¿Cómo es posible que, siendo nuestro tiempo limitado, nuestras tareas no se acaben nunca?

Si vuestro tiempo es limitado, parece lógico que tratemos de aprovecharlo al máximo.

Tiene sentido que queramos aprender a gestionar nuestro tiempo de manera óptima y
eficaz. Si, por otro lado, nuestras tareas pendientes son infinitas, parece obvio que por
nuestra propia salud mental y nuestro bienestar debamos aprender a gestionar nuestras
tareas infinitas, para optimizar nuestro tiempo finito. Aprender qué son las tareas, cómo
enunciarlas, cómo usarlas en tu beneficio para que te sirvan de guía, saber categorizarlas,
definirlas, expresarlas y asignarles una duración determinada, es clave para una gestión del
tiempo sobresaliente. Las tareas son la parte más pequeña en el flujo de trabajo. Una tarea
es una cosa que hacer, que quiero hacer, debo hacer o podría hacer. Trata de escribir tus
tareas como acciones concisas, tal y como explica David Allen, el gurú de la gestión de
tareas. Por ejemplo, en lugar de escribir "buscar fontanero", mejor escribe algo del tipo
"llamar a los tres fontaneros con mejores reseñas en Yelp". O, en lugar de "empezar un
estudio para Begoña", mucho mejor enunciarlo "recopilar y filtrar la información relevante
sobre X y Z, para entregársela a Begoña". Vamos a ponerlo más fácil. Cuando tengas que
hacer una tarea, hazte la siguiente pregunta: ¿Si quiero completar esta tarea, qué es lo
primero que debo hacer? Y ahí lo tienes. Ese es tu primer paso, y es precisamente tu nueva
tarea, tal y como has de enunciarla. Imagínate que tu tarea es entregar informe trimestral.
Tras hacerte la pregunta "¿si quiero completar esta tarea, qué es lo primero que debo
hacer?", quizá tu tarea sea algo del tipo: "pedirle los datos del último mes a Paco, y darle
formato". Una vez que le hayas dado formato a los datos que te ha dado Paco, vuelve a
preguntarte lo mismo: ¿si quiero completar esta tarea, qué es lo primero que debo hacer?
Quizá algo del tipo: "decidir cuáles serán los dos métodos de análisis para comparar
resultados y aplicarlos". Y, tras eso, quizá la otra tarea podría ser: "limitar la extensión de
las conclusiones a no más de 200 caracteres para que sea comprensible". Creo que ya lo vas
pillando. Al enunciar tus tareas como acciones, no solo estás proporcionando indicaciones
claras sobre qué es exactamente lo que tienes que hacer en cada momento, sino que además
puedes identificar tus tareas como las partes más pequeñas en las que se dividen otras tareas
mayores. Para facilitar la clasificación de nuestras tareas, propongo diferenciar las tareas
atendiendo a la naturaleza de su ejecución. Si son acciones sostenidas durante un tiempo,
las llamaremos "actividades*. Sin son acciones, con cuya ejecución obtenemos un
resultado, las llamaremos "productos". Por ejemplo, meditar durante 20 minutos, leer
durante media hora o hacer 45 minutos de cardio son actividades. Entregar tres
presupuestos completos, llamar a la delegación de Buenos Aires o escribir un artículo sobre
los usos y costumbres de la almeja atlántica son productos. La psicología nos explica que
cuando sentimos la obligación de entregar un producto, un resultado determinado,
tendemos a ver la tarea como algo engorroso, generando cierto rechazo y ansiedad, por lo
que en muchas ocasiones solemos evitar ponernos con ella, ideando mil maneras para
retrasar su ejecución. Esto es lo que se conoce como procrastinación. Un método efectivo
para evitar esa leve sensación de ansiedad o rechazo, y la procrastinación que lleva
emparejada, es convertir las tareas tipo producto en tareas tipo actividades. La manera más
simple es acotar la tarea en el tiempo, sin la obligación de haber acabado la tarea una vez
finalice ese tiempo que hemos decidido dedicarle. Por ejemplo, la tarea "elaborar los
presupuestos del 2017", que es un producto, puede enunciarse como: "dedicar 50 minutos a
la elaboración de los presupuestos del 2017", y, así, se convierte en una actividad. Lo que
importa en este caso no es que finalices los presupuestos, sino que les dediques 50 minutos
de tu tiempo para avanzar hasta donde te sea posible. No importa que no acabes, importa
que te pongas con ello un rato, y al día siguiente otro poco. Y, así, poquito a poquito,
consigues un muchito que resulta en la tarea finalizada con gusto, y prestándole la
suficiente atención. Más ejemplos de cómo transformar tareas tipo producto en tareas tipo
actividad: hablar con la delegación de Córdoba no más de 15 minutos, o ponerme a escribir
el artículo de las almejas durante 45 minutos. Que si bien lo que se persigue es un producto,
limitamos la actividad en el tiempo, poniendo la atención al tiempo en el que ejecutamos la
tarea, y no al resultado final. Esto puede ayudarnos a enfrentarnos a tareas complicadas,
aunque puedan llevarnos mucho, de manera más sensata y calmada. El objetivo no es
acabar los tres presupuestos, sino dedicar 20 minutos a elaborarlo. Si no has acabado,
puedes programar más tiempo en otro momento.

Listas de tareas

Las listas de tareas son una herramienta para ir apuntando cosas que quieres, debes o
podrías hacer. Si lo miramos bien, estas listas son en verdad una expansión de nuestra
memoria, pues al usarlas liberamos espacio y recursos en nuestra cabeza. Nos permiten
recordar asuntos en el momento en el que nosotros lo decidimos, sin miedo a que lo
hayamos olvidado y sin esa sensación de murmullo interno constante por el que rumiamos
cosas del tipo "tengo que acordarme de esto", "tengo que acordarme de esto, tengo que
acordarme de hacer esto otro", "que no se me olvide que tengo que hacer no sé qué". Al
echar mano de las listas, como mucho de lo que hemos de acordarnos, es de apuntar lo que
queremos, debemos, o podríamos hacer en algunas de nuestras listas de tareas. Las primeras
menciones a las listas de tareas aparecen a principio del siglo XX, relacionadas con un
magnate del acero llamado Charles Schwab. Charles, como todos los empresarios, lo que
quería era incrementar la eficiencia de su planta de producción; y, como todos los
empresarios de su época, era un fervoroso admirador del taylorismo, un método de gestión
que pretendió trasladar los usos y costumbres del método científico a las plantas de
producción y a las empresas, bajo la promesa de ser la manera más eficaz para progresar.
Así que nuestro Charles decidió convocar un concurso, ofreciendo una jugosa recompensa
económica a quien diseñara un sistema de producción que aumentara significativamente la
eficacia de los trabajadores en sus fundiciones. Un día, un joven llamado Ivy Lee le
presentó un método por el cual cada trabajador tenía que escribir en una hoja de papel las
seis tareas más importantes que debían realizar en su puesto de trabajo. La lista estaba
ordenada de mayor a menor prioridad, es decir, se comenzaba por la de más importancia y,
hasta que no se completaba, no se pasaba a la siguiente de la lista. Si alguna quedaba
pendiente, se continuaba ahí al siguiente día. Y ¡bum!, había nacido la lista de tareas. ¿Los
resultados? Tres meses después de poner en marcha el sistema basado en la lista de tareas
de Ivy Lee, la productividad de las fábricas había aumentado exponencialmente y, más
adelante, Charles admitiría que el usar listas de tareas era el consejo más rentable que le
habían dado en toda su vida. La lista de tareas había llegado para quedarse. Hoy en día hay
una infinidad de métodos de gestión de tareas, desde los más sencillos que consisten en una
única lista, como de la compra en la que se pone todo y se va tachando según se va
haciendo, hasta las más complicadas, pero también muy efectivas, como puede ser el
sistema GTD, Getting Things Done, de David Allen, que propone un buen puñado de listas
diferentes atendiendo a un buen montón de motivos diferentes. El sistema que yo prefiero
utilizar se basa en tres principios: la lista ha de ser sencilla, breve y colocando los
elementos por orden de importancia. Es el sistema que recomiendo para quienes se inician
en la gestión de sus tareas mediante listas, y también para aquellos que buscan incrementar
su eficiencia mediante la simplificación de procesos.

Optimiza tu tiempo con estas cuatro listas

La manera la que yo propongo trabajar se basa en cuatro listas que respetan esos principios
fundamentales de una lista de tareas efectiva, sencilla, breve y colocando los elementos por
orden de importancia. Las listas de tareas que considero claves son: Vamos con la lista
"Todas". Esta lista es una extensión de tu cerebro. Aquí entra, como su nombre dice, todo
lo que querrías, deberías o podrías hacer. Es un volcado de datos y cosas que traspasas de tu
cabeza a otro formato. Saca de tu mente todas las cosas que tengas pendientes,
escribiéndolas en un papel y asegúrate de que tienes un folio bien largo, porque te va a
hacer falta. Adelante, tómate tu tiempo, a esta lista la llamaremos "Todas" por razones
obvias, y con ella acabas de aumentar tu capacidad de concentración un 1%, librándole de
pensamientos rumiantes que van y vienen y molestan. Una vez que tengas esta lista escrita,
apártatela. De lo que se trata con esta herramienta, es de que tengas la posibilidad de hacer
un repaso a todas las tareas cuando tú quieras, sin necesidad de que anden dando vueltas en
tu cabeza, constantemente, como luces rojas en plan: "Recuerda hacer esto". "Que no se te
olvide que tienes pendiente esto otro". "Superimportante que... se me olvidó". ¿Reconoces
esa sensación, verdad? Pues eso. Además, si esta lista la tienes presente frecuentemente, lo
único que conseguirás es generarte frustración y ansia, ya que tu atención se centrará,
precisamente, en esas tareas pendientes. Así que, ni las mires hasta que sea necesario ir a
seleccionar, de entre ellas, cuáles serán tus siguientes tareas a ejecutar. Atendemos ahora a
la lista "Prioridades". Es la lista de las tres tareas más importantes que te comprometes a
realizar cada día y conviene que su importancia se base en la capacidad que tienen para
conducirte hacia aquello que te hayas propuesto. Yo, normalmente, trabajo con prioridades
del día, de la semana, del mes, y del trimestre. Vamos con la lista "Hoy". Esta es una lista
viva. Aquí apuntamos las tareas que nos van surgiendo a lo largo del día, por las propias
dinámicas de nuestros trabajos y nuestras vidas. También sirve para ir colocando las tareas,
que sin ser prioridades, van pasando de la lista "Todo" a la lista "Hoy", porque tenemos
tiempo y las vamos haciendo. Lo ideal sería considerar esta lista como una lista de tareas
entrantes a realizar después de las prioridades. Aunque esto no siempre es posible, porque,
por ejemplo, alguna de estas tareas suelen tener ese terrible carácter de "urgente". Este tipo
de tareas que van apareciendo con un carácter más o menos marcado de urgencia, suelen
ser en las que más tiempo se malgasta si no se gestionan de la manera adecuada, ya que no
suelen ofrecer resultados realmente significativos. Lo que hacen es retrasar la ejecución de
las cosas importantes que se ven apartadas en pos de las tareas urgentes. A pesar de que
centrarse en sacar adelante este tipo de tareas urgentes y que van surgiendo a lo largo del
día, nos mantienen muy ocupados y sin parar, dado el escaso valor que aportan para lograr
nuestros verdaderos propósitos, son el núcleo duro de lo que se conoce como falsa
productividad, que es esa sensación de haber hecho un montón de cosas pero que deja un
regusto amargo y pesado como de no haber hecho nada que realmente mereciese la pena.
Esas tareas son. Por lo tanto, mi consejo, es que según vayan apareciendo tareas durante tu
día las apuntes en la lista "Hoy", apartes un par de horas hacia el final del día para
resolverlas todas juntas atacándolas en bloques similares, de categorías similares.
Resumiendo: ve poniendo todas estas tareas entrantes urgentes en la lista "Hoy" y céntrate
en resolver tu lista de prioridades. Al acercarse el final del día dedícale un tiempo a resolver
esas tareas urgentes entrantes. La lista de tareas, que denominaremos "Hechas", es otra lista
esencial, importantísima, pues es la que nos proporcionará sentimiento de plenitud y de
haber realizado nuestro trabajo correctamente, avanzando en la dirección que nos hemos
propuesto. Utilízala para mostrarte reconocimiento a ti misma para que no se te escape todo
aquello que vas resolviendo y que puedas disfrutar de esas endorfinas cada vez que la
escribas y pongas un tick al lado, como completada. Da igual el sistema que utilices: online,
una app, [Gitex], lo que sea para gestionar tus tareas. Lo que cuenta, es que además de las
prioridades del día, que sí o sí vas a completar vayas añadiendo esas otras tareas de la lista
"Hoy" que también vas cumpliendo, y que lo veas y lo tengas presente para que al final de
tu jornada, cuando hagas tu pequeño repaso, disfrutes de tu trabajo, que te des una palmada
en la espalda y cierres tu jornada con tranquilidad y satisfecha, contenta. Hay ciertos
estudios, como los de Teresa Amabile que han probado, que de todas las cosas que
estimulan la creatividad, generan emociones positivas y buenas percepciones en el trabajo
la más importante de todas es sentir que avanzamos en la realización de trabajo
significativo y bien hecho y que cuánto más a menudo las personas sintamos esa sensación
de avance y progreso, más probabilidades tendremos de ser creativamente productivos a
largo plazo. Te dediques a lo que te dediques y hagas lo que hagas, recuerda que cada paso,
incluso pequeños avances, pueden determinar el modo en el que te sentirás al finalizar la
jornada. En la lista de tareas hechas puedes identificar si realmente esas tareas te están
ayudando a avanzar hacia la consecución de tus objetivos o si son tareas superficiales,
prácticamente sin valor alguno, aunque tengas la sensación de que has estado muy ocupada
haciendo muchas cosas. Así que te animo a que, una vez completado una tarea, le pongas
una raya por encima o le pongas un tick al lado, porque cada vez que lo hagas tendrás una
recompensa cerebral con un chute de endorfinas y dopaminas, pero nunca jamás tires o
borres tus listas. Déjalas ahí, visibles, para que sepas lo que vas haciendo y puedas volver a
ello cuando quieras. Repasemos las listas en profundidad. El proceso es: lista "Todas"; de
esa lista sacamos las prioridades. Además, tenemos una lista de tareas llamada "Hoy" para
las tareas que van surgiendo a lo largo del día junto a todas aquellas, que sin ser
prioridades, somos capaces de ir haciendo sacándolas de la lista "Todo". Mantenemos un
histórico de absolutamente todas las tareas que vayamos completando, y la llamamos
"Realizadas". Ahora que ya sabes cómo gestionar tus tareas de manera efectiva, si te pasa
como a mí y te preocupa salir a la calle en zapatillas de andar por casa, pues, a partir de
ahora, simplemente añade: "Antes de salir de casa, ponerme los zapatos" a tu lista "Hoy". Y
problema solucionado.

