TEXTO PUBLICADO EN EL BOLETÍN DEL INSTITUTO

ANDALUZ DE PATRIMONIO HISTÓRICO, 34, 2001:

166-176.

El Proyecto de Normalización
Documental de Museos: reflexiones y
perspectivas
Andrés Carretero Pérez

RESUMEN: Domus es una aplicación informática de

gestión museográfica desarrollada por el Proyecto de
Normalización Documental de Museos del Ministerio de
Cultura, que abarca tanto la gestión de los bienes
culturales como los aspectos más generales de las
tareas administrativas de los centros. El texto
realiza una breve presentación de la misma, tratando
de resaltar sus metas de unificación de procesos
técnicos de trabajo, intercambio de información y
apertura al exterior de las instituciones
museísticas.

PALABRAS CLAVE: Museos / Documentación /

Informatización

Introducción
Cuando hablamos del museo del futuro, del museo vivo e
interactivo, por usar algunos de los términos de moda,
pensamos sobre todo en la utilización de las nuevas
tecnologías, en la digitalización de imágenes, en la
elaboración de productos multimedia, y en la difusión de los
museos y sus actividades en Internet.
Cierto. Si las exposiciones y la atracción de públicos
cada vez más amplios son parte consustancial del museo, en
las nuevas tecnologías está buena parte del futuro de
nuestras instituciones. Incluso museos pequeños o situados en
lugares alejados, fuera de las rutas turísticas, podrán dar a
conocer sus colecciones y sus actividades con mayor
facilidad, y podrán entrar en un circuito de Αmuseos
virtuales≅ que les dará mayores oportunidades para
desarrollar su tarea cultural y para sobrevivir
económicamente.
Sin embargo, cuando pensamos en este futuro tecnológico,
que a todos se nos viene encima, olvidamos con demasiada
frecuencia que la base para que las tecnologías informáticas
sean útiles y eficaces está en que los museos formen parte de
una red, controlen su información, unifiquen los procesos de
trabajo, compartan los modelos descriptivos, homologuen los
lenguajes empleados en la catalogación y la gestión, etc.,
etc.
De las particularidades de cada museo y su historia

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 Es casi inevitable comenzar cualquier reflexión sobre
museos señalando que las instituciones museísticas son
variadas y polifacéticas, y tienen una historia larga y
diversa; frases cuya traducción más directa sería Αno esperen
normas generales de funcionamiento en los museos; predominan
las excepciones y los casos particulares; cada museo tiene su
propia idiosincrasia≅.
Así es, en efecto. Las razones son de varios tipos, pero
entre ellas podemos destacar cuatro básicas:
En primer lugar, la historia de los museos, la historia
de cada tipo de museo, está muy unida a las disciplinas
científicas que sustentan su temática o su metodología de
análisis de las colecciones. Los museos de Ciencias Naturales
surgieron por el interés (y con el apoyo de) zoólogos y
botánicos, los arqueológicos de la mano de los anticuarios y
arqueólogos, y los de bellas artes amparados por los
académicos, historiadores y críticos del arte.
La consecuencia inmediata fue que los museos tendieron a
considerarse como una ramificación, como una derivación, de
cada campo académico. La organización, los tipos de estudio,
la metodología de análisis, y los propios criterios de
selección de bienes culturales y de reunión de documentación,
derivaban de los intereses y las perspectivas particulares de
cada disciplina. Todavía hoy son visibles con claridad estas
diferencias de criterio.
En segundo lugar, aunque la ya tradicional definición de
museo del ICOM señale como funciones básicas la recogida,
conservación, investigación y divulgación de sus colecciones,
de forma inevitable se produce un predominio de unas sobre
otras funciones. La conservación, y sobre todo la
investigación, han sido las funciones primordiales de los
museos durante mucho tiempo, pero una investigación sobre las
colecciones vista desde el campo académico, como una
interpretación científica de la materia.
Sólo en los últimos años ha comenzado a aumentar de
importancia, e incluso a predominar, la difusión, lo que ha
puesto al descubierto no pocos problemas: transmitir al
público los contenidos del museo exige una traducción de los
contenidos científicos de los estudios realizados y, sobre
todo, exige un replanteamiento de la relación entre los
intereses del colectivo científico y los intereses del
público general, es decir, de los públicos no especializados,
respecto a las colecciones o la temática del museo, tarea
para la que las disciplinas científicas (y en consecuencia
los museos a ellos asociadas) están muy desigualmente
preparadas.
En tercer lugar, en estrecha relación con los puntos
anteriores, descubrimos que esa diversidad de museos encierra
también la carencia de una idea general de servicio público.
Al margen de una exposición más o menos atractiva o críptica
en su estructura y contenidos, el visitante nunca sabe qué
tipo de información y servicios podrá obtener en cada museo.
A este respecto es significativa la diferenciación entre
visitante, utilizada comúnmente en los museos, y usuario,
utilizada en bibliotecas o archivos. El público usa las
bibliotecas y archivos, instituciones modeladas para
prestarle un servicio, de una forma participativa y acorde a
sus intereses; en cambio visita los museos como si fuera un
invitado en casa ajena.

