FORO: TIPOS DE DOCUMENTOS

ADELAIDA ORTEGA FONSECA

APRENDIZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

PROGRAMA: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
MANI CASANARE
2019
 FORO: TIPOS DE DOCUMENTOS

ADELAIDA ORTEGA FONSECA

APRENDIZ

Ava Alexander Herrera Pérez

Instructor

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

PROGRAMA: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
MANI CASANAR
2019
 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES
1. Ejemplo 1: CARTAS
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales;
igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados, en algunas entidades se
denomina oficio.
A. Organizacionales: se produce en ejercicio de las funciones de la organización.
B. Oficiales: Se producen en las oficinas públicas y organizacionales del estado.
C. Personales: Se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar lenguaje
informal.
Aspectos generales:
1. Zonas:

Zona 1: Espacio destinado para el membrete, incluye: razón social, sigla, logotipo, NIT
(medidas: 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo y entre 3cm y 4cm verticales
desde el borde superior)

Zona 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, email, fax, teléfono, sitio web
(medidas: entre 1,5 cm y 2 desde el borde inferior de la hoja)
Zona 3:

Zona 3: Espacio superior derecho destinado para el registro y la radicación del

documento. Es complementaria de la zona 1.

2. Márgenes:

Superior: Entre 3 y 4 cm.

Inferior: Entre 2 y 3 cm.
Izquierdo: Entre 3 y 4 cm.
Derecho: Entre 2 y 3 cm.

3. Estilos:

Bloque extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo.

Bloque: Las líneas del código, lugar y fecha, firma y cargo se escriben partiendo del
centro del escrito hacia el margen derecho:
Semibloque: El primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios.
 4. Fuente: Utilizar una fuente clara y entendible con el fin de no presentar inconvenientes
para su lectura y comprensión, se recomienda que el tamaño de la fuente sea de 10 a 12
y se sugiere NO utilizar negrilla.
Requisitos:
 Código: Se recomienda escribirlo a 3 y 4 cm del borde superior, dejando de 0 a 1
interlinea libre.

 Lugar de origen y fecha de elaboración: Se recomienda escribir a 1 ó 2 interlineas libres

del código y en forma completa.

 Destinatario: Se recomienda de 2 a 3 interlineas libres según la extensión de la

comunicación.
Denominación o título académico: Se recomienda utilizar mayúscula inicial para los
títulos académicos.
Nombre del destinatario: Se recomienda escribirlo en mayúscula fija.
Cargo: Se aconseja escribirlo en mayúscula inicial (los cargos extensos se pueden escribir
en dos líneas)
Organización: Se escribe la entidad de la que remitieron el documento.
Dirección: Se escribe la dirección o domicilio de la entidad.
País: Se escribe la ciudad, departamento o país, de la entidad o sucursal.

 Asunto: Se recomienda escribirlo de 2 a 3 interlineas libres de los datos del destinatario.

 Saludo: Se escribe a 1 o 2 interlineas

 Texto: Comienza a 1 o 2 interlineas del saludo y una interlinea cuando son párrafos.

 Despedida: Se escribe a 1 o 2 interlineas del texto.

 Remitente y firmas responsables: Los datos remitentes están conformados por el

nombre y cargo, se escribe a 4 o 5 interlineas de la despedida.(nombre en mayúscula
sostenida y cargo con la inicial mayúscula)

 Líneas especiales: si se requiere líneas especiales se recomienda a 2 interlineas de la

firma responsable.
Anexos: se detallan en el texto y al final de la comunicación.
Copias: la palabra copia se escribe en mayúscula sostenida.
Transcriptor o Redactor: Se recomienda a 2 interlineas de las copias, nombre y apellido
de las personas que participaron en la carta.
 2. Ejemplo 2: MEMORANDOS
Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas
entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de
coordinación jerárquica de la organización.
Aspectos generales:
1. Zonas:

Zona 1: Espacio destinado para el membrete, incluye: razón social, sigla, logotipo, NIT
(medidas: 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo y entre 3cm y 4cm verticales
desde el borde superior)

Zona 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, email, fax, teléfono, sitio web
(medidas: entre 1,5 cm y 2 desde el borde inferior de la hoja)
Zona 3:

Zona 3: Espacio superior derecho destinado para el registro y la radicación del

documento. Es complementaria de la zona 1.

2. Márgenes:

Superior: Entre 3 y 4 cm.

Inferior: Entre 2 y 3 cm.
Izquierdo: Entre 3 y 4 cm.
Derecho: Entre 2 y 3 cm.

3. Estilos:

Bloque extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo.

Bloque: Las líneas del código, lugar y fecha, firma y cargo se escriben partiendo del
centro del escrito hacia el margen derecho:
Semibloque: El primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios.

