialmente la siguiente actitud:

Objetividad.

AUTOEVALUACIÓN
Revisión y Mejora del Programa de Auditoría
Gestión de un Programa de Auditorías
Preparación de la Auditoría
Objetivos del Programa de Auditoría
Lista de Verificación
Establecimiento del Programa de Auditoría
Notas de Hallazgo
Implementar el Programa de la Auditoría
Otros Documentos Útiles en la Preparación
Seguimiento del Programa de Auditoría
de Auditorías

TEST DE EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS

Planificar y Preparar la Auditoría a un Sistema de Gestión de Proyectos

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GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍAS
Las organizaciones que deseen llevar a cabo auditorías, deben de establecer previamente programas
de auditorías que contribuyan a la determinación de la eficacia del sistema de gestión auditado. Estos
programas pueden incluir auditorías que tengan en consideración una o más normas de sistemas de
gestión, llevadas a cabo de manera individual o combinada.

Un programa de auditoría debe incluir la información y recursos necesarios para organizar y llevar a
cabo las auditorías de forma eficaz y eficiente dentro de los periodos de tiempo que se encuentran
especificados. Además, el programa puede incluir:

Contenidos del Programa de Auditoría

■ Objetivos para este programa de auditoría y las auditorías individuales.

■ Alcance de la auditoría.
■ Procedimientos del programa de auditoría.
■ Criterios de auditoría.
■ Métodos de auditoría.
■ Selección del equipo auditor.
■ Recursos necesarios.
■ Procesos para tratar la confidencialidad, la seguridad de la información, la salud y la seguridad y
otros asuntos similares.

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Un programa de auditoría debe seguirse y medirse de forma que pueda asegurarse que se han
alcanzado sus objetivos, contando siempre con el hecho de poder realizar revisiones para identificar
posibles mejoras.

El siguiente esquema refleja el proceso para la gestión de un programa de auditoría.

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OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA
La alta dirección de la organización debe asegurarse de que los objetivos del programa de auditoría
se han establecido para dirigir la planificación y realización de auditorías y asegurándose de que el
programa se ha implementado eficazmente.

Los objetivos del programa de auditoría siempre deben de ser coherentes además de servir de apoyo
a la política y los objetivos del sistema de gestión.

Consideraciones a Tener en Cuenta

Los objetivos del programa deben tener en cuenta aspectos como los que siguen:

■ Prioridades de la dirección.
■ Propósitos comerciales y de negocio.
■ Características de los proyectos, programas y/o portafolios y cualquier cambio en ellos.
■ Requisitos del sistema de gestión.
■ Requisitos legales y contractuales así como otros requisitos con los que la organización esté
comprometido.
■ Necesidad de evaluar a los proveedores.
■ Necesidades y expectativas de cualquier parte interesada, incluyendo los clientes.
■ Nivel de desempeño del auditado.
■ Riesgos para el auditado.
■ Resultados de auditorías previas.
■ Nivel de madurez del sistema de gestión que se audita.

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ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA
El programa de auditoría debe estar gestionado por una persona con las competencias necesarias para
garantizar su gestión de una manera eficiente y eficaz, así como conocimientos y habilidades en áreas
relacionadas con la norma del sistema de gestión auditado, complementado con documentación de
referencia, incluyendo legislación, fichas de procesos, etc.

Funciones del Programa de Auditoría

■ Establecer el alcance del programa de auditoría.

■ Identificar y evaluar los riesgos para el programa de auditoría.
■ Establecer las responsabilidades de la auditoría.
■ Establecer procedimientos para los programas de auditoría.
■ Determinar los recursos necesarios.
■ Asegurarse de la implementación del programa de auditoría.
■ Asegurarse de que se gestionan y mantienen los registros del programa de auditoría.
■ Seguimiento, revisión y mejora del programa de auditoría.

La persona responsable de la gestión del programa de auditoría debe informar a la alta dirección de los
contenidos del programa de auditoría y, de esta forma, solicitar su aprobación.