Aprender a priorizar

Si no tienes la costumbre de apuntar en una lista tus tareas pendientes y las ideas que se te
vayan ocurriendo, deberías empezar por abrirte una. Yo recomiendo las tareas de Google
Calendar y que las sincronices en el teléfono con una aplicación muy sencilla llamada
Tasks. Pero hay otras opciones en el mercado con las que merece la pena experimentar
también. Puedes empezar con una lista de tareas pendientes, en la que entre de todo: una
especie de cajón de sastre. Y, a partir de ahí, ir determinando su importancia para conseguir
tus objetivos o para cumplir las necesidades del proyecto. Ya con tu lista de tareas
preparada, da igual el número de tareas pendientes que tengas: 5, 10, 30, 100, lo que vamos
a hacer ahora es determinar su jerarquía. Evidentemente, no todas las tareas son iguales,
sino que hay algunas más importantes que otras. Y, ahora, dado que las tareas más
importantes tienen prioridad de ejecución, a estas tareas las llamaremos, precisamente,
"prioridades". Hay personas que prefieren hacer esto lo primero cada día. Para mí, el mejor
momento en el que identificar y decidir tus tareas más importantes es el final de cada día.
De hecho, suele ser la última decisión que tomo antes de finalizar mi jornada. ¿Por qué?
Personalmente, no quiero que mi primera tarea cada mañana sea decidir qué será lo
siguiente con lo que me tengo que poner. Así que la última pregunta que has de hacerte
cada día antes de levantarte de tu espacio de trabajo es: "Si mañana solo pudiera hacer una
cosa, ¿cuál sería?" "¿Qué es lo que tengo que hacer mañana para sentir que mi día ha sido
realmente eficaz?" La respuesta a esa pregunta será tu prioridad del día siguiente. No hay
tarea ni acción más importante en tu jornada laboral que tu prioridad del día; y, en su
resolución, has de concentrar tu recursos. La prioridad es esa tarea que, una vez realizada,
hace que sepas que tu día ha sido realmente efectivo. Además de la prioridad, es
conveniente que escojas 2 o 3 tareas más, a las que puedes llamar "objetivos del día". Lo
que ocurrirá una vez que hagas esto, es que la tarde anterior dejarías ya programado el
comienzo de tu día siguiente. Dependiendo de las particularidades de tu jornada, unos días
comenzarás directamente con tu prioridad, y otros, con alguno de los objetivos que te has
marcado para ese día. Así, al día siguiente, en cuanto vuelvas a tu espacio de trabajo te
pones, inmediatamente, por ejemplo, con tu prioridad. Y momento a momento,
concentrándote en la tarea que tú misma has escogido, continúas hasta acabarla. Una vez
que hayas acabado tu prioridad, te pones con los dos objetivos del día. Concéntrate en
realizar estas dos tareas de manera excelente, lo mejor posible. No se trata de una carrera
contrarreloj, sino de una labor de excelencia. Esto es absolutamente necesario para una
óptima gestión del tiempo. No se trata de hacer más, sino se trata de hacer con más calidad.
Buscamos ser eficientes en nuestros actos, por eso estás en este curso, y por eso recordarás
concentrarte en realizar tus tareas lo mejor posible. Para cuando hayas acabado tu prioridad
y tus dos objetivos, sabrás que tu día ha sido muy productivo; tu trabajo, efectivo, porque
has hecho aquello imprescindible e importante, para llegar a donde tú te has marcado.

Las prioridades de cada día (cuadrante de tareas)

Cuando al final del día vayas a decidir tus tres prioridades del día siguiente, puede ocurrir
que no estés seguro de la idoneidad o de la importancia de las tareas que has escogido.
Quizá pienses que hay algo más importante que hacer, y recuerda que no debe haber nada
más importante que esas tres tareas. Por lo tanto, si dudas o consideras que hay algo más
importante que estas tres tareas, has de recalibrar tus opciones y categorizar
apropiadamente. Si te pasa esto, antes de determinar cuáles eran tus prioridades quizá te
ayude hacerte alguna de estas preguntas: ¿Cuáles son los motivos que me llevan a escoger
esta actividad como una de las prioridades de mañana? ¿Esta tarea de qué modo me ayuda a
conseguir mis objetivos? Cuando las hayas respondido, sabrás si realmente son
importantes, o si las has escogido por otros motivos peregrinos. Por ejemplo, porque te
sientes a gusto realizándolas a primera hora de la mañana, o porque son fáciles, o porque
llevan mucho tiempo en tu lista de pendientes o porque son urgentes. Pero urgencia e
importancia no son lo mismo. Y en saber diferenciar estas dos categorías, radica el éxito de
una gestión del tiempo óptima así que vamos con ello. Un método sencillo y eficaz para
clasificar las tareas pendientes de acuerdo a su jerarquía se conoce como cuadrante de
tareas o matriz Eisenhower. El cuadrante de tareas es un sistema para determinar tus
prioridades y dejar de tener la sensación de que todo es urgente y necesario. Dibuja dos
ejes, uno para la importancia y otro para la urgencia, de menos a más. Coloca las tareas en
el cuadrante que les corresponda: no importante y no urgente; no importante, pero urgente;
importante, pero no urgente; importante y urgente. Pasa completamente de las tareas que no
son ni importantes ni urgentes. Delega o aplaza sin remordimientos las cosas que son
urgentes, pero no importantes; y evita que las cosas importantes se conviertan también en
urgentes. Con la práctica, lo conseguirás. Evidentemente, la atención va hacia lo importante
y lo urgente, pero la magia, donde ocurre, es en lo que es importante, pero no requiere que
se haga inmediatamente. Trata de trabajar la mayor cantidad de tiempo posible en esa parte
mágica del cuadrante, es decir, trata de trabajar la mayor parte del tiempo en las tareas, que
no siendo urgentes, son importantes. Con la práctica, pocas cosas serán importantes y
urgentes a la vez, porque habrás estado trabajando específicamente en tus prioridades de
manera habitual, ordenada y constantemente, y toda la carga de trabajo la habrás trasladado
hacia el cuadrante "importante, no urgente". Es ahí donde sabemos que está la magia de una
gestión del tiempo optimizada. Ahora, ya puedes decidir con seguridad qué tres tareas serán
tus prioridades para ejecutar mañana, y, también, qué tres prioridades serán las de la
semana que viene. Has escogido tus prioridades del día, ha llegado el día y las has
completado. Ahora es el momento de continuar con otras tareas pendientes. Mi proceso es
continuar con las tareas que considero urgentes. Y una vez que he terminado esas, seguir
con al menos una tarea que me apasione. Todas estas tareas que voy realizando tras las
prioridades, las voy pasando de la lista donde están anotadas a la lista tareas del día, una a
una, y según las acabo, las voy tachando. Y te aseguro que con cada tachar, tengo un
subidón de endorfinas por el placer que proporciona el trabajo bien hecho. Es importante
que guardes esa lista de tareas hechas y que no la pierdas ni la tires, porque al final del día y
al final de la semana la necesitarás de nuevo.

