Indicadores de Gestión

INDICADORES DE GESTIÓN
MUNICIPIO DE PUERTO BERRÍO
PUERTO BERRÍO - AMENA

INTRODUCCIÓN
Los indicadores de gestión se constituyen en herramientas que permiten

medir, evaluar y cuantificar en forma permanente las acciones y actuaciones
del proceso administrativo, operativo y financiero.
Son por decirlo de manera clara, las guías que se utilizan en la organización
o la comunidad para conocer la eficiencia y eficacia con la que han
adelantado los objetivos, metas, planes, programas y proyectos, permitiendo
a su vez verificar que no ha existido desviación u obstáculos entre lo
programado y lo realizado.
Existen diferencias entre indicadores e índice, el primero permite medir la

gestión a través del cumplimiento de las metas con respecto a los objetivos,
detectando las áreas o procesos que requieren mejorarse para optimizar su
quehacer. Los índices, son la representación en valores de la relación entre
actividades, recursos y tiempos de ejecución.
PUERTO BERRÍO - AMENA

INDICADORES DE EFICIENCIA
Se entiende por estos la óptima utilización de los recursos disponibles en la

obtención de un logro. Permiten establece si los recursos físico, financieros y
de tiempo fueron utilizados correctamente y de forma óptima.
Indicador de eficiencia (IE):
Índice físico
---------------------------------------- X índice de tiempo
índice de inversión
Si,
IE > ó igual a 1 Se considera altamente eficiente

IE entre 0.71 y 0.99 Es eficiente
IE entre 0.70 y 0.20 Corresponde a un nivel deficiente
IE < 0 El proyecto se encuentra estancado
Si el índice de tiempo es mayor que 1 se toma 1 y si es menor, se toma 0.75
PUERTO BERRÍO - AMENA 1

INDICADOR DE EFICACIA
Se entiende por eficacia, el logro de los resultados propuestos. La eficacia

tiene que ver con alcanzar las metas propuestas para cumplir con la imagen
objetivo. Representa el porcentaje de ejecución en relación con la meta
propuesta y a su vez, permite conocer el desempeño de la entidad en el
cumplimiento de sus funciones.
Indicador de eficacia (IEF):
Meta alcanzada
---------------------------------------- X 100
Meta propuesta
La unidad de medida de la meta debe ser la misma.
Si,
IEF > 100 Se considera sobresaliente

IEF=100 Es excelente
IEF entre 80 y 99% Corresponde a un nivel bueno
IEF entre 30 y 79% Corresponde a un nivel regular
IEF por debajo del 30 Corresponde a un nivel deficiente
Un EIF>100, no necesariamente es sobresaliente, ya que éste valor puede

obedecer a una mala programación, por lo cual es necesario revisar todas las
partes del proceso.

INDICADORES DEL ÁREA FINANCIERA
El empleo de estos indicadores permite mantener un control permanente

sobre la eficiencia presupuestal del municipio, permitiendo corregir las
posibles situaciones anómalas que se presentan.
Índice porcentaje de ejecución presupuestal:*
Presupuesto Ejecutado (Total) X 100

-------------------------------------------------
Presupuesto Proyectado (Total)
Este índice se utiliza en el cierre de la vigencia fiscal para observar el

comportamiento del presupuesto durante ese período y sobre esto realizar
las proyecciones para el período siguiente.
Índice porcentaje de ejecución de los ingresos: *
Ingresos específicos de la cuenta

------------------------------------------------- X 100
Ingresos Totales
Este índice permite analizar el porcentaje de participación de cada rubro

(cuenta) en los ingresos totales, se utiliza en cualquier período de corte.
Índice porcentaje de ejecución del presupuesto asignado:*
Presupuesto Ejecutado a la fecha X 100

----------------------------------------------------
Presupuesto Proyectado (Total)
Este índice es útil para realizar estudios de comportamiento presupuestal

antes de terminada la vigencia (realizando fechas de corte).

