PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,

PARTICIPACION Y CONSULTA

CONTENIDO

1. Objetivo

2. Alcance

3. Definiciones

4. Condiciones específicas o generales

5. Desarrollo del procedimiento

6. Responsable.

7. Registros

8. Documentos de referencia

9. Control de Cambios al documento

10. Control de Distribución

ELABORO:
REVISO: APROBO: FECHA:
RESPONSABLE
 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA

1. OBJETO

Estimular, incentivar activamente a toda la población trabajadora de XXXXXXXX., para que se hagan
participes de las buenas prácticas de Seguridad y Salud en el trabajo y Medio Ambiente, mediante
Motivación, Consulta y comunicación, con el fin de asegurar que la información pertinente sea
conocida por los trabajadores, administrativos, ingenieros y otras partes interesadas.

2. ALCANCE

Aplicable a todo el personal que ingrese a laborar en las obras que ejecuta XXXXXXXXX

3. DEFINICIONES

Motivación: "Es el impulso que inicia, guía y mantiene el comportamiento, hasta alcanzar la
meta u objetivo deseado".

Reconocimiento público: resultados de un trabajo, proyecto o iniciativa.

4. CONDICIONES ESPECIFICAS

Para desarrollar el procedimiento de COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA de

SERVIFRAN LTDA. Se tuvo en primera instancia la aprobación de la Gerencia General quien ve la
importancia y necesidad de brindar bienestar a cada uno de los trabajadores. Los pasos son:

 Estrategias motivacionales.
 Seguimiento y evaluación de las actividades propias.
 Participación en el mejoramiento continúo de la empresa.
 Mecanismo para la comunicación interna

4.1 Estrategias motivacionales

El programa de motivación que la organización ha determinado, es el siguiente:

1. Distinción y premiación al empleado que participe activamente en la actualización

permanente del Panorama de Factores de Riesgo, donde informe de nuevos posibles riesgos y
las medidas de control. Dentro de las actividades promociónales se tiene el reconocimiento
público ante sus trabajadores.

2. Elección del empleado del trimestre, basado en:

 Uso de EPP.
 Cumplimiento de procedimientos seguros de trabajo
 Orden y aseo en las áreas de trabajo

3. Premiación al mejor brigadista, se tendrá en cuenta aspectos como:

 Cumplimiento y puntualidad a las capacitaciones
 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA

 Respuesta al aprendizaje
 Compañerismo, interés y participación.

4. Reconocimiento a la Gestión del COPASO, se invitara a los representantes por parte de los
trabajadores para que se hagan participe de las Reuniones de HSE y se les reconocerá su
gestión.

5. Difusión de las acciones y resultados del sistema de seguridad, salud y Medio ambiente:
La empresa comunicara a sus empleados las acciones del SGI a través de los siguientes
medios: Cartelera de Seguridad y Salud en el trabajo y a través de los representantes del
COPASO

6. Actividades de Integración: XXXXXXXXX establece actividades de integración del

personal periódicas las cuales serán informadas mediante carteleras. Se realiza
celebración de cumpleaños para el personal administrativo.

4.2. Comunicación Interna y Externa

Las disposiciones para la comunicación interna y externa de la empresa se encuentran

establecidas en la Matriz de Comunicación Interna y Matriz de Comunicación Externa de este
documento.

Se debe comunicar a los empleados acerca de los organismos y cargos que los representan en
materia de Seguridad y Salud en el trabajo. Y Medio ambiente

Divulgación de: Objetivos de los sistemas de Gestión de calidad y de S&SO, y Medio Ambiente
su desempeño, sus políticas, Valores, Misión, Visión, Peligros y Riesgos. Estos temas serán
abordados como capacitaciones e inducciones al personal
 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

Las siguientes son las actividades que se van a llevar dentro del procedimiento:

5.1 Metodología para la Motivación:

Se divulgara a todo el personal el programa Motivación, donde se conocerá cada una de las
estrategias planteadas.

El personal de HSE hará un recorrido por los diferentes frentes de trabajo, y a través del
formato de Sugerencias y Comunicaciones se recibirán todas las sugerencias encontradas las
cuales serán estudiadas y analizadas en la reunión mensual de COPASO y las que resulten
aprobadas se divulgaran en la cartelera.