Alcance del Programa de Auditoría

El alcance del programa de auditoría puede variar en función del tamaño y la naturaleza del auditado,
así como la de la naturaleza, funcionalidad, complejidad y nivel de madurez del sistema de gestión
que se va a auditar. Es más, en algunos casos, el programa de auditoría puede consistir únicamente en
una auditoría sencilla.

Factores Influyentes en el Programa de Auditoría

■ Objetivo, alcance y duración de cada auditoría.

■ Número de auditorías a llevar a cabo.
■ Número, importancia, complejidad, similitud y la ubicación de los proyectos que se van auditar.
■ Factores que influyen en la eficacia del sistema de gestión.
■ Conclusiones de auditorías previas.
■ Idioma, el contexto cultural y social.
■ Cambios significativos de las actividades del auditado.
■ Etc.

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Identificación y Evaluación de los Riesgos Relacionados con el Programa de
Auditoría
A la hora de elaborar un programa de auditoría, pueden surgir muchos riesgos asociados con su
establecimiento, implementación, seguimiento, revisión y mejora, que pueden afectar al logro de los
objetivos establecidos en el programa.

Riesgos

Los riesgos pueden estar asociados con las siguientes cuestiones:

■ Planificación: fallos al determinar el alcance de la auditoría, al establecer objetivos, etc.

■ Recursos: falta de tiempo para desarrollar el programa de auditoría, etc.
■ Selección del equipo auditor: falta de competencia colectiva del equipo auditor.
■ Implementación, por ejemplo, comunicación ineficaz del programa.
■ Registros y controles: no proteger los registros de auditoría para demostrar la eficacia del
programa de auditoría.
■ Seguimiento, revisión y mejora del programa de auditoría: no seguir el programa o seguirlo
ineficazmente.

Procedimiento para el Programa de Auditoría

La persona responsable de la gestión del programa de auditoría debe establecer un procedimiento,
dónde se establezcan los requisitos para:

Contenidos del Procedimiento

■ Planificación y elaboración del calendario de las auditorías, considerando los riesgos relacionados.
■ Aseguramiento de la seguridad y confidencialidad de la información.
■ Aseguramiento de la competencia de los auditores.
■ Selección de equipos de auditores apropiados con las competencias necesarias.
■ Realización de las auditorías incluyendo el uso de métodos adecuados de muestreo.
■ Seguimiento de la auditoría.
■ Comunicación a la dirección de la organización los logros globales del programa de auditoría.
■ Conservación de los registros del programa de auditoría.

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Identificación de los Recursos del Programa
A la hora de elaborar un programa de auditoría se deben de tener en cuenta los recursos que deben
asignarse a éste:

Recursos Asignados al Programa

■ Financieros: que se necesitarán para desarrollar, implementar, gestionar y mejorar las actividades
de auditoría.
■ Métodos de la auditoría.
■ Disponibilidad de auditores y expertos técnicos con la experiencia apropiada.
■ Alcance del programa de auditoría y los riesgos relacionados con el programa.
■ Tiempo y costes de transporte, alojamiento y otras necesidades de la auditoría.
■ Disponibilidad de tecnologías de la información y comunicación.

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IMPLEMENTAR EL PROGRAMA DE LA AUDITORÍA
Para poner en práctica el programa de auditoría definido previamente, se deben de seguir al menos, los
siguientes pasos:

■ Comunicar a las partes pertinentes del programa de auditoría.

■ Definir los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría.
■ Coordinar y programar las auditorías y otras actividades relativas al programa de auditoría.
■ Asegurar la selección de equipos de auditores competentes.
■ Proporcionar recursos necesarios a los auditores.
■ Asegurar la realización de las auditorías de acuerdo con el programa de auditoría y dentro de los
plazos fijados.
■ Registrar las actividades de auditoría y que los registros se gestionan y mantienen
adecuadamente.

Alcance, Objetivos y Criterios de la Auditoría

Cada auditoría individual debe basarse en unos objetivos, un alcance y unos criterios de auditoría
documentados, los cuáles deben ser coherentes con los objetivos globales del programa de auditoría.

