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Novell ®
GroupWise ®
8
17 de octubre de 2008
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Marcas comerciales de Novell
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1 Inicio 19
1.1 Inicio de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.2 Asignación de una contraseña al buzón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1.3 Familiarización con la interfaz de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1.3.1 Descripción de la ventana principal de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1.3.2 Descripción del menú principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.3.3 Descripción de la barra de navegación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.3.4 Descripción de la barra de herramientas principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.3.5 Descripción de las listas de elementos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.4 Exploración de la lista de carpetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.4.1 Carpeta principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
1.4.2 Carpeta Buzón. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
1.4.3 Carpeta Elementos enviados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
1.4.4 Carpeta Calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
1.4.5 Carpeta Contactos frecuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
1.4.6 Carpeta Lista de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
1.4.7 Carpeta Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
1.4.8 Carpeta Archivador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
1.4.9 Carpeta Trabajo en curso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
1.4.10 Carpeta Correo basura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
1.4.11 Carpeta Papelera. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
1.4.12 Carpetas compartidas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
1.4.13 Carpeta de cuenta IMAP4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
1.4.14 Carpeta de cuenta de grupo de noticias NNTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
1.4.15 Carpeta de feeds RSS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1.5 Presentación del Visor rápido para los elementos de la carpeta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1.5.1 Activación y desactivación del Visor rápido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1.5.2 Colocación del Visor rápido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1.5.3 Uso del Visor rápido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
1.6 Uso de paneles en la carpeta principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
1.7 Descripción de los tipos de elementos de GroupWise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1.7.1 Correo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1.7.2 Cita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
1.7.3 Tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
1.7.4 Recordatorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
1.7.5 Mensaje telefónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
1.8 Identificación de los iconos que aparecen junto a los elementos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
1.9 Información adicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
1.9.1 Página Web de documentación de GroupWise 8 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
1.9.2 Página Web de formación para usuarios finales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
1.9.3 Comunidad Web Cool Solutions de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2 Organización 35
2.1 Personalización de la interfaz de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
2.1.1 Selección de un esquema de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
2.1.2 Personalización de opciones de apariencia individuales de GroupWise. . . . . . . . . . 36
2.1.3 Personalización de la barra de herramientas principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Tabla de contenido 5
novdocx (es) 10 July 2008
2.1.4 Establecimiento de la carpeta de inicio por defecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.1.5 Definición de la vista de composición y lectura por defecto y la fuente. . . . . . . . . . . 39
2.1.6 Establecimiento del comportamiento por defecto del Visor rápido . . . . . . . . . . . . . . 40
2.1.7 Cambio de las vistas de elementos por defectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2.1.8 Lectura automática del siguiente elemento del buzón. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.1.9 Cambio del idioma de la interfaz de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.2 Uso de categorías para organizar elementos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.2.1 Descripción de las categorías . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.2.2 Asignación de categorías a elementos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
2.2.3 Uso de categorías . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
2.3 Utilización de carpetas para organizar el buzón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.3.1 Descripción de las listas de carpetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
2.3.2 Presentación de las listas de carpetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
2.3.3 Trabajo con carpetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
2.3.4 Gestión de listas de elementos en carpetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
2.3.5 Personalización de ajustes de visualización de carpetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
2.3.6 Descripción de las carpetas de resultados de la búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
2.3.7 Uso de carpetas compartidas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
2.4 Uso de paneles para organizar la carpeta principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
2.4.1 Descripción de los paneles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
2.4.2 Cambio de tamaño de un panel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
2.4.3 Movimiento de un panel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
2.4.4 Personalización de un panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
2.4.5 Adición de un nuevo panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
2.4.6 Eliminación de un panel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
2.5 Personalización de otras funciones de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
2.5.1 Cambio de modo de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
2.5.2 Modificación del nombre de visualización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
2.5.3 Definición del intervalo para la actualización de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
2.5.4 Personalización de formatos de fecha y hora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
3 Correo electrónico 71
3.1 Envío de mensajes de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
3.1.1 Selección de la vista de composición por defecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
3.1.2 Composición de mensajes de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
3.1.3 Formato de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
3.1.4 Comprobación de la ortografía de los mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
3.1.5 Anexión de archivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
3.1.6 Adición de una firma o tarjeta digital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
3.1.7 Distribución de correo a varios destinatarios al mismo tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
3.1.8 Envío de mensajes S/MIME seguros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
3.1.9 Almacenamiento de correo electrónico sin terminar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
3.1.10 Selección de las opciones de envío . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
3.1.11 Publicación de una nota de discusión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
3.1.12 Envío de mensajes telefónicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
3.2 Gestión de los mensajes de correo electrónico enviados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
3.2.1 Trabajo con elementos enviados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
3.2.2 Retracción de mensajes de correo electrónico enviados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
3.2.3 Reenvío de mensajes de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
3.2.4 Confirmación de entrega de los mensajes de correo electrónico enviados. . . . . . . 107
3.3 Recepción de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
3.3.1 Lectura de mensajes de correo electrónico recibidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
3.3.2 Lectura de adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
3.3.3 Respuesta a un mensaje de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
3.3.4 Remisión de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
3.4 Gestión del correo recibido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
4 Calendario 135
4.1 Descripción del calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
4.2 Gestión del calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
4.2.1 Visualización de su Calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
4.2.2 Lectura de una entrada de calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
4.2.3 Creación de un calendario personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
4.2.4 Personalización de un calendario nuevo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
4.2.5 Envío de un calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
4.2.6 Exportación de un calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
4.2.7 Importación de un calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
4.3 Envío de elementos de calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
4.3.1 Descripción de los elementos del calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
4.3.2 Programación de citas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
4.3.3 Envío de recordatorios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
4.3.4 Programación de elementos periódicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
4.4 Recepción de elementos de calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
4.4.1 Aceptación o rechazo de elementos del calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
4.4.2 Aceptación o rechazo de elementos de Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
4.4.3 Delegación de elementos del calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
4.4.4 Cambio de tipos de elementos de calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
4.4.5 Almacenamiento de elementos de calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
4.5 Definición de alarmas del calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
4.5.1 Definición de la alarma por defecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
4.5.2 Establecimiento de una alarma en un elemento del calendario . . . . . . . . . . . . . . . 171
4.5.3 Envío de una alarma a un buscapersonas electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
4.6 Cómo compartir un calendario personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
4.6.1 Compartición de un calendario existente con otros usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Tabla de contenido 7
novdocx (es) 10 July 2008
4.6.2 Publicación de una entrada de calendario en un calendario compartido . . . . . . . . 173
4.7 Suscripción a un calendario de Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
4.7.1 Suscripción manual a un calendario de Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
4.7.2 Suscripción a un calendario de Internet desde un enlace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
4.7.3 Edición de un calendario de Internet al que se está suscrito . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
4.7.4 Supresión de un calendario de Internet al que está suscrito . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
4.8 Publicación de calendarios personales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
4.8.1 Publicación de un calendario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
4.8.2 Modificación de los ajustes de un calendario publicado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
4.8.3 Anulación de la publicación de un calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
4.9 Uso del Calendario multiusuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
4.9.1 Visualización de los calendarios de varios usuarios o recursos . . . . . . . . . . . . . . . 177
4.9.2 Modificación de una lista de multiusuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
4.9.3 Creación de una vista de calendario de multiusuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
4.10 Impresión de un calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
4.10.1 Impresión del calendario principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
4.10.2 Impresión de un calendario específico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
4.10.3 Impresión de los calendarios de varios usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
4.11 Envío a la papelera de elementos de calendario recibidos de remitentes desconocidos . . . 181
8 Notificar 263
8.1 Descripción de Notificar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
8.2 Inicio de Notificar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
8.2.1 Inicio de Notificar al arrancar GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Tabla de contenido 9
novdocx (es) 10 July 2008
8.2.2 Inicio de Notificar desde el menú Inicio de Windows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
8.3 Uso de Notificar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
8.4 Personalización de Notificar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
8.4.1 Configuración de la duración de las notificaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
8.4.2 Configuración de la forma de notificación de elementos nuevos . . . . . . . . . . . . . . 265
8.4.3 Configuración de las carpetas que se deben comprobar en busca de
elementos nuevos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
8.4.4 Configuración de la frecuencia con la se comprueba si hay elementos nuevos . . . 266
8.4.5 Configuración de la forma de notificación para las alarmas del calendario. . . . . . . 266
8.4.6 Configuración de la forma de notificación sobre el estado de los mensajes sa
lientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
8.4.7 Configuración de la forma de notificación sobre los mensajes de informe
de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
8.5 Recepción de notificación de los mensajes de otra persona . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
8.6 Envío de una alarma a un buscapersonas electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
8.7 Desactivación de la notificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
9 Reglas 271
9.1 Descripción de las reglas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
9.2 Acciones que puede realizar una regla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
9.3 Eventos que activan una regla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
9.4 Creación de una regla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
9.4.1 Creación de una regla básica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
9.4.2 Creación de una regla de vacaciones o una respuesta automática . . . . . . . . . . . . 275
9.4.3 Creación de una regla para remitir todo el correo a otra cuenta . . . . . . . . . . . . . . . 275
9.4.4 Creación de una regla que envía correos electrónicos nuevos . . . . . . . . . . . . . . . . 276
9.4.5 Copia de una regla para crear una regla nueva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
9.4.6 Limitación de los elementos afectados por una regla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
9.5 Edición de una regla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
9.6 Habilitación o inhabilitación de una regla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
9.7 Ejecución manual de una regla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
9.8 Supresión de una regla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Tabla de contenido 11
novdocx (es) 10 July 2008
14 Feeds RSS 327
14.1 Suscripción a feeds RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
14.1.1 Firefox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
14.1.2 Internet Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
14.1.3 GroupWise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
14.2 Lectura de feeds RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
14.3 Actualización de un feed RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
14.4 Supresión de una entrada RSS concreta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
14.5 Supresión de un feed RSS al que se está suscrito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Tabla de contenido 13
novdocx (es) 10 July 2008
16.2.1 Uso de la autenticación LDAP en lugar de las contraseñas de GroupWise . . . . . . 402
16.2.2 Adición, cambio y eliminación contraseñas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402
16.2.3 Omitir la contraseña de GroupWise o la contraseña LDAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
16.2.4 Uso de las contraseñas del buzón en el modo Almacenamiento en el caché. . . . . 404
16.2.5 Uso de contraseñas de buzones en el modo Remoto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405
16.2.6 Utilización de contraseñas de buzón con apoderados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405
16.3 Archivo del correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405
16.3.1 Descripción del archivo de reserva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406
16.3.2 Especificación de la ubicación en la que se almacenan los archivos . . . . . . . . . . . 406
16.3.3 Movimiento de un elemento al archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407
16.3.4 Respaldo automático de elementos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407
16.3.5 Visualización de elementos archivados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408
16.3.6 Anulación del archivo de reserva de elementos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408
16.4 Uso de la información de tamaño de almacenamiento del buzón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
16.4.1 Visualización de la información del tamaño de su buzón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
16.4.2 Supresión del correo electrónico mediante la información de tamaño de
almacenamiento del buzón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
16.4.3 Archivo del correo electrónico mediante la información de tamaño de
almacenamiento del buzón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410
16.5 Realización de copias de seguridad del correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410
16.5.1 Realización de una copia de seguridad del Buzón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410
16.5.2 Restauración de elementos desde la copia de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411
16.6 Reparación del Buzón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411
16.6.1 Descripción del mantenimiento del buzón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412
16.6.2 Cómo decidir si un buzón necesita reparación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412
16.6.3 Instalación de GroupWise Check . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
16.6.4 Análisis y reparación de bases de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
16.6.5 Reconstrucción de la estructura del buzón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414
16.7 Gestión de la papelera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
16.7.1 Visualización de elementos en la papelera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
16.7.2 Restauración de un elemento de la papelera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
16.7.3 Almacenamiento de un elemento de la papelera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
16.7.4 Vaciado de la Papelera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
Tabla de contenido 15
novdocx (es) 10 July 2008
En esta Guía del usuario del cliente de GroupWise® 8 para Windows de Novell®, se explica cómo
utilizar el cliente de GroupWise para Windows*. La guía se divide en las siguientes secciones:
Capítulo 1, “Inicio”, en la página 19
Capítulo 2, “Organización”, en la página 35
Capítulo 3, “Correo electrónico”, en la página 71
Capítulo 4, “Calendario”, en la página 135
Capítulo 5, “Tareas y la lista de tareas”, en la página 183
Capítulo 6, “Contactos y guías de direcciones”, en la página 197
Capítulo 7, “Búsqueda de elementos”, en la página 245
Capítulo 8, “Notificar”, en la página 263
Capítulo 9, “Reglas”, en la página 271
Capítulo 10, “Acceso al buzón o al calendario para usuarios apoderados”, en la página 279
Capítulo 11, “Modos Remoto y Almacenamiento en el caché”, en la página 283
Capítulo 12, “Cuentas POP3 e IMAP4”, en la página 309
Capítulo 13, “Grupos de noticias”, en la página 319
Capítulo 14, “Feeds RSS”, en la página 327
Capítulo 15, “Gestión de documentos”, en la página 331
Capítulo 16, “Mantenimiento de GroupWise”, en la página 401
Capítulo 17, “GroupWise Messenger”, en la página 419
Capítulo 18, “Novell Teaming + Conferencing”, en la página 423
Apéndice A, “Lo nuevo de GroupWise 8”, en la página 425
Apéndice B, “Preguntas más frecuentes sobre GroupWise”, en la página 431
Apéndice C, “Opciones de inicio”, en la página 433
Apéndice D, “Teclas aceleradoras”, en la página 437
Apéndice E, “Accesibilidad para personas con discapacidades”, en la página 441
Comentarios
Nos gustaría recibir sus comentarios y sugerencias acerca de este manual y del resto de la
documentación incluida con este producto. Utilice la función de comentarios del usuario situada en
la parte inferior de las páginas de la documentación en línea, o bien diríjase a www.novell.com/
documentation/feedback.html e introduzca ahí sus comentarios.
Para obtener la versión más reciente de la Guía del usuario del cliente de GroupWise 8 para
Windows, visite el sitio Web de documentación de GroupWise 8 de Novell (http://www.novell.com/
documentation/gw8).
Documentación adicional
Para obtener documentación adicional de GroupWise, consulte las guías siguientes en el sitio Web
de documentación de Novell GroupWise 8 (http://www.novell.com/documentation/gw8):
Guía de instalación
Administration Guide (Guía de administración)
Multi-system Administration Guide (Guía de administración multisistema)
Interoperability Guide (Guía de interoperabilidad)
Troubleshooting Guides (Guías de resolución de problemas)
Guía del usuario del cliente de GroupWise WebAccess
Guía del usuario del cliente de GroupWise para Linux/Mac
Preguntas más frecuentes (FAQ) sobre el cliente de GroupWise
Convenciones de la documentación
En la documentación de Novell, los símbolos mayor que (>) se utilizan para separar acciones dentro
de un paso y elementos en una ruta de referencia cruzada.
Un símbolo de marca comercial (®, TM, etc.) indica una marca comercial de Novell. Un asterisco (*)
sirve para identificar una marca comercial de otro fabricante.
Cuando un nombre de vía de acceso se pueda escribir con una barra invertida para algunas
plataformas y una barra normal para otras plataformas, el nombre de la vía de acceso aparecerá con
una barra invertida. Los usuarios de plataformas que requieran la barra normal, como Linux* o
UNIX*, deberán emplear la barra normal propia de su software.
1 Inicie GroupWise haciendo doble clic en en el escritorio para que se abra la ventana
principal de GroupWise.
Si no ha especificado una contraseña para el buzón y GroupWise no necesita ninguna
información adicional, no aparecerá el recuadro de diálogo Inicio y GroupWise se abrirá
directamente.
Para forzar la aparición del recuadro de diálogo Inicio de GroupWise, haga clic con el botón
derecho en el icono de GroupWise del escritorio, haga clic en Propiedades, haga clic en la
pestaña Acceso directo y, en el campo Destino, después del ejecutable de GroupWise, escriba
un espacio seguido de /@u-?. A continuación, haga clic en Aceptar.
Para obtener información acerca de otras opciones de inicio, consulte el Apéndice C,
“Opciones de inicio”, en la página 433.
2 Si se le pide una contraseña, escríbala en el campo Contraseña.
3 Haga clic en el modo de GroupWise que desee usar y escriba información necesaria adicional,
como la vía a la oficina postal, la dirección TCP/IP y el puerto del agente de la oficina postal, y
la vía al buzón de almacenamiento en el caché o remoto.
Si no conoce la información solicitada, póngase en contacto con el administrador del sistema.
4 Haga clic en Aceptar.
Para obtener instrucciones sobre cómo iniciar GroupWise en circunstancias más especializadas,
consulte la Sección 16.1, “Gestión de los requisitos de entrada no estándar”, en la página 401.
Inicio 19
novdocx (es) 10 July 2008
1.2 Asignación de una contraseña al buzón
Puede asignar una contraseña a su buzón. Las contraseñas de GroupWise distinguen entre
mayúsculas y minúsculas (por ejemplo, no es lo mismo domingo que DOMINGO). Si olvida su
contraseña, no podrá acceder a ninguno de sus elementos.
Para obtener más información acerca de las contraseñas de buzón, consulte la Sección 16.2,
“Gestión de las contraseñas del buzón”, en la página 402.
Para acceder a un tutorial interactivo acerca de la vista principal, haga clic en Ayuda > Tutorial
interactivo.
Puede abrir varias ventanas principales haciendo clic en Ventana y después en Nueva ventana
principal. Puede abrir tantas ventanas principales como le permita la memoria del equipo.
Esto es útil si concede derechos de apoderado a otro usuario. Además de su propia ventana principal,
puede ver la ventana de la persona que le ha concedido derechos de apoderado. Para obtener más
información sobre cómo acceder a los buzones de otros usuarios, consulte el Capítulo 10, “Acceso al
buzón o al calendario para usuarios apoderados”, en la página 279.
Las funciones que se usan con más frecuencia en GroupWise están disponibles en los menús
desplegables, las barras de herramientas, etc.
Aun con el menú principal desactivado es posible acceder a todas las funciones haciendo clic en la
flecha desplegable del extremo izquierdo de la barra de navegación.
Inicio 21
novdocx (es) 10 July 2008
Cuando se muestre la barra de navegación:
1 Haga clic en la flecha desplegable del extremo izquierdo de la barra de navegación y haga clic
en Mostrar menú principal o bien en Ocultar menú principal.
Por defecto, la barra de navegación muestra las carpetas Principal, Buzón, Calendario, Elementos
enviados y Contactos. Sin embargo, la barra de navegación se puede personalizar, de forma que
puede añadir las carpetas de uso más frecuente.
1 Haga clic con el botón derecho del ratón en la barra de navegación y, después, haga clic en
Personalizar barra de navegación.
