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INTEGRAL
Código: E-OT-003 - Versión: 09 – Fecha: diciembre 05 de 2017
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1.1 OBJETO...............................................................................................................5
1.2 ALCANCE.............................................................................................................5
1.3 EXCLUSIONES....................................................................................................5
3. PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD........................................................................6
3.1 MISIÓN.................................................................................................................7
4.4 DISTRIBUCIÓN..................................................................................................10
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN............................................................11
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6.3 INFRAESTRUCTURA........................................................................................18
7.3 COMPRAS.........................................................................................................20
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11. ANEXOS.............................................................................................................24
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Índice de tablas
Tabla 1. Exclusiones......................................................................................................5
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1.1 OBJETO
El presente Manual tiene por objeto recopilar los elementos macro del Sistema de
Gestión Integral de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional, APC-
Colombia.
1.2 ALCANCE
El alcance del manual aplica para las actividades que forman parte del Sistema de
Gestión Integral, establecidas en el mapa de procesos E-OT-002 y la caracterización
de cada uno de los procesos que corresponden a la gestión, orientación, y
coordinación técnica de la cooperación internacional, pública, privada, técnica y
financiera no reembolsable que reciba el país; así como la ejecución, administración y
apoyo a la canalización y ejecución de recursos, programas y proyectos de
cooperación internacional, atendiendo los objetivos de política exterior y el Plan
Nacional de Desarrollo.
1.3 EXCLUSIONES
Tabla 1. Exclusiones
Norma Numeral Asunto Detalle Justificación
NTCGP1000: En APC Colombia, no se realizan
2009 y de la actividades de diseño y desarrollo de
norma ISO productos o servicios, la Agencia se
Diseño y
9001 7.3 7.3 apega a la normativa aplicable en la que
Desarrollo
se establecen las características,
estándares y especificaciones de los
servicios que ofrece.
7.5.1 Disponibilidad 7.5.1.c, La Agencia no cuenta con equipos de
y uso de d, e seguimiento y medición que requieran
equipos de calibración o verificación para garantizar
seguimiento y su precisión, y que estén relacionados
medición con el producto o servicio de la Entidad.
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3. PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD
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https://www.cancilleria.gov.co/sites/default/files/Normograma/docs/decreto_1347_1995.
htm
En el Plan Nacional "Hacia un Estado comunitario", en el que por primera vez se hizo
referencia explícita al tema de cooperación internacional, el gobierno determinó
adscribir la Agencia Colombiana de Cooperación Internacional - ACCI al Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República – DAPR, lo cual se concretó
mediante Decreto 1540 de junio 6 de 2003.
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/decreto_1540_2003.html
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3.1 MISIÓN
Los objetivos de calidad, se identifican y unifican con los objetivos estratégicos, los
cuales son:
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Ver anexo 5.
El mapa de procesos evidencia una cadena de valor misional que recibe el apoyo de
todos los procesos. De tal forma que cada proceso es insumo para otro.
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4.4 DISTRIBUCIÓN
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Copias No Controladas: De ser necesario entregar copias del manual y/o algunos
documentos del SGC, esto se llevará a cabo descargando directamente el documento
desde el sistema de información Brújula, bajo la responsabilidad de quien obtenga la
copia.
En todos los casos, se entenderá que la versión vigente del manual es la que se
encuentra cargada en el sistema de información Brújula.
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
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Así mismo, en aquellos productos y/o servicios que son entregados a través de
actividades o eventos, se evalúa la característica de logística
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Lo anterior, se hará de forma que permita alcanzar las metas planificadas para la
Agencia, las cuales son analizadas con las áreas teniendo en cuenta todos los
aspectos, aportes, efectos e incidencias que estos puedan generar a la Agencia.
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En APC-Colombia, la alta dirección realiza mínimo una revisión anual formal del
Sistema de Gestión de Calidad para asegurarse de que este es conveniente,
1
Para mayor información ver: https://www.apccolombia.gov.co/seccion/planeacion-control-y-seguimiento
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En dicha reunión, participan todos los líderes de proceso para revisar el estado de la
Agencia, y allí se toman de manera oportuna acciones de mejora para el adecuado
funcionamiento del S.G.C. Estas reuniones se encuentran soportadas con actas en las
que se evidencia la participación de todos los líderes de proceso.
