SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS

(SISTEDA, SGC y MECI) MEDE01.05.02.18.P01.F21

VERSIÓN 04
REGRESAR MCS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA 27/11/2019
PLANEACIÒN INSTITUCIONAL
MAPA DE RIESGOS POR PROCESO

MACROPROCESO: CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CÓDIGO: MCS03

PROCESO: GESTIÓN DEL RIESGO DE DESASTRES CÓDIGO: MCS03.05

OBJETIVO: Establecer acciones perm anentes para Conocer y Reducir el Riesgo y Manejar el Desastre m ediante la ejecución de program as y proyectos orientados a las com unidades en riesgo y la protección de su territorio bajo los lineam ientos de la Ley 1523 de 2012, en el Municipio de Santiago de Cali. TIPO DE PROCESO: MISIONAL

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO CALIFICACIÓN DEL MEDIDAS DE MITIGACIÓN

VALORACIÓN DEL RIESGO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y REVISIÓN
RIESGO
RIESGO INHERENTE ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES RIESGO RESIDUAL ACCIONES ASOCIADAS A LA MITIGACIÓN DEL RIESGO MONITOREO MENSUAL SEGUIMIENTO TRIMESTRAL (ANALISIS) # veces en que se m aterializó el riesgo en el m es

Nom bre del Activo de Tipo de activo Nom bre del Activo de Tipo de Cuadrantes a dism inuir en la

Probabilida

Probabilida

Septiembre

Septiembre
Noviembre

Noviembre
Diciembre

Diciembre
Marco de Referencia Vulnerabilidad o debilidad Am enaza Fuente Causas Raizales N. Riesgo Consecuencia

Impacto

Impacto

Octubre

Octubre
Febrero

Febrero
Naturaleza Conjunta Los controles Los controles m atriz de evaluación del riesgo

TOTAL
Agosto

Agosto
inform ación - Prim ario secundario inform ación - segundario Riesgo

Enero

Enero
Marzo

Junio

Marzo

Junio
Mayo

Mayo
Julio

Julio
Zona del Naturaleza del Solidez conjunta de

Abril

Abril
Control del ayudan a reducir la ayudan a reducir la Zona del Riesgo Acciones Registro Fecha Responsable de la Acción I Trim II Trim III Trim VI Trim

d
Riesgo Control los controles
Control probabilidad Im pacto
Probabilidad Im pacto