El cierre del día

Las tareas pendientes son fuente de ansiedad, estrés y frustración, porque nuestra mente
tiende a recordarnos, sin que la invitemos y sin que queramos, que tenemos cosas aún por
hacer. Los humanos recordamos mejor las tareas que tenemos pendientes que las que ya
hemos realizado. Si, por ejemplo, observas a un camarero te darás cuenta de que,
normalmente, al pedirle la cuenta, recuerda todo lo que le habéis pedido en tu mesa y en
todas las demás. Pero haz la prueba un día y tras haberle pagado, regresa unos minutos
después para preguntarle si recuerda que era lo que habíais pedido. Recordará solo algunas
cosas, la mayoría las habrá olvidado ya. Esto es lo que se conoce como efecto Zeigarnik: la
tendencia que tenemos a recordar mejor tareas pendientes que tareas completadas. Ahora
juntemos el efecto Zeigarnik con otro apellido ruso, Sputnik, perdón, Ovsiankina. El efecto
Ovsiankina habla de cómo nuestra mente nos recuerda de manera constante que tenemos
tareas pendientes. Es decir, si interrumpimos la ejecución de una tarea, nuestra mente nos
recordará una y otra vez que tenemos algo que hacer. "¡Hey!, que tienes esto pendiente".
"Yo no quiero decir nada, pero hay una tarea pendiente". "Alguien tiene algo pendiente y
no sé que será". Toma ya, ahí rumia que te rumia. La responsabilidad inexpugnable,
inextricable, de que aún queda algo por hacer. Para evitar estos efectos perniciosos, además
de utilizar listas de tareas que funcionan como una extensión de nuestro cerebro al ser un
volcado de datos en forma de tareas que queremos, debemos o podemos hacer, cabe la
posibilidad de desarrollar un ritual de cierre de jornada que nos ayude a vencerlos. Mi ritual
consiste en tres partes: en primer lugar, un repaso de la listas Hoy y Prioridades; después
me pregunto ¿qué he aprendido hoy?; y, por último, echo el cierre. Vamos con el repaso de
las listas Hoy y Prioridades. Lo primero consiste en hacer un repaso mental de todo lo que
hemos ido haciendo a lo largo del día y asegurarnos de que esta apuntado en nuestra lista
Hoy, con su correspondiente tick o tachado. Y esto es así, porque sabemos que cada vez
que completas una tarea y lo reconoces de algún modo, se produce un subidón interno de
endorfinas y dopamina, es decir, existe un subidón por el trabajo bien hecho. Después, y
aunque teóricamente nuestras tres prioridades —dado que tienen prioridad de ejecución—
deberíamos haberlas hecho, puede ocurrir que, como todo en la vida, no nos haya sido
posible, por un motivo u otro. Repasémoslas, y tras ello, definamos cuáles serán las tres
prioridades del día siguiente: aquéllas tareas, que sí o sí, hemos de hacer porque son las que
más valor aportan hacia la consecución de nuestros objetivos y propósitos. ¿Qué he
aprendido hoy? Seguramente habremos tenido algún momento de iluminación o que
hayamos aprendido algo importante, aunque no seamos muy conscientes de ellos. Hagamos
pues un ejercicio consciente. Y para recordarlo, preguntémonos ¿qué he aprendido hoy?
Anotemos nuestra respuesta y, tras ello, recordemos qué ha sido lo mejor del día para irnos
con un buen sabor de boca. Y acabamos con echar el cierre. Nos queda recoger y ordenar
nuestro espacio, dentro de lo ordenado que sea cada uno. Para mí, por ejemplo, la limpieza
de mi espacio es fundamental. Seguro que tendré mil cachivaches y un buen montón de
libros, post-its y lo que sea; pero al acabar la jornada se verá un especie de exposición
"museística" breve. Bueno, allá cada cual. Ya solo nos quedaría que pronunciemos las
palabras mágicas: "Por hoy, he acabado" o "Fin". O lo que yo suelo decirme: "Y con esto y
un bizcocho, hasta mañana a las ocho". Y echo el cierre bajando la tapa de mi ordenador.
Pero no se vayan todavía, aún hay más. Dado que estás en medio de un curso para aprender
a gestionar tu tiempo de manera óptima, a tu ritual de salida le conviene que les añadas
unas anotaciones que recojan las veces que has tenido interrupciones, —propias o
involuntarias—, y que hagas alguna observación sobre lo que ha funcionado o no en tu
estrategia de optimización de tu organización personal y de la gestión de tu tiempo. Este
truco del ritual de salida permite vencer esa costumbre que tiene la mente de recordar una y
otra vez las tareas que tienes pendientes y que puede impedir que duermas bien, o que
disfrutes del tiempo de calidad con familia y amigos, porque sientes la responsabilidad de
cosas por hacer. Dótate de herramientas que permitan vencer esa responsabilidad, que no es
tal, sino un mal compañero y mala guía en la mayoría de las circunstancias. Que seas tú el
que decide cuándo has acabado una tarea. Puedes decirle, por ejemplo, "Por hoy, he
acabado contigo. Mañana seguiremos con otras cosas". Y ahora sí, y con esto y un bizcocho
hasta mañana a las ocho.

Qué es la asertividad
La asertividad se relaciona con nuestra capacidad para decir que no. Es un rasgo de la
personalidad, que tiene ver con cómo nos relacionamos con los demás. Una conducta
asertiva nos permite pedir ayuda, expresar nuestra opinión de manera libre y clara, aceptar
el rechazo y manifestar discrepancias. Desarrollar nuestra asertividad es muy importante,
porque una buena parte de los errores en la gestión de nuestro tiempo viene por nuestra
incapacidad para decir que no a proyectos, a ideas, a reuniones, por ejemplo, cuando
anteponemos las peticiones de otros, de los jefes, a nuestra propias necesidades. Aprender a
decir que no, sin culpabilidad, con calma y respetuosamente es una habilidad clave para
poder gestionar nuestro tiempo y organizar nuestro flujo de trabajo de manera óptima. Si
trazamos una línea que va de las conductas pasivas a las conductas agresivas, la conducta
asertiva se colocaría justo en el medio. Veamos con detalle. En un extremo se sitúan
personas de comportamiento pasivo, no expresan desacuerdos a costa de ocultar lo que
verdaderamente piensan o desearían hacer. No defienden sus intereses y creen que algunas
personas como los jefes o incluso algunos compañeros tienen más derechos que ellos
mismos. En el otro extremo, se sitúa el estilo agresivo: no tienen en cuenta las
argumentaciones o las necesidades de los demás, ordenan sin posibilidad de discusión,
evitan el debate, amenazan, insultan agreden. A las personas de comportamiento agresivo
nadie les pisa, poca gente les lleva la contraria, y menos gente aún está dispuesta a
colaborar o a trabajar con ellos. Con las personas de comportamiento pasivo todo el mundo
quiere trabajar. ¡Claro!, si son capaces de anteponer los proyectos de los demás a los suyos
propios. El problema radica en que ellos mismos generan un profundo malestar interno,
porque sienten que están gestionando su tiempo francamente mal. Las personas cuyo rasgo
de personalidad es asertivo están en el equilibrio, consiguen sus objetivos sin dañar a los
demás, se respetan a ellos mismos, pero también a los que le rodean, actúan y dicen lo que
piensan con franqueza y sinceridad, están seguros de sus creencias y demuestran capacidad
de decidir, sin agredir a otros y sin permitir que les agredan. Además, y esto es muy
importante, aceptan el rechazo como parte inherente de las interacciones sociales,
comprenden que no se puede agradar a todo el mundo todo el rato. Las buenas noticias son
que la conducta asertiva es una habilidad, no es algo con lo que se nazca, sino que se puede
aprender con el tiempo y la práctica. Así que cuando más la pongas en práctica, más
capacidad asertiva tendrás y más fácil te resultará expresar tus opiniones con calma, y, así,
ser capaz de decir que no cuando lo consideres necesario; por supuesto, a tus compañeros e
incluso a tu jefe, exponiendo serenamente los argumentos por los cuales consideras que ese
trabajo extra que te pretende endosar no es oportuno. Y si insistiese, siempre podrías
hacerle la pregunta: "De acuerdo, entonces, si me tengo que poner con esto, ¿qué debería
dejar de hacer?" Antes de decir que sí o no a algo, tómate un poco de tiempo y evalúalo. No
tengas miedo de decir: "Déjame que le eche un vistazo y te diré antes de tal fecha".
Reflexiona sobre la tarea, echa tus cálculos, y tal día u hora, o un poco antes, pero nunca
después, comunica tranquilamente tu decisión. Y si lo consideras oportuno, podrías incluso
ofrecer una breve explicación: "Lo lamento, pero no va a poder ser, porque retrasaría ese
otro proyecto cuya ejecución es una prioridad para mí. Gracias por comprederlo." Si
decimos que sí a todo lo que nos llega, sin medir las consecuencias de aceptar esas
peticiones, es probable que acabemos generando estrés. Una alta carga de estrés puede
provocar una conducta excesivamente agresiva o pasiva, lo que produce en ocasiones aún
mayor ansiedad, debido al rechazo que la propia respuesta provoca en los demás y en
nosotros mismos. Evita ser esa pescadilla que se muerde su propia cola. Con la práctica, te
acostumbrarás a decir y a escuchar la palabra "No" aceptando el rechazo sin dramas, pues
irás comprobando cómo esta actitud asertiva te conduce por la senda de una vida más
equilibrada y saludable. Tiene sentido, porque sabemos que en el medio está la virtud,
como dijera Aristóteles. Así que, nuestra actitud, ni pasiva ni agresiva, asertiva. Tres
espacios donde podemos poner en práctica nuestra asertividad en nuestro entorno laboral
son: los proyectos que nos mandan los demás, los posible proyectos que van apareciendo y
nuestra propia lista de tareas. Ante las tareas que traten de imponernos, posibles proyectos
que aparezcan o ponerte con tareas de la propia lista, recuerda hacerte esta pregunta: ¿Es
sensato aceptar ponerme con esta tarea? Y si la respuesta no es un sí rotundo, entonces es
un no clarísimo. Recuerda estas preguntas relacionadas con tu asertividad y tus prioridades:
¿Me ayuda esta tarea a alcanzar mis propósitos? ¿Realizar esta tarea me produce algún tipo
de satisfacción? Si realizo esta tarea, ¿estaré realmente avanzando trabajo significativo? Si
la respuesta es no, declina amablemente la invitación.
La eficacia personal como proceso de mejora continua