Alcance de la Auditoría

Describe la extensión y los límites de la auditoría, tales como ubicación, actividades, procesos,
proyectos, etc.

El alcance de la auditoría debe reflejar adecuadamente el alcance del Sistema de Gestión del cliente y
de los productos cubiertos por el Sistema de Gestión, de modo que se especifiquen claramente los
proyectos, programas y/o portafolios que se realizan, así como los lugares de realización, incluyendo
las subcontrataciones realizadas.

Dependiendo del caso, y en función de los procedimientos del programa de auditoría, éste vendrá
determinado por el cliente y verificado por el líder del equipo auditor.

El alcance vendrá determinado por todos los proyectos, programas y portafolios que se
Auditorías de
desarrollan en la organización del cliente.
Certificación
Voluntaria
También se conocen como Auditorías de Tercera Parte.

En este caso el cliente no es el proveedor, sino el contratista de los servicios, con lo

que el alcance vendrá determinado por dicho contratista. Se auditarán sólo aquellos
Auditorías de
Proveedores
proyectos que se hayan contratado.

También conocidas como Auditorías de Segunda Parte.

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 En este caso, el cliente es la propia dirección, de modo que el alcance vendrá
determinado por la dirección de la organización y normalmente se limita a lo
Auditorías
Internas
establecido en el programa de auditorías internas.

También conocidas como Auditorías de Primera Parte.

Objetivos de la Auditoría

Definen qué es lo que se va a lograr con la auditoría y deben ser concretados por el cliente de la
auditoría. Estos pueden incluir:

■ La determinación del grado de conformidad del Sistema de Gestión del auditado, con los
criterios de auditoría.
■ La evaluación de la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los
requisitos legales, reglamentarios y contractuales.
■ La evaluación de la eficacia del sistema de gestión implantado.

Criterios de la Auditoría

Se utilizan como una referencia para determinar la conformidad. Pueden incluir:

■ Políticas y procedimientos.
■ Normas, leyes y reglamentos aplicables.
■ Requisitos contractuales o del sistema de gestión.
■ Códigos de conducta de los sectores aplicables.

Selección de los Métodos de Auditoría

La persona responsable de gestionar el programa de auditoría debe seleccionar también aquellos
métodos que faciliten poder llevar a cabo la auditoría de una manera eficaz, dependiendo de los
objetivos, el alcance y los criterios que se hayan definido para tal auditoría.

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 Métodos Aplicables en Auditoría

Grado de Implicación
entre Auditor y
Ubicación del Auditor
Auditado en la
Preparación

In Situ A Distancia

■ Mediante medios de comunicación

■ Realización de entrevistas. interactivos:
Interacción
■ Cumplimentación de listas de
Auditor verificación y cuestionarios con - Realización de entrevistas.
la participación del auditado. - Cumplimentación de listas de
~ verificación y cuestionarios.
■ Revisión de documentos con la
Auditado participación del auditado. - Revisión de documentos con la
■ Muestreo. participación del auditado.

■ Revisión de documentos. ■ Revisión de documentos.

Sin Interacción
■ Observación del trabajo ■ Observación del trabajo desempeñado
Auditor desempeñado. mediante medios de vigilancia,
■ Realización de visitas al sitio. tomando en consideración requisitos
~
■ Cumplimentación de listas de legales y sociales.
Auditado verificación. ■ Análisis de datos.
■ Muestreo.

Para el caso de actividades de auditoría interactivas, la interacción se producirá entre el personal

auditado y el equipo auditor. En el caso de las actividades en las que no existe esta interacción personal,
no dejará de implicar de igual forma, una interacción con equipos, instalaciones y documentación de la
organización auditada.

Lugar de Realización de las Actividades

In Situ En las propias instalaciones del auditado.

En cualquier ubicación diferente a las instalaciones del auditado, sin tener en

A Distancia
cuenta la distancia.

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 En el caso de las auditorías externas, es la entidad auditora la que designa al
líder del equipo, el cual será el encargado de:

■ Estudiar la documentación del auditado.