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 Y en cuarto lugar, la diversidad de las colecciones, o
para ser más exactos la individualización de los elementos
que componen las colecciones que guardan los museos, a
diferencia del carácter seriado y repetitivo que predomina,
por ejemplo, en el mundo bibliotecario, ha hecho parecer
innecesario (económicamente despreciable) cualquier intento
de unificación de normas catalográficas, etc. Frente a la
realidad de que cada ejemplar de una edición de ΑPlatero y
yo≅ va a necesitar exactamente los mismos elementos
catalográficos en cualquiera de las mil bibliotecas en las
que ingresen, por lo que una catalogación normalizada puede
ahorrar el trabajo de 999 catalogadores, dos cuadros de Goya,
e incluso una serie de ánforas romanas o de bifaces
paleolíticos, dentro de su relativa similitud, nunca van a
tener exactamente el mismo contenido catalográfico.
A partir de estas consideraciones va resultando
comprensible por qué cada institución tiene su propia
idiosincrasia; por qué los procesos de trabajo interno son
diversos; por qué no existe unidad ni criterios genéricos,
más allá de los que (algunas veces) impone la lógica, en las
normas de catalogación; y por qué nunca se ha planteado
seriamente la regulación técnica y administrativa de la
actividad museística.
Mientras el trabajo documental museístico ha tenido un
carácter manual, este problema de la diversidad de prácticas
ha sido sólo una molestia, pero cuando las máquinas se han
ido introduciendo en nuestra vida, cuando los ordenadores han
comenzado a pedirnos consistencia para registrar la
información, y para intercambiarla a través de las redes
informáticas, nuestra descoordinación ha resultado más que
patente.
Y muchos de los intentos de informatización de la
gestión, o simplemente de la catalogación de las colecciones,
de los museos han fracasado o resultan difícilmente
extensibles a instituciones ajenas: Cuando un museo ha
iniciado la automatización de su gestión, a falta de análisis
claros de los procesos de trabajo, ha informatizado tanto las
etapas lógicas y necesarias de la gestión como las manías de
la institución, aquellos hábitos de control de la gestión
surgidos seguramente de los avatares particulares de su
historia, o de las peculiaridades de su organización interna,
o de prácticas administrativas ancestrales, o del peso de un
director carismático que impuso determinadas pautas de
actuación ante los préstamos de obras o cualquier otra
cuestión; hábitos cuya historia a menudo desconocemos, pero
tan firmemente arraigados que se dan por supuestos y cuya
explicación evidente es: ΑAquí ésto siempre se ha hecho así≅.
Aquí sí, pero no en los museos vecinos, que tienen a su vez
sus propias manías y no están dispuestos a cambiarlas.
Y en esta diversidad de prácticas tiene un lugar central
la disparidad de estructuras catalográficas, la multiplicidad
de las fichas, problema que preocupa en todas partes, porque
el ámbito de los museos es tan diverso, como señalábamos al
comienzo, y dentro de cada especialidad hay tantas formas de
concebir la descripción y el estudio científico de los fondos
museográficos, que en cada país podemos encontrar cientos de
modelos de fichas diferentes, incluso entre las diversas
secciones de una misma institución; y problema duro de
resolver porque se producen aún muchas reticencias entre los

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especialistas a perder la especificidad de su campo de
estudio en aras de una uniformidad descriptiva que
seguramente no es la suya, y que a muchos les parece un
empobrecimiento. Una herencia directa, un fruto de la
histórica consideración de los bienes culturales que guardan
los museos desde el punto de vista científico, desde el punto
de vista del especialista científico para ser más exactos,
que ha ido incorporando elementos, epígrafes descriptivos o
simplemente distintas denominaciones de los atributos según
las normas o tradiciones de cada disciplina, que ha pensado
la catalogación de los bienes culturales como un dispositivo
de comunicación entre eruditos y estudiosos, y no desde el
punto de vista global del Patrimonio Cultural y del servicio
público general que implica la descripción unitaria y la
difusión de los contenidos del museo.
Del Proyecto de Normalización Documental
De la meditación sobre estas y parecidas cuestiones, en
1993 se inició el trabajo de un voluntarioso grupo de
técnicos de la entonces denominada Dirección de los Museos
Estatales del Ministerio de Cultura con la finalidad de hacer
frente a ese aparente caos y Αsistematizar normas
documentales, tanto en lo relativo a la catalogación y
tratamiento técnico-administrativo de los fondos
museográficos, como al establecimiento de terminologías para
la clasificación, denominación y descripción de diversos
tipos de items≅ (Carretero y otros, 1996: xiii).
Al año siguiente la tarea consiguió un cierto
reconocimiento oficial, y por Resolución de la Dirección
General de Bellas Artes y Bienes Culturales de 25 de octubre
de 1994 el grupo se constituyó en Comisión de Normalización
Documental de los Museos Estatales con el encargo de Αdefinir
y unificar los procesos documentales museográficos y
administrativos, la normalización de terminologías y el
desarrollo de su aplicación informática≅.
Los fines de la Comisión eran múltiples y ambiciosos:
En primer lugar, interesaba definir un mínimo común
denominador para la actividad técnica de los museos,
analizando los procesos de trabajo, los flujos de actividad
interna del Museo, y tratando de establecer las gestiones,
etapas y controles necesarios, dictados por cuestiones
técnicas o legales-administrativas, y que en principio
deberían ser cuasi-similares en cualquier tipo de museo, al
margen de su temática, tamaño o dependencia administrativa.
En segundo lugar, se trataba de unificar los elementos
descriptivos y clasificatorios necesarios para el inventario
y catalogación de los bienes culturales que componen las
colecciones de los museos; intentando superar los intereses
disciplinarios o académicos.
En tercer lugar, se quería remarcar el hecho de que un
museo guarda también fondos documentales, fondos
bibliográficos, etc., y no sólo fondos museográficos,
colecciones, objetos (que en todo caso tienen el sentido de
documentos culturales), y que el conjunto define un sistema
documental particular, diferente del archivo, la biblioteca o
la Αcolección≅ en sentido tradicional.
En cuarto lugar, resultaba evidente la necesidad de
iniciar el proceso de estructuración y unificación de la

