Taller “Tablas dinámicas y Macros en Microsoft Excel 2016”

TUTOR: CRISTIAN DULCEY

APRENDIZ: LAUDID DURAN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

CURUMANI, 2020
 ACTIVIDADES PARA SU DESARROLLO
Su jefe inmediato reconoce su buen nivel de desempeño en la empresa LPG
comercializadora y le ha asignado la responsabilidad de organizar la información del
libro de Excel que ha trabajado, utilizando tablas dinámicas, macros y protección para
las hojas.
Para ello debe realizar las siguientes acciones:
1. Crear una hoja y cambiar el nombre de esta a Tabla dinámica.

2. Insertar tablas dinámicas, una con los datos de los vendedores y otra con la
información de los clientes.

2.1 Tabla dinámica Vendedores

Para crear la tabla dinámica debemos tomar los datos de los vendedores.
Entonces, vamos al menú insertar y elegimos tabla dinámica; en el cuadro que nos aparece
“crear tabla dinámica” seleccionamos el rango de datos, en este caso serían todos los
vendedores.
A continuación, se ilustra el proceso para crear una tabla dinámica
3. Adicionar campos a las tablas, cambiar configuración y filtrar las tablas dinámicas.

Para adicionar los datos a las tablas dinámicas debemos adicionar Campos a las
tablas, cambiar configuración y filtrar las tablas dinámicas.

 Adicionar campos: En este caso los campos serían la cédula, el nombre, el apellido,
los meses y las ventas de los vendedores.
Ahora, arrastramos estos Campos a las áreas que nos ofrece la tabla, para ello
seleccionamos el nombre y lo arrastramos al área filas, seguido arrastramos el
campo ventas al área valores, vemos que hasta el momento nos ha mostrado
automáticamente los nombres de los vendedores con sus respectivas ventas y al
final vemos que nos ha sumado el total de todas las ventas de los vendedores.
  Cambiar configuración del campo:  Como no queremos la suma de todas las ventas
de los vendedores, procedemos a configurar el campo; en este caso vamos al área
valores y donde dice suma de ventas damos clic y seleccionamos configuración de
campo de valor, en el cuadro que nos aparece seleccionamos Max, qué es el
máximo de ventas que los vendedores han realizado en un mes.

Damos aceptar y automáticamente nos Aparecen las ventas máximas que ha realizado cada
vendedor en un mes
4. En la misma hoja de tabla dinámica, analizar los resultados al aplicar diferentes
filtros

Ahora, procedemos a aplicar diferentes filtros, para ello vamos a hacer lo siguiente:
como tenemos el máximo de ventas realizadas por los vendedores por mes, vamos a
hacer que nos aparezcan las ventas realizadas dé cada de vendedor mes a mes, para
esto Vamos al campo meses y arrastramos hasta el área filtros:

Podemos observar en la siguiente imagen que automáticamente nos aparecen los

meses donde han realizado los vendedores sus respectivas ventas:
Entonces, si filtramos la información y seleccionamos en meses el mes de agosto, vemos
que máximo de ventas realizados por esos dos vendedores en ese mes:
 5. Proteger las hojas de factura, informe y tabla dinámica. (Recuerde al enviar la
actividad indicar la clave al instructor)
Para este punto hacemos el mismo paso para la factura, el informe y la tabla dinámica, en
este caso vamos al nombre de la hoja factura, damos clic derecho y le damos proteger hoja;
seleccionamos una contraseña y damos a aceptar.
 6. Cree un macro para automatizar un proceso en el libro. En la hoja que realice, hacer
una pequeña descripción de su funcionamiento.
Lo que permite la Macro es grabar ciertos pasos que se realizan en el libro, hoja para
que luego sean ejecutados automáticamente
Para insertar una Macro hacemos lo siguiente:
vamos al menú vista y luego vamos a macros; seleccionamos grabar Macro, ponemos el
nombre a la Macro y en la descripción vamos a poner lo que va a realizar esta macro. Para
ello, lo que realizara la Macro es mediante la función BUSCARV y CONCATENAR
vamos a buscar el nombre del vendedor y el apellido, Así que cuando insertemos el código
del cliente nos aparezcan estos datos automáticamente.
A continuación, se realizan los pasos antes mencionados:

Una vez agregado el nombre de la Macro y la descripción le damos aceptar.

Para agregar el nombre y el apellido del cliente vamos a utilizar la función
CONCATENAR para que nos aparezca el nombre del apellido en una sola celda y con su
espacio, y dentro de esta misma función vamos a utilizar la función BUSCARV para
encontrar el nombre y el apellido del cliente:
 Para agregar los argumentos a la función CONCATENAR vamos a hacer lo siguiente:
En el texto uno vamos a agregar la función BUSCARV donde en esta función el valor
buscado es A5, en esta celda es dónde vamos a colocar el código del vendedor,
posteriormente seleccionamos todos los datos de los clientes y los fijamos con F4, estos
datos vendrían siendo la matriz de la tabla. Posteriormente, en indicador de la columna
seria 2 que es donde van a estar los nombres de los clientes y en Rango se pone 0.
En el texto 2 vamos a poner unas comillas con espacio, que es para que nos haga un espacio
en la misma celda entre el nombre del cliente y el apellido.
En el texto 3 también empleamos la función BUSCARV donde también seleccionamos el
valor buscado que es A5,l seleccionamos todos los clientes y fijamos con F4, en el
indicador de la columna ponemos el 3 ya que es para que nos indique todos los apellidos de
los clientes y en Rango lo ponemos 0.
A continuación, se ilustran los pasos antes mencionados:
Una vez le damos en aceptar vemos que nos aparece N/D (no disponible), esto nos aparece
así porque no hemos ingresado el código del cliente en la celda A5 para que nos aparezcan
los datos:

Una vez ingresamos el código del cliente vemos que nos arrojan los datos, y podemos decir
que hemos realizado bien el proceso y grabado la Macro
Ahora bien, como ya hemos grabado la Macro con el anterior proceso, ahora vamos a
agregar otro cliente, para esto nos ubicamos en la celda inferior del nombre y apellido del
primer cliente (celda B6), vamos a menu “vista” damos clic en Macro, seleccionamos la
Macro guardada y le damos ejecutar, vemos que nos aparece lo mismo #N/D (no
disponible) y para que no aparezcan los datos vamos a los clientes copiamos el código de
un vendedor lo pegamos y nos aparecen los datos.
A continuación se ilustran los pasos antes mencionados: