Manual Módulo 06 Control de Efectivo

QSR-DL-09
DESARROLLO DE LÍDERES
Edición: 02
MÓDULO 09: CONTROL DE EFECTIVO
Manual
Contro de Efectivo
Elaborado por: Fecha: Firma:

Gerald Umaña
Revisado por: Fecha: Firma:

Alexis Castro
Aprobado por: Fecha: Firma:

Javier Farias
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tener un registro de todos los cambios que se generen para mantener un estricto seguimiento.
Número Elaborado Fecha Aprobado Fecha Descripción del cambio

de por Revisión por Aprobació
Edición n
2.0 Gerald Umaña 11/1/17 Alexis Castro 12/6/17 Modificaciones varias de

contenido y forma.
Edición: 02 Pág. 2 de 24
Tabla de Contenidos
1.0 Introducción............................................................................................................. 4
2.0 Generalidades.......................................................................................................... 5
2.1 ¿Qué es el control del efectivo? ................................................................................................ 5
2.2. Finalidades del control del efectivo. .......................................................................................... 5
2.3 Control de efectivo QSR Internacional....................................................................................... 5
2.3.1 Control de Efectivo Cajeros .................................................................................................... 5
2.3.2 Cotrol de Efectivo Personal Administrativo ........................................................................... 11
2.3.3 Control de Efectivo Entrenadores ......................................................................................... 20
3.0 Materiales adicionales: ......................................................................................... 24
3.1 Lista de materiales ................................................................................................................... 24
1.0 Introducción
Una de las grandes responsabilidades de los gerentes de turno de los restaurantes es el buen
control de un activo importante de la Compañía: el efectivo.
La mayoría de las transacciones de restaurantes son en efectivo, lo cual provoca una tentación
hacia el robo. Como muchos robos son cometidos por antiguos empleados, el conocimiento de
éstos sobre el control pobre del efectivo aumenta la probabilidad del robo. El control del
Efectivo es uno de los aspectos esenciales para la administración exitosa de un restaurante.
El lograr mantener un buen control del efectivo genera resultados importantes como:
• El manejo apropiado de efectivo previene errores que causan insatisfacción de los
clientes.
• El conteo efectivo permite que los colaboradores sientan menos tensión y trabajen más
efectivamente.
• El manejo apropiado de efectivo y los procedimientos bancarios crean un ambiente
seguro y más confiable para los colaboradores.
• El manejo exacto de efectivo previene pérdidas que reducen las ganancias.
• Un control sólido del efectivo ayuda a garantizar la honestidad de los colaboradores.
2.0 Generalidades
2.1 ¿Qué es el control del efectivo?

Lo podemos definir como todas aquellas medidas
administrativas que permiten consistencia permanente en el
tratamiento de todas y cada una de las operaciones que
genera el efectivo en caja y bancos, con el fin de informar la
exactitud de sus resultados.
Este tipo de control también se conoce con el nombre de

control interno, ya que, es realizado por orden de la empresa.
2.2. Finalidades del control del efectivo.
Entre las principales finalidades de controlar el efectivo, se encuentran las siguientes.

• Reducción de errores
• Reducción de riesgos de perdida y la obtención de fluidez en su manejo
• Exactitud en los registros
• Exactitud y veracidad de resultados
• Evitar fraudes
• Fomentar el acatamiento de las normas de la empresa
2.3 Control de efectivo QSR Internacional

Con el fin de ayudar a todo el personal de los restaurantes, QSR Internacional, ha diseñado
una política de manejo de efectivo en los restaurantes. Esta se compone de dos partes una
dirigida hacia los cajeros, la segunda enfocada en el personal administrativoy entrenadores.
2.3.1 Control de Efectivo Cajeros

De seguido se muestra todo lo referente con lo relacionado a las políticas de efectivo para los
cajeros.
Los cajeros en todo momento deben cumplir en todo momento con los siguientes
procedimientos.
i. El cajero debe registrar todas las ventas en el