La revisión incluye:
● La necesidad de un cambio en los objetivos o en la política de calidad de
acuerdo a las necesidades actuales.
● La coherencia entre la política y los objetivos de calidad actuales.
● El cumplimiento de los objetivos.
● La necesidad de realizar cambios en el sistema de gestión de calidad o las
oportunidades de mejora del mismo.
● Las acciones correctivas a las quejas y reclamos de clientes.
● El desempeño de los procesos y la conformidad del producto.
● El estado de las acciones correctivas y preventivas.
● Las acciones tomadas después de las revisiones anteriores.
● Las auditorías internas de calidad.
● Recomendaciones para la mejora.
Todo esto queda evidenciado en actas donde se aclara el contenido y las conclusiones
de la misma, aclarando compromisos y responsabilidades para el mantenimiento del
S.G.C.
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6.3 INFRAESTRUCTURA
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industrial, dotando a los empleados con los implementos necesarios para su cuidado
(política de salud y seguridad ocupacional) el proceso de Gestión de Talento Humano
gestiona el cumplimiento del plan de riesgos profesionales elaborado por la ARP, se
tienen zonas asignadas, debidamente demarcadas y dotadas del equipo necesario
para responder en caso de incendios, igualmente se ha realizado capacitación en
cuanto a manejo de extintores, evidenciada en el listado de asistencia correspondiente;
se tiene establecido un comité paritario para complementar el plan de riesgos
laborales.
Adicionalmente, se aplica una encuesta anual para medir el nivel de satisfacción del
cliente interno con el fin de conocer las necesidades y expectativas del personal y de
esta forma poder mejorar el ambiente laboral.
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Por otra parte, en los procesos misionales se han caracterizado los clientes teniendo
claridad sobre los servicios que la Agencia está en capacidad de ofrecer y cumplir.
Antes de iniciar cualquier actividad con los clientes y de pasar al siguiente proceso
misional ‘Preparación y formulación’ se verifica que los requisitos declarados por el
cliente sean acordes con la capacidad de cumplimiento de la Agencia.
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7.3 COMPRAS
La Agencia cuenta con procedimientos dentro de los procesos misionales en los cuales
se describen las formas para controlar la prestación del servicio, adicionalmente en
estos documentos se determinan las actividades relacionadas con la trazabilidad.
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Control de cambios
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11. ANEXOS
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Dado que la nueva norma habla de Partes interesadas se tendrá en cuenta este
concepto para referirse a los clientes o usuarios.
De otra parte, frente a las expectativas de los clientes, estas se considerarán pues no
se puede dar carta abierta a un compromiso de cumplimiento sobre todas las
expectativas que demanden las partes interesadas, es necesario establecer cuales son
susceptibles de ser incorporadas y de gestionar su cumplimiento por parte de la APC-
Colombia.
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del campo y crecimiento verde, Movilidad social, Consolidación del Estado Social de
Derecho y Buen Gobierno. (ver tabla 1)
De otra parte, sobre los planes sectoriales (Plan Estratégico del Sector Administrativo
de Presidencia de la República 2015 – 2018) si bien no están explícitos en la
propuesta si se enmarcan implícitamente al mencionar los lineamientos del gobierno
nacional.
Ahora bien, según lo establece el documento “Plan Estratégico Sectorial 2015 – 2018”
de la Presidencia de la República, el Gobierno Nacional a finales de 2012 expidió el
Decreto 2482 “por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración
de la planeación y la gestión” con el que se adoptó el Modelo Integrado de Planeación
y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación.
