1

UNIDAD

1 Unidad 1

Sistemas de
información Gestión de la información

Autor: Carlos Alfonso Arias Cantos

i Índice Introducción

Metodología

Desarrollo temático
Introducción En esta unidad el estudiante analizará un problema y descri-
birá los componentes de un sistema de información. Enten-
derá qué entes participan en el modelo propuesto de datos y
cómo comprobar si es correcto.

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U1 Metodología

El módulo se basa en la lectura individual de la presente cartilla y posterior desarrollo de

actividades planteadas en la plataforma online.

Se espera una participación y acceso a la plataforma a su consideración, como mejor pueda

organizarse, para cubrir los objetivos de aprendizaje y participación. Por mi experiencia, re-
comiendo la asistencia diaria para aprovechar al máximo el curso. Es interesante seguir los
hilos de participación de 2 a 3 veces al día y dedicar un momento para analizar y participar
inteligentemente.

La comunicación conmigo la puede realizar abiertamente a través del foro y personalmente

a través del email.

Al final de cada sección enviaré un breve mensaje destacando las mejores intervenciones
individuales y los mejores trabajos de grupo de esa sección.

Aquellos que hayan llamado mi atención negativamente por su falta de participación o por
lo inadecuado de las mismas, les enviaré un mensaje privado.

