Nombre del proceso: E

Integrantes del equipo:

APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO NOMBRES

Artica Cuyubamba Gustavo

Blas James David

Candia Dipaz Carlos

Durand Trujillo Antonio Durand

Laurente Cajacuri Miguel

Marca Quispe Raul

Rodriguez Cobos Jose Luis

Tapia Diaz Norma Lucy

Tarazona Miguel

Tejada Rojas Ofelia

Vargas Torres Astrid Greta

El primer Reportes estadístico
debe inciar la segunda semana de
enero
Definir y/o identificar
oportunidades de mejora en
la estructura del Reporte
Estadístico "OSINFOR en
Cifras"
T.C
Personas: Coordinador/a de
Gestión de la Información
de la DEFFS, Jefe/a de UPM,
Coordinador/a de UFC
Defectos
Otros:
Comunicar mediante Remitir a la DEFFS
memorándum a la DSFFS, memorándum señalando
DFFFS, ST-TFFS que su que la información se
información debe estar encuentra registrada en e
registrada en el SIGOSFC en SIGOSFC en el plazo
el plazo establecido. requerido.
Solicitar información Preparar información
mediante memorándum a solicitada y remitir según
los órganos de asesoría y esquema de contenidos
apoyo. mediante memorándum a
DEFFS.
T.C T.C
Personas: Director/a de
Personas: Especialista
la DEFFS OA/OPP/Especialista
de Otros Órganos ;
Director/a de la DSFF
Defectos DFFFS y Secretario/a
Otros: Técnico/a del TFFS
Defectos
Otros:
Min Días 8 0 15
Max Días 8 0 15
Min Horas 4.00 2.00

Max Horas 4.00 2.00

8d. Por espera de

información 0 7
de otros procesos de OSINFOR 0 7
2.00
8 d.
2.00
 Remitir a la DEFFS
memorándum señalando
que la información se
encuentra registrada en el
SIGOSFC en el plazo
requerido.
¿información
Levantar la información del es correcta? Comunicar a las áreas las
SIGOSFC y de la información incosistencias en la
remitida por los órganos de información
asesoría y apoyo.

Preparar información
solicitada y remitir según
esquema de contenidos
mediante memorándum a la
DEFFS.

T.C
T.C

Personas: Especialistas Coordinador/a

Personas:

OA/OPP/Especialistas de Gestión de la
de Otros Órganos ; Información de la
Director/a de la DSFFS, DEFFS / Especialista
DFFFS y Secretario/a OPP
Técnico/a del TFFS

Defectos Defectos
Otros: Otros:

coordinador EE y gei
 1 0
1 0
2.00 40.00 2.00

2.00 40.00 2.00

2.00

2.00
 sistematizar y agregar
Corregisr registros en el Comunicación del descripción de la
Comunicar a las áreas las
SIGOSFC levantamiento de información del SIGOSFC y
incosistencias en la
información observaciones de la información remitida
por los órganos de asesoría
y apoyo.

T.C

Coordinador/a
Personas:
de Gestión de la
Información de la
DEFFS / Especialista
OPP

Defectos

Otros:
 0 0 1
0 0 1
2.00 4.00 2.00 24.00

2.00 16.00 2.00 24.00

 ar y agregar Remitir información ¿Presenta
ción de la mediante correo electrónico Revisar descripción y remitir observaciones
del SIGOSFC y a la DSFFS, DFFFS, ST-TFFS, conformidad mediante ?
ación remitida OA y OPP; con el fin de correo electrónico a la Levantar observaciones
nos de asesoría obtener la validación de la DEFFS.
poyo. descripción de los datos
estadísticos.

Personas: Coordinador/a de T.C

T.C
Gestión de la Información
de la DEFFS Personas: Especialistas
ordinador/a DSFFS/DFFFS/ST-
n de la TFFS/OA/OPP
ón de la
pecialista Defectos
Otros: Defectos
Otros:
0 0 0
0 0 0
2.00 40.00

2.00 40.00

Elaborar la propuesta de
Levantar observaciones Reporte Estadístico
"OSINFOR en Cifras"
T.C
Personas: Coordinador/a de
Gestión de la Información de
la DEFFS /Coordinador UFC
Defectos
Otros:
Remitir propuesta de
Reporte Estadístico Validar propuesta del
"OSINFOR en Cifras" a Reporte Estadístico
Jefatura mediante correo "OSINFOR en Cifras"
electrónico.
T.C T.C
Personas: Director/a de la Personas: Jefe/a del
DEFFS OSINFOR
Defectos
Defectos Otros:
Otros:
 0 0 5
0 0 5
8.00 8.00 2.00 8.00

16.00 16.00 2.00 8.00

 ¿Presenta
observacione Remitir mediante
Validar propuesta del s? Corregir la propuesta del memorándum propuesta del
Reporte Estadístico Reporte Estadístico Reporte Estadístico
"OSINFOR en Cifras" "OSINFOR en Cifras". "OSINFOR en Cifras" a la
UFC.