momento en que se realizó la transacción y
mientras realiza el cobro.
ii. El cajero en ninguna circunstancia deberá
tomar para sí el dinero de una venta y mucho
menos dejar de registrarla.
iii. El cajero abrirá la caja únicamente cuando
esté realizando una transacción con un
cliente, esté recibiendo menudo, o cuando se
esté procediendo a realizar un corte o un
arqueo por parte de Gerencia.
iv. El cajero solo está autorizado a registrar
transacciones en la caja que le fue asignada
mediante su huella, no puede utilizar la de
otro compañero en ninguna circunstancia.
v. El cajero no debe llevar dinero propio ni
mucho menos el perteneciente a la compañía durante su jornada de trabajo.
vi. El cajero no debe de portar artículos personales, ni mantenerlos en el área de su Caja
(bolsos, billeteras, carteras, celulares, etc.). Para esto se le brinda al cajero la facilidad
de contar con un locker el cual deberá mantener cerrado con candado durante la
jornada.
vii. El cajero no está autorizado a recibir cheques. (Esto incluye no cambiar dólares o
cheque por dinero en efectivo).
viii. El cajero que reciba una tarjeta de cortesía o cupón de promoción debe verificar que el
mismo cumpla con las características de seguridad que lo identifican como verdadero
(Sello en relieve, fecha de vencimiento, firmas autorizadas), imprimir el tiquete de caja y
solicitar al cliente anotar su nombre y número de cédula en el respectivo tiquete y
depositar el cupón y tiquete dentro de la caja.
ix. El cajero no está autorizado a realizar un cambio de efectivo con otro cajero.
x. El cajero debe entregar el tiquete de compra al cliente por tratarse de una obligación
prevista en la Legislación Tributaria. Todos los tiquetes originales de venta deben ser
entregados al cliente, los mismos no deben de quedar en poder del cajero.
xi. El cajero no debe firmar nulos en blanco ni nulos de transacciones que él mismo no
haya originado.
xii. El cajero tiene la obligación de estar presente en el cierre de su caja, arqueos sorpresa
y debe firmar los controles respectivos. El cajero no puede por ningún motivo abandonar
su caja en el momento de recibir fondos, arqueos sorpresa, y/o cierres de caja.
xiii. El cajero debe entregar los cortes de caja solicitados por el gerente de turno, firmando
el tiquete que imprime la caja para ese efecto.
xiv. El cajero debe solicitar el cierre de su caja cuando está en su hora de descanso; así
como cuando se le requiera para atender otras labores por tiempos mayores a 5
minutos. En ninguna circunstancia el cajero permitirá que otros colaboradores,
incluyendo personal administrativo, utilicen su caja en su presencia o en su ausencia.
xv. El cajero debe remitir a sus familiares o amigos a una caja distinta a la suya cuando
estos visiten el restaurante o si solamente se encuentra esa caja en uso debe dar aviso
al encargado de turno.
xvi. En caso de faltar el fluido eléctrico o presentarse problemas con el sistema de cajas
deberá utilizar el KIT de emergencia para la facturación manual, el mismo deberá
utilizarse de acuerdo con la Política de custodia y uso del Kit de Emergencia.
xvii. El cajero no debe mantener calculadoras en el área de cajas a menos que se encuentre
haciendo uso del Kit de Emergencia.
xviii. Los bolsos, o maletines de los colaboradores serán objeto de revisión por parte del
Personal de Gerencia del restaurante cuando se retiren de laborar, así mismo el
Personal de Prevención Riesgo u otro Colaborador autorizado por la Compañía puede
realizar esta revisión en cualquier momento que sea conveniente.
xix. Es una obligación del personal que tiene a su cargo la custodia bienes propiedad de la
compañía, de acuerdo con el artículo 71, inciso C, del Código de Trabajo, evitar que se
produzcan faltantes, apegándose para ello a las políticas vigentes, las que han sido
objeto de divulgación, conocimiento y aceptación.
xx. Es obligación de todo Colaborador reportar cualquier falta a las normas indicadas en
esta Política por parte de otro colaborador o miembro de Gerencia del restaurante.
Es de suma importancia que puede haber circunstancias por la cual el cajero debe proceder a
detener la operación de la caja registradora, a continuación, se expone con que caso debe
proceder con este proceso.
El cajero debe detener la operación de la caja cuando:

i. Al cliente no le alcance el dinero
ii. Los billetes no cumplan con las características de seguridad indicadas por el BCCR
iii. El cliente desee cambiar la orden después de totalizada
iv. Por error se marque otro producto y se requiera que el gerente de turno confeccione un
nulo, con el objetivo de hacer la corrección y de entregar al cliente el tiquete de venta
correcto, así como firmar los documentos que respaldan esa anulación en el mismo
momento de ocurrido. Ambos deben llenar la bitácora correspondiente de registro de
nulos.
v. Tarjetas de crédito denegadas.
En las operaciones, lo cajeros por diversas razones pueden tener diferencias a la hora del
conteo de la caja asignada, para estos casos se detalla cómo se debe proceder y lineamiento a
seguir sobre el tema.
i. En caso de presentarse una variación significativa el encargado de turno deberá
imprimir el arqueo de caja y este deberá firmarlo el encargado y la cajera.
ii. Cualquier diferencia (faltante/sobrante) que refleje la caja al cierre de su turno, debe ser
cancelado el mismo día, de lo contrario se aplicaría un rebajo por planilla al responsable
del faltante, esta diferencia debe ser reflejada en el libro operativo por parte del
Gerente, Asistente o Líder de Turno.
iii. En caso de faltantes o sobrantes mayores a ¢600,00 se procederá a confeccionar una
Acción de Personal y el encargado de Turno debe llevar control de este record para
efectos de medidas disciplinarias futuras. El cajero debe proceder a firmar la acción de
personal, de negarse a hacerlo se considerará como falta grave, sin perjuicio de sentar
su responsabilidad disciplinaria y acudir a otras vías en resguardo del patrimonio de La
Compañía (ver sección disciplinaria).
iv. Cualquier diferencia que presente el cajero en artículos promocionales (juguetes),
deberá ser reflejada y se le debe dar el mismo tratamiento en cuanto a medidas
disciplinarias que a un faltante de caja.
v. Cuando se trate de dinero sobrante este será considerado propiedad de la compañía.
El dinero sobrante debe reflejarse en el documento del arqueo de caja y en ninguna
circunstancia este dinero puede ser utilizado para fines distintos. Esta medida también
deber ser acatada por personal Administrativo.
vi. El Gerente debe comunicar a su Area Coach sobre cualquier faltante superior a cinco
mil colones y de cómo se estará recuperando
Hay posibilidad de que, por malas gestiones de los lineamientos sobre el control de efectivo, el
cajero, pueda incurrir en faltas, por tal razón, esta persona va tener una serie de consecuencia
por las acciones, seguidamente se presentan cada una de estas.
i. La pérdida, destrucción, apropiación o facilitación a terceros de bienes o de dineros