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U1 Desarrollo temático
Sistemas de información
Descripción del caso práctico
La empresa ABC desea tener control total de
la información de su empresa, ya que esta se
encuentra en los diferentes departamentos
que tiene la organización. Esto hace que la
búsqueda de la información sea tediosa y
no permite conocer a diario el desempeño
de los diferentes departamentos.
Debido a esto, la empresa quiere minimizar
tiempo y costos en la búsqueda de los da-
tos, lo que le permitirá tener la documen-
tación completa de sus clientes y provee-
dores, reportes, etc. Con esto podrá hacer
estadísticas del crecimiento de la organiza-
ción, tener la información al alcance y cono-
cimiento de qué y cuánto se está vendiendo
en cada ciudad y hacer reportes de los mis-
mos o saber con qué proveedores cuenta y
el número de clientes por ciudad, tener con-
trol total de todos los departamentos de la
organización.
Requerimientos del sistema
Producir la siguiente información:
■■Conocer las ciudades donde se cotizan.
■■Conocer los productos que se cotizan.
■■Conocer las cotizaciones por cliente.
■■Conocer las cotizaciones por contacto.
■■Conocer los clientes por ciudad.
■■Conocer cotizaciones abiertas por clientes.
■■Conocer número de cotizaciones por ciudad.
■■Conocer valor cotizado por producto.
■■Conocer cotizaciones agrupadas por acción.
■■Conocer clientes por productos.
Fuentes de datos
En la fuente de datos se tendrán los cam-
pos que se consideren importantes para la
organización, estos campos contendrán in-
formación de vital importancia para la toma
de decisiones, por ejemplo para la empresa
ABC los da-tos importantes a tener en cuen-
ta en el sistema de seguimiento a cotizacio-
nes son:
Clientes
Con el fin de obtener un reporte que pro-
porcione las herramientas para tener un
ponderado de los clientes por ciudad con
los que se cuenta actualmente en la orga-
nización tanto activos como inactivos, se
puede tomar esta tabla de la base de datos,
teniendo como criterio básico los campos
idcliente, ciudad, estado.
Contactos
Con el fin de obtener un reporte que pro-
porcione las herramientas para tener un
Fundación Universitaria del Área Andina 5
ponderado de los contactos por ciudad con
los que se cuenta actualmente en la orga-
nización tanto activos como inactivos, se
puede tomar esta tabla de la base de datos,
teniendo como criterio básico los campos
id, ciudad, estado.
Productos
Con el fin de obtener un reporte que pro-
porcione las herramientas para tener un
ponderado de los productos con los que se
cuenta actualmente en el stock de la orga-
nización discriminando costos y productos
activos e inactivos, se puede tomar esta ta-
bla de la base de datos, teniendo como cri-
terio básico los campos idproducto, costo,
estado.
Cotizaciones
Con el fin de obtener un reporte que pro-
porcione las herramientas para tener un
ponderado de las cotizaciones hechas por
cliente tanto activos como inactivos, se
puede tomar esta tabla de la base de datos,
teniendo como criterio básico los campos
idcotización, idcontacto, estado.
Movcotización
Con el fin de obtener un reporte que pro-
porcione las herramientas para tener un
ponderado de las cotizaciones activas e in-
activas, incluyendo el valor correspondien-
te, se pue de tomar esta tabla de la base
de datos, teniendo como criterio básico los
campos idmovcotización, idcotización, va-
lor, estado.
Seguimiento
Con el fin de obtener un reporte que pro-
porcione las herramientas para realizar se-
guimiento sobre las cotizaciones hechas en
la organización parametrizadas por fecha
de cotización, se puede tomar esta tabla
de la base de datos, teniendo como criterio
básico los campos idseguimiento, idcotiza-
ción, fecha, estado.
Acciones
Con el fin de obtener un reporte que pro-
porcione las herramientas para tener un
ponderado de las acciones realizadas ac-
tualmente en la organización tanto activas
como inactivas, se puede tomar esta tabla
de la base de datos, teniendo como criterio
básico los campos idaccion, estado.
Ciudad
Con el fin de obtener un reporte que pro-
porcione las herramientas para tener un
ponderado de las ciudades en las que se
cuenta con clientes actualmente en la or-
ganización tanto activas como inactivas, se
puede tomar esta tabla de la base de datos,
teniendo como criterio básico los campos id
ciudad, código, estado.
Diccionario de datos
El diccionario de datos es una herramienta
que permite documentar el sistema de in-
formación: una forma muy sencilla de regis-
trar los elementos de una tabla o documen-
tación de una tabla es generar un listado
donde se especifique:
1. Nombre de la tabla: cómo se llama la ta-
bla de datos.
2. Lista de campos que hacen parte de los
campos.
3. Longitud o número de bytes que miden
cada uno de los campos de la tabla.
4. Descripción del campo.
Fundación Universitaria del Área Andina 6
Se debe documentar cada uno de los cam-
pos de cada una de las tablas que hacen
parte del sistema.
Una vez identificadas las tablas del sistema
de información, se deben establecer las re-
laciones respectivas.
Relaciones de tablas en el sistema
de información
Relaciones de las fuentes de datos
Para que el sistema de información funcione
es necesario relacionar las diferentes tablas
que hacen parte del mismo.
Por ejemplo los clientes tienen contactos,
por lo tanto para poder unir estas dos ta-
blas, se debe verificar que en el diccionario
de datos se encuentre un campo en la tabla
de clientes que sea común a la tabla de con-
tactos. Si se verifica en el anexo 2.1, la tabla
de clientes tiene el campo denominado “id
cliente” de tipo autonumérico, es decir que
se produce automáticamente en el sistema.
Este campo almacena el número de identifi-
cación interno de un cliente.
Por otra parte, en la tabla de contactos se
encuentra un campo denominado “idclien-
te“, cuya función es exactamente a la misma
del campo en la tabla de clientes.
Por lo tanto, se puede deducir que la tabla
clientes puede unirse con la tabla contac-
tos, mediante el campo clientes.id cliente
con el campo.
Contactos.idclient: es decir que cada cliente
tiene los contactos y se pueden identificar
por este campo.
Lo mismo sucede con el campo ciudad que
se encuentra en la tabla clientes y la tabla
con-tactos. Si se analiza el diccionario de
datos la tabla ciudad cuenta con el campo
“id” que identifica de forma única la ciudad,
