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UNIDAD

1 Unidad 1

Introducción a
la gestión de la Gestión de la información
información
Autor: Carlos Alfonso Arias Cantos
i Índice Introducción

Metodología

Desarrollo temático
Introducción En esta unidad se describe cómo afecta el flujo de la informa-
ción en una organización y cómo hace parte fundamental de
la toma de decisiones que llevarán al desarrollo de la misma.
Así mismo, se aprenderán conceptos básicos para el manejo
de la información en una base de datos en la cual se verán
reflejados los reportes para la toma de decisiones.

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U1 Metodología

El módulo se basa en la lectura individual de la presente cartilla y posterior desarrollo de

actividades planteadas en la plataforma online.

Se espera una participación y acceso a la plataforma a su consideración, como mejor pueda

organizarse, para cubrir los objetivos de aprendizaje y participación. Por mi experiencia, re-
comiendo la asistencia diaria para aprovechar al máximo el curso. Es interesante seguir los
hilos de participación de 2 a 3 veces al día y dedicar un momento para analizar y participar
inteligentemente.

Al final de cada sección se enviará un breve mensaje destacando las mejores intervenciones
individuales y los mejores trabajos en grupo de esa sección.

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U1 Desarrollo temático
Lección 1: ¿qué es la gestión de
información?
Las organizaciones cada día se enfrentan
a un mundo cambiante y globalizado, que
obliga a la toma de decisiones rápidas y
efectivas. Para ello, cuentan en muchas oca-
siones con sistemas de información que
permiten mantener registros de las activi-
dades en forma unificada y organizada.
Para minimizar el riesgo en la toma deci-
siones administrativas y corporativas, las
empresas requieren de herramientas pode-
rosas que permitan un rápido análisis de su
operación. La gestión de la información es
una herramienta de la inteligencia de ne-
gocios que nos permite de manera rápida,
facilitar la toma de decisiones.
Mediante el uso de herramientas tecnológi-
cas, el gerente, directivo o supervisor pue-
de contar con datos de la operación de sus
departamentos, su empresa o unidad de ne-
gocio, la cual puede ser analizada y generar
una buena toma de decisiones. Ejemplo: un
gerente de ventas desea conocer cómo es el
comportamiento de ventas por ciudad, pro-
ducto y vendedor del último trimestre, con
el cual puede visualizar dónde radica la pro-
blemática de cumplimiento de ventas de la
organización.
Los reportes de análisis o de gestión, son
uno de los resultados de la gestión de in-
formación, para ello la unidad de negocio
debe contar con registros de operación de
ventas; estos registros son los que se eva-
lúan y analizan.
Lección 2: usuarios de la gestión
de la información
Usuarios de la gestión de información
■■Dirección: son los directores de la organi-
zación encargados de visualizar el futuro
de las mismas pero analizando la reali-
dad del comportamiento de sus propios
indicadores. Los usuarios de dirección
normalmente consumen datos para el
análisis y toma de decisiones de variables
globales y de la industria donde se des-
envuelve la empresa.
■■Gerencia y supervisión: verifican y audi-
tan los procedimientos para que sean efi-
cientes. La gerencia normal-mente cum-
ple un plan de acción que debe llevar a
cabo. Para ello establece indicadores y
está comparando continuamente la ope-
ración realizada con las metas estableci-
das. Para ello, los usuarios de gerencia y
supervisión re-quieren de un portal de
gráficos con cifras significativas.
■■Operación: interesados en los sistemas
transaccionales en las operaciones de la
organización, como la generación de la
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 facturación. Son los encargados de re-
gistrar el día a día de una empresa en los
sistemas de información.
Lección 3: ¿Por qué es importante
la gestión de la información?
¿Por qué es importante la gestión de la
información?
Las organizaciones pueden agilizar sus pro-
cesos y tener control sobre la información,
predecir qué será lo conveniente y tener
control sobre todos los procesos, lo que le
permitiría predecir comportamiento de la
organización.
La importancia en la gestión de la informa-
ción radica, fundamentalmente, en mante-
ner en orden la información que se maneja
en la organización, esto con el fin de realizar
una administración correcta de la misma
que permita llevarla a modelos de toma de
decisiones que generen resultados reales
en su comporta-miento. El proceso en sí
de generar este tipo de análisis y vincular-
lo como un proceso fundamental para cada
uno de los movimientos se llama inteligen-
cia de negocios.
La gestión de información es parte de la
inteligencia de negocios, se requiere para
poder evaluar el comportamiento de una
empresa. Se debe destinar un tiempo con-
siderable por parte de la dirección, super-
visores y coordinadores en establecer cuál
es el modelo adecuado de datos donde se
registre lo relevante de las operaciones de
una unidad organizacional. Estas operacio-
nes son la base para la construcción y el
análisis de los datos que se vuelven gráficos
o reportes de datos.
Lección 4: proceso de información
