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Proyecto de Grado - Gaby
Proyecto de Grado - Gaby
Tutor
Sede Cúcuta
2019
AUDITORÍA DE COMUNICACIÓN INTERNA
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TABLA DE CONTENIDO
Introducción……………………………………………………………………………4
1. Problema……………………………………………………………………….5
1.1 Título………………………………………………………………………5
1.2 Descripción de problema…………………………………………………..5
1.3 Pregunta problema…………………………………………………………6
1.4 Objetivos…………………………………………………………………..6
1.5 Justificación………………………………………………………………7
2. Marco de referencia…………………………………………………………….8
2.1 Antecedentes………………………………………………………………..8
2.2 Marco teórico……………………………………………………………….20
2.2.1 Comunicación ……………………………………………………21
2.2.2 Comunicación organizacional………………………………………23
2.2.3 Comunicación interna ………………………………………………26
2.2.4 Auditoria……………………………………………………………29
2.2.5 Público ………………………………………………………………30
2.2.6 Mapeo de comunicación …………………………………………….32
2.3 Marco contextual ……………………………………………………………34
3. Metodología …………………………………………………………………….37
3.1 Modalidad …………………………………………………………………..37
3.2 Enfoque ……………………………………………………………………..37
3.3 Diseño y tipo de investigación ………………………………………………38
3.4 Población y muestra …………………………………………………………38
3.4.1 población …………………………………………………………….38
3.4.2 muestra ………………………………………………………………39
AUDITORÍA DE COMUNICACIÓN INTERNA
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TABLA DE FIGURAS
INTRODUCCIÓN
Ahora bien, es cierto que las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC)
facilitan optimizar el nivel y la calidad de vida de la población, de manera especial puesto
que a través de la red global (Internet) los usuarios pueden ser más competentes al mejorar
sus capacidades personales y profesionales, al acceder a mayores oportunidades de
formación y preparación profesional. En tal sentido Internet, la globalización y el Siglo XXI
han generado nuevos escenarios de interacción digital, en línea, que generan puntos de
encuentro en los cuales personas con diferentes características culturales, perfiles
profesionales, gustos, hobbies, trabajos y demás, convergen a través de espacios en común.
Sin embargo, existen escenarios en los cuales la comunicación tradicional continua siendo
una parte importante de los procesos de transmisión de información. Otras entidades optan
por generar procesos comunicativos híbridos, los cuales combinan elementos tradicionales y
actuales, utilizando y adaptando las herramientas que mejor se complementen en los espacios
organizacionales, sean estos académicos o de índole laboral.
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Resulta necesario señalar que en las organizaciones, la información es uno de los recursos
más importantes para alinear procesos, poner en común ideas, avances y lineamientos, y es
aquí donde las herramientas comunicativas juegan un papel relevante como mecanismos o
medios de difusión.
En esta investigación encontramos documentos pertinentes y que son de gran ayuda para
realizar el proyecto de auditoría de comunicación interna, entre estos se encuentran
antecedentes como: Auditoría de Comunicación Interna: Una aproximación conceptual y
metodológica (1999); y Auditar la comunicación, un paso adelante en la evaluación de
intangibles (2017), los cuales sirvieron como base para el desarrollo temático de esta
investigación, de esta manera, se busca observar cómo es la comunicación interna dentro
del programa de Comunicación Social, mirar sus canales, y el flujo comunicativo de sus
grupos internos (Lo cual se relaciona con los estudiantes, administrativos, docentes y
egresados del programa).
1. PROBLEMA
1.1 Título.
En la actualidad, la sociedad junto con sus diferentes ámbitos gira entorno a los avances de
la tecnología, la información y la comunicación. El uso de estas nuevas herramientas TIC,
ha generado procesos comunicativos de mayor complejidad, que se han insertado en la
cotidianidad y en el estilo de vida de las personas para generar una comunicación asertiva,
de tal forma, que las nuevas tecnologías han logrado consolidar un poder relevante en la
esfera social publica y así mismo en las entidades organizacionales.
Desde una postura integral corporativa, el programa debe contar con un plan estratégico de
comunicación sólido, de manera especial, si se vislumbra el reconocimiento obtenido
recientemente por el mismo, frente al logró de la acreditación de alta calidad. Razón por la
cual el presente proyecto busca reconocer la realidad frente a la forma en que se encuentra
la comunicación interna del programa, los elementos con los cuales cuenta, y aquellos de
los que carece o le hacen falta para realizar una gestión efectiva de la comunicación con su
público interno objetivo, al realizar una auditoría de comunicación interna a través de la
cual se realizará una revisión de la eficacia de los canales y soportes con los cuales cuenta
el respectivo programa.