las tablas clientes y contactos cuenta con un
campo llamado “ciudad” de tipo numérico
el cual per-mite unir las tablas de clientes,
clientes.ciudad con ciudad.id, y la tabla con-
tactos, contactos. ciudad con ciudades.id,
con la tabla ciudad.
Presentación de reportes
La generación de los reportes de un sistema
de información es la razón de ser, el sistema
de reportes se debe basar en la información
almacenada en los sistemas de datos de la
organización.
Existen dos tipos de reportes, los de opera-
ción y los de gestión o análisis.
Los reportes de operación son los que gene-
ran los sistemas para mostrar cómo ha sido
la operación de la empresa, departamento o
unidad organizacional.
Este tipo de reportes sirve para la base de la
pirámide de los usuarios de la información
para rectificar, vigilar la operación de la or-
ganización.
Para los usuarios supervisores y gerentes de
departamentos, este tipo de reportes solo
permite encontrar por qué sucedió algo, es
decir una operación en especial.
Para los presidentes y directivos de una or-
ganización este tipo de reportes no aportan
mayor beneficio y casi nunca son solicitados.
Los reportes de gestión son de mayor utili-
dad para la toma de decisiones, su uso sirve
Fundación Universitaria del Área Andina 7
para definir qué acciones han de tomarse
para el beneficio de la organización.
Los operadores no hacen uso de este tipo
de informes.
Los gerentes y directores de departamen-
tos usan este tipo de reportes para justificar
ideas y toma de decisiones.
Los presidentes usan este tipo de reportes
para generar el proceso de planeación.
Resumen
Descripción de caso práctico
Ver anexo No. 2.1: Caso práctico
■■Identificación de requerimientos. Produ-
cir la siguiente información:
• Conocer las ciudades donde se cotizan.
• Conocer los productos que se cotizan.
• Conocer las cotizaciones por cliente.
• Conocer las cotizaciones por contacto.
• Conocer los clientes por ciudad.
• Conocer cotizaciones abiertas por
clientes.
• Conocer número de cotizaciones por
ciudad.
• Conocer valor cotizado por producto.
• Conocer cotizaciones agrupados por
acción.
• Conocer clientes por productos.
■■Fuentes de datos:
• Clientes.
• Contactos.
• Productos.
• Cotizaciones.
• MovCotización.
• Seguimiento.
• Acciones.
• Ciudad.
■■Relacionando tablas:
La relación de tablas consiste en cómo unir
dos o más tablas a través de campos comu-
nes. Lo cual permite responder preguntas
tales como: ¿Cuáles son las ciudades donde
la compañía tiene clientes? ¿Qué productos
cotiza la organización por cada uno de los
vendedores?
■■Presentando reportes:
Los reportes que genera un sistema de in-
formación es la forma de comprobar si el
modelo implementado es adecuado para
cumplir los requerimientos. Existen dos ti-
pos de reportes, de operación y de gestión.
Gestión de información
Anexo 2.1. Diccionario de datos
Este anexo presenta el diccionario de datos
del sistema propuesto de la compañía ABC
Ltda., quien realiza unas operaciones de
ventas de productos, el gerente de ventas
requiere un sistema de gestión de informa-
ción que permita controlar los datos de coti-
zaciones de los clientes de la compañía que
pueda generar los siguientes reportes:
1. Conocer los productos que se cotizan.
2. Conocer las cotizaciones por cliente.
3. Conocer las cotizaciones por contacto.
4. Conocer los clientes por ciudad.
5. Conocer cotizaciones abiertas por clientes.
6. Conocer número de cotizaciones por
ciudad.
Fundación Universitaria del Área Andina 8
7. Conocer valor cotizado por producto.
8. Conocer cotizaciones agrupados por acción.
9. Conocer clientes por productos.
Para ello se ha propuesto crear las siguien-
tes tablas:
Clientes: con el fin de obtener un reporte
que proporcione las herramientas para te-
ner un ponderado de los clientes por ciudad
con los que se cuenta actualmente en la or-
ganización tanto activos como inactivos, se
puede tomar esta tabla de la base de datos,
teniendo como criterio básico los campos id
cliente, ciudad, estado.
Contactos: con el fin de obtener un repor-
te que proporcione las herramientas para
tener un ponderado de los contactos por
ciudad con los que se cuenta actualmente
en la organización tanto activos como inac-
tivos, se puede tomar esta tabla de la base
de datos, teniendo como criterio básico los
campos id, ciudad, estado.
Productos: con el fin de obtener un repor-
te que proporcione las herramientas para
tener un ponderado de los productos con
los que se cuenta actualmente en el stock
de la organización discriminando costos y
productos activos e inactivos, se puede to-
mar esta tabla de la base de datos, teniendo
como criterio básico los campos idproduc-
to, costo, estado.
Cotizaciones: con el fin de obtener un re-
porte que proporcione las herramientas
para tener un ponderado de las cotizaciones
hechas por cliente tanto activos como inac-
tivos, se puede tomar esta tabla de la base
de datos, teniendo como criterio básico los
campos idcotización, idcontacto, estado.
MovCotización: con el fin de obtener un
re-porte que proporcione las herramientas
para tener un ponderado de las cotizacio-
nes activas e inactivas, incluyendo el valor
correspondiente, se puede tomar esta tabla
de la base de datos, teniendo como criterio
básico los campos idmovcotizacion, idcoti-
zacion, valor, estado.
Seguimiento: con el fin de obtener un re-
porte que proporcione las herramientas
para realizar seguimiento sobre las cotiza-
ciones hechas en la organización parame-
trizadas por fecha de cotización, se puede
tomar esta tabla de la base de datos, tenien-
do como criterio básico los campos idsegui-
miento, idcotizacion, fecha, estado.
Acciones: con el fin de obtener un reporte
que proporcione las herramientas para te-
ner un ponderado de las acciones realiza-
das actualmente en la organización tanto
activas como inactivas, se puede tomar esta
tabla de la base de datos, teniendo como
criterio básico los campos idaccion, estado.
Ciudad: con el fin de obtener un reporte
que proporcione las herramientas para te-
ner un ponderado de las ciudades en las que
se cuenta con clientes actualmente en la or-
ganización tanto activas como inactivas, se
puede tomar esta tabla de la base de datos,
teniendo como criterio básico los campos
id ciudad, código, estado, el diccionario de
datos correspondiente es:
Fundación Universitaria del Área Andina 9
Fundación Universitaria del Área Andina 10
 Cuadro 1
Fuente: Propia.