en la organización
Proceso de información en la
organización
■■Extracción.
■■Consolidación.
■■Explotación.
■■Visualización.
Etapa de extracción
Corresponde a la etapa en la cual los sis-
temas transaccionales se encargan de la
captura, pro-ceso y generación de la infor-
mación oficial de la empresa, en donde se
cumple con los requisitos legales de conta-
bilidad, control y demás elementos que se
utilizan para la operación diaria de las orga-
nizaciones. En esta etapa, las aplicaciones
comerciales y administrativas pueden ser:
contabilidad, nómina, personal, inventario,
facturación y todas aquellas que solucio-
nan un problema específico de la empresa,
están produciendo información general y
específica de acuerdo con las necesidades
de los usuarios, pero que en general están
diseña-das para producir los informes y do-
cumentos que se requieren en el control
y estado diario, semanal y mensual de las
operaciones regula-res de la empresa.
En este punto, el nivel de toma de decisiones
estratégicas es muy incipiente, ya que los
objetivos son otros diferentes. Esto no obvia
que existan muchos sistemas transacciona-
les que ofrezcan algún tipo de información
útil para algunas decisiones gerenciales. En
general esta información registrada por los
sistemas transaccionales, contiene muchos
más datos que los que se requieren para la
toma de decisiones, por lo cual se debe rea-
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lizar un proceso de análisis y definición de la
información requerida por los usuarios.
En esta etapa también se obtienen los datos
ex-ternos que afectan la operación de la or-
ganización. Estas fuentes externas pueden
ser de muchos estilos y características y tie-
nen la dificultad de que la empresa no tiene
control sobre esa información, por lo cual su
exactitud y la forma como se obtengan de-
penden de terceros. En la misma forma, los
formatos en que están contenidos son dife-
rentes y, en muchos casos, carecen de un di-
seño y una estructura adecuada, por lo cual
es necesario realizar procesos que mejoren
esta información y la dejen factible de ser
utiliza-da y aprovechada.
Una vez se tiene la información producida
por los sistemas transaccionales, se inicia la
inteligencia del negocio, la cual correspon-
de al proceso de ajuste para realizar los aná-
lisis sobre las fuentes de datos existentes en
la organización.
Etapa de consolidación
Después del proceso de análisis empresarial
y gerencial en profundidad, se realiza la se-
lección de la información generada por los
sistemas transaccionales y las fuentes exter-
nas, consolidando en una bodega de datos,
toda la información necesaria para realizar
los diferentes análisis requeridos por la di-
rección en la toma de decisiones que per-
mitan la competitividad de la organización.
En este punto, es necesario la aplicación de
metodologías que permitan obtener una
información depurada y consolidada, que
responda a las necesidades de la empresa y
que sirva para los análisis por realizar.
Una metodología muy usada es la creación
de data marts, los cuales corresponden a
tablas de hecho generadas según las nece-
sidades de un departamento en especial y
que posteriormente son unidas a los otros
data marts generados en la organización y
conforman la bodega de datos.
Las bodegas de datos son estructuras de da-
tos que seleccionan e integran los datos re-
colecta-dos por los diferentes sistemas tran-
saccionales y otras fuentes de datos. Son el
instrumento para desarrollar la inteligencia
del negocio y soportan la conversión de los
datos en información.
En muchos casos, es importante la asesoría
de personas que tengan experiencia en la
creación de estas bodegas, ya que es muy
importante un trabajo exhaustivo y muy or-
denado con los usuarios claves, para obte-
ner una bodega eficiente y eficaz que sea la
base para la aplicación de las herramientas
que facilitan el análisis de los datos ya depu-
rados, filtrados y almacenados.
Una vez tenemos una bodega de datos con-
solidada y con la información relevante de-
finida por los usuarios, entramos en la etapa
de explotación.
Etapa de explotación
En esta etapa se comienzan a aplicar las he-
rramientas existentes para dejar listos los
datos de la bodega en manos de los usua-
rios, quienes deben estar en capacidad de
empezar a aprovechar y explotar la infor-
mación ya depurada y filtrada que hay en la
bodega de datos.
En esta etapa tenemos dos tecnologías que
nos permiten realizar un proceso de ex-
plotación de los datos, con el fin de poder
tomar mejo-res decisiones soportadas con
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información real de nuestra organización.
La primera son los cubos OLAP, los cuales se
definen como una tecnología de bases de
datos que maneja más de dos dimensiones
y que permite ver desde diferentes dimen-
siones los datos almacenados en la bodega
de datos. En los cubos OLAP, los datos se or-
ganizan jerárquicamente, crean-do informa-
ción ordenada y consistente que contribuye
a realizar un análisis dinámico de ella, no de
transacciones sino de consultas e informes.
Etapa de visualización
Una vez realizados los procesos de explota-
ción y aplicadas las herramientas adecuadas
para este proceso, viene una etapa donde lo
realizado en el paso anterior se puede me-