En los 80, Ford era la reina indiscutible de las carreteras americanas. Vendía mucho más
que cualquier otro fabricante, y los coches japoneses eran el objeto de burla constante,
considerados poco más que copias baratas y de no muy buena calidad. Esto fue así hasta
que a Toyota se le metió entre ceja y ceja que superaría a Ford y diseñó un plan para poder
hacerlo. Una de las primeras decisiones fue dejar de copiar y centrarse en sus propios
diseños. Y, a partir de ahí, desde ese momento, Toyota revisaría su método y producción
mediante el método científico de ensayo-error, descartando lo que no funciona, apuntando
lo que funcionaba, con una obsesión considerable y constante en la simplificación de
procesos y la eliminación de ineficacias. A este proceso le puso el nombre de Kaizen. Y tan
solo diez años después, Toyota se había convertido en el mayor vendedor de coches en
USA, venciendo las risas y dejando atónitos a los fabricantes americanos. Hoy en día,
Toyota es sinónimo de calidad y eficiencia, todo gracias a su método de mejora continua.
En el mundo occidental, a este sistema que desarrollo principalmente Toyota se le conoce
como Kaizen. Un método de gestión y producción basado en la mejora continua de los
procesos. El camino hacia la optimización de nuestra eficacia personal es un camino
Kaizen. Un proceso de mejora continua, y de similar manera a Toyota, se basa en la
observación constante de nuestras acciones y sus resultados: ¿Esto funciona? Lo seguiré
haciendo. ¿Esto no funciona? Pues dejo de hacerlo. ¿Hay alternativas? Las exploro.
Reduzco ineficacia, simplifico mis procesos, aumento mi eficiencia; y el modo en el que
dejamos contancia de nuestro análisis, y vamos acumulando conocimiento, es mediante la
ejecución de preguntas a intervalos regulares de tiempo. Por ejemplo, si cada día, al final de
nuestra jornada, nos hacemos la pregunta ¿qué es lo que he aprendido hoy?, y anotamos la
respuesta, igualmente, al final de la semana, podremos echarle un vistazo a los aprendizajes
de todos los días y responder a la pregunta ¿qué es lo más importante que he aprendido esta
semana? Puede resultar conveniente estructurar un poco más la manera en la que
generamos ese conocimeinto, de modo que si lo creemos conveniente, podamos
compartirlo con otros compañeros que sigan la misma estructura. Por ejemplo, siguiendo el
sistema a ARL: acción, resultado, lección. Acción. ¿Qué fue lo que hice? Resultado. ¿Cuál
fue su resultado? Lección. ¿Qué he aprendido de esa acción?, o ¿qué lecciones puedo sacar
de esta acción y sus resultados? Además, dado que en este caso estamos en un curso para
aprender a gestionar nuestro tiempo eficazmente, quizá podríamos hacer una pequeña
versión que se adapte a nuestras necesidades específicas. Quedaría algo así: ¿qué es lo más
importante que he aprendido esta semana relacionado con la gestión óptima de mi tiempo?
¿Qué acción puse en marcha esta semana para mejorar mi eficacia? ¿Qué resultados
obtuve? ¿Qué he aprendido hoy? También podríamos hacer otro tipo de análisis. ¿Qué fue
bien esta semana? ¿Qué es lo que no ha ido tan bien y podría mejorar para la semana
siguiente? ¿Cuál es el mejor recuerdo que me guardo de mi eficacia personal esta semana?
También podemos hacerlo en base a nuestras prioridades. ¿Cómo han ido mis prioridades?
¿De qué modo esta prioridad me ha ayudado a avanzar? Luis Álvarez, que fue ganador del
premio Nobel, cuenta que fue su padre el que le dio el consejo que le guiaría durante toda
su vida personal y profesional. Y lo que le dijo fue que invirtiera un poco de tiempo cada
día para reflexionar sobre su trabajo y sus estudios, no más de media hora, pero de manera
constante, día tras día; que eso le iba a ayudar a afianzar los conocimientos porque al
cerebro le gusta fijar lo que ha aprendido durante el día al hacer un repaso consciente y
breve. Así que Luis gastaría media hora cada día para pensar sobre lo que había aprendido,
escribiendo sus observaciones en una libreta diariamente, respondiendo a una pregunta:
¿qué he aprendido hoy? Posteriormente, la neurociencia ha demostrado que cuando una
persona conecta en su cerebro piezas de información y tiene un momento de inspiración o
clarividencia, aunque sea pequeñito, el cerebro disfruta de un subidón de adrenalina a modo
de recompensa. Esa es la recompensa al esfuerzo intelectual, que puedes lograr cada día:
placer por aprendizaje. Si como dice el refranero popular: "nunca te acostarás sin saber una
cosa más", averigua qué cosa es y apúntatela para que no se te olvide. Y, tú, ¿qué has
aprendido hoy?

Revisiones semanales

Una muy buena manera de comprender cómo funciona algo y saber si lo hace de manera
efectiva es pararse a observarlo poniendo atención en ello. En este bloque, hablaremos de
las revisiones semanales. Aprenderemos a mejorar nuestro flujo de trabajo y nuestra
organización a través de la observación y el análisis semanal de nuestras acciones poniendo
especial atención al hacerlo. Dice un científico llamado Duncan Watts que una vez que
conoces la respuesta, todo parece una obviedad. Y, de hecho, es el título de un libro suyo en
el que habla de cómo el sentido común y la intuición muchas veces nos fallan, y de cómo
podríamos aprovechar la gran cantidad de datos que hoy en día tenemos a nuestra
disposición para tomar mejores decisiones. Ahora, nuestro calendario contiene datos;
nuestros listados de tareas hechas y las no hechas son datos; y hacernos las preguntas
adecuadas, genera datos. En las revisiones semanales, usamos todos esos datos que tenemos
a nuestra disposición para aprender de lo que hemos hecho, encontrar oportunidades de
mejora en nuestra organización y programar las tareas futuras, porque la revisión semanal
te ayuda a responder preguntas del tipo: ¿Las acciones que he realizado esta semana de qué
me han servido? ¿Hay algo en ellas que pueda mejorar? ¿Es efectivo el método que utilizo
para organizarme? Por lo tanto, es una muy buena manera de comprender si lo que estás
haciendo produce los resultados deseados y qué ajustes podrías hacer para que tus acciones
fuesen más efectivas, así como para descartar actividades que te aportan poco valor y
consumen tu tiempo. Mi consejo es que cada viernes dediques un par de horas a hacer un
repaso de lo que has hecho y, tras ello, programes tus prioridades de la semana siguiente.
¿Por qué el viernes y no, por ejemplo, el lunes o el miércoles por la mañana? Bueno,
básicamente, porque el viernes tienes fresco lo que has hecho esa semana, y porque, una
vez finalizado el repaso, puedes irte de fin de semana relajado con la tranquilidad de saber
que todo está en orden, una sensación magnífica. Así que, cada viernes, justo antes de que
se acabe tu jornada laboral dedica al menos 45 minutos a hacer un repaso de cómo ha ido tu
semana. No me refiero a un simple "Hmm, a ver, cómo ha ido. Pues, ¡hala!, todo bien.
¡Venga, ya está, repasado!". A lo que me refiero es a hacer un repaso consciente un análisis
profundo de cómo se ha desarrollado tu semana, de modo que puedas identificar
oportunidades de mejora, afiances posibles aprendizajes, disfrutes de los éxitos que te hayas
apuntado, y programes la semana siguiente para que, al llegar el lunes por la mañana, a
ponerte imediatamente con la tarea que hayas decidido el viernes, no tengas que gastar
energía y fuerza de voluntad en ponerte a pensar: "¿Y qué es lo que voy a hacer ahora y por
qué?" Haciendo un resumen, las dos útlimas tareas de la semana serían hacer tu revisión
semanal y determinar tus prioridades de la semana siguiente, que hará que las metas
parezcan más asequibles, las decisiones tengan más sentido, y que el estrés no haga su
aparición. ¿Y cómo se pone esto en marcha? Pues coges tu lista de tareas hechas y la
repasas. Lee todo lo que has hecho esta semana y, al lado de cada una de ellas, anota lo que
te parezca más relevante, quizá un aprendizaje, una palabra, una emoción un recordatorio
para futuras ocasiones. Coge tu lista de pendientes y échale un vistazo. Categoriza las tareas
en base a su nivel de importancia y estructúralas en base a las necesidades de priorización
que tú determines. Ahora mira tu calendario. ¿Tienes reuniones? Repásalas. Mira a ver si
hay alguna en la semana que viene que puedas anular o alguna sobre la que necesites más
información. Organiza tus prioridades, determina tus actuaciones de la semana que viene en
base a las necesidades y lo que sea más útil para tus propósitos. De todo esto va el repaso
semanal, pero, especialmente, la revisión semanal va de hacerse las preguntas apropiadas.
Las primeras: ¿Cuál ha sido el aprendizaje más importante de esta semana? ¿De qué modo
la estrategia que he estado siguiendo facilita la consecución de mis objetivos? También,
hagámonos preguntas dedicadas al análisis de algunas de nuestras tareas, por ejemplo, ¿qué
he hecho?, ¿cuál ha sido el resultado?, ¿qué es lo que he aprendido con esta acción? O
preguntas aplicadas a observar la evolución de nuestra organización personal: ¿Qué fue
bien? ¿Qué es lo que no fue tan bien? ¿Qué podría ir mejor para la próxima ocasión? Dado
que cada vez más estudios demuestran la enorme relación entre productividad y felicidad,
lo que recomiendo es acabar con dos preguntas que van a hacer que nos sintamos un
poquito más felices: ¿Qué ha sido lo mejor que ha pasado esta semana? ¿Cuál ha sido mi
pequeña victoria personal esta semana? Subámonos la moral respondiendo a estas dos
preguntas también esenciales para sentirnos plenos y satisfechos. Gracias, hasta aquí hemos
llegado. Feliz revisión semanal.

