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MANUAL DE
USUARIO
SISTEMA DE GESTIÓN ACADEMICA “SADCE”
MANUAL DE USUARIO
SADCE
GESTION ACADEMICA
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Manual de Usuario – Sistema de Gestión Académica “Sadce”
INDICE DE CONTENIDOS
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Manual de Usuario – Sistema de Gestión Académica “Sadce”
La información contenida en éste manual está sujeta a cambios sin previo aviso. A menos
que se indique lo contrario, las compañías, los nombres y los datos utilizados en los
ejemplos son ficticios. Soluciones & Servicios Informáticos ww.ecuasoftlider.com.ec
no permite sin previa autorización la reproducción por cualquier medio, ya sea electrónico
o mecánico de los datos y en fin de todo el manual e información adicional.
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Introducción
Registro de Alumnos
Registro del Control Médico del Alumno
Registro de Representantes o Familiar del Alumno
Registro de Personal (Docente & Administrativo )
Asociación de Cargos al personal
Registro de Usuarios anexos al Personal (Administradores del Sistema)
Gestión y control de claves(usuarios, personal, alumnos)
Prematricula (Inscripciones), Antecedentes académicos & Matriculas
Organización del Distributivo Docente
Organización de Asignaturas al Pensum o Plan Curricular
Organización de Asignaturas del Pensum al Distributivo Docente
Horarios por Docente / Grupo
Registro y control de Periodos Escolares
Registro y control de Niveles de Educación
Registro y control de Secciones
Registro y control Grupos Escolares
Registro y control de Aulas –Paralelos
Registro de Asignaturas
Generación de Nominas y Listas de Estudiantes
Registro Destrezas Generales y Especificas(recomendado para Nivel Inicial)
Registro de Calificaciones vía Internet o Red Local
Ingreso Personalizado al Perfil del Docentes o Administrativos
Conducta y Control de Asistencia
Cuentas o perfiles de Usuario
Servicios del Sistema
Control de Accesos y Privilegios del Sistema
Revisión de Calificaciones del alumno en Internet
Consultas y reportes académicos.
Planillas de calificaciones (periodos corrientes y recuperaciones).
Informes estadísticos por grupo.
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Informe por grupo donde registra los estudiantes con dificultades según periodo y
asignatura,
Indicador cualitativo de la dificultad académica presentada por cada estudiante.
Parametrización de las Políticas Académicas
Control de acceso parametrizable según el perfil del usuario.
Registro de la Información de la Institución.
CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES
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CARACTERISTICAS TECNICAS
Nro. de Tablas: 38
Tipo de Base de Datos: Relacional
Mantiene Integridad Referencial de la Base de Datos: si
Capacidad para almacenar una gran cantidad de datos por cada Tabla
Manejo de Sesiones
La duración de la sesión de un usuario es de 15 minutos, luego de comprobar el sistema
inactividad por ese lapso de tiempo se caducara la sesión, requiriendo nuevamente
loguearse el usuario.
Elemento Descripción
Indica en que el campo ingresado es
correcto ó también que no es necesario
registrarlo (Se aplica a la mayoría de
campos). También indica en la parte
inferior de los formularios y listados si
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Por último existe una franja de información en la parte inferior de los formularios y listados
del sistema que nos indica los permisos de acceso, edición, actualización y eliminación de
datos:
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Paso 1:
Para responder es necesario que usted conozca los detalles de configuración del servidor
donde lo va instalar, en este caso nombre del host, tipo de base de Datos, nombre de
usuario Mysql, Contraseña de usuario Mysql, Nombre de la base de datos que Usted va a
crear y por ultimo seleccionamos si es primera vez que instalamos el sistema escogemos
la opción “Nueva Base de datos”, una vez contestado el formulario procedemos a pulsar
el botón “siguiente paso”.
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Paso 2:
A continuación se presentara la siguiente pantalla, donde solamente aceptamos los
términos y condiciones de “Sadce”. Una vez pulsado el casillero de “Acepto los términos
y condiciones”, procedemos a pulsar el botón siguiente paso:
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Paso 3:
Luego procedemos a ingresar en este formulario los datos del usuario como: Apellidos,
Nombres, Correo Electrónico, Nombre de Usuario, Clave de Usuario y por ultimo
confirmamos la clave ingresada ingresándola nuevamente.