T.C T.C T.C

Personas: Jefe/a del Personas: Coordinador/a de Personas: Director/a de la

OSINFOR Gestión de la Información de DEFFS
la DEFFS
Defectos

Otros: Defectos Defectos

Otros: Otros: Dedicación a esta
función 20%
 0 2
0 2
8.00 56.00 4

8.00 80.00 8

Especialista SIG = 80%

 mediante Remitir propuesta Validar la propuesta de
Efectuar los cambios q
m propuesta del Diseñar y diagramar el diagramada del Reporte Reporte Estadístico
corresponden y remiti
Estadístico Reporte Estadístico Estadístico "OSINFOR en "OSINFOR en Cifras" Gerencia General para
en Cifras" a la "OSINFOR en Cifras". Cifras" a Jefatura mediante diagramado con visto validación final.
FC. correo electrónico. bueno.

T.C T.C T.C T.C

rector/a de la Personas: PersonasCoordinador/a Personas: Jefe/a del Personas:

Coordinador/a UFC UFC OSINFOR Coordinador/a UFC

Defectos Defectos Defectos Defectos

ación a esta Otros: Otros: Otros: Otros:
1 5 5
2 5 5
0.50 1.00

0.50 1.00
 Publicar el Reporte
Efectuar los cambios que Estadístico "OSINFOR en
Disponer la publicación del
corresponden y remitir a Cifras" en el Portal
Gerencia General para la Reporte Estadístico Institucional, Redes Sociales
validación final. "OSINFOR en Cifras". y difundir a través de
mailing.

T.C T.C T.C

Personas: Personas: Gerente/a Personas:

Coordinador/a UFC General Coordinador/a UFC .

Defectos Defectos Defectos

Otros: Otros: Otros:
 0 0
0 0
0.50 2.00 16.00

0.50 2.00 16.00

1 1 4
1 1 4
2.00 8.00 16.00

2.00 8.00 16.00

0 1 0
0 1 0
1.00 0.5 0.50

1.00 0.5 0.50

1 0 1
2 0 1
40 16.00

40 16.00
 0 5 1
0 5 1
8.00 16 40 32.00

16.00 16 80 32.00
 0 1 3
0 1 3
32.00 1.00 4.00 2.00

32.00 1.00 8.00 2.00

1 1 1
2 1 1
2.00 2.00

2.00 2.00
 10 #REF! MIN 0
10 #REF! MAX
64.00 2.00 485.00 MIN 60.63 #REF!

64.00 2.00 593.00 MAX 74.13 #REF!

13.50

Días 57 MIN
Días 59 MAX

Horas 399.50 MIN 49.94

Horas 515.50 MAX 64.44

 s
do
oba ada
pr c
r, de
l iza bre
ea m
a r ovie
o s n
di n o
tu a e añ
El primer estudio se inicia en la e es átic
t
2da semana del mes de enero. mi tem
Cada estudio toma de 3 a 4 meses Re or
p

Elaborar el estudio técnic

Recopilar y/o acondicionar del tema indicado (incluy
Designar especilalistas de la
información específica del Dirección de EE formulación, diseño de
estudio a realizar. metodología,
implementación y redacci

T.C T.C T.C

Personas: Coordinador de Personas: Coordinador de Personas: Especialistas

Estudios y Evaluación/ Estudios y Evaluación (Responsable de la
Coordinador de Información investigación)
Forestal y de Fauna
Silvestre
Defectos Defectos Defectos
Otros: Otros: Otros:
 8 0
Días 8 0
Horas 16.00 0.50

Horas 16.00 0.50

8d. Por espera de

información
de otros procesos de OSINFOR

8 d.
 Director EE

Se ejecuta de 2 a 3
estudios por año

Elaborar el estudio técnico

Coordinar a nivel de Gestión Preparar datos de SIGOSFC
del tema indicado (incluye Realizar análisis y
de infomación (extraer información de
formulación, diseño de Disposición de especialista Base de datos) consistencia de datos
metodología,
implementación y redacción