Uso adecuado de un calendario

Creemos que la utilidad de los calendarios radica en su función para gestionar nuestro
tiempo, cuando en verdad su verdadera utilidad es la de ayudarnos con la gestión de
nuestras tareas. Cambio de perspectiva, resultados óptimos. Vamos allá. Empezamos
explicando que de manera análoga a las previsiones del tiempo, que pueden ser más o
menos acertadas, nuestros calendarios son en verdad estimaciones sobre lo que nosotros
creemos que va a acontecer en el día de hoy o en los próximos días. Creer que seguiremos
la estructura de nuestro calendario a rajatabla, y no solo eso, sino que creer que seremos
capaces de seguir un calendario perfectamente programado, es confundir nuestros deseos
con la realidad. Además de ser realmente perjudicial para el desarrollo de nuestro trabajo y
de nuestra salud mental. Rellenar todos los huecos de un calendario con tareas, acciones y
eventos, y creer que vamos a seguirla a pies juntillas, también es confundir nuestros deseos
con la realidad, simplemente, porque no suele ser posible. ¿Quiere decir esto que debemos
enterrar nuestros calendarios? Para nada, pero debemos desaprender lo aprendido y
practicar con nuevas maneras de utilizarlos. Por ejemplo, estimación optimista. Cuando
vayas a colocar una tarea, asume que tus estimaciones del tiempo que te llevará completarla
siempre serán optimistas, y que, en el mejor de los casos, probablemente necesites al
menos, la mitad más de lo estipulado en un principio. Adelántate a este sesgo temporal y
utiliza este conocimiento para programarte mejor. Recuerda, reserva al menos la mitad más
de lo que estimes que te va a llevar una tarea determinada. Vamos ahora ver la anticipación
estoica. También es aconsejable que dejes huecos libres, espacios en blanco, entre las
franjas que tienes reservadas para realizar tus tareas. ¿Por qué? Pues porque la realidad es
terca y va por libre, así que es más que probable que surjan acontecimientos fuera de
nuestro control que retrase o alteren nuestros planes. Es decir, es más que probable que
parezcan nuevas necesidades imprevistas que requieran de nuestra atención inmediata. Si
estás preparado para ello, tus probabilidades de éxito se multiplicarán. Lo importante en un
calendario no es tanto seguir las rigideces de la hora y los tiempos, sino ser capaces de
tomar decisiones de calidad para ejecutar o posponer. Lo que importa es hacerse las
preguntas: ¿qué es lo que más me conviene hacer ahora? ¿Y en este momento, qué es lo
más sensato que debería hacer después de esto? De modo que seas tú, con tus decisiones, el
dueño del destino de tu calendario y no que permanezcas como las hojas de los árboles que
el viento traslada de un lado a otro a merced de lo que los acontecimientos externos a ti
decidan por ti. Frente al trabajo reactivo, en el que reaccionas ante los eventos externos, el
trabajo reflexivo, en el que decides qué es lo más apropiado ejecutar en cada momento.
Utilizar un calendario de manera adecuada, nos obliga a pensar qué es lo que vamos a
hacer, por qué lo vamos a hacer, cuándo lo haremos y cuánto tiempo creemos que nos
llevará o cuánto tiempo estamos dispuestos a dedicarle a una determinada tarea. Un
calendario bien gestionado, funciona como una guía para nuestra eficacia, no para la
puntualidad de nuestras acciones. Y sí, por supuesto, hay casos como las reuniones con
clientes o con otros miembros del equipo o con las llamadas a proveedores, por ejemplo, en
los que la puntualidad es esencial. Pero no hablo de este tipo de gestión de calendario. Eso
lo considero más bien una gestión de citas, no de tareas. En la mayoría de los casos, en
nuestros calendarios, no es necesario seguir a pies juntillas las horas y los bloques
previstos, sino que se puede ver como algo vivo y maleable, que es capaz de adaptarse a las
circunstancias del momento y a las necesidades que van surgiendo. Insisto, debemos
comprender que alterar el calendario, la programación del calendario y de nuestras tareas
entra dentro de lo previsto, y que lo importante no es tanto hacer la tarea justo en el
momento en el que la habías proyectado, sino ir en cada momento tomando decisiones
conscientes de por qué vas posponiendo o ejecutando esas tareas y de cuándo es el
momento idóneo para ponerte con ellas, día a día, momento momento. Reaprender a usar
un calendario va de acostumbrarse a tener en cuenta nuestro sesgo optimista en las
estimaciones temporales y contar con las eventualidades fuera de nuestro control. Por tanto,
reaprender a usar un calendario va de recordar que hay que contar con el doble de tiempo
estimado, y hay que dejar espacios libres, muchos, para poder atender cambios, nuevas
necesidades para estar disponible para los demás, para no generarse estrés uno mismo.
Podría haber empezado esta sección hablando del origen de la puntualidad o de cómo se
empezó a usar los relojes por los trenes y la Revolución Industrial, pero lo voy a evitar,
porque nosotros ni somos máquinas, ni creo que debamos adaptar nuestros hábitos a las
necesidades de las máquinas. Si acaso, al revés, que sea la tecnología la que se adapte a
nosotros. Y, por ejemplo, que alguien diseñe un calendario en el que cada vez que
añadamos un evento en él aplique la norma de 50 % y, de manera automática, alarga el
tiempo reservado para ejecutar esa tarea.

