Fase 2 - Contextualización de la organización

Clara Inés Ramos Martínez

CC: 22.740.888

Presentado a
Angélica Bibiana Triana

INGENIERIA AMBIENTAL
Grupo: 212031_27

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

Escuela De Ciencias Básicas, Tecnología E Ingeniería
Programa De Ingeniería Industrial
Barranquilla, 13 de marzo de 2020
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DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

OMNICON S.A.

Nace Omnicon nace como respuesta a la necesidad del sector industrial en soluciones de
automatización e instrumentación, con base en suministro de equipos de la mejor calidad y
soporte que involucra el trabajo en equipo entre proveedor y el cliente.
Omnicon es una compañía de ingeniería colombiana dedicada a la gestión y ejecución de
proyectos en múltiples disciplinas de la ingeniería apoyada en un modelo organizativo que
promueve el
talento y compromiso. Formando una inteligencia colectiva, nuestro objetivo es contribuir
al éxito de nuestros clientes en todo el mundo.

Cuenta con 4 oficinas, la principal se encuentra en la ciudad Cali calle 10 No 43-23.

Bogota Calle 140 # 11 – 45 Oficina 803
Barranquilla Calle 77b # 57-103 Of. 1804
Cartagena Completo Logístico del Caribe (CLC) Oficina 1ª

Organigrama
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Misión
En Omnicon, acompañamos a nuestros clientes en la realización de sus sueños, a través de
consultoría, gestión y ejecución de proyectos en múltiples disciplinas de la ingeniería,
soportados en un modelo organizacional que promueve talento y compromiso.

Visión
Ser la compañía de ingeniería preferida al diseñar y desarrollar soluciones tecnológicas
innovadoras que contribuyan al éxito de nuestros clientes alrededor del mundo.

Mapa de Procesos

EL mapa de procesos de la compañía está compuesto de tres partes:

 Los Procesos de Direccionamiento: que son los que le fijan el rumbo a la

compañía a través de metas, estrategias, inversiones y todas las decisiones tanto
financieras como de mejoramiento de procesos que se toman con cada una de las
áreas de la empresa.
 Los Procesos de Generación de Valor: son los procesos mediante los cuales se le
da respuesta a las necesidades de los clientes, cada uno de estos procesos funciona
de la mano con las políticas de la empresa, estos procesos cuentan con soporte al
cliente de manera permanente y están asegurados para evitar el uso sin intención de
las no conformidades;
 Los Procesos de Apoyo: permiten que cada uno de los procesos de la empresa
cuenten con las herramientas, suministros, instalaciones, redes y logística en
general, necesarias para realizar sus labores.

La interacción de los procesos se detalla en el mapa de procesos ya que se muestra

claramente en la cadena de valor dónde inicia y dónde termina cada uno y cuáles de estas
salidas activan el funcionamiento de otros.

A continuación, se detalla el mapa de Procesos de la Compañía:

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A continuación, se puede observar el Mapa Estratégico de Omnicon S.A

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De manera periódica la Alta Dirección establece la planificación siguiendo los

siguientes pasos:
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Productos y/o servicios ofertados por la empresa

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Ficha tecnica
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Identificación de su contexto (Interno y Externo) (Aplicar Matriz DOFA+CAME)

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Matriz de identificación de partes interesadas

PARTE INTERESADA REQUISITOS

Calidad en los servicios
Clientes Atención antes y después del servicio
Precio competitivo
Cumplimiento en pagos
Proveedores Requisitos bien definidos
Lealtad
Seguridad en el trabajo
Empleados Formación y adiestramiento adecuado
Clima laboral
Gobierno Cumplimiento a normatividad aplicable

Recibir rendimiento favorable de la inversión

Accionista Riesgos controlados
Productividad y crecimiento
Investigación de la competencia para evitar ser
Competidores desbancada y estar abierta en cuanto a
innovación y desarrollo.
Imagen de marca y posicionamiento

sociedad Bajo Impacto ambiental

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Diagrama de flujo del proceso productivo

