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Plan de Dirección del Proyecto

ESTUDIO DE PREFACTIBILIDAD PARA LA CREACIÓN DE

LA EMPRESA CAYS EN MONIQUIRÁ
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CONTENIDO

1. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO E INTEGRANTES.................................................................................................3

1.1 Líderes del Proyecto......................................................................................................................................3
1.2 Roles..............................................................................................................................................................3
2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO...............................................................................................................................4
2.1 Planteamiento del Problema........................................................................................................................4
2.2 Justificación...................................................................................................................................................4
2.3 Objetivo General...........................................................................................................................................4
2.4 Objetivos Específicos.....................................................................................................................................4
3. INTERESADOS (STAKEHOLDER).............................................................................................................................5
3.1 Los interesados internos y externos.............................................................................................................5
4. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO................................................................................................................5
4.1 Enunciado del Alcance del Proyecto.............................................................................................................5
4.2 Entregables del Proyecto..............................................................................................................................6
4.2.1 Tabla de entregables............................................................................................................................6
4.2.2 Exclusiones...........................................................................................................................................7
4.2.3 Restricciones.........................................................................................................................................7
5. EDT DEL PROYECTO...............................................................................................................................................7
5.1 Estructura de desglose del trabajo................................................................................................................7
5.2 Supuestos......................................................................................................................................................7
5.3 Diccionario de la EDT.....................................................................................................................................8
6. PLAN DE GESTIÓN DE TIEMPOS............................................................................................................................9
6.1 Cronograma...................................................................................................................................................9
7. PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS............................................................................................................................10
7.1 Presupuesto.................................................................................................................................................10
8. PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD......................................................................................................................10
9. PLAN DE GESTIÓN DE RECURSO HUMANO.........................................................................................................11
10. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES....................................................................................................11
11. PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS....................................................................................................................12
12. PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES........................................................................................................12
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Nombre del Proyecto: CAYS

Preparado por: Anyi P. Acosta, Cielo A. Vargas, Juan C. Acevedo, Karent G. Barrera y Leandro S. Vargas

Fecha (dd/mm/aaaa): 13/septiembre/2020

1. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO E INTEGRANTES

1.1 Líderes del Proyecto

- Cielo Vargas: gerente.
- Karent Barrera: jefe de ventas.
- Anyi Acosta: jefe de producción.
- Leandro Vargas: analista de calidad.
- Juan Camilo Acevedo: asesor comercial.

1.2 Roles
El organigrama de la empresa de producción de café con leche de almendras y sal (CAYS) consta de una estructura funcional
sencilla que permite al gerente (el cual será uno de los socios) adquirir información detallada de las principales ramas que
componen la empresa, como lo son el área de producción y el área de ventas. La junta directiva esta compuesta por los 5
socios, los cuales también serán encargados de las principales funciones de la empresa.
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2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

2.1 Planteamiento del Problema

El producto a vender desea cumplir con los gustos de la población, aquella que anhela un café saludable y amigable con el
ambiente. El café será producido en un municipio donde se tiene fácil acceso a las materias primas y donde algunos costos fijos
(arriendo, servicios, entre otros) no tendrán un valor muy elevado, esto puede ser aprovechado para reducir los gastos. El
proyecto está liderado por 5 socios, los cuales aportaran una cantidad considerable de dinero para evitar que el crédito
tomado al banco sea alto. La probabilidad de fracaso con este producto es baja, ya que después de hacer varios estudios y
encuestas se determino que un gran porcentaje de la población es consumidora activa de café. Con el transcurso de los años se
espera tener un aumento en la producción como en la venta del producto del 10% (en cada año de trabajo).

2.2 Justificación
La creación de esta empresa traerá consigo beneficios sociales, ya que será posible generar empleo en aquellas personas
preparadas, con actitud y ganas de trabajar. Los envases donde será empacado el producto son totalmente amigables con el
medio ambiente, ya que están fabricados de plástico biodegradable. También, la producción del café, ayudará con otras
empresas con las cuales se crearán lazos, como los son las encargadas de distribuir el café y las almendras que serán usadas
como materia prima del producto. Los desperdicios que generen la producción (como cáscaras) serán tratados y usados como
compostaje. Se desea llegar a todo tipo de población (joven y adulta) que quiera probar un producto de alta calidad y que no
será perjudicial para su salud, ya que se tiene un perfecto cuidado en su producción.

