LECCI ÓN 3 -Estructurando Proyectos Corporativamente (OBS x EPS)

Esta lección describe cómo definir una EOE – Estructura Organizacional de

Emprendimiento (OBS – Organizacional Breakdown Structure) y una EAE –
Estructura Analítica de Emprendimiento (EPS – Enterprise Project Structure). Al
completar esta lección, el alumno será capaz de:
  Definir una EOE (OBS)
  Visualizar y modificar una EAE (EPS)

La Estructura Organizacional de Emprendimiento – EOE (OBS – Organizacional

Breakdown Structure) es el arreglo jerárquico de la estructura gerencial de la
empresa. Puede ser representada por los individuos o por las funciones que
componen sus niveles gerenciales.
  Cada nivel de OBS está asociado a uno o más nodos de la EPS.
  Cada nivel de la OBS está también asociado a uno o más niveles de la
EAP (WBS), siendo responsable por todo el trabajo incluido en el item de la
WBS correspondiente.
  Es por medio de la OBS que se realiza o controla el acceso a las
informaciones del proyecto y/o WBS. Para que un usuario de P6 tenga acceso
a un proyecto y/o WBS, debe tener permiso de acceso al nivel de la OBS al
cual pertenece el proyecto y/o WBS.
  Además de los controles de acceso del usuario a los proyectos y/o
WBS pertenecientes a un determinado nivel de la OBS, también es posible
limitar el tipo de acción del usuario dentro del alcance de sus
responsabilidades.
  Permite una utilización en grandes proyectos, envolviendo a muchos
gerentes de proyectos con diferentes áreas de responsabilidades.
  Puede ser creado y/o editado en cualquier momento.

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Vamos a crear una OBS para una empresa ficticia Hidra Participaciones, que nos
ayudará en lo aprendido de P6, durante lo transcurrido del curso:

- Seleccione el nivel existente en la OBS “Hidra”.

- Haga clic en la palabra “Hidra” para entrar en el modo de edición y altérelo
como: “Hidra Participaciones”.
En“División: Inversiones – Iván Teixeira”.
-
la barra de comandos, presione Add y digite el ID de la nueva OBS
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La OBS deberá poseer como mínimo un nivel.
 - Cuando la EOE no está en el nivel correcto, clique las flechas , para
mover la OBS hacia el nivel correcto.
- En la guía General es posible hacer una descripción de ese nivel de la
estructura.
- La guía Users lista los usuarios que tienen acceso a este nivel. No llenar
La guía Responsability lista los proyectos y/o WBS que están designados
-
para este nivel
Aumentar los demás niveles de la estructura Hidra, tal como se describe a
continuación:

Nivel Nombre de la OBS

1 Hidra Participaciones
1.1 División: Inversiones – Iván Texeira
1.1.1 Gerente de Montajes – Tomás Moreira
1.1.1.1 Coord. Sist. Automatizados – Anderson Meneses
1.1.1.2 Coord. Transportadores – Margarita Frías
1.1.2 Gerente de Construcciones – Linda Honorato
1.1.2.1 Coord. Construcciones – Joel Nogueira
1.2 División: Productos Manufacturados – Tadeo Costa
1.2.1 Samuel Travesso
1.2.1.1 Jaime Camargo
1.2.1.2 Paulo Souza
1.2.2 Oscar Freire
1.3 División: Energía
1.3.1 Director
1.3.1.1 Gerente de Sistemas de Tratamiento de Agua
1.3.1.1.1 Ingeniero Sanitario
1.3.1.2 Gerente de Telefonía y Aire Acondicionado
1.3.1.2.1 Ingeniero de Utilidades
1.4 División: Administrativa
 Visualizando el resultado de la inclusión de la OBS

3.1.1. Visualizando la OBS en forma de Organigrama

Para visualizar la OBS creada en forma de organigrama:

Presione la barra de opciones de la ventana de la OBS y seleccione la opción
Chart View.
 Presione los botones (+) o (–), para expandir o cerrar los diferentes niveles de la
OBS.
De un doble clic sobre cualquier caja para obtener un zoom mayor. De un doble
clic afuera de las cajas para obtener un zoom menor.
Presione Close para cerrar la ventana.

Nota: Para alterar el número máximo de niveles de la OBS, en la barra de menú

seleccione Admin, Admin Preferentes, Data Limits (Default = 20 / máximo = 25).
Mantener el valor 20.

3.1.2. Explorando el Menú de la Barra de Opciones de la OBS

Para visualizar las opciones, presione la barra de opciones de la ventana de la OBS:

 Modo: Chart View

Alterna visualización a
modo tabla

Localiza un nivel de la
OBS por la descripción

Imprime la OBS

Permite que los niveles

inferiores del OBS
seleccionada sean
alineados en forma
horizontal o vertical
Permite que los niveles
inferiores del OBS
seleccionados sean
alineados a la izquierda,
derecha o centro (solo
para arreglos en forma
horizontal)

Permite configurar la caja

del organigrama (Ancho, Control de zoom
alto y 4 campos disponibles)
o padrón
 Modo: Table View

Permite visualización padrón

(nombre OBS) y columna Users
(usuarios)

Permite configurar la línea del OBS

(tipo de letra, color del fondo de la
pantalla, altura de línea y mostrar
íconos)

