Actividad de la unidad:

Bienvenidas a nuestra séptima semana de trabajo, en esta ocasión

debatiremos sobre los Sistemas y Procesos de Control, para esto se sugiere
realizar las siguientes actividades.
Lea en fuentes bibliográficas y/o electrónicas sobre los siguientes temas:
7.1- Naturaleza e importancia de los sistemas control.
El control puede definirse como la evaluación de la acción, para detectar
posibles desvíos respecto de lo planeado, desvíos que serán corregidos
mediante la utilización de un sistema determinado cuando excedan los límites
admitidos. También puede definirse como la regulación de actividades de
acuerdo con los requisitos de los planes. El objetivo fundamental es asegurar el
cumplimiento de los objetivos básicos de la organización. Lo que requiere tener
conocimiento de las acciones que se ejecutan, la correlación existente entre
estas acciones respecto al objetivo y la eliminación de los obstáculos que
puedan trabar el logro de las metas establecidas. Esta evaluación de la acción,
o regulación de actividades, el control, en definitiva, adquiere diversos
significados si se lo aplica a las Organizaciones, a la Administración, a la
Cibernética, o a la Teoría de Sistemas.
7.2- Los tipos de control organizacional.
Casi todas las empresas implementan y usan el ciclo administrativo para llevar
a cabo sus procesos de la manera más eficiente y efectiva posible. La palabra
control, en el ámbito empresarial, tiene una connotación muy diferente a lo
conocido en la sociedad, ya que el hecho de controlar en las organizaciones no
tiene más que el objetivo de cumplir con metas, en el siguiente artículo se
hablará de los diferentes tipos de control.
Para conocer cómo la administración se desenvuelve en distintos tipos de
control, nos adentraremos en estos, en algunas técnicas y auditorias.
Estos son los tipos de control.
Controles enfocados en el proceso. Se caracterizan por su grado de
intervención antes, durante y después del proceso productivo.
Controles de fomento al avance o anteriores a la acción. Ejemplos de este tipo
de control son los presupuestos, la calendarización de actividades y los
programas de trabajo.
Controles directivos o concurrentes. Ejemplo de este tipo de control es la
supervisión directa.
Controles de selección o aprobación. Se establece para actividades o
situaciones que representen un punto clave en el desarrollo del proceso
productivo.
Controles de retroalimentación o posteriores a la acción. Ejemplos de estos
controles son el control final de terminación de proyecto y la evaluación de
desempeño para el personal.
Estos cuatro tipos de control están interrelacionados y se aplican en diferentes
fases del proceso productivo de manera complementaria.
Controles por su magnitud o extensión. Se caracterizan por su alcance
organizacional; pueden estar destinados a controlar a los miembros, áreas o a
la organización en total.
Miembros de la organización. Los administradores contemplan técnicas e
instrumentos que permitan controlar el comportamiento de los miembros de la
organización, y tienen que estar enfocados a sus objetivos individuales de
trabajo.
Subsistemas o áreas funcionales. Cada área funcional deberá establecer sus
propios controles y a la vez cumplir con los que la dirección general les diseñe.
Ejemplos son los controles financieros, de producción y de ventas
Sistema total. Son diseñados por y evaluados por la alta dirección y los
ejemplos más claros son hacia la rentabilidad y las utilidades de operación.
Controles por el grado de intervención humana. Se caracteriza por el medio
preponderante a través del cual es llevado a cabo el control.
Control no cibernético que involucra intervención humana. Es realizado por
individuos o grupos que tienen a cargo la supervisión del trabajo de otros.
Control cibernético. Se auxilia de computadoras para llevar a cabo sus
mediciones.
Controles por su horizonte temporal. Destacan la periodicidad con la que son
aplicados en atención a su carácter operativo o estratégico a corto o largo
plazo.
Control operativo (horizonte a corto plazo). Se lleva a cabo en las operaciones
que forman el trabajo cotidiano del a empresa y es aplicada de manera diaria,
semanal y/o mensual por los gerentes, jefes o supervisores de las diversas
áreas funcionales.
Control estratégico (horizonte a corto plazo). Es llevado a cabo por los
directivos de la empresa toda vez que implica el seguimiento de sus planes
estratégicos y su aplicación puede ser trimestral, semestral o anual.
