 NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DE COMPRAS

RESPONSABLE: VAGAS MONTECINOS MARIA SELVA

VARGAS CAMPERO TITO

¿Qué?

Adquirir y verificar bienes e insumos de excelente calidad.

¿Para qué?

Para garantizar de manera óptima un servicio de buena calidad.

MISIÓN DEL PROCESO

“Gestionar la adquisición de bienes e insumos garantizando de manera óptima nuestro

servicio, cuidando la calidad y la relación de nuestros proveedores y cliente en el momento
de interactuar con los mismos”.

GESTION Y CONTROL DE PROCESOS

PROVEEDORES CLIENTE

Proveedores externos GESTION Preparación

Preparación DE Atención al cliente
COMPRAS
Atención al cliente
Finanzas

ENTRADAS PROCESOS SALIDAS

Requerimiento de Compra de bienes e Entrega de bienes e

bienes e insumos insumos. insumos.
Desembolso de Control de calidad. Clientes conformes.
dinero. Registro de compras Devolución productos
Cotización y entrega defectuosos.
de insumos del Detalle de compra.
proveedor.
 FACTORES CRITICOS E INDICADORES

N° FACTOR CRITICO INDICADOR EFICACIA EFICIENCIA DURO BLANDO

1 Calidad del grano de café X   X

CALIDAD DE MP E
1 2 Caducidad X    X
INSUMOS 3 Porcentaje de devoluciones  X   X   
1 Disponibilidad de materia
X   X  
prima
2 PROVEEDOR
2 Disponibilidad del
   X X   
proveedor
1 Puntualidad en la entrega
X   X  
de productos a preparación
3 ABASTECIMIENTO 2 Nivel de cumplimiento del
plan de compra de MP e X   X 
insumos
1 Porcentaje de inversión en
  X X  
el proceso ($)
RENDIMIENTO DEL 2 Tiempo del proceso X   X  
4 3 Puntualidad de desembolso
PROCESO
desde el proceso de X X
finanzas

SISTEMAS DE CONTROL
FACTOR CRÍTICO 1: CALIDAD DE MP E INSUMOS
INDICADOR 1 CALIDAD DEL GRANO DE CAFÉ
OBJETIVO Controlar el grano de café para su uso y cumplir con los estándares de calidad.
OBJETO N ° de bolsas en buen estado
% Calidad del Grano de café = ∗100
N ° bolsas seleccionadas
DETECTOR QUE COMO CUANDO DONDE QUIEN
N° de bolsas en Mensual Registro de Responsable
buen estado almacén de compras
N° de bolsas Mensual Registro de Responsable
seleccionados almacén de compras
ACEPTABLE % C.G ≥ 90 % ACTIVADOR
Analizar y evaluar las causas y
LIMITADO 90% >% C.G≥80% factores de la deficiente calidad del
COMPARADOR grano de café
Hablar con el proveedor sobre las
NO ACEPTABLE % DI > 80% causas de la deficiente calidad del
grano de café.

INDICADOR 2 CADUCIDAD
Verificar que los insumos (conservas) estén en el plazo de uso para mantener la
OBJETIVO
calidad de nuestros productos y servicios.

OBJETO Caducidad = Fecha de vencimiento - Fecha de almacenamiento

QUE COMO CUANDO DONDE QUIEN
Fecha de Informe de Responsable
Mensual
DETECTOR vencimiento inventarios de compras
Fecha de Informe de Responsable
Mensual
almacenamiento inventarios de compras
ACEPTABLE T(días)>30 ACTIVADOR
Analizar las posibles causas del
10≤ T(días) ≥30
COMPARADO LIMITADO tiempo de caducidad corto de los
  productos de conservas
R
Analizar el método de
NO ACEPTABLE T(días)<10 almacenamiento y el por qué no
se utilizaron los insumos

Fecha de vencimiento=3 /05/ 2019

Fecha de almacenamiento=3 /11/2018
Caducidad=180 días
ACEPTADO
INDICADOR 3 PORCENTAJE DE DEVOLUCIONES
Controlar y registrar el porcentaje de productos rechazados de materia prima
OBJETIVO
recibida para cumplir con los estándares de calidad.