propiedad de la compañía, cliente u otro colaborador constituye una actuación dolosa o
culposa del funcionario o empleado, cualquiera que sea la causa por la que ocurra,
excluida la fuerza mayor; genera para este y todos aquellos que participen, por acción
u omisión, en el proceder ilícito e ilegitimo, una responsabilidad que puede resultar
exigible de manera separada conjunta, en la vía civil, penal o estrictamente disciplinaria.
ii. Cuando por primera vez a un Colaborador al cerrar, cuadrar y entregar su caja le falte o
le sobre dinero o bienes de la compañía, por montos menores a cinco mil colones, debe
cancelar el monto correspondiente en un término de cuarenta y ocho horas. El
Colaborador recibe además una Acción Disciplinaria equivalente a una Primera Carta
de Amonestación. Cualquier sobrante se considerará propiedad de la compañía y debe
ser declarado en el cierre diario y depositado.
iii. Cuando por segunda vez dentro de un mes a un Colaborador al cerrar, cuadrar y
entregar su caja le falte o sobre dinero por montos menores a cinco mil colones, o
bienes de la compañía, debe cancelar el monto correspondiente en un término de
cuarenta y ocho horas. El Colaborador recibe además una Acción Disciplinaria
equivalente a una Segunda Carta de Amonestación. Cualquier sobrante se considerará
propiedad de la compañía y debe ser declarado en el cierre diario y depositado.
iv. Cuando un Colaborador, reincida tres veces dentro de un mes en cuanto a faltantes o
sobrantes de dinero por montos menores a cinco mil colones, o de bienes, además de
haber cancelado el monto correspondiente en cada evento en término de cuarenta y
ocho horas, y podrá ser despedido con justa causa, de conformidad con los incisos d, h,
i del artículo 81 del Código de Trabajo, sin perjuicio de acudir a la vía civil o penal, en
tanto que está incurriendo en una conducta dañosa, por dolo o culpa. Cualquier
sobrante se considerará propiedad de la compañía y tendrá que ser depositado.
v. Cuando un Colaborador reincida en cuanto a faltantes de dinero o de bienes durante
dos veces dentro de un mismo mes por montos menores a cinco mil colones
(cancelando el monto de cada evento respectivamente en plazo menor a cuarenta y
ocho horas), y esto se repite durante tres meses consecutivos, será despedido con justa
causa, de conformidad con los incisos d, h, i del artículo 81 del Código de Trabajo, sin
perjuicio de acudir a la vía civil o penal, en tanto que está incurriendo en una conducta
dañosa, por dolo o culpa; asimismo, se podrá prescindir el contrato del trabajador
cuando exista un faltante de dinero que sea considerable (superior a cinco mil colones)
ya sea por descuido o no y donde se genere un acto de pérdida de confianza.
vi. Para cualquier caso, independientemente de la recurrencia, y de la antigüedad del
empleado, cuando se trate de montos iguales o mayores a cinco mil colones serán
considerados como falta grave, y se puede aplicar el despido sin responsabilidad
patronal, como la máxima acción disciplinaria.
vii. Cualquier negativa para colaborar por parte del Cajero, con la recuperación del daño
económico (faltante) sufrido en su caja, o con un proceso de Investigación o Auditoría
será sancionado y se valorará su permanencia en la empresa por desacato de orden y/o
falta a las políticas de Manejo de Efectivo y de Prevención de Fraudes.
El puesto de cajero posee una serie de responsabilidades por la persona que ocupa esta
posición, es de suma importancia conocer cuáles son estas. Por tal motivo, de seguido se
exponen cada una de las responsabilidades de los cajeros.
i. Para efectos del proceso de Auditoría, Recursos Humanos o Prevención, el cajero

puede ser requerido en cualquier momento para un proceso normal de revisión aleatoria
en Restaurantes, como parte de una auditoría, o para la investigación de un caso en
específico.
ii. Los videos de los restaurantes que cuentan con Sistema de Circuito Cerrado pueden
ser utilizados para investigaciones o revisiones aleatorias de Procedimientos de Control.
iii. Todo Colaborador que se desempeñe como cajero podrá ser objeto de auditorías sin
previo aviso, durante su jornada o en el momento que sea solicitado por la compañía.
Toda auditoria será con fines de fiscalización sobre el adecuado cumplimiento de las
funciones y responsabilidades del cajero. Para realizar dichas auditorias, el cajero
siempre deberá estar presente.
iv. Los Casilleros son propiedad de la Compañía, por lo que al finalizar la jornada deben
quedar vacíos y abiertos. Durante la operación diaria pueden ser objeto de revisión por
parte de la Compañía. Esta revisión se hará siempre en presencia del colaborador que
mantenga sus pertenencias en el casillero.
Por su parte todo cajero tiene derecho, entre estos, se citan los
siguientes.
i. Es obligación del Gerente, Asistente, o Encargado de Turno

realizar un arqueo cuando el cajero se vaya a ausentar de su
caja por tiempo mayor a 5 minutos y un arqueo al momento de
retomar sus funciones para demostrar que la cantidad de
dinero es igual que al momento de retirarse.
2.3.2 Cotrol de Efectivo Personal Administrativo

