VISITA A UNIDAD DE CORRESPONDENCIA DIAN

Bogotá D.C., 14 de marzo de 2013

ELABORADO POR: Leidy Johanna Ardila

Ana María Cruz

Andrea Cubillos

Diego Jaramillo

Erika Lugo Londoño

1. OBJETIVO

Conocer la unidad de correspondencia de la empresa patrocinadora para

identificar y aplicar el proceso en la gestión de recibo, registro y despacho de
correspondencia utilizado, así como las tareas que se desempeñan en la
ventanilla única.
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2. DESARROLLO

1. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, maneja su

correspondencia dando aplicación a las tablas de retención documental, su
manual de correspondencia, diagramas de flujo establecidos y las normas
concordantes y aplicables a este proceso. La gestión documental aplicada a
la correspondencia física que llega a la entidad se lleva mediante un
procedimiento de la siguiente forma: el responsable de este proceso el
auxiliar de archivo, en primera medida verifica si el destinatario de los
documentos es de la entidad y este corresponde a la clasificación definida
por la DIAN, cumpliendo este procede a recibir los documentos y radicarlos
de allí se imprime el formato de radicado 1096 y entrega copia al cliente.

El auxiliar de archivo continua con la clasificación y el alistamiento de los

documentos, verifica si el documento está radicado, digitaliza el documento,
verifica sí está creada una carpeta en caso afirmativo se anexa el
documento, en caso negativo se asigna la carpeta, se imprime el formato
1287 y se marca con la leyenda “Carpeta Abierta”.

Se introducen los documentos a la carpeta, verifica si los folios de la carpeta

son iguales a 200, se cierra la carpeta y se imprime el formato asignar
carpeta 1287 y se marca con la leyenda “Carpeta cerrada”.

Los documentos se almacenan de forma temporal, se verifica si tiene 6

carpetas del mismo tipo de documento, se captura la información de las
carpetas, se imprime y se marca el formato medio de conservación 1098.
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Almacena el medio de conservación en forma temporal, verifica si se debe

realizar traslado, se captura la información de los medios de conservación,
se imprime el formato traslado de documentos 1097 y se entrega al
encargado de transportarlos.

Se recibe el traslado de los documentos, se verifica si anteriormente se han

realizado traslados, se captura la información de los medios de conservación
relacionados en el traslado y se imprime el formato de recepción de traslado
1306 y con ello finaliza el procedimiento de gestión de la correspondencia
física.

3. CONCLUSIONES

 En la investigación del manejo de la correspondencia en la entidad

patrocinadora, en este caso la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales – DIAN, dio como resultado la identificación y
conocimiento del procedimiento que se lleva a cabo en la recepción de
la correspondencia física.

 Se encontró la diferencia en el manejo de correspondencia en relación

a otras entidades, que es previamente establecido en el manual de
correspondencia de cada cual.

 Identificamos los distintos formatos usados en cada uno de los pasos

dentro del procedimiento del manejo de la correspondencia.