Productos Rechazados
OBJETO % de devoluciones = *100
productos Recibidos
QUE COMO CUANDO DONDE QUIEN
Numero de MP e Registro de
Responsable
insumos Semestral insumos
DETECTOR de compras
rechazados rechazados
Total de MP e Registros de Responsable
Semestral
insumos recibidos compras de compras
ACEPTABLE PD < 5% ACTIVADOR
Identificar y analizar las
LIMITADO 5 ≤ PD ≤ 7%   principales causas de rechazo de
COMPARADO grano de café.
R Reunión con el proveedor y
analizar detalladamente las
NO ACEPTABLE PD ˃ 7%
causas de rechazo de la materia
prima

Numero de MP e insumos rechazados = 1

Total de MP e insumos recibidos = 400
% DI = (1/400)*100
% DI = 0,25 %
ACEPTADO

FACTOR CRÍTICO 2: PROVEEDOR

INDICADOR 1 DISPONIBILIDAD DE MATERIA PRIMA
Verificar que los proveedores cumplan con la cantidad requerida de Granos de
OBJETIVO
café, para el abastecimiento al proceso de preparación.
KgGranos entregada
OBJETO % Capacidad de abastecimiento= ∗100
Kg Granos requerido
DETECTOR QUE COMO CUANDO DONDE QUIEN
 Registro de Responsable
Kg Granos entregada Mensual
recibos de compras
Lista de
Kg Granos requerida Mensual Preparación
requerimiento
ACEPTABLE C.A > 95% ACTIVADOR
Identificar las causas por las
LIMITADO 95 % ≥ C . A ≥ 80 % cuales la cantidad es menor a lo
COMPARADO requerido.
R Analizar detalladamente las causas
por las cuales el proveedor no
NO ACEPTABLE C . A<80 %
cumple con las cantidades
establecidas.

INDICADOR 2 DISPONIBILIDAD DEL PROVEEDOR

Controlar las cantidades disponibles de proveedores para garantizar la entrega de
OBJETIVO
MP (granos de café).
OBJETO D Proveedor = # de proveedores registrados – # de proveedores no disponibles
QUE COMO CUANDO DONDE QUIEN
Número de
Informe de Responsable de
proveedores Semestral
proveedores compras
DETECTOR registrados
Número de
Informe de Responsable de
proveedores no Semestral
proveedores compras
disponibles
ACEPTABLE Dp≥2 ACTIVADOROR
Identificar las causas del porque no
LIMITADO Dp=1 están disponibles los proveedor
COMPARADOR
necesarios.
NO Identificar detalladamente el método
 Dp=0 de reservas del proceso de compras.
ACEPTABLE

Número de proveedores registrados=5

Número de proveedores no disponibles=3
D Proveedor=5−3=2
ACEPTABLE

FACTOR CRÍTICO 3: ABASTECIMIENTO

INDICADOR 1 PUNTUALIDAD DE ENTREGA DE PRODUCTOS A PREPARACION

 Medir la puntualidad en la entrega de insumos al proceso de preparación, para
OBJETIVO
garantizar un servicio de buena calidad.
número de entregas puntuales
OBJETO Puntualidad = ∗100
número total de entregas
QUE COMO CUANDO DONDE QUIEN
Registros de
Número de entregas Responsable
Mensual entrega de
puntuales de compras
DETECTOR insumos
Registros de
Número total de Responsable
Mensual entrega de
entregas de compras
insumos
ACEPTABLE P≥ 85 % ACTIVADOR
Analizar causas del retraso de
COMPARADO LIMITADO 85 % > P≥ 60 % 
insumos al proceso de preparación
R Análisis del método de compra y
NO ACEPTABLE  PE<60 % los sistemas de entrega al proceso
de preparación

INDICADOR 2 NIVEL DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE COMPRA DE INSUMOS

Medir el grado de satisfacción por parte del proceso de preparación, para
OBJETIVO
comprobar el cumplimiento los objetivos de compra.
OBJETO Nivel de Cumplimiento = número de reclamos
QUE COMO CUANDO DONDE QUIEN
DETECTOR Numero de Registros de
Mensual Preparación
reclamos reclamos
ACEPTABLE NC ≤5 ACTIVADOROR
COMPARADOR
LIMITADO 6 ≤ NC ≤ 10  Analizar causas de la insatisfacción
 Reunión con el encargado del
NO ACEPTABLE  NC >10
proceso de preparación.

FACTOR CRÍTICO 4: RENDIMIENTO DEL PROCESO

INDICADOR 1 PORCENTAJE DE INVERSION ($) EN EL PROCESO

OBJETIVO Controlar el uso de recursos ($) en el proceso, para que sea óptimo.

% Inversión($)=
∑ Gastos realizados del proceso *100
OBJETO presupuesto asignado para el proceso
QUE COMO CUANDO DONDE QUIEN
Informe de
Responsable
Gastos realizados Mensual registro de
DETECTOR de compras
compras
Presupuesto Registro de
Mensual Finanzas
asignado desembolso
ACEPTABLE % I ≤ 100% ACTIVADOROR
Revisar los presupuestos de
COMPARADO LIMITADO 100 %< % I ≤ 120 %  recursos financieros asignados
R para compras
Analizar detalladamente el
NO ACEPTABLE  % I >120 %
trabajo del proceso.
Gastos realizados = 3065 bs
Presupuesto asignado = 3000 bs
3065
% Inversión = *100 = 102 %
3000
LIMITADO
INDICADOR 2 TIEMPO PROMEDIO DEL PROCESO
Controlar los tiempos de abastecimiento de los insumos, para optimizar el
OBJETIVO
tiempo empleado.