■ Designar al equipo auditor.
Auditorías Externas
■ Coordinar y supervisar todo el proceso.
■ Representar al equipo auditor ante la empresa auditada.
■ Participar en la ejecución de la auditoría.
■ Preparar el informe de desviaciones final.
■ Hacer el seguimiento y cierre de las desviaciones detectadas.

■ En relación con las auditorías internas, el líder del equipo auditor será la
persona o empleado que se designe como tal, según lo establecido en el
Auditorías Internas procedimiento correspondiente de auditorías.
■ Éste debe ser independiente del área a auditar, debiendo tener a su vez
conocimiento de ella.

Periodicidad
Esta variará según el tipo de auditoría del que se trate:

Dependen de la entidad auditora. Una vez obtenido el certificado, éste, por lo general,
tiene un periodo de vigencia de 3 años, tras el cual, es necesario realizar otra auditoría
Auditorías de
para su renovación.
Certificación
Voluntaria
En el transcurso del mismo, deben realizarse auditorías de seguimiento, como mínimo,
con periodicidad anual, o según establezca cada Organismo Certificador.

Al principio sería recomendable cada 3 o 6 meses. Una vez que el sistema de gestión
lleve tiempo funcionando, se puede espaciar a una sola auditoría anual.
Auditorías
Internas
Se ha de considerar la complejidad de los proyectos que se auditan, así como la
información disponible sobre no conformidades de auditorías precedentes.

Muestreo
Cuando se va a realizar una auditoría de gestión de proyectos, normalmente no se evalúan todos los
proyectos de la organización, sino que se selecciona una muestra de proyectos representativa de la
misma. La selección de los proyectos adecuados para la muestra es una tarea importante dentro del
programa de la una auditoría, ya que estos deben cubrir todos los factores críticos que se identifiquen
dentro de la organización.

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A la hora de realizar la evaluación, se distinguen dos tipos de proyectos, que pueden formar parte de la
muestra:

Es un proyecto que aporta evidencia objetiva del grado de implantación en todos

(o casi todos) los procesos y materias aplicables. A la hora de evaluar el proyecto
no importa si este ha terminado o no, pero es recomendable que se encuentre en
Proyecto un estado avanzado del mismo.
Objetivo
En el caso de que a lo largo del proyecto se hayan seguido correctamente los
procesos definidos en la organización, el proyecto podrá proporcionar evidencia de
cada una de los procesos y materias evaluados.

Es un proyecto que aporta evidencia objetiva de alguna de las áreas de proceso

dentro del alcance de la evaluación. Estos proyectos sirven como complemento de
los proyectos objetivos, para obtener mayor número de evidencias de la
realización de cada uno de los procesos.
Proyecto No
Objetivo Un ejemplo de un proyecto de este tipo puede ser un proyecto que se encuentra
aún en la fase de planificación. Este proyecto puede proporcionar evidencias en
algunas áreas de proceso, como el Acta de constitución del proyecto, pero
difícilmente podrá proporcionar evidencias para todos los procesos de
implementación, control y cierre.

Para superar una auditoría es necesario evaluar al menos un proyecto objetivo por cada programa
y tantos proyectos no objetivos, como sean necesarios para poder evaluar todos los procesos
establecidos en la Norma ISO 21500.

Viabilidad de la Auditoría
Previamente a la realización de la auditoría, deberá determinarse la viabilidad de ésta, teniendo en
cuenta factores tales como la disponibilidad de:

■ Información suficiente y apropiada para planificar la auditoría.

■ Cooperación adecuada del auditado.
■ Tiempo y recursos adecuados.

En caso de que la auditoría no fuera viable, se deberá proponer al cliente de la auditoría, una alternativa
tras consultar con el auditado.

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Selección del Equipo Auditor
Una vez que la auditoría se considere viable, se debe seleccionar el equipo auditor teniendo en cuenta
la competencia necesaria para llevar a cabo la auditoría.

En caso de que haya un único auditor, éste deberá desempeñar todas las tareas aplicables al auditor jefe
y ser competente para auditar todas las áreas y procesos.