5.2 Metodología Para La Comunicación Interna

Para garantizar la comunicación interna y consulta de la información referente a los sistemas de

gestión Integral la empresa puede utilizar los siguientes mecanismos:

 Charlas informativas.
 Carteleras informativas.
 Folletos
 Reuniones gerenciales del Sistema de Gestión Integral

Para la Comunicación Interna, adicional a la comunicación descrita en los Anexos 1 y 2 de este

documento, la comunicación desde la Gerencia hacia la base operativa se hará de las siguientes
posibles formas:

 Se programarán reuniones informativas donde asistan los trabajadores de la empresa por

grupos o en su totalidad y en estas, ya sea el Gerente o el delegado competente
divulgará la información.
 Cuando el personal operativo (desde la base) requiera solicitar un permiso para
ausentarse del sitio de trabajo en horario laboral, diligenciará el Formato de Solicitud de
Permiso de Trabajo, el cual entregará al supervisor de su área y éste a su vez lo remitirá
a la coordinación.
 Se comunicará al personal quiénes son sus representantes en asuntos que tengan que
ver con Seguridad y salud ocupacional y el designado por la Gerencia.
 Cualquier aspecto por mejorar, que los empleados propongan, en su derecho de
participar en el mejoramiento continuo de la empresa, debe ser consignado en el
formato de sugerencias y recomendaciones
 Otra forma de participación de los empleados de la empresa, son las reuniones
sostenidas por los integrantes del Comité Paritario COPASO, para la discusión de temas
concernientes a la seguridad y salud ocupacional y el medio ambiente de los
 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA

trabajadores, quedarán las respectivas actas, que luego de ser firmadas, serán
divulgadas por sus integrantes a la parte administrativa y operativa.
 Una alternativa que tiene el trabajador para exponer sus inquietudes, son los
representantes operativos en el COPASO, ante quienes podrán tramitar cualquier
solicitud, que a su vez la expondrán en la reunión mensual del comité completo.
 Debe permanecer en los sitios de trabajo el listado de los Teléfonos de emergencia como
Defensa civil, Bomberos, Clínicas y hospitales, policía y Cruz roja entre otros.

5.3 Metodología Para La Comunicación externa

Se deben establecer canales de comunicación por medio de correspondencia formal, reuniones

(Actas de reuniones) o tener a la mano los teléfonos directos de atención en caso de
emergencias con:

 Ministerio de la Protección Social, representado por su secretaría Municipal.

 Administradora de Riesgos Laborales.
 Contratistas.
 Entidades que presten apoyo en la atención de emergencias: Bomberos, Policía,
Hospitales, defensa civil.
 Clientes.

La organización dispondrá de la política del Sistema de Gestión Integral e información que

requiera con respecto a la Seguridad y Salud en el trabajo y Medio Ambiente a las partes
interesadas de acuerdo a lo establecido en la Matriz de Comunicación Externa.

La organización atenderá cualquier consulta que en materia Calidad, Seguridad y Salud en el

trabajo y Medio Ambiente realicen las partes interesadas y designar al cargo pertinente para que
informe sobre el desarrollo de los procesos o información de Seguridad y Salud en el trabajo y
Medio Ambiente de la empresa cuando las partes interesadas lo requieran.

Recepción de la comunicación y partes interesadas. Se hará a través de la (Participación) Con

los riesgos como se involucran en los riesgos, se le divulgara al personal (ATS, CHARLA
DIARIAS, PERMISOS DE TRABAJO, PFR)

6. RESPONSABLES

El coordinador y/o los supervisores de HSE, se encargarán de difundir este procedimiento a

todos los niveles de la compañía, recibir todas las recomendaciones y sugerencias,
transmitir esta información al comité paritario de salud para su estudio e implementación.
 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA

ANEXO 1 Matriz de comunicación interna

MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA

CARGO QUE COMO A QUIEN CUANDO
COORDINADORES  Apoyo en la
DE LOS difusión de:
SISTEMAS DE * Los
GESTIÓN Documentos
del Sistema de
Gestión de
Calidad y de
Seguridad y
Salud Cuando se
Ocupacional y requiera elaborar
Medio o revisar un
Ambiente documento.
(Procedimiento
s, Instructivos, Permanentemente
Formatos, * o cada vez que
Manuales de Capacitación. sean revisados y
Gestión, entre * Inducciones aprobados.
otros). * Boletines. A todo el
* Mapa de * Carteleras. personal. Frecuentemente
Procesos y * Charlas o para reforzar y
Organigrama. reuniones. asegurar el
* Reglamentos * Videos. reconocimiento
internos de la
 Apoyo en la información.
divulgación
de:  Cuando la
* Política de SGI organización así
* Misión, Visión, lo considere
Valores.
* Objetivos de
SGI
* Información de
Desempeño de
los Procesos.
* Necesidades
de Recursos.
 Programas y * Gerente y * Cuando la
Planes de Capacitación. personal organización así
gestión para * Carteleras. involucrado lo considere
objetivos del * Reuniones.
SGI .
 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA

MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA

CARGO QUE COMO A QUIEN CUANDO
 Información
sobre
resultados de
las Auditorias. En reuniones y Mínimo una vez al
 Estado de las revisiones Gerente. año (Revisión por
Acciones Gerenciales. la Dirección).
Correctivas y
preventivas
generadas.
* Indispensable
* Cada año o en
a los
caso de revisión
* Reunión responsables
 Programación de programa.
* Charlas de los
de Auditorias * Un mes antes de
* Carteleras procesos.
la ejecución de la
* A todo el
auditoria.
personal
 Comunicar la Esporádicamente o
importancia de cuando se
A todo el
satisfacer los Reuniones. establezcan
personal.
requisitos del cambios en los
Cliente. requisitos
GERENTE Reuniones de
Permanentemente
 Política y Sensibilización
A todo el o cada vez que
Objetivos de y
personal. sean revisados y
SGI concientizació
aprobados.
n
REPRESENTANTE  Información  Reuniones  Coordinadore En reuniones o
S DE LOS relacionada con los s de los charlas informales
PROCESOS con los Representan sistemas de con el personal
procesos tes de la gestión. operativo.
(acciones Dirección.  Personal
correctivas, operativo que
preventivas, de intervengan
mejora y en calidad y
seguimiento de S&SO. Y
estas). Medio
 Asuntos de ambiente
interés que
promuevan la
mejora de los
procesos.
 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA

MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA

CARGO QUE COMO A QUIEN CUANDO
 Informe de
 Información
resultados
sobre los
del cálculo Según frecuencia
Indicadores
de los Coordinador para presentar
correspondient
indicadores SGI indicadores y en la
es a cada
de los Gerente. revisión por la
proceso,
procesos de dirección.
desempeño de
los sistemas
los procesos.
de gestión.
 Reuniones
con los
Representan
Cuando se
tes de la Coordinador
 Necesidades identifiquen las
Dirección. SGI.
de Recursos necesidades de
 Solicitudes Gerente. recursos
formales o
solicitudes
de compra.
 *Verbalment
e en
Reuniones
 Necesidades con los
de Representan
Coordinador Cuando se
Capacitación tes de la
SGI requiera
y/o Dirección.
Entrenamiento  *Por medio
del Formato
de
Sugerencias
 Apoyo en la
difusión de:
 Política de SGI
 Los
documentos de A todo el
SGI personal y en Periódicamente o
Capacitacione
Ocupacional particular al cada vez que sean
s
aplicables a los Inducciones personal que revisados y
procesos manejará los aprobados.
(Procedimiento documentos.
s, Formatos,
Manuales de
Gestión, entre
otros)
 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA

MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA

CARGO QUE COMO A QUIEN CUANDO
 Condiciones y
actos
Formato de
inseguros
actos y Gerente
 Necesidades
condiciones Coordinador de Cuando se
TRABAJADORES de EPP
inseguras. HSE requiera
 Sugerencias y
Formato de Ing. Residente
Recomendacio
sugerencias
nes

 Informe de
Por escrito con Coordinador
Auditoria
los formatos: SGI.
Interna
Lista de Gerente. Cada vez que se
 Lista de
verificación Representante realiza una
verificación
para auditoria. s de los auditoria
para auditoria
LÍDER DEL Informe de procesos
(cuando se
EQUIPO AUDITOR Auditoria auditados.
requiera)
Por escrito en
Líder del
 Plan de el Plan de Cada vez que se
proceso
Auditoria Auditoria realiza una
auditado.
Interna Interna. auditoria
Gerente

Anexo 2. Matriz de Comunicación Externa.

 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA

MATRIZ DE COMUNICACIÓN EXTERNA

PROCESO 1.1. CARGO QUE COMO A QUIEN CUANDO

 Política
s de SGI
 Informa
ción
pertinente a
los procesos, Vía Fax, E-mail,
y seguridad y Correo
* *Cada vez
PROCESO Salud en el electrónico,
Coordinadores Partes que se
MEJORA Y trabajo Y personalmente,
de Gestión Interesadas solicite y/o
HSE ambiente verbalmente,
* Gerente requiera
 Planes correspondenci
de calidad a formal escrita.
 Sistema de
Gestión de
Seguridad y
Salud en el
Trabajo.
 Avances de
obra
 Consultas
técnicas y
administrativ
* Gerente as Vía Fax, E-mail,
*  Facturación Correo
Administrador  Envío de electrónico,  Cada vez
PROCESO a Documentaci personalmente, Partes que se
DE SERVICIO * Directores ón verbalmente, Interesadas solicite y/o
de Obra administrativ correspondenci requiera
* Ingenieros a. a formal escrita,
residentes  Cumplimiento bitácora.
de pagos de
nóminas,
parafiscales y
prestaciones
sociales.
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA
7. REGISTRO

 Asistencia

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Norma ISO 9001:2008

 Norma OHSAS 18001:2007
 Norma ISO 14001:2004

9. CONTROL DE CAMBIOS AL DOCUMENTO

VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA

10 CONTROL DE DISTRIBUCION

FECHA
VERSIO DE
ENTREGADO A: FIRMA DE RECIBIDO
N ENTREG
A