ESCUELA ARMAS COMBINADAS DEL

EJÉRCITO
CURSO CAPAVAN
 TAREA 6

IDENTIFICAR Y
APLICAR LOS
PROCEDIMIENTOS
PARA LA
ELABORACION Y
ACTUALIZACION DEL
ARCHIVO
OPERACIONAL.
 |
LEY 594 DEL 2000
Artículo 15.
Responsabilidad
especial y
obligaciones de los
servidores públicos.
Artículo 16.
Obligaciones de los
funcionarios a cuyo
cargo estén los
archivos de las
entidades públicas.
ESCUELA DE ARMAS COMBINADAS DEL EJERCITO
•Al Desvincularse de las funciones titulares,
entregarán los documentos y archivos a su
cargo debidamente inventariados,
conforme a las normas y procedimientos
que establezca el Archivo General de la
Nación, sin que ello implique exoneración
de la responsabilidad a que haya lugar en
caso de irregularidades.
• Los secretarios generales o los funcionarios
administrativos de igual o superior jerarquía,
pertenecientes a las entidades públicas, a
cuyo cargo estén los archivos públicos,
tendrán la obligación de velar por la
integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad
de la información de los documentos de
archivo y serán responsables de su
organización y conservación, así como de la
prestación de los servicios archivísticos.
RESERVADO
 |

Artículo 17.
Responsabilidad Artículo 18.
General de los Capacitación para los
funcionarios de funcionarios de Archivo
. archivo
.
Los funcionarios de archivo
trabajarán sujetos a los más
rigurosos principios de ética Las entidades tiene la obligación

. profesional, a lo dispuesto en la
Constitución Política de Colombia,
especialmente en lo previsto en
. de capacitar y actualizar a los
funcionarios de archivo en
programas y áreas relacionadas
su artículo 15, a las leyes y con su labor.
disposiciones que regulen su
labor.

ESCUELA DE ARMAS COMBINADAS DEL EJERCITO RESERVADO Pg. 4

 Directiva 01016 de 2016

5. Anexo 6. Anexo
Jurídico Derechos

. .
Operacional. Humanos.
4. Anexo
Acción

.
Integral. 7. Anexo de

.
Logística.

3. Anexo de
personal. . . 8. Anexo de
Comunicaciones .

. .
2. Anexo de
Inteligencia, Orden LOS
de batalla, Ultimas DOCUMENTOS 9. orden
informaciones o Fragmentarias.
actividades de CON LOS QUE
enemigo. DEBE CONTAR
EL EXPEDIENTE
OPERACIONAL

1.Orden de
operaciones.
. . 10. Copia y/o reporte
de prensa que haga
alusión a la operación
y los resultados
obtenidos.

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Directiva 01016 de 2016

12. Documentación de eventos especiales durante

A) la operación:
Evacuación de enfermos, heridos o muertos; debe estar anexo:
Solicitud de apoyo.
Informe de los hechos (especificando modo, tiempo y
lugarcomo ocurrieron, comandante de escuadra y pelotón).
Radiograma informe inicio operación.
Radiograma informe termino de operación ( relacionando los
hechos).
Croquis del lugar de los hechos y la ruta que

.
llevaban.

11. Copia del de los libros del

. .
comandante, del oficial de 13. Documento soporte que dieron
operaciones, el diario de operaciones, origen a la operación ( consejo de
de comunicaciones y del criptógrafo; seguridad, informes de riesgo,
donde esta registrado los eventos alertas tempranas, otros).
especiales como combates, los
resultados operacionales obtenidos, LOS
apoyos aéreos recibidos DOCUMENTOS
CON LOS QUE
DEBE CONTAR
EL EXPEDIENTE
OPERACIONAL