T.C T.C T.C T.C

Personas: Especialistas Personas: Programador de Personas: Especialista

Personas: Coordinador de
(Responsable de la GI Forestal- EE-GI
Estudios y Evaluación/
investigación) Coordinador de Información
Forestal y de Fauna
Silvestre/programador
GI/Especialista Forestal EE
Defectos Defectos Defectos
Otros: Defectos Otros: Otros:

Otros:

coordinador EE y gei
1 1 0
1 1 0
2.00 16.00 8.00

2.00 16.00 40.00

 Identificar y enviar
Realizar análisis y Gestionar reportes y
observaciones de la data del Redactar documento
consistencia de datos SIGO estadísticas

Recopilar antecedentes o
estudios afines

Análizar normativa y base

legal

T.C T.C T.C T.C

Personas: Especialista Personas: Especialista Personas: Especialista Personas: Especialista

Forestal- EE-GI Forestal- EE-GI Forestal- EE-GI Forestal- EE-GI

Defectos

Defectos Defectos Otros: Defectos

Otros: Otros: Otros:

T.C

Personas: Especialista. EE

Defectos

Otros:

T.C

Personas: Especialista
Legal
Defectos
 Personas: Especialista
Legal
Defectos

Otros: Dedicación a esta

función al 10%.

0 0 0
0 0 0
8.00 4.00 16.00 56.00

40.00 8.00 16.00 80.00

1
16.00

1
16.00
 Remitir proyecto de Estudió
Realizar coordinación Socializar el estudio técnico
Técnico a las Direcciones de Coordinar con las áreas p
documento interna en la DEFFS para a fin de recibir los aportes
revisión de documento de los Órganos de Línea y línea y órganos de apoyo la remisisón de aportes
técnico redactado otros órganos involucrados (por correo electrónico)

T.C T.C T.C T.C

pecialista Personas: Coordinador EE, Personas: Director de la Personas: Director de la Personas: Coordinador d
GI GEI, FC y Especialistas Dirección de Evaluación de Dirección de Evaluación de Estudios y Evaluación
Forestales. FFS FFS

Defectos Defectos Defectos Defectos

Otros: Dedicación a esta Otros: Otros: Otros:
función 20%
2 1 5
2 2 5
4 0.50

8 0.50

Especialista SIG = 80%

Coordinar con las áreas para Recepcionar y enviar los
Sistematizar los aportes
la remisisón de aportes aportes Levantar observaciones

T.C T.C T.C T.C

Personas: Coordinador de Personas: Director de la Personas: Coordinador de Personas: Coordinador de

Estudios y Evaluación Dirección de Evaluación de Estudios y Evaluación / Estudios y Evaluación /
FFS Especialista Especialistas Forestal EE.

Defectos Defectos Defectos Defectos

Otros: Otros: Otros: Otros:
 5 0 0
5 0 0
1.00 0.50 2.00 16.00

1.00 0.50 2.00 16.00

 Es
Logistica

t
ud
(Abastecimiento)

o i
co est
n ilo
co
rr e
R

cc
Td

ión
de
Eliminar

Evaluar e incorporar al
estudio técnico los aportes
Levantar observaciones de los Órganos de Línea y
otros órganos involucrados.
Solicitar a logistica
Revisar y valida
contratación de corrector de final del estud
estilo.

T.C T.C T.C T.C

Personas: Coordinador de Personas: Coordinador de Personas: Coordinador
Estudios y Evaluación / Estudios y Evaluación Personas: Director de la Dire
Administrativo
Especialistas Forestal EE. Evaluación de FFS
Tiempo de atencion : 5% de

Defectos Defectos Defectos

Otros: Otros: Otros: Defectos
Otros:realiza otras funcione
Dirección (aprobación de do
internos)
Actividades paralelas.
- Atencion de documen
transparecia.
- Revisión de documen
técnicos internos.
- Revisión de documen
actores externos.
- Reuniones de gestión
dirección
 1 1 4
1 1 4
16.00 2.00 8.00

16.00 2.00 8.00

 Es
t
ud
o i
co est
n ilo
co
rr e
cc
ió
n
de

Elaborar proyecto de
Revisar y validar la versión
final del estudio técnico. memorándum para remitir
propuesta de estudio ténico.
Registrar memorándum en
Firmar memorándum y
el Sistema de Información
desponer su despacho al
Comité de Publicaciones y a de Trámite Documentario
Alta Dirección. (SITD), derivar documento y
entregar el físico.