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terminología empleada en la descripción y clasificación de
los documentos conservados en los museos, tarea para la que
se constituyeron los Grupos de Vocabularios Técnicos de los
que hablaremos más adelante.
Y en quinto y último lugar, con el ánimo de facilitar el
trabajo cotidiano, la tarea incluía la propuesta de
desarrollo de una aplicación informática que recogiera las
conclusiones de las etapas anteriores, ayudara en la gestión
interna de los centros, y facilitara el anhelado intercambio
de información.
Después de más de dos años de intensa actividad, en la
que junto al trabajo continuo del propio equipo se hicieron
consultas a un buen número de instituciones y de técnicos
sobre su práctica y su experiencia, la Comisión presentó el
informe titulado Normalización documental de museos:
elementos para una aplicación informática de gestión
museográfica, cariñosamente apodado Mutocho por su volumen y
aridez.
Extensión y aridez, en efecto, eran dos de sus
características primordiales, porque el informe no se
planteaba como un texto de divulgación o un manual para la
evangelización de los descreídos de la documentación
museológica, sino como un análisis funcional, sistemático (y
mecánico en ocasiones), para que los técnicos informáticos,
más que los de museos, supieran cómo atacar la automatización
de las tareas museísticas. Sin embargo, no eran las únicas.
Cuando la Subdirección General de los Museos Estatales
decidió publicar el informe (cuestión no prevista durante el
proceso de elaboración), para nuestra sorpresa, la edición se
agotó en el primer año, y la reedición que la siguió lleva el
mismo camino. La elaboración del análisis funcional nos había
conducido a reflexiones, a veces básicas, sobre los
principios de nuestro trabajo museístico, que sí han
interesado a los museólogos, incluso a aquellos que no están
de acuerdo con nuestras conclusiones. Y paralelamente la
rápida evolución de la realidad en que vivimos ha hecho que
muchos técnicos que en 1993 no consideraron el interés de la
tarea emprendida hayan ido apreciando su necesidad a lo largo
de los años siguientes. Por una u otra razón, aunque a los
autores nos guste pensar que hemos tenido algo que ver, hoy
es perceptible el cambio de actitud, el interés de la
comunidad museística por estas tareas áridas, pero
necesarias, de la Αdocumentación≅.
El informe continuó, por lo demás, su camino previsto y
sirvió de base, de "pliego de prescripciones técnicas", para
el desarrollo de la aplicación de gestión museográfica que
reza el subtítulo, tarea cuya realización se adjudicó a una
empresa informática, mediante concurso público, etc., etc.
Quizás sea preferible, en esta breve historia del proyecto,
pasar con rapidez por las incidencias del período que sigue:
desarrollos informáticos que no se adecuan a las necesidades
y deben rehacerse ...; escasez presupuestaria y lentitud de
las tramitaciones administrativas, ...; descubrimiento de
nuevas posibilidades, y también de limitaciones e
imposibilidades informáticas, ...; expectativas de muchos
museos en parte frustradas por los continuos retrasos, ... No
vamos a esforzarnos en explicar porqué una tarea que debía
estar terminada a comienzos de 1997 no lo estuvo hasta
comienzos de 1999, necesitó todo ese año, y 2000, para

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pruebas de prototipos y corrección de detalles, y no ha
comenzado a implantarse de manera sistemática en los museos
hasta 2001.
Ya tiene nombre: Domus
El resultado de estas peripecias es la versión 1.0 de una
aplicación informática que ha recibido, de modo casi
accidental, el nombre de Domus (proveniente del apócope
Documentación de Museos más que del domus latino), y que
pretende cubrir una amplia variedad de tareas dentro de la
gestión museográfica.
Sin ánimo de exhaustividad, ni en las explicaciones que
siguen ni en las ilustraciones que reproducen algunas de las
pantallas, Domus abarca tanto el control de la información
sobre los fondos museográficos y documentales del Museo, como
sus procesos de ingreso, y las gestiones de que son objeto
(documentación gráfica, tratamientos de conservación y
restauración, movimientos a exposiciones, estudio, etc),
permitiendo la automatización de algunos elementos como la
asignación de números de inventario, la generación de actas,
listados, escritos y formularios varios, ...; y se ocupa
igualmente de la gestión administrativa básica del centro.
1) El Área de Fondos tiene cuatro módulos básicos:
Catalogación, Procesos, Información relacionada y Consulta.
1a) El módulo de Catalogación incluye las tablas y
pantallas de introducción de datos para la descripción y
clasificación de Fondos Museográficos y Fondos Documentales.
La estructuración de las bases de datos de catalogación
fue sin duda la labor más larga, tediosa y Αconsensuada≅, ya
que no sólo se consultaron fuentes documentales, y modelos
descriptivos de diversas instituciones, sino que se
mantuvieron además reuniones y se realizaron consultas a
numerosos técnicos. En el ánimo de la inclusión, para dar
cabida a las particularidades y la casuística de muy diversos
tipos de bienes, la estructura resulta extensa en una primera
apreciación (47 categorías con 142 unidades de información,
muchas de ellas conectadas con tablas de estructura más
amplia y/o repetibles en caso necesario), aunque pronto la
práctica muestra que los epígrafes a cumplimentar no son
muchos más que en las tradicionales fichas manuales.
Cuestión operativa diferente es la inexistencia (en el
presente estado de desarrollo) de formatos de pantalla
simplificados, a modo de inventario, que pueden parecer
aconsejables para muchos museos que tienen un mínimo o nulo
control documental de sus colecciones. Sin embargo, se trata
de una opción intencional y meditada: el actual formato de
pantalla de catalogación, aún para la consignación de un
mínimo número de epígrafes, obliga a la visualización de la
mayor parte de la estructura. La reflexión es que si se
dispone de la información para esos epígrafes se consignará
al mismo tiempo que los mínimos imprescindibles, cosa que no
sucedería con una pantalla simplificada con unos pocos datos
básicos. La idea de que una vez inventariado a un nivel
elemental todo el museo volveremos sobre los registros para
completar la catalogación ..., es fiar mucha tarea al futuro.
En particular en los museos con menos dotación de personal es
imprevisible en qué momento podrá completarse la información
que no se cumplimente en el proceso de instalación del
sistema.

