Alex Dumar Gutiérrez

Administración Documental en el Entorno Laboral

Ensayo “Importancia de los Archivos”. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la
presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un ensayo utilizando
terminología archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen,
evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Inicialmente para poder dar un testimonio de la Importancia de los Archivos y entender esta
misma, debemos trascender al origen de la Historia de la Humanidad, ya que el origen de los
archivos se remonta al mismo tiempo en que se dio el origen de la escritura, por ello se relaciona
al hombre con el surgimiento de la comunicación y de las instituciones; por tanto, se inicia el
manejo de la información por ende se dice que su origen va de la mano con la historia de la
humanidad.

Desde el origen de la historia fue tanta la información, que se debió crear una agrupación de
escritos debidamente clasificados que fueron objeto del primer proceso de organización y control
documental.

Existen tres civilizaciones principales que aportaron al surgimiento documental y a sentar las bases
para las agrupaciones documentales, estas son:

 Los Egipcios: fueron los principales en reflejar inscripciones que iban dirigidas al clérigo.
 Roma y Grecia: tenían por costumbre dejar sus testamentos y otros documentos
reflejados en superficies de madera y mármol.
 Arcadios, sumerios y babilonios: dejaban tallados de sus escritos en superficies como
pieles, madera mármol, con instrumentos metálicos y en tablillas de arcilla.

Por lo tanto, se dice que a partir de estas tres culturas se dio el inicio a la evolución del archivo;
con el paso del tiempo en el siglo XII y XIII se conocieron los primeros documentos con carácter
financiero.

El primer documento bien estructurado y cumpliendo con estándares que rigen en la actualidad se
da hacia el siglo XIV, como lo es el archivo de la corona Real que nos presentó documentos como
planos, mapas, y otros documentos.

Uno de los primeros pioneros en el ámbito del archivo fue Carlos I, quien inició una investigación
más detallada de los archivos, en lo que respecta a su importancia y la diferencia entre su aspecto
general y aquel que tiene que ver con la administración. Pero hasta el siglo XIX cuando se da la
Revolución Francesa es cuando se le da su carácter de importancia a los archivos y la importancia
de resguardar todos estos documentos en un archivo nacional así como la necesidad de un
archivista.

Entonces después de este repaso de la historia del archivo podemos sugerir que los países
actualmente más desarrollados son aquellos que se apoyan en los archivos existentes.
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Administración Documental en el Entorno Laboral
Además, es aceptable mencionar que ya no solo se poseen documentos textuales, sino que ya
existen otra clase de soportes documentales; y por tanto, es así como se empieza a incluir a la
tecnología tanto como un soporte como un medio de regulación del manejo archivístico.

Debido a la evolución de las entidades y de sus archivos, se puede sugerir que los archivos son
importantes para estas debido a que los documentos que conforman el archivo son
imprescindibles para la toma de decisiones, ya que estas últimas se toman en base a la
información contenida en estos soportes y que sirven para dar testimonio para los tramites de la
entidad.

A partir de la definición de la importancia de los archivos, podemos destacar que existen clases de
archivos y estos dependen de algunas variables como son:

 Según la Organización
o Archivo centralizado
o Archivo descentralizado
 Con control descentralizado
 Con control centralizado
 Según su uso
o Archivo activo
o Archivo semiactivo
o Archivo inactivo
 Según su naturaleza
o Archivo publico
o Archivo privado de interés publico
o Archivo privado
 Según su ciclo vital
o Archivo de gestión
o Archivo central
o Archivo histórico

A partir de esta clasificación de los archivos, podemos definir cuáles son las ventajas que el archivo
presta a cada organización de acuerdo a su implementación, por lo tanto las ventajas que nos
proporcionan los archivos son:

 Económicos: ahorran costos en tiempo y personal en cuanto a las búsquedas de

documentación.
 Simples: se identifica el contenido de la información de manera sencilla.
 Funcionales: permiten el archivo y consulta de los documentos de forma eficiente.
 Exactos: la clasificación es precisa al momento de archivar para evitar equivocaciones.
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 Técnicos: se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable para no

delegar equivocadamente al personal técnico.

De acuerdo a la evolución que presenta el archivo, el archivista también se ve afectado de acuerdo

a las nuevas tecnologías de la información y la comunicación que se están presentando. Por lo
tanto, surgen nuevos valores agregados para el profesional, exigiéndole una preparación continua
en procesos y procedimientos informáticos, estas características se resumen en los siguientes
aspectos:

 Orden
 Responsabilidad
 Prontitud
 Cordialidad
 Sigilo profesional
 Concentración.

Volviendo a lo que corresponde acerca de los archivos; es necesario destacar que de acuerdo al
crecimiento que han tenido los archivos en las entidades de cada país, ha sido necesario que se
cree un ente regidor de los archivos por cada región y a su vez un ente que rija a cada archivo a
nivel departamental y a nivel nacional, estos entes regidores son:

 Archivo General de la Nación:

o Archivo Gral. del departamento
o Archivo Gral. del municipio
o Archivo Gral. del distrito

 Territorialidad:
 Orden nacional
 Orden departamental
 Orden distrital
 Orden metropolitano
 Orden municipal
 Orden local

 Organización del Estado:

o Rama ejecutiva
o Rama legislativa
o Rama judicial
o Organismos de orden de control
o Organismos autónomos
 Alex Dumar Gutiérrez
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De acuerdo a la información que se ha plasmado en este escrito, podemos ver como ah sido la
evolución del archivo desde sus comienzos en donde cierto tipo de información era plasmado en
madera y/o en mármol, y hoy día ya contamos con diversos soportes para acceder a esta
información y poder así tomar decisiones al interior de una entidad.

Además, hemos podido ver como no solo el archivo, sino también el archivista, el administrador
del archivo ah debido evolucionar en cuanto a sus valores y conocimientos para poder administrar
estos documentos y no quedar en el pasado. De igual manera, como de acuerdo al crecimiento de
los archivos en las entidades, es necesario tener varios entes regidores y controladores de los
archivos y sus archivistas a nivel local, distrital y nacional, para que con ello se realicen adecuados
procesos de organización y control de estos documentos.

Por tanto, la importancia de los archivos ha ido en aumento, ya que son de vital importancia por la
vida histórica que manejan en su interior y por la información que manejan para la toma de
decisiones.