El objetivo de la EPS es permitir la gerencia de múltiples proyectos. Se caracteriza

por ser una estructura jerárquica que relaciona los diversos proyectos en una posición
relativa de cada uno en la empresa. Al crear esta estructura analítica se determina el
nivel de sumarización en el cual el proyecto está insertado.
Beneficios:
  La gerencia de cada proyecto se realiza separadamente, permitiendo así la
suma de datos y su transporte y/o la visualización en niveles estructurales más
altos.
  Cambiar la posición relativa de los proyectos, por medio del movimiento de
los nodos de la EPS a niveles más bajos o más altos, dependiendo del enfoque
del análisis y la jerarquía, facilitando el análisis por los Gerentes.
  Los recursos pertenecen a la EPS, más son colocados dentro de los
proyectos. De esta forma es posible obtener relaciones de todos los recursos
colocados en un proyecto específico o todos los proyectos en los que un
determinado recurso está asignado. Permite también sumarizaciones para fines
gerenciales.
 3.2.1. Visualizando una EPS
Una EPS representa una estructura jerárquica de los proyectos y permite colocar
subdivisiones de informaciones en la empresa.
Visualizando una EPS:
En la barra de menú, seleccione Enterprise, Enterprise Project Structure.

Nota: Para alterar el número máximo de niveles de la EPS, en la barra de menú

seleccione Admin, Admin Preferences, Data Limits (Default = 20 / máximo = 50).
Mantener el valor 20.

Agregando nuevos niveles en una EPS. Vamos a crear una EPS para la empresa
Hidra de nuestro programa:
Seleccione un nivel (nodo) existente en la (EPS) <Modelos>
o Nota: El nodo Modelos ya existe en la (EPS), porque contiene modelos
de proyectos que serán utilizados más adelante en el curso
  En la barra de comandos, presione <Add>
  Ingrese el ID de la nueva EPS <Hidra>
  Ingrese el nombre de la nueva EPS <Hidra Participaciones>
 
 Clique en la flecha y en seguida en la flecha
para mover la EPS Hidra
hacia el tope de la estructura
Seleccione el Gerente
Responsable (Responsible
Manager)<Estándar>

o Nota: Es necesario asignar siempre un responsable para cada nivel

de la EPS. Si no fuese seleccionado ninguno, el programa adoptará como
estándar a quien está en la raíz de la OBS.

Agregar los demás niveles de estructura de Hidra, conforme sigue:

Nivel EPS ID EPS Name Responsable Manager

1 Hidra Hidra Participaciones Hidra Participaciones

1.1 Inversiones Nuevos Emprendimientos & Hidra Participaciones
Expansiones
1.1.1 Montajes Líneas de Montaje Hidra Participaciones
1.1.2 Construcciones Construcción civil & Utilidades Hidra Participaciones
1.2 Producción División de Manufacturas
División: Productos
Manufacturados – Tadeo Costa
1.2.1 Electrónicos Productos Electrónicos Samuel Travesso
1.2.2 Hidráulicos Sistemas Hidráulicos Oscar Freire
1.3 Energía División de Gerencia de Energía División: Energía
1.3.1 Río Verde Termoeléctrica de Río Verde Director

2 Modelos Modelos de Proyectos Hidra Participaciones

2.1 Montaje Modelos de Construcción Civil & Hidra Participaciones
Utilidades
2.2 Construcción Modelos de Líneas de Montaje Hidra Participaciones
 Visualizando el resultado de la inclusión de la EPS:

Notas: La EPS Modelos, presenta inicialmente una estructura, ésta debe ser
mantenida en la estructura final.
El campo Responsible Manager debe ser alterado por la guía Details, no es
posible alterarlo utilizando una tabla.
 3.2.2. Visualizando una EPS en Forma de Organigrama
Para visualizar una EPS creada en forma de organigrama:
Presione la barra de opciones de la ventana de la EPS y seleccione la opción
Chart View.

Presione los botones (+) o (-) para expandir o contraer los diferentes niveles de
la EPS.
Haga doble clic sobre cualquier caja para obtener un zoom mayor. Haga doble
clic afuera de las cajas para obtener un zoom menor.
Presione Close para cerrar la ventana.
3.2.3. Explorando el Menú de la Barra de Opciones de la EPS
Para visualizar el menú, presione la barra de opciones de la ventana de la EPS:

Modo: Chart View

Details: Muestra/Oculta las carpetas de detalles (ID/Name/Responsible).

Table View: Alterna la visualización al modo de tabla. Find Ctrl+F:
Localiza un nivel de la EPS por la descripción. Print Preview: Imprime la
EPS.
Arrange Children: Permite que los niveles inferiores de la EPS seleccionada
sean ordenados de manera horizontal o vertical.
Align Children: Permite que los nodos inferiores de la EPS seleccionada sean
ordenados hacia la izquierda, derecha o centro (sólo para arreglos en forma
horizontal).
Chart Box Template: Permite configurar la caja del nodo de la EPS (largo, alto
y 213 campos disponibles) o de la OBS (Padrón).
Chart Font and Colors…: Permite configurar la EPS (letra, color de fondo de la
pantalla, color de la caja).
Control de zoom: más, menos, mejor arreglo.
Modo: Table View

Chart View: Alterna la visualización hacia el modo de organigrama.

Columns: Permite visualizar la columna Nombre de la EPS y la columna
Responsible Manager.
Table Font and Row…: Permite configurar una línea de la EPS (letra, color de
fondo de la pantalla, altura de la línea y mostrar íconos).