Bases Documentales 1ero. EMT Prof. Téc.

Marly Cavia

1.2 Importancia de la documentación en el funcionamiento de la Organización

Los principales objetivos de la empresa u organización son : economía, de personal,
materiales, maquinaria y espacio- previsión e información.
El trabajo de oficina debe ofrecer a la dirección las bases suficientes para el gobierno
de la empresa, y esas bases son los canales de comunicación que se extiendan a lo
largo y ancho de la misma, permitiendo al nivel directivo:

El establecimiento del curso general de acción,

La implantación de los procedimientos necesarios,

El desempeño de la dirección y el control,

La valoración de los resultados.
Es vital toda la documentación de la empresa, que ella es el soporte de la información,
materia prima fundamental para una acertada toma de decisiones.

1.3 Concepto
Concepto y funciones de los documentos
Concepto de Documentos comerciales: De acuerdo con los usos y costumbres
generalizados en el comercio y con las disposiciones legales que existen al respecto,
dicha actividad o relación genera comprobantes que se extienden por escrito y en los
que se deja constancia de la misma.
Funciones:
1- Proporcionar los datos de las operaciones para proceder a su registración.
2- Permite establecer la relación jurídica entre las partes intervinientes, marcando
los derechos y las obligaciones de cada una de ellas.
3- Constituyen un medio de prueba de las operaciones, tienen validez las
registraciones en los libros en función de la existencia y veracidad de los
mismos.
4- Constituyen un elemento fundamental para el control posterior y respaldo de
las registraciones en los procedimientos, que aplica el Estado para sus
funciones de recepción, fiscalización de impuestos.

1.4 Seguimiento de los actos administrativos

administrativos y de los hechos económicos

Los documentos comerciales contienen información tanto de hechos económicos,

como de actos administrativos.

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Hechos Económicos: Son aquellos que modifican el patrimonio de la empresa, son

considerados por la Contabilidad y dan lugar a registraciones contables. Ejemplo:
Compra –venta, el pago de sueldos, un préstamo bancario cuando se entrega el dinero
a la empresa.

Actos Administrativos: No influyen en el patrimonio ni en el capital. No dan lugar a

registraciones contables y no tienen repercusión directa en el patrimonio de la
empresa, en su cantidad (pérdidas o ganancias) o cualidad. Ejemplo: Tomar un
empleado nuevo, cuando se “solicita” un préstamo a un Banco, es un acto administrativo.

Clasificación de hechos económicos:

PERMUTATIVOS: Cambia la composición del patrimonio sin afectarse el capital,

solamente cambian un elemento patrimonial por otro. Son ejemplos la compra de
mercaderías, pagar a un acreedor, cobrar a un deudor, hacer un depósito en un banco.

MODIFICATIVOS: Se afecta un solo componentes del patrimonio sin contrapartida,

cambia el capital. Son aquellos que aumentan o disminuyen el Capital, o en otras
palabras son las pérdidas o las ganancias. Son ejemplos el cobrar un interés, pagar un
interés, pagar una comisión, cobrar una comisión, pagar un sueldo, pagar un flete.

MIXTOS: Cambia la composición del patrimonio y se afecta también el capital, es decir,

son permutativos y modificativos a la vez. Son aquellos que cambian un elemento
patrimonial por otro y a la vez producen un cambio en el Capital. Un ejemplo típico es la
venta de mercaderías en la cual se incluye una ganancia.

HECHO ECONÓMICO DOCUMENTO COMERCIAL

Compra o venta contado Boleta de contado

Compra o venta crédito simple Factura de crédito

Pago o cobro Recibo

Devolución compra/ venta contado Boleta devolución contado

Recargo crédito simple Nota de débito

Disminución crédito simple Nota de crédito

Créditos documentados Conforme, vale o pagaré
Depósito bancario Boleta de depósito
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1.5 Emisión, recepción,

recepción, manejo, control y archivo

Emisión: Los comprobantes son formularios pre-impresos, diseñados de tal forma que
puedan reseñar todos los datos de cada tipo de operación en particular.

Recepción: La actividad comercial como tal da origen a una relación entre dos partes,
que reciben y se obligan a dar algo respectivamente.

Manejo: Todo empresario esta obligado por la ley a llevar la contabilidad de su negocio
y a registrar en ella todas sus operaciones, y la única manera de comprobar cómo
administra su capital y el de sus acreedores, y las obligaciones que se generan con el
estado, son fuente de recursos fiscales.

Control: Los comprobantes hacen posible el control sobre la función de la Teneduría

de Libros. cuya función es historiar la actividad de la empresa basada en la
documentación comercial.

Archivo: Debe hacerse en forma ordenada, conservándolos en buenas condiciones y

facilitando el acceso a cada uno de ellos en la forma mas rápida posible.

Ejemplo:

La sección ventas de la empresa A vende a la empresa B, mercadería por un valor de

X $, entonces emite un documento en tres vías:
1- Original Cliente
2- Copia Contabilidad,
3- Copia Archivo.
La Vía 1 es para la empresa B, quién realiza la compra. (Cliente)
La vía 2 es para la sección contabilidad para su registración y control de la operación
comercial, fecha, tipo de venta, firma del comprador en caso de ser crédito. (Proveedor)
La vía 3 es para la sección archivo como respaldo de la operación comercial. Por
último es la DGI la que va a controlar las vías archivo y las va a comparar con la
registración de la contabilidad. (Proveedor)