Otra de la parte importante a nivel de control de efectivo, es todo lo relacionado con las
responsabilidades y procedimiento del personal administrativo.
i. El personal administrativo, es fundamental para el éxito del control de efectivo en los

restaurantes, dentro de las responsabilidades que tiene cada uno de los miembros del
personal administrativo se encuentra los siguientes.
ii. El Gerente y en su lugar el Asistente de Gerencia, son las personas responsables por el
manejo y operación del efectivo en la tienda. Como parte de sus responsabilidades
administrativas, deben velar por el apego a la Políticas de manejo de Efectivo, tanto en
la supervisión del Área de Cajas, como en el correcto manejo de los dineros
custodiados en área de oficina y cajas fuertes.
iii. Los Gerentes y Asistentes, manejan un juego de llaves que incluye: entradas y salidas
del edificio, llaves de Oficina, bodegas, cajas fuertes y cajas registradoras. El manejo,
correcta utilización, y custodia de estas llaves es vital y es considerado el primer paso
para un buen manejo de la política de efectivo.
iv. Cada vez que exista cambio de un miembro del personal administrativo ya sea Gerente,
Asistente o Líder de Turno, se deben cambiar los llavines de puertas principales,
combinaciones de cajas fuertes, y claves de alarma.
v. Las llaves del restaurante, bodegas, cajas fuertes y cajas registradoras no se le prestan
a ningún colaborador u otra persona ajena al personal administrativo del restaurante, el
encargado es responsable de su correcto uso.
vi. El Área de conteo de efectivo, será la oficina, (cuando ésta exista), o el área de la caja
fuerte en aquellos locales que no tengan oficina.
vii. No se debe permitir la permanencia de personas ajenas a los procesos de conteo de

efectivo en el área de oficina o cajas fuertes mientras se esté manipulando dinero por
parte de algún miembro de gerencia.
viii. El encargado de turno no debe llevar dinero propio durante los turnos a cargo suyo.
ix. Las cajas fuertes deben permanecer cerradas y con la combinación perdida en todo
momento, excepto cuando se esté realizando un conteo o arqueo de fondo de
operación, remesa de menudo o preparando o haciendo entrega de los depósitos.
x. En caso de fallar el fluido eléctrico o el sistema de facturación, el encargado debe hacer
uso del kit de emergencia como lo indica en La Política de Manejo y uso del Kit de
emergencia.
xi. El personal administrativo no debe asignar una caja registradora a su nombre para que
sea utilizada por otro colaborador.
xii. El personal administrativo no está autorizado a utilizar las cajas registradoras para
cobrar órdenes, salvo casos de fuerza mayor debidamente autorizados por el Área
Coach.
xiii. Toda variación (Faltante o Sobrante) superior a ¢20,000.00 determinada en un arqueo
(Caja registradora, Fondo de Operación o Remesa de menudo) debe ser reportada al
Área Coach, Finanzas, RRHH y Prevención de Riesgo.
xiv. Todo Colaborador que haya sido nombrado como Gerente, Asistente, o Líder de Turno
podrá ser objeto de auditorías sin previo aviso, durante su jornada o después de ella,
asimismo se someterá a procesos de investigación cuando así lo requiera la compañía.
Toda auditoria será con fines de fiscalización sobre el adecuado cumplimiento de las
funciones y responsabilidades
xv. El Gerente, Asistente o Líder de turno, debe llevar un registro de los eventos
presentados en área de cajas (faltantes y/o sobrantes), para poder aplicar las acciones
disciplinarias respectivas mencionadas en la sección de cajeros de esta política.
xvi. Para efectos del proceso de Auditoría, Recursos Humanos o Prevención, el Gerente,
Asistente o Líder de Turno puede ser requerido como parte de una auditoría, o para la
investigación de un caso en específico.
Por otro lado, el personal administrativo debe seguir una serie de procedimientos, en miras de
garantizar el mejor control de las políticas de manejo de efectivo.
i. El encargado de turno debe verificar las transacciones que dieron origen a una
autorización mediante la huella y debe completar los controles indicados para cada una
de estas transacciones (Nulos, anulaciones, descuentos, etc.). Con respecto a Nulos y
anulaciones se deben cumplir los siguientes puntos:
• Que todas las anulaciones correspondientes
a cambio de pedido estén debidamente
justificadas (pedido original, pedido anulado,
pedido nuevo, y explicación)
• Cancelaciones de pedido (pedido original,
pedido anulado, explicación de la
cancelación, nombre y teléfono del cliente),
• Asegurar que todas las anulaciones estén
presentes y conciliadas con el reporte de
anulaciones que genera la caja registradora
• Asegurarse que todas las anulaciones estén
firmadas por el cajero y el encargado del
turno
• El tiempo transcurrido entre el pedido original,
la anulación, y el pedido nuevo deberá ser
menor a diez minutos
• Todas las anulaciones se anotarán en el
control diario de nulos y anulaciones del restaurante .
ii. El encargado debe realizar un arqueo cuando asigne un cajero a otras funciones o
cuando éste va a retirarse del área de cajas, al retomar la caja nuevamente debe
realizar otro arqueo, esto con el fin de comprobar que el contenido de la caja
registradora es exacto con el monto al momento de retirarse.
iii. El encargado no debe asignar otras funciones al cajero mientras se realice un arqueo
de caja.
iv. Es obligación del Gerente, Asistente o Líder de turno tomar las acciones disciplinarias
correspondientes según esta Política para aquellos cajeros que incumplan con todos los
procedimientos establecidos
v. Los depósitos deben prepararse en el área de oficina o de cajas fuertes. Cuando se
realice este proceso únicamente puede permanecer en esta área el encargado del turno
y algún supervisor o miembro de Loss Prevention que se encuentre verificando los