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Paso 4:
Una vez realizado el ingreso de la información de los formularios, nos queda nada más
que confirmar la información ingresada para luego proceder a pulsar el botón “Instalar”, de
esta manera instalamos completamente nuestro Sistema de Gestión Académica
“Sadce”.
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Paso 5:
Una vez confirmada la instalación completa de “Sadce” , nos mostrara esta pantalla como
finalización de la instalación, para lo cual y por propósitos de seguridad se recomienda
borrar el directorio “instalador/”
Por último hacemos click en el enlace o link “Click Aquí para Empezar”, para luego
ingresar a nuestro sistema “Sadce”
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ENTRANDO AL SISTEMA
Acceso al Sistema.
Los usuarios tienen acceso al sistema exclusivamente a los módulos asignados por el
administrador del sistema. Para esto debe ingresar el nombre de usuario y la
contraseña asignada por el sistema, aunque esta puede cambiarse para facilidad del
usuario. Antes de Ingresar al Sistema nos visualizara este mensaje de Recomendación
donde nos indicara si deseamos ver nuestro sistema en pantalla completa ó a su vez en
pantalla normal.
Una vez presionado el botón “Aceptar” nos desplegara esta pantalla de inicio donde
ingresamos nuestros datos autentificación de Usuario.
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En la pantalla principal podemos encontrar los diferentes iconos que serviran de acceso
a los diferentes módulos o partes del sistema SADCE, pudiendo el usuario hacer click en
cualquiera de ellos, obviamente esto también va a depender de si tiene o no los permisos
respectivos que más adelante explicaremos con mas detalles para cada usuario o grupos
de usuarios para acceder, de lo contrario habrán iconos que no se puedan visualizar, y
mucho menos acceder para editar o actualizar.
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En la Pantalla Principal del sistema es la pantalla donde están todos los iconos
para acceder a las diferentes utilidades del sistema, dependiendo de los privilegios
asignados por el administrador los diferentes usuarios tendrán prioridades y restricciones
de acuerdo al tipo de cuenta. La descripción de los iconos que componen el panel de
control es la siguiente.
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Los botones de los formularios permitirán al usuario realizar los procesos de acuerdo a los
privilegios de la cuenta de usuario asignados por el administrador del sistema.
Para ingresar los datos de nuestra institución, utilizamos el siguiente formulario, el cual
nos permitirá usar esta información en los diferentes reportes del sistema, así como el uso
del logotipo institucional que se habilitara en la pantalla de ingreso al sistema, el cual le
dará mayor identidad a la institución.
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REGISTRO DE ALUMNOS
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Para ingresar los datos del representante, los alumnos deben estar previamente
matriculados. El usuario del sistema puede comprobar esto ingresando cualquier dato del
alumno como el nombre, apellido, número de cédula o número de matrícula y pulsar
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“Buscar”. Otra opción para saber si el alumno está o no matriculado es pulsar en el botón
“Listado” y se desplazará la lista de todos los alumnos matriculados en el periodo vigente
y editar el campo seleccionado.
Si está registrado mostrará un formulario con los datos del alumno, pulsamos “Nuevo” y
se mostrará el formulario para el ingreso de los datos de representante del alumno.Una
vez ingresado los datos pulsamos el botón “Guardar”, de este modo también podemos
editar los campos del representante para actualizaciones.
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alumno. Otra opción para saber si el alumno está o no registrado es pulsar en el botón
“Ver Todos” y se desplazará la lista de todos los alumnos registrados al momento. Si está
registrado mostrará un formulario con los datos del alumno en el cual pulsaremos
“Nuevo” mostrando el formulario para crear la nueva ficha médica y/o el cuadro médico
del alumno.
Si queremos proceder a registrar una nueva visita o actualizar los datos, ingresamos
presionando el botón “nuevo” ó presionamos el icono de editar del registro
correspondiente.
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PREMATRICULA DE ALUMNOS
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En el formulario de inscripción pulsar el botón “Nuevo” para inicializar los campos donde
escogerá de las listas desplegables el periodo, nivel, sección y grupo (no requerido) en
el que inscribirá el alumno. Pulsar el botón inscribir y aparecerá un mensaje para
confirmar si el usuario desea continuar directamente con la matriculación del alumno caso
contrario pulsar cancelar.
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MATRÍCULAS DE ALUMNOS
Pulsar “Ver Detalles” y nos mostrará el formulario de la matriculación con los campos y
botones inicializados.
