Unidad.

Introducción a Sistemas de Gestión Integral

Clase 2. Requerimientos del sistema de Gestión
Integral

0
Contenido

Requerimientos del Sistema de Gerencia Integral .......................................................... 2

Objetivo ......................................................................................................................................... 2
Instrumento .................................................................................................................................. 2

Requisitos...................................................................................................................................... 2
Tipos de Certificaciones ............................................................................................................... 17
Ejemplo de aplicación de la normativa 1..................................................................... 19
Taller aplicativo 1 ..................................................................................................... 20
Seguimiento Perfil de Control .................................................................................... 20
Objetivo ........................................................................................................................................ 20
Instrumento para nuevas normas ................................................................................................ 21
Instrumento para normas antiguas ............................................................................................. 25
Ejemplo aplicativo 2 ................................................................................................. 29
Taller aplicativo 2 ..................................................................................................... 32

1
 Requerimientos del Sistema de Gerencia Integral

Objetivo

Realizar el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora de un

Sistema de Gerencia Integral dentro de parámetros claros e iguales que garanticen
unidad de criterio entre Organizaciones, entidades de Vigilancia Estatal, los clientes
y los Proveedores.

Instrumento

Requerimientos presentados en forma técnica y secuencial. Ningún requerimiento

tiene mayor o menor importancia, todos deben ser cumplidos por la Organización
dentro de su Sistema de Gerencia Integral.

Requisitos

REQUISITOS INTEGRALES NUEVAS NORMAS

VISITA Nro. EMPRESA:
# REQUERIMIENTO DOCUMENTACIÓN REGISTROS
1 ALCANCE Manual integral No requerido
2 REFERENCIAS NORMATIVAS Solo para algunos Documento guía
sectores.
3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES No requerido NO aplica.
4 CONTEXTO DE LA Manual integral No requerido
ORGANIZACIÓN
4.1 COMPRENDIENDO EL Manual integral No requerido
CONTEXTO DE LA
ORGANIZACIÓN.
4.2 INTERESES Y REQUISITOS Manual integral No requerido
PARTES INTERESADAS
4.3 PLANEACIÓN DEL SISTEMA DE Manual integral No requerido
GESTIÓN
4.4 SISTEMA DE GESTIÓN Manual integral No requerido

2
4.4. GENERAL Manual integral No requerido
1
4.4. APROXIMACIÓN A LOS Manual integral Mapa de procesos
2 PROCESOS
5 LIDERAZGO Manual integral No requerido
5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO Manual integral Inducción
5.1. COMPROMISO SISTEMA DE Manual integral Inducción
1 GESTIÓN
5.1. COMPROMISO NECESIDADES Manual integral Inducción
2 Y ESPECIFICACIONES
5.2 POLÍTICA INTEGRAL Manual integral Inducción
5.3 ORGANIGRAMA Referenciado en el Organigrama
Manual integral
6 PLANEACIÓN Manual integral No requerido
6.1 GESTIÓN DEL RIESGO Procedimiento de Matriz de gestión
gestión del riesgo del riesgo (1).
6.2 OBJETIVOS INTEGRALES Manual integral No requerido
6.2. OBJETIVOS INTEGRALES Manual integral No requerido
1
6.2. PROGRAMAS Se referencian en Programas
2 listado maestro
documentos
6.3 MANEJO DEL CAMBIO Procedimiento de Formato de gestión
gestión del cambio del cambio
diligenciado para
cada requerimiento
específico.
7 SOPORTE Manual integral No requerido
7.1 RECURSOS Manual integral Presupuesto
7.1. GENERAL Manual integral No requerido
1
7.1. INFRAESTRUCTURA Manual integral Programa
2 mantenimiento y
hoja de vida de cada

3
 equipo
7.1. AMBIENTE DE LOS PROCESOS Manual integral No requerido (2)
3
7.1. MEDICIÓN Y MONITOREO DE Manual integral Registros de control
4 LOS PROCESOS de calidad (SPC (3))
7.1. CONOCIMIENTO Manual integral Solo si se adopta.
5
7.2 GESTIÓN POR COMPETENCIAS Procedimiento de Perfiles, hojas de
gestión del talento vida, programa de
humano formación,
formación y
evaluación de la
eficacia de la
formación.
7.3 COMPROMISO Manual integral Inducción
7.4 COMUNICACIÓN Manual integral Evidencias de
comunicación.
7.4. GENERAL Manual integral Evidencias de
1 comunicación.
7.4. COMUNICACIÓN INTERNA Manual integral Evidencias de
2 comunicación.
7.4. COMUNICACIÓN EXTERNA Manual integral Evidencias de
3 comunicación.
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTAL Manual integral No requerido
7.5. GENERAL Manual integral No requerido
1
7.5. CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN Procedimiento de Listado maestro de
2 control de documentos.
documentos
7.5. CONTROL DE DOCUMENTOS E Manual integral Listado maestro de
3 INFORMACIÓN registros.
8 CONTROL OPERACIONAL Manual integral No requerido
8.1 PLANEACIÓN Y CONTROL Manual integral Plan de la calidad y
OPERACIONAL listado de

