Gestión Estratégica de Organismos de

Seguridad y Penitenciarios

Lic. Cpn. David Martin

Diagnostico que debe enfrentar la Gestión Publica actual:

✓ La problemática sociales son cada vez mas complejos

✓ Vertiginosos cambios tecnológicos
✓ Incremento de las demandas y expectativas del ciudadano
✓ Gran influencia de la política en los organismos públicos.
✓ La responsabilidad asignada no es seguida por el
otorgamiento de autoridad necesario para llevarla a cabo.
✓ Demanda creciente en transparencia y coherencia entre los
compromisos asumidos y las respuestas brindadas.
✓ El esfuerzo en eficiencia y eficacia del personal no es
retribuido proporcionalmente
✓ Escasa apertura e interrelación entre los diversos niveles de
la Administración Pública

Lic. Cpn. David Martin

 ¿Qué entendemos por organización?
 La organización es el acto de disponer y coordinar
los recursos disponibles (materiales, humanos y
financieros) entre los miembros de una
organización, en una forma tal que pueden lograr
los objetivos organizacionales de manera eficiente.
 Las organizaciones son temporales y espaciales, es
decir, existen y están inmersos en un contexto y
un tiempo determinado, siendo influenciado por
este ultimo

Lic. Cpn. David Martin

  Su estructura organizacional: es la forma que la
organización divide su trabajo
 Su Cultura Organizacional: en la cultura confluyen
los mitos, ritos, pautas, normas y valores de la
propia organización, que se trasmiten a sus
miembros.
 Su Estrategia: incluye el propósito de la
organización, sus objetivos a largo plazo y los
caminos a seguir.
 Sus Recursos: humanos, materiales, tecnología,
movilidades, equipamiento.

Lic. Cpn. David Martin

  La estructura debe ser el resultado de los
lineamientos estratégicos de la organización, y no
al revés.

Estrategia Estructura

Lic. Cpn. David Martin

  Los recursos humanos y la tecnología limitan o
facilitan la consecución de la estrategia
 La cultura organizacional condiciona a la estrategia
y a la estructura; debido a que las personas en la
organización ya tienen una interpretación del que
hacer y como hacerlo.
 Si la estrategia esta en contradicción con la cultura,
lo mas seguro que esta primera fracase.

Lic. Cpn. David Martin

  Posee un fin un propósito, un ¿Para que existe?
 Tiene reglas, jerarquías, un orden interno,
autoridad: ¿Cuáles son?
 La organización no es totalmente independiente,
esta influenciada por el contexto. ¿De quien
depende? ¿Qué la influencia?
 La organización tiene recursos limitados que
deben ser administrados eficientemente. ¿Cuáles
son los recursos?

Lic. Cpn. David Martin

Lic. Cpn. David Martin
  Es la forma que la organización divide su trabajo,
verticalmente en función de la autoridad y la jerarquía, y
horizontalmente en relación con las distintas tareas que
deben hacerse en ellas
 La forma de dividir, organizar y coordinar las actividades
de la organización (James Stoner).
 La estructura responde a una planificación estratégica de
la organización.

Lic. Cpn. David Martin

 La estructura organizacional, es la manera en
que las actividades de una organización se
dividen, organizan y coordinan entre sí.
1. Definir y formalizar los objetivos: consiste en
determinar con claridad y precisión los fines que
persigue la organización.
2. Establecer las funciones necesarias que permitan
cumplir con los objetivos: Todas las
funciones/actividades necesarias para cumplir con
los objetivos.
3. Departamentalizar: agrupar las actividades
detalladas en el paso anterior.
4. Asignar las funciones: asignar recursos humanos a
los puestos establecidos. Luego asignar las tareas
definidas en el paso anterior con el fin de poderlas
llevar a cabo.
 Organigrama: Concepto

➢“Son la representación
ORGANIGRAMAS gráfica de la estructura
de la organización empresarial de una forma
sintética y simplificada”
Concepto
➢Es la representación,
: mediante un diagrama, de
la estructura formal de una organización, en él se
muestran las funciones, sectores, jerarquías y
dependencias.