Reporte de existencia en base de Se procede Se verifico Se verifico Se realiza Se realiza Se realiza Se realiza Se realiza Se realiza Se realiza Se realiza El mes de
Decreto 411.0.20.0480 de Agosto 29 de 2016 por "POR EL 1Realizar Mesas de trabajo , con el equipo responsables
datos firmado por sistemas o lista de a realizar el registro el registro seguimiento seguimiento seguimiento seguimiento seguimiento seguimiento seguimiento seguimiento diciembre
CUAL SE ESTABLECE EL PROCEDIMIENTO PARA LA del reconocimiento del pago de la compensacion Diana Carolina Hoyos
CONTROLAR chequeo y Actas y/o listas de Cada que aplique revisión con que que al Reporte al Reporte al Reporte al Reporte al Reporte al Reporte al Reporte al Reporte de 2019 no
IMPLEMENTACIÓN DE COMPENSACIONES EN EL PROCESO confrontando y revisando la certificación en la base de
chequeo y Actas de Mesa de Trabajo la Líder de correspond correspond de de de de de de de de se registran
DE REASENTAMIENTO DEL PLAN JARILLÓN DE CALI" datos del censo
y/o listas de chequeo Compensaci e al Reporte e al Reporte existencia existencia existencia existencia existencia existencia existencia existencia acciones de
ones las de de en base de en base de en base de en base de en base de en base de en base de en base de control para
2Aplicar Herramienta Tecnologica de Estudio de Costos unidades existencia existencia datos datos datos datos datos datos datos datos el riesgo 1,
para una microempresa para las unidades productivas no sociales en base de en base de firmado por firmado por firmado por firmado por firmado por firmado por firmado por firmado por puesto que
agropecuarias. ( los datos pueden ser recolectados en la pagadas datos datos los los los los los los los los el 15 de
visita domiciliaria o en cualquier espacio donde se pueda Acta de Reunión “Inspección Contable durante el 1 firmado por firmado por responsabl responsabl responsabl responsabl responsabl responsabl responsabl responsabl noviembre
Diana Carolina Hoyos
2 0 desarrollar esta actividad.) “ Cada que aplique enero de los los es del es del es del es del es del es del es del es del de 2019 se
Deficientes instrumentos teconologicos y Prevaricato Se puede presentar Validar la información entregada por el Contador Público Actas de reunión mesas de trabajo 2019 al 31 responsabl responsabl proceso de proceso de proceso de proceso de proceso de proceso de proceso de proceso de realizó
Sanciones que elaboró los estados financieros conjuntamente con el Lista de Chequeo. de enero de es del es del sistemas, y sistemas, y sistemas, y sistemas, y sistemas, y sistemas, y sistemas, y sistemas, y cierre
tecnicos de verificacion de la prevaricato al expedir una resolucion
MIPG - Si s tema de Aná l i s i s de Demandas Riesgos de 3 3 Correctivo beneficiario de la unidad social económica o mixta, a 2019, y se proceso de proceso de este se este se este se este se este se este se este se este se presupuest
información contable para efectuar la 1 ordenando el pago de una Zona Alta 100 No disminuye Directamente 0 2 3 1 Zona Baja 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ges ti ón de l a Ca l i da d Contexto Pérdida de la imagen institucional Corrupción través de una entrevista evidencia sistemas, y sistemas, y encuentra encuentra encuentra encuentra encuentra encuentra encuentra encuentra al, contable
asignación y pago de montos de compensacion a personas no
Detrimento economico de la institucion. que no se este se este se glosado en glosado en glosado en glosado en glosado en glosado en glosado en glosado en y financiero
compensaciones a los beneficiarios. beneficiarias.
registró encuentra encuentra el el el el el el el el de la
3 Lista de chequeo para verificacón en la carpeta del pago debido glosado en glosado en expediente expediente expediente expediente expediente expediente expediente expediente vigencia
beneficiario que continene los documentos exigidos para Acta de Reunión “Inspección Contable a los el el de todas las de todas las de todas las de todas las de todas las de todas las de todas las de todas las 2019, para
Diana Carolina Hoyos procesos expediente expediente unidades unidades unidades unidades unidades unidades unidades unidades la
3 0 el reconocimiento de la compensación y Aplicación del “ Cada que aplique
Instructivo de Asiganción y tramite de pago de Actas de reunión mesas de trabajo contractual de todas de todas las sociales. sociales. sociales. sociales. sociales. sociales. sociales. sociales. expedición
compensaciones a unidades sociales Lista de Chequeo. es del las unidades Este Este Este Este Este Este Este Este de los
recurso unidades sociales. documento documento documento documento documento documento documento documento registros