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 Otra de las características básicas de la estructura de
catalogación, también intencionada y que endurece su
utilización, es el gran número de controles terminológicos:
todos aquellos epígrafes básicos para la descripción y
clasificación de los bienes culturales, y a través de los
cuales se plantea la recuperación sistemática de la
información están controlados por listas abiertas, listas
cerradas y tesauros. Salvo en los campos de texto libre y los
controlados por listas abiertas (que son los menos) no pueden
consignarse términos o expresiones que no estén previamente
controlados. La finalidad es evidente: evitar que la
escritura natural de cada catalogador o investigador
reproduzca la falta de rigor y las descripciones y
clasificaciones personalistas que en muchas ocasiones
encontramos en las fichas manuales (y que trasladamos
inevitablemente a las bases de datos). Primero en cada
centro, y después en una tarea interinstitucional, por este
camino iremos, indudablemente, unificando nuestra
terminología descriptiva y clasificatoria.
Por otra parte, somos conscientes de que esta estructura
catalográfica no es definitiva ni permanente, y que de hecho
no durará demasiado tiempo en su estado actual. Con
seguridad, cuando se extienda su uso, los catalogadores irán
sugiriendo modificaciones y ampliaciones; pero sobre todo la
perspectiva en un futuro a medio plazo es que se subsuma, se
integre en estándares más genéricos. En su momento observamos
con cierta satisfacción que la estructura desarrollada se
asemejaba en muchos aspectos a las planteadas por otros
proyectos internacionales paralelos (por ejemplo, Grant,
1994; GETTY ART HISTORY ..., 1995; CIDOC, 1995). La
consecuencia lógica de las semejanzas es la tendencia a la
unificación, y ya existen organismos centrados en la tarea,
como el CIMI (Consortium for Interchange of Museum
Information) [http://www.cimi.org/] y sobre todo el EMII
(European Museum Information Institute)
[http://www.emii.org/] volcados en el desarrollo de un
standard, de un formato MARC museístico, por así llamarle,
ahora al amparo de los nuevos lenguajes de la red como el XML
(eXtensible Markup Language).
1b) La subárea de Procesos incluye los módulos necesarios
para controlar los trámites de gestión más habituales de los
fondos museográficos y documentales: preingreso e ingreso,
entradas temporales, movimientos (internos y externos),
documentación gráfica y conservación.
La gestión de preingresos (gestiones relativas a las
Αofertas de ingreso≅) e ingresos propiamente dichos parece
tener un interés muy relativo, al menos para los museos con
muy pequeño volumen de nuevas entradas en las colecciones,
pero tiene ventajas de gestión como la multiplicación
automática de registros para los objetos con la información
común al expediente administrativo, la asignación de números
de inventario, la generación de actas de recepción,
certificados registrales, etc.
Menos dudas ofrece la utilidad, para cualquier tipo de
museo, y al margen del volumen de actividad, de la gestión de
las entradas temporales y de los movimientos de bienes
culturales, que ayudan a controlar los objetos ajenos que
llegan temporalmente a nuestra institución (sea para
exposiciones, estudio, depósitos judiciales, ...), y los

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desplazamientos de nuestras propias colecciones, sea dentro
del Museo (movimientos internos) o fuera (movimientos
externos).
Seguramente el de Movimientos es el módulo de más
compleja estructura interna ante la casuística de controlar
múltiples bienes culturales que se desplazan a un mismo
evento o por una misma causa, pero que pueden contar con
diversas autorizaciones, distintas fechas de entrada y
salida, diferentes transportes y correos, quizás sometidos a
una exposición itinerante, ..., además de poseer elementos
informativos propios (como valoración, condiciones
particulares de exposición o manipulación, línea de crédito,
...).
Los módulos de Documentación gráfica y Conservación son
sencillos en su funcionamiento y mantienen una constante
vinculación con las bases de datos de Catalogación.
Aunque se trata de epígrafes tradicionales de las fichas
de catalogación, se ha optado por eliminarlos como tales,
estableciendo a cambio una interconexión permanente entre las
bases de datos respectivas de modo que la información,
íntegra, esté siempre accesible. La idea esencial es que cada
documento gráfico de los bienes culturales, o cada informe,
análisis o tratamiento de conservación/restauración, genere
una anotación independiente, un registro propio, en su base
de datos, en la que pueda describirse la acción con todo el
detalle necesario, y que dicha información resulte accesible
desde los demás módulos, de modo que obviemos la repetición
de aquellos problemas de las fichas manuales con unos
reducidos epígrafes de ΑEstado de conservación≅ y
ΑFotografía≅ que no permitían o dificultaban la consignación
de actualizaciones, y reducían la información, en el mejor de
los casos, a los tradicionales ΑBueno≅, ΑRegular≅ o
ΑDeficiente≅.
La estructura de ambas bases de datos es sencilla, pero
es indudable que, sobre todo en el área de Conservación, los
usuarios irán proponiendo mejoras.
1c) El módulo de Información relacionada viene a ser un
Αárea auxiliar≅ que incluye una serie de pequeños ficheros
necesarios para consignar datos que suelen tener un uso muy
repetido en catalogación y procesos de gestión:
. Datos biográficos de los Autores de los fondos del
Museo.
. Descripción de las Autorizaciones administrativas
emitidas con motivo de los ingresos, préstamos,
exportaciones temporales, etc, de los fondos.
. Conjuntos museográficos y documentales formados por los
objetos y/o documentos de las colecciones.
. Información sobre los titulares (en su caso) de
Derechos de reproducción sobre determinados bienes
culturales.
. Identificación de Exposiciones temporales, propias o
ajenas, en las que han participado fondos de la
institución.
. Referencia de las publicaciones (Fondos bibliográficos)
en las que aparecen piezas de las colecciones.
. Tablas de vinculación entre los Nombres comunes
utilizados para la denominación de los objetos con sus
Nombres específicos y Tipologías para evitar confusiones