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M ETA S
E S T R A T E G IA
E S T R A T E G IA
P LA N N A C IO N A L R E S P O N S A B LE S IN D IC A D O R
S E C T O R IA L M e ta
D E D E S A R R O LLO A ño 1 A ño 2 A ño 3 A ño 4
c u t re n io
Ho ja de ruta de la C o o pe ra c ió n Interna c io na l
1 1 1 1 1
C o o rdina r la o fe rta Agenc ia P re s ide nc ia l e n C o lo m bia
de co o pe ra ció n de C o o pe ra c ió n
R e c urs o s de C o o pe ra c ió n a line a do s a la s
inte rna cio na l Inte rna cio na l de 80% 80% 80% 80% 80%
prio rida de s de finida s
pro m o vie ndo s u C o lo m bia AP C -
dive rs ifica c ió n C o lo mbia P a ís es c o n pro ye c to s de C o o pe ra c ió n S ur-
36 37 39 40 40
S ur y tria ngula r e n e je cuc ió n
Agenc ia P re s ide nc ia l
S is ite m a de info rm ac ió n de C o o pe ra c ió n
de C o o pe ra c ió n 20% 100% 100%
Inte rna c io na l
Inte rna cio na l
F o rta le c im ie nto de De pa rtam e nto
la ge s tió n Adm inis trativo de S is te ma de info rma c ió n inte gra do para lo s
25% 50% 75% 100% 100%
te c no ló gic a y de P re s ide nc ia de la dife re nte s pro c e s o s de la e ntida d
B u e n G o b ie rn o
pla ne a c ió n pa ra la R e public a
m e jo ra de lo s tra m ite de c a m paña s public ita ria s
pro c e s o s inte rno s AP C 100% 100%
s is te m atiza do
AVB
UNGR F o rm ula c ió n de l pla n S GS I 100% 100%
AC R
mediciónSeguimiento y
mejoramientoEvaluación, control y
estratégico - Direccionamiento
ComunicacionesGestión de
priorizaciónIdentificación y
HumanoGestión Talento
AdministrativaGestión
Gestión Contractual
Gestión Financiera
Gestión Jurídica
Gestión TI
CAPÍTULO DE LA REQUISITOS REQUISITO
NTC GP1000:2009 GENERALES PARTICULAR
IDENTIFICACIÓN DE
PROCESOS
X
SECUENCIA E
REQUISITOS
GENERALES
INTERACCIÓN DE X
PROCESOS
MÉTODOS DE
CONTROL
X
4. SISTEMA DE
ESTRUCTURA DE
GESTION DE LA
CALIDAD
LA X
DOCUMENTACIÓN
REQ. DE MANUAL DE
DOCUMENTACIÓ CALIDAD
X
N CONTROL DE LOS
DOCUMENTOS
X X X X X X X X X X X X
CONTROL DE LOS
REGISTROS
X X X X X X X X X X X X
5. COMPROMISO DE COMUNICACIÓN DE
RESPONSABILIDA LA DIRECCION REQ. DEL CLIENTE X X X
D DE LA Y LEGALES
DIRECCION POLITICA DE X X X X X X X X X X X X
CALIDAD
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Formulación Preparación y
mediciónSeguimiento y
mejoramientoEvaluación, control y
estratégico - Direccionamiento
ComunicacionesGestión de
priorizaciónIdentificación y
HumanoGestión Talento
AdministrativaGestión
Gestión Contractual
Gestión Financiera
Gestión Jurídica
Gestión TI
CAPÍTULO DE LA REQUISITOS REQUISITO
NTC GP1000:2009 GENERALES PARTICULAR
DISPONIBILIDAD DE
RECURSOS
X
DETERMINACIÓN
DE REQUISITOS X
DEL CLIENTE
CUMPLIMIENTO DE
ENFOQUE AL
CLIENTE LOS REQ. DEL X X
CLIENTE
EVAL. DE LA
SATISFACCIÓN DEL X X X X X X X
CLIENTE
ADECUACIÓN DE
LA POLITICA DE X
CALIDAD
POLÍTICA DE
COMUNICACIÓN Y
CALIDAD
ENTENDIMIENTO
X
REVISIÓN
CONTINUA
X
OBJETIVOS DE
CALIDAD
X
PLANEACIÓN
PLANIFICACIÓN
ESTRÁTEGICA
X
PLANIFICACIÓN DE
LA CALIDAD
X
RESPONSABILIDAD
Y AUTORIDAD
X
RESP.
