Plan de Mejoramiento Control Interno

Proceso GESTION DOCUMENTAL

Auditoria Resultados del Formulario Único Reporte de Avances a la Gestión FURAG

Datos del hallazgo Corrección (tantas actividades como sean necesarias) Análisis de Causas Plan de acciones (Acciones correctivas)

No.
Fecha del
Proceso Descripción del hallazgo Actividades de Corrección Responsable de corrección Fecha de Compromiso Porqué 1 Porqué 2 Porqué 3 Porqué 4 Porqué 5 Actividades de plan de acción Responsable actividad Fecha de Compromiso
Hallazgo

El Instituto deberá ampliar la planta de

Personal del Instituto para realizar
nombramiento y/o contratación de
funcionarios en cumplimiento Ley 1409 de
2010, "Por la cual se reglamenta el ejercicio
profesional de la archivística, se dicta el código
de ética y otras disposiciones"; en su artículo
3, Tanto para la Sede Central, Regionales,
Establecimientos de Reclusión del Orden
Nacional

Contemplar en los manuales

1 3/12/2020
Determinar el perfil de de funciones y de
competencias laboales que
Establecer los empleos suficientes para cumplir con los planes y SUBDIRECCION GESTION TALENTO competencias requerido para
tengan contemplado como
proyectos en la planta de personal de la entidad (o documento que HUMANO-DIRECCION GESTION el desempeño de los empleos
contempla los empleos de la entidad CORPORATIVA que tengan asignadas requisito para el ejercicio del
empleo de los niveles
funciones de archivistica
jerarquicos, profesionales o
técnicos

El Instituto deberá ajustar el manual de

funciones y competencias conforme a los
perfiles como sustento el Decreto 1083 de
2015 y los Decreto 785 y 2772 de 2005; estos
manuales deben estar en concordancia con
la constitución política de Colombia y las
normas que regulas las profesiones de
riesgo entre ellas la profesión de archivista.

Coordinar con la USPEC, estudio de

factibilidad para la construcción,
remodelación, y adecuación de la DIRECCION GENERAL /DIRECCION
infraestructura física del archivo de gestión y GESTION CORPORATIVA USPEC
central de los establecimientos de Reclusión
del Orden Nacional

Desarrollar elestudio de
Establecerlos lineamientos
factibilidad para la
Elaborar planes para la adecuación y mantenimiento de los edificios, sedes para eldiseñoarquitectónico
construcción de la de la infraestructura física
2 3/12/2020 y espacios físicos como parte de la gestión de los bienes y servicios de
infraestructura física del
apoyo de la entidad. delArchivo de gestión
archivo de gestión documental
documental
e
Establecer el planes de mantenimiento de
infraestrura para la Sede Central, Regionales y
ERONES, la física del archivo de gestión DIRECCION GENERAL /DIRECCION
documental, el cual pueda ofrecer una GESTION CORPORATIVA / USPEC
excelente prestación de servicios de
almacenamiento, custodia y administración de
archivos de gestión documental

Disponer de bienes adecuados para satisfacer las necesidades de los

3 3/12/2020 diferentes procesos y áreas de trabajo.