Lic. Cpn. David Martin

  La división del trabajo consiste en descomponer
una actividad compleja en pequeñas tareas
simples, con el objetivo de que las personas sean
responsables de un conjunto limitado de
actividades
 Las tareas pueden ser llevadas a cabo por una o
mas personas dependiendo la complejidad y las
etapas necesarias.
 Para ello se divide en función, actividad y tarea.

Lic. Cpn. David Martin

 Es la función de agrupar en departamentos aquellas
actividades de trabajo similares y conectadas
lógicamente, siguiendo un criterio determinado.

❖ En base al producto o servicio,

❖ En base a la Zona geográfica
❖ Agrupamiento Funcional

Lic. Cpn. David Martin

 ➢ Abarca la diferenciación y agrupamiento de
actividades de acuerdo con los diferentes
productos, líneas de productos o servicios que
ofrece la empresa.
➢ Además, permite a la dirección general delegar a
su ejecutivo divisional amplia autoridad para la
realización de las diversas funciones que se
desprenden del proceso aludido a un producto a
un servicio.
➢ Ejemplo de departamentalizan por servicios, es el
caso de los hospitales que tienen unidades de
cirugía, radiología, pediatría, entre otras.

Lic. Cpn. David Martin

 ➢Ventajas: permite detectar los problemas por producto
y así evitar que interfieran en los otros. Facilita la
coordinación de especialistas, que concentran la
atención en el producto.
➢Desventajas: la comunicación entre los especialistas se
dificultan y ya que prestan servicios en diferentes
unidades

Lic. Cpn. David Martin

Lic. Cpn. David Martin
  Agrupamiento de las actividades en relación con la
localización en la que el trabajo será desempeñado
o el área donde se encuentran los clientes de la
organización.

Lic. Cpn. David Martin

  Ventajas: la organización puede detectar mas
fácilmente y adaptarse a las necesidades de
cada zona en particular. Se puede abarcar un
zona más grande que cuando no se cuenta con
divisiones regionales.
 Desventaja: se dificulta la coordinación y la
comunicación entre las diferentes divisiones
geográficas. Se requiere una estructura
completa en cada región, aunque más pequeña
que en la matriz. TítuloDIRECCIÓN
del diagrama

GERENCIA NORTE GERENCIA SUR GERENCIA CENTRO GERENCIA OESTE

Lic. Cpn. David Martin

  Se separa el trabajo de acuerdo a los procesos o
actividades que se llevan a cabo para lograr un fin.
 Se agrupan actividades teniendo en cuenta ciertas
características homogéneas.

Lic. Cpn. David Martin

  Ventajas: Permite agrupar a personas que realizan
actividades similares, facilitando la comunicación,
la mejora continua y especialización. Simplifica la
toma de decisiones. Ofrece fácil comprensión y
seguimiento de su operación
 Desventajas: las personas tienden a preocuparse
mas por el cumplimiento de su trabajo, que por el
buen producto o servicio que brinda la
organización. Falta de coordinación de personas
que realizan diferentes funciones en otras áreas.
El personal tiende a identificarse más con su
departamento que con la organización.
Lic. Cpn. David Martin
A continuación, se detalla un conjunto de
premisas válidas a tener en cuenta:
1. Unidad de mando
2. Alcance de control
3. Homogeneidad operativa
4. Delegación efectiva
  Sostiene que cada persona, para la ejecución de
sus funciones, sólo debe recibir órdenes de un
jefe. Esto se refleja en el organigrama al conectar
un rectángulo de nivel superior con otros de
niveles inferiores inmediatos, de modo que un jefe
tenga autoridad sobre un grupo de subordinados,
y que éstos no reciban órdenes más que de ese
jefe, de lo contrario se produciría un error
denominado “dualidad demando”.