4. Fuente:

Utilizar una fuente clara y entendible con el fin de no presentar inconvenientes para su
lectura y comprensión, se recomienda que el tamaño de la fuente sea de 10 a 12 y se
sugiere NO utilizar negrilla.
Requisitos:
  Denominación del documento: De cero a una interlinea de la margen superior, se
escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.

 Código: Se recomienda dejarlo de 1 a 2 interlineas libres.

 Lugar de origen y fecha de elaboración: Se recomienda escribir a 1 ó 2 interlineas libres

del código y en forma completa.

 Encabezamiento: Está conformado por las palabras (para) y (de) en pocas palabras
(destinatario y remitente). Pueden ir a 2 interlineas.

Destinatario: Se recomienda de 2 a 3 interlineas libres, se ubica la preposición en

mayúscula seguida de: (dos puntos)

Remitente: Se ubica a un interlineado y se escribe la preposición en mayúscula y seguida

de: (dos puntos).

 Asunto: Se recomienda escribirlo de 1 interlinea libre de los datos del destinatario y

remitente, con la palabra asunto en mayúscula.

 Texto: Comienza a 2 o 3 interlineas del asunto y una interlinea cuando son párrafos.

 Despedida: Se escribe a 1 o 2 interlineas del texto.

 Remitente y firmas responsables: Los datos remitentes están conformados por el

nombre y cargo, se escribe a 4 o 5 interlineas de la despedida.(nombre en mayúscula
sostenida y cargo con la inicial mayúscula)

 Líneas especiales: si se requiere líneas especiales se recomienda a 2 interlineas de la

firma responsable.
Anexos: se detallan en el texto y al final de la comunicación.
Copias: la palabra copia se escribe en mayúscula sostenida.
Transcriptor o Redactor: Se recomienda a 2 interlineas de las copias, nombre y apellido
de las personas que participaron en la carta.

3. Ejemplo 3: CIRCULARES.
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo
específico de personas tanto internas como externas.
D. Circular general: Se dirige a un grupo específico de personas.
E. Carta circular: Está dirigida de forma personalizada.
Aspectos generales:
1. Zonas:

Zona 1: Espacio destinado para el membrete, incluye: razón social, sigla, logotipo, NIT
(medidas: 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo y entre 3cm y 4cm verticales
desde el borde superior)

Zona 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, email, fax, teléfono, sitio web
(medidas: entre 1,5 cm y 2 desde el borde inferior de la hoja)
Zona 3:

Zona 3: Espacio superior derecho destinado para el registro y la radicación del

documento. Es complementaria de la zona 1.

2. Márgenes:

Superior: Entre 3 y 4 cm.

Inferior: Entre 2 y 3 cm.
Izquierdo: Entre 3 y 4 cm.
Derecho: Entre 2 y 3 cm.

3. Estilos:

Bloque extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo.

Bloque: Las líneas del código, lugar y fecha, firma y cargo se escriben partiendo del
centro del escrito hacia el margen derecho:
Semibloque: El primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios.

4. Fuente:

Utilizar una fuente clara y entendible con el fin de no presentar inconvenientes para su
lectura y comprensión, se recomienda que el tamaño de la fuente sea de 10 a 12 y se
sugiere NO utilizar negrilla.
Requisitos:
 Encabezado: De 0 a 1 interlinea libre de la zona 1, se escribe la palabra circular en
mayúscula sostenida..

 Código: Se recomienda dejarlo de 1 a 2 interlineas libres del encabezado

 Lugar de origen y fecha de elaboración: Se recomienda escribir a 1 ó 2 interlineas libres
del código y en forma completa.

 Encabezamiento: Está conformado por la palabra (PARA) seguida del grupo de personas
de la organización. Pueden ir a 2 a 3 interlineas.

 Asunto: Se recomienda escribirlo a 2 interlineas del encabezamiento

 Texto: Comienza a 2 o 3 interlineas del asunto y una interlinea cuando son párrafos.

 Despedida: Se escribe a 1 o 2 interlineas del texto.

 Remitente y firmas responsables: Los datos remitentes están conformados por el

nombre y cargo, se escribe a 4 o 5 interlineas de la despedida.(nombre en mayúscula
sostenida y cargo con la inicial mayúscula)

 Líneas especiales: si se requiere líneas especiales se recomienda a 2 interlineas de la

firma responsable.
Anexos: se detallan en el texto y al final de la comunicación.
Copias: la palabra copia se escribe en mayúscula sostenida.
Transcriptor o Redactor: Se recomienda a 2 interlineas de las copias, nombre y apellido
de las personas que participaron en la carta.
F.