SERVICIOS ESPECIALIZADOS EN TURBOGRUPOS

Y EQUIPOS ROTATIVOS S, DE R.L. DE C.V

Procedimiento Control de Almacén

P-AD-02

Fecha de Aprobación: ___________________

Este documento y su contenido son confidenciales. Prohibida su reproducción parcial o total sin previa autorización por SETER.
 PROCEDIMIENTO CONTROL DE ALMACÉN Código P-AD-02
Emisión 10 Octubre 2011
Revisión 01

HOJA DE
CONTROL

A. REVISIÓN
N° FECHA MOTIVO

00 04 Abril 2011 Creación del Sistema de Gestión de la Calidad

01 10 octubre 2011 Se cambia el sub-proceso 3.5, mejorando la redacción en la descripción de actividades de las
alta y baja del bien.

B. AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ VALIDÓ

Rafael Meneses Jácome Guillermo Gazca

Yazmín Gazca Romero
Estrada

Gerencia de
Coordinador del Sistema de
Administración
Gestión de la Calidad Director General

RECEPCIÓN DE BIENES

1.0 PROPÓSITO

Establece los lineamientos que regirán la administración, planeación, programación, operación, control, recepción
y salida de materiales del Almacén General
2.0 ALCANCE

Aplica a todas las actividades relacionadas con la recepción, almacenamiento, entrega y resguardo de los bienes
de consumo, devolución, levantamiento y desincorporación de bienes al almacén.

3.0 SUB-PROCESOS

3.1 RECEPCIÓN DE BIENES

3.2 SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN

3.3 DEVOLUCION DEL BIEN/CONSUMO A ALMACEN

3.4 LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES

3.5 ALTA Y BAJA DEL BIEN

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3.1 RECEPCIÓN DE BIENES

Actividad Descripción Responsable Documento/Referencia

1. Entrega Entrega en persona o vía mensajería el bien y los Proveedor Acuse de recibo
documentos de la adquisición. Factura o remisión

2. Revisión de Revisa la entrega conforme al Formato Orden de compra. Encargado de Almacén Formato Requisición de compra
entrega y/o requisición de compra, Coteja el contenido de la F01-P-AD-01
factura, Si coinciden los datos pasa al punto no. 4 Formato Orden de compra F02-P-
AD-01

3. Identifica Si No coinciden los datos Encargado de Almacén Formato Requisición de compra

producto no Notifica a la Gerente de Administración las diferencias F01-P-AD-01
conforme encontradas o estado del bien. Formato Orden de compra F02-P-
AD-01

4. Verifica Verifica que el bien se encuentre en buen estado y que la Encargado de Almacén Formato Requisición de compra
conformidad documentación solicitada en el Formato Orden de compra F01-P-AD-01
del bien y/o requisición de compra sea legible y correcta.
Realiza la revisión general a fin de verificar que cumpla Formato Orden de compra F02-P-
(cuando sea necesario solicita apoyo técnico para revisión) AD-01
Revisa las características, cantidad y calidad del bien.

Si esta conforme pasa al paso 6

Si No está conforme pasa al paso 5

5. Registra Detecta No Conformidad Encargado de Almacén Procedimiento Producto No

Producto No De acuerdo a lo establecido en el procedimiento Producto Conforme P-GS-03
Conforme no Conforme detiene/rechaza el bien o servicio, registra en
Formato Identificación de Producto No Conforme, Formato Identificación de Producto
notifica a Gerencia de Administración/Operaciones así como al No Conforme F01-P-GS-03
proveedor.
Regresa la mercancía al proveedor con las respectivas
observaciones

6. Recepción de Recibe el bien. Sella y firma, le entregan el original o copia Encargado de Almacén Procedimiento Administración de
factura según sea el caso al proveedor y la fotocopia para archivo de Recursos Financieros P-RF-01
control de almacén. Le indica a quien le entregó el bien que
pase a la Gerencia de Administración por su contra recibo y/o

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 Actividad Descripción Responsable Documento/Referencia

pago de flete (ver procedimiento Administración de

Recursos Financieros apartado 4 pago a proveedores )

7. Registra Captura en el Sistema de almacén la entrada y registra junto Encargado de Almacén Factura o remisión proveedor
Pedido con el soporte de la copia.