Hacer un uso eficiente de bienes con periodos de obsolescencia y

4 3/12/2020 renovación

PE-PI-P11-F01 V01

Elaboración Instrumento Archivistico Tablas de
5 Valoración Documental
3/12/2020 Identificar los fondos acumulados de la entidad –FDA Valoración Documental
Propuesta TVD ante el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño
Remitir ante el Evaluador - Archivo Genenral
de la Nación en cumplimiento del Acuerdo 04
de 2019
Tramitar el proceso de convalidación de las Tablas de Valoración
6 Documental -TVD para organizar el fondo acumulado de la entidad
Dar cumplimiento a los Conceptos Técnicos
del Comité Evaluador del Archivo General de la
Nación
Aprobación del Comité Evaluador del Archivo
General de la Nación
Implementar las Tablas de Valoración Documental -TVD para organizar el Organizar el Fondo Acumulado conforme a los GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL
7 fondo acumulado de la entidad. periodos evolutivos del Instituto
Publicación de información en el sitio Wb
Publicar en la página web de la entidad las Tablas de Valoración
8 Documental -TVD. oficila del Instituto en cumplimiento Decreto GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL
1080 de 2015, Ley 1712 de 2014
Elaboración de instrumento
9 Implementar las Tablas de Retención Documental de la entidad implementación TRD
GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL
GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL
de GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL
La organización archivística de
los fondos acumulados requiere Contribuye a la ineficiencia en la
compromiso institucional en prestación de los servicios de
La reconstrucción de la memoria materia presupuestal, ya que consulta por parte de las áreas de
institucional de la administración dicho proceso es costoso, archivo para la toma de decisiones
dispendioso y a la vez requiere de y acceso a la información de los
un equipo humano capacitado e ciudadanos
idóneo para su organización.
analizar la producción documental
Identificar los FDA en procesos de de una institución a fin de
liquidación, supresión ni fusión determinar, de una parte, su valor
debe tenerse en cuenta la última inmediato o primario, es decir, Formular de propuestas de
reestructuración con el fin de cuáles documentos son disposición final para la
tomar esta fecha como punto necesarios para que la documentación, coherentes con
límite entre las Tablas de administración pueda cumplir las tablas de valoración
Retención Documental (TRD) y las con su misión y las funciones documental (TVD)
Tablas de Valoración Documental que tiene asignadas y, así
(TVD) mismo, sirven a sus destinatarios
o beneficiarios
Comité Institucional de
Gestión y Desempeñode es el
responsable de aprobar el
resultado del proceso de
Cumplir con los requisitos valoración de los
exigidos de contenido y Dar cumplimiento a las documentos de archivo, a
funciones del Comité en la
análisis archivístico de partir de agrupaciones
aprobación de los
conformidad a lo establecido documentales en series y sub-
en el Acuerdo AGN 04 de 2019 instrumentos archivisticos series, sean estos físicos o
electrónicos y de aprobar las
tablas de retención
documental o las tablas de
valoración documental.
Ente Rector debe evaluar y
convalidar ante la instancia
respectiva, con el propósito Presentar, revisar y ajustar las
Dar cumplimiento a la Ley 594 de constatar que dicho tablas de valoración
del 2000 , Acuerdo 004 de instrumento archivístico documental conforme a las
2019 reúne los requisitos observaciones dadas por el
técnicos de elaboración y Comité Evaluador
aprobación conforme a las
normas expedidas por el AGN
El Respaldo de la Alta
Dirección con el fin de
Lograr el buen funcionamiento
garantizar la intervención total
del fondo y la continuidad de
del Archivo Central y cumplir Acceder a la información
las labores requeridas para con su misión institucional
este propósito
publicarse en la respectiva
Cumplir con la Ley 1712 de Acceder a la Información página web del INPEC y
2015 Publica mantenerse en dichos sitios
web permanentemente
Proporcionar a los Elaborar cronograma para
Capacitar a los funcionarios de
funcionarios del INPEC,la las dependencias productoras efectuar las transferencias
metodología documentales primarias del
sobre la organización de sus
deimplementación de las archivo de gestión al central
tablas de
documentos en las diferentes
retención fases de archivo (gestión, que se adelantarán teniendo
documental parala en cuenta los plazos
central e histórico) con
organización de los archivos establecidos en la
fundamento en las TRD
de gestión correspondiente TRD
 RUSD se constituye en un
instrumento que, de una
parte, permite controlar que
Inscribir en el Registro Único de Series Documentales la Tabla de Retención Tramitar ante el AGN el registro de las TRD
10 Documental de la entidad una vez convalidadas para protección de la GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL las entidades obligadas Acceder a la Información
información Publica Publica
cumplan con la elaboración y
adopción de estos
instrumentos archivísticos