Tanto el cliente como el auditado podrían requerir la sustitución de miembros del equipo auditor con
argumentos razonables, como situaciones de conflicto de intereses, por un comportamiento no ético, etc.

Consideraciones
■ Requisitos legales, reglamentarios,
Para la selección del equipo auditor, se debe tener en contractuales y de
cuenta:
acreditación/certificación, según sea
■ Independencia del equipo auditor para interactuar aplicable.
eficazmente con el auditado y trabajar conjuntamente. ■ Cohesión del equipo.
■ Conocimiento de la Norma aplicable. ■ Disponibilidad.
■ Conocimientos técnicos. ■ Idioma.
■ Conocimientos de requisitos legales. ■ Comprensión de las características
■ Habilidades de auditor. sociales y culturales particulares del
■ Habilidades de dirección de equipos. auditado.
■ Aceptabilidad por el auditado. ■ Necesidades de formación.

En certificación, la selección del equipo auditor corresponde a la organización de certificación.

Pasos para la Selección

El proceso de asegurar la competencia global del equipo auditor, deberá incluir los siguientes pasos:

■ Identificación de los conocimientos y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la

auditoría.
■ Selección de los miembros del equipo auditor de modo que todo el conocimiento y las habilidades
necesarias, estén presentes en el equipo auditor.

Si los conocimientos y habilidades necesarios no se encuentran cubiertos en su totalidad por los auditores
del equipo auditor, éstos pueden subsanarse, incluyendo expertos técnicos.

Los auditores en formación pueden incluirse en el equipo auditor, pero no deberán auditar sin una
dirección u orientación.

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 Sustitución de Miembros del Equipo

Tanto el cliente de la auditoría como el auditado, pueden solicitar la sustitución de algún miembro del
equipo auditor con argumentos razonables.

Para ello se deberá comunicar al líder del equipo auditor y demás responsables, los cuales deberán
resolver el problema con el cliente de la auditoría y el auditado, antes de tomar alguna decisión sobre la
sustitución de los miembros del equipo auditor.

Ejemplos:

■ Un miembro del equipo auditor es un antiguo empleado del auditado.

■ Un miembro del equipo auditor ha prestado servicios de consultoría al auditado.
■ Un miembro del equipo auditor es un viejo amigo del auditado.

Establecimiento del Contacto Inicial con el Auditado

El contacto inicial con el auditado, por parte del líder del equipo, será más o menos formal en función del
tipo de auditoría.

En este contacto inicial se determinarán:

■ Canales de comunicación y personas de contacto, por parte del auditado y del equipo auditor.
■ Plazos y composición del equipo auditor.
■ Programas que se realizan en la organización.
■ Tamaño de la organización.
■ Complejidad de los proyectos.
■ Grado de preparación (para recibir la auditoría).
■ Acceso a la documentación pertinente.
■ Acuerdo sobre la presencia de guías y observadores.
■ Reglas de seguridad y preparativos para la auditoría.

En certificación, el contacto con el auditado corresponde al auditor jefe designado Líder del equipo.

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SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA
Es necesario realizar un seguimiento del programa de auditoría con el objetivo de evaluar:

■ La conformidad con los programas de auditoría, calendarios y objetivos de la auditoría.

■ El desempeño de los miembros del equipo auditor.
■ La capacidad de los miembros del equipo auditor para implementar el plan de auditoría.
■ La retroalimentación de la alta dirección, de los auditados, los auditores y otras partes interesadas.

Motivos que Pueden Producir Modificaciones en el Programa de Auditoría

El programa de auditorías puede verse modificado por razones como:

■ Los hallazgos de la auditoría.

■ El nivel demostrado de la eficacia del sistema de gestión.
■ Los cambios en el sistema de gestión del auditado o del cliente de la auditoría.
■ Cambios en normas, requisitos legales, contractuales o cualquier otro requisito con los que la
organización está comprometida.
■ Cambio de proveedor.

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REVISIÓN Y MEJORA DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA
Un programa de auditoría siempre debe ser revisado para evaluar si se han alcanzado los objetivos
fijados previamente. De esta forma, las conclusiones de la revisión deben actuar como elemento de
entrada para el proceso de mejora continua del programa:

Factores a Tener en Cuenta en la Revisión del Programa de Auditoría

■ Resultados y tendencias del seguimiento del programa de auditoría.