8. Salida de Si el bien es para uso interno de la organización informa al Encargado de Almacén Formato vale de resguardo F01-P-
almacén solicitante para su entrega inmediata registrándolo, deberá AD-02
hacerse un vale de resguardo/consumo (formato vale de
resguardo F01-P-AD-02 / formato Vale de consumo Formato Vale de Salida-Consumo
F02-P-AD-02) F02-P-AD 02

9. Almacén Si el bien es para consumo general se almacena en el área del Encargado de Almacén N/A
Almacén que le corresponda.

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3.2 SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN

Actividad Descripción Responsable Documento/Referencia

1. Solicita Bien Solicita bien/insumo en el formato Solicitud de equipo y/o Solicitante Formato Solicitud de equipo y/o
herramienta para la realización de sus labores herramienta F08-P-AD-02
Nota: el solicitante siempre informara al Jefe de taller la
necesidad del bien/insumo.
2. Requisita vale Recibe la información de acuerdo a lo solicitado llena un Encargado de Almacén Formato vale de resguardo F01-
formato de vales de CONSUMO/RESGUARDO (formato vale P-AD-02
de resguardo F01-P-AD-02 / formato Vale de consumo Formato Vale de Salida-Consumo
F02-P-AD-02) según lo solicitado F02-P-AD 02
3. Verifica Verifica la existencia de los bienes Encargado de Almacén NA
existencia
Si se encuentran pasa al punto No. 5
4. Requisición No encuentra en existencia: solicita Gerente Responsable la Encargado de Almacén Procedimiento de compras P-AD-
autorización de compra y elabora una requisición de acuerdo 01
a lo establecido en el procedimiento de compras P-AD-01.

Informa a solicitante la falta de existencia informando de la

probable fecha de entrega
5. Entrega de Entrega material a solicitante registra en el formato el nombre Encargado de Almacén Formato vale de resguardo F01-
bienes y firma del solicitante como acuse de recibido (formato vale P-AD-02
de resguardo F01-P-AD-02 / formato Vale de consumo Formato Vale de Salida-Consumo
F02-P-AD-02) F02-P-AD 02
6. Revisión de Firma de recibido e inspecciona que se encuentre en buen Solicitante Formato vale de resguardo F01-
bienes estado el bien P-AD-02
Formato Vale de consumo F02-P-
AD-02
7. Entrega Captura diariamente las salidas de herramientas y equipos Encargado de Almacén Formato vale de resguardo F01-
basándose en los formatos de vales de P-AD-02
CONSUMO/RESGUARDO por Proyecto. Formato Vale de consumo F02-P-
AD-02

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3.3 DEVOLUCION DEL BIEN/CONSUMO A ALMACEN

Actividad Descripción Responsable Documento/Referencia

1. Remite el Remite el bien/consumo a Almacén Solicitante N/A
Bien
2. Recepción Recibe el bien/consumo, verificando que el bien/consumo sea el correcto Encargado de Almacén Formato Vale de Resguardo
de bien y se encuentre en buen estado. Con relación al Formato Vale de F01-P-AD 02
Resguardo y Formato Vale de Consumo Formato Vale de Salida-
Consumo F02-P-AD 02
Si se encuentra en buen estado pasa al punto 4
Si No se encuentra en buen estado pasa al punto 3
3. Daño del Si el bien/consumo no es el mismo regresa con su comentario. Encargado de Almacén Formato daño de equipo
Equipo Si el bien no se encuentra en buen estado recibe el bien y elabora un F04-P-AD-02
Formato daño de equipo notificando al Jefe de Taller y Gerente de
Operaciones con un comunicado para determinar lo que procede.
Si el consumo no se encuentra en buen estado lo desecha.
4. Entrega Si el bien/consumo es el mismo y se encuentra en buen estado como se Encargado de Almacén Formato Vale de Resguardo
describe en el Formato Vale de Resguardo y Formato Vale de F01-P-AD 02
Consumo Formato Vale de Salida-
Consumo F02-P-AD 02
Pasa al punto No.5
5. Elimina Vale Una vez verificada la información se elimina el Formato Vale de Encargado de Almacén Formato Vale de Resguardo
Resguardo y Formato Vale de Consumo que está a nombre del F01-P-AD 02
solicitante. Formato Vale de Salida-
Consumo F02-P-AD 02
Si el trabajador esta dado de baja del proyecto, se verifica que no tenga Vale de No Adeudo
ningún adeudo para generar su Vale de No Adeudo y así poder cobrar F05-P-AD-02
su salario integro.