OBJETO T proceso=T Pro −T pro

fin inicio

QUE COMO CUANDO DONDE QUIEN

Estado informe
DETECTOR Tiempo promedio Responsable
Mensual de registro de
Inicio de compras de compras
compras
 Estado informe
Tiempo promedio Responsable
Mensual de registro de
fin de compras de compras
compras
ACEPTABLE Tp ≤1 dia  ACTIVADOROR
COMPARADO LIMITADO 1 dia<Tp ≤ 3 dias  Analizar el método de compra.
R
Revisar falencias en cronogramas
NO ACEPTABLE  Tp>3 dias
y reservas.

INDICADOR 3 PUNTUALIDAD DE DESEMBOLSO DEL PROCESO DE FINANZAS

Controlar la puntualidad de desembolso desde el proceso de finanzas, para
OBJETIVO
garantizar la adquisición de bienes e insumos.
OBJETO Días de retraso = Fecha de entrega – Fecha solicitada
QUE COMO CUANDO DONDE QUIEN
Planilla de
Fecha de entrega Mensual desembolso de Finanzas
DETECTOR recursos
Planilla de
Fecha solicitada Mensual desembolso de Finanzas
recursos
ACEPTABLE DR ≤ 1 día ACTIVADOROR
Analizar factores que lleven al
LIMITADO 1 dia< DR <3 dia 
COMPARADOR retraso del desembolso.
Analizar causas del retraso de
NO ACEPTABLE  DR ≥ 3 día desembolso de recursos económicos
desde el proceso de finanzas.

DIAGNOSTICO DE PRODUCTIVIDAD DEL PROCESO DE COMPRAS

EVALUACIÓN DEL EVALUACION

FACTOR CRITICO INDICADOR INDICADOR  L
a b c

CALIDAD DE MP E Calidad del grano de café Aceptable

INSUMOS Caducidad Limitado X
Porcentaje de devoluciones Aceptable
PROVEEDOR Disponibilidad de materia
Aceptable X
 prima
Disponibilidad del Aceptable
proveedor
Puntualidad en la entrega
Limitado
de productos a preparación
ABASTECIMIENTO Nivel de cumplimiento del
Aceptable
X 4
plan de compra de MP e
insumos
Porcentaje de inversión en
Limitado
el proceso ($)
RENDIMIENTO Tiempo del proceso Aceptable
DEL PROCESO Puntualidad de desembolso X 5
Limitado
desde el proceso de
finanzas
TOTAL 2 2 0 2

PRODUCTIVIDAD DEL PROCESO

DETALLE CALCULO PORCENTAJE

Productividad del 2 ( 1 ) +2 ( 0.5 ) +0(0.25)
P4 = =0.75 75 %
proceso 4
Deficiencia ¿=1−0.75=0.25
25 %
Factor limitante 1 1
f = = =0.5 50 %
L 2
1 1 1
Porcentaje de P4 ( 4 )= ∗n= ∗1=
L 2 2 50 %
limitación del 1 1 1
P4 ( 5 ) = ∗n= ∗1= 50 %
proceso L 2 2
 0.5∗100 8,33 %
Grado de G4(4)= =8,33 %
6
influencia 0.5∗100 8,33 %
G4(5)= =8,33 %
6
El proceso de Gestión de compras tiene una productividad del 75% y
Conclusión una deficiencia de 25%, su deficiencia está compuesta por el 50 %
originada por el mismo proceso de compras y 50 % por el proceso de
finanzas, de acuerdo a parámetros de la empresa este proceso es
Aceptable.

ANALISIS DEL PROCESO

PRINCIPALES CAUSAS DE SU DEFICIENCIA

La principal causa de la deficiencia del proceso es la puntualidad de entrega de productos
al proceso de preparación, los insumos y MP no son entregados en el tiempo establecido
debido al retraso de desembolso desde el proceso de finanzas.
COMO AFECTA AL OBJETIVO DEL PROCESO Y DEL SISTEMA
Al no cumplir la puntualidad de entrega a preparación afectamos en el cumplimiento de
objetivos del proceso de Preparación, dañando considerablemente en la calidad de
nuestro Servicio.

FORTALEZAS Y DEBILIDAD

FORTALEZAS DEBILIDADES
Buena calidad de materia prima e Puntualidad en la entrega de
insumos. productos a preparación.
Al contar con productos de buena
Contamos con proveedores de MP que calidad, los gastos del proceso son
satisfacen nuestros requerimientos. mayores al presupuesto.