Fundación Universitaria del Área Andina 11

 El modelo de datos establecido es:

Acciones

Clientes
Seguimientos

Sistema de Contactos
MovCotizaciones seguimiento de
cotizaciones

Ciudad
Productos

Cotización

Fundación Universitaria del Área Andina 12

La relación entre los entes de este sistema es:

Diseñando un sistema de información

Construcción de un sistema de datos

Después de completar esta lección, el estudiante estará en capacidad de:
■■Definir las características de un modelo relacional.
■■Identificar los componentes de la estructura del modelo relacional.
■■Identificar los operadores del modelo relacional.
■■Identificar las restricciones del modelo relacional.

Fundación Universitaria del Área Andina 13

Introducción
El diseño de base de datos debe reflejar la
estructura, el problema y/o la necesidad del
mundo real, debe proporcionar un acceso
eficaz a los datos, debe ser claro, consistente
y de fácil comprensión.
Se hace necesario identificar las entidades
que intervienen en la realidad que se re-
quiere modelar e identificar de forma clara
su relación con las demás.
Discusión:
¿Qué es un modelo?
Un modelo relacional permite representar
la información del mundo real, a través de
la in-troducción de los conceptos de las en-
tidades que intervienen, definidas en térmi-
nos fáciles de entender para un inexperto, la
definición de este modelo que permite ge-
nerar un con-junto de datos estructurado,
adicionalmente incorpora mecanismos de
consulta, que gene-ran alta disponibilidad
de información para la toma de decisiones.
Preguntas:
¿Qué es un modelo?
Respuesta: un modelo, dentro del ámbito
de bases de datos, hace referencia a la re-
presentación de la realidad que involucra
un proceso, actividad, negocio y/o funcio-
nalidad específica.
El modelo relacional es el más utilizado en
la actualidad con el fin de modelar proble-
mas reales y efectuar la administración de
datos dinámicamente. El autor de los pos-
tulados de este modelo en 1970 fue Edgar
Frank Codd, de los laboratorios IBM en San
José (California).
El modelo está compuesto por:
■■Estructura de datos.
■■Reglas para garantizar integridad de la
información.
■■Operadores asociados.
Discusión:
¿Cuál es la estructura en el modelo de datos
relacional?
La definición de modelo relacional tiene su
base en la relación natural que existe entre
el elemento básico del modelo y su entor-
no. El modelo relacional plasma en un com-
putador el esquema definido por entidades
y relaciones representadas físicamente en
una base de datos como tablas y relaciones
semejantes a matrices rectangulares, que
almacenan líneas de datos concretas.
Preguntas:
¿Cuál es la estructura en el modelo de bases
de datos relacional?
Respuesta: la estructura del modelo de da-
tos relacional es la asociación de las enti-
dades a través de sus atributos, definiendo
entidades como una clase de objetos o con-
ceptos claramente identificable dentro de la
realidad a representar.
Una base de datos transaccional es un con-
junto de una o más tablas con una estruc-
tura de filas y columnas, relacionadas unas
con otras a través de atributos en común.
Fundación Universitaria del Área Andina 14
Composición de las tablas/relaciones:

Una tabla o relación están compuestas por:

■■Columnas: es el nombre de los atributos que físicamente en la tabla se identifican como
campos y su tipo de datos.
■■Filas: cada fila de la tabla es un registro, que debe garantizarse como único en la tabla.
■■Valor: es la información contenida en una fila y columna específica dentro de la tabla.
■■Campo clave: es la columna de la tabla que contiene un valor único que identifica al re-
gistro.

