FORMATO ROTULO DE CARPETA Código: 710,14,15-5

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 02

Fecha: 22/07/2020
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
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SECCIÓN - UNIDAD
ADMINISTRATIVA : DIRECCIÓN DE REGISTRO Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CÓDIGO: 600
SUBSECCION - OFICINA
PRODUCTORA : SUBDIRECCIÓN DE VALORACIÓN Y REGISTRO CÓDIGO: 610

SERIE: HISTORIALES DE VÍCTIMAS CÓDIGO: 55

Historiales de Inclusión por sentencias judiciales en Materia
SUBSERIE:
de Reparación de Víctimas
CÓDIGO: 179

MARCO LEGAL: Ley 1448 DE 2011

NOMBRE DEL EXPEDIENTE: NORBERTO RAFAEL CASERES MENDEZ

No. EXPEDIENTE: AC0000001

FECHA
FECHA INICIAL: 6/15/2012 FINAL: 10/20/2012
CARPETA No. 1 CORRELATIVO: 1 DE 1
FOLIOS: 1 A 22 TOTAL FOLIOS: 22
UBICACIÓN BODEGA CUERPO TORRE PISO NIVEL PASILLO POSICION CJ
TOPOGRÁFICA 23 O 6 6 2 3 POSTERIOR

CAJA No.
 FORMATO ROTULO DE CARPETA Código: 710,14,15-5

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 02

Fecha: 22/07/2020
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
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Debe colocarse el nombre de la dependencia de mayor jerarquía de la cual dependa Debe colocar el código de la unidad administrativa, el
SECCIÓN - UNIDAD ADMINISTRATIVA :
la oficina productora, en mayúscula sostenida. (centrado) Tal como aparece en la CODIGO: cual aparece en el encabezado de la Tabla de
Tabla de Retención Documental de cada dependencia. Retención Documental y que es único.

Colocar el nombre de la oficina que produce los documentos, en mayúscula Debe colocar el código de la oficina productora, el cual
SUBSECCION - OFICINA PRODUCTORA :
sostenida. (centrado) Tal como aparece en la Tabla de Retención Documental de cada CODIGO: aparece en el encabezado de la Tabla de Retención
dependencia. Documental y que es único.

Colocar el código de la serie, el cual aparece en el

SERIE:
Se colocará el nombre de la serie documental en mayúscula sostenida y en negrilla, CODIGO: encabezado de la Tabla de Retencion Documental y
tal como aparece en la TRD de la oficina (centrado). que es único para cada una de ellas.

Se colocara el nombre de la subserie documental con mayúscula inicial y en negrilla Colocar el código de la subserie, el cual aparece en el
SUBSERIE: en cada palabra, tal como aparece en la TRD de la oficina. Y alinear texto a la CODIGO: encabezado de la Tabla de Retención Documental y
izquierda. que es único para cada una de ellas.

MARCO LEGAL: Se relaciona el marco correspondiente (alineado a la izquierda). Cuando aplique.

Tema o asunto del contenido de la carpeta, utilizando terminos que definen el propósito de los documentos. Descriptores o palabras claves bajo los
NOMBRE DEL EXPEDIENTE:
cuales puede recuperar la información, dependiendo de los datos e información que cada serie necesite. (Alineado a la izquierda y en mayúsculas fijas).
ejemplos: para el caso de la serie HISTORIALES DE VÍCTIMAS, se describe el nombre del Declarante NORBERTO RAFAEL CASERES MENDEZ, En la serie
CONTRATOS, el nombre del Contratista, en las HISTORIAS LABORALES, el nombre del funcionario, etc.

No. EXPEDIENTE:
Se colocará, el número de cédula si es una serie de HISTORIAS LABORALES, el número de FUD si es una serie misional ej: HISTORIALES DE VICTIMAS, el
número del contrato cuando se trate de una serie de CONTRATOS, etc.

Se colocará la fecha del primer documento que aparece en la carpeta, y último documento, teniendo en cuenta el
FECHA
FECHA INICIAL:
FINAL: Principio de Orden Original, debiendo escribir dicha fecha en el orden de menor a mayor (día, mes y año) y en
números arábigos (10-01-2020).

CORRELATIVO: Es el número de la carpeta que

CARPETA No. Se colocará el numero de la carpeta dentro de la caja. O número asignado para la carpeta. corresponde de acuerdo con el número de unidades
que componen el expediente.
FOLIOS:
Se anotará el número de folio con el que inicia la carpeta, al número de folio con el que termina la carpeta.
TOTAL FOLIOS: Se debe colocar el número total folios que compone la carpeta (maximo 200 por carpeta).

BODEGA CUERPO TORRE PISO NIVEL PASILLO POSICIÓN CJ

La Ubicación Topográfica, será
UBICACIÓN diligenciada por los funcionarios de
TOPOGRÁFICA (AC) Archivo Central, según sea la posición
donde va a reposar el archivo.
El código QR debe tener la
información del expediente con la
siguiente estructura “Numero
expediente – Nombre del
expediente”.

CAJA En este campo se debera colocar el código de barras con el número de caja en donde
No. reposa la carpeta o expediente.
 Fecha de Descripción de la
Versión
Cambio modificación
1 6/18/2014 Creación del Formato

1. Modificaciones en los cuadros

2. Inclusiones: Códigos de barras y
Código QR
2 7/22/2020 3. Inclusiones: nuevos cuadros,
como la Ubicación Topográfica,
marco legal
4. Medidas de los formatos
5. Instructivo para el
diligenciamiento