2 Seleccione las carpetas que desea ver en la barra de navegación.
3 Seleccione un esquema de colores para la barra de navegación.
4 Haga clic en Aceptar.
Las listas de elementos se organizan en columnas, lo que permite mostrar los elementos en el orden
que resulte más conveniente. Es posible arrastrar una columna a una posición distinta en los
encabezados de columnas. También se puede cambiar su tamaño arrastrando el borde del
encabezado. Es posible ordenar por columnas y añadir otras nuevas. Para obtener instrucciones
completas sobre la personalización de las listas de elementos, consulte la Sección 2.3.4, “Gestión de
listas de elementos en carpetas”, en la página 52 y la Sección 2.3.5, “Personalización de ajustes de
visualización de carpetas”, en la página 55.
Los menús que aparecen al hacer clic con el botón derecho ofrecen distintas opciones, según la
columna en la que se haga clic. En la columna de iconos de tipos de elementos es posible seleccionar
una categoría para el elemento. En la primera columna de texto (por ejemplo, Nombre), es posible
seleccionar una acción del elemento (Responder, Remitir, etc.). En las demás columnas de texto (por
ejemplo, Tema, Fecha, etc.), es posible seleccionar un valor de visualización (por ejemplo, Mostrar
etiquetas de grupo, Ver hilos de discusión, etc.).
En el encabezado de la lista de carpetas se incluye el selector de modos para cambiar entre el modo
Conectado y el modo Almacenamiento en el caché. Algunas carpetas están disponibles por defecto.
Las carpetas adicionales se crean a medida que se usan otras funciones de GroupWise.
Sección 1.4.1, “Carpeta principal”, en la página 24
Sección 1.4.2, “Carpeta Buzón”, en la página 24
Sección 1.4.3, “Carpeta Elementos enviados”, en la página 24
Sección 1.4.4, “Carpeta Calendario”, en la página 24
Sección 1.4.5, “Carpeta Contactos frecuentes”, en la página 24
Sección 1.4.6, “Carpeta Lista de tareas”, en la página 25
Sección 1.4.7, “Carpeta Documentos”, en la página 25
Sección 1.4.8, “Carpeta Archivador”, en la página 25
Sección 1.4.9, “Carpeta Trabajo en curso”, en la página 25
Sección 1.4.10, “Carpeta Correo basura”, en la página 25
Sección 1.4.11, “Carpeta Papelera”, en la página 26
Sección 1.4.12, “Carpetas compartidas”, en la página 26
Sección 1.4.13, “Carpeta de cuenta IMAP4”, en la página 26
Inicio 23
novdocx (es) 10 July 2008
Sección 1.4.14, “Carpeta de cuenta de grupo de noticias NNTP”, en la página 26
Sección 1.4.15, “Carpeta de feeds RSS”, en la página 27
Los elementos recibidos se almacenan en el Buzón de GroupWise. Puede cambiar con rapidez lo
que se muestra si hace clic en una opción de la lista desplegable Visualizar. También puede limitar el
número de elementos que aparecen en el buzón mediante la opción de búsqueda. Consulte la
Sección 7.1, “Búsqueda rápida de elementos en una carpeta”, en la página 245 para obtener más
información.
Para organizar los mensajes, muévalos a carpetas dentro del Archivador. Es posible crear nuevas
carpetas según sea necesario. Para obtener más información, consulte la Sección 2.3, “Utilización de
carpetas para organizar el buzón”, en la página 47.
También puede organizar sus mensajes asignándoles categorías. Cada categoría aparece con un
color diferente en el Buzón. Existe la opción de buscar por categorías. Para obtener más
información, consulte “Uso de categorías para organizar elementos” en la página 42.
Si desea obtener más información sobre el calendario, consulte la Sección 4.1, “Descripción del
calendario”, en la página 135.
En caso de que algún usuario acceda como apoderado a su buzón, no podrá ver la carpeta Contactos
frecuentes.
Para obtener más información, consulte el Capítulo 5, “Tareas y la lista de tareas”, en la página 183.
Esta carpeta no se puede suprimir mientras estén habilitadas las opciones de Correo basura. Sin
embargo, la carpeta se puede renombrar o mover a una ubicación diferente de la lista de carpetas. Si
se inhabilitan todas las opciones de Correo basura, se puede suprimir la carpeta. La carpeta también
se puede suprimir si el administrador inhabilita la función Gestión de correo basura.
Inicio 25
novdocx (es) 10 July 2008
Para obtener más información acerca de la gestión de correo basura, consulte “Gestión del correo no
deseado (spam)” en la página 127.
Puede vaciar toda la papelera o sólo los elementos seleccionados. Los elementos de la papelera se
vacían automáticamente cuando transcurre el número de días indicado en la pestaña Limpieza en
Opciones de entorno, o bien cuando el usuario decide hacerlo manualmente. El administrador del
sistema puede especificar que la Papelera se vacíe automáticamente de forma periódica.
Para obtener más información, consulte la Sección 16.7, “Gestión de la papelera”, en la página 415.
El hecho de que los usuarios tengan derechos sobre una carpeta compartida no implica que
automáticamente tengan derechos para editar un documento que haya colocado en esa carpeta. Para
que puedan editar el documento, deberá concederles derechos de edición en la pestaña de
compartición de documentos.
Para obtener más información, consulte la Sección 2.3.7, “Uso de carpetas compartidas”, en la
página 60.
Para obtener más información, consulte el Capítulo 12, “Cuentas POP3 e IMAP4”, en la página 309.
Para obtener más información, consulte el Capítulo 13, “Grupos de noticias”, en la página 319.
Para obtener más información, consulte el Capítulo 14, “Feeds RSS”, en la página 327.
Si hace clic en una referencia de un documento, éste aparecerá en el Visor rápido. Puede mostrar el
archivo adjunto de un elemento haciendo clic en el archivo adjunto en la lista desplegable de la barra
de herramientas del Visor rápido. No obstante, los archivos adjuntos OLE no se muestran en el Visor
rápido.
Inicio 27
novdocx (es) 10 July 2008
2 Haga clic en Entorno > Apariencia.
3 Seleccione dónde desea que se muestre el Visor rápido: en la parte inferior o a la derecha de la
carpeta.
Si ajusta el tamaño del Visor rápido y luego lo cierra, tendrá el mismo tamaño cuando vuelva a
abrirlo. Ajuste el tamaño arrastrando una esquina de la ventana, no haga clic en el botón para
maximizar.
En el buzón, haga clic en un elemento que desee leer.
O bien
En el calendario, haga clic en la cita cuyos detalles desee ver.
Para ver un archivo adjunto, haga clic en la lista desplegable del encabezado del Visor rápido y,
a continuación, haga clic en el adjunto. No puede abrir archivos adjuntos OLE en el Visor
rápido.
Para modificar el modo en que se muestra la información en el encabezado, haga clic con el
botón derecho en él y seleccione las opciones que desee configurar.
haga clic con el botón derecho en el Visor rápido para seleccionar otras opciones.
Para cerrar el Visor rápido, haga clic en en la barra de herramientas.
Al leer un elemento en el Visor rápido, el icono cambia para indicar que se ha abierto. Por ejemplo,
el sobre cerrado que representa un mensaje de correo se convierte en un sobre abierto.
Puede especificar que algunas carpetas muestren el Visor rápido cada vez que las abra, mientras que
otras no lo muestren nunca.
Paneles
La carpeta principal por defecto muestra el calendario del día, los elementos de la lista de tareas y
los mensajes no leídos.
La vista principal se puede personalizar por completo. Puede crear paneles adicionales para mostrar
la información que necesite. Para obtener información sobre cómo personalizar la vista principal,
consulte la Sección 2.4, “Uso de paneles para organizar la carpeta principal”, en la página 64.
1.7.1 Correo
Los mensajes de correo se utilizan para la correspondencia básica, como el envío de memorandos o
cartas. Consulte la Sección 3.1, “Envío de mensajes de correo electrónico”, en la página 71 y la
Sección 3.3, “Recepción de correo electrónico”, en la página 110.
Inicio 29
novdocx (es) 10 July 2008
1.7.2 Cita
Las citas le permiten invitar a personas a reuniones o actividades o programar recursos para ambas.
Puede programar la fecha, la hora y el lugar de la reunión. También puede utilizar citas publicadas
para programar eventos personales, como una visita al médico, un recordatorio para realizar una
llamada telefónica a una hora determinada, etc. Las citas aparecen en el Calendario. Consulte la
Sección 4.3, “Envío de elementos de calendario”, en la página 149.
1.7.3 Tarea
Las tareas permiten colocar elementos en su calendario o en el de otra persona una vez que se han
aceptado. Puede programar la fecha de vencimiento para la tarea y asignarle una prioridad (por
ejemplo, A1). Las tareas no terminadas se trasladan al día siguiente. Consulte la Sección 5.3.1,
“Asignación de una tarea”, en la página 184.
SUGERENCIA: También puede crear una lista de tareas que no esté asociada al calendario. En este
tipo de lista de tareas, se puede utilizar cualquier tipo de elemento (correo, cita, tarea, recordatorio o
mensaje telefónico).
1.7.4 Recordatorio
Un recordatorio es un aviso que se publica en una fecha concreta en su calendario o en el de otra
persona. Puede usar recordatorios para recordar fechas límites, vacaciones, días libres, etc. Consulte
la Sección 4.3.3, “Envío de recordatorios”, en la página 158.
Icono Descripción
En los modos Remoto y Almacenamiento en el caché, indica que el elemento está en cola,
pero la cola no se ha cargado. Cuando el elemento se ha cargado, indica que no se ha
recibido información de estado acerca del elemento que se está entregando a la oficina
postal de destino o transfiriendo a Internet.
Junto a la carpeta Elementos enviados, el icono indica que hay al menos un elemento que se
ha puesto en cola pero que no se ha cargado la cola.
Un elemento enviado abierto por al menos una persona. El icono se muestra hasta que
todos los destinatarios hayan 1) abierto el mensaje de correo, mensaje telefónico o
recordatorio; 2) aceptado la cita; o 3) terminado la tarea.
Junto a la carpeta de calendario, el icono indica que tiene una cita ese día.
Junto a un elemento enviado, el icono indica que no ha sido posible entregar el elemento en
la oficina postal de destino o que se ha producido algún error durante la transferencia a
Internet.
Junto a una cita o tarea, el icono indica que al menos una persona ha rechazado o suprimido
el elemento. Junto a un mensaje de correo, de teléfono o un recordatorio, el icono indica que
al menos una persona ha suprimido el elemento sin abrirlo.
Elemento de borrador.
Un elemento enviado.
Un elemento reenviado.
Un elemento delegado.
Un elemento publicado.
Elemento firmado.
Elemento cifrado.
Inicio 31
novdocx (es) 10 July 2008
Icono Descripción
En una búsqueda de disponibilidad, el icono indica que puede hacer clic en una hora
programada junto al nombre de usuario o recurso para acceder a más información acerca de
la cita. No obstante, el usuario o propietario del recurso deberá otorgarle derechos de lectura
sobre la cita en la Lista de acceso antes de que aparezca este icono.
A esta página también se puede acceder desde el cliente de GroupWise haciendo clic en Ayuda >
Formación y tutoriales.
A esta página también se puede acceder desde el cliente de GroupWise haciendo clic en Ayuda >
Comunidad Web Cool Solutions (soluciones geniales).
Inicio 33
novdocx (es) 10 July 2008
En el capítulo Inicio, se describieron los conceptos básicos del entorno de GroupWise. Ahora, en
2
“Organización”, aprenderá a transformar el entorno básico de GroupWise en un espacio de
colaboración personalizado y eficiente adaptado a su propio estilo de trabajo.
Sección 2.1, “Personalización de la interfaz de GroupWise”, en la página 35
Sección 2.2, “Uso de categorías para organizar elementos”, en la página 42
Sección 2.3, “Utilización de carpetas para organizar el buzón”, en la página 47
Sección 2.4, “Uso de paneles para organizar la carpeta principal”, en la página 64
Sección 2.5, “Personalización de otras funciones de GroupWise”, en la página 67
Por defecto: el esquema por defecto presenta un nuevo esquema de colores y muestra la barra
de navegación, la lista de carpetas completa, el menú principal y dos columnas con paneles.
GroupWise 6.5: el esquema GroupWise 6.5 muestra la lista de carpetas, la barra de
herramientas principal y la lista de elementos con los colores tradicionales.
Simplificado: el esquema simple presenta un nuevo esquema de colores y muestra la barra de
navegación, una lista de carpetas compacta y dos columnas con paneles.
Personalizar: el esquema personalizado permite definir los ajustes de aspecto que prefiera. Si
modifica cualquiera de los esquemas predefinidos, esos ajustes se convertirán en su esquema
personalizado.
Organización 35
novdocx (es) 10 July 2008
Para seleccionar un esquema:
Lista de carpetas sencilla: muestra sólo las carpetas relativas a la carpeta en la que se
encuentre. Por ejemplo, si se encuentra en la carpeta Buzón, se muestra la carpeta Archivador
para que pueda archivar mensajes.
Organización 37
novdocx (es) 10 July 2008
Si se encuentra en la carpeta Calendario, se mostrará una lista con los calendarios personales.
Si se encuentra en la carpeta Contactos, se mostrará una lista con las carpetas de Contactos
personales. Si se encuentra en la carpeta Documentos, se mostrará una lista con los
documentos.
Lista de carpetas completa: muestra la lista de todas las carpetas.
Lista larga de carpetas: si se muestra el Visor rápido, marque esta casilla para extender la
lista de carpetas hasta el final del visor, en caso de que este esté situado debajo de la lista de
elementos y no a su derecha.
Mostrar Visor rápido: seleccione esta opción para que se muestre el Visor rápido o anule su
selección para evitar que se muestre.
También es posible personalizar la presentación de carpetas individuales en el Visor rápido.
Haga clic con el botón derecho en una carpeta y luego en Propiedades > Visualizar. Marque o
deseleccione las casillas Recordar visibilidad del Visor rápido y Mostrar Visor rápido, según
prefiera.
Visor rápido abajo: si el ajuste Mostrar Visor rápido está seleccionado, esta opción muestra el
Visor rápido en la parte inferior de la ventana.
Visor rápido a la derecha: si el ajuste Mostrar Visor rápido está seleccionado, esta opción
muestra el Visor rápido en la parte derecha de la ventana.
4 Haga clic en Aceptar.
1 Para personalizar la barra de herramientas principal si ésta no se muestra, haga clic en Ver >
Barras de herramientas > Principal, haga clic con el botón derecho del ratón en la barra de
herramientas principal y, a continuación, haga clic en Personalizar barra de herramientas.
O bien
Para personalizar cualquier barra de herramientas, haga clic en ella con el botón derecho y,
después, haga clic en Personalizar barra de herramientas.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.
2 Haga clic en la pestaña Acciones por defecto.
3 Indique si desea iniciar GroupWise con la Carpeta buzón o con la Carpeta principal.
4 Haga clic en Aceptar.
Organización 39
novdocx (es) 10 July 2008
4 Seleccione los elementos oportunos en los recuadros de grupo Vista de composición por
defecto y Vista de lectura por defecto.
5 En el recuadro de grupo Vista de lectura por defecto, seleccione la opción Forzar vista situada
junto a Sólo texto si desea evitar que los mensajes que sean sólo HTML se muestren cuando la
versión de sólo texto no esté disponible.
Si ha seleccionado Forzar vista, un mensaje le informará cuando un mensaje que sea sólo
HTML no se pueda mostrar; no obstante, podrá hacer clic en Ver > HTML para verlo. Si no ha
seleccionado Forzar vista, los mensajes que sean sólo HTML se mostrarán como HTML,
incluso aunque haya seleccionado Sólo texto como vista de lectura por defecto.
6 Seleccione un estilo de fuente por defecto.
7 Seleccione un tamaño de fuente por defecto.
8 Haga clic en Aceptar.
1 Abra un elemento.
2 Haga clic en Ver y, a continuación, en Sólo texto o HTML.
Organización 41
novdocx (es) 10 July 2008
SUGERENCIA: Para cambiar el idioma del corrector ortográfico, consulte “Seleccione el idioma
de la verificación ortográfica” en la página 81.
Hay cuatro categorías por defecto (Seguimiento, Prioridad baja, Personal y Urgente) disponibles
para asignarlas inmediatamente a los elementos. Puede modificarlas y suprimirlas si lo desea, así
como crear nuevas categorías.
Si asigna una de las categorías por defecto (Seguimiento, Prioridad baja, Personal y Urgente) a un
elemento que va a enviar, el elemento llega al buzón del destinatario con esa categoría asignada. Si
asigna una categoría que ha creado a un elemento que va a enviar, el elemento llega al buzón del
destinatario sin ninguna categoría asignada.
Puede asignar varias categorías a un elemento y especificar cuál de ellas es la principal. El color de
la categoría principal se utilizará para identificar el elemento.
Organización 43
novdocx (es) 10 July 2008
Asignación de cualquier categoría a cualquier tipo de elemento
Para asignar una categoría a un mensaje, una cita, una tarea, una nota o un contacto:
Organización 45
novdocx (es) 10 July 2008
“Búsqueda de elementos por categoría en una carpeta” en la página 47
“Búsqueda de elementos por categoría en todo el buzón” en la página 47
“Orden de elementos por categoría” en la página 47
“Supresión de una categoría” en la página 47
1 Haga clic en Acciones > Categorías > Más para acceder al recuadro de diálogo Editar
categorías.
2 Escriba el nombre de la categoría en el campo Nueva categoría situado en la parte inferior del
recuadro de diálogo Editar categorías.
3 Haga clic en Añadir.
El botón Añadir se activa cuando se empieza a escribir un nombre para la categoría.
4 Para asignar un color a una categoría, seleccione el nombre de la categoría en la lista y
seleccione los colores de texto y de fondo.
5 Haga clic en Aceptar para guardar la nueva categoría.
El nombre de la categoría se cambia en la lista y en todos los elementos a los que estaba asignada.
1 En la esquina superior derecha de cualquier carpeta, haga clic en Buscar > Categorías y, a
continuación, en el nombre de la categoría.
Aparecerán todos los elementos a los que se ha asignado esta categoría.
2 Para borrar esta selección, haga clic en .
1 Añada una columna Categoría a la lista de elementos de la carpeta, tal y como se describe en
“Añadiendo una columna” en la página 54.
2 Haga clic en la columna Categoría para ordenar la lista por categorías.
La categoría se elimina de la lista y de todos los elementos a los que estaba asignada.
Organización 47
novdocx (es) 10 July 2008
2.3.1 Descripción de las listas de carpetas
Todas las carpetas son subcarpetas de la carpeta principal. Haga clic en + y en - para expandir y
contraer las carpetas incluidas en una lista de carpetas. Puede optar por mostrar uno de los tres tipos
distintos de listas de carpetas:
“Lista de carpetas completa” en la página 48
“Lista de carpetas sencilla” en la página 49
“Lista de carpetas favoritas” en la página 49
La lista de carpetas completa muestra todas las carpetas que existen. La lista de carpetas completa
por defecto tiene este aspecto:
Figura 2-3 Lista de carpetas
Para obtener información acerca de las carpetas individuales que puede tener en la lista de carpetas,
consulte la Sección 2.3.1, “Descripción de las listas de carpetas”, en la página 48.