humano del sociales. Este soporte que soporte que soporte que soporte que soporte que soporte que soporte que soporte que presupuest
4 0 4 proyecto Este documento avala que avala que avala que avala que avala que avala que avala que avala que ales según
Plan Jarillòn, documento soporte que se se se se se se se se lo expuesto
el cual inicio soporte que avala que encuentra encuentra encuentra encuentra encuentra encuentra encuentra encuentra en la
5 0 5 las avala que se verificado verificado verificado verificado verificado verificado verificado verificado Circular No.
Se realizo Se realizo Se realizo Se realizó Se realizó De acuerdo
1 Realizar Seguimiento aleatorio al 1% de los Registros Monitoreo mensualMapa de Riesgo del seguimiento seguimiento seguimiento seguimiento seguimiento a Circular
1 Procedmiento Asistencia Ayuda Humanitaria del 1% aleatorio del aleatorio del del 1% aleatorio del No.
mensuales de emergencia y entrega de ayuda Proceso Gestión del Riesgo de
MMCS03.05.02 y Registro de emergencia y entrega de CONTROLAR Mensual Lucy Janeth Carabali Caicedo aleatorio de 1% de las 1% de las aleatorio de 1% de las 201941370
Humanitaria , sea presencial y/o por llamadas archivados Emergancias y Desastres y Reporte
ayuda Humanitaria MMCS03.05.02.18P02.F01V2 las entregas entregas las entregas 200011294
en Gestion Documental de acuerdo a la TRD de seguimiento trimestral
AYUDAS realizadas realizadas personas realizadas Departamen
Trafico de Influencias Para la entrega HUMANITA en en el mes que en to
de las Ayudas Humanitarias Utilizando Sanciones Acta de seguimiento Trimestral a la RIAS AGOSTO y Septiembre recibieron NOVIEMBRE Administrati
MIPG - Si s tema de Aná l i s i s de Discontinuidad en el seguimiento y verificando diligenciada y AYUDAS y vo de
indebidamente las influencias de un Demandas Riesgos de 5 5 Correctivo ejecucion de controles de los riesgos
control posterior a la entrega de ayudas 2 Zona Extrema 2 0 100 No disminuye Directamente 0 2 5 3 Zona Extrema 2 Trimestral Lucy Janeth Carabali Caicedo la base de s de diligenciada HUMANITA diligenciada Desarrollo e 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ges ti ón de l a Ca l i da d Contexto servidor público, para obtener Pérdida de la imagen institucional Corrupción de Gestion y Corrupcion del proceso
humanitarias datos de acuerdo al s de RIAS en el s en el Innovación
cualquier beneficio para el mismo Detrimento economico de la institucion. Gestion del Riesgo y Desastres.
funcionario o un tercero. excel de formato acuerdo al mes de formato Institucional
acuerdo a Registro de formato OCTUBRE, Registro de se debe
3 0 3
las emergencia Registro de y la emergencia hacer una
entregas y entrega emergencia verificación y entrega proyección
4 0 4 realizadas, de ayuda y entrega de la base de ayuda del mes de
revisando Humanitaria de ayuda de datos de Humanitaria Diciembre
5 0 5 los MMCS03.05 Humanitaria Excel en el MMCS03.05 para
siguientes .02.18P02.F MMCS03.05 Formato .02.18P02.F presentar el
Columna de Seguimiento en las fichas Se realiza Se realiza Se realiza Se realiza Se realiza Se realiza Se realiza Se realiza En la mesa Se verifica Se realizó Dando
de indicadores tacticos del Proceso seguimiento seguimiento seguimiento seguimiento seguimiento seguimiento seguimiento seguimiento de trabajo el el alcance al
1 Fichas de Indicadores: MMCS03.05.18.FT02 y al Riesgo de al Riesgo de al Riesgo de al Riesgo de al Riesgo de al Riesgo de al Riesgo de al Riesgo de se evalúan seguimiento seguimiento Orfeo del
PREVENIR 1 Realizar Monitoreo mensual y reporte de seguimiento de Gestion del Riesgo de Desastres y Trimestral Ronald Dario Mantilla
MMCS03.05.18.FT03 Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión las realizado en y se Departamen
trimestral a las fichas de indicadores de Gestion moitoreo Mapa de Riesgos del
Proceso identificado identificado identificado identificado identificado identificado identificado identificado evidencias OCTUBRE evidencio a to
en el en el en el en el en el en el en el en el del se través del Administrati
Acta de seguimiento Trimestral a la proceso proceso proceso proceso proceso proceso proceso proceso, resultado evidencio la acta N vo de
Omisión del seguimiento en la 2 Generar autoevaluacion trimestral y en su efecto plan ejecucion de controles de los riesgos
MIPG - Si s tema de Aná l i s i s de 2 0 Trimestral Ronald Dario Mantilla evaluando evaluando evaluando evaluando evaluando evaluando evaluando evaluando del ficha de 4163.010.1 Desarrollo e
Deficiente seguimiento de medicion del planeacion de los subprocesos Riesgos 3 3 Preventivo de mejoramiento de Gestion y Corrupcion del proceso
3 Incumplimiento de la Gestión Zona Alta 100 Directamente Indirectamente 2 0 1 3 Zona Moderada las fichas las fichas las fichas las fichas las fichas las fichas las fichas la ficha de seguimiento indicador 4.24.301 del Innovación 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1