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Por último hay que imprimir el certificado de matriculación del alumno para ello pulsar el
botón “Certificado”, el mismo que nos muestra una hoja lista para imprimir, pero estos
datos pueden ser exportados a una hoja de cálculo “Excel” la cual puede ser editado
según el gusto del usuario pulsando el botón “Exportar Certificado”.
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Los cargos hacen referencia al puesto y actividades que realizará el docente o los
empleados que contrate la institución. Si pulsamos “Nuevo” ó “Ver Detalles”, nos muestra
el formulario donde podemos administrar los diferentes cargos que serán asignados a los
docentes cuando se registre el ingreso a la nomina de empleados de la institución.
Debido a que es una aplicación web, es necesario pulsar “Nuevo” cada vez que vamos a
ingresar datos.
Este formulario permite ingresar los datos personales de todos los empleados de la
institución no solo de docentes. Para esto, pulsamos en “Nuevo” y se mostrará el
formulario con los campos inicializados para ingresar los datos. Si pulsamos “Ver
Detalles”, nos mostrará el mismo formulario para editar los datos de la fila seleccionada.
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Para Ingresar un nuevo docente o actualizar sus datos utilizamos este formulario
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Esta opción permite organizar distribuyendo a los docentes de acuerdo a las secciones
niveles y grupos organizados previamente como se explicó en los formularios anteriores
(ver creación de secciones y niveles).Hacemos la consulta seleccionando la sección, el
periodo y nivel. Si el resultado de la consulta es vacío como muestra la figura anterior,
pulsamos el botón “Nuevo”, y se muestra el formulario donde ingresando el número de
cédula al pulsar “Buscar” nos mostrará los datos del docente listo para asignarlo al grupo,
nivel y sección correspondiente, según disponga la dirección de la institución.
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asignado pulsando “Ver detalles”, y las materias del pensum respectivo para asignar a
cada docente si pulsamos “Asignaturas”.
HORARIOS
Para asignar las diferentes asignaturas de pensum, lo puede hacer utilizando la sección
horarios que nos permite a mas de registrar las asignaturas también nos permite definir el
horario de este docente, asignando la asignatura, el aula, el día, y la hora.
Aquí nos permite asignar y conocer el horario de este docente de acuerdo al distributivo
que haya sido asignado anteriormente.
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HORARIO GENERAL
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REPORTES
Luego para ver la nomina de los alumnos que pertenecen a este docente pulsamos en el
link “Ver Nomina de Alumnos” y nos mostrará los datos como muestra la siguiente figura.
Esta lista la podemos imprimirlos directamente o podemos exportarla a una hoja de
cálculo ”Excel” pulsando el botón “Exportar Datos”, para editarla a gusto del usuario antes
de imprimirla.
REGISTRO DE ASIGNATURAS
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Para ingresar una nueva asignatura o para actualizar tenemos el siguiente formulario:
REGISTRO DE SECCIONES
Las secciones dentro de una institución educativa van de acuerdo a su rol, es decir
pueden ser por ejemplo prebasica, básica y bachillerato y pueden también incluir como
secciones a las jornada diurna o nocturna y muchas otras modalidades.
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Si pulsamos “Nuevo” nos muestra el formulario para ingresar una nueva “Sección”, caso
contrario si pulsamos “Ver detalles” nos mostrará el mismo formulario para editar los
datos de la fila seleccionada el cual también podemos crear una nueva “Sección” si fuere
necesario.
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REGISTRO DE PERIODOS
Al inicio de cada año lectivo el usuario debe crear un nuevo periodo desactivando el
periodo actual, de esta forma quedará cerrado el periodo vigente y así se podrá matricular
a los alumnos en el nuevo periodo. Si pulsamos “Nuevo” ó “Ver Detalles”, nos muestra la
pantalla para crear un nuevo periodo o desactivarlo (cerrarlo) cuando finalicen el año
escolar o cuando termine el año lectivo.
REGISTRO DE GRUPOS
Una vez creado las aulas y paralelos ya se pueden crear los grupos que ocuparan esas
aulas. Para la creación de los grupos pulsamos en “Nuevo” y se mostrará el formulario
con los campos inicializados para crearlos. Si pulsamos “Ver Detalles”, nos mostrará el
mismo formulario para editar los datos de la fila seleccionada el cual también podemos
crear un nuevo grupo.
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Para la creación lógica de aulas pulsamos en “Nuevo” y se mostrará el formulario con los
campos inicializados para crearlas. Si pulsamos “Ver Detalles”, nos mostrará el mismo
formulario para editar los datos de la fila seleccionada el cual también podemos crear una
nueva aula.