Junto a cada carpeta (excepto las carpetas compartidas) se muestra entre corchetes el número de
elementos no leídos. Junto a la carpeta Elementos enviados, el número entre corchetes indica
cuántos elementos están pendientes de envío en los modos Remoto o de Almacenamiento en el
caché.
Puede organizar los elementos de sus carpetas moviéndolos o enlazándolos. Cuando se mueve un
elemento a una carpeta, éste se traslada de una ubicación a otra. Al enlazar un elemento a una
carpeta, el elemento continúa existiendo en la carpeta original y aparece, además, en la nueva
carpeta. Cuando se cambia un elemento enlazado, también cambia en las otras carpetas. Si enlaza un
elemento a distintas carpetas y elimina el elemento original, se mantienen las copias de las demás
carpetas.
Tiene la posibilidad de definir un conjunto diferente de propiedades para cada carpeta existente en
su buzón. Por ejemplo, puede clasificar los elementos de una carpeta por fecha y clasificar los
elementos de otra carpeta según la empresa a la que pertenecen.
La lista de carpetas sencilla es contextual. Muestra las carpetas relacionadas con la carpeta en la que
se encuentra. A continuación se detallan las listas de carpetas sencillas sensibles al contexto:
Favoritos: se muestra siempre que no se encuentre en las carpetas Calendario, Contactos,
Documentos o cualquier carpeta NNTP. La lista de carpetas sencillas de favoritos permite
copiar carpetas en la lista de carpetas para proporcionar un acceso más rápido.
Calendario: muestra una lista de todos los calendarios. Desde aquí puede decidir si se debe
mostrar el contenido de un calendario en el calendario principal. Además, puede modificar el
color de un calendario.
Contactos: muestra una lista de todas las guías de direcciones personales. Por defecto, la
carpeta principal de contactos es la guía de direcciones Contactos frecuentes.
Documentos: muestra una lista de las bibliotecas de documentos. La biblioteca de documentos
por defecto es la carpeta principal Documentos.
NNTP: muestra una lista de grupos suscritos dentro del grupo de noticias.
Transferencias de GroupWise: muestra una lista de los feeds RSS a los que está suscrito.
La lista de carpetas favoritas permite añadir las carpetas utilizadas con mayor frecuencia a la lista de
carpetas sencilla para facilitar un acceso más rápido. Esto resulta útil al arrastrar y soltar elementos
en la lista de carpetas.
Organización 49
novdocx (es) 10 July 2008
3 Si selecciona más de un tipo de listas de carpetas, haga clic de nuevo en la flecha de la lista
desplegable Lista de carpetas y, a continuación, haga clic en Elegir orden.
4 Coloque las listas de carpetas en el orden en que desee mostrarlas y haga clic en Aceptar.
5 Defina el tamaño de las listas de carpetas según sea necesario.
Existen tres métodos para añadir carpetas a la lista de carpetas sencilla de favoritos:
1 Haga clic con el botón derecho en la carpeta de favoritos y seleccione Elegir favoritos.
También puede cerrar la lista de carpetas con el fin de dejar más espacio para otras vistas, como el
calendario, en la ventana principal. Esto resulta de utilidad cuando se accede a las carpetas mediante
la barra de navegación. Para ocultar o mostrar la lista de tareas, haga clic en Ver > Lista de carpetas.
Si crea una carpeta y luego prefiere colocarla en otro lugar, arrástrela a una nueva posición de la lista
de carpetas.
Organización 51
novdocx (es) 10 July 2008
2 Seleccione el tipo de carpeta en la lista de opciones y haga clic en Siguiente.
3 Escriba el nombre y la descripción de la carpeta nueva.
4 Haga clic en Arriba, Abajo, Derecha o Izquierda para colocar la carpeta en el lugar de la lista
de carpetas que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.
5 Especifique los ajustes de visualización para la carpeta y, a continuación, haga clic en Finalizar.
1 En la lista de carpetas, haga clic con el botón derecho en la carpeta y, a continuación, haga clic
en Renombrar.
2 Escriba un nuevo nombre para la carpeta.
No se pueden renombrar las carpetas Calendario, Documentos, Buzón, Elementos enviados, Lista de
tareas, Contactos, Archivador, Trabajo en curso ni Papelera.
1 Haga clic con el botón derecho en la carpeta que desee suprimir y, a continuación, haga clic en
Suprimir.
2 Haga clic en Sí para confirmar la supresión.
No se pueden suprimir las carpetas Calendario, Documentos, Buzón, Elementos enviados, Lista de
tareas, Contactos, Archivador, Trabajo en curso ni Papelera. Sólo puede suprimir la carpeta Correo
basura si se ha inhabilitado la gestión de correo basura.
Para suprimir una carpeta compartida, haga clic en la carpeta con el botón derecho del ratón, haga
clic en Suprimir y, a continuación, en Sí.
Si lo desea, puede suprimir varias carpetas que estén incluidas en otra carpeta.
Las etiquetas de grupo permiten organizar una lista de elementos en función del tipo de elemento
que se muestra. Por ejemplo, en la carpeta de buzón, las etiquetas de grupo permiten separar los
elementos en función de su fecha de recepción.
Para comprimir o expandir etiquetas de grupo, haga clic en el símbolo + o - junto a la etiqueta.
La vista previa de los mensajes muestra 2 líneas como máximo del mensaje. No es posible
configurar el número de líneas que se muestra.
La lista de elementos de una carpeta se divide en columnas. Cada una muestra información sobre los
elementos de la lista. Por ejemplo, distintas columnas muestran el tema de los elementos, la fecha de
envío, etc. Es posible personalizar la presentación de las columnas de cada carpeta.
Puede seleccionar varias columnas para moverlas y añadirlas pulsando Ctrl mientras hace clic en las
columnas.
SUGERENCIA: También puede hacer clic con el botón derecho en el título de una columna, hacer
clic en Más columnas, hacer clic en un nombre de columna en el recuadro Columnas seleccionadas
y, a continuación, hacer clic en Abajo o Arriba.
Organización 53
novdocx (es) 10 July 2008
Cambio de tamaño de una columna
Arrastre el extremo del encabezado de la columna para hacerla más ancha o más estrecha.
1 Haga clic en la carpeta que contiene los elementos que desea clasificar.
2 Haga clic en Ver > Ajustes de visualización > Clasificar.
3 Haga clic en la propiedad de elemento por la que desee ordenar los elementos en el recuadro de
lista.
4 Haga clic en Ascendente para clasificar de la A a la Z.
O bien
Haga clic en Descendente para clasificar de la Z a la A.
5 Haga clic en Aceptar.
También puede clasificar la lista de elementos haciendo clic en el encabezado de una columna. Para
invertir el orden de clasificación, vuelva a hacer clic en el encabezado de una columna.
Cuando se mueve un elemento a una carpeta, éste se traslada de una ubicación a otra. Al enlazar un
elemento a una carpeta, el elemento continúa existiendo en la carpeta original y aparece, además, en
la nueva carpeta. Cuando se cambia un elemento enlazado, también cambia en las otras carpetas.
También puede hacer clic en un elemento, en Editar > Mover/enlazar con las carpetas, seleccionar
las carpetas a las que desee mover o enlazar el elemento y, a continuación, hacer clic en Mover o
Enlazar. Seleccione Suprimir enlaces antiguos para eliminar el elemento de todas las carpetas a las
que estaba enlazado y colocarlo en la carpeta seleccionada.
Si el elemento que desea mover es una carpeta y ya existe otra carpeta con el mismo nombre en la
nueva ubicación, se abrirá un recuadro de diálogo para que pueda cambiar el nombre de la carpeta
que está moviendo.
Aunque suprima el elemento original, se conservarán las copias de las demás carpetas.
Puede seleccionar que la carpeta muestre el primer elemento no leído o el último elemento leído. No
obstante, si la carpeta contiene un gran número de elementos, los elementos que contenga pueden
tardar bastante en mostrarse.
1 Haga clic con el botón derecho en la carpeta que desee modificar y, a continuación,
2 haga clic en Propiedades.
3 En la pestaña General, seleccione Seleccionar el elemento no leído más reciente al abrir la
carpeta.
Si anula la selección de Seleccionar el elemento no leído más reciente al abrir la carpeta, la
carpeta mostrará el último elemento leído.
4 Haga clic en Aceptar.
Organización 55
novdocx (es) 10 July 2008
“Almacenamiento de los ajustes de visualización” en la página 58
“Selección de ajustes de visualización guardados para una carpeta” en la página 58
“Envío de un ajuste de visualización” en la página 58
“Importación de un ajuste de visualización” en la página 59
Puede ver los elementos de su buzón de formas distintas, dependiendo de cómo desee organizar la
información.
1 Haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta para la que desea cambiar el ajuste de
visualización y, después, haga clic en Propiedades.
2 Haga clic en la pestaña Visualizar y, después, en Más ajustes.
3 Seleccione el ajuste de visualización en la lista desplegable Ver por.
Puede seleccionar uno de los siguientes valores:
Información
Hilos de discusión
Paneles
Como Calendario
Como lista de tareas
4 Haga clic en Aceptar dos veces.
Detalles
La vista Detalles muestra una lista de los elementos e información acerca de ellos organizada en
columnas, incluidas Tema, Fecha, CC, Prioridad, Clase de doc., Fecha de caducidad, Tamaño, Nº
versión y muchas otras categorías. Detalle es la vista del Buzón por defecto si no ha modificado las
propiedades del mismo. Para obtener información acerca de cómo añadir o volver a ordenar
columnas, consulte “Uso de las columnas” en la página 53.
Figura 2-5 Vista Detalles
Hilos de discusión
Por defecto, en un hilo de discusión sólo se muestran los elementos que se encuentran en la carpeta.
Puede añadir otros tipos de elementos a la carpeta para verlos en el hilo de discusión. Por ejemplo,
los elementos enviados se pueden añadir a la carpeta para completar el hilo de discusión.
1 Haga clic con el botón derecho en la carpeta que muestra los hilos de discusión y haga clic en
Propiedades.
2 Haga clic en la pestaña Visualizar y, después, en Más ajustes.
3 Seleccione Enviado en Elegir origen de elemento.
4 Haga clic en Aceptar dos veces y especifique un nombre para el ajuste de visualización.
5 Haga clic en Aceptar.
Paneles
Un panel muestra una vista personalizada con información de GroupWise. Por ejemplo, la vista
principal por defecto incluye un panel de mensajes no leídos que muestra una lista de los elementos
que aún no ha leído. El panel de lista de tareas es otro panel por defecto de la vista principal. Este
panel muestra los elementos de la carpeta Lista de tareas.
Como Calendario
La vista Como Calendario muestra todos los elementos programados almacenados en una carpeta
concreta. Esto es útil si organiza todas sus citas y demás elementos para un proyecto concreto en una
misma carpeta.
La vista Como lista de tareas muestra un área de lista de tareas en la parte superior de la lista de
elementos, lo que permite crear una lista de tareas a partir de los elementos de la lista de elementos.
Cada elemento que se arrastra al área de la lista de tareas aparece con una casilla de verificación para
que pueda marcarlo como finalizado. Puede asignar fechas de caducidad, prioridades, etc. a los
elementos de la lista de tareas. Los elementos que mueva al área de la lista de tareas también
aparecerán en la carpeta Lista de tareas de la lista de carpetas.
Para obtener más información acerca de la creación de una lista de tareas, consulte la Sección 5.3.1,
“Asignación de una tarea”, en la página 184.
Organización 57
novdocx (es) 10 July 2008
Cambio o supresión de los ajustes de visualización de la carpeta
Puede controlar el nombre que aparecerá en la lista desplegable de visualización, el origen de los
elementos en la carpeta, la visualización de la columna y el orden en el que se clasificarán los
elementos en la carpeta. Los ajustes de visualización se definen en el nivel de las carpetas. Si desea
utilizar los mismos ajustes para varias carpetas, guárdelos y utilícelos en ellas.
1 Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier carpeta de la lista de carpetas y, a
continuación, haga clic en Propiedades.
2 Haga clic en la pestaña Visualizar.
3 Haga clic en el ajuste de visualización que desee modificar en la lista desplegable Nombre del
ajuste.
4 En el recuadro de diálogo, modifique los ajustes de visualización según sea necesario.
5 Haga clic en Guardar como, cambie el nombre de los ajustes de visualización según sea
necesario y, a continuación, haga clic en Aceptar.
6 Para suprimir el ajuste de visualización de una carpeta, haga clic en el ajuste de visualización y,
a continuación, haga clic en Suprimir.
7 Haga clic en Aceptar.
Después de personalizar los ajustes de visualización del modo que prefiera, puede guardarlos para
utilizarlos en el futuro. Los ajustes de visualización se guardan en la base de datos de GroupWise, de
modo que pueda conservarlos aunque cambie de equipo.
Puede seleccionar entre una gran variedad de ajustes de visualización por defecto o entre los ajustes
de visualización guardados anteriormente.
1 Haga clic con el botón derecho en la carpeta cuyos ajustes de visualización desee modificar y
haga clic en Propiedades.
2 Haga clic en la pestaña Visualizar.
3 En la lista desplegable Nombre de valores, seleccione el nombre del ajuste de visualización.
4 (Opcional) Escriba una descripción de la carpeta.
5 Configure el resto de valores según sea necesario.
6 Haga clic en Aceptar.
Los ajustes de visualización se envían como archivos adjuntos con el formato de archivo .gws.
Debe disponer de un mensaje que contenga un archivo adjunto con el formato de archivo .gws.
Puede ver la carpeta en la que se creó cada elemento si abre una carpeta Resultados de la búsqueda y
mira las columnas de información que aparecen en la Lista de elementos. En la columna Carpeta se
enumera dónde se almacena realmente cada elemento.
Organización 59
novdocx (es) 10 July 2008
Puede crear sus propias carpetas de resultados de la búsqueda y definir los criterios de búsqueda que
desee, como todos los elementos de una dirección particular o todos los elementos con una palabra
determinada en la línea Tema.
Una carpeta compartida es como cualquier otra carpeta del Archivador con la excepción de que otras
personas tienen acceso a ella y de que aparece en sus archivadores. Puede crear carpetas compartidas
o compartir carpetas personales existentes en el Archivador. El usuario es el que elige con quién va a
El hecho de que los usuarios tengan derechos sobre una carpeta compartida no implica que
automáticamente tengan derechos para editar un documento que haya colocado en esa carpeta. Para
que puedan editar el documento, deberá concederles derechos de edición en la pestaña de
compartición de documentos.
Podrá compartir las carpetas personales con otros usuarios. Los destinatarios de la carpeta
compartida reciben una notificación donde se explica que ha compartido la carpeta con ellos. Éstos
podrán aceptar o rechazar la carpeta.
Si utiliza los modos Remoto y Almacenamiento en el caché, los cambios en las carpetas compartidas
se actualizarán siempre que se conecte al sistema principal de GroupWise.
1 En la lista de carpetas, haga clic con el botón derecho en la carpeta que desee compartir y, a
continuación, haga clic en Compartición.
Organización 61
novdocx (es) 10 July 2008
2 Haga clic en Compartido con.
3 Empiece a escribir el nombre de un usuario en el campo Nombre o haga clic en el botón Guía
de direcciones para seleccionarlo en el recuadro de diálogo Selector de direcciones.
4 Cuando el nombre del usuario aparezca en el campo, haga clic en Añadir usuario para trasladar
el usuario a la lista de compartición.
5 Haga clic en el nombre del usuario en la lista de compartición.
6 Seleccione las opciones de acceso que desee para el usuario.
7 Repita del Paso 3 al Paso 6 para cada usuario con el que desee compartir la carpeta.
8 Haga clic en Aceptar.
Si desea que la carpeta tenga una función específica, puede crear un nuevo ajuste de visualización.
Por ejemplo, si la carpeta es para discusiones compartidas, debe crear un ajuste que muestre los
elementos por hilo de respuesta y que contenga los elementos enviados y recibidos. Haga clic con el
botón derecho en la carpeta, haga clic en Propiedades y, a continuación, en Visualizar.
Para obtener más información acerca de las carpetas compartidas, consulte “Uso de carpetas
compartidas” en la página 60.
Para responder a un elemento existente en una carpeta compartida, abra el elemento, haga clic en
Responder, seleccione una opción de respuesta y, a continuación, haga clic en Aceptar. Consulte
“Respuesta a un correo electrónico de una carpeta compartida” en la página 118 para obtener más
información.
1 En una carpeta compartida, haga clic en Ver > Opciones de visualización > Hilos de discusión.
2 Para expandir o contraer un hilo de discusión, haga clic en - y + junto al elemento de discusión
original.
3 Para desplazarse por diferentes discusiones, pulse Ctrl+Flecha izquierda o Ctrl+Flecha
derecha.
Organización 63
novdocx (es) 10 July 2008
2.4 Uso de paneles para organizar la carpeta
principal
Los paneles permiten mostrar varios paneles en una sola vista personalizada. En los paneles se
puede mostrar cualquier carpeta, así como una guía de direcciones o una página Web.
Sección 2.4.1, “Descripción de los paneles”, en la página 64
Sección 2.4.2, “Cambio de tamaño de un panel”, en la página 65
Sección 2.4.3, “Movimiento de un panel”, en la página 65
Sección 2.4.4, “Personalización de un panel”, en la página 65
Sección 2.4.5, “Adición de un nuevo panel”, en la página 66
Sección 2.4.6, “Eliminación de un panel”, en la página 67
Se puede crear un panel que muestre información muy variada, desde los elementos no leídos hasta
un calendario resumido. Existe una lista de paneles predefinidos, pero también puede crear sus
propios paneles personalizados.
Figura 2-8 Paneles de GroupWise
Paneles
Organización 65
novdocx (es) 10 July 2008
8 (Opcional) Haga clic en Mover hacia arriba o en Mover hacia abajo para colocar el panel
donde desee que aparezca.
9 Haga clic en Aceptar.
Puede que tenga la posibilidad de ejecutar GroupWise de cualquiera de las cuatro maneras, o puede
que el administrador del sistema le indique que utilice sólo una manera determinada.
La mayoría de las funciones de GroupWise están disponibles en los cuatro modos de GroupWise,
con algunas excepciones. La suscripción a las notificaciones de otros usuarios no está disponible en
el modo Almacenamiento en el caché. La suscripción a las notificaciones de otros usuarios y la
opción Apoderado no están disponible en el modo Remoto. Cualquier función que requiera una
conexión, como por ejemplo con el sistema de GroupWise o con una cuenta IMAP4, no estará
disponible en el modo Remoto (desconectado).
Modo En línea
Al utilizar el modo En línea, se conecta a su oficina postal en la red. Su buzón muestra los mensajes
y la información guardada en su buzón de la red (también llamado buzón en línea). El modo En línea
está conectado continuamente con su buzón de la red. En el modo En línea, si su agente de oficina
postal se cierra o se pierde la conexión a la red, perderá temporalmente la conexión a su buzón.