T.C T.C T.C

T.C
Personas: Coordinador Personas: Director de la Personas: Coordinador
Personas: Director de la Dirección de Administativo DEFFS Dirección de Evaluación de Administativo DEFFS
Evaluación de FFS FFS
Tiempo de atencion : 5% de ( 8 h./dia)

Defectos Defectos Defectos

Defectos Otros: Otros: Otros:

Otros:realiza otras funciones de la
Dirección (aprobación de documentos
internos)
Actividades paralelas.
- Atencion de documentos por
transparecia.
- Revisión de documentos
técnicos internos.
- Revisión de documentos paras
actores externos.
- Reuniones de gestión alta
dirección
 0 1 0
0 1 0
16.00 1.00 0.5

16.00 1.00 0.5

 ¿Requiere
levantar SI
Registrar memorándum en observaciones
el Sistema de Información ?
Revisar estudio técnico por Levantar observaciones del
de Trámite Documentario Comité de Publicaciones estudio técnico.
(SITD), derivar documento y
entregar el físico.

NO

T.C T.C T.C

Personas: Coordinador Personas: Comite de Personas: Coordinador de

Administativo DEFFS Publicaciones Estudios y Evaluación

Defectos Defectos Defectos

Otros: Otros: Otros:
 1 0
2 0
0.50 40 16.00

0.50 40 16.00
 Revisar y aprobar Aprobar estudio técnico y
Levantar observaciones del Aprobar estudio técnico por
estudio técnico. levantamiento de derivar a Gerencia General
observaciones. Alta Dirección Gerencia general

T.C T.C T.C T.C

Personas: Coordinador de Personas: Director de la Personas: Comite de Personas: Gerencia General
Estudios y Evaluación Dirección de Evaluación de Publicaciones
FFS

Defectos Defectos Defectos Defectos

Otros: Otros: Otros: Otros:
 1 0 5
1 0 5
16.00 8.00 16 40

16.00 16.00 16 80
 Diagramar el estudio técnico
udio técnico por
y otras acciones necesarias
ia general
para publicación.
Coordinar con el diseñador
Revisar el estudio Aprobar el estudio
gráfico para la diagramación diagramado. diagramado.
del documento.

T.C T.C T.C T.C

erencia General Personas: Diseñador Personas: Coordinador de PersonasDirector de la Personas: Gerencia Gene
Gráfico Estudios y Evaluación Dirección de Evaluación de
FFS

Defectos Defectos Defectos Defectos

Otros: Otros: Otros: Otros:
1 0 1 3
1 0 1 3
32.00 1.00 4.00

32.00 1.00 8.00

 Publicación via Web
en el portal OSINFOR

NO

¿El estudio
requiere ser SI
impreso?
Solicitar a logistica
Aprobar el estudio Definir si estudio es
diagramado. impreso o digital. contratación de servicio de
impresión

T.C T.C T.C

Personas: Gerencia General Personas: Gerencia General Personas: Coordinador

Administrativo

Defectos Defectos Defectos

Otros: Otros: Otros:
 1 1
2 1
2.00 2.00 2.00

2.00 2.00 2.00

 Publicación via Web
en el portal OSINFOR

Pu
Logistica

b li
ca
(Abastecimiento)

c ion
R

es
Td

im
pr
es
Solicitar a logistica a s
Recepcionar publicaciones
contratación de servicio de impresas y aprobación del
impresión servicio de impresión

T.C T.C

Personas: Coordinador Personas: Coordinador de

Administrativo Estudios y Evaluación

Defectos Defectos
Otros: Otros:
 1 10 57 MIN
1 10 59 MAX
2.00 64.00 2.00 399.50 MIN 49.94

2.00 64.00 2.00 515.50 MAX 64.44

14.50

Días 57 MIN
Días 59 MAX

Horas 399.50 MIN 49.94

Horas 515.50 MAX 64.44

 0

108.94

123.44
Inventario de desperdicios
N° Actividad

6 Coordinar con las áreas para la remisión de aportes

7 Recepcionar y enviar los aportes

9 Revisar y validar la versión final del estudio técnico

13 Aprobar estudio técnico por Gerencia General

Nuevo Aprobar el estudio diagramado

Coordinar a nivel de Gestión de información Disposición de
1
especialista
Preparar datos de SIGOSFC (extraer información de Base de
2
datos)
3 Recopilar antecedentes o estudios afines
Realizar coordinación interna en la DEFFS para revisión de
4
documento técnico redactado
Remitir proyecto de Estudió Técnico a las Direcciones de
5
línea y órganos de apoyo (por correo electrónico)
8 Solicitar a logística contratación de corrector de estilo
Firmar memorándum y desponer su despacho al Comité de
10
Publicaciones y a Alta Dirección.
11 Revisar estudio técnico por Comité de Publicaciones
12 Revisar y aprobar levantamiento de observaciones.
Diagramar el estudio técnico y otras acciones necesarias
14
para publicación.
15 Revisar el estudio diagramado.
16 Aprobar el estudio diagramado.
17 Definir si estudio es impreso o digital.
18 Solicitar a logística contratación de servicio de impresión