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 o errores en la cumplimentación de los datos.
1d) El módulo de Consulta permite acceder a la base de
datos documental BRS, en la que se realiza el volcado de toda
la información del sistema, y a través de ella a la
visualización/impresión/archivo de los datos en Αmodo texto≅.
Es una potente herramienta de recuperación de la información,
pero, por su elevado coste, se está estudiando su posible
sustitución por otro módulo que ofrezca prestaciones
similares, o cercanas, a precios más asequibles para
cualquier institución.
[Nota técnica: La duplicidad de gestores de datos de la
aplicación (SQL Server 7.0 como gestor relacional y BRS 6.3
como gestor documental) se planteó en el inicio del
desarrollo ante la previsión de enlazar la aplicación de
gestión museográfica Domus con la aplicación de gestión
bibliotecaria Absys, utilizada en la red de bibliotecas
públicas y que trabaja sobre BRS, integrando ambas
aplicaciones para la tarea museística. De este modo se
obviaba el desarrollo del módulo de gestión bibliotecaria
propio previsto en el proyecto, y se vinculaba a los museos a
un standard de amplia implantación, lo que permitiría a las
bibliotecas de los museos formar parte real de la red de
bibliotecas públicas, acceder al Catálogo Colectivo, al
programa Ariadna, etc.
Problemas técnicos que escapan a nuestro control han
impedido esa interconexión entre Domus y Absys, lo que
plantea dos consecuencias: una lamentable, la Αamputación≅ de
la aplicación, que ahora carece del módulo de gestión
bibliotecaria previsto en el proyecto (cuestión que deberá
solucionarse en un futuro próximo); y otra simplificadora:
una vez que el papel del gestor documental ha quedado
reducido a la estricta tarea de recuperación de la
información Αmuseística≅ sería factible el análisis de su
sustitución o eliminación: el uso de BRS sólo resultará
necesario en aquellas instituciones con un gran volumen de
datos, en términos de millones de registros, que necesiten un
gestor de tal potencia.]
2) El Área de Administración incluye algunos módulos de
uso común al conjunto del sistema:
. Archivo administrativo, que conecta con la práctica
totalidad de los procesos de gestión permitiendo así,
desde el inicio de los expedientes, un control eficaz de
la documentación generada.
. Registro de Correspondencia, y en su caso de notas e
informes internos.
. Directorio, que controla todos los nombres propios de
personas e instituciones contenidos en el Sistema.
y otros de uso más particular por el personal de
Administración, como
. Gestión de las solicitudes de Reproducciones
fotográficas de los fondos, módulo vinculado tanto a la
Contabilidad como a la base de datos de Documentación
Gráfica
. Contabilidad o Control de gastos generales del Museo.
. Control del Personal y sus incidencias.
. Base de datos del Material inventariable de la
institución.
. Gestión de Taquilla: generación de entradas de
visitantes y control de ingresos.

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 . Gestión de la Tienda: control de existencias y
facturación de ventas.
3) Y, por último, el Área de Sistema incluye diversos
módulos de configuración y de control terminológico que en
principio sólo serán accesibles a los administradores del
sistema informático:
. Tesauros, Listas cerradas, y Listas abiertas, módulo de
control terminológico en el que se consignan los términos
autorizados para la consignación de la información
pertinente en los diversos procesos. Las tablas hasta el
momento desarrolladas son las siguientes:

Tesauros Listas cerradas Listas abiertas

Autores Agrupación de Actividades
Clasificaciones colecciones (Autores)
genéricas Características Descriptores
Contextos técnicas onomásticos
culturales Categorías Estado de ingreso
Iconografía laborales Hechos históricos
Lugares Colores Lugares
geográficos Datos técnicos específicos
Materias Departamentos Marcas
Nombres comunes Entidades Productos químicos
Nombres bancarias Títulos
específicos Estados de
Series reproducción
documentales Formas de ingreso
Técnicas Formatos
Tipologías Idiomas
Tipos de análisis Ingresos
Tipos de extrapresupuestari
movimiento os
Tipos de Precisiones
tratamiento (Autores)
Relación con el
Museo
Tipo de Colección
Tipo
correspondencia
(Directorio)
Tipo de documento
(Fondos)
Tipo de Incidencia
(Personal)
Tipo de medida
Tipo documento
administrativo
Tipo documento
correspondencia
Unidades de medida
Visitantes

. Signaturas topográficas, módulo que permite generar una

tabla jerarquizada con la estructura física de nuestro
museo, y sobre ella una descripción específica, y tan
detallada como se quiera, de las posiciones en que se
guardan los bienes culturales.
. Control de usuarios, módulo que permite la creación de