Índice porcentaje ejecución de la inversión:
Inversión realizada X 100

-----------------------------------
Inversión propuesta
Este índice permite detectar la posibles errores en la asignación de recursos

para la inversión, en la inversión misma.
Índice porcentaje ejecución de los egresos: *
Egresos específicos de la cuenta

------------------------------------------------- X 100
Ingresos Totales
Este índice permite analizar el porcentaje de ejecución de cada rubro

(cuenta) de egresos con relación a los ingresos totales, se utiliza en cualquier
período de corte.
Eficiencia del recaudo:
Valor recaudado
------------------------
Valor facturado
Permite conocer si lo presupuestado por recaudo corresponde a lo

recaudado realmente, e identificar cual es la cuenta que menos participación
tiene a fin de tomar los correctivos necesarios.

Índice de rotación de cartera:
Cuentas X Cobrar
--------------------------
Valor facturado
Permite identificar el comportamiento de la cartera morosa y sobre este

conocimiento adelantar las acciones necesarias para recaudar los dineros
adeudados.
Índice promedio de sueldos:
Sumatoria total de sueldo

----------------------------------------------------
Nº total de funcionarios de la entidad
Este índice refleja el promedio general de dinero devengado por un

funcionario al mes..
Índice nómina: personal de planta - contratistas. Eficiencia laboral:
Costo de personal
-----------------------------------------
Valor total nómina
Con éste índice se puede conocer cuanto cuesta a la entidad, en forma

discriminada, los funcionarios y contratista.
Índice registro certificados de apropiación presupuestal:
Nº Certificados registrados
--------------------------------------------------------
Nº Certificados de apropiación solicitados
Sirve para preparar y presentar los informes sobre las ejecuciones

presupuéstales requeridos por las diferentes dependencias o los organismos
de control.

Índice informes sobre ejecución presupuestal:
Nº Informes presentados
----------------------------------------------------
Nº Informes a presentar (planeados)
Este indicador refleja en que medida se está cumpliendo con la preparación y

presentación de informes presupuéstales, se constituye en una herramienta
de control tanto para el Secretario de Despacho, como para Control Interno.
Aquí se deben considerar la totalidad de informes que por datos históricos se
presentan (trimestral, semestral y de cierre de la vigencia inicialmente)
Índice de seguimiento a procesos área financiera:
Nº de sesiones de monitoreo al proceso financiero (tareas realizada)

-------------------------------------------------------------------------------------------
Nº total de sesiones de monitoreo programadas al proceso financiero
Permite detectar en que áreas no se está haciendo un control permanente al

proceso.

INDICADORES DE ÁREA BIENES MUEBLES E INMUEBLES
Índice de adquisiciones (compras):
Presupuesto ejecutado adquisiciones (Compras) X100

-----------------------------------------------------------------
Presupuesto asignado adquisiciones (Compras)
El porcentaje que se obtiene refleja el cumplimiento del plan de compras de

elementos para las dependencias de la entidad.
Índice de solicitud de compras:
Valor desembolsado (ejecutado) para compras

--------------------------------------------------------------
Valor total asignado para compras
Permite identificar el valor real desembolsado en relación con en asignado.
Índice de solicitudes equipos de computo a dependencias de la

entidad:
Número equipos adquiridos X100

-----------------------------------------------------------
Número de equipos a adquirir según el plan
Realizar los estudios y efectuar las diligencias necesarias para adquirir y

dotar a las dependencias que según la determinación de requerimientos,
necesite dotación.
Índice inventarios actualizados de la entidad:
Número de inventarios actualizados X100

----------------------------------------------------
Número de inventarios de la entidad

El porcentaje que se obtiene refleja el cumplimiento en la solicitudes de

inventarios.
Índice inventarios asignados y entregados:
Número de inventarios asignados y entregados X100

--------------------------------------------------------------------------
Número de dependencias (o funcionarios) de la entidad
Nuevas disposiciones exigen que los elementos de trabajo se asignen a

quien los utiliza y así mismo se establezca una relación individual de estos.
Este índice permite un mejor y mayor control de los elementos entregados.
Índice solicitud elementos devolutivos:
Número de elementos devolutivos valorizados X100

-----------------------------------------------------------------
Número de elementos devolutivos
Es necesario tener control de elementos devolutivos y de consumo

debidamente valorizados. El porcentaje que se obtiene corresponde al grupo
de elementos identificados.
Índice de identificación elementos devolutivos marcados (plaqueteo):
Número de elementos devolutivos plaqueteados X100

------------------------------------------------------------------
Total número de elementos devolutivos
Todos los elementos devolutivos deben estar plaqueteados a fin de

establecer su identificación, además de su asignación a una dependencia
(funcionario) determinada.