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Para registrar una nueva o actualizar una nueva aula o espacio físico utilizamos el
siguiente formulario, para lo cual presionamos el botón nuevo ó en si presionamos el
icono de editar de cualquier fila.
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Una vez creado las Destrezas Generales podemos crear los comportamientos de cada eje
Destreza General. Para la creación de “Comportamientos”, pulsamos en “Nuevo” y se
mostrará el formulario con los campos inicializados para crearlos. Si pulsamos “Ver
Detalles”, nos mostrará el mismo formulario para editar los datos de la fila seleccionada
en el cual también podemos crear un nuevo comportamiento.
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Manual de Usuario – Sistema de Gestión Académica “Sadce”
Sadce permite definir los valores de las notas para las calificaciones de los alumnos para
asignaturas, la cualificación de las calificaciones de los alumnos se procesaran en
función de los valores que configuremos en este formulario permitiendo al usuario que
administre el sistema, habilitar y deshabilitar los diferentes aportes según las
necesidades de la institución.
REGISTRO DE USUARIOS
Los Usuarios en Sadce comprende a todos aquellos que son parte del sistema, es decir
deben estar anexados, son ellos los que pueden administrar el sistema de acuerdo a los
permisos respectivos para cada uno.
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Para generar una clave se puede hacer de dos formas, presionando el botón de check de
Generar Clave Aleatoriamente o escribir la clave.
CAMBIO DE CLAVE
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Una vez el usuario se encuentra dentro del sistema es decir iniciada la sesión se
recomienda modificar su clave las veces que sea necesario, esto se hace a mas de que
su clave se guarda de forma encriptada en la base de datos, también por cuestiones de
seguridad, manteniendo así la confidencialidad de la información.
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sistema por una menos compleja. Si los datos son correctos aparecerá un mensaje de
confirmación, pulsar “Aceptar”.
CUENTAS
El administrador del sistema creará las cuentas a las que asignará los privilegios y
restricciones a todos los formularios, es decir, aquí se da los permisos para que el usuario
con ese tipo de cuenta pueda o no: ingresar, eliminar, modificar o visualizar datos en los
formularios asignados.
Para crear una cuenta nueva pulsamos en “Nuevo” ó “Ver Detalles” y nos
mostrará el siguiente formulario en la que podemos administrar dicha cuenta.
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Para la creación de un pensum para el presente año lectivo de cualquier sección y nivel
pulsamos en “Nuevo Pensum” y se mostrará el formulario con el listado de las materias
del cual escogeremos las materias que recibirán los alumnos para la sección y nivel
seleccionado.
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REGISTRO DE CALIFICACIONES
Paso 1.- Una vez que el docente ha ingresado al sistema desde el panel de control
ingresa al modulo “Calificaciones” y se presenta el formulario, donde escogiendo la
sección, periodo y nivel al que da clase, puede escoger tipo de notas que ingresará, es
decir, “Evaluaciones”, “Calificaciones”, ó “Conducta”, según los siguientes términos de
ingreso.
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• A= Muy Satisfactorio.
• B= Satisfactorio.
• C=Poco Satisfactorio.
• D=Mejorable.
• E=Insatisfactorio.
Cuando los datos hayan sido ingresados pulsar el botón “Guardar evaluaciones”. Y
continuar calificando el siguiente comportamiento siguiendo los mismos pasos. Si el
docente al pasar de los días descubre que está mal ingresado uno de estos datos, puede
seguir los mismos pasos para corregir ese error quedando así corregida y actualizada la
nota.
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Paso 3.- Pulsar el enlace “Conductas”, y nos mostrará un listado con los alumnos.
El usuario debe pulsar el número que indica el código del alumno(por ejemplo “45”) para
que muestre el formulario con los campos inicializados listos para que el docente ingrese
las calificaciones correspondiente a cada periodo.
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Pulsar en “Registrar conducta” y los datos se guardaran en la base de datos. Para corregir
errores de digitación, repartir el procedimiento y cambiar los campos erróneos
Panel de Control
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Nota Importante: Para cualquier duda o sugerencia acerca del funcionamiento del
Sistema de Gestión Académica “SADCE” que se encuentra en
www.sistemasadce.xtrweb.com, puede escribirnos a la siguiente dirección electrónica
oliedu7@gmail.com.
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