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 grupos de usuarios con diferentes niveles de acceso, y la
asignación de contraseñas individuales y plazos de
utilización a personal técnico, investigadores, etc.
. Datos Director/institución, para la emisión de formatos
impresos, etc.
. Cambio de numeración, pequeña utilidad que permite
añadir ceros a la izquierda al conjunto de los
inventarios cuando una colección pasa de dos a tres
dígitos, de tres a cuatro, ..., es decir, cuando nuestra
colección pasa de 999 objetos a 1000, de 9999 a 10000,
etc., para mantener la ordenación secuencial en listados,
etc.
. Importación/exportación: Suplementando este módulo de
Sistema se encuentran actualmente en desarrollo
ejecutables independientes para la importación y
exportación de datos a las diversas bases de datos,
tesauros y listas, así como un gestor de la integración
de imágenes digitales.
Perspectivas del proyecto
El actual Domus es sólo el inicio, la primera parte, del
desarrollo informático que preveía el Proyecto de
Normalización Documental, y en un futuro próximo, dentro de
la plena compatibilidad con los esquemas actuales, se
producirán innovaciones y mejoras significativas, tanto
técnicas como en la Αlógica≅ del sistema.
En el momento presente son detectables cuatro áreas de
evolución paralelas:
- Desarrollo informático
- Implantación en museos
- Volcado de información
- Normalización y unificación terminológica
Una aplicación informática nunca es un producto acabado;
antes de haberse concluido muchos de sus aspectos técnicos
resultan ya obsoletos, y a cada paso de la programación, la
reflexión lleva a imaginar nuevas funcionalidades. Durante el
propio desarrollo de la aplicación han podido detectarse
problemas y funcionalidades no previstas en el proyecto
inicial, y se han planteado modificaciones para mejorar el
funcionamiento general del sistema y su mayor adaptabilidad a
cada centro particular.
Del mismo modo, a medida que aumente el número de
usuarios surgirán propuestas para aumentar y mejorar las
funcionalidades y hacer más cómodo el manejo de la
aplicación, sugerencias que desembocarán en una Αversión 2"
y sucesivas.
Por otra parte, el proyecto inicial contemplaba tanto la
gestión textual de la información como la gestión de
imágenes. Para facilitar la claridad de la ejecución de la
tarea (y evitar que el atractivo de las imágenes digitales en
pantalla crearan la ilusión de que Αya estaba todo hecho≅) se
optó por contratar en primer lugar la gestión documental
textual de la información. Una vez completada esta etapa,
resulta necesario iniciar el diseño y desarrollo, mucho más
simple, de los elementos de conexión y control de coherencia
de la información entre la aplicación, el software de gestión
de imagen que se determine y los sistemas de captación
(escáneres, cámaras digitales, ...) y almacenamiento (discos

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ópticos, CD-ROM, DVD, ...).
E igualmente resulta ahora necesario acometer la conexión
en red de los museos, con tres facetas cuyo desarrollo
relativo, unificado o independiente, dependerá de las
decisiones que se tomen respecto a la difusión de la
información que conservan las instituciones y a las funcioes
que se quiera adjudicar a las comunicaciones externas:
En primer lugar los museos deben conectarse entre sí,
a) en lo relativo a la consulta y utilización de los
datos de las respectivas bases de datos de catalogación
(para lo cual puede plantearse un Αcatálogo colectivo≅),
b) pero también para compartir, intercambiar y actualizar
ficheros de autoridades y terminología: imaginemos que
periódicamente todos los museos que utilicen el sistema
remiten a los responsables técnicos que se establezcan
los índices de los diversos campos de catalogación, y que
tras la revisión y unificación pertinentes se nos
devuelven, de forma automática, los índices o tesauros
actualizados y se modifican los datos pertinentes en
nuestras bases de datos ...,
c) y, por qué no, para otros aspectos de gestión de las
colecciones: sigamos imaginando que podamos grabar en el
sistema de nuestros partenaires los datos sobre la
exposición temporal que deseamos realizar y generar
expedientes de solicitud de préstamo con los datos de los
objetos que nos interesan.
En segundo lugar, es previsible que los museos se
conecten, con las mismas funcionalidades u otras distintas,
con sus respectivos servicios centrales administrativos,
desde los cuales se podrán grabar en el sistema de cada
centro las autorizaciones de ingreso o préstamo de
colecciones, los presupuestos anuales o las modificaciones
pertinentes, las aprobaciones de gasto, ...
Y, en tercer lugar, frente a las anteriores conexiones,
de carácter estrictamente técnico, los museos deberán
Αconectarse≅ a las redes externas de difusión, de uso
general: deberán abrir sus páginas a los usuarios de Internet
con el volumen de información y las funcionalidades que se
establezcan en cada caso.

En cuanto a la implantación de la aplicación en los

museos, es lógico que las instalaciones hayan comenzado por
los museos dependientes de la Subdirección General de los
Museos Estatales, en cuyo seno se ha desarrollado, pero la
meta del proyecto es lograr la máxima extensión en el uso de
la aplicación para lograr la Αnormalización documental≅ del
mayor número de museos, al margen de titularidades
administrativas.
Según el pliego de condiciones técnicas del contrato de
desarrollo, la aplicación es propiedad exclusiva del
Ministerio de Educación, Cultura y Deportes, por lo que no
existe ningún problema para que, de forma gratuita o con las
fórmulas administrativas o económicas que se establezcan, el
Ministerio distribuya copias o licencias de uso de la
aplicación a los museos que estén interesados.
Las instancias administrativas deberán decidir el ritmo,
orden y criterios de extensión de la aplicación al resto de
los museos gestionados por el propio Ministerio y a los
gestionados por otros Ministerios; a los museos de