4
 elementos de
protección por
cargo
8.2 DETERMINANDO Manual integral No requerido
NECESIDADES MERCADEO
CON LOS CLIENTES
8.2. GENERAL Manual integral No requerido
1
8.2. REQUERIMIENTOS Cotizaciones, Cotizaciones, ofertas
2 RELACIONADOS CON BIENES ofertas comerciales comerciales
Y SERVICIOS
8.2. REVISIÓN RELACIONADA CON Protocolo de Registros de
3 BIENES Y SERVICIOS atención a clientes cotizaciones y
pedidos.
8.2. COMUNICACIÓN CON Procedimiento de Registros de gestión
4 CLIENTES felicitaciones,
quejas y reclamos.
8.3 PLANEACIÓN Y PROCESO Plan de calidad Registros diarios
OPERACIONAL
8.4 CONTROL EXTERNO DE Manual integral No requerido
PROVEEDORES DE BIENES Y
SERVICIOS
8.4. GENERAL Manual integral No requerido
1
8.4. REQUERIMIENTOS Procedimiento de No requerido
2 RELACIONADOS CON BIENES compras
Y SERVICIOS
8.4. INFORMACIÓN DOCUMENTAL Manual de Contrato, actas con
3 DE PROVEEDORES EXTERNOS. contratistas contratistas.
8.5 DESARROLLO DE BIENES Y Manual integral No requerido
SERVICIOS
8.5. PROCESO DE DESARROLLO Procedimiento de Programa de diseño
1 diseño
8.5. CONTROLES DEL DESARROLLO Procedimiento de Pruebas de diseño

5
2 diseño (4)
8.5. TRANSFERENCIA DEL Procedimiento de Registros de entrega
3 DESARROLLO diseño (5)
8.6 PRODUCCIÓN DE BIENES Y Manual integral No requerido
PROVISIÓN DE SERVICIOS
8.6. CONTROL DE PRODUCCIÓN Plan de calidad Soportes del plan de
1 DE BIENES Y PROVISIÓN DE calidad (SPC)
SERVICIOS
8.6. IDENTIFICACIÓN Y Manual integral Registro de
2 TRAZABILIDAD trazabilidad
8.6. PROPIEDAD DE CLIENTES Y Manual integral Registro de
3 PROVEEDORES EXTERNOS producto externo.
8.6. PRESERVACIÓN DE BIENES Y Manual integral Registro de
4 SERVICIOS preservación
8.6. ACTIVIDADES POSTVENTA Manuales técnicos. Registros de servicio
5 asociado.
8.6. CONTROL DE CAMBIOS Procedimiento de Registro de manejo
6 manejo del cambio del cambio.
8.7 VERSIONES DE BIENES Y Procedimiento de Fichas técnicas de
SERVICIOS. control de cambios productos y
servicios
8.8 NO CONFORMIDAD DE Procedimiento de Registros de manejo
BIENES Y SERVICIOS manejo del del producto o
producto o servicio servicio no
no conforme conforme.
9 MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Manual integral No requerido
9.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Encuesta Encuesta y
tabulación
9.1. GENERAL Manual integral No requerido
1
9.1. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Encuesta Encuesta y
2 tabulación
9.1. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE Manual integral Registros de análisis
3 DATOS de datos.

6
9.2 AUDITORIA INTERNA Procedimiento de Programa de
INTEGRAL auditoria interna auditoria, notas de
integral campo, informe a la
dirección y
evaluación de
auditores internos
integrales.
9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Manual integral Registro de revisión
por la dirección.
10 MEJORA CONTINUA Manual integral No requerido
10.1 NO CONFORMIDAD DE Manual integral Registros de manejo
BIENES Y SERVICIOS del producto o
servicio no
conforme.
10.2 MEJORAMIENTO CONTINUO Procedimiento de Formato de acción
acciones correctiva.
correctivas
PROMEDIO
Notas: Basado en las normas ISO9001:2015, ISO14001:2015 draft final voted y la
ISO45001:2016 draft paper.
(1) La inducción se debe interpretar como un documento empleado para
realizar el trabajo y por otra parte contar con el registro de capacitación
tanto de inducción como de reinducción que se lleva a cabo al regreso de
vacaciones.

(2) Matriz del riesgo en seguridad industrial conocida como “matriz de peligros
y controles”. Matriz de impacto ambiental conocida como “matriz de
impactos ambientales significativos” y matriz de calidad conocida como
“matriz de riesgos de calidad.” Las tres matrices emplean como guía la
norma ISO31000 de gestión del riesgo.

(3) Solamente aplica cuando la organización debe tener un sistema especial

para manejar su ambiente de proceso, por ejemplo BPM (Buenas Prácticas
de Manufactura) en sectores de alimentos o producción de medicamentos,

7
 lista de chequeo de un vehículo en ISO39001 de seguridad en el transporte
terrestre.

(4) (SPC) Control estadístico de proceso por sus siglas en inglés.

(5) Soportes de revisión (sobre documentos), verificación (pruebas funcionales

o de laboratorio) del primer lote industrial. Pruebas de validación realizadas
sobre laboratorios acreditados.

