Diplomado en Gestión de la

Calidad Educativa
Módulo 1: Sistema de Gestión de Calidad
Educativa
Héctor Ñopo
Aguilar
2. Identificación y Documentación
de Procesos
 Gestión por Procesos y su alineamiento con el
Sistema de Planeamiento Estratégico

El Presupuesto por Resultados - PpR es la estrategia

pública impulsada por el Ministerio de Economía y
Finanzas – MEF, que ha permitido vincular la asignación
de recursos presupuestales a Productos y Resultados
medibles a favor de la población, a través de los
Programas Presupuestales.
 Gestión por Procesos y su alineamiento con el
Sistema de Planeamiento Estratégico

Gestón por
Procesos

PpR
PEI

Fuente: Guía para el Planeamiento Institucional – CEPLAN –2019

 Gestión por Procesos

Forma de planificar, organizar, dirigir y

controlar las actividades de trabajo de
manera transversal y secuencial a las
diferentes unidades de la organización,
para contribuir con el propósito de
satisfacer las necesidades y expectativas
de los ciudadanos, así como el logro de los
objetivos institucionales. En éste marco los
procesos se gestionan como un sistema
definido por la red de procesos, sus
productos y sus interacciones, creando así
un mejor entendimiento de lo que aporta
valor a la entidad.

Fuente: Norma Técnica Nº 001-2018- SGP

 Proceso

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas y que interactúan, las

cuales transforman elementos de entrada en productos o servicios, luego
de la asignación de recursos.

Fuente: Norma Técnica Nº 001-2018- SGP

 Tipos de Procesos

Operativos o Misionales: Son los que se encargan de elaborar los

productos (bienes y servicios) previstos por la entidad, por lo que tienen
una relación directa con las personas que lo reciben.

CLIENTE
CLIENTE

Operativos o Misionales

Fuente: Norma Técnica Nº 001-2018- SGP

 Tipos de Procesos

Estratégicos: Son los que definen las políticas, el planeamiento

institucional, las estrategias, los objetivos y metas de la entidad, que
aseguran la provisión de los recursos necesarios para su cumplimiento y
que incluyen procesos destinados al seguimiento, evaluación y mejora
de la entidad.

Estratégicos

CLIENTE
CLIENTE

Operativos o Misionales

Fuente: Norma Técnica Nº 001-2018- SGP

 Tipos de Procesos

De Soporte o Apoyo: Son los que proporcionan los recursos para

elaborar los productos previstos por la entidad.

Estratégicos

CLIENTE
CLIENTE

Operativos o Misionales

De Soporte o Apoyo

Fuente: Norma Técnica Nº 001-2018- SGP

 Procedimiento

Es la descripción documentada de como

deben ejecutarse las actividades que
conforman un proceso, tomando en
cuenta los elementos que lo componen
y su secuencialidad, permitiendo de
ésta manera una operación coherente.
Si bien podrían tener equivalencia, los
procedimientos tal como se
conceptualizan en éste punto no
necesariamente son los procedimientos
administrativos señalados en la Ley del
Procedimiento Administrativo General

Fuente: Norma Técnica Nº 001-2018- SGP

 Roles

La máxima autoridad administrativa de la entidad actúa como nexo de

coordinación con la Secretaria de Gestión Pública. Así mismo el
responsable de la materia de gestión por procesos en cada entidad
mantiene relaciones técnico – funcionales con la Secretaría de Gestión
Pública.
Convoca la conformación del equipo.

Fuente: Norma Técnica Nº 001-2018- SGP

 Dueño del Proceso

- Facilitar o asegurar la disponibilidad de los recursos

para la aplicación de las disposiciones contenidas
en la NT Nº001-2018-SGP.
- Resolver los casos de controversia que se puedan
generar en el marco de lo establecido en la NT
Nº001-2018-SGP.
- Revisar y elevar lo que corresponda a la máxima
autoridad administrativa.