Si los esperdicios son mayores a 5 se priorizan

 desperdicio Tipo desperdicio
Demora en el envío de los aportes de
Espera
otras áreas
Demora en el envío de los aportes de
Espera
otras áreas
Actividad que se realiza a travez de
Espera/Sobreprocesamiento/Def
reuniones Internas y externas de carácter
ectos
institucional.
Demora en la revisión previa a la
Espera/Sobreprocesamiento
aprobación del estudio técnico
Demora en la aprobación del documento
Espera/Sobreprocesamiento
diagramado.
Priorizando desperdicios Tiempo
desperdicio 1 2 3 4 5
Demora en el envío de los aportes de otras áreas x

Demora en el envío de los aportes de otras áreas x

Actividad que se realiza posterior al Inventario del Funcionario, Reuniones

x
Internas y Externas de carácter institucional.

Demora en la revisión previa a la aprobación del estudio técnico x

Demora en la aprobación del documento diagramado. x

Se ordena de mayo a menor en función al resultado de T x C

Tiempo
desperdicio 1 2 3 4 5
Tiempo que demora en buscar y verificar sustento de presuntos incumplimientos
X
acusados por DS.
Tiempo que demora esperar respuesta de Autoridades, Administrado y DS. X
Tiempo que demora en registrar el informe de supervisón en el gestor. X
Tiempo que demora en revisar estado de expedientes asignados. X
 Costo TxC
1 2 3 4 5
x 16

x 16

x 16

x 25

x 20

Costo
1 2 3 4 5 T xC

X 25
X 25
X 20
X 20
4 Actividad: Aprobar estudio técnico por Gerencia General Completar

Desperdicio Causa 1er por que? 2do por que? 3er por que? 4to por que? Antes despues Observación
No existe un documento que
Falta de un procedimiento de aprobación No exite una Resolución que No se cuenta con una
defina responsables, alcances Tiempo de ciclo
del documento derogue la actual directiva directiva actualizada
y plazos
Demora en la
Recargada agenda y/o gestión de la Falta de ejercicio en funciones por
revisión previa a la Por el rol y la naturaleza de la
documentación por parte de la Gerencia parte del comité técnico Tdesperdicio
aprobación del Gerencia General
General. especializado.
estudio técnico
No se cumple la directiva para La Gerencia General realiza una Según la directiva la
Reproceso de revisión técnica por parte de
la aprobación de documentos revisión adicional cuando no lo aprobación es competencia
la Gerencia General.
técnicos. establece la directiva. del comité técnico

Planificación de soluciones
When (¿Cuando?) How much (¿Cuanto?)
Where
N° Causa raiz What (¿Que?) Why (¿Porque?) Who (¿Quien?) How (¿Como?)
(¿Donde?) Unidad
Fecha inicio Fecha fin N° dias
monetaria

Actualizar la directiva que contenga los

pasos para establecer plazos previsibles de
la aprobación de los publicables. Porque es necesario ordenar y - Oficina de Planificación y
No se cuenta con - 05 días para revisión por DEFFS. actualizar actividades y/o Presupuesto. Se realizará con el
1 una directiva - 02 días para Socialización. tareas. - Oficina de Asesoría Jurídica. 11 mayo 2020 12 de junio 2020 Sede central personal de 30 días. S/. 0.00
actualizada - 03 días para aprobación OPP. Porque se debe establecer - Unidad Funcional de OSINFOR
- 07 días para aprobación OAJ. roles para el comité técnico. Comunicaciones.
- 02 días para aprobación Jefatura.
- 02 días para Publicación (El Peruano)

Falta de ejercicio en
Poner en funciones al comité técnico Porque es necesario ordenar y Se realizará con el
funciones por parte Alta Dirección
2 especializado. monitorear la aprobación de 18 mayo 2020 22 mayo 2020 Sede central personal de 5 días. S/. 0.00
del comité técnico
Socializar la directiva vigente. documentos publicables OSINFOR
especializado.