2.3 Objetivo General

Desarrollar un estudio de prefactibilidad en la producción de café con leche de almendras y sal, que guste a la población y
genere un gran número de ventas, será producido en el municipio de Moniquirá, allí se tomará en arriendo un local donde se
pueda organizar de la mejor manera las máquinas y herramientas a utilizar, se comprará el café y las almendras a distribuidores
conocidos, donde su producto es de alta calidad, la leche de almendras será producida en la fábrica se hará el proceso
necesario al café, para finalmente obtener como resultado un producto empacado en vasos de 12 oz con un valor por unidad
de 4300 pesos. Dicho producto será consumido por aquellas personas a las que el sabor de café amargo les disguste, ya que se
han hecho estudios que al añadir sal al café esta logra disminuir su sabor amargo, será distribuido en cafeterías, restaurantes y
cualquier negocio que lo desee, por lo tanto, será de fácil acceso a la comunidad.

2.4 Objetivos Específicos

- Realizar un estudio de mercado que proporcione información que pueda apoyar la toma de decisiones, y así conocer
las posibles condiciones del mercado donde se llevará a cabo el desarrollo del proyecto.
- Desarrollar un estudio técnico donde sea posible analizar la localización óptima para la producción del café, con esto
poder distribuir de una manera correcta las máquinas y herramientas que serán usadas y elegir las personas que
trabajaran con la empresa en la fabricación del producto.
- Diseñar un estudio administrativo, esto con el fin de elegir la mejor estructura organizacional de acuerdo con las
características y necesidades de la producción de café, se debe tener un proceso de producción claro para que
permita orientar y regular las actividades realizadas en el periodo de producción.
- Efectuar un estudio legal donde se todas las normativas empresariales y del producto fabricado estén
completamente avaladas, así, es posible evitar sanciones posteriores a la empresa.
- Planear un estudio financiero donde se pueda estimar el valor de las materias primas a utilizar, el pago a los
empleados, y algunos otros gastos como lo son el pago de arriendo, de servicios y otros gastos adicionales que se
vayan generando.
- Describir la evaluación financiera, el impacto social, ambiental y los riesgos que puede traer consigo la producción y
venta del café.

3. INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
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3.1 Interesados internos y externos

# Involucrados Intereses Posición Poder Intensidad Interno
En acuerdo porque desean hacer crecer la región y expandir su
1 Socios + 5 5 x
producto
Apoyan, porque personas que no tenían trabajo, ahora pueden
2 Empleados + 4 5 x
tener una nueva posibilidad para hacer crecer su economía
Apoyan, ya que ahora tienen un nuevo lugar donde venderán su
3 Distribuidores de café + 4 4  
café en una alta cantidad
Apoyan, porque la cantidad de almendra que se usará será
4 Distribuidores de la almendra + 4 4  
elevada, esto aumentará sus ventas
Aquellos que desena ver crecer su barrio o comunidad, al tener
5 Vecinos a favor (10%) una empresa en su barrio, sus casas pueden tener un mayor + 2 3  
valor
6 Vecinos en desacuerdo (50%) No apoyan porque les parece molesto el ruido de las máquinas - 2 3  
Apoyan, ya que pueden tener un nuevo producto de alta
7 Comerciantes + 3 3  
calidad en su negocio
Apoyan, ya que les parece interesante probar cosas que son
8 Turistas + 1 1  
producidas en la región
Apoya, porque todos los plásticos o residuos no orgánicos que
se generen de la empresa serán entregados a ellos para que así
9 Recicladores + 1 1  
los puedan vender después

4. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

4.1 Enunciado del Alcance

Producir café con leche de almendras y sal en presentaciones de envases biodegradables de 7 onzas, donde las materias primas
como el café tostado y las almendras secas se compran y se procesan fisicoquímicamente en un terreno a las afueras del
municipio de Moniquirá, Boyacá. El principal canal de distribución de este producto es mediante una distribuidora sin
intermediarios donde el mercado objetivo en enfoca en las panaderías, restaurantes y cafeterías de la región de bajo Ricaurte.

Este producto innovador promete ser útil para cualquier persona sin importar la edad e incluso para la población con
problemas de intolerancia a la lactosa y diabetes.

Requisitos:

 Tener el pesonal idoneo para supervisar el aspecto legal y de calidad de la empresa.

 Contar con una empresa que trate con desechos de material biodegradable (Carton).
 Disponer del terreno, espacio, herramientas y equipos necesarios para la transformacion fisicoquimica de la materia
prima a tratar.
 Establecer conexiones directas con los dueños de negocio del mercado objetivo del producto.
 Dar a conocer el producto mediante canales de comunicacion como redes sociales, radio, y perifoneo.
 Contar con la mano de obra para la cadena productiva del cafe CAYS.
 Cumplir con la normatividad ambiental orientada al plan de desarrollo del municipio.
 Cumplir con las normas y leyes que se rigen en la republica de Colombia.

CÓDIGO
4.2 Entregables del Proyecto
4.2.1 Tabla de entregables
ENTREGABLENÚMERO
NOMBRE DEL ENTREGABLE
1 Estudio de Mercado
2 Estudio Técnico
3 Estudio Administrativo
4 Estudio Legal
5 Estudio Financiero
6 Evaluación
7 Encuestas
8 Propuesta de proyecto
4.2.2 Exclusiones
 Es un estudio de pre factibilidad con información secundaria obtenida de encuestas realizadas a 20 personas sobre la
aceptación del producto café con leche de almendras y sal.
 No está en etapa de ejecución.
 Costo de vida.
 No es de conocimiento público.
 No se tiene en cuenta el impacto ambiental indirecto.
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DESCRIPCIÓN DE LOS ENTREGABLES
BREVE DESCRIPCIÓN
Contiene información confiable realizada mediante encuestas del análisis del
mercado potencial y objetivo con el fin de articular la estrategia de precio del
producto, establecer canales de comercialización y publicidad, diseñar la
presentación del café CAYS y calcular la demanda insatisfecha.
Se encuentra el diseño de la infraestructura del proceso con el diseño de planta
y la cadena productiva con el fin de generar café con leche de almendras de
alto valor agregado que cumpla con los estándares de calidad y salubridad. Este
documento también contiene información sobre el tamaño y localización
requerido para la producción de una determinada cantidad de producto con el
fin de satisfacer la demanda.
Es un documento que presenta la organización del recurso humano mediante el
método funcional lo cual describe la labor de cada uno de los participantes de
la empresa y el rol que cumplen para su funcionamiento teniendo en cuenta la
cantidad de horas trabajadas.
Presenta de manera resumida mediante un cuadro los documentos legislativos
por los cuales se debe guiar la empresa para evitar líos legales. Permite
observar, analizar y actualizar las normas, leyes y decretos por los cuales
depende generar un producto de alta confiabilidad y técnicamente excelente.
Este documento contiene cálculos necesarios para revisar la factibilidad
económica de la empresa y la proyección a un mes de producción. Incluye
factores como la inversión (Fija y diferida), costos y gastos representados en
mano de obra directa e indirecta, costos de materiales físicos y costos
indirectos de fabricación.
Presenta en tablas la TIR, VPN, PRI y punto de equilibrio de la empresa de
producción de café CAYS para establecer riesgos y ganancias que se pueden
presentar durante el tiempo de operación de la empresa. También presenta un
análisis del impacto social y ambiental y como puede ser mitigado
Ayuda a recopilar datos de la poblacion objetivo a través de un cuestionario.
Por lo general las mismas preguntas son realizadas a individuos de distintas
clases sociales para que el resultado de la pesquisa resulte representativo de
toda la sociedad. Una vez recolectada la información, suelen
calcularse porcentajes que se presentan en tablas o en gráficos.
Es un documento resumido que comunica de manera efectiva los principales
puntos para que el financiador los evalúe.
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4.2.3 Restricciones
 La almendra debe ser adquirida en otra ciudad ya que en los municpios cercanos a moniquira no cuentan con cultivos
de este fruto seco.
 Algunos equipos de trannsformacion fisicoquimicas como la autoclave y el decantador centrifugo requieren de
importacion lo cual dificulta el transporte y se aumentan los costos debidos a impuestos de aranceles.
 Se requiere personal de otros lugares para operar equipos sensibles ya que requieren de experiencia en el manejo de
estos equipos.
 El precio de venta no puede bajar mas del valor establecido ya que no permitiria recuperar la inversion y responder
en los creditos.
 El tiempo de ejecucion inicial del proyecto no se puede llevar a cabo durante epocas de baja afluencia de turistas.

4.2.3 Supuestos
 Se asume que no se realiza cosecha del café ya que el terreno disponible no permite agregar este paso dentro del
proceso productivo.
 La mano de obra en la producción del café CAYS es únicamente habitantes del municipio de Moniquirá, Boyacá.
 La empresa puede tener varias sedes en otros departamentos en caso que sea exitoso.
 La composición del producto final puede variar en función del gusto de los consumidores.
 No hay riesgos de desastres ocasionados por explosiones o desastres naturales que puedan ocurrir alrededor de la
empresa.

5. EDT DEL PROYECTO

5.1 Estructura de desglose del trabajo

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5.2 Diccionario de la EDT

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SUBENTREGABLE – PAQUETE DE
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DE CADA ACTIVIDAD
TRABAJO
1 ESTUDIO DE PREFACTIBILIDAD
1.1 ESTUDIO DE MERCADO
Se describe brevemente de que se trata el producto ofrecido, que lo caracteriza de
1.1.1 Descripción del producto la competencia, en que empaque se va a distribuir y cuál será el lugar de
distribución.
Se identifica cuales son los clientes potenciales a largo plazo y cuáles son los clientes
1.1.2 Mercado potencial y objetivo a los cuales vamos a ofrecer nuestro producto de primera instancia y donde se
encuentras ubicados
Principalmente se identifica cuál es la necesidad o problema que vamos a enfrentar
1.1.3 Demanda y oferta
y cual es nuestro producto o servicio con el que vamos a resolver dicha necesidad.
Se describen las estrategias a implementar para elegir el precio adecuado del
1.1.4 Precio y publicidad producto que vaya a la par con la competencia sin generar perdidas en la empresa
adicional a esto se desarrollan las estrategias publicitarias.
1.2 ESTUDIO TÉCNICO
Se presenta un estudio detallado con lo referente al cultivo, producción y
1.2.1 Ingeniería comercialización del producto. Así como el proceso de producción, la estructura
física, recurso humano y la maquinaria necesaria para obtener el producto final.
El tamaño del proyecto presenta los recursos que deben son necesarios se tengan
1.2.2 Tamaño para la óptima resolución del proyecto planteado. Por recursos se toman tanto
económicos, estructurales como de personal.
Se realiza una inspección en detalle de las posibles opciones de localización del
proyecto a desarrollar, teniendo en cuenta los factores del entorno y asignando un
1.2.3 Localización
valor de prioridad para cada situación. Al final del estudio la localización con el
mayor porcentaje será la elegida para desarrollar el proyecto.
1.3 ESTUDIO ADMINISTRATIVO
Se plantea un esquema jerárquico donde se plantea como se encuentra organizada
1.3.1 Estructura Organizativa la empresa y cuáles son los jefes inmediatos de los diferentes cargos que existen
dentro de la misma.
Se encuentran desglosados todos los cargos existentes, la cantidad de personas que
ocupan dichos cargos, el tipo de contrato que poseen y cuál es el sueldo que se gana
1.3.2 Nomina
cada trabajador, para los que se requiera también se incluyen las prestaciones
sociales.
1.4 ESTUDIO LEGAL
Se presentan todas las normas y leches que se deben cumplir y por las cuales deben
1.4.1 Normas empresariales
regirse los socios al momento de crear y matricular en Colombia una empresa.
Se muestran las leyes y normas que se deben cumplir dentro de la empresa para el
1.4.2 Normas del producto producto en específico, siendo estas desde normas de saneamiento hasta normas de
comercialización y etiquetado.
1.5 ESTUDIO FINANCIERO
Se refiere a todos los gastos de maquinaria, contratación y adquisición que se deben
1.5.1 Inversión
realizar el primer año para empezar el funcionamiento y producción de la empresa
Se expone toda la materia prima, gastos de empleados, servicios públicos y
1.5.2 Costos y gastos mantenimiento, los cuales son gastos que se repiten mes a mes y que son esenciales
para que continúe la producción de la empresa
Luego de haber evaluado los gastos y los costos para producir un determinado
1.5.3 Precio de venta número de unidades del producto y de evaluar un porcentaje de rendimiento, se
define el precio al que se va a ofrecer el producto.
Teniendo en cuenta el costo de creación y de producción del primer año y también
1.5.4 Financiación teniendo en cuenta el aporte hecho por cada socio, se procede a determinar cuánto
dinero es necesario financiar en entidades bancarias y a cuento tiempo.
Se estima a lo largo de 5 años, el valor de los costos, gastos, ganancias y rentabilidad
15.5 Proyecciones
de un número determinado de productos vendidos por año.
1.6 EVALUACIÓN
1.6.1 Se miden parámetros como la TIR, el VPN y el punto de equilibro para determinar si
Evaluación financiera las proyecciones anteriormente estimadas representan para los socios, ganancias o
pérdidas a lo largo de los 5 años.
1.6.2 Impacto social Se exponen algunas de las afectaciones o riesgos que se podrían generar alrededor
del desarrollo del proyecto, ya sea de manera positiva como en la generación de
empleo o de manera negativa.
1.6.3 Impacto Ambiental Así como se mide el impacto social, se exponen los riesgos o afectaciones
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6. PLAN DE GESTIÓN DE TIEMPOS

6.1 Cronograma

ACTIVIDAD DURACION DIAS INICIO FINAL

1 INICIO DEL PROYECTO 1 03/08/2020 03/08/2020
2 REUNION GRUPAL 1 03/08/2020 03/08/2020
3 DEFINICION DEL PRODUCTO 3 03/08/2020 05/08/2020
4 REALIZACION DE ENCUESTAS 4 07/08/2020 10/08/2020
5 DEFINICION DE ROLES DE TRABAJO 1 13/08/2020 13/08/2020
GRUPAL
6 METODOLOGIO DE OBTENCION DE 3 13/08/2020 16/08/2020
INFORMACION VIA WEB
7 ENVIO DE ESTUDIO DE MERCADO Y 15 03/08/2020 17/08/2020
TECNICO
8 REUNION GRUPAL PARA ANALISIS 3 18/08/2020 20/08/2020
FINANCIERO
9 ENVIO DE ESTUDIO ADMINISTRATIVO, 1 07/09/2020 07/09/2020
LEGAL Y FINANCIERO.
10 REUNION PARA EL PLAN DE DIRECCION 1 09/09/2020 09/09/2020
DEL PROYECTO.
11 FINALIZACION DEL PROYECTO 7 07/09/2020 14/09/2020

Hitos relevantes y de seguimiento del proyecto:

 03/08/2020 – REUNION GRUPAL: Mediante reuniones por plataformas virtuales que permitan discutir, analizar y
organizar la estrategia de trabajo mediante el producto de innovación escogido.

 17/08/2020 - ENVIO DE ESTUDIO DE MERCADO Y TECNICO: Mediante el uso de plataformas de edición de

documentos como drive o Word donde se incluyan los apartados equitativos de la parte del trabajo a entregar.

 07/09/2020 - ENVIO DE ESTUDIO ADMINISTRATIVO, LEGAL Y FINANCIERO: Mediante el uso de plataformas de

edición de documentos como drive o Word donde se incluyan los apartados equitativos de la parte del trabajo a
entregar.

 14/09/2020 - FINALIZACION DEL PROYECTO: garantizar la entrega del último trabajo mediante el uso de plataformas
de edición de documentos como drive o Word donde se incluyan los apartados equitativos de la parte del trabajo a
entregar.
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7. PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS

7.1 Presupuesto
El presupuesto estimado del proyecto incluye pago de honorarios a gerente general, secretaria, contador, jefe de producción,
jefe de ventas, analista de calidad, operarios de producción y vendedores.

  ITEM VALOR (COP) CANTIDAD UNIDAD TOTAL

1 Gerente general $ 2.500.000 6 meses $ 15.000.000
2 Secretaria $ 1.087.854 6 meses $ 6.527.124
3 Contador $ 800.000 6 días $ 4.800.000
4 Jefe de producción $ 1.800.000 6 meses $ 10.800.000
5 Jefe de ventas $ 2.000.000 6 meses $ 12.000.000
6 Analista de calidad $ 1.202.854 6 meses $ 7.217.124
7 Operarios de producción $ 9.028.540 6 meses $ 54.171.240
8 Vendedores $ 2.708.562 6 meses $ 16.251.372
  TOTAL       $ 126.766.860

8. PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

La calidad del producto se medirá de manera constante a través de instrumentos cuantificables que permitan llevar un control
sobre lo ofrecido por CAYS a los clientes.
Manteniendo controles y siguiendo los procedimientos operacionales en cada uno de los procesos, garantizando así, la calidad
del producto mediante el cuidado, control, distribución y entrega, de los productos de consumo a los clientes y consumidores
de CAYS.

Al controlar eficazmente la calidad, los clientes lo percibirán y CAYS se logrará posicionar en el objetivo esperado. En la
medida en que se soluciona y aporta valor al público objetivo, alcanzando las metas que se ha fijado para la empresa CAYS

El sistema de gestión de calidad se basará en la norma internacional ISO 9001, obteniendo la certificación para garantizar a los
clientes la mejora de los productos ofrecidos, marcando una diferenciación en el mercado.

9. PLAN DE GESTIÓN DE RECURSO HUMANO

CAYS es consciente de la importancia de los empleados en la empresa, siendo el elemento más importante, por ende, analiza y
determina todos los elementos relacionados con la política del personal, las cuales son: definición de capacidades, organización
funcional, dimensión y estructura de la plantilla, selección, contratación y formación del personal, junto con la dimensión
humana de la empresa.

Al tener la descripción de los puestos necesarios para la empresa, se inicia un proceso de reclutamiento y selección del
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personal, seleccionando los candidatos que reúnen los requerimientos necesarios para desempeñar el puesto vacante,
teniendo en cuenta los conocimientos previos, junto con la experiencia, fijándose en el potencial adecuado. Se implementan
entrevistas, evaluación de aptitudes profesionales, exámenes psicométricos y es conveniente descartar el personal que, a pesar
de tener experiencia y preparación requerida, no cuenten con las aptitudes adecuadas como, liderazgo, capacidad de escucha,
capacidad para trabajar en equipo y comunicación.

Teniendo al personal adecuado, CAYS cuenta con un plan de capacitación en la empresa con el objetivo de aumentar la
productividad y obtener baja tasa de rotación del personal, ya que un personal motivado y que trabaje en equipo, son los
pilares fundamentales en los que se sustentan los logros de las empresas exitosas. Estos aspectos, además de constituir dos
fuerzas internas de gran importancia para que se alcance elevados niveles de competitividad, son parte esencial de los
fundamentos en que se basan los nuevos enfoques administrativos o gerenciales.

El plan de capacitación abarca al 100% del personal, gerentes, jefes de departamento, secciones y personal operativo de
la empresa CAYS. Agrupándose de acuerdo con las áreas de actividad y con temas puntuales,  algunos de ellos recogidos de la
sugerencia de los propios colaboradores, identificados en las fichas de desempeño laboral.

Es primordial la motivación del personal, CAYS premia el buen desempeño de los empleados, remunerándolos con aumentos
de sueldo, pagas extras, bonos, comisiones, aportaciones a planes de pensiones, seguros de vida, servicios de comedores y
flexibilidad horaria. Este plan de incentivos atrae buenos perfiles a la empresa, ayudando a tener una plantilla competente, por
ende, potencia el sistema de promociones de la empresa, ayudando a potenciar la productividad y a su vez ayuda a filtrar a los
trabajadores que encajan mejor con la empresa, aquellos que comparten la misión, visión, dinámica y filosofía de la empresa.

El personal de CAYS al contar con las aptitudes adecuadas, facilita el trabajo en equipo, siendo esencial para el crecimiento y
mejoramiento de la empresa, al compartir cada empleado su perspectiva en una junta de lluvia de ideas se tendrá en cuenta y
se apoyará cada idea que sea factible, impulsando un ambiente done se acepta la colaboración y la innovación, las ideas del
personal son premiadas, reconocidas y realizadas en el menor tiempo posible.

10. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

10.1 Calendario de Comunicaciones

Actividad ¿Qué informo? ¿A quién informo? ¿Cómo informo? ¿Cuándo informo?

Pedido del producto. Clase de producto y Vendedor. Por medio de un Cada vez que el
cantidades pedido. cliente requiera el
requeridas. producto.
Reporte de ventas. Número de ventas y Jefe de ventas Por medio de un Informe diario.
devoluciones o reporte de ventas.
cambios.
Requerimiento de Cantidad y tipo de Gerente. Por medio del pedido Informe diario.
producto. producto vendido. de ventas.
Reporte de ventas. Volúmenes de ventas. Contador. Por medio de facturas Informe semanal.
de ventas.
Declaración de Balance general de Gobierno. Por medio de una Declaración anual.
impuestos a la DIAN. pérdidas y ganancias declaración de
de la empresa. impuestos.
Solicitud de compra Requerimientos de Secretaria. Por medio de una Orden semanal.
de materiales de insumos y materias orden de compras de
producción. primas. materias primas.
Solicitud de compra Requerimientos de Gerente. Por medio de una Orden semanal.
de materiales de insumos y materias orden de compras de
producción. primas. materias primas
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Órdenes de compra. Cantidad se insumos Proveedores. Orden de compra Orden quincenal.

requeridos.
Informe de calidad. Cumplimiento de Jefe de producción. Por medio de Informe diario.
calidad y reporte de informes de muestreo
inconsistencias en la de calidad.
calidad del producto.
Blance financiero. Estado de la empresa. Gerente. Por medio de los Balance mensual.
estados financieros de
la empresa.
Análisis general de la Estado financiero y Junta de socios. Por medio de un Cada trimestre.
empresa. operacional de la informe ejecutivo.
empresa.

11. PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS

11.1 Identificación y valoración riesgos

Nombre del riesgo Valoración del riesgo Acción para mitigarlo

Incumplimiento de
Formalización legal con fechas estipuladas además
proveedores en fechas de Alto
de tener contactos de demás posibles proveedores.
entrega.
Negociación con el proveedor o aumento en el
Exposición a cambios en el
Medio precio del producto, para mitigar los gastos
precio por el proveedor.
incrementados.
Incumplimiento de la calidad
Análisis riguroso para la elección del proveedor de
de la materia prima Medio
confianza.
entregada por el proveedor.
Actualizarse continuamente respecto a las
Fuerte exposición a cambios
Medio iniciativas en los cambios regulatorios, para no
regulatorios.
verse afectada operación en la empresa.
Hay que destacar el producto por sus efectos
Aparición de nuevos
Medio positivos hacia la comunidad, innovando para seguir
competidores.
siendo competitivos en el mercado.
Falta de conocimiento de la Implementar marketing, estableciendo un equipo
Medio
comunidad por CAYS. de trabajo publicitario.
Consideración y valoración por las peticiones del
Elevado costo de personal. Bajo personal, hasta lograr un acuerdo justo y
equilibrado.
Bajo nivel en formación Selección adecuada del personal, capacitación
Medio
tecnológica. necesaria al personal.
Contratación de personal especializado para
Competencia especializada. Alto procesos afines de la empresa, en busca de
posicionarse en el mercado.
Alto Se le ofrecerá a la comunidad, precios adecuados,
Falta de fidelidad en la promociones, ventajas y buena atención, siendo
comunidad, cambios sociales atraídos y convirtiendo en clientes fieles.
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y demográficos.
Estacionalidad y disminución Innovación, aporte a la investigación, para lograr
Alto
de la demanda. verificar científicamente los beneficios de CAYS.
Buena referencia bancaria, cuando sea necesario se
Incapacidad financiera a solicitará préstamos para recuperar el valor de la
Alto
largo plazo. empresa y cumplir rigurosamente con las cuotas de
este.
Desconocimiento de fuentes Buenas relaciones con el gremio, informándose,
Alto
de financiación ventajosas. actualizándose.
Incumplimiento de marco Tener en cuenta el marco legal que debe regir a la
legal regulatorio. Alto empresa.
Tener en cuenta proveedores provisionales, solicitar
Paro de labores por falta de
Alto la confirmación del proveedor principal con dos (2)
suministros.
semanas de anticipación.
La falta de mano de obra Elección adecuada del personal, incluyendo buenas
Media
calificada. referencias.
La utilización de la empresa Leer todo documento para no firmar sin tener
para actividades de lavado de Alto seguridad, el encargado debe ser de entera
dinero. confianza.
Realizar mensualmente el flujo de caja, y los análisis
Fraude interno. Medio
pertinentes para tener en orden la empresa.
Delitos informáticos, ataques
Alto
de hackers y virus. Comprar un programa de seguridad informática.
Teniendo una competencia limpia con las diferentes
Daños a la reputación de la
Alto empresas, manteniendo las buenas relaciones,
empresa.
actuando siempre en el marco legal.
Responsabilidad civil por Adquisición del seguro de responsabilidad civil para
Medio
daños a terceros. todo el personal.
Siniestros o catástrofes
Medio
naturales. Contar con un seguro todo riesgo o multirriesgo.

12. PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

Se tendrá un canal de comercialización directo con el proveedor de insumos, para la producción de café
CAYS con el fin de evitar mayores costos por medio de intermediarios y así obtener el mejor precio en la
compra de insumos posible. De esta manera se aumentará la eficiencia en la producción y se mantendrá
un cumplimiento eficaz en la calidad del producto.