AUTODIAGNÓSTICO DE G

POLÍTICA GESTIÓN DOCU

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCU

INSTRUCCIONES DE DILIGENC

AUTODIAGNÓSTICO

PLAN DE ACCIÓN
AGNÓSTICO DE GESTIÓN
A GESTIÓN DOCUMENTAL

A DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CIONES DE DILIGENCIAMIENTO

AUTODIAGNÓSTICO

PLAN DE ACCIÓN
 POLÍTICA GESTIÓN DOCUMENTA
Política encaminada al desarrollo sistemático de la gestión documental y administración de archivos en cuanto a
organización de los documentos desde su origen hasta su destino final, independientemente del soporte en que
recibidos por una entidad en desarrollo de sus funciones y procesos para facilitar su uso, disponibilidad, utilizac

Esta política es liderada por el Archivo General de la Nación cuyos lineamientos parten del Modelo de Gestión D
de referencia que se expresa en cuatro dominios que se describen a continuación:

Dominio Comprende la formulación de la política archivística de la entidad, la planeación estratégica de la

estratégico archivos, el control la evaluación y seguimiento, en la definición y articulación de los lineamientos

Dominio
documental Comprende los procesos de la gestión documental. La gestión de los documentos en todos sus f
cualquier entidad en el ejercicio de sus actividades con la responsabilidad de crear, mantener, y

Comprende la administración electrónica de documentos, la seguridad de la información y la inte

Dominio
lineamientos de la gestión documental y administración de archivos.
tecnológico

Comprende aspectos relacionados con la interiorización de una cultura archivística por el posicio
Dominio la optimización de la eficiencia y desarrollo organizacional y cultural de la entidad y la comunidad
cultural conocimiento, gestión del cambio, la participación ciudadana, la protección del medio ambiente y

SIGLAS UTILIZADAS

AGN Archivo General de la Nación

PINAR Plan Institucional de Archivos
PGD Progra,a de Gestión Documental
TRD Tablas de Retención Documental
TVD Tablas de Valoración Documental
CCD Cuadro de Clasificación Documental
FUID Formulario Único de Inventario Documental
SIC Sistema Integrado de Conservación
INICIO
N DOCUMENTAL
ación de archivos en cuanto a la planificación, procesamiento, manejo y
entemente del soporte en que se encuentren y que han sido producidos y
su uso, disponibilidad, utilización y preservación.

arten del Modelo de Gestión Documental Colombiano que establece un marco

a planeación estratégica de la gestión documental y la administración de

rticulación de los lineamientos e instrumentos en esta materia.

os documentos en todos sus formatos o soportes, creados o recibidos por

bilidad de crear, mantener, y servir los documentos, durante su ciclo vital.

dad de la información y la interoperabilidad en cumplimiento de las políticas y

.

tura archivística por el posicionamiento de la gestión documental que aporta a

de la entidad y la comunidad de la cual hace parte, mediante la gestión del
tección del medio ambiente y la difusión.
 AUTODIAGNÓSTICO POLÍTICA
INSTRUCCIONES DE D

Este archivo hace parte de un conjunto de herramientas de Autodiagnóstico que permitirán a cada entidad desa
Modelo Integrado de Gestión y Planeación, con el propósito de que la entidad logre contar con una línea b
institucional. Este puede ser utilizado en el momento en que lo considere pertinente, sin implicar esto reporte

A continuación, se explica en detalle como se debe diligenciar

Autodiagnóstico:

Está compuesto por las siguientes columnas:

- componente: se ha definido una única variable para la política de Gestión Documental

- Calificación: muestra la calificación para cada uno de los componentes. Se calcula automáticame
- Categoría: agrupaciones de temas claves de acuerdo con cada uno de los componentes estableci
- Calificación: muestra la calificación para cada uno de las categorías. Se calcula automáticamente
- Actividades de Gestión: actividades puntuales que están enmarcadas dentro de la Gestión Docum
- Puntaje: es la casilla donde la entidad se autocalificará de acuerdo con los criterios establecidos, e
- Observaciones: en este espacio, podrá hacer las anotaciones o comentarios que considere pertin

Las ÚNICAS celdas que debe diligenciar son la del nombre de la Entidad y la columna de Puntaje (resaltada en

Para la calificación, se estableció una escala de 5 niveles así:

Puntaje Nivel Color

0 - 20 1
21 - 40 2
41 - 60 3
61- 80 4
81- 100 5

Cuando se ingresa un puntaje, esa columna automáticamente mostrará el color que corresponde según la esca
automáticamente. Recuerde sólo ingresar puntajes de 0 a 100

Los resultados finales solo reflejarán el resultado de los puntajes diligenciados. Si alguna casilla se deja en blan
Si usted considera que alguna de las actividades no aplica para su Entidad por sus características particulares,
se efectúan negociaciones colectivas por no haber sindicatos, en el ítem "Negociación Colectiva" usted no debe

ES MUY IMPORTANTE que los puntajes ingresados sean lo más objetivos posible, y que exista un soporte para
fundamental ser objetivos en los puntajes ingresados.