Fuente: Norma Técnica Nº 001-2018- SGP

 Representante del Dueño del Proceso

- Consolidar las sugerencias y observaciones de los

participantes del equipo.
- Resolver, de corresponder, o trasladar al Dueño del
Proceso, los casos de controversia que se puedan
generar en el marco de los establecido en la Norma
Técnica Nº 001-2018-SGP.
- Participar en la elaboración y presentar la
documentación producida al Dueño del Proceso
para su revisión.
- Realizar el seguimiento de los acuerdos de las
reuniones.

Fuente: Norma Técnica Nº 001-2018- SGP

 Participantes

- Servidores de la entidad con conocimiento técnico

de los procesos en los que se desempeña.
- Proporciona información relevante de los procesos
en los que se desempeña de acuerdo a lo
requerido.
- Elaborar la documentación (mapas, fichas técnicas,
diagramas de procesos, entre otros).

Fuente: Norma Técnica Nº 001-2018- SGP

 Facilitador Metodológico

- Servidor con conocimiento técnico sobre gestión

por procesos.
- Conducir, orientar y brindar asistencia técnica al
equipo en la aplicación del modelo planteado en la
Norma Técnica Nº 001-2018-SGP.
- Revisar y dar conformidad sobre los aspectos
técnicos contenidos de la Norma Técnica Nº 001-
2018-SGP.

Fuente: Norma Técnica Nº 001-2018- SGP

 Roles
Coordinación Autoridad Administrativa de la
entidad

Responsable de Gestión por

Técnico Procesos de la entidad
Funcional

Dueño del Proceso

Representante del
Dueño del Proceso

Participantes

Facilitador Metodológico

Elaboración propia.
 Dinámica en Equipos

• El Facilitador generará salas de 6 a 7 participantes

• En su sala elijan un proceso de la organización.
• Definan los integrantes de cada uno de los roles de ese proceso:
Dueño del Proceso, Representante del Dueño del Proceso,
Participantes, Facilitador Metodológico.
 Gestión por Procesos y su alineamiento con el
Sistema de Planeamiento Estratégico

Determinación
de procesos
Fases de la Gestión
por Procesos
(Norma Técnica Nº 001-2018- SGP)

Seguimiento,
Mejora de medición y
procesos análisis de
procesos
 Gestión por Procesos y su alineamiento con el
Sistema de Planeamiento Estratégico

Fase1: Determinación de Procesos

(Norma Técnica Nº 001-2018- SGP)

Paso 4:
Paso 5: Aprobación y
Paso 3: Determinación de la
Paso 1: Identificación Paso 2: Identificación difusión de los
Caracterización de secuencia e
de productos de procesos documentos
los procesos interacción de los
generados
procesos
Fase 1: Determinación de Procesos
Paso 1: Identificación de Productos
Fase 1: Determinación de Procesos
Paso 2: Identificación de Procesos
Fase 1: Determinación de Procesos
Paso 2: Identificación de Procesos
 Dinámica en Equipos

• El Facilitador generará salas de 6 a 7 participantes

• En su sala elaboren el inventario de procesos.
Fase 1: Determinación de Procesos
Paso 3: Caracterización de los Procesos
Fase 1: Determinación de Procesos
Paso 3: Caracterización de los Procesos
Fase 1: Determinación de Procesos
Paso 3: Caracterización de los Procesos
Fase 1: Determinación de Procesos
Paso 3: Caracterización de los Procesos
Fase 1: Determinación de Procesos
Paso 3: Caracterización de los Procesos
Fase 1: Determinación de Procesos
Paso 3: Caracterización de los Procesos
Fase 1: Determinación de Procesos
Paso 3: Caracterización de los Procesos
Fase 1: Determinación de Procesos
Paso 3: Caracterización de los Procesos
 Dinámica en Equipos