Adquirir equipos de apoyo al proceso de gestión documental que sean

11 amigables con el medio ambiente y acorde con la política de gestión
ambiental de la entidad
Asegurar el adecuado
mantenimiento de cualquier
tipo de información,
independiente del medio o
tecnología con la cual se haya
elaborado, conservando
atributos tales como unidad,
Formalizar, articular y aplicar el Plan de integridad autenticidad,
Preservación Digital a Largo Plazo con el
Sistema Integrado de Conservación inalterabilidad, originalidad,
fiabilidad y accesibilidad,
desde el momento de su
producción y/o recepción,
Establecer las directrices para durante su gestión, hasta su
la creación, conservación y disposición final, es decir, en
custodia de los documentos cualquier etapa de su ciclo
generados en ambientes vital
electrónicos, para garantizar
su autenticidad, integridad,
Definir estrategias de preservación digital (migración, conversión, OFICINA DE SISTEMAS DE LA fiabilidad y
12 refreshing), para garantizar que la información que produce esté disponible INFORMACION/ GRUPO DE GESTION
disponibilidad,según los
a lo largo del tiempo DOCUMENTAL
criteriosdefinidos en la
normatividad aplicable,
Ampliar el plan de tecnología institucional, con fundamentalmente, en el
la articulación del Plan de Preservación Digital Decreto 2609 de 2012, a su
a Largo Plazo vez, compilado en el Decreto
1080 de 2015.

GESTION
DOCUMENTAL

Diseñar Metodologia del Plan de Preservación

Digital.- Estategias de preservación digital

Revisión de los activos de información del Identificar los documentos

Fomentar políticas de
INPEC con el fin de tener una visión general de Propender porque los producidos en ambientes
aplicativos usados por la Gobierno “en línea”, que electrónicos en el INPEC,
los objetos destinados a la aplicación del Plan generen responsabilidades en
de Preservación Digital a Largo Plazo. Presidencia de la República teniendo en cuenta su
el uso de las herramientas
contenganprocesos de registro en las diferentes
Ejecutar y documentar estrategias de preservación digital (migración, OFICINA DE SISTEMAS DE LA tecnológicas por parte de los
migración, seguridad de la Tablas de Retención
13 conversión, refreshing) para garantizar que la información que produce INFORMACION/ GRUPO DE GESTION
información, interoperabilidad
funcionarios de las distintas
Documental (TRD); su
esté disponible a lo largo del tiempo DOCUMENTAL dependencias, para garantizar
y arquitectura de tecnología formato o extensión
la racionalización,
Revisión de las agrupaciones de documentos de la información, y estén optimización y automatización electrónica; ruta de acceso;
electrónicos que se producen en el INPEC e articuladas con las políticas y su fuente de almacenamiento
identificación de los formatos generalmente de los distintos procesos y
lineamientos del Instituto (carpeta compartida o
usados procedimientos.
aplicativo); y, tamaño

Elaborar Procedimiento de identificación y

análisis de series documentales a preservar.

Elaborar Procedimiento de transferencias

documentales electrónicas.

Elaborar Procedimiento de selección de

medios de almacenamiento digital.

Elaborar Procedimiento de administración del

sistema de preservación digital.

Asignación de Roles y responsabilidades para

la gestión de la preservación digital

Brinda acceso, confiabilidad,

Garantiza la integración de las
actividades y necesidades de la
política de gestión
Elaboración Mapa de Ruta
documental, en los
14 Implementar el Plan de Preservación Digital.
documentos estratégicos de
las políticas en la
implementación del MIPG de
la instituto
OFICINA DE SISTEMAS DE LA
INFORMACION/ GRUPO DE GESTION
DOCUMENTAL
Armoniza y articula las
actividades y directrices de la
política de gestión documental
con las demás políticas de
desarrollo administrativo que
integran el modelo integrado
de gestión, con el fin de
orientar y mejorar la eficiencia
administrativa.
trazabilidad y preservación
de la información, buscando
siempre contribuir en el
desarrollo social, investigativo
y cultural de la sociedad; y
velando por una adecuada
administración y control de la
gestión documental,
garantizando el acceso a la
información por parte de la
ciudadanía y promoviendo la
eficiencia y transparencia
administrativa.
PE-PI-P11-F01 V01