(6) Registros sobre información para compras sobre nuevos productos o

servicios requeridos, instrucciones para contratistas, producción, logística,
almacenamiento, ventas, consumidores y servicio asociado. Información
sobre disposición final del producto y sus fungibles.

Las normas ISO9001:2008 y la ISO14001:2004 estarán vigentes hasta septiembre

de 2018. La norma OHSAS18001:2007 hasta septiembre de 2019, razón por la cual
se publica en este documento los requerimientos exigidos por estas normas
salientes, para que el lector pueda mantener esos sistemas mientras de
encuentren vigentes y las organizaciones no hayan llevado a cabo la transición a
las nuevas normas.

REQUISITOS INTEGRALES NORMAS ANTIGUAS

OBJETIVO: Satisfacer las necesidades del cliente minimizando el impacto
ambiental, sin exponer la vida de ningún ser humano y administrando las
enfermedades ocupacionales identificadas.
# REQUERIMIENTO DOCUMENTACIÓN REGISTROS
1 Alcance de Sistema Manual de HSEQ, hoja de Manual integral primera
de Gerencia Integral introducción. Debe hoja
definirse por procesos.
2 Contexto (nuevo Manual integral, sección de Manual integral, sección
requisito para las contexto se describe correspondiente
tres nuevas normas). negocio, normas legales,
reglamentarias y
estatuarias que apliquen a

8
 la organización.
3 Identificación de Procedimiento de Normograma
aspectos legales identificación de aspectos
legales
4 Política integral. Manual integral, Internet y Asistencia a la
entrada a las oficinas. divulgación
5 Objetivos Manual integral, Matriz de objetivos,
integrables procedimiento de indicadores y
medibles administración de responsables.
objetivos. Divulgación y los
indicadores periódicos
HSEQ.
6 Control Procedimiento de control Listado maestro
Documentos de documentos documentos internos y
externos; Normograma
7 Control Registros Procedimiento de control Listado Maestro de
de registros Registros
8 Organigrama, Manual integral Organigrama, fichas
descripción de (Organigramas) y descripción de cargos y
cargos y nivel de descripción cargos. Incluye hoja de vida.
responsabilidad Organización de salud
ocupacional y medicina del
trabajo con estatutos,
organigrama de
emergencias y personal
para la gestión de medio
ambiente.
9 Organigrama y Análisis de vulnerabilidad y Organigrama y
responsabilidades plan de manejo de descripción de cargos.
en situaciones de emergencias con Registro de simulacros
emergencia organigrama.
10 Asignación de Documento que describe Archivo Control de
recursos para el la manera de llevar a cabo presupuesto y soportes
Sistema de Gerencia la asignación de recursos de su ejecución.

9
 Integral. para el sistema de gerencia
integral.
11 Gestión Recursos Procesos y procedimientos Formato de perfil, plan
Humanos que describen el modelo anual de formación,
de competencias de la registros de calificación y
entidad para administrar el competencia de personal
talento humano. y hojas de vida.
12 Confiabilidad Documentos que Plan mantenimiento,
describen las buenas hojas de vida de equipos,
prácticas de backup y registro de
mantenimiento de configuraciones.
equipos, software y
conservación de las
configuraciones iníciales.
13 Epidemiología de la Reporte y análisis de la Programa de higiene de
empresa epidemiología de la la empresa dentro del
empresa suministrada por sistema de gestión de la
el médico de salud seguridad y la salud en el
ocupacional y quién trabajo.
además debe ser
especialista en salud
ocupacional debe tener
licencia de medico vigente.
Su informe contiene las
recomendaciones para
administrar las
enfermedades detectadas
en el trabajo por los
exámenes ocupacionales
periódicos, de ingreso y
retiro.
14 Gestión de los Determine una Matriz de peligros y
riesgos de metodología para definir controles, registro de
seguridad industrial los riesgos de seguridad compra y entrega de
industrial y la elementos de protección

10
 administración de y fichas de seguridad de
implementos de seguridad los productos peligrosos
y administración de las en los sitios de trabajo.
fichas de seguridad de los
productos clasificados
como sustancias
peligrosas.
15 Gestión de medio Análisis de los aspectos Matriz de identificación
ambiente. ambientales de la de aspectos ambientales
organización para significativos.
determinar los controles y
las buenas prácticas a
llevar a cabo.
16 Sistema de gestión Esquema legal Programas que se
en la seguridad y la debidamente diligenciado deriven de la
salud en el trabajo y con los anexos epidemiologia de la
correspondientes y los empresa y de la matriz de
subprogramas de higiene, riesgos de la
salud y prevención organización.
correspondiente.
17 Programas de Metodología para Programas y sus soportes
seguridad industrial. administrar los programas
de seguridad industrial
debidamente
documentados.
18 Programas de Metodología para Programas y sus
medio ambiente administrar los programas soportes, análisis y
de medio ambiente monitoreo.
requeridos para mitigar el
aspecto ambiental.
19 Planeación de la Programa de planeamiento Plan de la calidad,
prestación del del trabajo en la cronogramas y órdenes
servicio o programa organización. de trabajo o de
de manufactura. prestación del servicio.