• El Facilitador generará salas de 6 a 7 participantes

• En su sala elijan un proceso de la organización y elaboren la
caracterización de ese proceso.
 Fase 1: Determinación de Procesos
Paso 4: Determinación de la Secuencia e Interacción de los procesos
 Fase 1: Determinación de Procesos
Paso 5: Aprobación y difusión de los documentos generados
 Mapeo de Procesos
Cadena de Valor de Porter

Procesos de Soporte
Gestión Humana
V
Contabilidad y Finanzas A
L
Procesos y Tecnología O
R
Gestión Estratégica

V
A
Compras Control de Almace- Re- Generación Despacho y
Ventas L
Tráfico naje empaque de Demanda Ruteo
O
R

Procesos Principales

Esta Herramienta simplifica el tener un inventario inicial, sin mayor complejidad dado que no se expresan aún las
interrelaciones.
 Identificación de los Procesos de la entidad

Hay que plantearse cuales son

Los procesos ya existen en la
lo suficientemente
organización sólo hay que
significativos para que formen
identificarlos y gestionarlos de
partes de la estructura y a que
manera adecuada.
nivel de detalle.
 Diagrama de Procesos

Estratégicos

CLIENTE
CLIENTE

Operativos o Misionales

De Soporte o Apoyo

Fuente: Norma Técnica Nº 001-2018- SGP

 Enfoque Top - Down
Los Niveles están relacionados a la complejidad Nivel 0
de la Organización y la necesidad del caso de
Análisis.
M1
Nivel 1
P1
Macroprocesos
P2

P3 Más General
M1 Procesos

Nivel 2
SP1

SP2

SP3
Nivel 3
P3 Subprocesos

Más Detallado

SP2 Actividades
 Sub dividir en varios niveles de detalle
facilita entender y especificar

● Para especificar procesos resulta

útil el concepto de
“Descomposición Funcional” el
cual crea “Niveles de Abstracción”
N1
● El resultado en un grupo de
Mas general
documentos, donde cada uno
representa sólo parte del problema
Mas detallado
(“Divide y conquista”)
N2
● Sin embargo, es fácil identificar el
armazón o estructura global de
toda la documentación. Equivale a
una jerarquía o eventualmente a
N3
una red
 Prototipo de Mapa de Procesos - Dirección
Logística

Responsabilidad de la Gestión
Rentabilidad
dirección Cliente
Procesos Estratégicos ...
Dirección Logística
Abastecimiento Centro Distribución Distribución Física
Planificación del
Cliente

Cliente
Abastecimiento
Comercio
Exterior
Gestión de
Materiales
Procesos Claves

Compras Mantenimiento Prevención Riesgos

Generales instalaciones Laborales
Procesos de Apoyo ...
Criterios de calidad para un mapa

● La utilidad de los Mapas está vinculada a la

generación de conocimiento. De esta premisa
se desprenden los dos criterios para decidir
que elementos incluir o retirar durante el
modelamiento.
● a) Simplicidad: Minimizar la cantidad de
elementos de la representación.
● b) Expresividad: Maximizar los significados
que puede percibir quien revisa la
representación.
Ejemplo OSINERGMIN
Ejemplo RENIEC
Ejemplo Pontificia Universidad Javeriana –
Bogotá-Colombia
Ejemplo Universidad Continental
Ejemplo Universidad Nacional de Colombia
Ejemplo Universidad Nacional del Altiplano
 Lista de Jerarquía de Procesos

Facilita definir el alcance de los Macroprocesos (Nivel 0) y Procesos (Nivel 1), y a partir de ello, designar a
los “Dueños” de Proceso responsables de la documentación de Nivel 2.
 Dinámica en Equipos

• El Facilitador generará salas de 6 a 7 participantes

• Elabore en Mapa de Macro Procesos de la organización
 Diplomado en Gestión de la
Calidad Educativa
Módulo 1: Sistema de Gestión de Calidad
Educativa
Héctor Ñopo
Aguilar