Índice de solicitudes que llegan a la oficina:
Número de solicitudes atendidas X100

---------------------------------------------------
Número de solicitudes formuladas
El porcentaje que se obtiene refleja el cumplimiento del plan de compras y

útiles para las dependencias de la entidad.

INDICADORES DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
Índice funcionarios inscritos en Carrera Administrativa:*
Nº de trabajadores inscritos en carrera

------------------------------------------------------
Nº funcionarios en el municipio
Muestra el número de funcionarios inscritos en carrera. Al ser multiplicado

por cien indica el porcentaje. El complemento obedece a aquellos que les
falta tiempo para ser evaluados, a los que no cumplen con los requisitos o a
quienes son de libre nombramiento y remoción.
Índice rendimiento laboral de funcionarios en Carrera Administrativa:
Nº de trabajadores calificados satisfactoriamente

-----------------------------------------------------------------
Nº funcionarios inscritos en carrera administrativa
Refleja la calidad de la gestión de los funcionarios inscritos en carrera. Esto

afecta positiva o negativamente la prestación del servicios, según el
resultado, pues si está por encima del 70% la calificación satisfactoria se
habla de un buen nivel de los funcionarios, pero si en encuentra por debajo
hasta 50% es regular, más bajo de este es deficiente.
Índice de solicitudes de inscripción en Carrera Administrativa

presentados a la Comisión Nacional del Servicio civil:
Nº de solicitudes de solicitudes aceptadas

---------------------------------------------------------
Nº solicitudes de solicitudes envidas
Refleja la calidad de la gestión en cuanto a la inscripción a carrera

administrativa en el servicio civil.

Índice de reclamos a Carrera Administrativa:
Nº de reclamaciones presentadas en el proceso de selección de personal

--------------------------------------------------------------------------------------------------
Nº personas inscritas para el proceso de selección
El porcentaje que se obtiene refleja el grado de inconformismo o fracaso en

la gestión del proceso de selección de personal.
índice de licencias, permisos o compensatorios del personal:
Número total de licencias, permisos o compensatorios otorgados

---------------------------------------------------------------------------------------
Número de funcionarios en licencia, permisos o compensatorios
Refleja número de funcionarios que no se encuentran laborando en un

período de tiempo determinado y como afectación.
Índice de quejas:
Número de quejas atendidas (solucionadas) en el mes

------------------------------------------------------------------------------
Número total de quejas recepcionadas en el mes
Refleja el nivel de eficiencia en las respuesta a las quejas.
Índice capacidad de respuesta a solicitudes:
Número de total de solicitudes recibidas

--------------------------------------------------------------
Número de días (tiempo) de respuesta
Este índice refleja el tiempo promedio que lleva dar respuesta a las
solicitudes considerando el volumen de las misma, recibidas en un período
de tiempo determinado.

Índice de eficiencia en solicitudes:
Días de respuesta de la solicitud (menos) día de recibo de la solicitud.
Siempre que el resultado esté en términos de lo exigido por la ley, se está

cumpliendo. Cuando es mayor a lo previsto se requiere revisar el proceso
para conocer donde estuvo la demora.
Índice de procesos iniciados por investigación disciplinaria:
Número de procesos disciplinarios iniciados a funcionarios

------------------------------------------------------------------------------
Número total de funcionarios de la entidad
Ésta puede dar por petición de particular, por oficio o a solicitud del jefe de la
dependencia. Refleja el grado de compromiso y responsabilidad de los
funcionarios.
índice de recursos resueltos:
Número recursos resueltos

-------------------------------------------------
Número de recursos presentados
La definición de los procesos disciplinarios dada por instancia superiores, se

refleja en el porcentaje de éste índice, es decir, el complemento son los
procesos que aún no han sido resueltos por las instancias superiores.
índice de suministro de personal:
Personal contratado (por dependencia o proceso)

------------------------------------------------------------------------------
Personal requerido (por dependencia o proceso)
En la medida que el resultado se aproxime al 100%, se está cumpliendo con

los requerimientos de personal.