11
20 Control operacional Documentos que permiten Registros de operación
administrar los procesos diarios y de manejo del
operacionales y detallan la no conforme.
manera de realizar las
operaciones de trabajo
mediante la aplicación de
una gerencia visual.
Procedimiento para
manejo del no conforme.
21 Control del manejo Programa y Formatos de Control de
de los residuos procedimientos la Operación de
sólidos del proceso. relacionados con el tema. desechos.
22 Manejo del agua, Programa y Formatos de Control de
ruido y aire en el procedimientos la Operación de los
proceso, incluyendo relacionados con el tema elementos impactados.
su disposición final. de medio ambiente.
23 Compras, gestión de Proceso de Compras, Formatos de evaluación,
proveedores, procedimientos de selección, compra,
maquila y selección, evaluación y devolución y registro de
subcontratación. homologación de partes a materiales e insumos.
proveedores y contratistas. Auditorías de segunda
Incluye la verificación de parte.
producto comprado.
Incluye la evaluación de los
equipos de seguridad
industrial y el nivel de
seguridad y cumplimiento
de los proveedores de
servicios de reciclaje y
disposición final.
24 Ventas, uniones Proceso de Ventas o Formatos de ventas
temporales, comercial, preventa, venta,
representaciones, revisión, requisitos,
franquicias y redes despacho, conservación.
de distribución. Uso seguro y disposición

12
 final.
25 Servicio postventa, Documentos que Formatos servicios,
soporte, atención a describen como se atiende postventa, garantía y
quejas e al cliente, incluyendo sus soporte.
información. inquietudes, quejas,
felicitaciones y
seguimiento.
26 Interventoría de PP: Interventoría. Manejo Formatos de control
servicios y de los contratistas y correspondientes,
proveedores proveedores que realizan comunicación y actas.
parte del proceso por la
modalidad de outsourcing.
27 Control de Procedimientos de Control Plan de Calibración y
dispositivos de de Dispositivos de formatos de protocolo de
medición Medición. calibración y cálculo de
incertidumbre.
28 Diseño Documentos que Plan de cada diseño,
describen como realizar el registros de revisiones,
plan de diseño, definición verificaciones y
de roles, entradas, salidas validaciones.
del diseño y plan de
pruebas, uso seguro y
reciclaje y disposición final.
29 Manejo de Documentos que permiten Plan de vulnerabilidad,
emergencias e determinar el análisis de procedimiento de
investigación de vulnerabilidad, la reacción atención a emergencias y
incidentes ante emergencias, el procedimiento de
restablecimiento del investigación de
negocio y la investigación incidentes.
de incidentes que se
presenten durante la
operación para evitar que
se vuelvan a repetir.
30 Medición de Documentos que Indicador de proceso, de

13
 Procesos describen la metodología producto, de
para realizar la medición conformidad con el
de los procesos, sistema, de eficacia, de
conformidad del producto, impacto ambiental, de
satisfacción de los clientes, salud ocupacional y de
y monitoreo de variables seguridad industrial.
ambientales y de
seguridad industrial.
31 Medición de la Descripción de la Indicador de satisfacción
satisfacción del metodología para la del cliente.
cliente. medición de la percepción
del cliente, incluyendo los
negocios perdidos.
32 Medición de Metodología para medir la Indicador de producto
producto o servicio conformidad del producto (y) o del servicio
o del servicio.
33 Medición de la Metodología para la Indicador de eficacia
eficacia del Sistema medición del nivel de
de Gerencia Integral desperdicio basado en SIX
SIGMA.
34 Medición de la Metodología para la Indicador de
conformidad de medición del nivel de conformidad
sistema integral. cumplimiento de esta
norma.
35 Medición de Metodología para la Indicador de proveedor.
proveedores Medición del nivel de
servicio prestado por los
proveedores mediante la
evaluación de proveedor.
36 Monitoreo y Metodología para la Indicadores de salud
medición de salud medición de los factores ocupacional
ocupacional. críticos de salud
ocupacional y su evolución.
37 Monitoreo y Metodología para la Indicadores de seguridad

14
 medición de medición de los factores industrial
seguridad industrial críticos de seguridad
industrial y su evolución.
38 Monitoreo y Metodología para la Indicadores de medio
medición de medio medición de los factores ambiente.
ambiente críticos de medio ambiente
y su evolución
39 Evaluación de Procedimiento de Lista de chequeo o
cumplimiento legal evaluación del Normograma
cumplimiento legal
40 Auditorías Internas Procedimiento de auditoría Programa de auditoría
integrales interna integral conforme a anual, plan de cada
la norma ISO19011 para auditoria, notas de
planear, ejecutar, hacer campo, no
seguimiento y reportes conformidades e
finales de auditoría interna informe la dirección.
integral.
41 Metodología de Descripción de la Mejoras efectivas en los
Mejora Continua de metodología de Kaizen en procesos, productos y
los procesos. la operación para asegurar servicios.
mejora en la seguridad, la
administración de
actividades ambientales y
la calidad de los procesos
misionales.
42 Acción Correctiva Procedimiento acción Formato de acciones
correctiva que permite correctivas y preventivas
mejorar el sistema de con sus soportes.
gerencia integral en forma
permanente.
43 Acción Preventiva Procedimiento acción Formato de acciones
preventiva que permite correctivas y preventivas
mejora sobre riesgos con sus soportes.
posibles de ocurrir.