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Documentos que deben tener el expediente de archivo
operacional cuando se presenta muerte en desarrollo de
operaciones militares.
La documentación señalada en el literal A del presente anexo
2. Formato de Primer
respondiente cadena y
custodia.
6. Acta u oficio por la cual se
puso a disposición de la
autoridad judicial el material
de guerra, intendencia y
comunicaciones hallado, si
fuera procedente y registro
fotográfico.
10. Apoyos brindados a la
policía judicial y número de
radicaciones investigación
penal.
3. INSITOP (Informe Situación
de tropas).
7. Radiograma informando
inicio y termino de la
operación.
11. Indicación de la autoridad
disciplinaria y número de
radicación en caso de existir
investigación.
4. Radiograma o acta de
consumo de material gastado
de ser procedente.
8. Radiograma por medio del
cual se reportan los resultados
operacionales.
12. Autoridad de policía
judicial que atendió las
diligencias de actos urgentes.
1. Informe de patrullaje (
incluye el grafico o calco del
lugar exacto donde se genero
el resultado, indicando
coordenadas y la relación
detallada de material
encontrado.
5. informe de los hechos de al
juez penal militar ( narración
cronológica de desarrollo de las
operaciones y resultados
obtenidos, relacionado el
personal militar que participó,
material de guerra, intendencia,
operaciones y comunicaciones
que se encontró).
9. Indicación de la autoridad
judicial que adelanta la
investigación penal.
13. En los casos excepcionales
en los que medie autorización
del fiscal, para el traslado de
los cadáveres, se debe indicar
en cada carpeta el lugar donde
se efectuó el levantamiento y
la autoridad que lo realiza.
Pg. 7
 |

Documentos que deben contener el expediente de archivo operacional cuando se

presentan capturas :
Informe de patrullaje (
incluya el grafico o calco
Los documentos señalados en el del lugar exacto donde se Formato primer respondiente
literal A del presente anexo. genero el resultado, cadena y custodia.
indicando coordenadas y
1 la relación detallada de
material encontrado). 3
2

Radiograma o acta de
Radiograma por medio del consumo de material
cual se reporta el INSITOP ( Informe
gastado de ser Situación de Tropas).
resultado operacional. procedente.
6 5 4

Acta o oficio por la cual se puso a

disposición de la autoridad
judicial el material de guerra,
intendencia y comunicaciones
hallado, si fuera procedente y
registro fotográfico.
7
Oficio por el cual se coloca
a disposición el/los Radiograma de inicio y
capturados ante la termino de la operación.
autoridad judicial
competente. 8 9

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 Indicación de
autoridad 12.Acta o informe
disciplinaria y Autoridad de policía de apoyos brindados 13. Orden de
numero de judicial que atendió a la policía judicial Captura ( si es del
radicación en caso el procedimiento. para la evacuación caso).
de existir de los capturados.
investigación.

10 12 13
11

16.En caso de desvinculación de menor de edad, en la

carpeta operacional deben reposar además de los
documentos antes mencionados, el oficio por medio del
cual se hace entrega al Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar. “si en el sitio no hay presencia de las instituciones 15. Acta de buen 14. Acta de derecho
referidas, se debe tomar contacto telefónico con el ICBF o trato del capturado. del capturado.
las entidades referidas para poner en conocimiento la
recuperación del menor haciendo claridad que al termino
de la distancia se realiza la entrega física “ MENORES de
edad NO podrán ser entrevistados”
15 14
16

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Documentos adicionales que debe contener el expediente de archivo operacional por

presentaciones voluntarias

1 2 3
La documentación señalada en el
literal A del presente anexo
informes de patrullaje (que incluya
Formato primer respondiente y INSITOP (Informe Situación de
el grafico o calco del lugar exacto cadena y custodia. Tropas).
donde se genero el resultado,
indicado coordenadas y la relación
detallada de material encontrado).

4 5 Acta u oficio por medio

Radiograma o acta de consumo
de material gastado de ser
procedente.
del cual se puso a 6
disposición de la
autoridad judicial el
material de Radiograma por inicio y termino
guerra, intendencia y de la operación.
comunicaciones hallado,
si fuera procedente y
registro fotográfico.

7 8 9
Reporte del grupo de atención
Radiograma por medio del cual se humanitario al desmovilizado Acta de presentación
reporta el resultado operacional. (GAHD) dentro de las 24 horas voluntariamente.
siguientes a la presentación
voluntaria.