Ges ti ón de l a Ca l i da d Contexto cumplimiento del objetivo del proceso. Reduccion del Riesgo y e Manejo del Estratégicos Gestion del Riesgo y Desastres. de de de de de de de indicadores y medición MMCS03.05 25 de Institucional
Desastre
indicadores indicadores indicadores indicadores indicadores indicadores indicadores MMCS03.05 realizado en .18.FT02 Noviembre con Circular Se enviá
que se tiene que se tiene que se tiene que se tiene que se tiene que se tiene que se tiene .18.FT02 el que se tiene del 2019, Radicado Se enviá
3 0 3 Se envia Se envia seguimiento por
validados validados validados validados validados validados validados que se tiene desempeño validadas que para el número: seguimiento por
seguimiento por seguimiento por medio de oficio
hasta la hasta la hasta la hasta la hasta la hasta la hasta la validados de las hasta la cumplimient 201941370 medio de oficio medio de oficio
4 0 4 medio de oficio numero
fecha, fecha, fecha, fecha, fecha, fecha, fecha, hasta la actividades fecha, se o de los 200011294 numero numero
numero 2019416300100292
donde se donde se donde se donde se donde se donde se donde se fecha, y plantea reunió el indicadores se debe 2019416300100240
2019416300100132 2019416300100162 54 y acta
5 0 5 reunió el reunió el reunió el reunió el reunió el reunió el reunió el donde se una mejora equipo del mes de hacer un 04 y acta numero
54 y acta numero 34 y acta numero numero4163.001.14.
4163.001.14.12.187.
4163.001.14.12.17 4163.001.14.12.55 12.120.de fecha
Se reviso el Se Se Se continua Se verifica de fecha Octubre 09
Realizar visita ocular: a) Organización archivística inventario evidencia el evidencia con la la gestión
de fecha Abril 8 del de fecha junio 2 del Noviembre 25 del
del 2019
de los documentos; 2019 2019 2019
de activo de ASEO, el ASEO, revisión de de
b) Verificar la conservación física de las carpetas Monitoreo mensual Mapa de Riesgo información LIMPIEZA Y LIMPIEZA Y la seguimiento
Es pa ci o i na decua do pa ra el tema del 1 LEY 594 DE 2000 (Julio 14) TITULO IV ARTÍCULO 19. existentes , las condiciones ambientales y del Proceso Gestión del Riesgo de donde se DESINFECCI DESINFECCI información en
LUGAR Area excl us i va pa ra a rchi vo Deteri oro o perdi da del fi s i co ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
PREVENIR
Emergancias y Desastres y Reporte
Trimestral Leidy Dayana Tabares Delgado
a rchi vo operacionales, la seguridad, perdurabilidad y identificaron ÓN del lugar ON del lugar en el mes NOVIEMBRE
de seguimiento trimestral los con el con el de Se
reproducción de la información contenida en las
diferentes reporte reporte OCTUBRE evidencia el
carpetas, así como el funcionamiento razonable
Perdida de la informacion donde riesgos MAGT04.03 MAGT04.03 (indices, ASEO,
del sistema. que genera .18.P01.F15 .18.P01.F15 control de LIMPIEZA Y
Acta s del Cons ejo se han definido temas de la , registro de , registro expedientes DESINFECCI
importancia que se pueden ver Sanciones Secretaria actividades de y FUID), el ÓN del lugar
Si s tema de Ges ti ón Muni ci pa l de Ges ti ón Riesgos de 2 Confrontar el Inventario documental de los documentos:
Acti vos de afectada la poblacion, con lo que Demandas 2 3 Preventivo de Gestión diarias que actividades cual permite con el
de Seguri da d de l a del Ri es go y des a s tres 4 Seguridad de la Zona Moderada 100 Directamente Indirectamente 2 0 1 3 Zona Moderada Actas del Consejo Municipal de Gestión del Riesgo y N/A 0 0 0 0 0 0 0
Informa ci ón respecta a la ejecucion de Pérdida de la imagen institucional del Riesgo se ejecutan. diarias que garantizar reporte
Informa ci ón (Conoci mi ento - Información desastres (Conocimiento - Reduccion y manejo ) que se Acta de seguimiento Trimestral a
acciones referentes al Detrimento economico de la institucion. 2 0 Trimestral Leidy Dayana Tabares Delgado de se visualiza se ejecutan. la Calidad MAGT04.03
Reducci on y ma nejo ) han producido en ejercicio de las funciones, de manera la ejecucion de controles de los
conocimiento, reducion y manejo emergencia la se visualiza de la .18.P01.F15
que se asegure el control de los documentos en sus
riesgos de Gestion y Corrupcion sy Organizació la información , registro de
diferentes fases.
del proceso Gestion del Riesgo y Desastres n archivista Organizació conservada actividades
Desastres. enviado que de los n en el diarias que
reposa en documentos archivística archivo del se ejecutan.
3 0 3 la DATIC y que de los organismo. se visualiza
en la garantizan documentos Se verifica la
Subdirecció la que la gestión Organizació
4 0 4
n de conservaci garantizan de n archivista
Tramites y ón y la seguimiento de los
5 0 5 Servicios preservació conservaci , Se documentos