Este modo es recomendable si no hay mucho tráfico en la red o si utiliza varias estaciones de trabajo
diferentes y no desea descargar un buzón local en cada una de ellas.
El modo Almacenamiento en el caché guarda una copia de su buzón de red, incluyendo los mensajes
y otra información, en la unidad local. Esto permite utilizar GroupWise sin que importe si la red o el
Agente de oficina postal están disponibles. Dado que no está conectado a la red todo el tiempo, este
modo reduce el tráfico en la red y permite obtener el mejor rendimiento. Se realiza una conexión
automáticamente para recuperar y enviar mensajes nuevos. Todas las actualizaciones se realizan en
segundo plano, por lo que no se interrumpe el trabajo.
Organización 67
novdocx (es) 10 July 2008
Este modo es recomendable si dispone de espacio suficiente en disco en la unidad local para
almacenar el buzón.
Existe la posibilidad de que varios usuarios configuren sus buzones de almacenamiento en el caché
en un mismo equipo compartido.
Si el espacio en el disco es limitado, puede restringir los elementos que se descargarán al buzón
local. Puede especificar que se descargue la línea de tema únicamente, o bien indicar un límite de
tamaño.
Para obtener más información acerca de la configuración del modo Almacenamiento en el caché,
consulte el Capítulo 11.1, “Uso del modo Almacenamiento en el caché”, en la página 283.
Modo Remoto
Los usuarios de viaje de GroupWise están familiarizados con el modo Remoto. Del mismo forma
que el modo Almacenamiento en el caché, se guarda en la unidad local una copia del buzón de red o
la parte del buzón que especifique. Puede recuperar y enviar mensajes periódicamente con el tipo de
conexión que especifique (módem, red o TCP/IP). Si no desea una copia completa del buzón de red,
puede restringir lo que se recupera, como por ejemplo, únicamente mensajes nuevos o líneas de
tema de mensajes.
Para obtener más información acerca de la configuración del modo Remoto, consulte el
Capítulo 11.2, “Uso del modo Remoto”, en la página 289.
Cambio de modos
GroupWise se inicia por defecto en el modo Conectado. Después de configurar un buzón de caché
resulta fácil cambiar de modo cuando se desee.
Los formatos de fecha y hora de GroupWise se pueden personalizar en gran medida. Puede
especificar el orden de los elementos, el tipo de separadores entre elementos, si las fechas se deben
indicar con texto o representarse con números y muchas otras opciones.
“Establecimiento de los formatos de fecha y hora por defecto” en la página 69
“Definición del formato general de GroupWise” en la página 69
“Definición de formatos específicos de GroupWise” en la página 70
Utilice el ajuste Formato general de GroupWise para determinar si se debe emplear la fecha corta o
larga en general en GroupWise.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y después haga doble clic en Calendario.
2 Haga clic en la pestaña Fecha/Hora.
3 En Formato general de GroupWise, muestre el formato de Hora y especifique si el formato de
Fecha debe ser una fecha larga o corta y, acto seguido, haga clic en Aceptar.
Organización 69
novdocx (es) 10 July 2008
Definición de formatos específicos de GroupWise
Utilice los ajustes de Formatos específicos de GroupWise para especificar los formatos de fecha y
hora que se deben utilizar en la ventana principal, en las propiedades y en la información de archivos
en GroupWise.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y después haga doble clic en Calendario.
2 Haga clic en la pestaña Fecha/Hora.
3 En Formatos específicos de GroupWise, seleccione los formatos que prefiera para cada uno de
los ajustes y haga clic en Aceptar.
Puede seleccionar Hora, Fecha corta, Fecha larga o una de las combinaciones disponibles de
formatos de fecha y hora.
La guía de direcciones y la función para completar nombres permiten encontrar de forma rápida y
sencilla los contactos que necesita al enviar mensajes de correo electrónico.
Sección 3.1.1, “Selección de la vista de composición por defecto”, en la página 71
Sección 3.1.2, “Composición de mensajes de correo electrónico”, en la página 72
Sección 3.1.3, “Formato de correo electrónico”, en la página 73
Sección 3.1.4, “Comprobación de la ortografía de los mensajes”, en la página 78
Sección 3.1.5, “Anexión de archivos”, en la página 82
Sección 3.1.6, “Adición de una firma o tarjeta digital”, en la página 85
Sección 3.1.7, “Distribución de correo a varios destinatarios al mismo tiempo”, en la página 87
Sección 3.1.8, “Envío de mensajes S/MIME seguros”, en la página 90
Sección 3.1.9, “Almacenamiento de correo electrónico sin terminar”, en la página 98
Sección 3.1.10, “Selección de las opciones de envío”, en la página 99
Sección 3.1.11, “Publicación de una nota de discusión”, en la página 102
Sección 3.1.12, “Envío de mensajes telefónicos”, en la página 102
Correo electrónico 71
novdocx (es) 10 July 2008
Si prefiere un entorno de edición más sencillo, puede utilizar la vista de composición de sólo texto.
SUGERENCIA: En los elementos nuevos que componga, puede cambiar la vista de composición
haciendo clic en Ver > Sólo texto o en Ver > HTML.
NOTA: Si el destinatario del elemento utiliza la vista de lectura HTML, podrá ver los mensajes de
correo electrónico con el formato utilizado al enviarlo. Los destinatarios no pueden cambiar la
fuente de los elementos con formato HTML. Si utilizan la vista de lectura de sólo texto, el formato
HTML se perderá. Sin embargo, el destinatario puede hacer clic en Ver > HTML para mostrar el
mensaje con el formato original.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.
2 Haga clic en la pestaña Editores y visores.
3 En Crear texto plano con, seleccione el editor que desee utilizar.
4 En Crear HTML con, seleccione el editor que desee utilizar.
5 Haga clic en Aceptar.
Si decide usar OpenOffice.org o Word como editor por defecto, deberá consultar la ayuda
correspondiente para obtener información sobre el formato.
Uso del editor de texto de GroupWise para dar formato a los correos electrónicos
HTML
Puede usar las herramientas HTML disponibles en GroupWise para incorporar formato adicional a
los mensajes. En la barra de herramientas están disponibles las funciones habituales de texto, como
la fuente, el subrayado o la cursiva, así como funciones de alineado, sangría, adición de imágenes y
tablas, etc.
Correo electrónico 73
novdocx (es) 10 July 2008
Puede que sea necesario reajustar el tamaño de la vista del elemento horizontalmente para ver todos
los botones de la barra de herramientas de HTML.
“Cambio de fuente en un mensaje HTML” en la página 74
“Adición de una línea horizontal a un mensaje HTML” en la página 74
“Adición de una lista numerada o con viñetas a un mensaje HTML” en la página 75
“Adición de una tabla a un mensaje HTML” en la página 75
“Adición de imágenes a un mensaje HTML” en la página 75
“Adición de una imagen de fondo a un mensaje HTML” en la página 75
“Adición de un hiperenlace a un mensaje HTML” en la página 75
“Cómo deshacer y rehacer la última acción en un mensaje HTML” en la página 76
1 Use la barra HTML para cambiar la fuente, el tamaño de fuente y otros atributos según sea
necesario.
Puede configurar una fuente por defecto para los elementos HTML. Para obtener más información,
consulte “Definición de la vista de composición y lectura por defecto y la fuente” en la página 39.
1 Seleccione la ubicación del mensaje de correo electrónico donde desee que aparezca la línea.
2 Haga clic en el icono de línea horizontal .
1 Utilice la barra de herramientas HTML para insertar una lista numerada o con viñetas.
2 Escriba el elemento de lista y, a continuación, pulse Intro para crear el siguiente elemento de la
lista.
3 Desactive el formato de la lista, pulse Intro y, a continuación la tecla de retroceso después del
último elemento.
1 En el área donde deba aparecer la imagen, haga clic en el icono Insertar una imagen .
2 Especifique la ubicación de la imagen que desee añadir, o acceda a ella y selecciónela, y
después haga clic en Aceptar.
Los hiperenlaces sirven para conectar una palabra, frase o imagen directamente con un sitio Web
específico.
1 Seleccione la palabra, frase o imagen que desee usar y haga clic en el icono Insertar un
hipervínculo .
2 Especifique la dirección Web de enlace.
3 Seleccione Aceptar.
El texto cambiará de color y aparecerá subrayado para indicar que es un enlace. Las imágenes
no cambian de color, pero sí funcionarán como enlace.
Correo electrónico 75
novdocx (es) 10 July 2008
Cómo deshacer y rehacer la última acción en un mensaje HTML
Puede deshacer la última acción de texto en los campos Tema o Mensaje del mensaje que está
componiendo.
También puede usar Ctrl+Z para deshacer y Ctrl+Y para rehacer. Para obtener información sobre
otras teclas de métodos abreviados, consulte el Apéndice D, “Teclas aceleradoras”, en la página 437.
Uso del editor de texto de GroupWise para dar formato a los correos electrónicos de
sólo texto
En un mensaje de sólo texto, se puede cambiar la fuente, el tamaño y el color. Se puede usar negrita,
cursiva y subrayado. Sin embargo, en la vista de composición de sólo texto no es posible utilizar
sangría ni insertar hipervínculos ni líneas horizontales.
“Cambio de fuente en la vista Sólo texto” en la página 76
“Formato de las listas en un mensaje de sólo texto” en la página 76
“Cómo deshacer la última acción de texto en un mensaje de sólo texto” en la página 77
También puede usar los botones de la barra de herramientas para aplicar negrita, cursiva o subrayado
a partes del texto.
Puede deshacer la última acción de texto en los campos Tema o Mensaje del mensaje que está
componiendo.
También puede usar Ctrl+Z para deshacer. Para obtener información sobre otras teclas de métodos
abreviados, consulte el Apéndice D, “Teclas aceleradoras”, en la página 437.
Las vistas personalizadas permiten crear una plantilla de correo electrónico y guardarla para volver a
usarla en otro momento, lo que resulta útil si se quiere enviar con frecuencia un mensaje que incluya
un texto determinado o que tenga un aspecto concreto. Se puede crear un mensaje de correo
electrónico con el aspecto adecuado para después guardarlo como vista personalizada.
“Almacenamiento de vistas personalizadas” en la página 77
“Apertura de vistas personalizadas” en la página 77
“Definición de la ubicación donde se almacenan las vistas personalizadas” en la página 77
NOTA: Puede que algunas características del formato HTML no se conserven si se guarda el
mensaje HTML como una vista. Se recomienda usar un mensaje de sólo texto para una vista.
1 Haga clic en la flecha abajo que aparece junto al icono Correo nuevo.
2 Seleccione la vista personalizada que haya guardado anteriormente.
Se abrirá la vista personalizada, en la que se mostrará la información que haya proporcionado al
guardar el archivo correspondiente.
3 Añada la información extra necesaria y haga clic en Enviar.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones > Entorno y, a continuación, abra la pestaña Ubicación
de archivo.
2 En el campo Vistas personalizadas, escriba la ubicación donde se deben almacenar las vistas
personalizadas o acceda a la ubicación en cuestión.
3 Haga clic en Aceptar.
Correo electrónico 77
novdocx (es) 10 July 2008
3.1.4 Comprobación de la ortografía de los mensajes
Hay dos formas de comprobar la ortografía de los elementos que se envían. Ambas funciones
comprueban si existen palabras escritas incorrectamente, palabras duplicadas o un uso irregular de
las mayúsculas en los elementos que está creando. Las dos funciones tienen sus ventajas en distintas
situaciones.
El revisor rápido comprueba la ortografía a medida que se escribe y subraya las palabras mal
escritas. Cuando el revisor ortográfico rápido encuentra una palabra mal escrita, es posible
sustituirla por otra palabra sugerida por el revisor rápido o bien omitirla siempre que aparezca en el
mensaje. También se puede añadir la palabra a una lista de palabras de usuario.
“Habilitación del revisor ortográfico rápido por defecto” en la página 78
“Comprobación de la ortografía con el revisor ortográfico rápido” en la página 78
“Inhabilitación del revisor ortográfico rápido mientras compone un mensaje de correo
electrónico” en la página 78
1 Haga clic con el botón derecho del ratón en la palabra mal escrita en los campos Tema o
Mensaje.
2 Haga clic en la palabra bien escrita.
O bien
Haga clic en Pasar siempre para omitir la palabra en el resto del mensaje.
O bien
Haga clic en Añadir a la lista de palabras para añadirla a su lista de palabras.
Uso de Ortografía
3 Para especificar una lista de palabras de usuario a la que añadir palabras, haga clic en la lista
desplegable Añadir a la lista y seleccione una opción.
4 Para especificar un rango de texto para revisarlo, haga clic en la lista desplegable Verificar y
seleccione una opción.
5 Cuando el corrector ortográfico se detenga en una palabra, haga clic en una de las opciones
disponibles o edite la palabra manualmente.
Puede elegir entre las siguientes opciones:
Reemplazar: reemplaza una palabra mal escrita por otra que sugiere Ortografía. Para
reemplazar una palabra mal escrita, haga doble clic en la palabra o haga clic en la palabra y, a
continuación, en Reemplazar. Si desea hacer sus propias correcciones, edite la palabra en el
recuadro Reemplazar por y, a continuación, haga clic en Reemplazar.
Omitir una vez: omite la palabra una vez. El corrector ortográfico se detendrá cuando vuelva a
encontrar la palabra.
Correo electrónico 79
novdocx (es) 10 July 2008
Pasar siempre: omite todas las ocasiones en que aparezca la palabra en el documento. Se
pasará por alto esta palabra hasta la próxima vez que revise la ortografía.
Añadir: añade la palabra a la lista de palabras de usuario actual, que almacena palabras nuevas
para que Ortografía pueda reconocerlas en futuras ocasiones.
Corrección rápida: define una sustitución automática para una palabra o frase. Cuando la
función Ortografía se detenga en una palabra, haga clic en Corrección rápida para
reemplazarla con el texto incluido en el campo Reemplazar por y añadir la palabra de
sustitución a la lista de usuario que se utilice en Corrección rápida*. La próxima vez que
escriba la palabra, Corrección automática la sustituirá automáticamente.
Sugerir: muestra palabras o frases adicionales en el recuadro de lista de sustituciones.
6 Haga clic en Sí cuando haya terminado la revisión ortográfica.
Puede configurar GroupWise para que compruebe automáticamente la ortografía cada vez que haga
clic en Enviar.
Los tipos de palabras que el corrector ortográfico considera como errores se pueden modificar.
1 Cuando el corrector ortográfico se detenga en una palabra que esté mal escrita, haga clic en
Personalizar.
2 Seleccione o deseleccione las siguientes opciones:
Verificar palabras con números
Verificar palabras duplicadas
Verificar el uso irregular de mayúsculas
Avisar antes de reemplazo automático
Mostrar sugerencias fonéticas
3 Continúe con la revisión ortográfica del modo habitual.
Los cambios que realice en una lista de palabras de usuario son efectivos sólo si ha activado
Corrección rápida. En el recuadro Mensaje de un elemento que esté creando, haga clic en
Herramientas > Corrección rápida y, a continuación, asegúrese de que la casilla Reemplazar
palabras al escribir tenga una marca de verificación.
Para obtener más información acerca de las listas de palabras de usuario, haga clic en Herramientas
> Ortografía en un elemento que haya creado. En el recuadro de diálogo Herramientas de escritura,
haga clic en Personalizar, en Listas de palabras de usuario y, a continuación, en Ayuda.
2 Para añadir una nueva entrada, escríbala en el campo Palabra/Frase y, a continuación, haga
clic en Añadir entrada.
O bien
Para suprimir una entrada, selecciónela y, a continuación, haga clic en Suprimir entrada.
O bien
Para cambiar una entrada, selecciónela, realice los cambios y, a continuación, haga clic en
Añadir entrada.
3 Haga clic en Cerrar cuando haya terminado de realizar los cambios.
Correo electrónico 81
novdocx (es) 10 July 2008
3.1.5 Anexión de archivos
Utilice la opción Adjuntar archivo para enviar uno o varios archivos a otros usuarios. Puede adjuntar
archivos ubicados en el disco duro, en un disquete o en una unidad de red a cualquier elemento que
envíe. Los destinatarios pueden abrir el archivo adjunto, guardarlo, verlo o imprimirlo. Si cambia el
archivo adjunto después de enviarlo, los destinatarios no verán los cambios.
Si adjunta un archivo protegido con contraseña, el destinatario no podrá abrir ni ver el adjunto sin
introducir la contraseña.
Para obtener información acerca de cómo adjuntar documentos que se encuentran en una biblioteca
de GroupWise, consulte “Referencias de documentos adjuntas a un elemento” en la página 83.
“Adición de un archivo adjunto” en la página 82
“Referencias de documentos adjuntas a un elemento” en la página 83
“Incrustación de un objeto OLE en un elemento” en la página 85
1 Haga clic con el botón derecho en el adjunto y, a continuación, haga clic en Suprimir.
Si suprime un archivo adjunto, éste no se borra del disco o de la unidad de red; solamente se
borra de la lista de adjuntos.
Mover o suprimir un archivo en un disco o una unidad de red no afecta a un archivo que se haya
adjuntado a un elemento y enviado.
Se abre sólo una copia del documento si los destinatarios no tienen derechos suficientes sobre los
documentos, si no utilizan un producto de correo electrónico que admita la biblioteca de GroupWise
o si la biblioteca no está disponible. Si el destinatario edita la copia, los cambios no afectan al
documento real que se encuentra en la biblioteca. Para obtener más información acerca de los
derechos de documentos, consulte la Sección 15.5, “Compartimiento de documentos”, en la
página 347.
Correo electrónico 83
novdocx (es) 10 July 2008
4 Aparece el recuadro de diálogo Seleccionar documento.
5 En la lista desplegable Biblioteca, haga clic en la biblioteca que contenga el documento que
desee adjuntar.
6 En el campo Nº de documento, escriba el número del documento.
Si no sabe el número del documento, haga clic en Buscar para localizar el documento en la
biblioteca. Para adjuntar un documento que aparezca en el recuadro de diálogo Resultados de la
búsqueda, haga clic en el documento y, a continuación, haga clic en Aceptar.
7 En la lista desplegable Versión, haga clic en la versión que desee adjuntar. Si selecciona Versión
específica, escriba el número de versión en el campo Versión.
8 Haga clic en Aceptar.
9 Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.
Para que los destinatarios puedan ver o editar objetos OLE incrustados, el destinatario ha de utilizar
GroupWise para Windows. Por ejemplo, un usuario de GroupWise para Macintosh* no podrá ver
objetos OLE incrustados.
3 Para incrustar un objeto existente, haga clic en Crear desde archivo, escriba la vía y el nombre
del archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar. Vaya al Paso 8.
O bien
Para crear un nuevo objeto e incrustarlo, siga del Paso 4 al Paso 8.