Cuando finalice de calificar las actividades de gestión, podrá ver de manera gráfica los principales resultados, ha

Gráficas:

En esta hoja se podrán visualizar de una manera más clara y sencilla los resultados obtenidos. Estas se genera

En la primera gráfica se muestra el puntaje total obtenido por la entidad, comparado con cada uno de los niveles
para alcanzar el máximo puntaje.

En la segunda gráfica, se muestra la calificación por categorías.

En conjunto, estos resultados le permitirán identificar cuales son las categorías y variables que presentan un ma
realizar el plan de implementación.

Plan de Acción:

Esta hoja contiene un cuadro que le permitirá establecer una planeación y una ruta de acción, con base en las a

Para ello, el cuadro está dividido en 2 secciones:

1. Documentación y guías de referencia (color gris): contiene toda la información y documentos de consulta que

- Guías y normas y técnicas

- Buenas prácticas e innovación
- Nomratividad
- Otros

2. Planeación y Ruta de acción (color naranja):

- Diseñe alternativas de mejora

- Mejoras a implementar (incluya el plazo de la implementación)
- Evaluación de la eficiacia de las medidas implementadas
Aunque el cuadro puede ser diligenciado en su totalidad, se recomienda iniciar y darle prioridad a aquellas activ
STICO POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
NSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO

permitirán a cada entidad desarrollar un ejercicio de valoración del estado de cada una de las dimensiones en las cuales se e
d logre contar con una línea base respecto a los aspectos que debe fortalecer, los cuales deben ser incluídos en su pl
inente, sin implicar esto reporte alguno a Función Pública, a otras instancias del Gobierno o a organismos de Control.

Gestión Documental
entes. Se calcula automáticamente.
o de los componentes establecidos.
as. Se calcula automáticamente.
adas dentro de la Gestión Documental
con los criterios establecidos, en una escala de 0 a 100
omentarios que considere pertinente

lumna de Puntaje (resaltada en azúl). La de observaciones de manera opcional si lo considera necesario.

que corresponde según la escala anterior. Así mismo, la calificación de las categorías, de los componentes y la calificación to

Si alguna casilla se deja en blanco, no contará para los resultados

sus características particulares, no diligencie puntaje, y en la columna Observaciones escriba "No aplica". Por ejemplo, si en s
iación Colectiva" usted no deberá ingresar ningún puntaje y deberá escribir en la columna Observaciones "No aplica"

ble, y que exista un soporte para cada uno de ellos. El propósito principal es identificar oportunidades de mejora, para lo cual e

ica los principales resultados, haciendo click en el botón GRÁFICAS, o regresar al menú principal.

dos obtenidos. Estas se generarán automáticamente una vez sea diligenciado el autodiagnóstico.

ado con cada uno de los niveles de calificación. De esta manera podrá visualizar en que nivel se encuentra actualmente y cua

y variables que presentan un mayor rezago, o cuya implementación está más retrasada, y así poder centrar su prioridad al mom

uta de acción, con base en las actividades de gestión que fueron evaluadas.

n y documentos de consulta que pueden ser útiles y deben ser de conocimiento

darle prioridad a aquellas actividades que obtuvieron menores puntajes y que se encuentran en color rojo, naranja y amarillo.

INICIO
nes en las cuales se estructura el
er incluídos en su planeación
os de Control.

ntes y la calificación total se generan

". Por ejemplo, si en su entidad no
s "No aplica"

mejora, para lo cual es

ntra actualmente y cuantos le faltan

rar su prioridad al momento de

ojo, naranja y amarillo.
 AUTODIAGNÓSTICO POLÍTICA
ENTIDAD

COMPONENTES CALIFICACIÓN CATEGORÍAS CALIFICACIÓN

Estratégico 0.0

Documental 0.0
 Documental 0.0

Gestión
0.0
Documental

Tecnológico 0.0

Cultural 0.0
O POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CALIFICACIÓN TOTAL
0.0

PUNTAJE
ACTIVIDADES DE GESTIÓN (0 - 100)

La Entidad cuenta con una Política de Gestión Documental

Los temas de Gestión Documental fueron tratados en el Comité

Institucional de Desarrollo Administrativo o en reuniones del Comité Interno
de Archivo

Elaboración y utilización del Diagnóstico Integral de Archivos

Frente al proceso de la planeación de la función archivística, elaboración y

aprobación en instancias del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo, del Plan institucional de archivos - PINAR e inclusión de
actividades de gestión documental en planeación de la entidad.