Fundación Universitaria del Área Andina 15

Discusión:

¿Qué es una clave primaria?

Cuadro 3. Clave primaria

Fuente: Propia.
Discusión:

Una o varias columnas que identifican de forma única a un registro dentro del total de regis-
tros de una tabla es denominado como clave primaria.

Preguntas:

¿Qué es una clave primaria?

Respuesta: es una o varias columnas, que contienen valores que identifican de forma única
al registro dentro del conjunto de registros total almacenado en la tabla.

Debido a que existe la posibilidad de tener más de una columna o conjunto de columnas
que cumplan con las características de esta definición, es necesario tener en cuenta el con-
cepto de claves candidatas:

Claves candidatas:
Se define como el campo o conjunto de campos que identifican en forma única el registro,
son candidatas para ser clave primaria. Pero la selección de la clave primaria se efectúa eli-
giendo la clave candidata con menor número de columnas.

Fundación Universitaria del Área Andina 16

Discusión:

¿Qué es una clave secundaria?

Cuadro 4. Calve secundaria

Fuente: Propia.

El establecimiento de una relación entre dos tablas se efectúa a través de la identificación de

la columna que es clave primaria de la tabla que es referencia de otra.

Preguntas:

¿Qué es una clave secundaria?

Respuesta:

Es el conjunto de uno o más atributos (columnas) que son clave primaria en otra tabla.

Fundación Universitaria del Área Andina 17

Relacionando tablas en el sistema
de datos
Después de completar esta lección, el estu-
diante estará en capacidad de:
■■Representar entidades.
■■Representar relaciones.
Los elementos de una relación son las filas
de la tabla.
Una relación representa interdependencia
de cualquier tipo entre entidades, se repre-
senta mediante un rombo con una etiqueta
en el interior que describe a la relación me-
diante un verbo.

■■Enlazar atributos de entidades o relaciones. Propiedades de las relaciones:

■■Identificar el grado de una relación.
■■Identificar la cordialidad de una relación.
Introducción
Un sistema de base de datos debe contem-
plar y garantizar la consistencia de la infor-
mación almacenada, para lograr este propó-
sito se hace necesario la definición exacta de
la forma en que se relacionan las entidades
dentro del modelo, para ello se identifican
los atributos que esta asociación con otras
entidades.
¿Qué es una relación?
El modelo relacional tiene su estructura
funda-mentalmente en las relaciones que
se generan entre las entidades que confor-
man el modelo. Estas relaciones pueden
considerarse como el concepto lógico de un
conjunto de datos, conformado por los atri-
butos comunes a dos o más entidades.
■■Cada relación tiene un nombre y este es
distinto del nombre de todas las de-más.
■■Los valores de los atributos en cada fila
toman un solo valor, concepto de relacio-
nes normalizadas.
■■No hay dos atributos que se llamen igual.
■■El orden de los atributos no es relevan-te,
los atributos no están ordenados.
■■Cada fila es distinta de las demás: no hay
filas duplicadas.
■■El orden de las filas no es relevante: las
filas no están ordenadas.
Discusión:
¿Cuál es el grado y cardinalidad de una re-
lación?

Preguntas:

¿Qué es una relación?

Respuesta:

Una relación es una tabla con columnas y

filas, dentro de la percepción de la base de
da-tos como el conjunto de tablas. Las rela-
Cuadro 5. Grado de cardinalidad en una relación
ciones almacenan información sobre los ob-
Fuente: Propia.
jetos que representan en la base de datos.