Índice de revisión de contratos ( por obra o asesorías):
Número de contratos revisados

------------------------------------------------------------------------------
Número total de contratos remitidos para concepto
La asignación de contratos exige una previa preparación y revisión, el

porcentaje que arroja la fórmula muestra el grado de evacuación por revisión
de contratos frente a un volumen general de trabajo asignado.
Índice de asesorías y contratos por licitación:
Número de licitaciones estudiadas

-------------------------------------------------------------
Número total de licitaciones planeadas
Así como los contratos, se establece el grado de licitación que se logran

estudiar frente al número total de licitaciones que se han proyectado
adelantar en un período de tiempo determinado.
Índice de registros, licencias o permisos:
Número de registros o licencias otorgadas

------------------------------------------------------------------------------
Número total de registros o licencias solicitadas
Este índice permite tanto a la Secretaría de Gobierno, como a la Dirección de

Planeación, Secretaría de Tránsito y demás instancias que tengan bajo su
responsabilidad el otorgar registros, licencias o permisos, mantener datos
históricos, conocer la frecuencia de estas solicitudes (para el caso de
solicitudes de permiso para construcciones o solicitudes para ocupar el
espacio públicos), el volumen y la cantidad otorgada.

INDICADORES OPERATIVOS
Índice de proyectos (obras) realizados:
Número de proyectos (obras) ejecutados

------------------------------------------------------------------------------
Número total de proyectos (obras) propuestos
Refleja el cumplimiento de los programas y proyectos propuestos en un

período de tiempo determinado.
Índice de diseños:
Número de diseños aprobados

-----------------------------------------------------
Número total de diseños recibidos
Refleja el número de obras y su tipo que adelantaran en un futuro próximo.
Índice de interventorías:
Número de obras que reciben interventoría

-------------------------------------------------------------------
Número total de obras contratadas
Refleja el nivel de eficiencia en el control de ejecución de obras.
Índice eficiencia (cobertura) del proyecto:
Número de beneficiarios del proyecto

-----------------------------------------------------------
Número total de población objeto
Permite determinar el nivel de eficiencia del proyecto en términos de la

población, es decir, si la población beneficiada se acerca al 100% de la
población objetivo, se habla de un alto nivel de eficiencia en el proyecto.

Índice de participación comunitaria en los proyectos:
Número de proyectos presentados (o ejecutados) por la comunidad

-------------------------------------------------------------------------------------------------
Número total de proyectos
Refleja el grado de compromiso de la comunidad con los procesos de

desarrollo municipal.
Índice de tiempo:
Tiempo consumido en la ejecución del proyecto

------------------------------------------------------------------------------
Tiempo programado para el proyecto
Representa el tiempo invertido en la ejecución del proyecto frente al tiempo

programado. Si es igual a 1, el tiempo invertido responde con el programado.
Si es menor que 1, Se invirtió menor tiempo del programado, por
consiguiente indica un alto grado de eficiencia en la ejecución del proyecto y
si es mayor que 1, indica que se invirtió más del tiempo programado, lo que
sugiere bajos niveles de eficiencia.
Índice de ejecución (físico) de un proyecto:
Cantidad del proyecto ejecutada

----------------------------------------------------------
Cantidad del proyecto programada
Permite conocer el avance físico del proyecto hasta el momento de la

evaluación. Pueden aplicarse para cada actividad o para el proyecto en
conjunto. Si es igual a 1, se logro la meta. Si es menor que 1, Se ejecutó
menos cantidad de obra de la programada y si es mayor que 1, Se ejecutó
más cantidad de obra de la programada.
Índice de inversión en el proyecto:
Recursos ejecutados en el proyecto

------------------------------------------------------------------------------
Recursos programados para el proyecto