1.4 objetivos.
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● Objetivo General.
Evaluar la comunicación interna del programa de Comunicación Social a partir del
análisis de sus medios estratégicos de comunicación en los distintos niveles y flujos
comunicativos del público interno.
● Objetivos específicos.
▪ Identificar los medios estratégicos de comunicación interna que utiliza el programa
Comunicación Social.
▪ Describir los canales y flujos de comunicación interna del programa de
Comunicación Social a partir de su público interno (directivos, administrativos,
docentes, estudiantes y egresados)
▪ Determinar la eficacia de los canales y soportes de comunicación interna en el
programa de Comunicación Social.
1.5 Justificación
Estas herramientas informan con mayor inmediatez los hechos que suceden dentro y fuera
de las organizaciones o instituciones; las herramientas de comunicación son fundamentales
para establecer vínculos y relaciones de aprendizaje tanto en las diferentes facultades,
departamentos, así como entre los miembros de estas. Estos procesos de comunicación por
tanto, permiten la gestión interna de las acciones que deben desarrollarse diariamente al
interior de las organizaciones para garantizar su buen funcionamiento.
El motivo para desarrollar esta investigación se centra en poder analizar el plan estratégico
de comunicación que tiene el programa de C.S, al analizar de manera detallada cada una de
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las herramientas que usa el programa con el fin de obtener un análisis concreto de sus
medios estratégicos de comunicación en los distintos niveles y flujos comunicativos del
público interno.
Por otra parte, la pertinencia del proyecto a nivel institucional, deriva de la importancia de
la identificación de los resultados, y del desarrollo del mismo, como insumo para futuros
proyectos académicos de investigación orientados a la elaboración y ejecución de
estrategias de comunicación, acciones que permitirán optimizar la comunicación interna del
programa de Comunicación Social en la Universidad.
2. Marco de referencia.
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2.1 Antecedentes.
➢ Internacionales
Motivo por el cual se elaboraron dos tipos de instrumentos de acuerdo con cada estrato;
ambos presentaban preguntas abiertas, semiabiertas y cerradas con el fin de obtener la
mayor cantidad de información precisa.
Resultado de la investigación, se reconoce la necesidad de comprender la comunicación
interna como fuente de “procesos sistémicos, multidireccionales, eficientes, eficaces y
coherentes” (p. 125), el cual facilita generar un diagnostico organizacional interno al partir
del reconocimiento de las necesidades y potencialidades de las estrategias de comunicación
de acuerdo a los canales, medios o herramientas de comunicación utilizadas por la
organización.
Como conclusión, se encontró que resulta necesario reconocer los vínculos causa –
efecto al interior de una organización para mejorar la efectividad y satisfacción de los
públicos internos, externos y stakeholders, de allí que es necesario generar procesos de
supervisión y designar responsables, quienes propicien la identificación, definición y
reestructuración de los procesos de comunicación interna.
Por otra parte, Herranz, Tapia y Lázaro (2009) elaboraron en Europa, la investigación
titulada “La comunicación interna en la universidad. Investigar para conocer a nuestros
públicos”, cuyos objetivos se centraron en: “Analizar y ponderar la imagen de la
Universidad Europea Miguel de Cervantes; Valorar el grado de información en sentido
descendente que los estudiantes dicen poseer; y Analizar las herramientas de comunicación
usadas en esta universidad y su grafo de eficacia” (p. 263).
Con una metodología cuantitativa en la cual se utilizó como principal instrumentos para
la recolección de información la encuesta estructurada. Cuestionario que contó con 101
preguntas, abiertas y cerradas, relacionas con elementos de conocimiento de existencia,
frecuencia, uso, preferencia y opinión. Para esto se utilizó el muestreo por cuotas, contando
con una muestra de 198 sujetos, de una población total compuesta por 1702 miembros de la
comunidad educativa.
Resultado del ejercicio de investigación el análisis de la comunicación interna, considera
el estado de la comunicación, a partir del grado de comunicación entre estudiantes frente a
la información que recepcionan en lo que respecta a los servicios universitarios
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(Comunicación interna horizontal); y desde la manera en que estos perciben que son
escuchados por otros colectivos (Rectores, decanos, docentes, tutores, secretarias)
(Comunicación en sentido ascendente).
