TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS

DOMICILIARIOS DE PUERRES
ESERP E. S. P.

FEBREO 14 DE 2019
 CONTENIDO

PRESENTACION
1. Metodología
1.1 Información sobre la entidad
1.2 Información de fuentes documentales
1.3 Elaboración de las tablas de retención documental y su aprobación
PRESENTACION

La gestión documental es muy importante para la empresa debido a que el propósito el

cual tiene puesta la visión es la satisfacción del usuario, Eserp está comprometido a
desarrollar todas las actividades encaminadas al buen uso de los documentos y el archivo
a su responsabilidad, la alta dirección realizara las socializaciones para el uso correcto del
archivo de gestión y central con sus respectivos tiempos de retención en cada una de las
unidades administrativas.

El proceso documental inicia con la recopilación de toda la información inicialmente con la

empresa luego con todos los documentos que maneja cada una de las dependencias de
la entidad, se consolidan los datos y se analiza la información proporcionada con el fin de
realizar la definición de los tiempos de retención de cada documento en el archivo de
cada dependencia denominado de gestión y los tiempos de permanencia en el archivo
central.

El seguimiento de las tablas de retención documental es esencial en relación a los

hallazgos, las recomendaciones y las acciones de mejoramiento con el de fortalecer el
proceso del archivo y actualizar las tablas de retención anual.

1. METODOLOGIA
 1.1 INFORMACION SOBRE

La entidad se identifica como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Puerres y

se reconocerá a través de la sigla ESERP E. S. P. la naturaleza es ser un organismo
descentralizado del orden municipal con carácter de Empresa industrial y Comercial del
Estado, con funciones de prestación de los servicios públicos domiciliarios de Acueducto,
Alcantarillado, Aseo y sus actividades conexas , conforme lo determina la ley 142 de
1994, decretos reglamentarios y sus estatutos.

La dirección y administración de la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de

Puerres ESERP E. S. P. estará a cargo de la Junta Directiva y del Gerente quien será su
representante legal.

La estructura organizacional de la empresa está representada en el siguiente

organigrama:

JUNTA DIRECTIVA

GERENCIA

OFICINA DE CONTROL
INTERNO

ADMINISTRACION Y
AREA OPERATIVA TESORERIA

Se adopta el manual de inducción, funciones, competencias laborales y perfiles de la

planta de cargos de la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Puerres Eserp
E.S.P.

Se crea el comité de archivo de la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de

Puerres Eserp E. S. P. teniendo como funciones definir las políticas con base en las
Normas Archivísticas, establecer planes y programas de trabajo del archivo de acuerdo a
las disposiciones legales, analizar la documentación determinando su tiempo de retención
y descarte, aprobar las tablas de retención documental para el archivo y presentar las
recomendaciones pertinentes, gestionar para que se asignen recursos suficientes en el
presupuesto para mantener actualizado el archivo, analizar los procedimientos
relacionados con el archivo y correspondencia.

1.2 INFORMACION DE FUENTES DOCUMENTALES Y SU

REPECTIVO ANALISIS

La información de los documentos se la recopila mediante el uso de herramientas como

es la realización de encuestas, por medio de ellas se conoce la disposición de los
diferentes documentos en cada dependencia; una vez realizada la presente encuesta se
consolida la información y se analiza la disposición y producción documental iniciando con
la elaboración de las respectivas series y subseries, las primeras se elaboran teniendo en
cuenta los documentos generales que utilizan, los segundos se utilizan como documentos
específicos cada uno de ellos está construido mediante la respectiva codificación, los
anteriores datos hacen parte en la información de las respectivas tablas de retención
documental las cuales tienen el tiempo de retención oportuno para su utilización.

La conformación de las respectivas series se tiene en cuenta las funciones y actividades

que realizan las dependencias, debido a que ellas son las responsables del manejo y
utilización en la organización del archivo, la alta dirección mediante las socializaciones
dará a conocer de manera más especifica la organización del archivo de la entidad en el
cual se establecerá la custodia conservación y disposición final de los documentos.