Permite conocer el avance financiero del programa o proyecto hasta el

momento de la evaluación. Si es igual a 1: Se ejecutaron adecuadamente los
recursos según a lo programado. Si es menor que 1: Se ejecutaron menos
recursos de los programados para la realización del proyecto. Si es mayor
que 1: Se más recursos de los programados inicialmente para el proyecto.
INDICADOR DE IMPACTO:
PROYECTO:
UBICACIÓN:
IMPACTO NIVEL DE IMPACTO CAMBIO EFECTUADO
1 2 3 4 5
Social
Cultural
Económico
Ambiental
Físico
Político
TOTAL
Para la construcción de esta matriz se debe considerar la lectura y análisis

de especialistas en cada una de las áreas, realizando un trabajo
interdisciplinario. Este análisis se realiza antes, durante y posterior a la
ejecución del proyecto.
El resultado es la sumatoria de cada área, teniendo mayor impacto negativo

la que más valor presente en la matriz y sobre la cual deben emprenderse las
acciones necesarias para minimizarlo.

MATRIZ DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN BÁSICO DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN AL PROGRAMA DE EJECUCIÓN

PLAN BÁSICO DE ORDENAMIENTO MUNICIPIO DE PUERTO BERRÍO
TERRITORIAL
PROYECTO UNIDAD DE INFORMACIÓN DE REFERENCIA INFORMACIÓN OBTENIDA EN LA INDICES
MEDIDA EVALUACIÓN
(Cuantificable Tiempo Cantidad Recursos Tiempo Cantidad Recursos Tiempo Físico Inversión
y medible) programado programada Programados consumido ejecutada ejecutados (7) (8) (9)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) IT0(4)/(1) IF= ii= (6)/(3)
(5)/(2)
Construcción y Escuelas Actual 210.000.000
Dotación de vigencia
establecimiento (Dic.2000)
educativos: Escuelas
Arnulfo Castro,
Enrique Olaya
Herrera, Liceo
Antonio Nariño,
Normal Superior,
Colegio América y
escuelas rurales
Construcción y Huerta Actual 15.000.000
dotación de huertas vigencia
escolares en las (Dic.2000)
Escuela: la Malena,
La Milla, Pedro Justo
Berrío y Enrique
Olaya


TERRITORIAL
MEDIDA EVALUACIÓN
(Cuantificable y Tiempo Cantidad Recursos Tiempo Cantidad Recursos Tiempo Físico Inversión
medible) programado programada Programados consumido ejecutada ejecutados (7) (8) (9)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) IT0(4)/(1) IF= ii= (6)/(3)
(5)/(2)
Construcción y Restaurantes Actual 75.000.000
dotación de vigencia
restaurantes (Dic.2000)
escolares en las
escuelas: Bombona,
La Isla, Enrique
Olaya, Guacimal-
Alicante, La Meseta,
San Juan de
Bedout, Bodegas
Estudio y diseño del Diseño Actual 100.000.000
Plan Maestro de vigencia
Acueducto y (Dic.2000)
Alcantarillado
Construcción y Redes Actual 303.855.686
reposición de redes vigencia
de Acueducto y (Dic.2000)
Alcantarillado
Mantenimiento y Vías Actual 33.000.000
recuperación de vigencia
vías (Dic.2000)


TERRITORIAL
MEDIDA EVALUACIÓN
(Cuantificable Tiempo Cantidad Recursos Tiempo Cantidad Recursos Tiempo Físico Inversión
y medible) programado programada Programados consumido ejecutada ejecutados (7) (8) (9)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) IT=(4)/(1) IF=(5)/(2) II= (6)/(3)
Diseño programa de vivienda Actual 50.000.000
vivienda de interés vigencia
social (el vivero). (Dic.2000)
Terminación Vivienda Actual 100.000.000
proyecto de vigencia
vivienda de interés (Dic.2000)
social: Portón de la
Vega
Asistencia técnica Productores Actual 20.000.000
agropecuaria a atendidos vigencia
pequeños (Dic.2000)
productores
Esta matriz es aplicable a todos los programas y proyectos propuestos en el plan de ordenamiento territorial.
Es una herramienta que permite tanto a los funcionarios municipales, como a la misma comunidad evaluar en
forma permanente los avances realizados en el Plan Básico de Ordenamiento Territorial
Los índice se interpretan así:
Índice de tiempo:
Si es igual a 1: El tiempo invertido en el proyecto responde a lo programado.