“Respecto de los canales de información más usados y valorados, hay que mencionar en
primer lugar que, dependiendo de su naturaleza y ubicación, unos tienen utilidad para cierto
tipo de información y otros razonablemente se usan para fines bien distintos. En ese
contexto hay que mencionar, en primer lugar, los canales de información cuyo soporte
físico se encuentra en lugares de interrelación de los diferentes colectivos universitarios
-pantallas informativas de televisión, portal web, carteles, tablón de anuncios–, que
naturalmente serán aptos para cierto tipo de información, en concreto aquella que puedan
compartir los grupos antes mencionados. Del mismo modo, existen otros canales – correo
electrónico, reuniones–, especialmente los relacionados con las tecnologías de la
información, donde la privacidad y la particularidad de la información son elementos
distintivos” (p. 266).
Para finalizar, los autores afirman que si bien existe una percepción positiva por parte de
los estudiantes sobre la imagen de la universidad, su implicación y compromiso con la
misma no es lo suficientemente alta para transmitir y proyectar esa imagen a externos. De
allí que resulta necesario reforzar el sentido de pertenencia. Por otra parte, en lo respectivo
a la utilización de medios, se encontró que existe un proceso de hibridación, en la cual
dependiendo del mensaje a transmitir se utilizan medios físicos o digitales.
De allí que el autor concluye que “mientras que la CI que se mueve a través de las
relaciones interpersonales como el Correo Electrónico, la Intranet y los métodos informales
ha sido considerada como frecuente, habitual y bidireccional en los 3 colectivos, la CI a
través del Tablón de anuncios o el Buzón de sugerencias son poco o nada frecuentes, que
coincide con el hecho de ser canales que no se mueven a través de relaciones
interpersonales. Otros canales como los documentos en papel y el teléfono (considerados
como opción habitual sobre todo para el PAS) y los actos formales no son demasiado
habituales” (p. 14).
● Nacionales
2.2.1 Comunicación.
Cabe agregar que para Capriotti (2009) en la comunicación organizacional existen tres
niveles de comunicación organizacional para relacionarse con los diferentes públicos,
estos se reconocen como: 1. comunicación masiva, 2. relaciones interpersonales y 3.
experiencias personales. En lo que respecta al nivel de comunicación masiva, en este nivel
los públicos objetivos se enteran de la información más relevante concerniente a la
organización, esta información puede ser recibida a través de noticias o mensajes
comerciales.
Por otra parte, en las relaciones interpersonales se analiza el actuar de las personas en
su cotidianidad mirando cómo el individuo percibe el mundo que le rodea, y por último se
encuentra el nivel de las experiencias personales, a través del cual los públicos obtienen
contacto directo de las organizaciones al partir de las experiencias previas, vividas por los
individuos que entran en contacto con la organización, quienes no solo interactúan con una
única entidad, sino que en su vida han interactuado con varias.
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Para hablar sobre Comunicación interna es necesario referirse a los mensajes, estrategias
o acciones que se utilizan para generar procesos de información e interacción con los
públicos internos (directivos, administrativos y demás colaboradores). La necesidad de
coordinar un proceso organizado y efectivo de las comunicaciones internas surge como una
manera de gestionar la información que conlleva al conocimiento de los procesos internos,
el relacionamiento, la puesta de metas en común y el diseño, elaboración y ejecución de
estrategias en pro de la organización.
Bermúdez (206) cita a Jiménez García (S. F.) para quien la Comunicación interna se
define como un “recurso gerencial en orden a alcanzar los objetivos corporativos,
culturales, organizativos, funcionales, estratégicos y comportamentales de la empresa. No
es un fin sino un medio y una herramienta insustituible para desarrollar las nuevas
competencias, que supone el nuevo contrato psicológico que hoy vincula a los hombres con
las organizaciones” (p. 7).
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En tal sentido, es necesario reconocer que al interior de las organizaciones se efectúan dos
formas de comunicación, las cuales se reconocen como comunicación formal e informal.
Ongallo (2007) por su parte, asegura que una organización solo posee una buena
comunicación interna si conoce la importancia de ella, y su impacto en el funcionamiento
de las áreas de la organización. En tal sentido reconocer las herramientas de comunicación
interna y su correcta aplicación según la circunstancia, facilita la organización e innovación
mediante el uso de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (Desde las
formas de comunicación descendente, ascendente y horizontal).