Elaboración, aprobación , implementación y publicación del Programa de

Gestión Documental - PGD,

Elaboración, aprobación, tramitación de convalidación, implementación y

publicación de la Tabla de Retención Documental - TRD.

Normalización de la producción documental (recepción, radicación

unificada, consecutivos, formatos)

Organización de Fondo Acumulado

Elaboración y publicación del Cuadro de Clasificación Documental CCD

Elaboración, aprobación, tramitación de convalidación, implementación y

publicación de la Tabla de Retención Documental - TRD.

Actualización de Tabla de Retención Documental

Inventario de la documentación de sus archivos de gestión en el Formato
Único de Inventario Documental - FUID:

Inventario de la documentación de su archivo central en el Formato Único

de Inventario Documental - FUID:

Transferencias de documentos de los archivos de gestión al archivo

central

Inventario de documentos de Derechos Humanos o Derecho Internacional

Humanitario no susceptible de eliminación

Procedimientos de disposición final de documentos

Elaboración, aprobación, implementación y publicación del documento

Sistema Integrado de Conservación - SIC

Conservación de documentos en soporte físico

Preservación de documentos en soporte digital

Clasificación de la información y establecimiento de categorías de

derechos y restricciones de acceso a los documentos electrónicos

Parametrización de Tablas de control de acceso

Implementación de los requisitos de integridad, autenticidad,

inalterabilidad, disponibilidad, preservación y metadatos de los
documentos electrónicos de archivo en el Sistema de Gestión de
Documento Electrónico.

Expedientes electrónicos

Mecanismos o controles técnicos en los Sistemas de Información para

restringir el acceso a los documentos en entorno electrónico

Actividades para alinear la gestión documental a la política ambiental

Facilidad de acceso y consulta de la información de archivo

Sensibilización y capacitación funcionarios sobre archivos

Gestión documental alineada con las políticas y lineamientos del Sistema

de Gestión de Calidad implementada en la Entidad
L

OBSERVACIONES

INICIO

GRÁFICAS
 RESULTADOS POLÍTICA

1. Calificación total:

100

POLÍTICA G
80

60

40

20

2. Calificación por categorías:

100
Acciones
Estratégico
Documental
80
Tecnológico
Cultural
60

40

20

0 0.0
Estratégico
40

20

0 0.0
Estratégico
TADOS POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Niveles Calificación
100 0.0

0.0
POLÍTICA GESTIÓN DOCUMENTAL

Niveles Calificación
100 0.0
100 0.0
100 0.0
100 0.0

0.0 0.0 0.0 0.0

Estratégico Documental Tecnológico Cultural
 0.0 0.0 0.0 0.0
Estratégico Documental Tecnológico Cultural

INICIO
COMPONENTES CATEGORÍAS

Estratégico
 Documental

Gestión
Documental

Tecnológico
Tecnológico

Cultural
 PLAN DE ACC

ACTIVIDADES DE GESTIÓN PUNTAJE

La Entidad cuenta con una Política de Gestión Documental 0

Los temas de Gestión Documental fueron tratados en el

Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o en 0
reuniones del Comité Interno de Archivo

Elaboración y utilización del Diagnóstico Integral de

0
Archivos

Frente al proceso de la planeación de la función

archivística, elaboración y aprobación en instancias del
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, del Plan 0
institucional de archivos - PINAR e inclusión de actividades
de gestión documental en planeación de la entidad.

Elaboración, aprobación , implementación y publicación del

0
Programa de Gestión Documental - PGD,

Elaboración, aprobación, tramitación de convalidación,

implementación y publicación de la Tabla de Retención 0
Documental - TRD.

Normalización de la producción documental (recepción,

0
radicación unificada, consecutivos, formatos)

Organización de Fondo Acumulado 0

Elaboración y publicación del Cuadro de Clasificación

0
Documental CCD
Elaboración, aprobación, tramitación de convalidación,
implementación y publicación de la Tabla de Retención 0
Documental - TRD.

Actualización de Tabla de Retención Documental 0

Inventario de la documentación de sus archivos de gestión

0
en el Formato Único de Inventario Documental - FUID:

Inventario de la documentación de su archivo central en el

0
Formato Único de Inventario Documental - FUID:

Transferencias de documentos de los archivos de gestión

0
al archivo central

Inventario de documentos de Derechos Humanos o

Derecho Internacional Humanitario no susceptible de 0
eliminación

Procedimientos de disposición final de documentos 0

Elaboración, aprobación, implementación y publicación del

0
documento Sistema Integrado de Conservación - SIC

Conservación de documentos en soporte físico 0

Preservación de documentos en soporte digital 0

Clasificación de la información y establecimiento de

categorías de derechos y restricciones de acceso a los 0
documentos electrónicos

Parametrización de Tablas de control de acceso 0

Implementación de los requisitos de integridad,

autenticidad, inalterabilidad, disponibilidad, preservación y
0
metadatos de los documentos electrónicos de archivo en el
Sistema de Gestión de Documento Electrónico.
Expedientes electrónicos 0