1. Misión, Visión, localización, vertical, tipo de

producto, Competidores, Posición en el Mercado 1. Conversaciones con personal clave
2. Investigación de posibles inversiones del Cliente en 2. Mapear y documentar procesos a alto nivel
el mercado. 3. Cantidad producción año, KPIs, Objetivos del
3. Identificar contactos de Interesados claves. Negocio

Cl iente
Identificado Solicitar Oferta
Generar Definir Alcance a Diseño de
Confianza Soluciones
Fin Fase

No Si

Entender el Socializar
Rol Comercial

¿El cli en te conoce Entender Identificar Identificar ¿Propuesta Registrar

Negocio del Sí Enfoque de No
Omn icón? Estado Actual Oportunidades Stakeholders Aceptada? Retroalimentación
Cliente Solución
Omnicón

Documentar el
Estado Actual

Válido crear otro Lecciones

No
enfoque? Aprendidas
Soluciones
Diseño de

Crear el Estado
Futuro
Sí

DISEÑO DE SOLUCIONES
Ingeniería / Planeación

Asignación de
recursos de las
líneas de
Asignación de
negocio
recursos al
proyecto
FIN
No
No

El formulador
Diseño de Soluciones

La información
Revisar Condiciones del conoce las La información
de solicitud es Generar/Modificar
Solicitud de Negocio Sí Si tecnologías Si proporcionada Si
válidas? completa y Oferta Sí
Oferta necesarias es suficiente?
entendible?
para la oferta?
No ¿Posibilidad de
modificación
Realizar oferta?
Levantamiento de
Información
No

No

Revisión de la Si
Reunión de ¿Aprobado? No
Oferta
Omnicón

aclaración entre
Diseño de
Soluciones y
Consultor Comercial
Comercial

Solicitud de Oferta No Lecciones

No
Aprendidas

¿Negocio Requiere Sustentar

SI No SI Enviar Oferta SI
Viable? sustentación? Oferta

Si
Financiero

No
¿Requiere Validación
Si
validación? Financiera

No

¿Posibilidad de
¿Oferta
Cliente

No modificación
Aprobada?
oferta?
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GENERAR OFERTA

Generar Verificar Determinar Generar WBS y

Determinar el Validar la
Determinar fecha de arquitectura Disponibilidad y actividades y Cronograma de Verificar riesgos del Análisis de Establecer Viáticos y Pre Validación
listado de equipos rentabilidad de la
entrega de la oferta objetivo de la Capacidad de tiempos para la actividades con proyecto Riesgos Gastos del Servicio Financiera
necesarios oferta
Análisis de la solución Personal implementación recursos
Diseño de Soluciones

Solución

No

Se requiere
subcontratar?

Sí

Enviar Solicitud de
Omnicón

Definir Requisitos
subcontratación a
del Trabajo
Compras

Existe alguna
Realizar Selección Calificar desviación entre Determinar
Evaluar Propuestas No
de Contratistas Contratistas lo ofrecido y los Contratista apto
requisitos?
Compras

Sí
Sí

Se llega a una
Analizar, acordar,
oferta
negociar
satisfactoria?

No

PLANEACIÓN DETALLADA
Administrativo
Asistente

Apertura del Ingresar

Servicio Presupuesto en
Siesa

No
Ajustar Presupuesto
y Plan de Compras
Equipo del Proyecto

Es necesario Realizar
Sí
Replantear? Replanteo
Si

Existen
Compras
Identificar y
cuantificar los No
Gaps

¿Adicionales
No No
Requeridos?
PM o Líder del

Gaps por Actualizar WBS

Análisis de Desarrollar Socialización y
Proyecto

Preparar Temas y listado de Actualizar ¿Costos

Revisión de la Reunión de Reunión de omisiones de Riesgos No Planes De Aprobación
Reunión Inicio actividades Cronograma Afectados?
Oferta Inicio Interna Inicio Cliente Omnicón? Apoyo Plan de Gestión
Cliente
Fin Fase

Si
Ingeniería

Sí Si Si
Gaps asumidos por
Omnicón
Asignaci ón de Recursos
al proyecto
Omnicón

Rol Comercial

Negociación de Negociación de Actualizar ¿Negocio

Gaps Adicionales No No
Presupuesto Viable?
Si

No
Ingeniería

Sí
¿Requiere Validación
Si
aprobación? Financiera

No

Gaps
negociados
como
adicionales?
Cliente

¿Adicionales
Aceptados?
Sí Existen cambios?

