Dirección de Proyectos

Los pasos claves para el éxito de un proyecto

Así como se habla del ciclo de vida de los productos, los proyectos también cuentan con un
ciclo de vida bien definido y dividido en distintas fases, que van desde el inicio de la idea hasta
que el proyecto concluye. El objetivo de este ciclo es hacer más eficiente la administración y
control de los proyectos.

La transición de una fase a otra está determinada por alguna forma de transferencia física o entregable, la que deberá
ser aprobada por él o los encargados respectivos. Para ello, uno de los principales aportes en el éxito de cualquier
proyecto es que todos los involucrados acepten utilizar procesos y procedimientos comunes.

Este acuerdo facilita el reparto de información, sobre todo cuando se trabaja en distintos lugares y países. Incluso
debemos preocuparnos de utilizar los mismos sistemas informáticos o aplicaciones para guardar los datos. El
propósito de todo ello es crear un "idioma común" y compartido por el equipo, que sirva para ahorrar tiempo y mejorar
sustancialmente la comunicación.

El ciclo de vida de un proyecto generalmente define:

Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase;

Cuándo se deben generar los entregables y cómo se revisan, verifican y validan;

Quién está involucrado en cada fase;

Cómo se controla y aprueba cada fase.

Las fases del proyecto

El ciclo de vida reconoce que los proyectos tienen un alcance limitado de vida y que hay cambios predecibles en el
nivel de esfuerzo y de enfoque a lo largo de la vida del proyecto. Existen distintos modelos de ciclo de vida en la
literatura de la administración de proyectos. Muchos son únicos en una industria o tipo de proyecto específico.

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Punto Clave

El Ciclo de Vida del Proyecto, con sus definiciones y fases, tiene como objetivo, hacer más eficiente la
administración y control de los proyectos.

Por lo general, el ciclo de vida del proyecto atraviesa, en forma secuencial, cuatro etapas: definición, planificación,
ejecución y entrega. El punto de partida se inicia en el momento que arranca el proyecto. Los esfuerzos comienzan
poco a poco, pero llegan a un punto máximo y luego caen hasta la entrega del proyecto al cliente (sea interno o
externo).

En el gráfico a continuación se presenta el ciclo de vida de un proyecto estándar indicando el uso de recursos y
costos en cada una de sus fases.

Por lo general en la fase inicial del proyecto se utilizan pocos recursos, lo que implica bajos costos, en las etapas
intermedias se consume la mayor parte del presupuesto y en la fase final el costo es relativamente bajo.

¿En qué fase del proyecto hay mayor nivel de incertidumbre? Obviamente al inicio. La certeza de alcanzar un
proyecto exitoso aumenta a medida que avanza el proyecto.

¿En qué fase del proyecto los interesados tienen mayor influencia? Al inicio es cuando más pueden influir con
cambios. Por ejemplo, es más fácil derribar una pared del segundo piso en el plano, que derribarla cuando el edificio
ha avanzado en su construcción hasta el quinto piso.

En la práctica algunos grupos de proyectos utilizan el ciclo de vida del proyecto para representar la calendarización
de las tareas más importantes en la vida del proyecto.

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Procesos en la Dirección de Proyectos

La Dirección de Proyectos tiene una marcada naturaleza integradora, según la

cual acciones o errores cometidos en un área afectan indefectiblemente a otras.
El ciclo de vida atraviesa, en
Dichas interacciones, en el seno del proyecto, pueden ser directas y evidentes o
forma secuencial, cuatro
bien sutiles e inciertas. Por esta razón la dirección exitosa de proyectos exige,
etapas: Definición,
muchas veces, el balance entre varios objetivos del proyecto y el manejo activo
Planificación, Ejecución y
de estas interacciones.
Entrega.
La dirección de proyectos involucra la interrelación de Procesos, definiendo
proceso como una serie de acciones llevadas a cabo para lograr un resultado.
Tienen que ver con la descripción y organización de los trabajos.

Proceso de iniciación
La metodología comienza con una etapa conceptual donde se analiza la factibilidad del proyecto a encarar. Se
realizan estudios económicos, de riesgos, de oportunidades y estratégicos. Sus resultados sirven como elementos
importantes para decidir proseguir o no con el proyecto.

Una decisión positiva en el proceso de selección implica comprometer recursos humanos y materiales para el
planeamiento del proyecto. La autorización para construir el plan da lugar al Acta del Proyecto o a la Declaración de
Trabajo que define:

La necesidad de negocio que dio origen al proyecto

La descripción del producto

El responsable del proyecto

Su autoridad y responsabilidad para el uso de los recursos de la organización en el proyecto.

Asimismo, se confecciona el "enunciado del alcance" también conocido como Documento de Requerimientos del
Proyecto (DRP) que presenta información tal como nivel de riesgo, criterio de éxito y/o aceptación, medidas de costo,
tiempo, alcance y calidad, niveles de comunicación, etc.

Esta información, que sirve de base para comenzar a planificar el proyecto, no permanece inalterable sino que es
enriquecida y refinada a medida que se avanza en dicho proceso.