15
44 Investigación de Permite llevar a cabo la Procedimiento y formato
incidentes investigación de los de investigación de
incidentes para determinar incidentes.
las causas y realizar la
divulgación de lecciones
aprendidas
45 Revisión por la Procedimiento revisión por Registro de revisiones
dirección la dirección a intervalos por la dirección y
planificados y no presupuesto.
delegable.
46 Relaciones con la Documentos relacionados Registros de
comunidad con la gestión con la comunicaciones con la
comunidad y las demás comunidad.
partes interesadas.
Notas: Basado en las normas ISO9001:2008, ISO14001:2004 y la
OHSAS18001:2007.

 Para mayor información sobre los entregables de los sistemas de gestión

integrales, el lector puede consultar:
 El lector puede consultar más detalles en: www/iso.ch
 La siguiente dirección contiene detalles: www/sae.org
 BSI group: http://www.bsigroup.com/

En algunos países y sectores de la economía es obligatorio contar con certificados

de calidad para poder participar en licitaciones y contratos con el gobierno. Por
ello es necesario que el lector estudie el siguiente cuadro de certificados
disponibles en el mercado. Para facilitar el trabajo basta que las primeras páginas
del manual integral tengan las tablas de equivalencias a los certificados
presentados a continuación.

Los certificados son emitidos por organizaciones especializadas en realizar las

certificaciones, pero mire antes de contratar que estén debidamente aprobadas
por el gobierno del 16 país en el cual usted requiere la certificación.

16
Tipos de Certificaciones

TIPOS DE CERTIFICACIONES
NORMA EXPLICACIÓN OBJETIVO
ISO9001 Calidad en la gestión. Permite demostrar calidad en
su sistema de gestión.
ISO14001 Calidad en la gestión Permite demostrar buenas
ambiental. prácticas de medio ambiente
en su sistema de gestión.
ISO22000 Inocuidad en alimentos Permite garantizar inocuidad
en toda la cadena de
alimentos.
ISO28000 Sistemas de seguridad en la Certificar el comercio,
cadena de distribución manipulación, transporte y
demás actividades
complementarias de
comercialización de un
producto.
ISO31000 Gestión del riesgo. No es Metodología para identificar,
una norma certificable, es la peligros, establecer riesgos y
guía para la gestión del determinar análisis de
riesgo. consecuencias.
QS9000 & Certificación de calidad para Permite demostrar calidad en
TS16949 el sector automotriz el sistema de gestión y en el
producto para la industria de
auto partes.
TS29001 – Calidad en la gestión Permite demostrar calidad en
ISO29001 sectorial la industria del petróleo y el
gas natural.
TL9000 Norma de calidad para Permite demostrar confianza a
diseño, producción y los clientes en los servicios de
servicios de telecomunicaciones.
telecomunicaciones.

17
AS9100 – Certificación de calidad en la Permite demostrar calidad del
AS9120 – fabricación, operación y sistema de gestión en la
AS9003 mantenimiento de aviones. fabricación, operación y
mantenimiento de aviones.
ISO13485 Certificación de calidad para Permite demostrar calidad en
dispositivos médicos. la gestión para el sector de
producción y comercialización
de dispositivos médicos.
ISO39001 Sistemas de seguridad vial Permite demostrar seguridad
en el transporte terrestre.
OHSAS18001 Calidad en la gestión de Permite lograr que se cumpla
seguridad industrial y el programa de seguridad
medicina del trabajo industrial y medicina del
trabajo.
ISO17021 Acreditación de cuerpos Permite acreditar una entidad
certificadores experta en certificaciones ante
un país.
ISO17025 Acreditación de laboratorios Permite demostrar veracidad y
confiabilidad en los resultados
de análisis laboratorio.
ISO22301 Continuidad del negocio Norma para asegurar la
continuidad de los procesos de
la organización ante
situaciones de fuerza mayor.
ISO27001 Seguridad y calidad en Permite certificar programas de
software. computador como sitios
seguros para los usuarios de
Internet.
ISO 17799 Prueba en calidad de
software
NTCGP1000 Certificación en la norma Asegurar la gestión de la
técnica de gestión de la calidad en las entidades
calidad publica en públicas de Colombia.
Colombia.
Notas:
18
  La norma ISO26000 cubre el tema de responsabilidad social pero no es una
norma certificable.
 La norma ISO31000 es una guía para establecer los niveles de riesgo pero
no es una norma certificable.
Ejemplo de aplicación de la normativa 1

Una Organización de manufactura de Productos derivados del petróleo posee una

estructura documental derivada de los requisitos de un sistema integral como se
explica a continuación, luego de aplicar la lista presentada en la sección de teoría.

“Para poder aplicar los requerimientos del Sistema de Gestión integral, luego de
varias semanas de trabajo logramos crear una estructura sencilla que se presenta a
continuación, en la Intranet de nuestra organización para poder comunicar a todos
los empleados, contratistas y en general partes interesadas, nuestras políticas y
directrices, poder presentar los documentos correspondientes al control
operacional y asegurar los registros necesarios para lograr soportar la
conformidad de la operación que llevamos a cabo en el país en varios proyectos
que requieren soportes legales, soportes para la rendición de cuentas con los
clientes, bancos y fiduciarias que nos permiten operar”.