Anticipación estratégica
¿Qué es la "Anticipación"? La anticipación es la capacidad de prever qué es lo que ha de
suceder o puede suceder. La “Anticipación estratégica” es la capacidad de determinar con
antelación escenarios que podrían interferir con la realización de nuestros propósitos y
elaborar planes de contingencia para evitar que estos escenarios nos desvíen de nuestra
intención inicial. Por ejemplo, imagínate que has decidido, por los motivos que sea, que
quieres dejar de ver tanta televisión al llegar a casa tras el trabajo, y que, en su lugar,
prefieres invertir ese tiempo en tu propio desarrollo personal. Una estrategia que te
facilitaría el desarrollo de tu plan podría ser desconectarte del proveedor de televisión y
desenchufar la propia pantalla. En el momento que aparezca tu impulsividad, que sabes que
aparecerá, tendrás que realizar una serie de acciones, que si bien no impiden del todo que
puedas ver la tele, sí que hace, que mientras la enchufas y escribes tu nombre de usuario y
contraseña, te plantees si es eso lo que, verdaderamente, te habías propuesto hacer. Como
ves, se trata de diseñar estrategias para continuar con aquello que nos hayamos propuesto
aun en el caso de que aparezcan complicaciones. Hace unos años, en el Reino Unido, se
llevó a cabo un estudio con pacientes recién operados de cadera. Para estos pacientes, tanto
el postoperatorio como la recuperación son muy dolorosos dado que, para que la operación
tenga éxito, y los tejidos se suelden satisfactoriamente, el paciente ha de comenzar su
rehabilitación y echar a andar, prácticamente, al día siguiente de salir de quirófano, con
todo lo doloroso que eso puede resultar. Pues bien, tras muchísimos años de observación y
estudio han comprobado cómo los pacientes que se anticiparon a la aparición del dolor y
desarrollaron estrategias para continuar andando, una vez estas aparecieran, tuvieron
porcentajes de recuperación muchísimo mayores que aquellos otros, que aun sabiendo que
el dolor aparecería, no pensaron en ningún plan, y, sin remedio, se rendían, aun cuando
tenían la intención firme y verdadera, de darse un paseo por el hospital, pero su fuerza de
voluntad les abandonaba en el mismo momento en el que tenían que enfrentarse con el
dolor agónico de dar los primeros pasos. Y, sin un plan que les sustentara en esos
momentos, su recuperación era mínima, y su calidad de vida apenas mejoraba comparada
con los compañeros que habían desarrollado estrategias de anticipación. ¿Qué es lo que
podemos aprender de este estudio y nuestra propia experiencia? Pues que en el diseño
implementación de esos planes contra las dificultades que quieren impedir nuestro éxito,
radican nuestras verdaderas posibilidades de cumplir con nuestra intención
satisfactoriamente. Por lo tanto, para trabajar con la “Anticipación estratégica” esto es lo
que has de preguntarte: ¿Qué puede ocurrir que retrase u obstaculiza esto que quiero hacer?
y ¿cómo puedo evitarlo? Por ejemplo, si trabajas en una oficina con más compañeros puede
ocurrir, que después de pasar un buen rato en el que la inspiración ni te llegaba ni te venía,
ahora, justo en el momento en el que estás totalmente inspirado y absolutamente
concentrado alguien viene y te da un toquecito en el hombro para decirte alguna cosa
insustancial, y hasta luego concentración. En este caso, si sabes que vas a tener que estar
concentrado y que es un recurso complicado, igual conviene que: 1. Pongas un cartel bien
visible en el que avises de que estás concentrado y que, por favor, no te interrumpan. 2.
Directamente reserves una sala de conferencias para ti y trabajes en ella. Si tú mismo te
hubieras hecho la pregunta ¿qué puede ocurrir que retrase u obstaculiza esto que quiero
hacer y cómo puedo evitarlo? Quizás habrías llegado a estas u otras soluciones y ahora
estarías, tan ricamente, concentrado en tus asuntos. También puede ocurrir que recibas un
WhatsApp, que te llame el jefe, que sientas deseos irrefrenables de mirar el Facebook, que
tengas la tendencia a vagabundear por la web. Seguro que sabes anticiparte a todo eso, y, si
te parece oportuno, dotarte de los medios necesarios para que seas tú el dueño de tu tiempo
y de lo que haces con él. "Anticipación" es, también, tener en cuenta que los seres humanos
somos terribles haciendo estimaciones de tiempo y por eso, a la hora de comprometerte con
fechas de entrega, debes de tener en cuenta nuestro sesgo optimista y añade siempre, al
menos, un cincuenta por ciento más de lo que crees que te llevará realizar esa tarea. Y,
también, es "Anticipación" dejar espacios libres o huecos en tu calendario para la más que
previsible aparición de imprevistos y eventualidades que retrasarán la ejecución de tus
tareas. Así, no sientas que tu programación del día se ha ido al garete, porque lo tenías
previsto. Eso es "Anticipación estratégica" aplicada a la optimización del tiempo para
facilitar nuestra eficiencia y nuestra serenidad.

La técnica Pomodoro

En este bloque, vamos a conocer la técnica pomodoro y aprenderemos a ejecutarla para que
podamos integrarla a nuestras rutinas de trabajo. La técnica pomodoro es un método para
optimizar la ejecución de nuestras tareas que se basa en la alternancia de periodos de
concentración de alta intensidad con periodos de descanso. Presentaremos la técnica y la
desgranaremos para comprenderla. Veremos por qué la ciencia apoya el método en el que
se basa esta técnica. Analizaremos algunas de las herramientas online y offline que facilitan
su puesta en marcha y, al terminar este bloque, estarás listo para empezar a implementar la
técnica Pomodoro en tu flujo de trabajo o en tu estudio. Pongámonos en situación, años 80,
pantalones de pitillo, hombreras, Italia, la Torre de Pisa y un estudiante universitario
decidido a sacar las mejores notas posibles de entre todos sus compañeros. Se dirige a la
cocina, coge un temporizador con forma de tomate y lo pone al máximo: 25 minutos.
Durante los próximos 25 minutos se promete a sí mismo: "Estaré concentrado únicamente
en estudiar el tema que tengo delante". Luego, descansaré 5 minutos y me pondré de nuevo
con los 25 minutos del temporizador a estudiar el tema que tengo delante. Y así lo hace con
cada uno de los temas, con cada una de las asignaturas. 25 minutos de concentración, 5 de
descanso. Al final del trimestre, con su método de estudio se ha convertido en un alumno
brillante, y ha nacido la ténica pomodoro que significa "tomate" en italiano. El nombre del
estudiante de ingeniería es Francesco Cirillo, y a él le debemos esta técnica. La técnica se
basa en bloques alternativos de concentración y descanso. Durante los periodos de
concentración, no se permite ninguna distracción, por lo que el teléfono, email, WhatsApp,
notificaciones o cualquier cosa que pueda distraernos de nuestra tarea hay que apartarlo.
Así que apaga todas las notificaciones. Bueno, de hecho, si quieres ser realmente
productivo, apaga todas las notificaciones siempre, y en lugar de ser reactivo, reaccionando
ante lo que los demás hacen, mejor sé proactivo, y decide tú qué será lo que hagas, cómo y
cuándo. Bueno, que para concentrarte apagues todas las notificaciones y, si puedes, pon el
teléfono en modo avión, que es lo que yo hago cuando necesito períodos de concentración
total. 25 minutos sin distracciones y sin nadie que te moleste, totalmente concentrado en
ejecutar la tarea que tienes delante. Cuando suena la señal de descanso, a descansar esos 5
minutos. Quiero decir que no a todo el mundo los 25 minutos les funcionan, y hay quien
prefiere mantener periodos de concentración más prolongados. Recuerdo, por ejemplo, a un
compañero, Óscar. Óscar trató de poner en marcha esta técnica según supo de su existencia.
Le pareció que tenía todo el sentido del mundo y que era la respuesta que estaba buscando a
cómo organizarse las franjas de trabajo, de modo que resultase cómodo y productivo. Así
que Óscar bajó a la calle, compró un temporizador y se dispuso a trabajar siguiendo la
técnica pomodoro. Las primeras veces lo colocó a 25 minutos, así que cada 25 minutos, el
temporizador sonaba, pero daba la casualidad que sonaba justo en el momento en el que a
Óscar no le venía bien, porque Óscar quería seguir con lo que estaba haciendo en ese
momento, así que paraba la alarma y seguía trabajando un ratito más, y luego un ratito más,
y luego estaba cansado y paraba un rato, y cuando se daba cuenta, pues había bajado el
ritmo, y había mirado Twitter, Facebook y el teléfono un par de veces. Luego volvía a
poner el temporizador, que volvía a sonar justo en el momento en el que Óscar se sentía
muy productivo así que no le hacía caso y seguía trabajando. Por supuesto, cuando habían
tareas que urgían, Óscar ni se acordaba del temporizador ni de la técnica ni de nada. Al
final, el temporizador acabó en una esquina triste, solo y abandonado sin aportar ninguna
solución a la falta de estructura en la manera de trabajar de Óscar. Esto que acabo de
contar, nos ocurre a todos, y es más que probable que te pase también a ti especialmente las
primeras veces. Así que cuidado. Vamos a ver qué puedes hacer para tratar de evitarlo. Lo
más apropiado, es que desarrolles tu propia rutina en torno a la técnica pomodoro. Por
ejemplo, que utilices una hora o un par de horas de tu mañana o de tu tarde para poner en
práctica esta técnica. Si 25 minutos te parecen muy pocos determina cuál es la duración que
según tu propia experiencia, pues nadie te conoce mejor que tú, es la que más se adecúa a
tus propias condiciones, cuál es la que mejor se adapta a tu ritmo. Busca una cantidad de
tiempo que no sea ni demasiado breve, como para que te quedes con ganas de continuar, ni
demasiado larga, como para que hacia el final solo puedas estar pensando en que suene ya
de una vez el dichoso temporizador y puedas así parar. Conozco a personas a las que los 25
minutos les va genial, y conozco a otras que prefieren entre los 40 y los 60 minutos como
intervalos de concentración intensa. Obsérvate y decide hasta dónde quieres llevar tu
capacidad de concentración. Igual que cuando empiezas a correr no te metes a correr un
maratón sin haber entrenado, te recomiendo que empieces con poco tiempo y vayas
probando, aumentando los minutos de 5 en 5, hasta encontrar tu equilibrio. Personalmente,
yo me encuentro cómodo trabajando en bloques de 45 minutos, seguidos con descansos de
15, y no solo hacer más de dos bloques de 45 minutos seguidos sin una pausa más larga o
un cambio total de tipo de tarea. Por ejemplo, 45 minutos, concentración absoluta, 15 de
descanso; y vuelvo a otros 45 minutos de concentración absoluta, seguido de otros 15
minutos de descanso. La técnica pomodoro explota las ventajas de la concentración intensa
en una actividad, por periodos de tiempo breves y determinados alternando con periodos de
descanso. Cada vez, hay más estudios científicos que demuestran que al cerebro le viene
muy bien descansar ratitos entre actividades para afianzar conocimientos. Los resultados
muestran fuertes evidencias de que proporcionarle al cerebro pequeños periodos de
descanso interrelacionados contribuye al desarrollo de la memoria a largo plazo; y sugieren
que podrían ser cruciales para hacer más fácil y rápida la consolidación de recuerdos. Así
que recuerda, tú: concentra tu cerebro intensamente y permítele descansar también
inmediatamente, intensamente, y vuelta a trabajar.

