MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE

EVENTOS
TABLA DE CONTENIDO
 FICHA TÉCNICA

NOMBRE DE PROPOSICIÓN DE FICHA DE INVESTIGACION DE

INDICADORES EVENTOS
Dependencia / Empresa Nombre del evento / Actividad
Tipo de ficha Proceso de realización de eventos
Es un espacio social creado para comunicar un tema en
específico, donde se interactúa y se comparten ideas con
personas de diversos intereses. Los actos pueden ser formales
e informales y deben contar con una planeación anticipada y
Definición
un manejo protocolario dependiendo el tipo de evento.
Cantidad de contenido 11 paginas
Estado Activo.
Tipo Eventos empresariales
Tipo de ingreso Invitación
Lugar “salón de eventos” Centro
Ubicación Florencia - Caquetá
Fecha 21/05/2020
Inicio de evento: 08:00 hrs Pm
Hora
Fin del evento: 02:00 hrs Am
Duración 6 Horas
Frecuencia No tiene fecha de precedente.
cuanto se trata de una celebración o cuando se quiere dar a
Causa conocer nuestros proyectos o productos es que se llevan a
cabo
Objetivo Se realizó para lograr promocionar una nueva marca.
Todo tipo de empresarios, socios, publicistas e invitados
Participantes
especiales
La cantidad de personas que participaron fueron una a
Asistencia
proximidad de 150 personas.
Organizador Javier lozano
Es un tipo especial de clase cuyos objetos pueden almacenar
referencias a uno o más métodos de tal manera que a través
Delegado
del objeto sea posible solicitar la ejecución en cadena de
todos ellos.
Se utilizaron todo tipo de herramientas tales como las redes
Sitios web sociales, se realizó también de forma televisiva y por muchos
medios de comunicación.
Hora Programa del evento Duración
“actividades”
08:00 Recibimiento delos 08:40
invitados
08:45 Apertura del evento 09:00
Programación 09:10 Exponen el objetivo 10:30
principal del evento
10:40 Concluir con los temas 12:00
segundarios
12:00 Celebración o baile 02:00
programado
 INTRODUCCIÓN

El propósito de este manual es ofrecer una guía en la organización y celebración de eventos

de carácter empresarial o de coferencias, un evento requiere una amplia planificacion y
preparativos, en donde se busca que el evento funciones a la perfeccion como un reloj.

Este manual contiene una serie de significados, normas y procedimientos para la

organización y ejecución de los eventos que se realizan. El propósito fundamental del
manual, es combatir con las necesidades que presenta para llevar acabo la organización de
un evento, en materia de organización logística y protocolaria, ofrece una serie de
lineamientos para que sean aplicados de forma correcta en el desarrollo de las actividades.

Para que un evento sea todo un éxito requiere una muy buena planeación por lo que su
organización es una de las tareas mas difíciles y complicadas de realizar, ya que encirra una
amplia gama de actividades y detalles que son vitales para todo el evento sea un éxito.
 ESTRUCTURA DEL EVENTO
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL EVENTO

PLANEACION COMITÉ COMITÉ DE Comité logístico

DE RELACIONES
ADMINI PUBLICAS
PRE-VENTO STRACI
ANTES
ÓN
Presu
Subcomité de Comité
ORGANIZACIÓN puest
divulgación académico
oy
finanz
-Organigrama del comité as
organizador. Subco Subcomité de
mité inscripciones
-Coordinador general. de
-Coordinador de logística. admini
stració
-Planeación de las n del
Subco
necesidades humanas en person
mité
el comité organizador. al
de
sumini
stros

EJECUCION EVENTO
DESPUES
S EVALUACION POST-
VENTO
 EVENTOS EMPRESARIALES
(Concepto)

En el ámbito de la profesionalidad, un evento es una reunión que se celebra con un fin. Una
reunión en la que se presenta o se potencia un evento relacionado con un producto o marca del
que sacar rédito. Unas ganancias que pueden ser de diferente índole y que van a depender de
las pretensiones que tengas.

