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INTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LA Fecha: 10/09/2020

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
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INTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LA TABLA DE RETENCION

DOCUMENTAL

A continuación, usted encontrara instrucciones que le permitirá conocer de manera

detallada el paso a pasa para la diligenciar y realizar la tabla de retención documental,
donde como finalidad usted mejore y comprenda los procedimientos y conocimientos para
realizar dicho proceso.

INSTRUCCIONES:

Paso 1: Se recomienda para dar inicio tener el formato de retención documental

(preferiblemente en un Excel) a la mano. Este formato deberá contener primeramente la
caja de calidad con la adecuada información ya suministrada; así mismo la tabla de
retención deberá contener las siguientes características: (Código, serie, descripción,
retención en años, medio de soporte, disposición final, procedimientos y observaciones).

Paso 2 : En la parte superior derecha del documento encontraran la fila que corresponde a
CÓDIGO, de este salen dos casillas más que una debe llamarse SERIE y la otra
SUBSERIE.

 Serie: se debe colocar el código del área o departamento del procedimiento.

 Subserie: Se debe colocar el código del documento desarrollado en la misma área y
procedimiento.
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Paso 3: En la columna siguiente se encuentra la casilla de “DESCRIPCION DE AUNTO/

SERIE/SUBSERIE DOCUMENTAL”, donde se debe escribir el nombre3 del documento.
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Paso 4: A continuación se encuentra la columna de “RETENCION EN AÑOS”, en la que

se determina la ubicación y el ciclo vital de la información, teniendo en cuenta su
importancia, estipulado por el archivo general de la nación y el acuerdo 039 de 2002, para
ello hay tres (3) pequeñas casillas que hacen referencia a: archivo de gestión (AG), archivo
central (AC) y archivo histórico (AH).
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Paso 5: La siguiente columna se llama “MEDIO DE SOPORTE”, en ella se debe marcar

con una (X) según corresponda el medio de soporte con el que se conservara la
información, para esto hay dos opciones: físico y digital.
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Paso 6: Después del medio de soporte , está la columna llamada “DISPOSICION FINAL”,
en donde debe establecer cuál será la disposición final de la información, para ello hay tres
(3) casillas denominadas como: digital (DG), eliminar (EL) y conservar para siempre (CP),
de igual manera debe diligenciarse colocando una (X) en la casilla que corresponda.
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Paso 7: Por ultimo esta columna de “PROCEDIMIENTOS/OBSERVACIONES”, donde se

describe de manera detallada la acción a realizar después que se cumpla el ciclo vital de la
información documentada.
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