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Tipos de comunicación
Comunicación Comunicación Comunicación Comunicación
ascendente descendente horizontal transversal
Parte de los Parte de la Se basa en el Atraviesa
colaboradores o autoridad intercambio de todas las
empleados hacia el tradicional, es mensajes entre instancias y flujos
líder de la decir, del líder el líder y los (ascendente,
organización. superior de la empleados o descendente y
organización hacia colaboradores horizontal) de la
Permite dar los empleados. por igual dentro organización sin
opiniones, proponer de la la distinción de
planes y acciones Tiene en organización niveles
administrativas, cuenta los niveles con el fin de jerárquicos.
favoreciendo un clima de inferioridad afianzar el
laboral agradable y de trabajo en Suele
confianza, lo cual Comunicación equipo entre los observarse en
favorece el buen vertical en la cual grupos al buscar organizaciones
funcionamiento de la se cumplen las mejorar la modernas,
organización órdenes y tareas agrupación de descentralizadas
asignadas por el los diferentes y flexibles, con
Facilita que los jefe sin cuestionar departamentos una gestión más
colaboradores perciban o participar en la de la participativa e
mejor el interés de los proposición de organización integrada.
superiores opiniones. para dar
cumplimiento a Incentiva la
En las los objetivos y participación de
organizaciones con una principios los colaboradores
estructura jerárquica de corporativos. en diferentes
comunicación áreas de la
tradicional, es difícil de organización.
implementar.
Fuente: Elaboración propia a partir de Runa (2017) Flujos y tipos de comunicación
organizacional.
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“A) Que los Empleados confíen en los directivos, no sólo a nivel de relaciones laborales,
sino que los consideren como interlocutores válidos para intercambiar la información
necesaria para llevar adelante las tareas que se tengan que realizar.
C) Que los empleados tengan la creencia de que sus opiniones serán escuchadas. Si el
personal considera que sus comentarios o sugerencias serán tenidas en cuenta por la
Dirección, se generará una corriente de comunicación “hacia arriba” y una mayor
participación” (Capriotti, 1998, p. 3).
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Lograr que la eficacia de las comunicaciones internas sea positiva repercutirá de manera
positiva en la competitividad, la productividad y la imagen de la entidad corporativa,
favoreciendo de manera interna la circulación de información, difusión de mensajes,
coordinación de tareas y esfuerzos, el trabajo en equipo, la solidaridad, entre otros
elementos que favorecen el clima laboral y las relaciones organizacionales.
Por otra parte, Capriotti (1998) también señala que toda comunicación interna debe contar
con una serie de objetivos que faciliten los flujos de información, los cuales se presentan a
continuación.
Para Tello (2012), “las auditorias en comunicación no deben ser consideradas con el
criterio de una evaluación de pasar o desaprobar, donde el temor de no pasar el control
inhibe y paraliza toda acción” (Tello, 2012, en: (Cepeda, 2017, p. 49)), de tal manera que la
tendencia actual se encuentra en la búsqueda de fortalezas, oportunidades, debilidades y
riesgos que toda empresa tiene, con el fin de potenciar los aspectos positivos al trabajar
sobre los elementos que no cumplen con los requisitos mínimos.
Motivo por el cual la auditoria no sólo examina las comunicaciones formales o informales,
sino que el autor las presenta como una oportunidad para mejorar de manera eficaz las
relaciones entre el personal, elevar la motivación, construir protocolos de acción y
seguimiento, y facilitar la toma de decisiones asertivas. Lo cual conlleva a consolidar los
rasgos más fuertes de la organización y corregir aquello que no se ejecuta de manera
idónea. “También, se pueden incorporar nuevas formas y/o modalidades de comunicación,
siempre y cuando no se sature a los trabajadores” (p. 49).
2.2.5 Públicos.
organización, y como las entidades corporativas establecen o generan lazos con sus
diferentes públicos.
Ahora bien, no todos los públicos generan una relación organización – individuo a partir de
un mismo interés, son diferentes los vínculos o relaciones que se establecen entre una
entidad y sus públicos, de allí que se utiliza el concepto de Stakeholders, la teoría de los
stakeholders se ha implementado en la comunicación organizacional y en las relaciones
públicas. En tal sentido, este concepto se asocia con los grupos de conducta comunicativa
latente.
De allí que Capriotti (2009), cita a Freeman (1984); y a Freeman y Mcvea (2001) para
señalar que “dentro de una organización los stakeholders pueden ser definidos como
grupos o individuo que puede generar o alterar la obtención de los objetivos de una
organización” (Capriotti 2009, p. 73).
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Otros teóricos como Post et al (2002) afirman que “las organizaciones y sus stakeholders
tienen interese en común, y también hay intereses similares entre los miembros de cada
público” (Capriotti, 2009, p. 73). Intereses en común que surgen de la relación continua o
permanente entre las personas y una entidad corporativa. De este modo Capriotti (2009)
diseña, elabora y ejemplifica mediante una ilustración, la relación entre una entidad y sus
diferentes stakeholders, o públicos de interés.