jorar al aplicar herramientas que permiten
una mejor visualización de los resultados, y
que, de una manera gráfica y capaz de apro-
vechar los conceptos de color y diseño, ayu-
dan a conocer lo que está sucediendo. En
este punto es funda-mental la identificación
de indicadores que faciliten el análisis de los
datos y permitan crear los famosos tableros
de control Balance scorecard.
En general, en esta etapa contamos con
modelos y herramientas para extraer infor-
mación estructurada e inteligente de las
bodegas de datos, creando un conjunto de
reglas, indica-dores, preguntas y analizado-
res que permiten convertir los datos en in-
formación y realizar su observación.
Lección 5: ciclo de vida de la infor-
mación
Sistema transaccional
Son aplicaciones comerciales y adminis-
trativas encargadas de registrar a diario y
actualizando las bases de datos en tiempo
real, los eventos y transacciones que ocu-
rren en las organizaciones, tales como: con-
tabilidad, cartera, facturación, nómina, apli-
caciones administrativas y en general, todos
los programas que permiten pro-cesar y al-
macenar los sucesos diarios que afectan el
funcionamiento de la empresa.
Algunas características de los sistemas tran-
saccionales son:
■■Aplicaciones complejas.
■■Se basan en procesos y procedimientos.
■■Cambian periódicamente.
■■Buscan responder a las necesidades ope-
rativas de las personas de la organización.
Inteligencia de negocios
Permite a la empresa saber qué pasó, y que
gracias a esto pueda tomar decisiones.
Minería de datos
Se utiliza para consultoría en los sistemas de
in-formación y predice o da la probabilidad
de qué puede ocurrir más adelante en la or-
ganización.
Simuladores
Es software que permite a la organización
analizar variables tanto internas como ex-
ternas sobre las decisiones que se deben
tomar a diario.
Lección 6: componentes de un sis-
tema de información
Campo
Permite referenciar un dato, el conjunto de
es-tos corresponde a los datos a utilizar en
la base de datos, para estos se debe definir
un nombre por cada campo a utilizar. Las co-
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lumnas de la tabla o lista corresponden a los
campos de las bases de datos, dependien-
do del propósito o del objetivo de la tabla
por manejar. Esta podrá contener diferente
cantidad de campos y cada campo a su vez
tener un nombre que lo identifique.
Registros
Están compuestos por una serie de campos
relacionados entre sí y referencian la infor-
mación básica de un elemento en particular.
Tablas
Relaciona entre sí los registros de un solo
tipo pertenecientes a una base de datos.
Sistema transaccional (base de datos)
Relación de registros que componen la in-
formación esencial de cada elemento a tra-
bajar.
Tipos de datos
Los tipos de campos que pueden ser utiliza-
dos para almacenar datos son:
■■Texto: almacena datos de tipo alfanuméricos.
■■Fecha: almacena datos de fecha y hora.
■■Numérico: almacena datos de tipo numé-
rico para procesos matemáticos.
■■Lógico:almacena datos de dos formas
verdadero o falso.
Los campos de tipo texto almacenan in-
formación de tipo alfanumérico y números
con los cuales no pueden realizar procesos
matemáticos, ejemplo: NIT de una empre-
sa, nombre de una persona, documento
de identidad, nombre de una ciudad, entre
otros.
Los campos de tipo fecha almacenan datos
de fecha y hora, con estos tipos de datos se
pueden realizar cálculos matemáticos para
calcular datos como edad, antigüedad de
cartera, antigüedad de vencimiento de tér-
minos etc.
Los campos de tipo numérico almacena da-
tos con los cuales se van a realizar operacio-
nes matemáticas, ejemplo, cantidad, precio,
número de días, entre otros.
Para almacenar datos que solo pueden ser
de dos tipos: falsos y verdaderos. Se debe
utilizar campos lógicos.
Lección 7: resumen
¿Qué es la gestión de información?
La gestión de información es una herra-
mienta que basada en datos de operacio-
nes, analiza y entrega reportes que facilitan
la toma de decisiones.
Para realizar este proceso el usuario debe
extraer los datos de un sistema transaccio-
nal, consolidar y validar los datos, en algu-
nas ocasiones almacenar en recipientes de
datos. Los usuarios finales deben ser capa-
ces de visualizar dichos datos mediante vi-
sualizadores.
Usuarios gestión de la información
■■Directores.
■■Gerentes y supervisores.
■■Operadores.
Por qué es importante la gestión de
información
La gestión de información es indispensa-
ble para generar tomas de decisiones. Por
lo tanto, la organización debe ser versátil y
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efectiva en el proceso de recolección de da-
tos de la operación, ya que estos son la base
y entrada de la gestión de información.

Proceso de la información en la organi-

zación
El ciclo de vida de la gestión de información
se compone de cuatro etapas: extracción,
consolidación, explotación y visualización.

Ciclo de vida información

El ciclo de la información se compone de
cuatro fases: sistema transaccional, inteli-
gencia de negocios, minería de datos y si-
muladores.

Componentes de un sistema de información

Los componentes de un sistema de infor-
mación son: campos, registros, tablas y sis-
temas de base de datos.

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