La codificación de la entidad se realiza teniendo en cuenta que es muy comprensible y

fácil de entender es por ello que la codificación de la entidad debe ser para la empresa
con un determinad código y para las respectivas dependencias o unidades administrativas
estableciendo de la siguiente manera: para la empresa se identifica por 100 y para la
dependencia se identifica por las decenas el código 110 le corresponderá a gerencia de la
empresa.
 CODIFICACION DE ESERP E. S P.

La ENTIDAD CODIGO DEPENDENCIA CODIGO

GERENCIA 110

ESERP E. S. P. 100

AREA OPERATIVA 120

ADMINISTRACION Y TESORERIA 130

codificación de series documentales se realizara por medio de dos dígitos los cuales se
asignan teniendo en cuenta un consecutivo numérico ascendente dependiendo del orden
alfabético y dejando al final la posibilidad de inclusión o actualización de nuevos códigos,
un ejemplo de la construcción de una serie para la empresa es la siguiente:

SERIE CODIGO
INFORMES 01

La codificación de las subseries corresponde a un numero de dos dígitos que tienen la

característica de forma ascendente, dependiendo del orden alfabético y dejando al final la
posibilidad de inclusión o actualización de nuevos códigos, un ejemplo de la construcción
de una subserie para la empresa es la siguiente:

SUBSERIE CODIGO
INFORMES CONTABLES 05

El respectivo manejo de las series y subseries se realizara por medio de 4 dígitos los
cuales pueden estar separados por dos puntos o guiones, se presenta el siguiente
ejemplo:
SERIE SUBSERIE CODIGO

INFORME INFORMES 01-05

S CONTABLES

CLASIFICACION GENERAL DE SERIES Y SUBSERIES

DOCUMENTALES

CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE

01 Actas de compromiso
02 Acta de empalme
01 ACTAS 03 Actas de entrega
04 Actas de reunión
05 Actas de préstamo
06 Actas de inicio
07 Acta de liquidación

01 Certificaciones de permanencia
02 CERTIFICACIONES 02 Certificados de retención en la fuente
03 Certificado de disponibilidad de servicios
04 Certificaciones varias

01 Circulares internas
03 CIRCULARES 02 Circulares externas

CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE

01 Contratos de consultoría
04 02 Contratos de prestación de servicios
CONTRATOS 03 Contratos de suministro
 04 Contratos de obra
05 Contratos de interventoría

01 Oficios enviados
05 CORESPONDENCIA 02 Oficios recibidos
03 Peticiones Quejas y reclamos

01 Informes a entidades de control

06 INFORMES 02 Informes de gestión
03 Informes de supervisión
04

07 INVENTARIOS 01 Inventarios documentales

02 Inventarios general de bienes muebles

01 Resolución de comisión
08 RESOLUCIONES 02 Resolución presupuestal
03 Resoluciones varias

01 Proyectos de acuerdo
09 JUNTA DIRECTIVA 02 Acuerdos
03 Actas de reunion

01 Conciliaciones bancarias
02 Consignaciones bancarias
03 Extractos bancarios
10 LIBROS DE 04 Estados financieros
TESORERIA 05 Información exógena
06 Pago por cobro de subsidios
07 Recibos de caja
08 Arqueo de caja

CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE

01 Comprobantes de ingreso
11 EGRESOS 02 Comprobantes de ingreso
 01 Manual de funciones
12 MANUALES 02 Manual de procesos y procedimientos

01 Plan estratégico institucional

13 PLANES 02 Plan de mejoramiento
03 Planes de contingencia
04 Planes y acuerdos de pago

14 CONSTANCIAS 01 Constancias de trabajo

15 Matriculas 01 Matriculas general

1.3 ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Y SU APROBACION

La elaboración de las tablas de retención documental se hizo de acuerdo a la

normatividad vigente y al procedimiento que se encuentra detallado en el presente
documento, como resultado se presentan las siguientes tablas.