Según la directiva la Para evitar que recargue Presidente del Comité de

Planificación de acciones para promover Se realizará con el
aprobación es nuevas actividades al proceso Publicaciones
3 reuniones periódicas entre el Comité de 11 mayo 2020 15 mayo 2020 Sede central personal de 5 días. S/. 0.00
competencia del de aprobación del documento o Secretario Técnico del Comité de
Publicaciones y el dueño del publicable. OSINFOR
comité técnico publicable. Publicaciones.
6 Actividad: Aprobar el estudio diagramado

Desperdicio Causa 1er por que?

El documento no llego a
La estructura de los
perfeccionarse ( falta actualizar
documentos no esta
imágenes, diseños incompletos,
uniformizada en las
Demora en la aprobación definición de colores, formato, publicaciones
del documento contenido del texto).
diagramado.
Recargada agenda y/o gestión de la
Por el rol y la naturaleza de la
documentación por parte de la
Gerencia General
Gerencia General.

Plan
N°
Causa Raíz What (¿Que?) Why (¿Porque?)

Formalizar los criterios de Identidad

Institucional que regula las
No existe un documento
publicación de documentos en
que regule las publicación permite la estandarizacion de
cuanto a su estructura (formato,
1 de documentos en cuanto contenidos de los
fuentes, colores).
a su estructura (formato, documentos diagramados
- 05 días para revisión por DEFFS y
fuentes, colores)
UFC.
- 02 días para Socialización.

Falta de ejercicio en
Porque es necesario ordenar
funciones por parte del Poner en funciones al comité técnico
2 y monitorear la aprobación de
comité técnico especializado.
documentos publicables
especializado.
 Tarea Responsables

Analista legal

Analista Legal /
Analista Técnico

2do por que? 3er por que? Analista legal

Formalizar los criterios de

Identidad Institucional que
regula las publicación de
documentos en cuanto a su
estructura (formato, fuentes,
colores).

Falta de ejercicio en
funciones por parte del
comité técnico especializado.

Planificación de Soluciones
When (¿Cuando?)
Fecha inicio Fecha fin Where
Who (¿Quien?)
(¿Donde?)

DEFFS en coordinacion con

11 mayo 2020 20 de mayo 2020 Sede central
la UFC

Alta Dirección
18 mayo 2020 22 mayo 2020 Sede central
 Antes TC T. Desperdicio Observación
Nivel medio 1 hr
De 30 min a 1 día Falta incorporar en el
Nivel alto 2 a 3 hrs
VSM de la actividad 6
Nivel medio 4 a 6 hrs De 2 a 3 días estos tiempos
Nivbel alto 6 a 8 hrs De 3 a 5 días
Despues TC T. Desperdicio Observación
Nivel medio 40 min
De 30 min a 1 día
Nivel alto 1 a 2 hrs

How much (¿Cuanto?)

How (¿Como?)
N° dias Unidad monetaria

Se realizará con el
7 días. S/. 0.00
personal de OSINFOR

Se realizará con el
5 días. S/. 0.00
personal de OSINFOR
4 Actividad: Revisar y validar la versión final del estudio técnico hacer quic win Completar

Desperdicio Causa 1er por que? 2do por que? 3er por que? 4to por que? Antes despues Observación

Actividad que se Porque las reuniones internas

La carga laboral del Director, no permite
realiza con otras oficinas, aplazan la Tiempo de ciclo
revisar los documentos publicables
paralelamente a revisión
reuniones Internas
y externas de Reuniones institucionales no
Los especialistas no logran insertar sus
carácter agendadas que dispone Alta
reuniones de discusión técnica con la
institucional. Dirección con el director en
dirección
eventos externos

Planificación de soluciones
When (¿Cuando?) How much (¿Cuanto?)
Where
N° Causa raiz What (¿Que?) Why (¿Porque?) Who (¿Quien?) How (¿Como?)
(¿Donde?) Unidad
Fecha inicio Fecha fin N° dias
monetaria

Porque las
reuniones internas
1
con otras oficinas,
aplazan la revisión

Reuniones
institucionales no
agendadas que
2 dispone Alta
Dirección con el
director en eventos
externos

3
 Actividad: Recepcionar y enviar los aportes Completar

Desperdicio Causa 1er por que? 2do por que? 3er por que? 4to por que? Antes despues Observación
No existe una comunicación efectiva entre Porque el jefe del area no
No existe un plazo establecido
el responsable y el especialista que realiza hace seguimiento efectivo a Tiempo de ciclo
para la revisión
el aporte su especialista.