Lic. Cpn. David Martin

 Un jefe no puede tener al mando más
subordinados que la cantidad que es capaz
de manejar. Las limitaciones de dirección
pueden ser técnicas, físicas (o ambas) y
afectan al desempeño en su conjunto. A
mayor capacidad del jefe, más niveles podrán
eliminarse (aplanar la estructura), y obtener
como consecuencia un mayor alcance de
control.
 Las tareas o funciones que se agrupan deben
ser aquellas que tengan funciones o
características comunes. No hay que
establecer una tarea a un cargo que no le
corresponde. Este principio remarca el ámbito
que le corresponde a cada jefe (deberá
encontrarse asignado a una tarea que sea
compatible y corresponda a su especialidad)
  Es el proceso mediante el cual una persona cede
tareas y funciones a otras personas o
departamentos, asignándole la responsabilidad
por el cumplimiento y otorgándole la autoridad y
los elementos necesarios para que se puedan
cumplir las tareas o funciones preestablecidas.

Lic. Cpn. David Martin

  El que delega sigue siendo responsable ante su
superior de la eficiencia y eficacia con que se
realizo la tarea. La responsabilidad ultima no se
delega
 El que delega debe conceder autoridad.
 La aceptación es una responsabilidad.
 Hay actividades que no se delegan como es el
seguimiento o control del trabajo realizado por
el subordinado.

Lic. Cpn. David Martin

  Predisposición para delegar
 Realizar un análisis de los posibles
candidatos a la delegación.
 Especificar que es lo que se va a delegar.
 Comunicar claramente lo que se delega (el
que y el como)
 Establecer un sistema de control.
 Evaluar la delegación.

Lic. Cpn. David Martin

  Poca confianza en el personal
 Miedo a perder poder
 Ser el centro de atención.
 No hay tiempo para capacitación
 No saber desprenderse de anteriores puestos
 Falta de capacidad de las personas
subordinadas

Lic. Cpn. David Martin

 Línea y staff

➢ DE LINEA: La autoridad de línea

muestra la relación jefe-subordinado
y, por lo tanto, la relación autoridad –
responsabilidad que le es inherente.

Lic. Cpn. David Martin

 ➢ STAFF: Esta relación se producen cuando existen
unidades que le dan a la organización algún tipo
de información especializada o asistencia técnica
que normalmente toma la forma de
recomendaciones, consejos o sugerencias.

Lic. Cpn. David Martin

 Manual de Funciones

Área (División, departamento, dependencia, etc.):

Puesto:

Reporta a: Supervisa a:

En caso de ausencia es reemplazado por:

Objetivo del Puesto

Principales Funciones

Competencias técnicas requeridas

Competencias blandas requeridas (habilidades y actitudes)

Lic. Cpn. David Martin

 MATRIZ REFERENCIAL PARA DEFINICION DE FUNCIONES
LISTADO DE VERBOS DE NORMAS IRAM 34531 PARA DEFINIR FUNCIONES, CLASIFICADOS SEGÚN CIRCULO DE CONTROL

PLANIFICAR:
•Analizar. •Establecer. •Programar •Asignar. •Diagnosticar. •Prever.
•Calcular. •Estudiar. •Recopilar. •Clasificar. •Evaluar. •Proyectar.
•Codificar. •Investigar.

EJECUTAR:
•Capacitar. •Ordenar. •Estudiar. •Colaborar. •Promover. •Firmar.
•Compilar. •Realizar. •Gestionar. •Completar. •Recopilar. •Autorizar.
•Comprar. •Registrar. •Imputar. •Entregar. •Representar. •Implantar.
•Comunicar. •Seleccionar. •Inspeccionar. •Conciliar. •Valorar. •Informar.
•Consultar. •Diagnosticar. •Procesar. •Convenir. •Distribuir. •Operar.
•Coordinar. •Efectuar. •Recibir. •Cumplimentar. •Elaborar. •Proponer.
•Decidir. •Emitir. •Reglamentar. •Definir. •Enviar. •Reemplazar.
•Delegar. •Establecer. •Tramitar. •Intervenir. •Estimular. •Resolver.
•Valuar.

CONTROLAR:
•Analizar. •Inspeccionar. •Calcular. •Vigilar. •Revisar. •Fiscalizar.
•Aprobar. •Verificar. •conformar. •Confrontar. •Diagnosticar. •Supervisar.
•Asegurar. •Asistir. •Investigar. •Custodiar. •Evaluar

AJUSTAR:
•Asegurar. •Calcular. •Establecer. •Garantizar. •Mantener. •Proponer.
•Asistir. •Conciliar.

Ing. Luís Chávez