“Por otra parte nuestros altos directivos necesitan saber cómo opera el sistema de
gestión, el avance en los proyectos y la calidad de los controles establecidos el
nivel de riesgo que está dejando implícito. Por ello saber cómo se está
comportando la operación solo se hace posible mediante el uso del cuadro de
mando integral en el cual se reporta a diario, semanal y se consolida a nivel
mensual los resultados de nuestra operación”.

19
Taller aplicativo 1

El lector debe diseñar y documentar el Sistema de Gerencia Integral. Aplique cada

requerimiento siguiendo el cronograma presentado en capítulos anteriores y
asigne en forma clara las funciones y responsabilidades del personal que participa
en el proyecto para que los productos puedan materializarse.
Seguimiento Perfil de Control

Objetivo

Establecer e implementar un sistema de gerencia integral requiere que el

representante de la dirección, en colaboración son su asesor establezca un método
de diagnóstico, seguimiento y control del estado de avance y comportamiento de
su sistema de gestión integral. En estas sección se presenta la herramienta

20
diseñada por el MIT en el año 1992 para poder establecer sistemas de gestión en
Malasia, la cual ha permitido realizar los diagnósticos, realizar los planes de trabajo
y realizar el seguimiento al autor, desde hace más de 30 años que lleva en
consultoría y asesoría en sistemas de gestión integrales. La herramienta ha sido
modificada aplicando el anexo SL de la organización ISO también conocido como
guía 83.

Instrumento para nuevas normas

La lista de chequeo para las nuevas normas permite evaluar sobre evidencias
objetivas en forma sencilla el grado de cumplimiento del sistema de gestión.

Interpretación

CALIFICACIÓN
ESCALA SIGNIFICADO
1 No existe, no se hace
2 En proceso, sé está elaborando.
3 Borrador
4 Borrador validado
5 Documento aprobado
6 Documento divulgado y siendo cumplido.
7 Tema y documento auditado
8 Mejora realizada por el personal como consecuencia de una auditoria
9 Mejora realizada por el personal como consecuencia de su iniciativa
10 Sigue el ciclo PHVA (Deming)

PERFIL INTEGRAL
VISITA Nro. EMPRESA:
# REQUISITO ESTADO OBSERVACIONES
1 ALCANCE
2 REFERENCIAS NORMATIVAS
3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES
4 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

21
4.1 COMPRENDIENDO EL CONTEXTO DE
LA ORGANIZACIÓN.
4.2 INTERESES Y REQUISITOS PARTES
INTERESADAS
4.3 PLANEACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN
4.4 SISTEMA DE GESTIÓN
4.4. GENERAL
1
4.4. APROXIMACIÓN A LOS PROCESOS
2
5 LIDERAZGO
5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO
5.1. COMPROMISO SISTEMA DE GESTIÓN
1
5.1. COMPROMISO NECESIDADES Y
2 ESPECIFICACIONES
5.2 POLÍTICA INTEGRAL
5.3 ORGANIGRAMA
6 PLANEACIÓN
6.1 GESTIÓN DEL RIESGO
6.2 OBJETIVOS INTEGRALES
6.2. OBJETIVOS INTEGRALES
1
6.2. PROGRAMAS
2
6.3 MANEJO DEL CAMBIO
7 SOPORTE
7.1 RECURSOS
7.1. GENERAL
1
7.1. INFRAESTRUCTURA
2
7.1. AMBIENTE DE LOS PROCESOS

22
3
7.1. MEDICIÓN Y MONITOREO DE LOS
4 PROCESOS
7.1. CONOCIMIENTO
5
7.2 GESTIÓN POR COMPETENCIAS
7.3 COMPROMISO
7.4 COMUNICACIÓN
7.4. GENERAL
1
7.4. COMUNICACIÓN INTERNA
2
7.4. COMUNICACIÓN EXTERNA
3
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTAL
7.5. GENERAL
1
7.5. CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
2
7.5. CONTROL DE DOCUMENTOS E
3 INFORMACIÓN
8 CONTROL OPERACIONAL
8.1 PLANEACIÓN Y CONTROL
OPERACIONAL
8.2 DETERMINANDO NECESIDADES
MERCADEO CON LOS CLIENTES
8.2. GENERAL
1
8.2. REQUERIMIENTOS RELACIONADOS
2 CON BIENES Y SERVICIOS
8.2. REVISIÓN RELACIONADA CON
3 BIENES Y SERVICIOS
8.2. COMUNICACIÓN CON CLIENTES
4