procedimientos.
vi. La boleta de depósito debe llenarse correctamente por parte del Gerente de Turno,
completando el desglose de dinero y las firmas solicitadas. Una vez completada, la
copia de la boleta debe ser enviada al RSC al área de finanzas junto con los
documentos diarios.
vii. Debe verificarse que la bolsa de seguridad no muestre señas de alteración, y que se
encuentre en buenas condiciones.
viii. Una vez contado y verificado el dinero a depositar, éste debe colocarse en forma de fajo
dentro de una bolsa plástica junto con la boleta de depósito original, esta bolsa debe
colocarse dentro de la bolsa de seguridad suministrada por la transportadora de valores
y debe sellarse completamente.
ix. El encargado debe mostrar a la cámara del área de oficina (cuando el restaurante
cuente con este tipo de equipo de CCTV), la bolsa sellada en la que colocó el depósito
correspondiente al turno que tuvo a cargo, de tal forma que quede evidencia del número
de bolsa de seguridad, y que la misma se encuentra sellada correctamente.
x. Una vez sellada la bolsa debe elaborarse la planilla o manifiesto, completando toda la
información solicitada en el documento.
xi. Deben respetarse los consecutivos de bolsas, boletas de depósito y planillas o

manifiestos. En caso de anular alguno de estos documentos se debe enviar al RSC al
Área de Finanzas junto con los documentos diarios.
xii. Debe completarse una planilla o manifiesto para cada bolsa de seguridad que se va a
entregar y en cada manifiesto debe anotarse la cantidad de bolsas que se entregan.
xiii. Una vez terminado el proceso de preparación de los depósitos debe completarse los
libros o controles con la información correspondientes a los depósitos preparados.
xiv. Al presentarse los custodios a retirar los depósitos el encargado debe solicitar los
gafetes o identificación para verificar la identificación en el padrón electrónico. Una vez
verificada la identidad de los oficiales se puede permitir el ingreso de los mismos al área
de entrega.
xv. Los depósitos deben entregarse frente a las cámaras de seguridad en los restaurantes
donde se cuente con equipo de cámaras o CCTV, esto con el fin de comprobar que se
realice la entrega correctamente y que los oficiales que reciben los depósitos queden
grabados en video.
xvi. Antes de realizar la entrega y frente a los oficiales el encargado debe mostrar a la
cámara la bolsa, a fin de que quede evidenciado el número de la bolsa que se entrega y
que la misma se encuentre completamente cerrada.
xvii. No debe entregarse los depósitos cuando:
• Solamente se presenta un oficial.
• Alguno de los dos oficiales que se presentan no se encuentra en el padrón.
• Se presentan a retirar los depósitos y el restaurante ya está cerrado.
xviii. Antes de retirarse los oficiales debe revisarse que los oficiales hayan completado toda
la información de la planilla, nombre, firma, y número de cédula de los dos oficiales que
retiran los documentos.
xix. Al recibir las remesas de menudo debe verificarse:
• Antes de ingresar los oficiales deben presentar la identificación y debe verificarse en el
padrón fotográfico.
• Que los datos anotados en la planilla o manifiesto sean correctos (Número de bolsa,
restaurante que debe recibir)
• Las bolsas de seguridad y de monedas no están rotas o presenten evidencia de alteración.
i. Una vez verificado lo anterior el encargado debe mostrar a las cámaras (donde se
cuente con CCTV) las bolsas recibidas, de forma tal que se pueda verificar el número
de las bolsas.
ii. Las bolsas de seguridad y de monedas deben cortarse por la parte inferior, no deben
romperse por ningún otro lugar ni tampoco debe romperse el marchamo o sello de
seguridad de ninguna bolsa (Incluidas las de monedas) ya que, en caso de reclamo, si
existe alguna alteración o ruptura de la bolsa en otro lugar, el mismo no es tramitado por
parte del banco.
iii. La remesa de menudo debe ser contada en las próximas 24 horas posteriores a la
recepción de la misma y no debe botarse ninguna bolsa o sello antes de asegurarse
que la cantidad de dinero incluida es la correcta.
iv. En caso de determinarse una diferencia en el conteo del dinero debe reportarse al
departamento Financiero y éste indica los pasos a seguir por parte del restaurante para
realizar el respectivo reclamo.
v. La remesa de menudo debe ser depositada como máximo al turno siguiente posterior a
la recepción del dinero, y debe reportarse al departamento Financiero el número de
depósito y fecha en que se realiza el mismo. En caso de no realizarse este reporte en el

tiempo solicitado, el departamento financiero no autoriza el envío de la siguiente remesa
de menudo.
vi. Se prohíbe sacar dinero del restaurante para realizar cambios de menudo. En caso de
necesitar cambio de menudo, debe realizarse con la autorización del Área Coach, y
teniendo previa autorización del departamento Financiero.
vii. El encargado debe realizar un recorrido de seguridad por el restaurante antes de
retirarse, debe verificar que:
• No se encuentre ninguna persona ajena al personal del restaurante dentro de las
instalaciones.
• Se encuentre apagado el equipo que así lo requiera.
• Los accesos al restaurante se encuentren debidamente cerrados con llave.
viii. El encargado del cierre debe activar la alarma todos los días sin excepción con su
código propio.
El no cumplir con algún proceso establecido para el