Mecanismos o controles técnicos en los Sistemas de

Información para restringir el acceso a los documentos en 0
entorno electrónico

Actividades para alinear la gestión documental a la política

0
ambiental

Facilidad de acceso y consulta de la información de archivo 0

Sensibilización y capacitación funcionarios sobre archivos 0

Gestión documental alineada con las políticas y

lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad 0
implementada en la Entidad
 PLAN DE ACCIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL

GUÍAS Y NORMAS TÉCNICAS NORMATIVIDAD

Decreto 1080/15 art.

2.8.2.5.6.

Decreto 1080/15 art.

2.8.2.1.14. Y 2.8.2.1.15.

Decreto 1080/15 art.

Plan Institucional de Archivos – PINAR
2.8.2.5.8.

Ley 594/00 art. 21

Implementación de un Programa de
Decreto 1080/15 cap. II
Gestión Documental PGD
Ley 1712/14 art. 15

Tablas de Retención y Transferencias

Ley 594/00 art. 24
Documentales
Decreto 1080/15 art.
Circular AGN 03 de 2015: Directrices
2.8.2.5.10 a 2.8.2.5.13
para la elaboración de Tablas de
Ley 1712/14 art. 15
Retención Documental
Acuerdo 04/13

Acuerdo 60/01 AGN

Acuerdo 02/04 AGN

Acuerdo 04/13 AGN
Decreto 1080/15 art.
2.8.2.5.8.
Ley 1712/14 art 12 literal d.
Tablas de Retención y Transferencias
Ley 594/00 art. 24
Documentales
Decreto 1080/15 art.
Circular AGN 03 de 2015: Directrices
2.8.2.5.10 a 2.8.2.5.13
para la elaboración de Tablas de
Ley 1712/14 art. 15
Retención Documental
Acuerdo 04/13

Tablas de Retención y Transferencias

Ley 594/00 art. 24
Documentales
Decreto 1080/15 art.
Circular AGN 03 de 2015: Directrices
2.8.2.5.10 a 2.8.2.5.13
para la elaboración de Tablas de
Ley 1712/14 art. 15
Retención Documental
Acuerdo 04/13

Ley 594/00 art. 26

Decreto 1080/15 art.
2.8.2.5.8.
Ley 1712/14 art. 13
Acuerdo 42 de 2002
Acuerdo 05 de 2013

Ley 594/00 art. 26

Decreto 1080/15 art.
2.8.2.5.8.
Ley 1712/14 art. 13
Acuerdo 42 de 2002
Acuerdo 05 de 2014
Apunte para la Organización de
Archivos Municipales Decreto 1080/15 art.
http://www.archivogeneral.gov.co/man 2.8.2.5.9.
uales

Acuerdo 04/13 AGN art. 15

Acuerdo 04 /13

Ley 594/00 art. 46

Acuerdo 06/14

Ley 594/00 art. 46

Acuerdo 06/15
Ley 594/00 art. 46
Acuerdo 06/16

Decreto 1080/15 Cap VII

Decreto 1080/15 Cap VII

Modelo de requisitos para la

implementación de un Sistema de
Gestión de Documentos Electrónicos
Decreto 1080/15 cap. VII
http://observatoriotic.archivogeneral.go
arts. 2.8.2.7.1. a 2.8.2.7.11
v.co/wp-
content/uploads/2017/04/V2_Ficha_So
ftware.pdf
 Decreto 1080/15 art.
2.8.2.7.12
Acuerdo 02/14 AGN, art. 17°.
Creación y conformación de
expedientes electrónicos de
archivo.

Decreto 1080/15 Cap VII

Buenas prácticas para reducir el Decreto 4741 de 2005

consumo de papel Circular externa 05 de 2012
http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.c AGN
o/623/articles- Directiva Presidencial 04 de
8257_papel_buenaspracticas.pdf 2012

Ley 594/00 titulo VI

Ley 594/00 art. 18

Decreto 1080/15 art.

2.8.2.5.15.

INICIO
GESTIÓN DOCUMENTAL

DISEÑE ALTERNATIVAS DE
OTROS
MEJORA

http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos

http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/
http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos

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http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos

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http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/
http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos

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http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos

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http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos

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http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/
http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos

http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/
http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
MEJORAS A IMPLEMENTAR
EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE
(INCLUIR PLAZO DE LA
LAS ACCIONES IMPLEMENTADAS
IMPLEMENTACIÓN)