14 Implementar el Plan de Preservación Digital.
Implementar la ejecución periódica del
proceso de revisión de las estrategias y
acciones de preservación- Plan de Mejora
Armoniza y articula las de la información, buscando
Garantiza la integración de las siempre contribuir en el
actividades y directrices de la
actividades y necesidades de la desarrollo social, investigativo
política de gestión documental
política de gestión con las demás políticas de y cultural de la sociedad; y
documental, en los velando por una adecuada
documentos estratégicos de
desarrollo administrativo que
administración y control de la
integran el modelo integrado
las políticas en la de gestión, con el fin de gestión documental,
implementación del MIPG de garantizando el acceso a la
orientar y mejorar la eficiencia
la instituto información por parte de la
administrativa.
ciudadanía y promoviendo la
eficiencia y transparencia
OFICINA DE SISTEMAS DE LA administrativa.
INFORMACION/ GRUPO DE GESTION
DOCUMENTAL

Elaborar Herramientas de Control y

seguimiento de Plan con sus respectivos
indicadores

Establecer criterios para la

identificación de archivos de
Se han identificado la serie diocumental derechos humanos, memoria
Abordar a partir de cuatro
histórica y conflicto armado;
Identificar el inventario documental relacionado con los archivos de HISTORIALES DE CASOS VIOLENCIA DERECHOS ejes fundamentales de
y por otra, establece
Humanos, Derecho Internacional Humanitario, Memoria HUMANOS DE LA POBLACION PRIVADA DE LA GRUPO DE DERECHOS memoria histórica y conflicto
Derechos
15 LIBERTAD., la cual es producida por los HUMANOS/GRUPO
Histórica y Conflicto Armado para su protección y que estén a cargo de la establecimientos DE GESTION medidas de carácter general
armado a saber: protección,
de Reclusión del Orden DOCUMENTAL y transversal que se deben
entidad. Nacional y debe realizar el control de las valoración, preservación,
adoptar en los procesos de
mismas el Grupo de Derechos Humanos acceso y difusión.
gestión documental de los
archivos objeto de este
protocolo.

Diseñar políticas, estrategias y Garantizar el acceso a los

medidas de orden técnico, datos que se esperan
Crear la estructura del Expediente Electronico político y administrativo conservar por un plazo frente La implementación del ECM
Crear los expedientes electrónicos con los respectivos componentes con las caracteristicas de un documento de OFICINA DE SISTEMAS DE LA orientadas a evitar o reducir el a los avances tecnológicos requirió su adaptación a los
16 tecnológicos que requiera la entidad. INFORMACION/ GRUPO DE GESTION
archivo /NTC-ISO 30300 y Características de un DOCUMENTAL riesgo de deterioro de los que requieran nuevos sistemas de información del
documento de archivo ISO 15489-1 documentos de archivo, programas para su lectura, insituto
preservando su integridad y mediante la evaluación del
estabilidad contenido del archivo y

El Instituto deberá ampliar la planta de

Personal del Instituto para realizar
nombramiento y/o contratación de
Determinar las competencias
Vincular el personal para el manejo de la gestión documental, funcionarios en cumplimiento Ley 1409 de Cumplir los requisitos para los Incorporar de las nomras de
"Por la cual se reglamenta el ejercicio SUBDIRECCION GESTION TALENTO especificas para los empleos
17 atendiendo las competencias específicas contempladas en la Resolución 2010,
profesional de la archivística, se dicta el código HUMANO-DIRECCION GESTION empleos que cumplen que tienen funciones de competencias laborales de
629 de 2018 de Función Pública CORPORATIVA funciones archivisticas gestión documental
de ética y otras disposiciones"; en su artículo archivistica
3, Tanto para la Sede Central, Regionales,
Establecimientos de Reclusión del Orden
Nacional