4 Haga clic en Crear nuevo y, a continuación, seleccione un tipo de objeto.
5 Haga clic en Aceptar para abrir la aplicación.
6 Cree el objeto que desee incrustar.
7 Haga clic en el menú Archivo de la aplicación y luego en Salir.
Este paso puede variar de una aplicación a otra.
8 Complete el elemento si es necesario y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de
herramientas.
Si los destinatarios abren el objeto y lo editan, tendrán que guardarlo con un nombre de archivo
nuevo. De lo contrario, cuando intenten cerrar el mensaje de correo recibirán un mensaje de error.
Correo electrónico 85
novdocx (es) 10 July 2008
Si tiene varias cuentas diferentes (por ejemplo POP3, IMAP4 y cuentas de grupos de noticias
NNTP), puede crear una firma diferente para cada cuenta. También puede crear varias firmas para la
misma cuenta.
Las firmas se crean en HTML, lo que permite añadir gráficos y formato. Al enviar un mensaje de
texto, la firma HTML se convierte a texto.
También puede hacer que GroupWise añada automáticamente una tarjeta personal virtual, o tarjeta
digital, al final de los mensajes.
“Creación de una firma” en la página 86
“Configuración de una tarjeta digital” en la página 86
“Adición de una firma o tarjeta digital a un mensaje de correo electrónico” en la página 87
“Descripción de las firmas globales” en la página 87
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.
2 Haga clic en la pestaña Firma.
3 Seleccione Firma y, después, haga clic en Nuevo.
4 Escriba un nombre para la firma y, a continuación, haga clic en Aceptar.
5 Cree su firma en el editor HTML que se proporciona.
6 Seleccione si desea que ésta sea su firma por defecto.
7 Seleccione si desea que se le pregunte si quiere añadir una firma a cada elemento que envíe.
8 Haga clic en Aceptar.
Las tarjetas digitales (vCard) son tarjetas personales electrónicas con un formato que se ajusta a las
normas establecidas por el consorcio de correo de Internet. Los archivos de tarjetas digitales tienen
la extensión .vcf y se pueden añadir a los elementos de correo electrónico salientes. Otros
fabricantes crean software que se puede utilizar para crear archivos de tarjeta digital con texto,
gráficos y sonido. Cuando se utiliza GroupWise para generar un archivo de tarjeta digital, el
programa usa información procedente de los campos de Guía de direcciones.
Si ha seleccionado Avisar antes de añadir, se le pedirá que añada una firma o una tarjeta digital cada
vez que envíe un correo electrónico. Si ha seleccionado Añadir automáticamente, se añadirá la firma
por defecto a todos los correos electrónicos. Si configura una tarjeta digital, ésta se añadirá también
de forma automática a todos los mensajes de correo electrónico. Puede disponer de una firma y una
tarjeta digital al mismo tiempo.
Además de firmas personales, el administrador del sistema también puede crear una firma global
para todos los que utilicen mensajes de Internet externos. Si el administrador del sistema exige el
uso de la firma global, se anexará automáticamente a todos los elementos enviados. Si hay
disponible una firma global, pero no es obligatoria, se anexará a su firma en caso de que use una
firma personal. Si no dispone de firma personal, la firma global se añadirá sólo si se requiere.
Cuando se vuelve a enviar un elemento, la firma global no se añade automáticamente al mensaje.
Si el elemento distribuido contiene archivos adjuntos, los usuarios de la ruta pueden consultarlos y
añadir comentarios. Cuando se hayan añadido los comentarios al archivo adjunto, todos los usuarios
siguientes de la ruta podrán consultarlos. El usuario final podrá ver todos los comentarios que se
hayan añadido.
Puede controlar el estado de un elemento distribuido que haya enviado consultando las propiedades
del elemento. Cuando se envía un elemento distribuido a una dirección externa, se marca
automáticamente como completado (ya que el destinatario externo no podrá hacerlo) y se envía al
siguiente usuario de la ruta.
Si desea evitar que un apoderado marque los elementos distribuidos como completados, puede
exigir que se introduzca una contraseña para realizar esta operación.
Correo electrónico 87
novdocx (es) 10 July 2008
Creación de un mensaje distribuido
3 En el recuadro Ruta, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita esta
operación para todos los usuarios incluidos en la ruta,
O bien
Haga clic en Dirección en la barra de herramientas para seleccionar nombres de usuario del
recuadro de diálogo Selector de direcciones.
También se pueden especificar grupos personales como destinatarios de un elemento
distribuido. Cuando se usa el recuadro de diálogo Selector de direcciones, el grupo se expande
para mostrar sus miembros de forma que pueda especificar el orden de los usuarios en la ruta.
4 Escriba un tema y un mensaje.
5 Si desea evitar que un apoderado marque los elementos distribuidos como terminados, puede
exigir que el destinatario introduzca la contraseña de GroupWise para marcar el elemento como
terminado. Haga clic en la pestaña Opciones de envío, haga clic en Seguridad y, a continuación,
seleccione Requerir contraseña para completar elemento distribuido.
6 Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.
Para requerir una contraseña para todos los elementos distribuidos que cree:
Para obtener información acerca de las contraseñas de GroupWise, consulte la Sección 1.2,
“Asignación de una contraseña al buzón”, en la página 20.
1 Cuando finalice con la asignación o las instrucciones del elemento distribuido, ábralo.
2 Si necesita ver y editar un archivo adjunto al elemento distribuido, ábralo en la aplicación
asociada, realice los cambios y, a continuación, guarde el archivo.
Correo electrónico 89
novdocx (es) 10 July 2008
El archivo se guarda en el directorio de archivos temporales de su equipo. No modifique la vía
o los cambios no se incluirán cuando el elemento distribuido se envíe al siguiente destinatario.
Cierre la aplicación.
IMPORTANTE: Para poder editar los archivos adjuntos de un elemento distribuido, debe
tener instalado GroupWise 5.5 Enhancement Pack o una versión posterior.
Las funciones de seguridad descritas en esta sección sólo están disponibles si ha instalado algunos
de los siguientes proveedores de seguridad:
Entrust 4.0 o superior: Debe instalar un cliente Entrust* de Entrust Technologies Inc.
Además, debe disponer de un certificado de seguridad Entrust emitido por el administrador.
Microsoft Base Crytographic Provider 1.0 o una versión superior: En Windows XP o
posterior está instalado por defecto. También debe obtener un certificado de seguridad de una
autoridad certificadora independiente.
Microsoft Enhanced Crytographic Provider 1.0 o una versión superior: En Windows XP o
posterior está instalado por defecto.
Puede añadir seguridad a los elementos que envía firmándolos digitalmente o cifrándolos. Cuando
firme un elemento digitalmente, el destinatario podrá verificar que el elemento no se ha modificado
en la ruta y que es una versión original suya. Cuando se cifra un elemento, se obtienen garantías de
que el destinatario al que va dirigido es el único que lo puede leer.
Al firmar o cifrar elementos mediante GroupWise, los destinatarios pueden leerlos con cualquier
otro programa de correo electrónico que utilice S/MIME.
Un certificado de seguridad es un archivo que identifica a una persona o una organización. Para
poder enviar elementos seguros, debe obtener un certificado de seguridad. Si utiliza Entrust, debe
obtener un certificado Entrust. Si utiliza un proveedor de seguridad de Microsoft, utilice el
navegador de Web para obtener un certificado de una autoridad certificadora independiente.
Consulte la página Web de certificados digitales de GroupWise (http://www.novell.com/groupwise/
certified.html) para obtener una lista de las autoridades certificadoras e instrucciones detalladas para
obtener un certificado.
El certificado de seguridad se utiliza para firmar digitalmente los elementos enviados. Los
certificados de seguridad públicos de otros usuarios se utilizan para verificar los elementos firmados
digitalmente que éstos envían.
Para cifrar un elemento de modo que el destinatario deba descifrarlo, deberá haber recibido
anteriormente el certificado de seguridad público del usuario. Para cifrar el elemento se utiliza un
elemento de este certificado de seguridad, denominado clave pública. Cuando el destinatario abre el
elemento cifrado, éste se descifra con otro elemento del certificado de seguridad, llamado clave
privada.
Los elementos seguros se marcan en la Lista de elementos con los iconos siguientes:
Icono Descripción
Elemento firmado
Elemento cifrado
Correo electrónico 91
novdocx (es) 10 July 2008
Uso de proveedores de servicios de seguridad
Según cuál sea el software de seguridad que haya instalado, podrá seleccionar diferentes
proveedores de servicio de seguridad para los elementos que envía. Por ejemplo, su organización
puede exigirle que utilice un proveedor de servicios de seguridad para los elementos de trabajo
como método de cifrado acorde con las preferencias de la empresa, pero usted puede utilizar otro
distinto para el envío de elementos personales. Las opciones de seguridad disponibles dependen del
proveedor de servicios de seguridad que seleccione.
Información avanzada
Para cifrar un elemento de modo que el destinatario deba descifrarlo, deberá haber recibido
anteriormente el certificado de seguridad público del destinatario.
Si utiliza Entrust, el certificado Entrust lo obtendrá del administrador del sistema. Estas
instrucciones se aplican a otros proveedores de seguridad.
Correo electrónico 93
novdocx (es) 10 July 2008
Netscape para averiguar cómo realizar dicho procedimiento). A continuación, importe el
certificado en GroupWise. Para obtener más información, consulte “Importación o exportación
de certificados de seguridad” en la página 98.
6 En GroupWise, haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Seguridad y, a
continuación, haga clic en la pestaña Opciones de envío.
7 Seleccione Microsoft Base Cryptographic Provider o Microsoft Enhanced Cryptographic
Provider en la lista desplegable Nombre, que está situada debajo de Seleccione un proveedor de
servicios de seguridad.
Seleccione el proveedor de servicios de seguridad adecuado en función de la capacidad de
cifrado del certificado que utilice. La capacidad de cifrado de un certificado depende de la
capacidad de cifrado del navegador que se utilice para obtener el certificado. Por ejemplo, si
tiene instalado Internet Explorer con un cifrado de 128 bits, el nivel de cifrado será alto y sólo
funcionará con Microsoft Enhanced Cryptographic Provider.
8 Haga clic en Aceptar.
9 Haga doble clic en Certificados, haga clic en el certificado que desee utilizar y, a continuación,
haga clic en Definir por defecto.
10 Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar.
Si utiliza Entrust, sólo podrá seleccionar un certificado de seguridad. Estas instrucciones se aplican a
otros proveedores de seguridad.
Antes de utilizar un servicio de directorio LDAP para buscar certificados de seguridad, debe añadir
el servicio de directorio LDAP a la Guía de direcciones de GroupWise. Para obtener más
información, consulte “Adición de un Servicio del Directorio a una guía de direcciones” en la
página 238.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y después haga doble clic en Seguridad.
2 Haga clic en la pestaña Opciones de envío.
3 Haga clic en Opciones avanzadas.
4 Seleccione Buscar certificados de cifrado del destinatario en el directorio LDAP por defecto
definido en la Guía de direcciones LDAP.
5 Haga clic en Aceptar dos veces y, a continuación, haga clic en Cerrar.
Correo electrónico 95
novdocx (es) 10 July 2008
Buscar certificados de cifrado del destinatario en el directorio LDAP por defecto: Si se
usa la guía de direcciones LDAP, GroupWise intentará buscar los certificados de cifrado para el
destinatario.
Algoritmo de cifrado por defecto: En el recuadro Elemento cifrado, las listas de algoritmos
de cifrado se despliegan e incluyen todos los algoritmos admitidos por la versión del navegador
Web instalado en la estación de trabajo donde se ejecuta el cliente de GroupWise. A
continuación, aparece una lista de ejemplo:
3DES (168 bits)
DES (56 bits)
RC2 (128 bits)
RC2 (40 bits)
RC2 (56 bits)
RC2 (64 bits)
RC4 (128 bits)
Difundir mi algoritmo de cifrado preferido en elementos firmados: Al enviar un elemento
cifrado, podrá especificar el algoritmo de cifrado que prefiera utilizar.
Enviar la parte del mensaje en formato de texto sin cifrar: Envía el mensaje en formato de
texto sin cifrar o como un mensaje cifrado PKCS7.
Incluir mis certificados de la autoridad certificadora: El certificado de la autoridad
certificadora se incluye en el mensaje que se envía.
Comprobar los elementos de seguridad en busca de certificados revocados: Comprueba el
elemento de seguridad entrante y saliente en la Lista de revocación de certificados.
Advertir si el servidor de revocación está sin conexión: Se mostrará una advertencia si el
servidor de revocación está sin conexión cuando GroupWise se disponga a comprobarlo.
Advertir si los certificados no contienen información de revocación: Se mostrará una
advertencia si no hay información de revocación de certificados dentro del certificado.
No comprobar certificado para cumplimiento de S/MIME: No se comprobará si el
certificado cumple o no el estándar S/MIME.
Comprobar certificado para cumplimiento con S/MIME versión 2: Se comprobará si el
certificado cumple o no el estándar S/MIME versión 2.
Comprobar certificado para cumplimiento con S/MIME versión 3: Se comprobará si el
certificado cumple o no el estándar S/MIME versión 3.
4 Realice las selecciones oportunas en el recuadro de grupo Elemento cifrado.
5 Haga clic en Aceptar dos veces y, a continuación, haga clic en Cerrar.
Los métodos de cifrado disponibles dependen del proveedor de servicios de seguridad que haya
seleccionado.
Si no se ha verificado la firma digital, el certificado de seguridad podría no ser válido o el texto del
mensaje podría haber cambiado desde que se envió el elemento.
Puede cambiar el nombre del certificado de seguridad haciendo clic en Editar propiedades y, a
continuación, editando el texto en el campo Nombre de certificado. El nombre del certificado
aparece en la lista, pero el certificado real no se modifica. (Esta función no está disponible cuando se
utiliza Entrust.)
Correo electrónico 97
novdocx (es) 10 July 2008
Importación o exportación de certificados de seguridad
Cuando exporte su certificado de seguridad con la clave privada a un archivo, se le pedirá que
introduzca una contraseña para proteger el archivo exportado. Puede utilizar el archivo exportado
como copia de seguridad o puede importar el archivo a otra estación de trabajo. Si otro usuario
consigue el archivo y su contraseña asociada, podrá firmar digitalmente elementos en su nombre y
leer los elementos cifrados que reciba.
Cuando exporte el certificado público, podrá enviárselo a otro usuario. Ese usuario podrá entonces
importar su certificado público y enviar elementos cifrados.
O bien
Haga clic en Certificados de autoridades certificadoras y, a continuación, haga clic en
Importar o Exportar.
4 Escriba un nombre de archivo con la vía de directorios.
También puede hacer clic en Examinar para buscar el archivo de certificado, hacer clic en el
nombre de archivo y, a continuación, hacer clic en Guardar o en Abrir.
5 Si es necesario, escriba la contraseña del certificado.
6 Haga clic en Aceptar.
Al crear un nuevo mensaje en GroupWise, los elementos se guardan automáticamente. Esto evita
que se pierdan los mensajes que está creando si GroupWise se cierra de forma inesperada. Cuando
GroupWise se reinicia, tiene la posibilidad de recuperar estos mensajes para terminar de crearlos.
Tiene las siguientes opciones a su disposición para los mensajes guardados automáticamente:
Recuperar todos los mensajes guardados en GroupWise: recupera los mensajes guardados
automáticamente en GroupWise para que pueda terminarlos.
Suprimir todos los mensajes guardados: suprime del disco todos los mensajes guardados
automáticamente. La información se pierde de forma permanente.
Volver a preguntar al reiniciar GroupWise: conserva los mensajes guardados en el disco, pero no
los recupera en GroupWise. La próxima vez que se inicie GroupWise, volverá a aparecer la misma
ventana.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.
2 Haga clic en la pestaña General y seleccione Inhabilitar almacenamiento automático para
inhabilitarlo.
O bien
Anule la selección de Inhabilitar almacenamiento automático para habilitarlo.
3 Haga clic en Aceptar.
El borrador del mensaje se coloca en la carpeta elegida en el paso 2. La carpeta por defecto para
mensajes no terminados es la carpeta Trabajo en curso .
Correo electrónico 99
novdocx (es) 10 July 2008
“Cambio de la configuración de seguridad (clasificación) de todos los elementos que envíe” en
la página 101
“Cambio del cifrado MIME del correo electrónico enviado” en la página 102
1 Para cambiar la prioridad de un elemento, abra el elemento y haga clic en Opciones de envío >
General.
O bien
Para cambiar la prioridad de todos los elementos que envíe, haga clic en Herramientas >
Opciones > Enviar > Opciones de envío.
2 Seleccione Prioridad alta, Prioridad estándar o Prioridad baja.
El icono pequeño que hay junto a los elementos del buzón es rojo cuando la prioridad es alta,
blanco cuando es estándar y gris cuando es baja.
3 Vuelva al elemento que está creando.
O bien
Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los
elementos.
Si se trata de información confidencial, puede ocultar la línea del asunto. El asunto sólo está visible
cuando el destinatario abre el elemento.
1 Para ocultar el asunto de un único elemento, abra una vista del elemento y haga clic en
Opciones de envío > Seguridad.
O bien
Para ocultar el asunto de todos los elementos que envíe, haga clic en Herramientas > Opciones
> Enviar > Seguridad.
2 Seleccione Ocultar tema.
3 Vuelva al elemento que está creando.
O bien
Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los
elementos.
1 Para retrasar la entrega de un elemento, abra una vista del elemento y haga clic en Opciones de
envío > General.
O bien
Para retrasar la entrega de todos los elementos que envíe, haga clic en Herramientas >
Opciones > Enviar > Opciones de envío.
2 Haga clic en Retrasar entrega.
3 En el recuadro de texto, especifique cuántos días desea aplazar la entrega del elemento.
O bien
Si define una fecha de caducidad para un mensaje de correo electrónico o de teléfono que envíe a
otro usuario de GroupWise, el mensaje se retraerá automáticamente del buzón de GroupWise del
destinatario cuando caduque.
1 Para definir una fecha de caducidad para un mensaje de correo electrónico o telefónico que
envíe a usuarios de GroupWise, abra un elemento y haga clic en la pestaña Opciones de envío >
General.
O bien
Para definir la fecha de caducidad de todos los mensajes telefónicos y de correo que envíe a
otros usuarios de GroupWise, haga clic en Herramientas > Opciones > Enviar > Opciones de
envío.
2 Seleccione Fecha de caducidad.
3 Especifique durante cuánto tiempo desea que el mensaje permanezca en el buzón del
destinatario.
4 Vuelva al elemento que está creando.
O bien
Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los
elementos.
Muchos idiomas exigen cifrados distintos para poder mostrar determinados caracteres
correctamente. En GroupWise es posible cambiar el cifrado de los elementos que se envían. En
muchos casos, esto es necesario para que el destinatario pueda ver el elemento correctamente.
1 Para cambiar el cifrado MIME de un elemento, abra una vista del elemento y haga clic en
Opciones de envío > General.
O bien
Para cambiar el cifrado MIME de todos los elementos que envíe, haga clic en Herramientas >
Opciones > Enviar > Opciones de envío.