personal administrativo va tener algún tipo de
consecuencia, estas se detallan de seguido.
i. Los faltantes por montos mayores a 15,000
colones, o que generen una acción disciplinaria
fuerte sobre un cajero, deben ser reportados al
Área Coach, Finanzas y Departamento de
Prevención, las acciones disciplinarias deben
ser coordinadas con RRHH.
ii. Los faltantes que se produzcan en los dineros
custodiados por el Gerente, Asistente o Líder de
Turno, cuyo monto sobrepase los quince mil
colones serán considerados falta grave, deben
ser cancelados por el responsable, y además
dependiendo de la valoración, procederá amonestación, suspensión, o despido sin
responsabilidad patronal.
iii. En los casos que existan faltantes en el proceso de confección y custodia de depósitos
o remesas, originados por error, negligencia u omisión de un encargado de turno (sea
Gerente, Asistente o Líder de Turno), la responsabilidad será directa, y deberá reponer
los fondos, además se valorará amonestación, suspensión, o despido sin

iv. El no cumplir con el procedimiento de control, reporte, y sanciones a cajeros, podrá
verse afectado el encargado, con una carta de amonestación en primera instancia, y
dependiendo de la recurrencia de sus omisiones se valorará el despido sin
v. Los casos para los cuales se logre comprobar por medio de una auditoría o
investigación, que existe una responsabilidad importante o directa del Gerente,
Asistente o Líder de turno, tendrán una acción disciplinaria fuerte que puede ir desde
carta de amonestación hasta despido, además el monto del evento debe ser cubierto
por el responsable de acuerdo con lo que indique dicha investigación.
vi. Cualquier negativa para colaborar con un proceso de Investigación o Auditoría por parte
del Gerente, Asistente o Líder de turno, será sancionado y se valorará su permanencia
en la empresa por desacato de orden y/o falta a la política de Manejo de Efectivo.
De igual manera dentro de la política de control de efectivo se menciona algunas generalidades

en cuanto al personal administrativos, entre estas, se destaca.
i. Cuando se trate de dinero sobrante este será considerado propiedad de la compañía.
El dinero sobrante debe ser
depositado en una boleta aparte el
mismo día en que es determinado. y
en ninguna circunstancia este dinero
puede ser utilizado para fines
distintos.
ii. Todos los puntos indicados en esta
política serán objeto de revisión
constante por parte de Loss
Prevention y serán incluidos como
parte de una evaluación trimestral que
tiene incidencia en el BSC de cada
restaurante.
En los restaurantes ubicados en los Mall, el

personal administrativo tiene la
responsabilidad de al terminar el turno de la
mañana debe proceder a ir a dejar los depósitos a la agencia del banco dentro del Mall. Para
este fin se debe seguir el siguiente procedimiento.
i. Los depósitos deben prepararse en el área de oficina o de cajas fuertes. Cuando se

realice este proceso únicamente puede permanecer en esta área el encargado del turno
y algún supervisor o miembro de Loss Prevention que se encuentre verificando los
procedimientos.
ii. La boleta de depósito debe llenarse correctamente por parte del Gerente de Turno,
completando el desglose de dinero y las firmas solicitadas. Una vez completada, la
copia de la boleta debe ser enviada al RSC al área de finanzas junto con los
documentos diarios.
iii. Debe verificarse que la bolsa de seguridad no muestre señas de alteración, y que se
encuentre en buenas condiciones.
iv. Una vez contado y verificado el dinero a depositar, éste debe colocarse en forma de fajo
dentro de una bolsa plástica junto con la boleta de depósito original, esta bolsa debe
colocarse dentro de la bolsa de seguridad suministrada por la transportadora de valores
y debe sellarse completamente.
v. El encargado debe mostrar a la cámara del área de oficina (cuando el restaurante
cuente con este tipo de equipo de CCTV), la bolsa sellada en la que colocó el depósito
correspondiente al turno que tuvo a cargo, de tal forma que quede evidencia del número
de bolsa de seguridad, y que la misma se encuentra sellada correctamente.
vi. Una vez sellada la bolsa debe elaborarse la planilla o manifiesto, completando toda la
información solicitada en el documento.
vii. Deben respetarse los consecutivos de bolsas, boletas de depósito y planillas o
manifiestos. En caso de anular alguno de estos documentos se debe enviar al RSC al
Área de Finanzas junto con los documentos diarios.
viii. Debe completarse una planilla o manifiesto para cada bolsa de seguridad que se va a
entregar y en cada manifiesto debe anotarse la cantidad de bolsas que se entregan.
ix. Una vez terminado el proceso de preparación de los depósitos debe completarse los
libros o controles con la información correspondientes a los depósitos preparados.
x. El gerente a cargo de transportar el depósito al banco no debe abrir la bolsa de depósito
para contar el dinero.
xi. El gerente a cargo debe ir acompañada ya sea de un colaborador o un miembro de
seguridad del centro comercial, si este lo facilita.
xii. Cualquier depósito llevado al banco debe ser llevado directamente al banco, sin ninguna
parada entre el banco y el restaurante.
xiii. No deben hacerse depósitos por la misma cantidad durante la misma semana.
xiv. Al llevar el Depósito al Banco, por razones de seguridad el gerente a cargo debe seguir
lo siguientes:
• Variar el horario en que los depósitos se llevan al banco.
• Variar la ruta hacia y de regreso del banco para no establecer una ruta fija; esto puede ser
observado por un ladrón.
• No haga paradas entre el banco y el restaurante.
xv. Cuando el gerente a cargo este en la sucursal bancaria debe observar al funcionario del
banco cuando cuenta su depósito y verifique que la hoja de depósito esté firmada con
las iniciales y la copia carbón esté sellada con el sello del banco y la fecha.
xvi. Es importante que el encargado de turno al momento del depósito bancario haga una
verificación del depósito, entre los aspectos a verificar debe concentrarse en los
siguiente.
• El funcionario del banco removerá la hoja de depósito original y el duplicado para informes
del banco.
• Paree los recibos de depósito validados con la hoja diaria de ingresos.
• Envié una hoja para el Control del Efectivo al RSC y una la otra a la hoja de reconciliación
de efectivo.
xvii. Es posible que por alguna situación de fuerza mayor haya alguna transacción bancaria
de manera tardía, para tal evento, es de suma importancia que el encargado de turno
siga lo siguiente.
• Haga depósitos en el día correspondiente, a menos que las circunstancias extremas lo
hagan imposible.
• Tome las siguientes medidas si el depósito al banco deberá ocurrir más tarde:
• Notifique al Gerente de Área
• Informe a Prevención y Riesgo
• Haga el depósito a la mayor brevedad posible.
2.3.3 Control de Efectivo Entrenadores