Solicitar ante la USPEC los recursos financiero

Incluir en el presupuesto de la entidad recursos para la infraestructura física para la infraestruvctura fisica de los archivos DIRECCION GENERAL /DIRECCION
18 requerida para la adecuada gestión documental. de gestión de la Sede Central , Regiosnlaes y GESTION CORPORATIVA USPEC
ERONES

publicar en la página web

previamente y por un periodo
de treinta (30) días s el
inventario de los documentos
que han cumplido su tiempo
El Instituto dará eliminación de documentos GRUPO DE GESTION Se debe cumplir con los de retención y que en
una vez sean aprobados los instrumentos DOCUMENTAL/COMITÉ tiempos de retención Cumplir con el procedimiento consecuencia pueden ser
19 Realizar la eliminación de documentos, aplicando criterios técnicos archivistivos TRD Y TVD en cumplimiento de INSTITUCIONAL DE GESTION Y documental estipulados en l de eliminación eliminados, de forma que los
los periodos de retención documental DESEMPEÑO TVD Y TRD ciudadanos puedan enviar sus
observaciones sobre este
proceso a los Consejos
Departamentales y Distritales
de Archivos o al Archivo
General de la Nación

Diseño e implementación
archivísticos
Mecanismos o controles
técnicos en los Sistemas de
de proyectos Preservar los documentos en
soporte digital Información para restringir el
acceso a los documentos en
entorno electrónico

Producir documentos electrónicos cuando la entidad lo considere OFICINA DE SISTEMAS DE LA Evaluar las acciones y Evaluar la Preservación del
20 conveniente, atendiendo los lineamientos y procedimientos establecidos INFORMACION/ GRUPO DE GESTION estándares aplicados a los entorno técnico que hace
por el Archivo General de la Nación DOCUMENTAL documentos durante su funcionar el sistema, Establecer, implementar,
Identificación de las series y sub-series gestión para garantizar su incluyendo sistemas operar, hacer seguimiento,
electrónicas por cada área y procesode la
Entidad preservación en el tiempo, operativos, software de revisar, mantener y mejorarla
independientemente de su aplicaciones original, seguridad de la información.
medio y forma de registro o controladores de medios,
almacenamiento. etc.
 Establece lasdirectrices para
Garantiza su autenticidad,
la creación, conservación y
Elaborar el Programa de Documentos integridad, fiabilidad y
Electronicos custodia de los documentos
generados en ambientes disponibilidad de los
documentos electronicos
electrónicos

Ciclo vital del expediente

21 electrónico

Adoptar lineamientos surgen

a partir del Decreto 1080 de
2015, Decreto Único
Reglamentario del Sector
Cultura, que en su Artículo
2.8.2.7.1. Aspectos que se
deben considerar para la Elementos del expediente
adecuada gestión de los electrónico
documentos electrónicos,
señala que “Es Estandarizar la producción Establecer un programa para
Crear la estructura del Expediente Electronico responsabilidadde las documental en entornos la gestión de documentos y
Contemplar los expedientes electrónicos de archivo en las Tablas de con las caracteristicas de un documento de OFICINA DE SISTEMAS DE LA Entidades Públicas cumplir electrónicos y facilitar la expedientes electrónicos y
archivo /NTC-ISO 30300 y Características de un INFORMACION/ GRUPO DE GESTION
Retención Documental de la entidad. DOCUMENTAL con los elementos interoperabilidad contemplar dichos
documento de archivo ISO 15489-1 esenciales tales como: independientemente de la componentes dentro de la
autenticidad, integridad, tecnología utilizada. Arquitectura de Información
inalterabilidad, fiabilidad, Definir Estructura del Indice
disponibilidad y conservación, Electronico
que garanticen que los
documentos electrónicos
mantienen su valor de
evidencia a lo largo del ciclo de
vida, incluyendo los Firma del índice electrónico
expedientes mixtos (híbridos),
digitales y electrónicos”