12
titularidad estatal gestionados por las Comunidades
Autónomas; y a los museos de otras titularidades, sean
públicos o privados, ya que museos de todas estas diversas
categorías se han mostrado interesados por el uso de la
aplicación. La extensión de las implantaciones a los
numerosos museos de países hispanoamericanos igualmente
interesados en el proyecto deberá estudiarse con detenimiento
y requerirá, con toda seguridad, la colaboración de terceros
para ser económicamente viable.
Es previsible que la cesión de derechos de uso de la
aplicación a museos que no sean competencia exclusiva del
Ministerio de Educación y Cultura deba ir acompañada de la
firma de algún tipo de acuerdo en el que se establezcan las
normas y condiciones pertinentes. Al margen de las cuestiones
administrativas, desde nuestro punto de vista estos acuerdos
de colaboración deberían incluir algunos elementos técnicos
conducentes al mantenimiento de la unidad operativa, como por
ejemplo que los futuros usuarios se comprometan a:
. no alterar en ningún caso la estructura de datos de la
aplicación, ni su funcionamiento interno, salvo en caso
de actualizaciones formalmente establecidas,
. facilitar la consulta e intercambio de sus datos en la
misma medida en que participarán de la consulta e
intercambio de información del resto de los centros,
. colaborar en el desarrollo de la normalización
terminológica, facilitando periódicamente los volcados de
índices que se soliciten, aplicando los acuerdos que al
respecto se adopten y, en su caso, participando en las
comisiones de desarrollo y control que más adelante se
mencionan.

El logro de la máxima efectividad exige que la

implantación del sistema en los diversos museos vaya
acompañada de una rápida carga de información que permita la
puesta en aplicación de sus funcionalidades potenciales. No
hay nada más frustrante que tener una aplicación de gestión y
que Αno funcione≅ porque al sistema le falta la información
necesaria para ser operativa, limitando la rentabilidad del
proyecto: envejecimiento de los equipos sin haber amortizado
sus prestaciones en caso de lentitud de carga de datos, mal
uso del sistema, imagen de ineficacia de la aplicación a
falta de la información de base, ...Ni Domus ni ningún otro
programa es operativo sin datos, y ningún programa
informático crea los datos por sí mismo.
Por ello, los gestores deberán tener muy en cuenta que
junto a la compra de máquinas, la instalación de la
aplicación, etc, se requiere un programa paralelo de carga de
información, mucho más costoso pero vital, que presenta al
menos cinco vertientes:
- Volcado de información ya existente en soportes
informáticos a las nuevas estructuras catalográficas.
- Grabación de la información consignada en fichas
manuales y libros de registro en el sistema informático.
- Inventario y catalogación de aquellos fondos para los
que no dispone de estos instrumentos documentales para su
posterior grabación en el sistema informático.
- Digitalización de las imágenes existentes en los
archivos fotográficos
- Desarrollo de campañas sistemáticas de fotografía

13
 digital (en casos particulares también analógica) de
fondos.
Esta ardua tarea exigirá un programa de contrataciones
temporales o deberá ser confiada a empresas especializadas en
tareas documentales, ya que la precariedad general de las
plantillas de los centros hacen improbable que puedan hacerse
cargo del cometido en plazos razonables.

Tras el establecimiento de una mecánica general de

funcionamiento de los procesos, y de una estructura de datos
aceptable y aceptada, resulta prioritario el establecimiento
de unas sólidas normas de cumplimentación de la información
y, sobre todo, de una rígida regulación de la terminología
empleada para designar, describir y clasificar los bienes
culturales.
Cuando se ve en funcionamiento la aplicación Domus con
unos cuantos miles de registros en sus bases de datos, es
decir, con el suficiente volumen para que el pantalleo
rápido, los listados o la simple memoria de detalles
particulares de los objetos, nombre de los coleccionistas,
etc, no basten para localizar la información deseada, es
cuando se descubre de verdad la necesidad de esta segunda, o
tercera, etapa.
Desde el comienzo del proyecto se ha concedido amplia
importancia al desarrollo de vocabularios y tesauros que
normalicen la terminología empleada en la catalogación y
gestión de las colecciones, ya que sólo la unificación
terminológica permitirá un intercambio de información fluido
y real. Ahora el inicio de la instalación sistemática de la
aplicación en los museos, y de la carga de información, hacen
urgente el desarrollo de esta tarea para evitar la dispersión
y homogeneizar al máximo la consignación de datos en todos
los centros.
Con este fin comenzaron a constituirse, en paralelo a la
actividad de la Comisión de Normalización Documental,
diversos grupos de trabajo especializados: los denominados
Grupos de Vocabularios Técnicos, formados por personal
técnico de los museos estatales y de otras instituciones
especializadas en las diversas temáticas. Aunque con ánimo de
ampliar los campos temáticos a medida que avanzaran los
trabajos, los grupos iniciales se constituyeron para las
siguientes materias: Arte gráfico (Estampa y dibujo),
Numismática (Numismática, Sigilografía y Glíptica), Cerámica,
Mobiliario, Escultura, Textiles (Tejidos e Indumentaria),
Textiles (Encajes y bordados), Metalistería, y Vidrio.
La idea de partida era construir vocabularios que
incluyeran tanto denominaciones de objetos, denominaciones de
partes o componentes, materias primas, técnicas productivas y
decorativas, como términos especializados de descripción,
prácticas de medición y otras informaciones básicas para
enfrentarse a cada categoría de bienes, y ello haciendo que
en la medida de lo posible confluyeran especialistas de
diversas áreas (arqueólogos, historiadores del arte,
antropólogos, ...) en cada grupo, para hacer más inclusivos
los acuerdos, y haciendo que todos los equipos trabajaran
sobre una base de datos de estructura común de modo que
posteriormente pudieran irse conjuntando y articulando los
vocabularios generados por cada uno de los Grupos.
Por diversas razones, entre ellas el escaso apoyo
administrativo a una tarea no remunerada de manera
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específica, los grupos fueron dejando de funcionar en etapas
diversas de su trabajo, y sólo llegó a publicarse el primero
de los vocabularios (Blas Nenito, 1996). Deberán buscarse los
medios para reactivar su operatividad, y para aumentar el
número de áreas temáticas, ya que su existencia comienza a
resultar urgente.
Y complementando esta tarea de los vocabularios
especializados por áreas temáticas, resulta necesario el
establecimiento o adopción de tesauros y tablas de carácter
general (y sus grupos de trabajo respectivos), tales como:
. Tesauro de materias primas
. Tesauro de técnicas y procedimientos de fabricación
. Tesauro de términos geográficos
. Tesauro iconográfico
. Tesauro de contextos culturales (incluyendo períodos
geológicos e históricos, estilos artísticos y grupos
culturales)
. Tesauro de clasificaciones temáticas
. ...
Tarea en la que no podemos olvidar la necesidad de aunar
esfuerzos con otras instituciones que trabajan en la misma
vía, y en particular con el Instituto Andaluz de Patrimonio
Histórico, impulsor del Tesauro de Patrimonio Histórico
Andaluz, cuyo desarrollo deseamos que no se detenga para que
pueda ser llegar a ser una herramienta básica en esta lucha
común por la normalización terminológica.
De hecho, la tarea terminológica no puede ser una tarea
individual, no podrá darse por concluida en un breve plazo, y
requerirá un constante esfuerzo y colaboración de todos los
centros participantes en el proyecto, colaboración que deberá
vehicularse a través de una comisión de control
terminológico, con técnicos y documentalistas que
periódicamente revisen la terminología utilizada en el
conjunto del sistema, actualicen el contenido de los
tesauros, etc.
Una posible estrategia es la constitución, bajo esa
comisión de control, de comisiones sectoriales que se ocupen
del desarrollo y mantenimiento de la base léxica necesaria
para los diversos epígrafes del sistema: denominaciones de
objetos, materias primas, nombres de autores,
identificaciones iconográficas, etc., etc. Con la
periodicidad que se establezca cada museo remitirá los
índices correspondientes a cada comisión; las comisiones
valorarán la pertinencia de los términos utilizados en cada
centro, sea para introducirlos en el tesauro o listado
correspondiente si se acepta su uso, sea para rechazarlos o
plantear alternativas en caso contrario; y a continuación
devolverán el índice actualizado y unificado a todas las
instituciones, con las instrucciones pertinentes para
actualizar la información de las bases de datos.
La extensión del empleo de la aplicación al mayor número
de instituciones posible ampliará, por una parte, el volumen
de datos sobre los que trabajar para la normalización
terminológica, pero también el número de técnicos
potencialmente colaboradores en las tareas de revisión y
actualización de los instrumentos documentales.