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Proceso de Planificación
En este proceso se avanza en la consolidación de los requerimientos, inicialmente los funcionales, basado en lo
descrito en el DRP. Estos requerimientos se van afinando para servir como base de los requerimientos técnicos que
finalmente se materializan en una Estructura de Trabajo Detallada (EDT), donde se desagrega el trabajo hasta llegar
a elementos que se puedan asignar a organizaciones o individuos (definiendo su responsabilidad en la ejecución de
la/s tarea/s), dando respuesta a preguntas tales como: ¿Qué hay que hacer? ¿Quién es responsable? ¿Cómo o con
que recursos? ¿Cuándo hay que entregarlo? ¿Cuánto costará?

Este documento, que veremos más adelante, contiene el alcance del proyecto y es la base para obtener el
cronograma, realizar el presupuesto y obtener el flujo de caja. Se comienza con la identificación de riesgos dentro de
su proceso de Gerenciamiento.

Tomando las tareas de la EDT y teniendo en cuenta dependencias, recursos y restricciones surge el cronograma, de
él la duración total del proyecto medida en su camino crítico. Para realizar el presupuesto del proyecto se suman
todos los costos de las tareas de la EDT, obteniendo un presupuesto definitivo (por su grado de detalle). La
conjunción de los costos por tarea y el momento de efectivizarse la erogación (obtenido del cronograma), permiten
conocer el flujo de caja necesario para el proyecto.

Una vez logrado el conocimiento del alcance, del tiempo y del costo del proyecto, estamos en condiciones de realizar
el proceso de gerenciamiento de riesgos, el cual comienza con la identificación, sigue con la cuantificación y
priorización y culmina en esta etapa del proyecto con la planificación de las posibles respuestas a dichos riesgos.

La metodología propone una serie de documentos que complementan los ya enunciados y que conforman el plan
total del proyecto:

Plan de calidad: Define cómo se efectuará el control y la mejora continua, tanto del proyecto como del
producto o servicio creado por el mismo. Se definen una serie de auditorías y revisiones pautadas a lo largo del
ciclo de vida del proyecto.

Plan de comunicaciones: Fundamentalmente establece Qué comunicar, a quién, cómo y cuándo.

Plan de Recursos Humanos: Presenta una clara definición de los roles y responsabilidades de los
participantes del proyecto, quienes son los mismos y como se desarrollará y fortalecerá el trabajo en equipo
(team building).

Finalmente los tres últimos documentos apuntan al control durante las etapas de implementación y cierre del
proyecto.El primero es el Control de Cambios. Apunta a implementar un proceso que permita evaluar impactos y
realizar sólo aquellos cambios que sean aprobados. El proceso establece que los pedidos deben ser realizados en
forma escrita, en formulario preestablecido y con la firma del solicitante. Esta información es presentada a un cuerpo
colegiado (formado por el representante del cliente, el gerente de proyectos y una autoridad superior a este último), el
cual evalúa el impacto de los cambios (tiempos, costos, alcance, riesgos, etc.) y decide su implementación. La
decisión se guarda en un registro de control.

El segundo es el de Control de Avance mediante la aplicación de un proceso que dado los estándares establecidos y
los resultados obtenidos en la ejecución del proyecto (performance), analiza los desvíos y toma las medidas
correctivas necesarias.

Por último se establecen los criterios de aceptación del entregable final del proyecto.

Proceso de ejecución
Este proceso comienza con el "kickoff" o primera reunión conjunta del equipo que ejecutará el proyecto, donde se
terminan de definir los roles y responsabilidades de sus miembros con el nivel de información necesario para la
ejecución del proyecto.

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También se comienza a realizar, dentro del Plan de Recursos Humanos, el desarrollo del equipo. En definitiva, todos
los componentes del Plan de Gerenciamiento del proyecto son llevados a cabo en forma simultánea (Calidad,
Comunicaciones, Riesgos, etc.).

Proceso de control
Se realiza el gerenciamiento de los cambios documentando las solicitudes, análisis y decisiones. Se realizan las
revisiones programadas y las auditorías de ejecución, las cuales tienen como objetivo verificar la marcha real del
proyecto contra el plan y en el caso de desvíos tomar las acciones correctivas correspondientes.

Se ejecuta también el proceso de Control de Calidad, el cual verifica el cumplimiento de los estándares de calidad
previamente definidos e identifica formas de eliminar las causas de resultados insatisfactorios.

Se lleva a cabo el gerenciamiento de riesgos implementando las estrategias establecidas para hacer frente a los
riesgos que se materializan, identificando nuevos riesgos y revaluando continuamente los riesgos vigentes.

Proceso de cierre
En este proceso existen dos áreas claramente marcadas:

La que atiende a la aceptación del producto o servicio por parte del cliente (y su grado de satisfacción con lo
realizado) que posibilita la facturación del trabajo y el cierre administrativo del proyecto.