7.3- Etapas del proceso de control.
Este proceso es importante dentro de una empresa, porque libera tiempo y
recursos que pueden destinarse a otras tareas. Una empresa bien coordinada,
con objetivos claros y tareas bien distribuidas, es una empresa mucho más
eficiente. Dado que con este sistema pretendemos analizar la situación de la
empresa, marcar objetivos a largo plazo, y aprovecharnos de los datos para
mejorar, debemos comenzar trazando un plan y evolucionar a partir del mismo:
FASE UNO: DETERMINACIÓN Y PLANIFICACIÓN
La primera fase consiste en marcar los objetivos que queremos alcanzar a
corto, medio y largo plazo. También en esta etapa debemos fijar las reglas que
aplicaremos y cuál será nuestra estrategia para cumplir esos objetivos, así
como determinar las herramientas. En definitiva, conviene elaborar un plan
estratégico al que debemos ceñirnos. Conviene seleccionar la figura de un
controller, o responsable del proceso de control. También se pueden fijar
variables de control, que nos vendrán bien en la fase de medición.
FASE DOS: ORGANIZACIÓN DE LOS RECURSOS
Es una de las fases del proceso de control de gestión más importantes, ya que
una vez marcados nuestros objetivos y determinado nuestro plan estratégico,
debemos determinar qué recursos económicos destinaremos a su ejecución.
También es el momento de seleccionar equipos de trabajo y a quién se les
asignarán las distintas tareas. Además, debemos prever qué otros recursos
necesitaremos, como programas informáticos, o de detección de riesgos.
Quizás necesitemos un software de gestión administrativa, por ejemplo, o
refuerzo en algún área concreta. Conviene tener una visión global y real del
estado financiero de la empresa, analizando ingresos, gastos y costes. Toda
esta información, así como el plan estratégico, puede ser recogida en un único
documento. Se puede preparar un presupuesto detallado para ajustarnos
mejor.
FASE TRES: IMPLEMENTACIÓN
Dado el plan estratégico, y una vez determinados los recursos que se van a
destinar a cada una de las fases del proceso de control de gestión, llega la hora
de implementar nuestro sistema de gestión. Debe ser el controller, o líder del
proyecto, el que controle que las tareas asignadas se llevan a cabo de forma
eficaz, por lo que debe tener todas las aptitudes necesarias: Inteligencia
emocional, debe saber motivar al equipo, tomar decisiones, etc. Se puede
retribuir en función de si el trabajador alcanza o no las metas establecidas y
recurrir a técnicas como el benchmarking. Aplicaremos un sistema de control
interno.
FASE CUATRO: MEDICIÓN Y CONTROL
Una vez que la maquinaria está en marcha, debemos medir los resultados que
hemos obtenido y compararlos con los resultados u objetivos que nos
habíamos marcado al inicio, así como con las variables de control que
marcamos durante las primeras fases del proceso de control de gestión. A
partir de ahí, debemos analizar las posibles desviaciones y sus causas.
También podemos medir ingresos y costes reales. Es en esta etapa cuando, al
fin, observamos en qué punto está la empresa y si hemos cumplido, o no, los
objetivos marcados.
FASE CINCO: CORRECCIONES Y AJUSTES
Si hemos observado desviaciones desfavorables o no hemos alcanzado los
objetivos establecidos, es el momento de aplicar medidas correctoras. También
conviene revisar los objetivos, para ver si se siguen ajustando a nuestra visión
de futuro o si, por el contrario, debemos establecer unos nuevos. Si las
desviaciones son demasiado pronunciadas, quizás convenga empezar de cero
con las fases del proceso de control de gestión y reestablecer nuestro plan
estratégico. En cualquier caso, cualquier medida o ajuste, nos servirá para
futuro proyectos que debamos ejecutar. Conviene anotar los resultados en el
mismo documento.
7.4- Relación entre los sistemas de control y la privacidad en la empresa.
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades
planificadas. Permite mantener a la organización o sistema en buen camino
Establecimiento de Estándares: Un estándar puede ser definido como una
unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se
efectúa el control.
Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los
resultados, representan la expresión de las metas de planeación de la empresa
o departamento en términos tales que el logro real de los deberes asignados
pueda medirse contra ellos.
Los estándares pueden ser físicos y representar cantidades de productos,
unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o
pueden estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o
inversiones; u otros términos de medición.
Medición de resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen medios
disponibles para determinar exactamente qué están haciendo los
subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil.
Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de control por
lo que se dificulta la medición
7.5- Ventajas de las técnicas de control.
Entre las ventajas de implementar un sistema de control administrativo están
las siguientes:
-Impulsa las ventas de tu negocio. Al tener un control de la existencia de tus
productos y tus inventarios, tienes la posibilidad de atender pedidos
oportunamente: sabes exactamente lo que tienes y cumples con los pedidos o
demanda de tus clientes. Asimismo, esta información se puede integrar a otros
sistemas, como un CRM, para crear un seguimiento más óptimo de prospectos
y fortalecer la comunicación con clientes.
Ayuda a gestionar el ciclo comercial al facilitar la elaboración de cotizaciones,
notas de venta, pedidos y facturas e impulsa el proceso de las cuentas por
cobrar generando automáticamente una mayor eficiencia en las Ventas.
-Facilita la emisión y recepción de CFDI. De esta forma cumples con la
obligación de facturas electrónicas con las nuevas disposiciones oficiales. El
software facilita el flujo de tu negocio en cuanto ventas, pago de facturas e
ingresos y también puedes emitir notas de cargo, recibos de honorarios y
cartas porte.
Tienes certidumbre en la emisión de facturas electrónicas, porque podrás
generarlas en la versión 3.3 y de este modo asegurar que atiendes los
requisitos del Servicio de Administración Tributaria (SAT): tus facturas son
válidas para soportar tus actividades comerciales y, una vez que las lleves a la
Contabilidad, asegurar su deducibilidad.
También cuentas con la opción de solicitar, rechazar o aprobar solicitudes de
cancelación de CFDI; una de las más recientes disposiciones del SAT. Además
de emitir y recibir el Recibo Electrónico de Pagos (REP) y puedes visualizar las
facturas antes de emitirlas para corregir posibles errores u omisiones.
- Conoces mejor a tus clientes y proveedores, puedes registrar, para su control,
toda la actividad comercial que tienes con ellos, pues mediante un catálogo
puedes capturar sus datos y agilizar su facturación, así como conocer la
información clave como actividades que se tienen.
Tienes un mejor control de las cuentas por cobrar y estados de cuenta para
conocer y determinar patrones de pago; puedes clasificar a tus clientes por
ciudad, ejecutivo de cuenta, nivel de ventas y cotizaciones. De este modo,
generas reportes que ayuden al análisis de las acciones con clientes y
proveedores, analizar su comportamiento y generar ofertas a su medida.

7.6- El establecimiento de estándares.

Estándar o norma es el valor que esperamos obtener de la medición en
condiciones normales y podría definirse como la cantidad esperada de
resultados (finales o intermedios) de una determinada calidad en un cierto
período de tiempo.
El valor esperado, estándar o norma puede fijarse a través de distintas
metodologías. En el ejemplo que analizamos – porcentaje de docentes
investigadores en la UNMSM -, la norma podría haberse fijado con alguna de
estas opciones:
Estándar fijado por objetivos estratégicos o metas institucionales definidos por
la autoridad competente: si el plan estratégico de la unidad académica plantea
un determinado porcentaje como objetivo o si el Decano de la Facultad lo fijara
como meta de su gestión.
Normas establecidas por una ley, reglamento o contrato: si para lograr la
acreditación de la carrera se exigiera un determinado porcentaje de docentes
investigadores, este sería el valor esperado del indicador.
 Normas desarrolladas en base a estadísticas o en función del rendimiento de
un grupo testigo: si se deseara alcanzar al menos el porcentaje que en
promedio alcanzan las otras unidades académicas, mejorar un tanto por ciento
la medición del último período, o se toma como referencia el desempeño de los
mejores.
Normas basadas en comparaciones históricas: cuando ya se cuenta con
información de varios períodos, como en el caso del ejemplo, se pueden fijar
los objetivos en función de estas tendencias