* * * *

Domus es una aplicación informática de gestión de museos.

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Supongo que la participación en su creación me impide decir
una más, pero evidentemente no es la única, ni quizás sea la
mejor: tanto en España como en otros países se han
desarrollado en los últimos años otros modelos (véase, por
ejemplo, http://www.mda.org.uk/software.htm para diversos
paquetes informáticos -anglosajones casi todos, claro está-
de catalogación y gestión museográfica). Pero Domus es una
aplicación accesible a la práctica totalidad de los museos
españoles; previsiblemente será una aplicación que tendrá el
apoyo de diversas administraciones públicas en los años que
vienen, lo que facilitará sus mejoras y ampliaciones; y la
entidad de muchas de las instituciones que ya la emplean, o
la emplearán en breve, supone una garantía.
Retomando frases del comienzo del artículo, quizás
podemos insistir en conservar nuestras manías
institucionales, al margen de procedimientos normalizados, y
empeñarnos en hacer firmar seis formularios a cada
solicitante de un préstamo, o en mantener boletines de
desplazamiento interno de fondos que incluyan la firma de
diez o doce responsables, pero debemos intentar restringir
este tratamiento para nosotros mismos o unos pocos
investigadores y colegas a nuestro alrededor. No podemos
eludir la responsabilidad de que somos gestores de Patrimonio
Cultural y de que los museos son un servicio público; y,
desde el punto de vista que nos interesa en este momento, no
podemos darle la espalda al hecho de que la información que
guardan los museos comienza a ser tan apreciada como los
propios bienes culturales, y es responsabilidad nuestra
hacerla accesible.

Bibliografía citada
BLAS BENITO, Javier (coord.). Diccionario del dibujo y la
estampa (Vocabulario y tesauro sobre las artes del dibujo,
grabado, litografía y serigrafía). Madrid. Calcografía
Nacional. 1996. 212 p.
CARRETERO PÉREZ, Andrés. La documentación en el museo: una
visión general. Museo, II, 1997, p. 11-29 (Actas de las II
Jornadas de Museología ΑEl museo: centro de documentación≅.
Madrid, 1996).
CARRETERO PÉREZ, Andrés. Museos, documentación y nuevas
tecnologías: una reflexión sobre la gestión de la información
en los museos≅, pp. 17-27 en Iglesias Gil, José Manuel (ed.),
Cursos sobre el Patrimonio Histórico 3 (Actas de los IX
Cursos Monográficos sobre el Patrimonio Histórico (Reinosa,
julio-agosto 1998). Santander. Universidad de Cantabria -
Ayuntamiento de Reinosa. 1999.
CARRETERO PÉREZ, Andrés, CHINCHILLA, Marina, BARRACA, Pilar,
ADELLAC, M. Dolores, PESQUERA, M. Isabel, y ALQUEZAR, Eva.
Normalización documental de museos: elementos para una
aplicación informática de gestión museográfica. Madrid.
Ministerio de Educción y Cultura. 1996. 560 p.
CIDOC. International Guidelines for Museum Object
Information: The CIDOC Information Categories. Paris:
International Committe for Documentation of the ICOM, 1995.
GETTY ART HISTORY INFORMATION PROGRAM (AHIP). Categories for
the Description of Works of Art. The Paul Getty Fondation,
Art History College. 1995.
GRANT, Alice (ed.). SPECTRUM: The UK Museum Documentation

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System. Cambridge: MDA, 1994.

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