2 Seleccione el cifrado MIME adecuado en la lista desplegable Cifrado MIME.
3 Vuelva al elemento que está creando.
O bien
Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los
elementos.
Los mensajes telefónicos que se reciben pueden convertirse en tareas, recordatorios u otras vistas de
elementos publicados. De este modo, podrá mantener un registro de la conversación en la fecha en
que se mantuvo (recordatorio) o crear un elemento que implique una tarea para una fecha posterior
(tarea). Consulte “Cambio de mensajes de correo electrónico a otros tipos de elementos” en la
página 122.
Es posible que desee ver elementos que haya enviado anteriormente. Por ejemplo, puede leer un
elemento enviado, volverlo a enviar con o sin correcciones y, en algunos casos, retraerlo (si el
destinatario aún no lo ha abierto).
Los iconos que hay junto al elemento también proporcionan información de estado útil. Consulte la
Sección 1.8, “Identificación de los iconos que aparecen junto a los elementos”, en la página 30.
Todos los elementos enviados se encuentran en esta carpeta a menos que se muevan a una carpeta
distinta de Buzón o Calendario. Si un elemento enviado se mueve a otra carpeta, dicho elemento ya
no aparecerá en la carpeta Elementos enviados. Para visualizar los elementos enviados que se han
movido a otras carpetas, abra dichas carpetas.
Si está enviando mensajes a sistemas distintos de GroupWise*, recuerde que dichos sistemas deben
tener capacidad de seguimiento de estado para poder devolver el estado de sus mensajes salientes a
su sistema de GroupWise.
La ventana Propiedades permite verificar el estado de cualquier elemento que haya enviado. Por
ejemplo, es posible ver cuándo se entregó un elemento y cuándo el destinatario lo abrió o lo
suprimió. Si un destinatario aceptó o rechazó una cita e incluyó un comentario, verá el comentario
en la ventana Propiedades. También verá si un destinatario marcó una tarea como finalizada.
Asimismo, esta ventana muestra información sobre los elementos que se reciben. Muestra qué otras
personas han recibido el elemento (excepto los destinatarios de copias ocultas), el tamaño y la fecha
de creación de los archivos adjuntos, etc.
“Descripción de las propiedades de los elementos enviados” en la página 105
“Cómo ver las propiedades de los elementos enviados” en la página 105
“Almacenamiento de la información de estado de un elemento” en la página 105
“Impresión de la información de estado de un elemento” en la página 105
Los iconos que hay junto al elemento también proporcionan información de estado útil. Consulte la
Sección 1.8, “Identificación de los iconos que aparecen junto a los elementos”, en la página 30.
Si está enviando mensajes a sistemas distintos de GroupWise*, recuerde que dichos sistemas deben
tener capacidad de seguimiento de estado para poder devolver el estado de sus mensajes salientes a
su sistema de GroupWise.
1 Haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, haga clic en Propiedades.
2 Haga clic en Archivo > Guardar como.
GroupWise asigna al elemento un nombre de archivo temporal. Puede modificar el nombre de
archivo y la carpeta por defecto.
3 Haga clic en Guardar.
1 Haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, haga clic en Propiedades.
2 Haga clic con el botón derecho en la ventana Propiedades y, a continuación, haga clic en
Imprimir.
Al hacer doble clic en un elemento de la carpeta Elementos enviados, puede elegir si se deben
mostrar las propiedades del elemento o del mensaje.
Para ver los destinatarios que han abierto el mensaje, haga clic con el botón derecho en el elemento
y, a continuación, haga clic en Propiedades.
Puede revisar las propiedades del elemento original para comprobar si GroupWise ha podido
retraerlo. Haga clic con el botón derecho en el elemento en la carpeta Elementos enviados y, a
continuación, haga clic en Propiedades. Los mensajes telefónicos y de correo no se pueden retraer
una vez que se han abierto.
Si está enviando mensajes a sistemas distintos de GroupWise*, recuerde que dichos sistemas deben
tener capacidad de seguimiento de estado para poder devolver el estado de sus mensajes salientes a
su sistema de GroupWise.
Puede recibir una notificación cuando el destinatario abra o suprime un mensaje, rechace una cita o
finalice una tarea.
1 Para obtener un aviso de recepción de un elemento, abra una vista de elemento, haga clic en la
pestaña Opciones de envío y, a continuación, en Seguimiento de estado.
O bien
Puede informar al destinatario de un elemento de que necesita una respuesta. GroupWise añade una
frase al elemento para indicar que se requiere una respuesta y cambia el icono del Buzón del
destinatario a una flecha doble.
1 Si desea solicitar una respuesta para un elemento, abra una vista de elemento, haga clic en la
pestaña Opciones de envío y, a continuación, en General.
O bien
Para solicitar una respuesta para todos los elementos que envíe, haga clic en Herramientas >
Opciones y, a continuación, haga doble clic en Enviar.
2 Haga clic en Se solicita respuesta y, a continuación, especifique cuándo desea recibir la
respuesta.
1 Para enviar una notificación a los destinatarios de un elemento, abra una vista del elemento y
haga clic en Opciones de envío > General.
O bien
Para enviar una notificación a los destinatarios de todos los elementos que envíe, haga clic en
Herramientas > Opciones de envío.
2 Seleccione Notificar a los destinatarios.
Desde el buzón puede leer elementos, contestar a ellos y remitir los que haya recibido. Puede
organizar los elementos asignándoles categorías o creando una lista de tareas. Puede delegar tareas y
citas en otros usuarios. Puede gestionar el correo electrónico de Internet que no desee mediante
Gestión de correo basura. Incluso puede convertir un elemento, por ejemplo un mensaje de correo,
en otro tipo de elemento, por ejemplo una cita.
Figura 3-1 Vista Buzón
Los mensajes telefónicos y de correo permanecerán en el buzón hasta que los suprima. Las citas, los
recordatorios y las tareas permanecen en el buzón hasta que los acepte, los rechace o los suprima.
Cuando acepta una cita, un recordatorio o una tarea, el elemento se traslada al calendario.
Todos los elementos de su buzón están marcados con un icono. Los iconos cambian dependiendo de
si se ha abierto o no el elemento. Consulte la Sección 1.8, “Identificación de los iconos que aparecen
junto a los elementos”, en la página 30 para obtener más información.
Todos los elementos sin abrir del Buzón aparecerán en negrita para ayudarle a identificar los
documentos no leídos. Esto es especialmente útil en los hilos de discusión comprimidos porque
evita la tarea de tener que expandirlos para comprobar si hay nuevos elementos publicados.
“Selección de la vista de lectura por defecto” en la página 111
“Lectura de elementos” en la página 111
“Cambio de la fuente de los elementos recibidos” en la página 112
“Definición del visor por defecto” en la página 113
“Establecimiento del comportamiento del navegador Web” en la página 114
“Marcación de un elemento para su lectura posterior” en la página 114
“Marcar un elemento como leído” en la página 114
GroupWise utiliza por defecto la vista de lectura HTML para mostrar los elementos para leer. Esta
vista de lectura muestra correctamente los correos electrónicos con formato HTML y con formato de
sólo texto.
Cuando lee un elemento en GroupWise, puede seleccionar el modo en que desea que se muestre el
mensaje. Puede seleccionar si el mensaje se debe mostrar en formato de texto o HTML. Si el
mensaje es un mensaje de texto, también puede seleccionar la fuente y el tamaño de fuente por
defecto.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.
2 Haga clic en la pestaña Vistas.
3 Haga clic en Usar vistas por defecto para la lectura.
4 Seleccione Sólo texto o HTML.
Si selecciona Sólo texto, seleccione la fuente y el tamaño de fuente en los campos adecuados.
5 (Opcional) Seleccione Forzar si desea que todos los mensajes se muestren como sólo texto.
6 Haga clic en Aceptar.
Lectura de elementos
Dependiendo de las opciones de la vista por defecto, los mensajes de texto se muestran
automáticamente en formato de texto.
1 Haga doble clic en el mensaje en la lista de mensajes para verlo en una nueva ventana.
O bien
Seleccione el mensaje para verlo en el Visor rápido.
Dependiendo de las opciones de la vista por defecto, los mensajes HTML se muestran
automáticamente en formato HTML.
1 Haga doble clic en el mensaje en la lista de mensajes para verlo en una nueva ventana.
O bien
Seleccione el mensaje para verlo en el Visor rápido.
NOTA: Por motivos de seguridad, las imágenes no se muestran por defecto en los mensajes HTML.
Para ver las imágenes, haga clic en GroupWise ha impedido que se muestren las imágenes de esta
página. Haga clic aquí para mostrar las imágenes.
Cuando se recibe un mensaje HTML de una dirección externa, las imágenes se bloquean por
motivos de seguridad. Para ver las imágenes del mensaje, haga clic en el mensaje GroupWise ha
impedido que se muestren las imágenes de esta página. Haga clic aquí para mostrar las imágenes.
Para definir la configuración por defecto para mostrar las imágenes HTML externas:
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.
2 Haga clic en la pestaña Acciones por defecto.
3 Seleccione una de las opciones posibles: Mostrar advertencia siempre, No mostrar
advertencias o Comprobar contactos frecuentes.
Si selecciona Comprobar contactos frecuentes, las imágenes se muestran si proceden de
remitentes de la guía de direcciones Contactos frecuentes, pero aparece una advertencia en el
resto de los casos.
4 Haga clic en Aceptar.
Adobe* Acrobat*
Microsoft Office
OpenOffice.org
Apple* QuickTime*
Macromedia* Flash*
AutoVue*
Al marcar un elemento como leído, varía el estado de ese elemento en Propiedades. Por ejemplo, si
no ha abierto un elemento pero lo ha marcado como leído, el remitente del elemento verá su estado
como abierto en Propiedades.
Al hacer clic en un archivo adjunto, el archivo se muestra en el panel de mensajes del Visor rápido.
Normalmente, esto es más rápido que abrirlo; sin embargo, puede que el formato del archivo no sea
correcto. Si el tipo de archivo adjunto no se admite, recibirá un error.
Si recibe un mensaje en el que se indica que “El adjunto sólo puede verse con una aplicación
externa”, deberá abrir el archivo. Para obtener información acerca de la apertura de adjuntos,
consulte “Apertura de archivos adjuntos” en la página 115.
Al hacer doble clic en un archivo adjunto para abrirlo, GroupWise determina cuál es la aplicación
adecuada para abrir el archivo. Puede usar la aplicación sugerida o especificar la vía de acceso y el
nombre de archivo de otra aplicación.
Por defecto, GroupWise le notifica al respecto si el tamaño de un documento adjunto supera los
1000 KB (1 MB)
Al recibir un elemento, puede arrastrar cualquiera de los archivos que tenga adjuntos hasta una
carpeta o hasta el escritorio. Al arrastrar y soltar un archivo adjunto de una referencia de documento
se convierte en un acceso directo a una referencia de documento o a una copia del documento, en
función de los derechos que tenga sobre el documento y la disponibilidad de la biblioteca.
Las tarjetas digitales son tarjetas personales electrónicas con un formato que se ajusta a las normas
establecidas por el consorcio de correo de Internet.
Al responder a un correo electrónico, puede optar por incluir el mensaje y los adjuntos del remitente
en el mensaje.
Si se va de vacaciones o permanece fuera de la oficina por cualquier otra razón, puede crear una
regla que responda a los mensajes que reciba mientras está ausente. Para obtener instrucciones sobre
la configuración, consulte la Sección 9.4.2, “Creación de una regla de vacaciones o una respuesta
automática”, en la página 275.
Si desea remitir todos los mensajes, o algunos de ellos, a otra cuenta de correo electrónico de forma
automática, consulte la Sección 9.4.3, “Creación de una regla para remitir todo el correo a otra
cuenta”, en la página 275.
Si no puede aceptar una cita, una tarea o un recordatorio, puede delegar el elemento en vez de
remitirlo. Al delegar se coloca el estado Delegado en la ventana Propiedades del elemento, para que
el remitente sepa que se ha transferido la responsabilidad del elemento a otra persona.
1 Pulse Ctrl y haga clic en los elementos que desea remitir en el Buzón.
2 Haga clic en Acciones > Remitir como adjunto.
3 Añada los nombres de los usuarios a los que desea remitir el elemento.
4 Escriba un mensaje (opcional).
5 Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.
Para ver el tema original, abra el elemento y busque en el campo Tema del encabezado del elemento.
Cuando se realiza una búsqueda de una palabra determinada en el campo Tema, los resultados de la
búsqueda muestran los elementos cuyo tema original o personalizado contiene dicha palabra.
Cuando cree un filtro o una búsqueda avanzados, utilice el campo Tema para buscar el tema original
y el campo Mi tema para buscar el tema personalizado.
Cuando cree una regla para buscar una palabra determinada en el campo Tema, la regla sólo buscará
en el tema original.
Al añadir una nota a un mensaje de correo electrónico recibido, la nota será visible para usted y
cualquiera que actúe como su apoderado. Sólo puede ver la nota mediante la pestaña Personalizar
del mensaje de correo electrónico.
Puede añadir un archivo adjunto personalizado a los elementos recibidos. El archivo adjunto sólo
será visible para usted y no se enviará al responder a un elemento o reenviarlo.
1 Haga clic con el botón derecho en la ventana del archivo adjunto y luego haga clic en Adjuntar
archivo personal.
Para eliminar un archivo adjunto, haga clic con el botón derecho en el adjunto y, a
continuación, haga clic en Suprimir.
3 Haga clic en Aceptar.
Mover o suprimir un archivo en un disco o una unidad de red no afecta a un archivo que se haya
adjuntado a un elemento.
Si suprime un archivo adjunto, éste no se borra del disco o de la unidad de red; solamente se borra de
la lista de adjuntos.
Las categorías permiten organizar los elementos. Puede asignar una categoría a cualquier elemento,
incluidos los contactos que envía y recibe. Puede crear y añadir categorías y dar a cada una un color
identificativo. Los colores aparecen en la Lista de elementos y en el Calendario.
Para obtener información adicional sobre cómo asignar una categoría a un elemento, consulte
“Asignación de categorías a elementos” en la página 43.
Al convertir un mensaje de correo o telefónico en otro tipo de elemento (como una cita o una tarea),
el elemento original se suprime del buzón y se añade el nuevo en la ubicación correspondiente, por
ejemplo, el Calendario.
1 En su Buzón o Calendario, haga clic en el elemento que desee guardar y, después, haga clic en
Archivo > Guardar como.
2 Pulse Ctrl y, a continuación, haga clic en el elemento y los adjuntos que desea guardar.
3 Seleccione si desea guardar el elemento en un disco o en una biblioteca de GroupWise.
4 En el campo Guardar archivo como, escriba un nombre de archivo para el elemento.
O bien
Escriba un nombre de tema en el campo Tema.
5 Para guardar el elemento en un directorio distinto al que se muestra en el campo Directorio
actual, haga clic en Examinar y seleccione el nuevo directorio.
O bien
También puede arrastrar y soltar un elemento de GroupWise en la ubicación en la que desee guardar
el archivo. Por ejemplo, puede arrastrar y soltar un mensaje en una carpeta de proyectos del
escritorio de Windows.
Si recibe correo basura que requiere una frecuente supresión manual, puede que desee configurar la
gestión de correo basura. Consulte “Gestión del correo no deseado (spam)” en la página 127 para
obtener más información.
Cuando se imprime un elemento, los datos de los campos De, A, Fecha, Tema, CC y los nombres de
los adjuntos se muestran en la parte superior de la página.
Sección 3.5.1, “Selección de una impresora”, en la página 125
Sección 3.5.2, “Impresión de mensajes de correo electrónico con archivos adjuntos”, en la
página 125
Sección 3.5.3, “Visualización de un encabezado”, en la página 126
Sección 3.5.4, “Modificación del tamaño de fuente de impresión en los elementos de sólo
texto”, en la página 126
Sección 3.5.5, “Impresión de una lista de elementos”, en la página 126
Sección 3.5.6, “Configuración de la opción de impresión por defecto para listas de
distribución”, en la página 126
1 Haga clic con el botón derecho en un elemento de texto y después haga clic en Opciones de
imprimir (Vista previa).
2 En el campo Tarea, añada %f para que se muestre el nombre de archivo y %p para que se
muestre la vía.
3 Haga clic en Aceptar.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.
2 Haga clic en la pestaña Acciones por defecto y, en el recuadro de grupo Imprimiendo,
seleccione Imprimir lista de distribución abreviada o Imprimir lista de distribución completa.
La gestión del correo basura no se aplica a citas ni a elementos de correo electrónico internos. El
correo interno es aquel donde el remitente forma parte de su sistema de GroupWise y el campo De
sólo muestra el nombre del remitente, no una dirección de Internet como se explica anteriormente.
Si desea bloquear o clasificar como correo basura las citas o el correo electrónico de tipo interno,
puede utilizar reglas. (Para obtener más información, consulte la Sección 9.4, “Creación de una
regla”, en la página 274.)
Tiene tres opciones para bloquear o tratar como basura correo electrónico de Internet:
Puede especificar que se envíe a la carpeta Correo basura cualquier elemento de correo
electrónico de los usuarios que no se encuentran en las guías de direcciones personales,
incluida la guía de direcciones Contactos frecuentes y cualquier guía de direcciones personales
que haya creado. Esto se denomina a veces “listas blancas”.
Para obtener información acerca de la carpeta Correo basura, consulte “Carpeta Correo basura” en la
página 25.
El administrador del sistema puede desactivar la gestión de correo basura para que no esté
disponible.
3 Seleccione Correo basura procedente de esta dirección o Correo bloqueado procedente de esta
dirección.
Si selecciona Correo basura, la dirección se añadirá a la Lista de correo basura. Todos los
elementos futuros de esta dirección de correo electrónico se entregarán en la carpeta Correo
basura .
Puede especificar que se supriman automáticamente los elementos de esta carpeta cuando
transcurra un determinado número de días. Esta carpeta no se creará en la lista de carpetas a
menos que se habilite la opción Correo basura o que se añada una dirección o dominio de
Internet a la Lista de correo basura (lo que habilita la opción Lista de correo basura).
En cualquier momento, puede hacer clic en Herramientas > Gestión de correo basura y hacer clic
en Lista de correo basura o Lista de bloqueo y después en Nuevo para añadir una dirección de
correo electrónico a la Lista de correo basura o a la Lista de bloqueo.
Figura 3-5 Recuadro de diálogo Gestión de correo basura con la pestaña Lista de correo basura
1 Haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, haga clic en Correo basura.
2 Haga clic en Remitente de correo basura.
O bien
Haga clic en Bloquear remitente.
En cualquier momento, puede hacer clic en Herramientas > Gestión de correo basura y hacer clic
en Lista de correo basura o Lista de bloqueo y después en Nuevo para añadir un dominio de Internet
a la Lista de correo basura o a la Lista de bloqueo.