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10
Acta de Derechos del presentado
voluntariamente.
13
Oficio por el cual se informa de la
presentación voluntaria a la
Fiscalía General de la Nación .
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11
Acta de buen trato
14
Entrevista de la (s) persona (S)
que hacen la presentación
voluntaria, cuando son varios a cada
uno se le hace la entrevista, con
firma y post firma del entrevistador
y el visto bueno del oficial de
inteligencia.
RESERVADO
12
Ficha decadactilar legible y
tarjeta bucodeltal con firma y post
firma de la persona que hace la
presentación.
15
En casa de menor de edad, la
carpeta deberá Contener además la
siguiente documentación .
• oficio por el cual se hace entrega
al Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar (ICBF).
• por expresa prohibición legal NO es
posible realizar entrevistas a
menores de edad o realizar
cualquier otra utilización.
 1. Constancia de
autoridades civiles
del sector
regional,
departamental en
donde se señale
comportamiento
de las tropas.

5. Denuncia penal 2. Documentación

instaurada por la que soporta las
unidad militar y
efectuar seguimiento medidas
periódico sin perjuicio Documentos que preventivas
de la reserva deben contener adecuadas contra
sumarial. el expediente de los grupos armados
archivo organizados.
operacional
cuando se
generen acciones
contra grupos
armados
organizados

3. Acta de
reuniones de
4. Recortes de seguridad
prensa que hagan efectuadas por los
alusión a la acción Comandantes en la
terrorista. región y sus
alrededores.

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Documentos que deben
contener el expediente
de archivo operacional de
las acciones tendientes a
coadyuvar la búsqueda
de personas
desaparecidas, identidad
de secuestrados,
homicidios e
identificación de posibles
victimas.
ESCUELA DE ARMAS COMBINADAS DEL EJERCITO
Todo documento que
soporte las circunstancias
particulares del caso.
1
3 2
Con el fin de aportar a la verdad Documentos que deben reposar
del que son titulares las victimas y en la carpeta de victimas de la
la sociedad en general, es necesario institución por infracciones al
organizar la siguiente Derecho Internacional
documentación e información por Humanitario por parte de los
cada hecho de cada victima
grupos armados organizados.
directiva y sus familiares.
RESERVADO
 Constancia de calidad militar, hoja de
datos personales, informativo
administrativo por lesión o muerto y
demás documentos que soportan la
lesión afectación según el caso,
registro civil de defunción, junta
medica laboral, incapacidad medico
legal.
copia del informe de los hechos, de la orden
de operaciones, radiograma operacional,
dispositivo de ubicación de las tropas, libro
COB a folio donde se
registren las actividades de la fecha y
de cualquier documentación
que soporte las circunstancias de modo,
tiempo y lugar en que se presentaron los
hechos.

5 7

4 7
denuncia penal interpuesta ante Fiscalía
General de la Nación de la jurisdicción y
aquellos que a criterios del Comandante de
la unidad sean conducentes y faciliten
individualiza y judicialización de los
presuntos responsables. Constancia de
recepción y numero radicado .
Constancia del seguimiento periódico bimensual al
tramite de la denuncia por parte de la autoridad
la judicial correspondiente, sin perjuicio de la
reserva sumarial y con concordancia con lo dispuesto
en la Ley Nª 1448 de 10 de junio de 2011.
Constancia de envió de Copia de la denuncia penal
instaurada ante la Oficina del Alto Comisionado de
Naciones Unidad Delegado del CICR y Defensoría del
Pueblo.
.

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 Directiva 01016 de
2016
La
identificación
del formato
cambio.

La fila de los
Se imprime en soportes se
carta. elimino.
Cambios
El formato
fuid

Solo se
firmara la Se debe
imprimir por
ultima hoja
del fuid ambos lados.

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 FORMATO DE INVENTARIO

RE
RESERV
RVA
SECRETO
DO
DO
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 ROTULO CAJA
STIKER
REFERENCIA X 200
EJÉRCITO NACIONAL

Línea de mando:
Dependencia:
Serie:
Subserie:

Fechas extremas: _AA_ /_MM_/_DD_/ al AA_/ MM_/ DD_/

Cantidad de folios:
Carpeta No. de
No. al

EJÉRCITO NACIONAL

MDN-CGFM-COEJC-CEAYG-ARCH-(Código Serie/Sub.)
Dependencia: Archivo Central
1. ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.10 Derechos de Petición

Fechas extremas: 01_/_01_/_2013_/ al _31_/_12/_2014/

Cantidad de folios:
Carpeta No. de
No. al
RE
RESERV
RVA
SECRETO
DO
DO
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