Si es menor que 1: Se invirtió menos del tiempo programado, lo que significa mayor eficiencia en la
ejecución.
Si es mayor que 1: Se invirtió más tiempo del programado, significa un bajo nivel de eficacia en la
ejecución.
Índice Físico (ejecución):

Si es igual a 1: Se logró la meta física en forma adecuada según lo programado
Si es menor que 1: Se ejecutaron menos cantidad de las unidades de medida programada.
Si es mayor que 1: Se ejecutaron mayores cantidades de las unidades de medida programada.
Índice de Inversión:
Si es igual a 1: Se ejecutaron adecuadamente los recursos según a lo programado
Si es menor que 1: Se ejecutaron menos recursos de los programados para la realización del proyecto.
Si es mayor que 1: Se más recursos de los programados inicialmente para el proyecto.

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INDICADORES DE GESTIÓN

MUNICIPIO DE PUERTO BERRÍO

PUERTO BERRÍO - AMENA

Los indicadores de gestión se constituyen en herramientas que permiten

Existen diferencias entre indicadores e índice, el primero permite medir la

PUERTO BERRÍO - AMENA

Se entiende por estos la óptima utilización de los recursos disponibles en la

Indicador de eficiencia (IE):

IE > ó igual a 1 Se considera altamente eficiente

Si el índice de tiempo es mayor que 1 se toma 1 y si es menor, se toma 0.75

PUERTO BERRÍO - AMENA 1

Se entiende por eficacia, el logro de los resultados propuestos. La eficacia

Indicador de eficacia (IEF):

La unidad de medida de la meta debe ser la misma.

IEF > 100 Se considera sobresaliente

Un EIF>100, no necesariamente es sobresaliente, ya que éste valor puede

PUERTO BERRÍO - AMENA 2

INDICADORES DEL ÁREA FINANCIERA

El empleo de estos indicadores permite mantener un control permanente

Índice porcentaje de ejecución presupuestal:*

Presupuesto Ejecutado (Total) X 100

Este índice se utiliza en el cierre de la vigencia fiscal para observar el

Índice porcentaje de ejecución de los ingresos: *

Ingresos específicos de la cuenta

Este índice permite analizar el porcentaje de participación de cada rubro

Índice porcentaje de ejecución del presupuesto asignado:*

Presupuesto Ejecutado a la fecha X 100

Este índice es útil para realizar estudios de comportamiento presupuestal

PUERTO BERRÍO - AMENA 3

Índice porcentaje ejecución de la inversión:

Inversión realizada X 100

Este índice permite detectar la posibles errores en la asignación de recursos

Índice porcentaje ejecución de los egresos: *

Egresos específicos de la cuenta

Este índice permite analizar el porcentaje de ejecución de cada rubro

Eficiencia del recaudo:

Permite conocer si lo presupuestado por recaudo corresponde a lo

PUERTO BERRÍO - AMENA 4

Índice de rotación de cartera:

Permite identificar el comportamiento de la cartera morosa y sobre este

Índice promedio de sueldos:

Sumatoria total de sueldo

Este índice refleja el promedio general de dinero devengado por un

Índice nómina: personal de planta - contratistas. Eficiencia laboral:

Con éste índice se puede conocer cuanto cuesta a la entidad, en forma

Índice registro certificados de apropiación presupuestal:

Sirve para preparar y presentar los informes sobre las ejecuciones

PUERTO BERRÍO - AMENA 5

Índice informes sobre ejecución presupuestal:

Este indicador refleja en que medida se está cumpliendo con la preparación y

Índice de seguimiento a procesos área financiera:

Nº de sesiones de monitoreo al proceso financiero (tareas realizada)

Permite detectar en que áreas no se está haciendo un control permanente al

PUERTO BERRÍO - AMENA 6

INDICADORES DE ÁREA BIENES MUEBLES E INMUEBLES

Índice de adquisiciones (compras):

Presupuesto ejecutado adquisiciones (Compras) X100

El porcentaje que se obtiene refleja el cumplimiento del plan de compras de

Índice de solicitud de compras:

Valor desembolsado (ejecutado) para compras

Permite identificar el valor real desembolsado en relación con en asignado.

Índice de solicitudes equipos de computo a dependencias de la

Número equipos adquiridos X100