Definición de metadatos

Desarrollo del Sistema de Gestión Documental

Electrónica de Archivo -SGDEA.
Elaborar Lista de Chequeo SGDEA
Definir el modelo de requisitos de gestión para los documentos estandarización y formulación evolución tecnológica,
electrónicos de la entidad. de lineamientos para la normativa y procedimental, así
Elaboración y aplicación de instrumentos de OFICINA DE SISTEMAS DE LA Permitiera la captura o producción gestión de documentos como un positivo cambio de
22 evaluación INFORMACION/ GRUPO DE GESTION de documentos en un sistema electrónicos de archivo, actitud por parte de los
DOCUMENTAL documental electrónico. mediante la aplicación de las funcionarios frente al
Tecnologías de la Información aprendizaje de nuevas Elaborar documento MODELO DE
y las Comunicaciones. estrategias tecnológicas. REQUISITOSPARA LA GESTION DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO

Incluir el Pla Institucional de Capacitación del

INPEC, cursos, diplomados, programas
titulados convenio SENA

El plan de capacitación en gestión

documental contempla las
SUBDIRECCION GESTION TALENTO contenidos de capacitación en Todas las actividades de
implementar en la entidad un proceso de capacitación que actividades de capacitación Los
HUMANO/DIRECCION ESCUELA DE el plan se encuentran enmarcados capacitación serán evaluadas Realizar Convenios Realizar Curso Presenciales y/ vituales con
23 permita al servidor el conocimiento de los objetivos institucionales FOMRACION/GRUPO DE GESTION necesarias para la implementación en la implementación del para medir el impacto y la Interadminstartivos isntituciones educactivas
ligados a la actividad que ejecuta del Programa de Gestión
DOCUMENTAL Documental enmarcado en el Plan Programa de Gestión Documental. efectividad de lasmismas.
Institucional de Capacitación.

PE-PI-P11-F01 V01
 INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO
FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO CONTROL INTERNO

1.    No: hace referencia a el numero del hallazgo con el cual fue identificado por Control Interno.
2.    Datos del hallazgo: en este sector que lo integran tres columnas, hace referencia a todo el hallazgo.
3.    Proceso: se relaciona el nombre del proceso al cual pertenece el hallazgo identificado.
4.    Fecha del hallazgo: hace referecia a la fecha en que fue identificado el hallazgo producto de la auditoria.
5.    Descripcion del hallazgo: se relaciona el hallazgo producto de la auditoria, tal cual quedo plasmado en el
informe final.
6.   Corrección (tantas actividades como sean necesarias): hay hallazgos en los cuales ya no es posible hacer
corrección este campo podría ser opcional en la plataforma.
7.   Actividades de Corrección: son las actividades realizadas para eliminar o subsanar lo que no ha salido bien
en el menor tiempo posible.
8.   Responsable de corrección: definir una sola persona responsable por cada actividad la cual debe tener
usuario de la plataforma.
9.   Fecha de Compromiso: definir la fecha en la cual se va a cumplir la correccion.
10.   Análisis de Causas: método basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto
que generan un problema en particular.
11.   5 Porqués : en la plataforma se debe incluir minimo tres porqués, para ubicar la causa raiz del hallazgo.
12.   Plan de accion (Acciones correctivas): hace referencia a la acción tomada para eliminar las causas de
una no conformidad detectada o real. Por consiguiente, las acciones correctivas se implantan para solucionar
la/s causa/s de una no conformidad que ya se ha dado y así evitar que vuelva a repetirse.
13.   Actividades de plan de acción: hace referencia a las acciones tomadas para eliminar las causas
detectadas de acuerdo al analisis de los 5 porqués.
14.   Responsable actividad: definir una sola persona responsable por cada actividad la cual debe tener usuario
de la plataforma.
15.   Fecha de Compromiso: definir la fecha en la cual se va a cumplir la actividad.
TO
OL INTERNO

por Control Interno.

referencia a todo el hallazgo.
go identificado.
hallazgo producto de la auditoria.
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