6. Distribuye Distribuye el bien/consumo en el área de almacén que le corresponda Encargado de Almacén Formato vale de resguardo
bien F01-P-AD-02

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3.4 LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES

Actividad Descripción RESPONSABLE Documento/Referencia

1. Planificación Planea y organiza el levantamiento físico total de inventario de Gerente de Administración Informe anual de inventario
de Inventario bienes, efectuándolo anualmente y por muestreo cada 6
meses.

2. Informa de Comunica el inicio del inventario físico al personal de SETER Gerente de Administración Correo electrónico
inventario Gerente de Operaciones

3. Recibe informe Recibe comunicación con instrucciones y fechas para el inicio y Encargado de Almacén Correo electrónico
conclusión del levantamiento físico del inventario.

4. Prepara bienes Ordena los artículos, en paquetes y en grupos con el propósito Encargado de Almacén Listas internas de almacén
de facilitar el conteo e identificación en la realización del
inventario.

5. Inicia conteo Inicia conteo, el cual se realiza por pareja conformada por el Encargado de Almacén Base del sistema de inventario
Jefe de Almacén y un Representante del Área, donde uno B02-P-AD-02
toma nota y otro contará los bienes, verificando su estado
actual de funcionalidad, anotando en el listado la existencia de
cada artículo.

6. cotejo de Al término del conteo, se confrontan los resultados obtenidos Encargado de Almacén Base del sistema de inventario
resultados contra el listado de existencias emitida por el programa de B02-P-AD-02
inventario y se anotan las diferencias.

7. Firma de hojas Las hojas del inventario físico se firman por los responsables Encargado de Almacén Base del sistema de inventario
de la toma física, anotando su nombre y la fecha del B02-P-AD-02
inventario.

8. Identifica Si existieran diferencias se concilia con los “Requisiciones u Encargado de Almacén Reporte de inventario anual
faltantes órdenes de compra” emitidos durante el periodo, para localizar B02-P-AD-02
en definitivo las diferencias.

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Actividad Descripción RESPONSABLE Documento/Referencia

9. Acta Si persisten faltantes y agota posibilidades de localización de Encargado de Almacén Base del sistema de inventario
administrativa los bienes, solicita a la Gerente de Adminisitración el B02-P-AD-02
levantamiento de un “Acta Administrativa”, donde se incluyen
estos, sus importes, su búsqueda y la firma del Responsable
del Jefe de Almacén, remite dicha acta a la Gerencia de
Administración para que se determine lo procedente.

10. Reporte de Si no existiera diferencia se dará por concluido el inventario y Encargado de Almacén Base del sistema de inventario
Resultados comunica a la G. Administración la situación que guarda el B02-P-AD-02
Inventario Físico de los bienes. Reporte de inventario anual

11. Informe de Recibe información sobre la situación que guarda el Inventario Gerente de Administración Reporte de inventario anual
Inventario Físico. Elabora el informe para la Dirección General Gerente de Operaciones

12. Acciones de Recibe el informe y determina lo procedente para las mejoras Director General Reporte de inventario anual
mejora de SETER.

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3.5 ALTA Y BAJA DEL BIEN

Actividad Descripción Responsable Documento/Referencia

1. Alta del bien Recibe el bien de acuerdo a lo descrito en el apartado 3.1 Encargado de Almacén FACTURA
RECEPCIÓN DE BIENES e introduce en el inventario mas Formato Orden de compra F02-P-
actualizado de acuerdo al grupo que pertenezca y mantiene el AD-01
control interno de su almacén.