■ Conformidad con los procedimientos del programa de auditoría.
■ Evaluación de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
■ Registros del programa de auditoría.
■ Métodos de auditoría alternativos o nuevos.
■ Eficacia de las medidas para tratar los riesgos asociados con el programa de auditoría.
■ Confidencialidad y seguridad de la información relacionados con el programa de auditoría.

La persona responsable de gestionar el programa de auditoría será la encargada de llevar a cabo las
actividades de mejora para el mismo mediante diferentes actividades:

Gestión de la Mejora del Programa de Auditoría

■ Revisando la implementación global del programa de auditoría.

■ Identificando las áreas de mejora.
■ Modificando el programa si es necesario.
■ Revisando el desarrollo profesional continuo de los auditores.
■ Informando a la alta dirección de los resultados de la revisión del programa de auditoría.

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PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA
Una vez planificada la auditoría y seleccionado el equipo auditor, se procederá a preparar la auditoría, lo
que incluye:

■ La elaboración de un plan de auditoría.

■ La asignación de tareas al equipo auditor.
■ La preparación de los documentos de trabajo.

Elaboración del Plan de Auditoría

El líder del equipo auditor, será el encargado de preparar un plan de auditoría que proporcione la
programación y las características básicas de la misma. Éste, deberá ser conocido previamente por los
auditores, el cliente de la auditoría y los auditados, debiendo ser revisado y aprobado por el cliente de
la auditoría y presentado al auditado antes de que comiencen las actividades de auditoría.

El nivel de detalle puede diferir en función del tipo de auditoría, ya bien sea:

■ Inicial, o posterior.
■ Interna o externa.

No obstante, el plan debe diseñarse de manera flexible de cara a permitir posibles cambios que puedan
llegar a ser necesarios a medida que éste se pone en práctica.

Contenido

De manera general, un plan de auditoría debe incluir:

■ Objetivos de la auditoría.
■ Criterios de auditoría.
■ Documentos de referencia.
■ Alcance de la auditoría.
General
■ Fechas y lugares para la realización de las actividades de auditoría.
■ Hora y duración estimadas, incluyendo las reuniones con la dirección del
auditado y con el equipo auditor.
■ Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de
los acompañantes.
■ Asignación de los recursos necesarios a las áreas críticas de la auditoría.

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 Cuando sea apropiado, incluirá:

■ Identificación del representante del auditado en la auditoría.

■ Idioma de trabajo y del informe de la auditoría, cuando sea diferente del
Específico idioma del auditor y/o auditado.
■ Asuntos del informe de auditoría.
■ Preparativos logísticos: viajes, recursos disponibles, etc.
■ Puntos relacionados con la confidencialidad.
■ Acciones de seguimiento de la auditoría.

DOCUMENTO PARA LA DESCARGA (Acceso través de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a través de la Plataforma, puedes

descargar un ejemplo de un plan de auditoría para la certificación de una
empresa que gestiona proyectos dentro del programa “Construcción
Eficiente”.

Asignación de Tareas al Equipo Auditor

El líder del equipo auditor, en consulta con el equipo auditor, deberá asignar a cada miembro del equipo,
las responsabilidades, funciones, lugares, áreas y actividades a auditar. Para ello deberá tener en
cuenta:

■ La independencia y competencia de los auditores.

■ El uso eficaz de los recursos.
■ Las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, auditores en formación y expertos
técnicos.

En cualquier caso, la asignación de tareas debe diseñarse de manera flexible, para permitir cambios que
puedan llegar a ser necesarios a medida que se van desarrollando las actividades de auditoría.

VIDEO EN LA PLATAFORMA (Acceso a través de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a través de la Plataforma,
puedes visualizar un vídeo ilustrativo del tema, en el que se dan a conocer
los documentos de trabajo que el auditor debe preparar de cara a la
realización de una auditoría.

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LISTA DE VERIFICACIÓN
La lista de verificación también se conoce como lista de chequeo o check-list. Se trata de un documento
personal del auditor que contiene las preguntas que éste hará al auditado en cada una de las áreas
correspondientes.

Resulta de gran utilidad, ya que puede servir:

■ De guía para el auditor.

■ De registro documental donde recoger los hallazgos detectados.

El formato a emplear es libre, se trata de un documento de trabajo personal que servirá de guía al
auditor en el transcurso de la auditoría por lo que debe ser rápido de leer y de manejar. Un requisito
fundamental es que el auditor se sienta cómodo utilizándolo.

Debe incluir todos los requisitos que se exigen en la norma de referencia, pudiendo para ello ser
conveniente, seguir el mismo orden establecido en dicha norma.

DOCUMENTO PARA LA DESCARGA (Acceso través de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a través de la Plataforma, puedes

descargar un ejemplo de lista de verificación.

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NOTAS DE HALLAZGO
El formato de registro de hallazgos se trata de un documento donde el auditor puede desarrollar por
escrito un hallazgo siendo utilizado para decidir si tal hallazgo constituye o no, una no conformidad, una
desviación o, simplemente, una observación.

Su utilización es libre, e incluso hay auditores que no emplean este documento y prefieren describir el
hallazgo en la propia lista de verificación.

Información Mínima del Formato de Registro de Hallazgos

Cada nota de hallazgo debe incluir como mínimo la siguiente información:

■ Proyecto auditado.
■ Fecha.
■ Tipo de auditoría.
■ Numeración correlativa.
■ Punto de la norma al que afecta.
■ Texto indicando la evidencia del hallazgo observado.
■ Nombre o nombres de las personas involucradas.
■ Firma del auditor.

DOCUMENTO PARA LA DESCARGA (Acceso través de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a través de la Plataforma, puedes

descargar un ejemplo de formato de nota de hallazgo.

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OTROS DOCUMENTOS ÚTILES EN LA PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS
Otros documentos y registros que pueden resultar de utilidad en la preparación de la auditoría son los
recogidos en la siguiente tabla:

Otros Documentos

■ Norma de referencia.
■ Especificaciones contractuales o administrativas.
En la Preparación
■ Procedimientos de auditoría.
■ Organigrama de la empresa, etc.

■ Plan de auditoría.
En la Reunión de
■ Certificado de cualificación del auditor.
Presentación
■ Material de presentación, etc.

■ Norma de referencia.
■ Especificaciones contractuales o administrativas.
En la Ejecución ■ Procedimientos de auditoría.
■ Lista de verificación.
■ Formatos de registros de hallazgos, etc.

■ Material de presentación.
En la Reunión de Cierre ■ Informe final.
■ Procedimientos de auditoría, etc.

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ACTITUD

OBJETIVIDAD

Representa tener una mente abierta y libre de prejuicios, ya que sin una visión objetiva de las cosas no
se puede dirigir correctamente.

Es imprescindible ver las cosas tal y como son, y utilizar un razonamiento riguroso antes que dejarse
llevar por los sentimientos y las emociones, que claramente pueden perjudicar la visión de las cosas.

Una persona poco objetiva sólo se cree a sí misma, y confunde la realidad con sus propios deseos y
creencias.

Por tanto, para una persona que debe dirigir y coordinar a otras es fundamental mantener una postura
seria e imparcial en todo momento, afrontando las situaciones con ecuanimidad y sin ningún
apasionamiento.

Se deben evitar expresiones como “esta es mi manera de ver las cosas y no puedo entender que sea de
otro modo”, o “yo pienso así y creo que no hay otra solución distinta”.

La manera más conveniente de fomentar la objetividad es observar los problemas y las situaciones
desde todos los puntos de vista posibles, intentando escuchar todas aquellas opiniones expertas que
permitan adoptar una correcta decisión.

En el mundo de la información, siempre se dice que un medio de comunicación es objetivo cuando se

limita a registrar la realidad sin comentarios ni interpretaciones.

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23
NOTAS

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24
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Sistema de Gestión de Proyectos
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