23
8.3 PLANEACIÓN Y PROCESO
OPERACIONAL
8.4 CONTROL EXTERNO DE
PROVEEDORES DE BIENES Y
SERVICIOS
8.4. GENERAL
1
8.4. REQUERIMIENTOS RELACIONADOS
2 CON BIENES Y SERVICIOS
8.4. INFORMACIÓN DOCUMENTAL DE
3 PROVEEDORES EXTERNOS.
8.5 DESARROLLO DE BIENES Y SERVICIOS
8.5. PROCESO DE DESARROLLO
1
8.5. CONTROLES DEL DESARROLLO
2
8.5. TRANSFERENCIA DEL DESARROLLO
3
8.6 PRODUCCIÓN DE BIENES Y
PROVISIÓN DE SERVICIOS
8.6. CONTROL DE PRODUCCIÓN DE
1 BIENES Y PROVISIÓN DE SERVICIOS
8.6. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD
2
8.6. PROPIEDAD DE CLIENTES Y
3 PROVEEDORES EXTERNOS
8.6. PRESERVACIÓN DE BIENES Y
4 SERVICIOS
8.6. ACTIVIDADES POSTVENTA
5
8.6. CONTROL DE CAMBIOS
6
8.7 VERSIONES DE BIENES Y SERVICIOS.
8.8 NO CONFORMIDAD DE BIENES Y

24
 SERVICIOS
9 MEDICIÓN, SEGUIMIENTO
9.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
9.1. GENERAL
1
9.1. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
2
9.1. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE DATOS
3
9.2 AUDITORIA INTERNA INTEGRAL
9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
10 MEJORA CONTINUA
10.1 NO CONFORMIDAD DE BIENES Y
SERVICIOS
10.2 MEJORAMIENTO CONTINUO
PROMEDIO
Notas: Basado en las normas ISO9001:2015, ISO14001:2015 draft final voted y la
ISO45001:2016 draft paper.

Para valores inferiores a 7, la organización son es certificable posee falencias que

deben ser corregidas antes de llamar a un ente certificador. Únicamente el sistema
es sostenible y puede estar certificado cuando presenta valores entre 7 y 10
puntos.

Instrumento para normas antiguas

Las listas de chequeo que se presentan a continuación permiten administrar los

sistemas de gestión integrales (HSEQ), mes a mes mediante la valoración
sistemática de cumplimiento de cada uno de los requisitos mediante un análisis
basado en evidencias objetivas. Aprovechando el esquema unificado de las normas
de los sistemas de gestión, resulta sencillo aplicarlas.

Interpretación

25
 CALIFICACIÓN
ESCALA SIGNIFICADO
1 No existe, no se hace
2 En proceso, sé está elaborando.
3 Borrador
4 Borrador validado
5 Documento aprobado
6 Documento divulgado y siendo cumplido.
7 Tema y documento auditado
8 Mejora realizada por el personal como consecuencia de una auditoria
9 Mejora realizada por el personal como consecuencia de su iniciativa
10 Sigue el ciclo PHVA (Deming)

PERFIL INTEGRAL
VISITA Nro. EMPRESA:
# REQUISITO ESTADO OBSERVACIONES
1 ALCANCE Y EXCLUSIONES
2 CONTEXTO
3 MAPA DE PROCESOS
4 POLÍTICA HSEQ
5 OBJETIVOS DE HSEQ MEDIBLES
6 CONTROL DE DOCUMENTOS
7 CONTROL DE REGISTROS
8 ORGANIGRAMA, DESCRIPCIÓN DE
CARGOS Y NIVEL DE RESPONSABILIDAD
9 ORGANIGRAMA Y RESPONSABILIDADES
EN SITUACIONES DE EMERGENCIA
1 PRESUPUESTO DE HSEQ
0
1 GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
1

26
1 CONFIABILIDAD
2
1 MATRIZ AMBIENTAL
3
1 MATRIZ DE RIESGOS
4
1 EPIDEMIOLOGIA DE LA EMPRESA
5
1 PLANEACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL
6 SERVICIO
1 IDENTIFICACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE
7 REQUISITOS LEGALES
1 PROGRAMAS
8
1 PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL
9
2 PROGRAMA DE MEDIO AMBIENTE
0
2 COMPRAS Y GESTIÓN CONTRATISTAS,
1 VISITANTES Y PROVEEDORES
2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL
2 CLIENTE
2 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE
3
2 CONTROL OPERACIONAL
4
2 INTERVENTORÍA
5
2 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES
6
2 Atención a Emergencias
7
2 METROLOGÍA
8

27
2 DISEÑO
9
3 MEDICIÓN DE PROCESOS
0
3 MEDICIÓN DE PRODUCTO O SERVICIO
1
3 MEDICIÓN DE LA EFICACIA
2
3 MEDICIÓN DE CONFORMIDAD
3
3 MEDICIÓN PROVEEDORES
4
3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL MEDIO
5 AMBIENTE
3 MONITOREO SALUD OCUPACIONAL
6
3 MONITOREO MEDICINA TRABAJO
7
3 AUDITORIA INTERNAS INTEGRALES
8
3 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
9
4 MEJORA CONTINUA
0
4 ACCIÓN CORRECTIVA
1
4 ACCIÓN PREVENTIVA
2
4 CUMPLIMIENTO LEGAL
3
4 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
4
4 RELACIONES CON LA COMUNIDAD
5

28
PROMEDIO
Notas: Basado en las normas ISO9001:2008, ISO14001:2004 y la
OHSAS18001:2007.

Ejemplo aplicativo 2

El siguiente perfil fue aplicado a una organización que tiene sus documentos
terminados, levantados conforme a las normas que conforman un Sistema de
Gerencia Integral, pero que no ha sido aceptado por la alta dirección, creando una
situación de cuello de botella para pasar a la segunda fase del proyecto que
consiste en divulgar los documentos para empezar a cumplirlos.

ISO9001:4.2
ISO14001:4.5.2
REGISTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN Versión 1.02
INTEGRAL
DIAGNÓSTICO DE HSEQ
EMPRESA: Empresa modelo SAS.
VISITA Nro. 1 PROGRAMA: HSEQ FECHA: 01/10/2015
# REQUISITO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 OBSERVACIONES
0
1 ALCANCE Y EXCLUSIONES x x x x x x X
2 CONTEXTO X X X X X X
3 MAPA DE PROCESOS x Definirlo
4 POLÍTICA HSEQ x x x x x X No conocido por
personal operativo
5 OBJETIVOS DE HSEQ x x x x x x
MEDIBLES
6 CONTROL DE DOCUMENTOS x x x x x x X
7 CONTROL DE REGISTROS x x x x x x X
8 ORGANIGRAMA, x x x x X

29
 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y
NIVEL DE RESPONSABILIDAD
9 ORGANIGRAMA Y x x x x x No conocido por el
RESPONSABILIDADES EN personal operativo
SITUACIONES DE
EMERGENCIA
1 PRESUPUESTO DE HSEQ x x x x x X
0
1 GESTIÓN DE RECURSOS x x x x x X Posee soportes
1 HUMANOS
1 CONFIABILIDAD x x x x x x Se revisaron soportes
2
1 MATRIZ AMBIENTAL x x x x x
3
1 MATRIZ DE RIESGOS x x x x X
4
1 EPIDEMIOLOGIA DE LA x x x x X
5 EMPRESA
1 PLANEACIÓN DE LA x x x x x X
6 PRESTACIÓN DEL SERVICIO
1 IDENTIFICACIÓN Y x x x x x x Realizado por HSEQ
7 CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS LEGALES
1 PROGRAMAS
8
1 PROGRAMAS DE SALUD x x x x X
9 OCUPACIONAL
2 PROGRAMA DE MEDIO x x x x x X
0 AMBIENTE
2 COMPRAS Y GESTIÓN x x x x x X
1 CONTRATISTAS, VISITANTES
Y PROVEEDORES
2 PROCESOS RELACIONADOS x X
2 CON EL CLIENTE

30
2 COMUNICACIÓN CON EL x x x x x x Ver lista de no
3 CLIENTE conformidades
2 CONTROL OPERACIONAL x x
4
2 INTERVENTORÍA x x x x x X
5
2 INVESTIGACIÓN DE x x x x x X
6 INCIDENTES
2 Atención a Emergencias X Definir metodología y
7 aplicarla
2 METROLOGÍA x x x x x X Cuadro de mando
8 integral
2 DISEÑO x x x x x X Cuadro de mando
9 integral
3 MEDICIÓN DE PROCESOS x x x x x X Cuadro de mando
0 integral
3 MEDICIÓN DE PRODUCTO O x x x x x X Cuadro de mando
1 SERVICIO integral
3 MEDICIÓN DE LA EFICACIA x x x x x X Cuadro de mando
2 integral
3 MEDICIÓN DE x x x x x X Cuadro de mando
3 CONFORMIDAD integral
3 MEDICIÓN PROVEEDORES x x x x x X Cuadro de mando
4 integral
3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN x x x x x X Cuadro de mando
5 DEL MEDIO AMBIENTE integral
3 MONITOREO SALUD x x x x X NO se evidenciaron
6 OCUPACIONAL registros
3 MONITOREO MEDICINA
7 TRABAJO
3 AUDITORIA INTERNAS x x x X X
8 INTEGRALES
3 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE x x x X X
9

31
4 MEJORA CONTINUA X X No evidenciable
0
4 ACCIÓN CORRECTIVA x x x x x x X
1
4 ACCIÓN PREVENTIVA x x x x x x x
2
PROMEDIO DEL SISTEMA DE GESTIÓN................................................X=
Representante de la gerencia: Paola Valderrama Firma: Paola Valderrama
Nombre Asesor: Hernán Jiménez Firma: Hernán Jiménez
Notas: Basado en las normas ISO9001:2008, ISO14001:2004 y la
OHSAS18001:2007.

 La evaluación se repite cada mes para poder establecer las mejoras al

sistema de gestión integral.
 La evaluación tiene una columna para cada puntaje en el ejemplo con el
objeto de poder sumar en forma más sencilla en Excel.
Taller aplicativo 2

El lector debe elaborar su perfil y posteriormente aplicarlo en su organización, con

base en sus evidencias objetivas que vaya reuniendo en cada uno de los requisitos
las evidencias objetivas que pueden soportarlo. Al finalizar puede establecer el
promedio de cumplimiento de su sistema, siguiendo la escala de evaluación
presentada en la teoría. Si desea presentar el grado de cumplimiento de la norma
basta dividir ese promedio sobre 7, pues todos los elementos en nivel siete, hace
que la organización sea certificable, los numerales superiores justifican una mejora
continua o un modelo de gestión superior.

32
33