Dar la oportunidad a los clientes de un acercamiento con la empresa, es la mejor estrategia, en

el que también existirá el objetivo de la fidelización. Una oportunidad para marcar la
diferencia en este momento en el que la competencia es inaudita. La diferenciación, al fin y al
cabo, es otra de las grandes señas de identidad de un evento así.

Los contactos entre clientes y empresa, las relaciones entre ambos, el pulso de la opinión con
respecto a un producto o, simplemente, el afianzamiento como imagen de marca, son algunas
de las pretensiones que se suelen materializar en este tipo de citas empresariales. De hecho, si
repasamos la definición literal de la palabra evento, entenderás mejor que se trata de una
reunión entre personas con un motivo en particular.

En el marco actual del mercado, los eventos empresariales se han convertido en la mejor
estrategia de marketing cuando están bien definidos el mensaje, los conceptos, los modelos de
trabajo o cómo se pretende que sea el contacto. Es una forma de promoción sumamente
efectiva.
De igual forma, los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y
tiempos determinados . tiene objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a
conciencia durante todas las etapas de su planificacion.
 TIPOS DE EVENTOS EMPRESARIALES

CENAS DE EMPRESA Y BANQUETES

Estos son generalmente celebraciones formales organizadas por
una empresa para festejar las navidades o celebrar algún logro
importante. Dependiendo del tamaño de la empresa, estas cenas
pueden ser una pequeña reunión en un restaurante local o
llevarse a cabo en un salón de banquetes, un hotel o una finca.

EXPOSICIONES Y FERIAS
Una exposición es una feria comercial que se centra en las
empresas B2B. Las ferias comerciales son una oportunidad para
que las empresas exhiben algunos de sus últimos productos.

JUNTAS GENERALES ANUALES

Una Reunión General Anual o reunión de accionistas, es un gran
encuentro que suelen organizar las sociedades que cotizan en
bolsa. Estas reuniones se llevan a cabo con el fin de permitir que
los accionistas piden a la junta de directores de preguntas acerca
de la salud de una empresa, así como para elegir a los nuevos
miembros a la junta.

CONVENCIONES
Las charlas, convenciones, sesiones de trabajo, etc, son reuniones
(talleres, seminarios o presentaciones) destinadas a pequeños
grupos. Estos encuentros pueden celebrarse en salas de reuniones
más pequeñas dentro de un centro de convenciones o de  un
hotel.
CONFERENCIAS
Aunque «convenciones» y «conferencias» son términos que
muchas veces se utilizan indistintamente, la definición estándar de
conferencia es una reunión de una duración inferior a una
convención y diseñada para cumplir con un objetivo específico.

COLOQUIO
Un coloquio puede ser mejor descrito como un «evento de
networking académico.» Los participantes suelen ser expertos en
un campo determinado y el evento se desarrolla de forma informal.

CONGRESO
Un congreso es un gran grupo de personas que se reúnen de forma
regular, a menudo para tomar decisiones a través de un proceso de
debate y votación.

SIMPOSIOS
Simposios son reuniones organizadas para que los expertos en un
campo determinado pueden reunirse, presentar trabajos y debatir
cuestiones y tendencias o hacer recomendaciones para un
determinado curso de acción.
 COMITÉS

El concepto puede utilizarse como sinónimo de comisión: un grupo de individuos que trabajan

en conjunto para resolver alguna problemática o llevar a cabo un proyecto.
Aunque las características del comité varían de acuerdo al tipo de entidad, puede decirse que
se trata de un grupo de trabajo que cuenta con ciertas facultades. Algunos comités funcionan
de manera permanente y otros son convocados en ocasiones especiales.
Al órgano que tiene a su cargo la dirección de un partido político, en este marco, se lo conoce
como comité. En algunos países el término también se emplea para nombrar al local donde los
militantes de un partido político se reúnen: “Mañana habrá un encuentro en el comité para
definir los últimos detalles de la campaña”, “El comité del partido decidió expulsar al
diputado tras sus polémicas declaraciones”, “El escritor integró el comité del Partido
Socialista durante ocho años”.
De la misma manera, no podemos olvidar que también existe lo que se conoce como comité
de empresa. Este es un grupo conformado por personas de una misma compañía y que ejercen
como representantes del resto de trabajadores de aquella. De ahí que, por ejemplo, no solo se
encarguen de resolver cualquier tipo de conflicto salarial sino que también procedan a
negociar ciertas condiciones con los propietarios y directivos de la citada empresa. Nos
estamos refiriendo a aspectos tales como subidas salariales, condiciones de trabajo,
vacaciones, horas extras.
 TIPOS DE COMITÉS

COORDINADOR GENERAL
Se encarga de coordinar y dirigir a ls integrantes de la
diferentes comisiones que compartenel comrpomiso de
planificar, organzar, ejecutar y controlar el evento en
respuesta a las necesidades de la intitucion y sociedad en
general.