el ementos fís i cos o Se reviso el Se le Se realiza Se verifica Se verifica

Monitoreo mensual Mapa de Riesgo
Políticas de Operacion del Proceso Administración de verificar la aplicacion de los requerimiento en inventario consulta al visita al sitio la gestión la gestión
ma teri a l es ma nteni mi ento i ns ufi ci ente / i ns ta l a ci on del Proceso Gestión del Riesgo de
HARDWARE i ncumpl i mi ento en el ma nteni mi ento tecnologias de Informacion y Comunicación TIC, Numeral PREVENIR cumplimiento de la politica del Proceso Administración de Trimestral Leidy Dayana Tabares Delgado de activo de Operador donde se de de
que cons ti tuyen una fa l l i da de l os medi os de a l ma cena mi ento Emergancias y Desastres y Reporte
10 . TIC información del Drone, esta seguimiento seguimiento
computa dora o un de seguimiento trimestral
donde se quien tiene operando el en en
identificaron licencia equipo, OCTUBRE, , NOVIEMBRE
Conjunto de progra ma s y Acta de seguimiento Trimestral a la los como piloto verificando Se le , Se realiza
Regi s tro de vi deos y Perdida de la informacion donde se
Si s tema de Ges ti ón ruti na s que permi ten a l a Sanciones ejecucion de controles de los riesgos diferentes del mismo si que se consulta al visita al sitio
fotogra fía s a tra vés RED Conexi ón defi ci ente de l os ca bl es Deteri oro de l os ca bl es Acti vos de han definido temas de importancia que Riesgos de 2 0 2 Trimestral Leidy Dayana Tabares Delgado
computa dora rea l i za r Demandas 2 3 Preventivo de Gestion y Corrupcion del proceso riesgos en el encuentra Operador (
de Seguri da d de l a 5 pueden afectar la poblacion, en lo que Seguridad de la Zona Moderada 100 Directamente Indirectamente 2 0 1 3 Zona Moderada N/A 0 0 0 0 0 0 0
medi a nte vuel os con Informa ci ón Pérdida de la imagen institucional Gestion del Riesgo y Desastres. que genera transcurso en del Drone, Corregimien
Informa ci ón determi na da s ta rea s . respecta a la ejecucion de acciones
Detrimento economico de la institucion.
Información
DRONE referentes al conocimiento, reducion y la del mes de funcionamie quien tiene to los
manejo Secretaria Agosto se nto, al licencia andes)
3 0 3 de Gestión ha consultar al como piloto apoyando la
del Riesgo requerido operador del mismo si Secretaria
4 0 4 de algún sobre el en el de
emergencia mantenimien cumplimient transcurso Infraestruct
sy to por falla o de la del mes de ura, donde
5 0 5
Desastres del equipo política de se ha se opero el
Conjunto de progra ma s y Monitoreo mensual Mapa de Riesgo Se reviso el Se realiza el En el Se realiza el Se realiza el
Decreto 1078 de 2015 "Tecnología de la Información Verificar en el disc,o el Almacenamiento virtual de la inventario seguimiento seguimiento seguimiento seguimiento
ruti na s que permi ten a l a del Proceso Gestión del Riesgo de
SOFTWARE a us enci a de copi a s de res pa l do ma ni pul a ci on del s oftwa re Técnicas de Seguridad. Sistemas de Gestión de la PREVENIR información del organismo en cumplimiento del Decreto Trimestral Leidy Dayana Tabares Delgado de activo de y control a la y control y control
computa dora rea l i za r Emergancias y Desastres y Reporte
Seguridad de la Información”. 1078 de 2015, cuando aplique a cargo del responsable.
de seguimiento trimestral información mensual de ejecución mensual de mensual de
determi na da s ta rea s . donde se la de los la la
Acta de seguimiento Trimestral a la identificaron información controles información información
Regi s tro de vi deos y Sanciones ejecucion de controles de los riesgos los recopilada y en recopilada recopilada
Si s tema de Ges ti ón Riesgos de 2 0 2 Trimestral Leidy Dayana Tabares Delgado
fotogra fía s a tra vés Acti vos de Perdida de la informacion virtual o Demandas de Gestion y Corrupcion del proceso diferentes registrada Septiembre en en
de Seguri da d de l a 6 Seguridad de la 2 3 Zona Moderada Preventivo 100 Directamente Indirectamente 2 0 1 3 Zona Moderada N/A 0 0 0 0 0 0 0
medi a nte vuel os con Informa ci ón fisica . Pérdida de la imagen institucional Gestion del Riesgo y Desastres. riesgos d en la se OCTUBRE, NOVIEMBRE
Informa ci ón Información que genera Carpeta evidencia: registrada , registrada
DRONE Detrimento economico de la institucion.
la Sobrevuelo, a) la en la en la
3 0 3 Secretaria y se relación de Carpeta Carpeta
de Gestión evidencia los vuelos, Sobrevuelo, Sobrevuelo,
4 0 4 del Riesgo que la fecha y y se y se
de información lugar, b) evidencia evidencia
5 0 5 emergencia se esta registros de que la que la
sy guardado la Carpeta información información
El a bora do por : Seba s ti a n Da va l os Lucy Ca ra ba l i Di a na Hoyos
Revi s a do por: Os ca r Orejuel a . Gl ori a Ra mos
Aproba do por: Rodri go Za mora no
Fecha : 20-jun-15