Fundación Universitaria del Área Andina 18

El modelo relacional tiene su estructura
fundamentalmente en las relaciones que se
generan entre las entidades que conforman
el modelo. Estas relaciones pueden consi-
derarse como el concepto lógico de un con-
junto de datos, conformado por los atribu-
tos comunes a dos o más entidades.
Preguntas:
■■¿Qué es el grado de una relación?
■■¿Qué es la cardinalidad de una relación?
El grado de una relación es el número de
atributos de la relación.
La cardinalidad de una relación: indica el
número de registros que conforman la rela-
ción.
¿Qué son las condiciones del modelo?
Discusión:
Las condiciones, también llamadas restric-
ciones, permiten definir las reglas que res-
tringen datos que pueden ser almacenados
en la base El modelo relacional tiene su es-
tructura fundamentalmente en las relaciones
que se generan entre las entidades que con-
forman el modelo. Estas relaciones pueden
considerarse como el concepto lógico de un
conjunto de datos, conformado por los atri-
butos comunes a dos o más entidades.
Preguntas:
¿Qué son las condiciones del modelo?
Respuesta:
Una restricción es una condición que obliga
al cumplimiento de reglas para almacena-
miento de información en la base de datos.
Es una condición que debe ser cumplida por
una relación específica.
Tipos de restricciones:
Restricción de clave: se especifican las cla-
ves de cada relación, la clave primaria.
Restricción de integridad de entidades: es-
tablece que ningún valor de clave primaria
puede ser nulo, ya que el valor de nulo no
permite identificar el registro y menos como
único.
Restricciones de integridad referencial: se
especifica entre dos relaciones con el fin de
mantener la consistencia entre los registros
de las dos relaciones. El registro de una re-
lación que haga referencia a otra relación
debe referirse a un registro que obligato-
riamente debe existir en la relación referen-
ciada. Esta restricción permite el manejo de
clave secundaria o foránea definida en la
primera parte de este módulo.
Implementando un sistema de
tablas
Después de completar esta lección, el estu-
diante estará en capacidad de:
■■Identificar un sistema de tablas.
■■Identificar los componentes de una base
de datos.
■■Identificar los tipos de información en los
campos.
■■Construir una base de datos simple.
Introducción:
Un sistema de tablas es uno de los compo-
nentes de una base de datos.
Fundación Universitaria del Área Andina 19
Su buen entendimiento, diseño y aplicación depende que su implementación y funciona-
miento tenga éxito. Para esto es necesario conocer puntos importantes que llevarán a su
correcta implementación, descritos a lo largo de esta lección.

¿Qué es un sistema?

Es una colección de componentes u objetos que llevan una estructura y organización defini-
da para el cumplimiento de funciones sincronizadas o un bien común.

Pregunta:

¿Qué es un sistema de tablas?

Respuesta: un sistema de tablas es un conjunto de tablas organizadas y parametrizadas que

junto con otros componentes, conforman una base de datos. Este sistema tiene funciones
compartidas y tiene como objetivo principal el almacenamiento de datos ordenados en ta-
blas por medio de registros.

La figura visualiza la forma en que un sistema de tablas se representa junto a las relaciones
que unen a cada una de ellas.

Discusión:

¿Cuáles son los tipos de datos?

Una tabla, como objeto de base de datos, posee atributos definidos por su tipo. Recordemos
que el conjunto de los atributos de una tabla, reúnen características que podrían definir el
nombre de la tabla. La estructura de un atributo de una tabla es la siguiente:

Pregunta:

¿Cuáles son los parámetros de los atributos de tablas?

Respuesta:

Los parámetros de los atributos varían de acuerdo al programa que los implemente. Los más
generales e importantes se presentan a continuación.

Fundación Universitaria del Área Andina 20

Cuadro 6. Parámetros
Fuente: Propia.

Los tipos de datos varían de acuerdo al programa de implementación. A continuación defi-

nimos los más generales.
■■Texto / texto o: para introducir caracteres alfa-numéricos (cadenas de conjunto de pala-
bras).
■■Numérico programas: para introducir valores numéricos únicamente. Algunos separan
los tipos de datos en números enteros y/o decimales.
■■Verdadero/falso /falso.: representan valores binarios en el sistema. Algunos programas lo
manejan como 0 (falso) y 1 (verdadero).
■■Fecha/hora /establecidos: representan valores de fechas y horas en formatos indepen-
dientes.
■■Objetos especiales tales: representan otros objetos definidos en caracteres como imáge-
nes, videos, música, etc. Normalmente estos poseen un tamaño extenso.

Discusión:

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos permite almacenar datos que pueden ser utilizados para el análisis, esta-
dísticas, elaboración de reportes y posteriormente conclusiones y toma de decisiones gra-
cias a su contenido organizado.