COMITÉ DE PROGRAMAS.
Principales funciones
 Preparar un cronograma de actividades estableciendo
fechas tope.
 Escoger temas a tratar y las actividades a realizar
 Estructurar el programa técnico.

COMITÉ DE FINANZAS
Funciones
 Elaborar un presupuesto preliminar y el definitivo.
 Buscar recursos economicos necesarios.
 Abrir cuentas bancarias.
 Llevar el balance de los gastos efectuados

COMITÉ DE PROMOCIÓN
 Diseño y elaboración del afiche, los programas,
folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y
todo lo relacionado con impresos.
 Promoción interna y externa.
 Diseño y copra de todo el material promocional.
 Elaboración de las pancartas.

COMITÉ DE SERVICIOS GENERALES.

 Reservacion de centro de convenciones
 Montaje de los salones
  Alquiler y montura de equipos de sonido.
 Alquiler y montura de los equipos de audiovisuales.
 Reproducion ordenadas de material según la afgenda del evento.
 Contratacion y organización del eprsonal tecnico.

COMITÉ DE SEGURIDAD
 Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los
invitados especiales como los delegados y
participantes.
 Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta
su reintegro la empresa o a los prestatarios de
servicios
 Constatar en buen fucionamientos de los sistemas de
prevencion de incendios.
 Coordinar los servicion de ambulancias y promeros
auxilios.

COMITÉ DE RECEPCIÓN
 Es el responsable de dar bienbenida a todos los
invitados y participantes.
 Recibir a los invitados eséciales.
 Brindar toda la informacion tanto de las actividades del
evento como otra que sa requerida por los delegados e
invitados.
Pre-evento (Planificación-
Organización)
COMTÉ DE ALIMENTOS
 Son los encargados de seleccionar todo lo
concerniente a los alimentos y bebidas;
desayunos, almuerzos, cenas, refigerios, etc.
 Horganizar los honorarios.
 Seleccionar el menú.
 Eventos y banquetes.

ETAPAS DEL EVENTO

1. Definir objetivos Determinar qué se El nombre debe ser:
del evento, tipo y quiere alcanzar  Llamativo y corto.
nombre del mismo con la realización  Adecuado al propósito que se persigue
del evento. con la realización del evento.
 Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las
Coordinador
de las comisiones, y es el enlace de estas con la máxima autorid
general
institución responsable del evento.
Comisiones de Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos de
trabajo sistematizadamente.
Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apo
operativiza y hace posible la ejecución del evento.
 Transporte
Comisión de  Alojamiento
logística  Alimentación
 Secretaria
 Servicios generales.
Sus responsabilidades son:
2. Nombrar comité  Elaborar normas para la presentación de los trabajos en e
organizador Comisión técnico- y seleccionarlos en función de estas.
Académica  Revisar el temario a desarrollar.
 Determinar metodologías de trabajo.
 Coordinar la reproducción y distribución de las ponencias
 Atiende las actividades que abarcan la promoción y difu
Comisión de
eventos.
promoción,
 Se encarga de las relaciones interinstitucionales que deriv
relaciones
ejecución del evento.
públicas y
 Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a los parti
protocolo.
en el evento.
Planifica y coordina:
Comisión de
 Lo relativo a la celebración de cocteles y fiestas.
festejos y
 Los tours y excursiones para los participantes en el event
recreación
 La presentación de grupos artísticos y culturales en el eve
 Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requeri
 Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar p dir
3. Seleccionar las Se debe tener en mismo público.
fechas cuenta  Horario y frecuencia de los transportes.
 Si es mejor programar las actividades durante la semana o a fi
esta.
Participantes Personas que asisten al evento en calidad de público.
No está directamente relacionados con el evento, acompañan a p
Acompañantes
delegados o invitados especiales.
4. Determinar el Invitados Personas que por su prestigio, reconocimiento científico, social o
número y el tipo de especiales le confieren notoriedad al evento.
asistentes al evento Asistente al evento en representación de una empresa, institución
Delegados
particular.
Expositores o
Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.
ponentes
Instalaciones especificas donde se realizará el evento:

5. Seleccionar el  Capacidad
lugar o lugares de Ciudad sede.  Comodidad
realización.  Iluminación
 Equipos
 acceso
Programas:
 Técnico o científico.
6. Elaborar  Duración.
 Social.
cronograma de  Objetivos.
 Para acompañantes.
actividades
 De visitas técnicas.
 Turismo.
7. Estimación de Persona profesional especializada y obrero que se requiere
Humanos.
recursos. realización del evento.
Implementos necesarios (ejemplo: lápices, carpetas, mesas, silla
Materiales.
instalaciones a utilizar.
Técnicos. Equipos de sonido, grabación, interpretación simultánea,
 audiovisual, computación así como formatos fichas, pro
cronogramas etc.
 Publicidad y promoción
 Impresos originales
 Alojamiento
 Alquiler y montaje
 Transporte
Egresos  Evento social
 Recursos humanos
 Servicios profesionales
8. Elaborar
 Papelería
presupuesto y
 Alquiler de equipos
determinar
 Otros.
fuentes de
 Espacios publicitarios
financiamiento.
 Actividades especiales
 Venta de comidas y bebidas
 Concesiones para la venta
Ingresos  Cuotas de registro al evento
 Donativos y patrocinios
 Venta de boletos para las
actividades sociales, artísticas,
culturales y deportivas.
 Medios de
comunicación.
9. Promoción de  Correo
evento dirección.
 Publicidad
impresa.

10. Diseño y elaboración de impreso

11. Selección y capacitación del

personal.

12. Adquisición o contratación de

materiales equipos y servicios.

1. Registro de los participantes.

2. Realización del acto de inauguración.
1. Recepción de los 3. Realización coctel de bienvenida.
Evento (Ejec participantes y
4. Implantación del programa general de actividades.
ución) traslado
alojamiento 5. Clausura del evento.
6. Realización evento social de despedida.
7. Traslado de los participantes a los terminales de transporte.
 Conclusiones
1. Recopilación y  Elaboración de
archivos de la la memoria.
Post-evento (Evaluación)
información  Información de
pertinente al tipo académico
evento. y
administrativo.
2. Evaluación. Opinión  Participantes
 Expositores o ponentes.
 Comité organizador.
 Comparación cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo eje
Evaluación
lo alcanzado.
 Auspiciante
 Patrocinantes
3. Agradecimientos  Ponentes
 Otros
colaboradores.
 Pago recurso humano
contratado para trabajar durante
Cancelación de
4. Cumplimiento de el evento.
obligaciones con
compromisos  Devolución de cualquier
proveedores
material o equipo que se haya
solicitado e préstamo.

IMÁGENES DE TIPOS DE EVENTOS EMPRESARIALES

1. https://www.google.com/search?
q=CENAS+DE+EMPRESA+Y+BANQUETES&safe=active&sxsrf=ALeKk009xUN_TVEc38F2YdDS
VH3kQS0COg:1590098997689&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwiUtaiv_MXpAhUFT
98KHSh7CQ0Q_AUoAXoECAsQAw&biw=1920&bih=888#imgrc=rlA8lJyy1XbaAM
2. https://www.google.com/search?
q=EXPOSICIONES+Y+FERIAS&safe=active&sxsrf=ALeKk00ceUgZXRwbmHQyIlURUtlTubzskA:
1590099113170&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwjH5bDm_MXpAhUhhOAKHaUxD2
wQ_AUoAXoECA8QAw&biw=1920&bih=888#imgrc=GEtTVMQFaN_mxM
3. http://www.restaurantetrinidad.com/tipos-de-eventos-empresariales-sociales/