Demora en el Porque el personal designado

envío de los tiene una carga laboral
Las área no tiene un personal definido,
aportes de otras prestablecida y asignan a
determinado para la revisión
áreas otros que no tienen tanta
experiencia

El especialista tiene que hacer una analisis No hay criterios de evaluación

Tdesperdicio
previo para evaluar y aportar al documento de un publicable

Planificación de soluciones
When (¿Cuando?) How much (¿Cuanto?)
Where
N° Causa raiz What (¿Que?) Why (¿Porque?) Who (¿Quien?) How (¿Como?)
(¿Donde?) Unidad
Fecha inicio Fecha fin N° dias
monetaria
No existe un plazo
Incorporar en la directiva los plazos de
1 establecido para la
revisión
revisión
Porque el personal
designado tiene
La revisión debe ser asignada al profesional
una carga laboral
que tenga mayor experiencia, dado que es Porque el aporte de criterios
2 prestablecida y
un documento que no es frecuente son de caracter misional
asignan a otros que
(priorizar).
no tienen tanta
experiencia

El especialista tiene
que hacer una
3 analisis previo para
evaluar y aportar al
documento
4 Actividad: Coordinar con las áreas para la remisión de aportes Completar

Desperdicio Causa 1er por que? 2do por que? 3er por que? 4to por que? Antes despues Observación

Tiempo de ciclo

Demora en el
envío de los
Tdesperdicio
aportes de otras
áreas

Planificación de soluciones
When (¿Cuando?) How much (¿Cuanto?)
Where
N° Causa raiz What (¿Que?) Why (¿Porque?) Who (¿Quien?) How (¿Como?)
(¿Donde?) Unidad
Fecha inicio Fecha fin N° dias
monetaria

3
N° Actividad

7 Asignar carga

4 Elaborar informe de asignación

5 Asignar expediente
 ANTES
Lo que se hacía TC T. Desperdicio

Se realizaba un memo del Director asignado la carga a los

30 min 0 min
subdirectores.

Los Jefes de Equipo elaboraban un informe de asignación para

24 hrs/mes 0 min
repartir la carga a los analiistas.

Los Sub Directores elaboran memos de asignación para los

30 min 3 hrs
analistas legales
 DESPUES
Quick win TC T. Desperdicio

Se elimana esta actividad 0 min 0 min

Los jefes de equipo ahora asignan la

carga, la cual envian por e-mail a los 4 hrs/mes 0 min
analistas legales con su asignación

Se elimana esta actividad, pues los

Jefes de Equipo envían por e-mail la 0 min 0 hrs
asignación de carga
 Planifica

Proceso Actividad Desperdicio Causa raiz

Aprobar estudio No se cuenta con

No se cuenta con una
técnico por una directiva
directiva actualizada
Gerencia General actualizada
Falta de ejercicio
Falta de ejercicio en
Aprobar estudio en funciones por
funciones por parte del
técnico por parte del comité
comité técnico
Gerencia General técnico
Según la directiva especializado.
Aprobar estudio especializado. Según la directiva la
la aprobación es
técnico por aprobación es competencia
competencia del
Gerencia General del comité técnico
Coordinar con las comité técnico
áreas para la
remisión de
aportes

Recepcionar y
enviar los aportes

Revisar y validar la
versión final del
estudio técnico

Aprobar el estudio
diagramado
Actualizar la directiva
que contenga los
pasos para establecer Planificación de soluciones
plazos previsibles de
la aprobación de los When (¿Cuando?)
- Oficina de
publicables.
What (¿Que?) Why (¿Porque?) Who (¿Quien?)
Planificación y
- 05 días para revisión Fecha inicio Fecha fin
Presupuesto.
por DEFFS.
Porque es necesario ordenar y - Oficina de
- 02 días para
actualizar actividades y/o tareas. Asesoría 28 de mayo
Socialización. 11 mayo 2020
Porque se debe establecer roles Jurídica. 2020
-Poner
02 días
en para
funciones al para el comité técnico. - Unidad
aprobación
comité técnico OPP. Porque es necesario ordenar y Alta Dirección
Funcional de 22 mayo
-especializado.
03 días para monitorear la aprobación de (Gerencia 18 mayo 2020
Planificación de Comunicacione
Presidente del 2020
aprobación
Socializar laOAJ.
directiva documentos publicables General)
acciones para s.
Comité de
-vigente.
02 días para Para evitar que recargue nuevas
promover reuniones
aprobación Jefatura. actividades al proceso de Publicaciones
15 mayo
periódicas entre el
- 02 días para o Secretario 11 mayo 2020
aprobación del documento 2020
Comité de
Publicación (El Técnico del
publicable.
Publicaciones
Peruano) y el Comité de
dueño del publicable. Publicaciones.
 How much
Where (¿Cuanto?)
How (¿Como?) Observaciones
(¿Donde?) Unidad
N° dias
monetaria
Se realizará con el
Sede central personal de 17 días. S/. 0.00
OSINFOR
Se realizará con el
Sede central personal de 15 días. S/. 0.00
OSINFOR
Se realizará con el
Sede central personal de 20 días. S/. 0.00
OSINFOR
Seguimiento Seguimiento
22 Ago en % 22 Nov en %
 ANTES AS IS
TC TC T.Desperdicio
N° ACTIVIDAD horas horas días
(min) (máx) (min)