Todos los elementos futuros procedentes de direcciones de correo electrónico que no se encuentren
en la guía de direcciones Contactos frecuentes y en otras guías de direcciones personales se
entregarán en la carpeta Correo basura. Puede especificar que se supriman automáticamente los
elementos de esta carpeta cuando transcurra un determinado número de días.
Todos los elementos futuros de esta dirección de correo electrónico o de este dominio de Internet no
se bloquearán ni entregarán en la carpeta Correo basura, sin importar lo que se haya especificado en
la Lista de bloqueo y en la Lista de correo basura.
Para ver su horario, dispone de varias vistas o formatos, entre los que se incluyen día, semana, mes,
4
año, lista de tareas, agenda de proyectos y multiusuario. Por ejemplo, la vista Mes permite ver el
programa de un mes, mientras que la vista Multiusuario permite ver, comparar y gestionar los
programas de varios usuarios o recursos sobre cuyos calendarios tiene derechos de apoderado. El
panel Calendario resumido, por su parte, permite ver un resumen de texto del calendario.
Sección 4.1, “Descripción del calendario”, en la página 135
Sección 4.2, “Gestión del calendario”, en la página 136
Sección 4.3, “Envío de elementos de calendario”, en la página 149
Sección 4.4, “Recepción de elementos de calendario”, en la página 166
Sección 4.5, “Definición de alarmas del calendario”, en la página 170
Sección 4.6, “Cómo compartir un calendario personal”, en la página 171
Sección 4.7, “Suscripción a un calendario de Internet”, en la página 174
Sección 4.8, “Publicación de calendarios personales”, en la página 175
Sección 4.9, “Uso del Calendario multiusuario”, en la página 177
Sección 4.10, “Impresión de un calendario”, en la página 179
Sección 4.11, “Envío a la papelera de elementos de calendario recibidos de remitentes
desconocidos”, en la página 181
Puede visualizar varios calendarios en la vista de calendario. Puede crear un color único para cada
calendario, con lo que podrá identificarlos rápidamente en la vista de calendario. Puede compartir
cada calendario o todos ellos con otros usuarios.
Si activa el archivo automático, los elementos que se hayan archivado dejan de mostrarse en el
calendario. Para que vuelvan a aparecer, deberá anular el archivo del elemento del calendario. Para
obtener más información acerca de cómo anular el archivo de un elemento, consulte la
Sección 16.3.6, “Anulación del archivo de reserva de elementos”, en la página 408.
Utilice las listas desplegables Buscar del encabezado del calendario para buscar elementos
programados según su categoría y otros criterios de búsqueda.
Hay disponibles numerosos tipos de vistas y copias impresas de calendarios para que pueda elegir el
que muestre la información que necesita.
Calendario 135
novdocx (es) 10 July 2008
4.2 Gestión del calendario
Sección 4.2.1, “Visualización de su Calendario”, en la página 136
Sección 4.2.2, “Lectura de una entrada de calendario”, en la página 142
Sección 4.2.3, “Creación de un calendario personal”, en la página 142
Sección 4.2.4, “Personalización de un calendario nuevo”, en la página 143
Sección 4.2.5, “Envío de un calendario”, en la página 148
Sección 4.2.6, “Exportación de un calendario”, en la página 149
Sección 4.2.7, “Importación de un calendario”, en la página 149
Todos los elementos no aceptados de su calendario se marcan en cursiva para identificar de forma
sencilla los elementos que aún no ha aceptado.
“Personalización de las vistas del calendario cuando se muestra un calendario” en la página 136
“Cambio en las vistas del Calendario entre Visualización gráfica y Visualización textual” en la
página 138
“Selección de los calendarios que se mostrarán” en la página 138
“Visualización de una fecha distinta en el Calendario” en la página 138
“Visualización de eventos de todo el día en el Calendario” en la página 138
“Navegación por el Calendario” en la página 138
“Visualización de dos zonas horarias en el calendario” en la página 140
“Trabajo con diferencias de fecha y hora” en la página 140
“Descripción de los iconos de elementos del calendario” en la página 141
“Descripción del sombreado del calendario” en la página 141
“Presentación de cualquier carpeta como calendario” en la página 141
“Apertura de una vista de calendario nueva” en la página 142
El calendario ofrece varias opciones de vista. La vista que se muestre al salir del calendario
aparecerá cuando abra la carpeta Calendario de nuevo.
1 Haga clic en Calendario en la barra de navegación y, a continuación, haga clic en los botones
de la barra de herramientas Calendario para elegir diferentes vistas.
Puede ver el calendario en varios formatos, incluidos el de semana, mes y año. Para ver otra vista,
haga clic en un botón distinto de la barra de herramientas Calendario.
Puede hacer clic con el botón derecho del ratón en cualquier día del Calendario para obtener más
opciones. Por ejemplo, puede ver cualquier día en una vista ampliada que se muestra en otra
ventana. También puede cambiar entre Visualización gráfica y Visualización textual.
Si lo desea, puede cerrar la lista de carpetas para dejar más espacio a otras vistas en la ventana
principal. Haga clic en Ver > Lista de carpetas para abrir o cerrar la visualización de la lista de
carpetas.
Calendario 137
novdocx (es) 10 July 2008
Cambio en las vistas del Calendario entre Visualización gráfica y Visualización
textual
1 Haga clic con el botón derecho del ratón en la Lista de citas > haga clic en Visualización
gráfica para mostrar las líneas del recuadro.
O bien
Haga clic con el botón derecho del ratón en la Lista de citas > haga clic en Visualización de
texto para eliminar las líneas existentes.
Esto sólo se aplica en el caso de las vistas del calendario que tienen una lista de citas.
1 Si la vista tiene una barra de herramientas de calendario, haga clic en y después haga clic en
una fecha.
O bien
Si la vista no tiene barra de herramientas, haga clic en Ver > Ir a fecha, especifique una fecha y,
a continuación, haga clic en Aceptar.
2 Si la vista que aparece tiene una barra de herramientas de Calendario, haga clic en .
O bien
Si la vista que se muestra no tiene ninguna barra de herramientas del Calendario, haga clic en
Ver > Ir a hoy.
Los eventos de todo el día están situados en la parte superior del calendario, en el panel Todo el día.
Figura 4-2 Panel Todo el día
Botón Descripción
Calendario 139
novdocx (es) 10 July 2008
Botón Descripción
Puede visualizar dos zonas horarias diferentes en el calendario. Además, puede cambiar
rápidamente entre ambas. Esto resulta útil cuando viaja con frecuencia entre distintas zonas horarias
o cuando tiene que programar reuniones en zonas distintas.
1 Haga clic con el botón derecho en el calendario y seleccione Zona horaria adicional.
2 Seleccione Mostrar zona horaria adicional.
3 Escriba una etiqueta para la zona horaria adicional, por ejemplo, Londres.
4 Seleccione la zona horaria adicional en la lista desplegable Zona horaria.
5 Escriba una etiqueta para la zona horaria de la estación de trabajo.
6 Seleccione la zona horaria en la que se encuentre la estación de trabajo en la lista de zonas
horarias.
7 Haga clic en Aceptar.
Para cambiar entre ambas zonas horarias, haga clic en Intercambio en la ventana Zona horaria
adicional. Al hacer clic en Intercambio, también modificará la zona horaria del equipo.
Puede configurar el calendario de modo que muestre la diferencia entre dos zonas horarias y para
calcular las fechas de inicio y fin basadas en un número de días especificado.
Use Diferencia de zona horaria para ver la zona horaria de una configuración regional según la zona
horaria de otra. Por ejemplo, si se encuentra en Nueva York, puede usar Diferencia de zona horaria
para ver la hora de Londres.
Puede calcular una fecha de inicio o de finalización basándose en una fecha determinada y un
número de días específico. Por ejemplo, la fecha límite puede ser 90 días después de una acción
determinada. Diferencia de fecha permite calcular qué día es la fecha límite.
Las citas del calendario se muestran con sombreados diferentes, en función del modo en que se
muestre la cita:
Ocupado. La cita se muestra en color gris.
Desocupado. La cita se muestra en color blanco.
Ausente. La cita se muestra en color gris oscuro.
Dudoso. La cita se muestra en color gris con tiras blancas y grises en el lateral.
1 Haga clic en Acciones > Mostrar cita como y seleccione Ocupado, Desocupado, Ausente o
Dudoso.
Este método de ver el calendario es útil si almacena todas sus citas u otros elementos de un proyecto
o cliente específico en una sola carpeta y quiere ver sólo el programa para ese proyecto.
Calendario 141
novdocx (es) 10 July 2008
Apertura de una vista de calendario nueva
Es posible abrir una nueva vista de calendario en una ventana independiente fuera de la carpeta
Calendario.
1 Haga clic en Ventana > Nueva ventana del calendario y, a continuación, en una vista de
calendario.
Puede ver el calendario en vistas diarias, semanales, semanales y mensuales, mensuales y anuales.
En todas las vistas, a excepción de la vista Año, puede colocar el puntero del ratón sobre la mayoría
de los elementos y ver información del tema, la hora, el lugar y el recuadro A.
Se pueden seleccionar varias vistas del Calendario de GroupWise para lograr el aspecto que mejor se
adapte a sus necesidades. Por ejemplo, puede optar por eliminar los calendarios mensuales de la
vista de semana o mostrar los calendarios con páginas para que se asemejen a un planificador.
En las siguientes secciones se proporcionan ejemplos sobre cómo personalizar las vistas del
Calendario. En ellas no se incluye información acerca de todas las vistas posibles, sino que se
muestra cómo se realizan algunos cambios habituales.
“Cambios en una vista del calendario” en la página 143
“Eliminación del calendario mensual de la vista de semana” en la página 144
“Adición de calendarios mensuales a la vista Mes” en la página 145
“Adición de navegación extendida al calendario” en la página 145
“Almacenamiento de una vista del calendario” en la página 146
Calendario 143
novdocx (es) 10 July 2008
El recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario permite cambiar la vista que se usa
para mostrar los calendarios correspondientes al día, la semana, el mes, el año y el calendario
multiusuario.
3 Seleccione el nombre de la vista que desee cambiar y haga clic en Editar.
Aparece el recuadro de diálogo Editar visualización.
4 Haga clic en la flecha hacia abajo para abrir la lista desplegable Ver.
La lista desplegable Ver incluye las distintas vistas disponibles.
5 Seleccione la vista que desee usar y haga clic en Aceptar para cerrar el recuadro de diálogo
Editar visualización.
6 Haga clic en Aceptar para cerrar el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.
Puede que desee eliminar el calendario mensual de la vista de semana para dejar más espacio para
que se muestren las citas de la semana.
Por defecto, la vista Mes incluye las citas del mes en curso. Para mostrar los calendarios mensuales
de los meses anteriores y siguientes, cambie la vista Mes de Mensual (por defecto) por Mes y
Calendario.
Por defecto, el calendario se abre con una función de navegación sencilla seleccionada. La
navegación sencilla permite avanzar o retroceder un día, una semana, un mes o un año, en función
de la vista de calendario seleccionada, con sólo hacer clic en el botón de avance o retroceso.
Figura 4-4 Botones de avance y retroceso en la navegación sencilla
Calendario 145
novdocx (es) 10 July 2008
Almacenamiento de una vista del calendario
El horario de trabajo muestra a los demás el horario en el que está disponible y afecta al modo en
que se visualizan los calendarios. GroupWise presupone por defecto un horario de 8:00 a.m. a 5:00
p.m., de lunes a viernes. Si tiene un horario de trabajo diferente, puede ajustarlo de modo que se
visualice la información adecuada.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones > Calendario y luego en la pestaña Horario de trabajo.
2 (Opcional) Si siempre está disponible para concertar citas, haga clic en Siempre disponible y
omita los siguientes pasos.
3 En el campo Hora de inicio, especifique la hora a la que suele empezar a trabajar.
4 En el campo Hora de finalización, especifique la hora a la que suele terminar de trabajar.
5 Seleccione los días en que trabaja y no seleccione los días que suele tener libres.
6 Confirme que la zona horaria que se muestra es correcta.
Si no lo fuera, haga clic con el botón derecho en el reloj de la bandeja de sistema de Windows,
seleccione Ajustar fecha y hora, haga clic en Zona horaria y seleccione la zona horaria
adecuada.
7 Haga clic en Aceptar.
Para resaltar los fines de semana, a fin de que sea más fácil diferenciarlos de los días normales en el
calendario:
1 Haga clic en Herramientas > Opciones > Calendario y luego en la pestaña General.
2 Seleccione la casilla de verificación Resaltar fines de semana y haga clic en Aceptar.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones > Calendario y luego en la pestaña General.
2 Seleccione la casilla de verificación Mostrar número de las semanas y haga clic en Aceptar.
GroupWise incluye su nombre por defecto en la lista A cuando crea una nueva cita. Para inhabilitar
esta función de modo que no se le incluya automáticamente, o bien habilitarla si está inhabilitada:
1 Haga clic en Herramientas > Opciones > Calendario y luego en la pestaña General.
2 Seleccione la casilla de verificación Incluirme en las citas nuevas y haga clic en Aceptar.
Al configurar cómo se debe mostrar la duración de las nuevas citas, puede seleccionar si se debe
mostrar por duración o mediante una fecha y hora de finalización. También puede configurar la
duración por defecto de las citas.
“Visualización de la duración de las citas por duración o mediante una fecha y hora de
finalización” en la página 147
“Definición de la duración por defecto de la cita” en la página 147
Visualización de la duración de las citas por duración o mediante una fecha y hora de
finalización
Por defecto, GroupWise muestra la duración. Es decir, al crear una cita se muestra un campo en el
que puede introducir una cantidad de tiempo (como 30 minutos o 2 horas) para indicar la duración
de la cita.
Si lo prefiere, puede especificar una fecha y hora de finalización para cada cita. Si establece la
configuración de este modo, GroupWise muestra un campo para introducir una fecha de finalización
y otro para introducir una hora de finalización al crear una nueva cita.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones > Calendario y luego en la pestaña General.
2 En Visualizar la duración de la cita como, seleccione Duración o Fecha y hora de finalización.
A continuación, haga clic en Aceptar.
Las nuevas citas duran por defecto una hora, aunque puede ajustar el tiempo durante la creación. Por
ejemplo, si la mayoría de las citas que establece suelen durar 30 minutos, puede modificar el valor
por defecto a 30 minutos.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones > Calendario y luego en la pestaña General.
2 Introduzca o seleccione el número de horas y minutos en Duración por defecto de las citas y
haga clic en Aceptar.
Calendario 147
novdocx (es) 10 July 2008
Cambio del fondo de áreas del Calendario
Puede cambiar el aspecto del fondo de las secciones Eventos de día completo, Citas, Recordatorios y
Tareas.
1 Haga clic con el botón derecho en el calendario que desee exportar y luego haga clic en Enviar.
2 Seleccione el período de tiempo.
Seleccione Calendario completo para enviar el calendario completo.
O bien
Seleccione Anterior para enviar parte del calendario. Si selecciona Anterior, deberá especificar
un rango de días que desee enviar.
3 Seleccione el nivel de detalle:
Sólo tiempo ocupado: sólo envía la información de disponibilidad del calendario, pero
no información sobre los elementos del calendario.
Tiempo ocupado y asunto: envía información de disponibilidad, así como el tema de las
citas.
Todos los detalles: envía la información de disponibilidad y toda la información asociada
a los elementos del calendario.
4 Seleccione Incluir elementos privados para incluir los elementos privados.
5 Seleccione Incluir adjuntos para incluir los archivos adjuntos.
6 Haga clic en Aceptar.
7 Se generará un nuevo mensaje de correo electrónico con un archivo .ics adjunto. Especifique
los destinatarios del mensaje y haga clic en Enviar.
1 Haga clic con el botón derecho en el calendario que desee exportar y luego haga clic en
Exportar.
2 Escriba un nombre de archivo para el elemento en el campo Nombre de archivo.
3 Para guardar el elemento en un directorio distinto del que se muestra, desplácese al nuevo
directorio.
4 Haga clic en Guardar.
1 Haga clic con el botón derecho en la pestaña Calendario o bien haga clic con el botón derecho
en el calendario que desee importar y, después, haga clic en Importar calendario.
2 Especifique el nombre del calendario que desee importar, incluida la vía al archivo, o haga clic
en Examinar y busque el archivo.
3 (Condicional) Si desea cambiar el nombre del calendario, especifique uno; de lo contrario, deje
el nombre en el campo Nombre tal y como está especificado al seleccionar el archivo de
calendario.
4 Si está disponible para el calendario que esté importando, escriba una descripción y especifique
si el contenido nuevo debe sustituir al existente o si se debe añadir a éste.
5 Haga clic en Aceptar.
Para obtener información acerca de cómo difieren las citas y los recordatorios de otros tipos de
elementos, consulte la Sección 1.7, “Descripción de los tipos de elementos de GroupWise”, en la
página 29.
Si desea saber si alguien asistirá a una reunión, puede verificar el estado en las propiedades del
elemento para ver si se ha aceptado o rechazado. Para obtener más información, consulte “Trabajo
con elementos enviados” en la página 104.
Calendario 149
novdocx (es) 10 July 2008
Todos los elementos programados se pueden retraer o volver a programar, incluso si los destinatarios
ya los han abierto o aceptado. Para obtener más información, consulte “Reprogramación de una
cita” en la página 157.
Puede utilizar Buscar disponibilidad para buscar una hora en la que todos los usuarios y los recursos
que necesita para convocar una cita estén disponibles.
Si programa una cita y se incluye usted mismo como participante, GroupWise acepta la cita
automáticamente.
“Programación de una cita para uno mismo” en la página 150
“Programación de una cita para varias personas” en la página 152
“Uso de Búsqueda de disponibilidad para comprobar la disponibilidad” en la página 153
“Especificación de una zona horaria para una cita” en la página 155
“Aplicación de formato a las citas en iCal” en la página 156
“Reprogramación de una cita” en la página 157
“Reprogramación de citas periódicas” en la página 157
“Cancelación de una cita” en la página 157
“Modificación de los destinatarios” en la página 157
Si no puede asistir a reuniones, programe una cita publicada para esas horas. Cuando otro usuario le
incluya en una cita y realice una búsqueda de disponibilidad, podrá comprobar que no estará
disponible a esas horas, pero podrá programar la cita.
Calendario 151
novdocx (es) 10 July 2008
Programación de una cita para varias personas
Utilice Buscar disponibilidad para buscar una hora a la que estén libres todas las personas y los
recursos necesarios para una reunión.
“Realización de una búsqueda de disponibilidad” en la página 153
“Cambio de opciones de búsqueda en el horario” en la página 155
1 En la cita que esté creando, especifique los nombres de los usuarios y los ID de los recursos en
el campo A.
2 Especifique el primer día posible para la reunión en el campo Fecha de inicio.
3 Especifique la duración de la reunión.
4 Haga clic en Búsqueda de disponibilidad en la barra de herramientas.
Calendario 153
novdocx (es) 10 July 2008
El texto de la parte inferior del recuadro de diálogo Buscar disponibilidad indica el significado
de los distintos patrones Mostrar cita como de la cuadrícula.