Fundación Universitaria del Área Andina 21

Pregunta:
1. ¿Qué es una base de datos?
Respuesta:
Es un conjunto de información relacionada
que se encuentra estructurada y necesaria-
mente ordenada. Esta se agrupa por medio
de entidades o tablas relacionadas direccio-
nalmente entre sí.
Una base de datos posee las siguientes ca-
racterísticas:
■■Independencia lógica de los datos.
■■Acceso concurrente de múltiples usua-
rios.
■■Integridad en los datos almacenados.
■■Seguridad en el acceso y los datos.
■■Respaldo y recuperación de los datos.
■■Acceso desde múltiples lenguajes de
programación.
2. ¿Cómo hacer una base de datos?
Respuesta:
Lo primero es construir el modelo relacional
haciendo un análisis respectivo, seguido de
imple-mentarlo en un SGBD (sistema ges-
tión de bases de datos).
3. ¿Qué es un sistema gestión de bases de
datos?
Respuesta:
Un SGBD es un software específico que se
dedica a la interacción de una base de da-
tos con el usuario, incluyendo la definición
de los datos, lenguaje de manipulación de
estos y funciones específicas que procesan
objetivos precisos.
Documentando un sistema de datos
Después de completar esta lección, el estu-
diante estará en capacidad de:
■■Comprender la importancia de realizar el
diccionario de datos.
■■Realizar un diccionario de datos a partir
del sistema relacional.
■■Realizar e implementar un sistema de ta-
blas a partir del diccionario de datos.
■■Comprender las características del dic-
cionario de datos.
Introducción
Una de las etapas más importantes de la
elaboración de un sistema de datos, es la
documentación de esta, pues de esto de-
pende la escalabilidad del producto. Permi-
te comprender la implementación que se
hizo posiblemente a manos de otra perso-
na, además de la continuación con nuevas
características que mejoren el sistema o
simplemente un cambio en el negocio. Den-
tro de esta documentación, en un sistema
de datos es inevitable el conocimiento del
diccionario de datos.
¿Qué es la documentación de un
sistema?
Discusión: la documentación de sistemas
es el conjunto de información que nos dice
la forma en que está realizado el sistema,
su estructura, cómo se hace y para qué se
hace. Explica además los conceptos básicos,
técnicos y avanzados sobre la operación del
sistema.
Preguntas:
1. ¿Por qué es importante documentar el
sistema de datos?
Fundación Universitaria del Área Andina 22
Respuesta: es importante porque esta garantiza el mantenimiento permanente del sistema
para futuras versiones, actualizaciones o modificaciones dependiendo de la necesidad del
negocio.
2. ¿Cómo se documenta un sistema de datos?

Respuesta:

Algunos softwares o SGBD documentan el sistema de datos automáticamente. En caso con-

trario, es necesario hacerlo manualmente especificando las características de cada tabla,
cada relación, cada clave, entre otros. A esta documentación se le llama diccionario de datos.

Figura 1. Ciclo de la documentación de datos

Fuente: Propia.

Discusión:

¿Qué es un diccionario de datos?

Proporciona información sobre la descripción del sistema en cuestión. Describe además

cada uno de los objetos que componen el sistema como tal: tablas o entidades, atributos,
claves primarias, claves secundarias, entre otros. Este diccionario debería permitir la cons-
trucción del sistema a partir de la documentación completa.

Fundación Universitaria del Área Andina 23

Un diccionario de datos puede tener infor-
mación como:
■■Diseño de bases de datos.
■■Procedimientos que se aplican a las ta-
blas.
■■Permisos de ingresos a los usuarios y res-
tricciones.
■■Funciones que se aplican a las tablas.
Dentro de la información que se debe mane-
jar en un diccionario de datos se encuentra:

Nombre de los datos elemento, diferente: el

nombre del dato se usa para identificar al de
otros. Debe ser significativo y entendible.

Descripción de los datos: describe lo que

representa el dato de forma. Debe partirse
que el lector no conoce el funcionamiento
del negocio ni del sistema por lo que debe
ser claro y conciso.

Alias: para evitar repetir el dato cuando

se usa frecuentemente, se dispone el alias
para que además se evite la confusión entre
nombres.

Longitud de campo equipo: utilizado para

limitar el espacio que consumirá. Por ejem-
plo: el atributo teléfono de la tabla clientes,
debe ser un texto de longitud de 10 caracte-
res como máximo.

Valores de los datos: usado en algunos casos

para restringir, limitar o sobreponer valores
cuan-do se ingresen. Por ejemplo: el atribu-
to consecutivo de la tabla factura debe lle-
var el prefijo F-obligatoriamente.

Fundación Universitaria del Área Andina 24