1 Registrar informe de supervisión 5 5 45

2 Ingresar ficha en la base de datos 40 40 0
3 Archivar Informe 5 5 0

4 Registrar Hechos con recomendación de Inicio 0 0 0

5 Almacenar Expediente en inventario 2 2 210

6 Asignar carga 30 30 0

7 Solicitar Informe de Asignación 2 2 0

8 Elaborar informe 240 240 0

9 Revisar y aprobar informe 30 30 0

10 Asignar casos 30 30 180

11 Analizar el caso 240 360 2880

12 Solicitar Informe 60 120 7200

13 Elaborar Informe Técnico 2040 2040 1920
14 Elaborar proyecto 1440 1440 480
15 Revisar proyecto 270 270 750
16 Levantar Observaciones 60 240 120
17 Registrar Proyecto en el Drive 20 20 60
18 Revisar proyecto 30 60 360
19 Ingresar proyecto en la base de datos 30 30 30
20 Verificar forma del documento 5 5 30
21 Corregir defectos 5 5 0
22 Elaborar solicitud 10 10 0
23 Firmar el proyecto 15 15 0
24 Generar cédula 5 5 3
25 Imprimir resolución y cédula 1 3 3
26 Registrar datos 5 5 180
27 Envía a Notificar 5 15 48
28 Recibir cargo de notificación 1 1 0
29 Registrar notificación 5 5 180
30 Verificar notificación 5 10 5
31 Anexar notificación al expediente 5 240 0
Total tiempo en minutos 4641.00 5283.00 14684.00
Total tiempo en horas 77.35 88.05 244.73
Total tiempo en días 9.67 11.01 10.20
AS IS DESPUES TO BE
T.Desperdicio TC TC T.Desperdicio T.Desperdicio
días horas horas días días
(máx) (min) (máx) (min) (máx)

45 0 0 0 0
0 40 40 0 0
0 5 5 0 0

0 40 40 0 0

210 2 2 210 210

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

180 2 2 210 210

4320 40 120 1440 2880

64800 60 120 7200 14400

1920 2040 2040 1920 1920
480 1440 1440 480 480
750 270 270 750 750
240 60 240 120 240
60 20 20 60 60
480 30 60 360 480
30 30 30 30 30
30 5 5 30 30
0 5 5 0 0
0 10 10 0 0
0 15 15 0 0
480 5 5 3 480
480 1 3 3 480
180 5 5 180 180
240 5 15 48 240
0 1 1 0 0
180 5 5 180 180
10 5 10 5 10
0 5 240 0 0
75115.00 4146 4748 13229.00 23260.00
1251.92 69.10 79.13 220.48 387.67
52.16 8.64 9.89 9.19 16.15
 SOLUCIONES

Se elimina la actividad con la integración del

GESTOR al INAPS

Se agrega una nueva tarea para la mejora de

la calidad del producto, se trata de registrar
los hechos con recomendación de inicio

Se elimina la actividad a consecuencia de

una mejora del proceso
Se elimina la actividad a consecuencia de
una mejora del proceso
Se elimina la actividad a consecuencia de
una mejora del proceso
Se elimina la actividad a consecuencia de
una mejora del proceso
Se cambia la manera de asignar casos como
una mejora del proceso, se asigna por el
sistema y ya no mediante memo
Se aplicó el conjunto de soluciones del
análisis causa Raiz 2
Se aplicó el conjunto de soluciones del
análisis causa Raiz 4
 FISCALIZACIÓN
PROCESO Tiempo de ciclo (TC) Tiempo muertos (TM ) Lead Time (TC + TM)
Actual 6139 minutos 203.21 días 216
PROCESO Tiempo de ciclo (TC) Tiempo muertos (TM ) Lead Time (TC + TM)
Mejorado 5220minutos 84.97 días 96
Lead Time (TC + TM)
días
Lead Time (TC + TM)
días