No
Soluciones
Diseño de

Revisar rentabilidad para

¿Negocio
acercarse al presupuesto Si
Viable?
del Cliente

No
Estratégico
Comité

Requerimiento
Si Adicionales no van
Estratégico?

No
 12

ANALISIS DE RIESGOS

Cliente
Riesgos Id entificados
PM o Líder / Equipo del Proyecto

Mantenerlo en
Omnicón

Observación

No

Identificar los Análisis Análisis Riesgo

Sí Planear Respuesta
riesgos Cualitativo Cuantitativo Significativo?
Listado de Riesgos Fin Flujo

Desarrollar Planes De Apoyo

PM o Líder del
Omnicón

Proyecto

Crear Organigrama
Diligenciar Formato Ajustar Plan de Se requiere Ajustar Plan de Ajustar Plan de
Si Ajustar Plan de HSE y Funciones
Gestión Interesados Calidad HSE? Comunicaciones Control de Cambios
Recurso Humano
Líneas Base Fin Flujo
Realizadas
No

EJECUCIÓN
Administrativo
Asistente

Ingresar
Presupuesto en
Siesa
Administración /
Compras

Realizar
Facturación
Pagar Factura

Ajustar entregable

No
Acción a tomar No Acta aprobada?
Ajustar acta
Plan Gestión
Riesgo materializado
del Proyecto
Aprobado
Monitorear y
Coordinar Realizar Elaborar Enviar Actas de
Control de Actualizar el Requiere Crear Actas de
Equipo / Reunión de Informes de Entrega Para
PM o Líder del Proyecto

Cambios Plan del Facturación? Entrega Sí

No Subcontratista Seguimiento Avance Aprobación
Cambio solicitado Existe Proyecto
Subcontratista?

No
Ajustar Presupuesto Si
Sí
de Compras

Gestión
Subcontratista
Sí ¿Es
subcontratista?

Requiere Gestión de
actualizar Sí
Presupuesto de
No Compras y
Logística Ajustar entregable Acción a tomar No Acta aprobada?
Requeri miento de Compras?
Compras o Logística

No, Ajustar entregable

Cliente

Revisar Entregable
Entregable aprobado?
Equipo del Proyecto / Subcontratista

Enviar Sí
Entregable
Ejecutar
actividades Ajustar Acta
No

Todos los
No Entregables
Completos?

Sí
Rol de Calidad

Entregable Entregables
Realizar revisión Notificar resultados cumple con los
Sí Completos
de calidad al PM o Líder estándares
establecidos?
Subcontratista

Generar acta y
factura
 13

GESTION DE COMPRAS Y LOGISTICA

Equipos

Realizar Solicitud

PM o Líder del Proyecto

Comprar
Validación que sí va de Compra en
Equipos o
la compra Siesa
Logística? Aprobar
Presu puesto Ingresado
en Siesa Legalización de
Gastos
Logística Comprar

Qué se
requiere?
Aprobar Anticipo

Ejecutar Iniciar Proceso de

Compras Garantía
Compras

Fin Fase
Anticipo

Recibir Equipos o
Servicios de
Proveedores
Omnicón

Solicitar Anticipo

Existen
Servicios o Ejecutar Plan de anomalías en
Equipos Sí Reportar Anomalía
Equipo? Inspección y Ensayo los equipos o
servicios?
Equipo de Trabajo

Servicios
No
Compra
Se tenía
Presta dinero de sus
Ejecutar Actividad Anticipo o
recursos
Compra?