REPRESENTANTE
AUTORIDAD Y
DE LA DIRECCIÓN
X
COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN
INTERNA
X X
INFORMACIÓN
PARA LA REVISIÓN
X X X X X X X X X X X X
REVISIÓN POR
LA DIRECCION RESULTADOS DE
LA REVISIÓN
X
DETERMINACIÓN
DE RECURSOS
X
PROVISIÓN DE
RECURSOS ASIGNACIÓN DE
RECURSOS
X X
COMPETENCIA DEL
PERSONAL
X
FORMACIÓN X
6. GESTIÓN DE
RECURSOS EFICACIA DE LA
FORMACIÓN
X
RECURSOS
HUMANOS CONCIENCIA DEL
PERSONAL
X
INFRAESTRUCTUR
A
X X
AMBIENTE DE
TRABAJO
X X X
7. REALIZACIÓN PLANIFICACIÓN
DEL PRODUCTO DEL PROCESO
X
PLANIFICACIÓN DESARROLLO DE
DEL PRODUTO LOS PROCESOS
X
REQUISITOS DEL
PRODUCTO
X X
PROCESOS
RELACIONADOS IDENTIFICACIÓN X X X
CON EL CLIENTE REVISIÓN X X X
COMUNICACIÓN X X X X X
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Formulación Preparación y
mediciónSeguimiento y
mejoramientoEvaluación, control y
estratégico - Direccionamiento
ComunicacionesGestión de
priorizaciónIdentificación y
HumanoGestión Talento
AdministrativaGestión
Gestión Contractual
Gestión Financiera
Gestión Jurídica
Gestión TI
CAPÍTULO DE LA REQUISITOS REQUISITO
NTC GP1000:2009 GENERALES PARTICULAR
CON EL CLIENTE
CLASIFICACIÓN DE
PRODUCTOS
X
PROCESO DE
COMPRAS
X
DEFINICIÓN DE
REQUISITOS DE X
LOS PRODUCTOS
COMPRAS
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
X
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
X
VERIFICACIÓN DEL
PRODUCTO X
COMPRADO
CONTROL DE LA
PRODUCCIÓN Y/O
DE LA PRESTACION
X
DEL SERVICIO
VALIDACIÓN DE
PROCESOS DE X
PROD. Y/O SERV.
IDENTIFICACIÓN
PRODUCCIÓN Y
PRESTACION
DEL PRODUCTO X X X
DEL SERVICIO Y/O SERVICIO
TRAZABILIDAD DEL
PRODUCTO Y/O X X X
SERVICIO
PROPIEDAD DEL
CLIENTE
X X X
PRESERVACIÓN
DEL PRODUCTO O X X
SERVICIO
EVALUACIÓN DE LA
SATISFACCIÓN DEL X X X X X
CLIENTE
AUDITORÍA
INTERNA
X
ESTABLECIMIENTO
DE INDICADORES X
DE GESTIÓN
SEGUIMIENTO Y
SEGUIMIENTO Y
MEDICIÓN MEDICIÓN DE LOS X X X X X X X X X X X
PROCESOS
8. MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y
ANÁLISIS Y MEDICIÓN DEL X X X X X X X X X X X X
MEJORA PRODUCTO
CONTROL DE
PRODUCTO NO X X X X X X X X X X X X
CONFORME
ANÁLISIS DE
DATOS
X X X X X X X X X X X X
PLANIFICACIÓN DE
MEJORA
X
ACCIÓN
MEJORA
CORRECTIVA
X
ACCIÓN
PREVENTIVA
X
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Decreto
Decreto
4884
Cargos planta APC Código Grado 2114 Total
dic22/201
sep27/2013
1
Director general 0015 24 1 0 1
Asesor 1020 16 2 0 2
Asesor 1020 14 6 0 6
Asesor 1020 12 4 0 4
Secretario bilingüe 4182 24 2 0 2
Conductor mecánico 4103 17 1 0 1
Conductor mecánico 4103 15 1 3 4
Director técnico 0100 22 4 0 4
Profesional especializado 2028 21 2 4 6
Profesional especializado 2028 20 10 5 15
Profesional especializado 2028 18 12 1 13
Profesional especializado 2028 17 5 1 6
Profesional especializado 2028 13 2 0 2
Profesional universitario 2044 10 4 0 4
Profesional universitario 2044 08 4 2 6
Técnico administrativo 3124 18 2 1 3
Secretario ejecutivo 4210 24 1 0 1
Secretario ejecutivo 4210 20 2 0 2
Secretario ejecutivo 4210 19 1 0 1
66 17 83
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2
Previsto en el índice de trasparencia nacional.
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Carrera 10 N°97A-13, Piso 6, Torre A Bogotá – Colombia. Conmutador (57 1) 601 24 24. www.apccolombia.gov.co
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Aportar a la protección del medio ambiente desde las actividades que desarrolla la
entidad.
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