Fuentes (1999) cita a Costa, J. (1999) quien manifiesta que “el entorno de una organización
es un campo de fuerzas, un campo de tensiones concurrentes, favorables o adversas, que
requiere, en primer lugar, identificarlas y, acto seguido, elaborar y aplicar estrategias y
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Por tanto, resulta relevante identificar el entorno en el cual se realiza la investigación, para
ello, es necesario emplear dos metodologías complementarias que permiten delimitar y
caracterizar este espacio donde la organización se estructura. Un segundo paso, comprende
la realización del mapa de medios, el cual se segmenta de la misma forma que el mapa de
públicos – destino. Este tipo de mapa permite evidenciar con cuales medios cuenta la
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Marco contextual.
Cúcuta, capital de Norte de Santander, es conocida como una zona fronteriza, al ubicarse
geográficamente en una zona cercana a Venezuela, debido a su cercanía con San Antonio y
Ureña. Ahora bien, esta es una ciudad multicultural, la cual resalta por diferentes aspectos
que la caracterizan.
En tal sentido como zona urbana, presta un servicio educativo importante a la región,
muestra de ello, son las 12 universidades que se ubican en la ciudad, y llevan varios años
apostándole a la educación superior y a la formación de profesionales íntegros, capaces de
contribuir al desarrollo y al crecimiento local, regional, departamental y nacional del país.
bachilleres de la localidad que, por diversas causas, sobre todo económicas, no pueden
seguir estudios en otras ciudades del país y estrechar vínculos de solidaridad” (p. 4).
En la actualidad el objetivo retador de la institución se concentra en “Ser reconocidos
nacionalmente como una institución de Educación Superior por la calidad en la formación de
profesionales y el compromiso de mejoramiento continuo en búsqueda de la excelencia de sus
procesos de docencia, investigación y proyección social” (Portal Web, UFPS).
3. Método
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3.1 Modalidad
3.2 Enfoque
3.4.3 Muestra
Una muestra es una parte del universo o población, seleccionados para ser estudiados por
quienes requieren conocer datos para una investigación, estas muestras facilitan deducir las
propiedades del total del conjunto.
Los métodos mixtos utilizan estrategias de muestreo que combinan muestras probabilísticas
y muestras propositivas (CUAN y CUAL). Normalmente la muestra pretende lograr un
balance entre la “saturación de categorías” y la “representatividad”. La estrategia depende
de varios factores, entre los que destaca el diseño específico seleccionado.
el muestreo que se utilizará para esta investigación será estratificado que significa
segmentar la población de interés en estratos y luego seleccionar subgrupo para ser
estudiados.
La población tomada de los 500 estudiantes del programa Comunicación Social, se
determinará a partir de la fórmula de cálculo finito. n=(N*Z_α^2*p*q)/(e^2*(N-
1)+Z_α^2*p*q)
Tabla 1. Cálculo de la muestra finita
N 500
Z 3.000%
P 5.OO%
Q 50.00%
E 3.00%
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N 166.89
Variable Descripción
Conocimiento Apropiación del Plan Estratégico de la
organización (Misión, visión, políticas,
objetivos)
Entendimiento Conocimiento de la responsabilidad y el rol
dentro de la organización.
Trabajar juntamente con las áreas, conociendo
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3.7. Instrumentos
En esta investigación los instrumentos que se aplicara para obtener resultados son el
cuestionario, la observación no participativa y la entrevista
3.7.2 Observación no participativa: Yuni & Urbano, Señala esta técnica de observación
en la investigación social, donde el observador no participa, y este adopta una clara
posición para no involucrarse con la situación que observa; es decir, adopta un rol de
espectador. “Por ello, la observación no participante es más efectiva cuando se estudian
situaciones o hechos sociales que suceden en “escenarios públicos”, ya que en esos
contextos el investigador puede desplegar toda su atención en el acto de observar; pues su
presencia no modificará la ocurrencia de aquello que desea investigar”. (p,420)
Lozano Cárdenas.
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Tiempo 10 a 15 Minutos
Bibliografía
García, J., Ruiz, A., & Ventura, R. (1999). La auditoría de comunicación interna: Una
aproximación conceptual y metodológica. Revista latina de comunicación
social, 18(6). Obtenida
de: https://mdc.ulpgc.es/utils/getfile/collection/rldcs/id/243/filename/176.pdf
Tamborino M.; M. G.; & González B. (2008). Auditoría interna medioambiental basada en
la gestión del riesgo corporativo: un caso de estudio. Revista Universo Contábil, 4(2),
105-126. Obtenido de: https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=1170/117016816008