Con o sin Anticipo

Legalizar Gastos
Administración

Auditar y Auditar Legalización

Desembolsar de Gastos

GESTION DE SUBCONTRATISTAS
Subcontratista

Ejecutar
Actividades
Fin Fase
PM o Líder del Proyecto /

Sí
Diseño de Soluciones

Se tiene ya Reunión de Inicio

Enviar Solicitud de
seleccionado un Definir Requisitos con el
No subcontratación a
Subcontratista del Trabajo Subcontratista
Compras
Se requi er e apto?
Subcontratar
Omnicón

Existe alguna
Iniciar Selección de Calificar desviación entre
Evaluar Propuestas No Contratar Servicio
Compras

Contratistas Contratistas lo ofrecido y los

requisitos?

Sí
Sí

Se llega a una
Analizar, acordar,
Comercial e

oferta
Ingeniería

negociar
satisfactoria?

No
 14

COORDINAR EL EQUIPO

Ini cio Ejecución por Entregables

No
PM / Líder del Proyecto

Asignar Monitorear
Personal Requiere más
Sí personal a necesidades de
suficiente? personal?
actividades personal

No
Liberó
personal?

No
Omnicón

Sí

Sí

Entregar
Solicitar personal
personal
Ingeniería / Planeación

Asignar personal a
otros servicios/
Asignar actividades
personal

CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

Cliente

Se requiere Es aprobada la
No
ajustar? cotización?
Cambio sol icitado o
Riesgo materiali zado
Diseño de
solución

Realizar/Ajustar
Sí
Cotización

Sí
PM o Líder /
Equipo del
Proyecto

Presentación
Sobrepasa nivel
Omnicón

Evaluar el del Cambio / Requiere

de Tolerancia de Si Cotización?
impacto Plan de
la Línea Base?
Cambio sol icitado o Respuesta
Riesgo materiali zado
Comité de Control de
cambios

Cambio / Plan
de Respuesta Sí
aprobado?
Subcontratista

Cambio sol icitado o

Riesgo materiali zado
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SEGUIMIENTO Y CONTROL

Equipo del
Proyecto Entregab les
Completados?

Si

Revisar el Plan de
Se siguen las Aplicar medida Revisar de nuevo
comunicaciones
guías de No correctiva en determinado
Comunicaciones? para alinearse de
correspondiente período de tiempo
nuevo

No

Se solicitó un Hacer seguimiento

Sí
cambio? del Proceso CIC

Sí

Se materializó
No
un riesgo?

No

Sí
Un riesgo
monitoreado
Sí Análisis de Riegsos
cambió de
estado?

Sí

No

Existe una Hacer seguimiento No

compra o Sí a Compras y
logística? Logística
Fin Fase

Sí
No

Se requiere
tomar acción Alinear entregable Se logró
PM o Líder del Proyecto / PMO

Control de Calidad Sí
para alinear al estándar alinear?
Calidad?
Sí
No

No

Se requiere
Alinear Proyecto al
tomar acción Se logró
Analizar Costos Sí Presupuesto No
para alinear alinear?
planeado No
Costos?

Control de
Cambios

No

Se requiere
Controlar el tomar acción Alinear Proyecto al Se logró
Sí No
Cronograma para alinear el tiempo planeado alinear?
Cronograma?

No
Se requiere
Controlar el Alinear al
tomar acción Se logró
Involucramiento de Sí interesado al nivel
para alinear al alinear?
los interesados planeado
interesado?

Algún suceso
amerita
Registrar Lección
registrar como Sí
Aprendida
Lección
Aprendida?

Plan de Gestión
del P royecto
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CONCLUSIONES

Después de haber realizado este trabajo, me queda claro cómo se debe realizar la
identificación del contexto de la organización y las necesidades, además los mapas de
procesos recogen la interrelación de todos los procesos que realiza una organización. Toda
organización debería contar con diagramas de flujo ya que este nos muestra los procesos de
cada área es decir cómo funciona.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Acuña, N., Figueroa, L., & Wilches, M. (2017). Influencia de los Sistemas de Gestión
Ambiental ISO 14001 en las organizaciones: caso estudio empresas manufactureras
de Barranquilla. INGENIARE - Revista Chilena de Ingeniería, 25 (1), p.143–153.
Recuperado de
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/login.asp
x?direct=true&db=a9h&AN=121500388&lang=es&site=eds-live&scope=site