Por su parte, los entrenadores tienen un rol
de suma importancia en cuanto a verificar
por el seguimiento de las políticas de control
de efectivo, a su vez estos también tienen
una serie de responsabilidades y
procedimientos a seguir, los mismos de
detallan de seguido.
El entrenador va tener el privilegio de realizar

autorizaciones de transacciones especiales,
las cuales, el cajero no puede realizar por si
mismo y requiere de un visto bueno para la
ejecución de la transacción, dentro de los
permisos que va tener a nivel de sistema se
encuentran las siguientes.
Autorizar descuentos:
• Descuentos de 100% como smartclub, cupones, cortesías, entre otros.
• Debe comprobar la orden marcada, que cumpla con las autorizaciones de productos y
limitantes establecidas.
• El tiquete de caja deberá ser firmado por la persona que recibe el beneficio, y deberá
guardarse en la caja registradora.
• Deberá comprobar que la orden entregada sea correcta y exacta.
Nulos y Anulaciones:
• Podrá autorizar anulaciones de ordenes digitadas y no cobradas.
• En casos requeridos podrá autorizar la realización de nulos o devoluciones
• Para estos casos deberá seguirse el procedimiento de control y registro de nulos de
acuerdo con la Política de Control de efectivo
• El tiquete deberá ser firmado por el cajero y el encargado, la información anotada en el
libro de control y los tiquetes guardados según corresponda.
Reimpresiones:
• En caso requerido podrá reimprimir una orden.
Arqueos de cajas:
• En caso requerido deberá realizar un arqueo de caja para aclarar alguna situación con
clientes molestos, dudas, posibles timos, etc.
• Este privilegio será únicamente para situaciones especiales que así lo requieran, no
será un procedimiento propio del puesto.
Soporte a cajeros:
En casos que lo requieran deberá brindar soporte a los cajeros en situaciones especiales o
riesgosas como:
• Dudas sobre posibles billetes falsos

• Soporte en posibles casos de timos
• Atención a clientes molestos.
• Hacer cumplir las Políticas de control de efectivo
• Otras situaciones que así lo requieran.
En el caso de que el encargado de turno este en su hora de descanso y el entrenador se

