Santiago de Cali, 15 Julio de 2020

Paralelo Clases de Documentos

Por: Anderson Flaker Martínez

Se considera que el documento por su estructuración es a la vez medio y

comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal
caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o
material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de
transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se
pueden identificar y resumir dos clases de documentos.
Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la
información producida o recibida por una entidad pública o privada, debido a sus
actividades o funciones.
Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida,
almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran
documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo
vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.
 Documento de Archivo
Determinado por el lugar
donde se encuentra toda la
información producida o
recibida por una entidad
pública o privada, debido a
sus actividades o encuentran
funciones.
Documento Electrónico Diferencia Similitud
Toda la información Documento de archivo: se encuentra Tiene el mismo objetivo de
generada, enviada, el registro con una información mantener la información
recibida, almacenada o accesible por medio de la escritura organizada y protegida, con
acumulada por medio manual. Su contenido no se separa el fin de que sea fácil su
electrónico. También se del soporte y garantiza la integridad localización en cualquier
documentos de la información. momento que se requieran.
electrónicos de archivo Se determina su autenticidad por la Se debe clasificar la
que cumplen su acción firma. Se guardan en carpetas información y se debe tener
durante todo el ciclo vital tangibles, y se depositan en un espacio designado con el
documental, como son los archivadores. personal idóneo para el
archivos: de gestión, Documento electrónico: solo pueden desarrollo de su función.
central e histórico. ser leídos por medio de la
computadora. El contenido se
desglosa de su texto original, para
convertirlo a otro documento,
haciéndolos más vulnerables alterar o
perder toda la información. Se
archivan en carpetas electrónicas o
virtuales (nube) y se conservan en
formatos digitales. Su autenticidad del
documento solo depende del programa
o aplicación que se esté ejecutando