2. Reporte Solicita a Jefe de Almacén el formato daño o perdida de Solicitante Formato de daño o perdida de
equipo y herramienta equipo y herramienta F04-P-AD-02

3. Recibe reporte Entrega el formato daño de equipo o perdida de equipo Encargado de Almacén Formato daño de equipo F04-P-AD-
y herramienta y dictaminado el motivo del daño firmado por 02
él y Jefe del Proyecto para enviarlo a almacén central de
SETER

4. Determinación Analiza con apoyo del Jefe de Proyecto la solución del daño Encargado de Almacén Central Formato daño de equipo F04-P-AD-
de causa perdida y determinan si las causas con 02
Formato Vale de No adeudo F05-P-
Causas imputables al Usuario.- Solicita al usuario el pago AD 02
del bien soportado por el Formato de vale de no adeudo Procedimiento Compras P-AD-01

Causas no imputables al usuario.- Se soporta la pérdida o

el daño para fines administrativos con el formato daño de
equipo o perdida de equipo y herramienta dando de baja
en el inventario mas actualizado y generando su requisición
para su recuperación (si es necesaria) de acuerdo a
procedimiento Compras e informa al Director General

5. Acciones de La dirección recibe y determina lo procedente para las mejoras Dirección General NA
Mejora de SETER

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 4.0 REFERENCIAS
M-GS-01 Manual de la Calidad de SETER.
P-RF-01 Procedimiento Administración de Recursos Financieros
P-AD-01 Procedimiento de Compas

5.0 FORMATOS

F01-P-AD 02 Formato Vale de Resguardo

F02-P-AD 02 Formato Vale de Salida/Consumo
F04-P-AD-02 Formato Daño de equipo
F05-P-AD 02 Formato Vale de No adeudo
F06-P-AD-02 Formato de transpaso de Mat-Herra
F08-P-AD-02 Formato Solicitud de equipo y/o herramienta
F01-P- D-01 Formato Requisición de Compra
F02-P-AD-01 Formato Orden de Compra
B02-P-AD-02 Base del sistema de inventario

6.0 TÉRMINOS Y DEFINICIONES

 Producto Terminado: Resultado de la transformación de materia prima para la obtención de un
producto determinado y su empaque correspondiente e identificado.
 Certificado de Producto: Documento escrito que garantiza que las especificaciones de un
producto se cumplen.
 Almacenaje: Acción en la que se ubica organizadamente los materiales de una bodega con el fin de
facilitar su acceso y ubicación.
 Estado de Rechazo: Estado en el que el producto ingresa al no cumplir con los estándares de
calidad definidos como composición de ingrediente activo y/o calidad de material de empaque y
envase, luego de recibir los certificados correspondientes; en este caso se debe identificar su estado,
evitar su uso y definir las acciones necesarias.
 Muestreo de Producto: Toma aleatoria de cierta cantidad del producto para poder determinar la
calidad del mismo.
 Bien: producto o servicio a adquirir

7.0 ANEXOS

7.1 Lineamientos Generales del Proceso

El almacén tiene como objetivo brindar a los materiales una adecuada protección, el principal recurso de los
almacenes es el espacio aprovechando al máximo el espacio disponible y es por ello que en SETER contamos con dos
almacenes generales:

1. Herramientas de mano
2. Equipos, consumibles y permanentes

Adicionalmente contamos con Maquinaria que se encuentra en el área de talleres.

Distribuidos de la mejor manera para su uso, control y una adecuado almacenamiento, también mantenemos
programas de mantenimiento preventivo para los equipos y herramientas, registrando también los mantenimientos
correctivos en una base de datos, conforme a los proyectos de SETER se hace un registro para mantener un stock
de equipos y herramientas calibrados conforme al programa de calibración.

7.2 Lineamientos de recepción de bienes

 Todos los bienes adquiridos por SETER sin excepción alguna deberán ser entregados al almacén general.
 El área de compras deberá remitir al almacén general copia de los pedidos que hayan realizado para estar en
condiciones de preparar y prever el espacio físico así como revisar en forma adecuada y eficiente que los bienes
cumplan con las especificaciones de calidad y condiciones de entrega que se hayan pactado.

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  El horario de atención para recepción de bienes será de lunes a viernes 9:00 am a 6:00 pm y sábados de 9:00
am a 1:00 pm.

7.3 Lineamientos de salida de bienes del almacén

 El almacén general deberá surtir los bienes de los lotes de mayor antigüedad para evitar su caducidad y
obsolescencia.
 Solo se le entregara bienes al personal que labore dentro de SETER
 El horario de atención para salida de bienes será de lunes a viernes 9:00 am a 6:00 pm y sábados de 9:00 am
a 1:00 pm

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