encuentre cubriendo las labores de este, y darse la situación del camión remesero llegue por
los deposito, el entrenado deberá a proceder a entregar los depósitos a los oficiales, para tal fin
se debe seguir el siguiente procedimiento.
i. Al presentarse los custodios a retirar los depósitos el encargado debe solicitar los
gafetes o identificación para verificar la identificación en el padrón electrónico. Una vez
verificada la identidad de los oficiales se puede permitir el ingreso de los mismos al área
de entrega.
ii. Los depósitos deben entregarse frente a las cámaras de seguridad en los restaurantes
donde se cuente con equipo de cámaras o CCTV, esto con el fin de comprobar que se
realice la entrega correctamente y que los oficiales que reciben los depósitos queden
grabados en video.
iii. Antes de realizar la entrega y frente a los oficiales el encargado debe mostrar a la
cámara la bolsa, a fin de que quede evidenciado el número de la bolsa que se entrega y
que la misma se encuentre completamente cerrada.
iv. No debe entregarse los depósitos cuando:
• Solamente se presenta un oficial.
• Alguno de los dos oficiales que se presentan no se encuentra en el padrón.
• Se presentan a retirar los depósitos y el restaurante ya está cerrado.
v. Antes de retirarse los oficiales debe revisarse que los oficiales hayan completado toda
la información de la planilla, nombre, firma, y número de cédula de los dos oficiales que
retiran los documentos.
vi. Al recibir las remesas de menudo debe verificarse:
• Antes de ingresar los oficiales deben presentar la identificación y debe verificarse en el
padrón fotográfico.
• Que los datos anotados en la planilla o manifiesto sean correctos (Número de bolsa,
restaurante que debe recibir)
• Las bolsas de seguridad y de monedas no están rotas o presenten evidencia de alteración.
ix. Una vez verificado lo anterior el encargado debe mostrar a las cámaras (donde se
cuente con CCTV) las bolsas recibidas, de forma tal que se pueda verificar el número
de las bolsas.
x. Las bolsas de seguridad y de monedas deben cortarse por la parte inferior, no deben
romperse por ningún otro lugar ni tampoco debe romperse el marchamo o sello de
seguridad de ninguna bolsa (Incluidas las de monedas) ya que, en caso de reclamo, si
existe alguna alteración o ruptura de la bolsa en otro lugar, el mismo no es tramitado por
parte del banco.
xi. La remesa de menudo debe ser contada en las próximas 24 horas posteriores a la
recepción de la misma y no debe botarse ninguna bolsa o sello antes de asegurarse
que la cantidad de dinero incluida es la correcta.
xii. En caso de determinarse una diferencia en el conteo del dinero debe reportarse al
departamento Financiero y éste indica los pasos a seguir por parte del restaurante para
realizar el respectivo reclamo.
xiii. Se prohíbe sacar dinero del restaurante para realizar cambios de menudo. En caso de
necesitar cambio de menudo, debe realizarse con la autorización del Área Coach, y
teniendo previa autorización del departamento Financiero.
Es de suma importancia que cuando el entrenador va a tomar funciones de cubrir al encargado

de turno, este debe verificar que se den las siguientes situaciones.
• El encargado de turno debe realizar alivios de caja a todas las cajas abiertas, a pesar
de no haber recibido alerta por parte del sistema.
• Las cajas registradoras deberán tener el suficiente dinero en bajas denominaciones
para no requerir realizar cambios durante el tiempo que esté a cargo.
• Toda manipulación de dinero deberá quedar grabada, sea entrega de depósitos,
recepción de remesa o al momento de quedar a cargo del turno las bolsas o depósitos
contenidos en la caja fuerte deberán ser mostrados a las cámaras de vigilancia.
Por otro lado, si el entranador se encuentra cubriendo las funciones del encargado de turno y
se presenta la ausencia del fuido eléctrico, este debe proceder a la utilización y fiscalización del
Kit de Emergencia, este se debe manipular de la siguiente manera.
• Debe utilizarse un fondo de caja el cual será operado por una cajera de forma normal.
La cajera realizara los cobros de acuerdo con lo solicitado por el cliente y realizando las
anotaciones en la boleta de toma pedidos. Entregará al cliente el comprobante de su
factura manual y este esperará la entrega de la orden.
• El encargado debe mantenerse en el área de entrega verificando los procedimientos y
la entrega y cobro correcto de las ordenes.
• Las ordenes manuales deben registrarse en el sistema una vez reestablecidas las
condiciones normales de operación y deben adjuntarse a los tiquetes de caja
respectivos.
3.0 Materiales adicionales:
3.1 Lista de materiales

• Cuadernillo
• Manual
• Tarea post curso

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Elaborado por: Fecha: Firma:

Revisado por: Fecha: Firma:

Aprobado por: Fecha: Firma:

En la siguiente tabla se describe la información de control de este documento. El objetivo es

Número Elaborado Fecha Aprobado Fecha Descripción del cambio

2.0 Gerald Umaña 11/1/17 Alexis Castro 12/6/17 Modificaciones varias de

2.1 ¿Qué es el control del efectivo?

Este tipo de control también se conoce con el nombre de

2.2. Finalidades del control del efectivo.

Entre las principales finalidades de controlar el efectivo, se encuentran las siguientes.

2.3 Control de efectivo QSR Internacional

2.3.1 Control de Efectivo Cajeros

i. El cajero debe registrar todas las ventas en el

El cajero debe detener la operación de la caja cuando:

i. La pérdida, destrucción, apropiación o facilitación a terceros de bienes o de dineros

i. Para efectos del proceso de Auditoría, Recursos Humanos o Prevención, el cajero

i. Es obligación del Gerente, Asistente, o Encargado de Turno

2.3.2 Cotrol de Efectivo Personal Administrativo

i. El personal administrativo, es fundamental para el éxito del control de efectivo en los

vii. No se debe permitir la permanencia de personas ajenas a los procesos de conteo de

y algún supervisor o miembro de Loss Prevention que se encuentre verificando los

xi. Deben respetarse los consecutivos de bolsas, boletas de depósito y planillas o

depósito y fecha en que se realiza el mismo. En caso de no realizarse este reporte en el

El no cumplir con algún proceso establecido para el

los fondos, además se valorará amonestación, suspensión, o despido sin

De igual manera dentro de la política de control de efectivo se menciona algunas generalidades

En los restaurantes ubicados en los Mall, el

i. Los depósitos deben prepararse en el área de oficina o de cajas fuertes. Cuando se

2.3.3 Control de Efectivo Entrenadores

El entrenador va tener el privilegio de realizar

• Dudas sobre posibles billetes falsos

En el caso de que el encargado de turno este en su hora de descanso y el entrenador se

Es de suma importancia que cuando el entrenador va a tomar funciones de cubrir al encargado

3.0 Materiales adicionales:

3.1 Lista de materiales

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