NOTA IMPORTANTE: Antes de revisar el procedimiento de ejemplo, es importante tener conocimiento del contenido de un procedimiento y de cómo se elabora: Te invito

a consultar
el siguiente link, para aclarar las dudas al respecto: https://www.5consultores.com/2013/07/14/hacerprocedimiento/
Código GC-CD-PR-01

"MODELO" DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Fecha

Versión 1

Objetivo: Establecer las actividades necesarias para elaborar, identificar, revisar, aprobar, oficializar, registrar, actualizar y emitir los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad - SGC (ISO 9001:2015 )

Principios y Criterios
1. Este procedimiento solo aplica para aquellos documentos que la organización ha determinado como necesarios para garantizar la planificación, operación y control de sus procesos.
2. Este procedimiento aplica solo para documentos activos.
3. Se define la revision documental general con frecuencia cada 6 meses
4. Se define que la version de los documentos sera la fecha de la ultima actualizacion
5. Todos los cambios realizados en una misma fecha se haran en un solo item (reglon)

Responsables del proceso: Gestion de la calidad

ALCANCE
Desde: La presentación del documento para ser aprobado.
Hasta: La emisión del documento oficial aprobado.
DEFINICIONES Y SIMBOLOGÍA

Documento (Doc:): Información (datos que poseen significado) y su medio de soporte. Medio de soporte (MS): Medio donde se almacenan datos

Doc. Interno: Documento creado y aprobado por la organización Doc. Externo: Documento que no ha creado la organización pero que es necesario para el desempeño del SGC. Clasificacion: documentos
dentro del ámbito de su SGC. legales, normativos, contractuales, tecnicos, informativos entre otros.

Página de Derechos (Doc. Externos): Espacio de documentos donde se encuentran los datos
editoriales, como el ISBN, información legal e información adicional acerca del número de
Persona designada: Persona designada por el Líder de Proceso para elaborar un documento.
edición y del año de de la primera publicada, de la obra original entre otros (normalmente se
localiza en el reverso de la portada).
LP: Líder de proceso. LP MEJ: Líder del proceso Mejoramiento
ETAPAS
¿ Cuando lo debe Tipo de documento
Paso Diagrama ¿Qué Hacer? ¿Quien lo Hace? ¿Cómo se Debe Hacer? (Externo-interno)
Documento de Control
Hacer?
Al momento de
Inicio Identificar la necesidad Se puede identificar la necesidad de elaborar, modificar o
1 Lider de proceso identificar la N/A N/A
documental eliminar los documentos del Sistema Integrado de Gestión
necesidad

NO SI Generar nuevo documento en base a plantilla estandar sugerido Al momento de iniciar

Lider de proceso / Persona
2 El documento es nuevo por el proceso de gestion de calidad la elaboracion del N/A N/A
designada
documento

DOCUMENTOS INTERNOS
1.Codificar el documento segun la guía GC-CD-ANX-01 y
verificando que en el Listado Maestro de documentos no exista el
código que se esta estableciendo.
2. Indicar la fecha y versión Al identificar el
Identificar el documento
3 Encargado del SGC DOCUMENTOS EXTERNOS documento con un INTERNO GC-CD-ANX-01
1.Para los documentos externos se mantiene la codificación o código
nombre que traiga desde su origen.
2. Se toma como Fecha Versión el año señalado en la Página de
derechos como la reciente edición. Si no esta señalado, se
tomara por defecto el mes de enero.

Describir los cambios que se realizaron en la base del

documento
El documento requiere una Control de cambios: Cuando se requiera
Documento a
4 actualizacion o cambios. Lider de proceso Fecha actual, Solicitante del cambio, Descripcion del una modificacion en N/A
modificar
cambio,Numeral a modificar, fecha nueva version, nombre de el documento
quien verifica el cambio, nombre de la persona que aprueba el
documento.

Verificando que el contenido sea el adecuado y no existan otros

documentos que den lineamientos contradictorios o
incoherentes.
Cuando se ha
Se debe determinar como obsoletos las versiones anteriores u
finalizado la revisión
otros documentos relacionados.
5 Revisar el documento Encargado del SGC del N/A N/A
Nota: los documentos obsoletos se deben sacar de circulacion
formato del
eliminando la opcion de consulta en las carpetas digitales y
documento
fisicas actualizando con el nuevo documento (estos entraran
como obsoletos en un archivo que dispone el proceso de
asegurimiento de calidad cuando se actualice la version).

Verificando que la informacion es coherente con las actividades

mencionadas, este documento debe ser enviado via mail a la Al momento de
Aprobar el documento
6 Encargado del SGC persona encargada del SGC directamente por el lider del registrar el N/A N/A
proceso dando la aprobacion para publicarlos en la documento
documentacion oficial del SGC.
 Cuando se requiera
Imprimir el documento en PDF
7 Encargado del SGC - Imprimir el documento fisico con el sello expedido por calidad tener una copia en N/A N/A
de COPIA CONTROLADA. fisico del docuemnto

Registrar y Oficializar el "- Cargar el documento PDF en la carpeta designada por el

Cuando el documento
8 documento Encargado del SGC encargado del SGC de acuerdo a la organización de los archivos N/A N/A
esta aprobado
en cada sitio de proceso.

Cuando el documento
9 Actualizar LMD Encargado del SGC "- Actualizar o crear el documento en el listado INTERNO LMD
este aprobado

Los documentos tienen un periodo de vencimiento de 3 años

SI desde la fecha que se publican o actualizan, cuando el
documento esta próximo a vencer se genera una alerta enviada
por aseguramiento de calidad, 30 dias antes del vencimiento o
Cuando el documento
NO
se puede consultar en el listado maestro de documentos ,
10 Vencimiento de documentación Encargado del SGC esta vencido o N/A N/A
avisándole a cada dueño de proceso que el documento se debe
proximo a vencer.
actualizar, en caso de que el documento no sea actualizado en
la fecha limite de vencimiento se procederá a bloquearlo del
SGC .

11 FIN Documento emitido Lider de proceso "- Divulgar el documento Despues de su registro N/A N/A

APROBACIÓN
CARGO FECHA
Elaborado por: Asesor de calidad 5/04/2020

Modificado por:

Revisado por: Gerente General 5/04/2020

Aprobado por: Gerente General 5/04/2020

CONTROL DE CAMBIO
FECHA VERSION NUMERAL A FECHA NUEVA
QUIEN SOLICITA EL CAMBIO DESCRIPCION DEL CAMBIO VERIFICADO POR APROBADO POR:
ACTUAL MODIFICAR VERSION

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