La que atiende a la organización ejecutora del proyecto en lo que hace a la evaluación del proyecto realizado, a
los beneficios que le dejó la ejecución del mismo:

Equipo experimentado
Gente con nuevas aptitudes adquiridas durante la ejecución del mismo
Lecciones aprendidas basadas en el análisis de la documentación actualizada del proyecto

El liderazgo y su relación con las distintas fases del ciclo de vida de un

proyecto
La inflexibilidad del líder atenta contra la ejecución exitosa de un proyecto. Para evitar esto, el Jefe de Proyecto
deberá aplicar las diferentes competencias del liderazgo durante el desarrollo de su proyecto. Algunas de las
competencias requeridas al inicio del proyecto, cuando se está conceptualizando qué se busca lograr, así como
también convencer a los diferentes stakeholders y miembros del equipo, son intensivas en tener capacidad de visión,
creatividad, análisis, convencimiento y convocatoria, entre otras. Muy por el contrario, cuando se está en plena
ejecución del proyecto, el líder deberá ser riguroso en llevar el control de avance, así como también deberá motivar,
apoyar a su equipo y asegurar la fluidez de información entre el equipo y los stakelholders. Finalmente, cuando el
proyecto esté terminando, será particularmente importante que el Jefe de Proyecto sea ordenado para dirigir las
tareas de documentación y ser visionario para generar las lecciones aprendidas para futuros proyectos.

A continuación detallamos las competencias de liderazgo necesarias en cada fase del proyecto:

Etapa de definición

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Procesos de Iniciación

Estudio

Visionario

Conceptual

Muy analítico

Pero también muy creativo

Etapa de Planificación

Procesos de Planificación

Actividades de Análisis o Definiciones o Diseño (Plan de Proyecto)

Saber escuchar y dejar hablar (no interrumpir, dejar que las personas expongan sus ideas o planteamientos)

Saber llegar a consenso

Gran motivador

Creatividad

Persuasión

Saber alinear (tener claridad de los objetivos estratégicos)

También analítico

Etapa de Ejecución

Procesos de Ejecución y Control

Desarrollo

Capacidad para organizar equipos y recursos (experiencia)

Gran motivador

Aquí es saber trabajar en equipo

Cohesionar

Muy participativo (por ende, muy colaborador y abierto)

Saber aceptar y buscar compromisos (responsabilidades)

Apoyador

Poder e influencia

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Ejecución

Rigurosidad para medir y controlar

Aquí fuertemente se busca un muy buen tomador de decisiones

Balance y equilibrio (entender entre lo que es “trabajo” y lo que es “diversión”…se busca pasarlo bien durante
TODA la ejecución del proyecto)

Trabajo en equipo

Flexibilidad

Paciencia

Capacidad para generar sinergia

Capaz de generar empatía

Apoyador

Etapa de entrega

Procesos de Cierre

Aquí se cumple un rol más Administrador

Orden

Cerrar, capacidad para consolidar el aprendizaje adquirido

Para finalizar, cabe destacar que es importante tener claro que debe existir un solo Líder del Proyecto. En algunas
ocasiones se comete el error, por ejemplo, de encomendar un proyecto a un Gerente de un área técnica en conjunto
con algún Gerente del área de ventas o que represente al cliente, cosa que no es recomendable, pues se privilegian
las defensas “funcionales” y nadie responde por el proyecto.

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Puntos Principales
Los proyectos tienen un ciclo de vida que tiene como objetivo hacer más eficiente la administración y
control de los proyectos.

El ciclo de vida atraviesa, en forma secuencial, cuatro etapas: Definición, Planificación, Ejecución y
Entrega. La Dirección de Proyectos involucra la interrelación de procesos, entendidos como una serie
de acciones llevadas cabo para lograr un resultado. Estos procesos son: Proceso de Iniciación,
Proceso de Planificación, Proceso de Ejecución, Proceso de Control y Proceso de Cierre.

El Proceso de Iniciación comienza con una etapa conceptual, donde se analiza la factibilidad del
proyecto. Se confecciona el “enunciado de alcance” o Documento de Requerimientos del Proyecto
(DRP).

En el Proceso de Planificación se avanza en la consolidación del DRP, que sirve para elaborar la
Estructura de Trabajo Detallada (EDT), documento base para obtener cronograma, presupuesto y
flujo de caja del proyecto. Se trabaja en documentos complementarios, que conforman el plan total del
proyecto: Plan de Calidad, de Comunicaciones, de Recursos Humanos, así como el documento de
Control de Cambios y de Control de Avance.

El Proceso de Ejecución comienza con la primera reunión del equipo, donde se comienzan a llevar a
cabo todos los componentes del Plan de Gerenciamiento.

En el Proceso de Control se desarrolla el gerenciamiento de cambios, el proceso de control de calidad

y el gerenciamiento de riesgos.

En el Proceso de Cierre se basa en dos áreas: la que recibe la aceptación del proyecto, factura el
trabajo y cierra el proyecto administrativamente, y la que atiende a la organización ejecutora del
proyecto en lo que hace a la evaluación del proyecto realizado, a los beneficios que le dejó la ejecución
del mismo.

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