Fin de jornada laboral

Establecer por adelantado el final de tu jornada laboral es tan importante como decidir
cuáles serán tus prioridades del día siguiente. En alguna ocasión, puede ocurrir que por un
motivo u otro no hayas sido capaz de cumplir con tus tres prioridades del día siguiente, e
igualmente puede ocurrir que no respetes tu horario de salida, en alguna ocasión, no de
manera habitual. No cumplir con tus prioridades de manera habitual y no respetar los
horarios de tu jornada laboral son el indicativo más claro de que hay algo que está
francamente mal en el modo que estás gestionando tu tiempo. Un tiempo que estás
gestionando de manera más bien pobre. Una pista hacia la solución: escoge tus prioridades
de manera más realista y termina a tu hora. Hay numerosos estudios que demuestran que
más allá de las ocho horas, nuestra capacidad de concentración y atención disminuye
sensiblemente. El cerebro necesia descanso y hemos agotado prácticamente casi toda
nuestra fuerza de voluntad. Eso significa un descenso considerable en la calidad de nuestra
toma de decisiones, una reducción de la velocidad de ejecución, menos presencia en las
reuniones con los compañeros, cansancio, poca claridad mental, distrofia muscular por falta
de actividad física y aumento del riesgo de accidente cardiovascular. No suena muy bien.
Yo aprendí esto, como muchas cosas en mi vida, por la vía dura. Aunque en mi caso, el
hecho de echar más de ocho horas trabajando, sin que nadie me obligase, tuvo además otro
tipo de coste. Hoy en día y en especial para los que trabajamos dentro de eso que se llama
knowledge workers, o los que trabajamos en internet, la oficina existe en cualquier sitio que
disponga de una buena conexión wifi. Esto significa que es más que probable, que no haya
compañeros al lado que nos recuerden, porque se levantan y se van, que ha llegado la hora
de salida. Cuando se me presentó por primera vez la oportunidad de tener una jornada
laboral de ocho horas desde mi casa, yo me fui a celebrarlo. Recuerdo el primer día delante
del ordenador, con la sensación de estar produciendo contenido de calidad a niveles
cuasiestratoféricos, sin parar, atendiendo mil cosas, resolviéndolas, una por una, otra tras
otra. Llego al final de jornada y, como estaba en mi despacho, en mi casa, seguí un rato
más; total, no solo no iba a ser daño a nadie sino que iba a jugar favorablemente en mi
favor. Estaba demostrando que era un tío capaz, responsable y súper productivo. Al día
siguiente más de lo mismo, al tercer día, un poquito más. Un poquito más significaba cerrar
el ordenador sobre las nueve de la noche, y a veces, retomarlo después de cenar. En medio
de todo esto, mi pareja llegaba a casa tras su jornada laboral, mi respuesta siempre era:
"Cinco minutos más y ya acabo", "Cinco minutos más, y estoy. Dame unos minutos". Y así
todos los días. Lo normal era que mi pareja llegaba, yo le decía: "Cinco minutos. Me ha
surgido una cosa importante. Ahora acabo". Me sentía mal por dentro, porque aunque
deseaba que fuese cinco minutos, tanto había dicho lo de que viene el lobo, que no yo
mismo me lo creía. Era más el deseo de que durase cinco minutos, pero, al final, eran unas
dos horas. Un día mi pareja se hartó, se le acabó la paciencia y vivimos una buena crisis. El
trabajo no lo es todo. El trabajo es un medio, no un fin en sí mismo. Una buena gestión
óptima del tiempo sabe que la relaciones interpersonales de calidad son fundamentales para
nuestra serenidad y nuestra felicidad. Y nuestra serenidad y nuestra felicidad son esenciales
para desempeñar nuestras obligaciones laborales de manera eficaz, especialmente si hemos
de ser creativos y resolutivos. Desde ese mismo día de la crisis, cuando llegaban las seis de
la tarde, me daba igual lo que estuviera haciendo. Yo cerraba la tapa de mi ordenador y me
decía: "Se acabó". Y me dedicaba a vivir y a prestar atención a otros aspectos de mi vida,
como a mi familia, a mis amigos, a mi desarrollo personal y a mis hobbies. Cosas
absolutamente fundamentales en la gestión óptima del tiempo, orientados hacia la
eficiencia, la felicidad y la serenidad. Con el tiempo fui refinando la manera en la que
acababa mi jornada laboral, porque sin saber yo lo que eran los efectos Zeigarnik y
Ovsiankina, hacían presencia recordándome, una y otra vez, las tareas que tenía pendientes,
hasta que poco a poco fui completando mi propio ritual de salida, diciendo las prioridades
del día siguiente y marcando todas las tareas que había completado ese mismo día. Para
poder comprobar de mi primera mano que, efectivamente, había sido un muy buen día de
trabajo en términos de eficiencia y productividad. Pocas cosas hay que dé más gusto que
finalizar tu jornada con la satisfacción del deber cumplido, habiendo realizado un trabajo
excelente. Para que me quedara un mejor sabor de boca, añadí la pregunta ¿Qué he
aprendido? y ¿Qué es lo mejor que ha pasado hoy? Así que recuerda: no por dedicarle más
horas al trabajo serás más eficaz. De hecho, nuestra capacidad de atención tiene un límite.
La fuerza de voluntad tiene un límite. Y el hecho de que nos tiremos más horas delante del
ordenador o en nuestro lugar de trabajo es mucho más perjudicial que beneficioso.
Planificar tu momento de parar de trabajar es tan importante como planificar tu tiempo de
trabajo. Cumple con tus prioridades y respeta tus horarios de inicio y fin de jornada. Va en
ello tu salud, tu felicidad y tu eficacia como profesional.