Elaborado por: Juan David Escobar Garcia, Fredy Villamil Cargo: No Aplica Fecha: 17/May/2019 Firma:

Revisado por: Daniel Jaír Chacón Balcázar Cargo: Subdirector de Gestión Organizacional Fecha: 17/May/2019 Firma:

Aprobado por: Daniel Jaír Chacón Balcázar Cargo: Subdirector de Gestión Organizacional Fecha: 17/May/2019 Firma:

Preventivo Probabilidad
Correctivo Impacto

NIVEL
1
2
3
4
5

NIVEL
5
10
20
Zonas de Riesgos de Corrupción Tratam iento del Riesgo
B: 5 Zona de Riesgo Baja
B: El riesgo puede eliminarse o reducirse fácilmente con los controles establecidos por la Entidad.
B: 10 Zona de Riesgo Baja
M: 15 Zona de Riesgo Moderada
M: 20 Zona de Riesgo Moderada M: Deben tomarse medidas necesarias para llevar los riesgos a la Zona de Riesgo Bajo o eliminarlo.
M: 25 Zona de Riesgo Moderada
A: 30 Zona de Riesgo Alta
A: 40 Zona de Riesgo Alta A: Deben tomarse medidas necesarias para llevar los riesgos a la Zona de Riesgo Moderada, Baja, o eliminarlo.
A: 50 Zona de Riesgo Alta
E: 60 Zona de Riesgo Extrema
E: 80 Zona de Riesgo Extrema E: Tratamiento Prioritario (Implementar controles orientados a reducir la posibilidad de ocurrencia del riesgo o disminuir el impacto de sus efectos y tomar las medidas de protección)
E: 100 Zona de Riesgo Extrema