Si el icono aparece a la izquierda del nombre de usuario o del recurso, puede hacer clic en
una hora programada para el usuario o el recurso en la pestaña Programas individuales para ver
más información acerca de la cita en el recuadro inferior. Sin embargo, el usuario o el
propietario del recurso deben concederle derechos de lectura para las citas en la lista de acceso
correspondiente para que aparezca el icono . Consulte “Concesión de derechos de apoderado
como propietario de un buzón” en la página 279.
Para excluir de la búsqueda un nombre de usuario o un recurso sin suprimirlo, haga clic en la
pestaña Horas disponibles y, a continuación, haga clic en la casilla de verificación situada junto
al usuario o recurso para anular su selección. La exclusión de una persona o recurso de la
búsqueda es útil si desea invitar a un usuario (por ejemplo, un destinatario de CC) a una
reunión a la que no tiene que asistir obligatoriamente. Para incluir el nombre de un usuario o
recurso que ha sido excluido, haga clic en la casilla de verificación situada al lado del usuario o
recurso para seleccionarlo.
5 Haga clic en Autoseleccionar para seleccionar la primera hora de reunión disponible y, a
continuación, haga clic en Aceptar para transferir los usuarios, los recursos, la hora
seleccionada y la duración a la cita que estaba programando.
O bien
Puede cambiar el rango de búsqueda, la hora y los días por defecto para todas las citas en la pestaña
Búsqueda de disponibilidad en Opciones de fecha y hora.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Calendario y haga clic en la pestaña
Búsqueda de disponibilidad.
2 Cambie las opciones que desee.
Las opciones incluyen el intervalo de fechas o los días específicos en los que se debe buscar.
3 Haga clic en Aceptar.
La característica Zona horaria le permite programar una reunión con destinatarios de distintas zona
horarias que se vayan a reunir en una misma ubicación.
Normalmente, GroupWise ajusta automáticamente las horas de las reuniones basándose en las zonas
horarias de los destinatarios. Por ejemplo, una reunión programada por un usuario de Utah a las
10:00 aparecería a las 9:00 para un usuario de California y a las 12:00 para un usuario de Nueva
York, porque estos usuarios están en zonas horarias distintas. Dado que GroupWise ajusta la hora,
todos los usuarios programados para una llamada en conferencia llamarían en el mismo momento,
aunque las horas locales sean distintas.
Utilice la función de zona horaria si no desea que GroupWise se ajuste a la zona horaria de cada
destinatario. Por ejemplo, si se encuentra en la zona horaria de Saskatchewan e incluye a usuarios
con el horario de la zona de las montañas (EE.UU. & Canadá), debe utilizar la función Zona horaria
Calendario 155
novdocx (es) 10 July 2008
si estos usuarios van a tomar un avión a Saskatchewan para acudir a la cita. Esta característica
garantiza que la cita que aparece en sus calendarios y buzones indique la hora correcta de
Saskatchewan.
Si los destinatarios de la cita utilizan un software de mensajería y calendario compatible con iCal,
recibirán un elemento de cita. Si el software del que disponen no es compatible con iCal, recibirán
un elemento de correo con la información de la cita añadida al texto del mensaje.
Si desea asegurarse de que las personas y los recursos relacionados con la cita están disponibles,
puede realizar una búsqueda de disponibilidad; para ello, haga clic en Búsqueda de disponibilidad
en la barra de herramientas.
1 En el calendario, haga clic con el botón derecho en la cita que desee reprogramar y luego haga
clic en Reenviar.
Si va a volver a programar sólo una cita de una serie de citas periódicas, seleccione la cita en el
día en que quiera volver a programarla.
2 Si la cita original incluía una fecha automática, haga clic en Esta vez o en Todas las veces.
3 Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de
herramientas.
4 Haga clic en Sí para retraer el elemento original.
Para reprogramar una cita a otra hora el mismo día, abra el Calendario y arrastre la cita a la nueva
hora.
1 En el calendario, haga clic con el botón derecho en la cita que desee reprogramar y luego haga
clic en Reenviar.
Si va a volver a programar sólo una cita de una serie de citas periódicas, seleccione la cita en el
día en que quiera volver a programarla.
2 Haga clic en Todas las veces para seleccionar todas las citas de la cita periódica.
O bien
Haga clic en Esta vez para seleccionar sólo una cita en la serie de la cita periódica.
3 Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de
herramientas.
4 Haga clic en Sí para retraer el elemento original.
Para reprogramar una cita a otra hora el mismo día, abra el Calendario y arrastre la cita a la nueva
hora.
Puede cancelar una cita si la ha programado o si tiene los derechos de apoderado necesarios sobre el
buzón de la persona que la programó.
1 En el calendario, haga clic con el botón derecho en la cita que desee cancelar y luego haga clic
en Suprimir.
2 (Condicional) Si la cita original incluía una fecha automática, haga clic en Esta vez o en Todas
las veces.
3 (Opcional) Introduzca un mensaje que explique la cancelación.
4 Haga clic en Todos los buzones y, a continuación, en Aceptar.
Calendario 157
novdocx (es) 10 July 2008
2 Busque la cita que desee modificar.
3 Haga clic con el botón derecho y seleccione Modificar destinatarios.
4 Escriba los nuevos destinatarios en los campos A, CC y CO.
5 Haga clic en Aceptar.
Un recordatorio para uno mismo se denomina recordatorio publicado. Los recordatorios publicados
se colocan en el Calendario en la fecha especificada. No se sitúan en su Buzón ni en el Buzón de
otros usuarios.
1 En el Calendario, abra una vista con una lista de recordatorios (por ejemplo, la vista Semana).
2 Haga clic en una fecha y, a continuación, haga doble clic en un espacio vacío en la lista de
recordatorios.
3 Si es necesario, haga clic en para especificar una fecha de inicio o una fecha automática
para el recordatorio.
4 Escriba un tema y el mensaje del recordatorio.
Puede especificar muchas opciones, como asignar al recordatorio una prioridad alta, haciendo
clic en la pestaña Opciones de envío.
5 En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.
Para acceder más tarde a la información, abra el Calendario y seleccione la fecha en la que aparece
la información. Haga doble clic en el recordatorio dentro de la lista de recordatorios.
Calendario 159
novdocx (es) 10 July 2008
Las fechas automáticas pueden ser el mismo día todas las semanas (por ejemplo, todos los lunes), el
mismo día del mes (por ejemplo el 15 y el último) o cualquier otra serie de fechas definida. También
puede utilizar Fecha automática para programar actividades irregulares o poco frecuentes, por
ejemplo, los días festivos.
Cuando envía un elemento con fecha automática, GroupWise copia el elemento y coloca una de las
fechas definidas en cada una de las copias del elemento. Por ejemplo, si define cinco fechas para el
evento, GroupWise hace cinco copias del elemento y programa una copia para cada fecha. Si envía
el elemento a otros usuarios, tendrá cinco elementos salientes con una fecha automática repetida
cinco veces. Si recibe el elemento, encontrará en el buzón cinco copias del elemento entrante en el
buzón, cada una programada para una fecha diferente.
1 En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en Acciones y después en
Fecha automática.
2 Haga clic en los días que desea programar.
3 Para pasar a otro año, haga clic en el botón de año, escriba el nuevo año y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
4 Si desea borrar todas las fechas seleccionadas, haga clic en Restaurar.
5 Haga clic en Aceptar.
1 En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en Acciones > Fecha
automática.
2 Haga clic en la pestaña Ejemplo.
3 En el recuadro de grupo Rango, especifique la fecha de inicio y la fecha de finalización.
O bien
Para especificar un cierto número de veces en lugar de un rango, especifique la fecha de inicio,
haga clic en la lista desplegable Fin, haga clic en Veces y, a continuación, especifique el número
de veces.
4 Haga clic en la lista desplegable Días de la semana y, a continuación, haga clic en una opción.
Se pueden programar elementos periódicos para eventos que ocurren un número determinado de
días antes o después del día de la semana especificado. Por ejemplo, podría programar una reunión
el lunes siguiente al primer domingo de cada mes (que puede ser o no el primer lunes del mes).
1 En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en Acciones > Fecha
automática.
2 Haga clic en la pestaña Ejemplo.
3 En el recuadro de grupo Rango, especifique la fecha de inicio y la fecha de finalización.
4 Haga clic en los meses que desea incluir. Para incluir todos los meses, haga doble clic en
cualquier mes del recuadro de grupo Meses.
5 Haga clic en uno o varios números ordinales de la fila del día de la semana en el que desee
basar la programación (por ejemplo, 1º de la fila dom).
6 Haga clic en un día de la semana (por ejemplo, Dom).
7 Especifique el número de días que se va a ajustar (por ejemplo, 1) y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
8 Para comprobar las fechas programadas, haga clic en la pestaña Fechas y revise las fechas
seleccionadas en el calendario.
9 Haga clic en Aceptar.
Se pueden programar elementos periódicos para eventos que ocurren un número determinado de
días antes o después del último día del mes. Por ejemplo, si desea que aparezca un recordatorio en la
lista Recordatorios el penúltimo día de cada mes, escriba -1 en el paso 8 que se describe más abajo.
1 En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en Acciones > Fecha
automática.
2 Haga clic en la pestaña Ejemplo.
Calendario 161
novdocx (es) 10 July 2008
3 En el recuadro de grupo Rango, especifique la fecha de inicio y la fecha de finalización.
4 Haga clic en los meses que desea incluir.
Para incluir todos los meses, haga doble clic en cualquier mes del recuadro de grupo Meses.
5 Haga clic en la lista emergente Días de la semana y, a continuación, en Días del mes.
6 Haga clic en uno o más días de la semana (por ejemplo, lun, mié y vie).
Para incluir todos los días, haga doble clic en cualquier día del recuadro de grupo.
7 Haga clic en Último y, a continuación, haga clic en el botón Último.
8 Especifique el número de días de diferencia que desee ajustar y, a continuación, haga clic en
Aceptar dos veces.
9 Para comprobar las fechas programadas, haga clic en la pestaña Fechas y revise las fechas
seleccionadas en el calendario.
10 Haga clic en Aceptar.
Programe elementos de esta manera para eventos que tienen lugar el mismo día todas las semanas
(por ejemplo, cada lunes), el mismo día todos los meses (por ejemplo, el 15 y el último día), el
mismo día del año (por ejemplo, el 20 de junio) o en un período de tiempo definido (por ejemplo,
cada 14 días). Puede realizar el mismo tipo de programación más fácilmente mediante las pestañas
Ejemplo y Fechas. Sólo debe utilizar las fórmulas si se siente cómodo trabajando con ellas.
1 En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en Acciones > Fecha
automática.
2 Haga clic en la pestaña Fórmula.
3 En el recuadro de grupo Rango, especifique la fecha de inicio y la fecha de finalización.
O bien
Para especificar un número de veces determinado en lugar de un rango, especifique la fecha de
inicio, haga clic en Veces en la lista desplegable Fin y, a continuación, especifique el número de
veces.
4 Escriba el texto de la fórmula.
5 Para despejar el recuadro de diálogo Fecha automática, haga clic en Restaurar.
6 Para verificar que ha programado los días correctos, haga clic en la pestaña Fechas. Los días
que ha programado aparecen seleccionados en el calendario. Si desea anular cualquier
selección, haga clic en el día que desee en la pestaña Fechas.
7 Haga clic en Aceptar.
Si desea que el elemento se programe de forma anual, escriba el mes y el día en el campo de texto de
la fórmula (por ejemplo, 20 de junio). Una cita anual resulta útil para elementos de recordatorio,
como recordatorios de cumpleaños.
Puede programar elementos de fecha automática por fórmula, fechas o ejemplo. Las fórmulas sólo
deben utilizarse si las prefiere; es más sencilla la programación por fechas o ejemplo.
Utilice las funciones de la fecha automática que se enumeran a continuación para programar días
específicos de una semana, mes o año. Debe utilizar la grafía exacta de las funciones. Por ejemplo,
GroupWise reconoce “mar”, pero no “mart”. En las funciones de la fórmula de GroupWise no se
hace distinción de mayúsculas y minúsculas.
Un operador es un carácter o una palabra que se inserta en una fórmula de fecha automática para
realizar una operación específica. A cada operador se le asigna una prioridad, lo cual significa que
cuando se evalúa una fórmula algunas operaciones se realizan antes que otras.
Puede utilizar operadores de agrupamiento para agrupar los operadores en función de sus
prioridades. La tabla siguiente muestra los operadores y sus prioridades. A continuación de la tabla
encontrará otros datos sobre los operadores.
Calendario 163
novdocx (es) 10 July 2008
Función Prioridad
Más o + 2
Menos o - 2
A o: 3
Cada. . .comenzar 4
Cada. . .finalizar 4
Antes 5
En/Antes 5
Después 5
En/Después 5
Próximo a 5
Próximo a/Después 5
Oo, 6
No o ! 6
Por ejemplo, debido a que el operador de alta prioridad Y (un espacio) tiene una prioridad más
alta que el operador O (coma), la fórmula que se muestra a continuación significa que todos los
días programados han de ser martes o jueves, y han de pertenecer al mes de julio o al mes de
agosto.
mar,jue jul,ago
En otras palabras, la fórmula se ejecuta como si se hubieran insertado los siguientes paréntesis:
(mar),(jue jul),(ago)
Esta fórmula programa todos los martes, todos los jueves de julio y todos los días del mes de
agosto. Observe cómo cambia el significado cuando se incluyen paréntesis como en la fórmula
siguiente.
Con esta fórmula, todos los días programados han de ser martes o jueves, y han de pertenecer al
mes de julio o agosto. El resultado final es que sólo se programan los martes y jueves de julio y
agosto.
Calendario 165
novdocx (es) 10 July 2008
O bien: Puede utilizar el operador O (una coma o la palabra O) para indicar que una u otra
función o instrucción ha de ser verdadera para programar días.
Por ejemplo, para programar una cita el día 15 de cada mes del año 2009, pero sólo si cuando el
15 caiga en martes o jueves, introduzca esta fórmula:
15 2009 (mar,jue)
NO: Cuando se coloca antes de una función, el operador No (! o la palabra No) niega esa
función.
Por ejemplo, si desea programar todos los días de enero de 2009, excepto los martes y los
jueves, podría utilizar la siguiente fórmula:
ene 2009 !mar !jue
Y de prioridad baja: Al igual que un espacio, el operador Y de prioridad baja (& o la palabra
Y) colocado entre dos funciones indica que ambas funciones han de ser verdaderas. No
obstante, Y de prioridad baja tiene la prioridad más baja de todos los operadores.
Por ejemplo, examine la siguiente fórmula:
mar,jue jul,ago
Significa que los días programados deben ser martes o jueves y deben pertenecer a los meses de
julio o agosto. Sin embargo, suponga que sustituye el Y de prioridad alta (espacio) por el Y de
prioridad baja, como en la fórmula siguiente:
mar,jue y jul,ago
Esta fórmula significa que los días programados deben ser un martes o un jueves y debe ser en
el mes de julio o en el de agosto. En la primera fórmula, el operador Y se evalúa antes que los
operadores O. En la segunda fórmula, el operador Y se evalúa después que los operadores O.
Si rechaza una cita después de la hora de inicio, el remitente la verá como suprimida en lugar de
rechazada en las propiedades de la cita.
“Aceptación o rechazo de un elemento” en la página 167
“Aceptación de un elemento en un calendario personal” en la página 167
“Mantenimiento de una copia de un elemento aceptado en el buzón” en la página 167
Al aceptar un elemento, también puede optar por mantener una copia en la carpeta del buzón.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y después haga doble clic en Calendario.
2 En la página General, seleccione Al aceptar, seguir mostrando el elemento en el buzón.
3 Haga clic en Aceptar.
Calendario 167
novdocx (es) 10 July 2008
3 (Opcional) Si selecciona Rechazar con opciones, puede escribir un comentario (opcional) y, a
continuación, hacer clic en Aceptar.
4 Si se trata de un elemento de fecha automática, haga clic en Esta vez para aceptar o rechazar
este elemento de fecha automática o haga clic en Todas las veces para aceptar o rechazar todas
las repeticiones del elemento de fecha automática.
Por defecto, se enviará un mensaje al remitente del elemento que le informará de la acción
realizada.
Además, puede hacer clic con el botón derecho en el elemento de Internet y seleccionar
Importar calendario. De esta forma se crea un nuevo calendario y se importa en él el elemento.
1 En una vista del Calendario, haga clic con el botón derecho del ratón en una tarea, recordatorio
o cita y, a continuación, haga clic en Delegar.
2 En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro.
O bien
Para seleccionar un nombre de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de
herramientas, haga doble clic en el usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3 Escriba sus comentarios para el destinatario.
4 Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.
5 Haga clic en Sí si desea mantener el elemento en su Calendario
O bien
Calendario 169
novdocx (es) 10 July 2008
4.4.5 Almacenamiento de elementos de calendario
Los elementos guardados se conservan en su Calendario, además de copiarse en la ubicación
especificada. Los elementos se guardan con la extensión .rtf para que también sea posible abrirlos
en un procesador de texto. Los adjuntos se almacenan en su formato de origen.
1 En su buzón o calendario, haga clic en el elemento que desea guardar y haga clic en Archivo >
Guardar como.
2 Pulse Ctrl y, a continuación, haga clic en el elemento y los adjuntos que desea guardar.
3 Seleccione si desea guardar el elemento en un disco o en una biblioteca de GroupWise.
4 En el campo Guardar archivo como, escriba un nombre de archivo para el elemento.
O bien
Escriba un nombre de tema en el campo Tema.
5 Para guardar el elemento en un directorio distinto al que se muestra en el campo Directorio
actual, haga clic en Examinar y seleccione el nuevo directorio.
O bien
Para guardar el elemento en una biblioteca de GroupWise diferente, haga clic en la lista
desplegable y, a continuación, seleccione un nombre de biblioteca.
6 Si va a guardar en el disco, seleccione Informar los conflictos entre nombres de archivos para
recibir una petición de confirmación antes de reemplazar un archivo con el mismo nombre.
7 Si está guardando en una Biblioteca de GroupWise, asegúrese de seleccionar la opción Definir
propiedades al usar los valores por defecto, a no ser que desee especificar las propiedades del
documento en ese momento.
8 Haga clic en Guardar y después en Cerrar.
3 Especifique cuántas horas o minutos antes de la cita quiere que la alarma suene.
4 Haga clic en Definir.
Si la opción Alarma aparece atenuada, compruebe que no haya pasado la hora de la cita.
Para eliminar una alarma que se haya definido para una cita:
Calendario 171
novdocx (es) 10 July 2008
Figura 4-6 Vista de calendario compartido
Si utiliza los modos Remoto y Almacenamiento en el caché, los cambios en los calendarios
compartidos se actualizarán siempre que se conecte al sistema principal de GroupWise.
Sección 4.6.1, “Compartición de un calendario existente con otros usuarios”, en la página 172
Sección 4.6.2, “Publicación de una entrada de calendario en un calendario compartido”, en la
página 173
Si desea que el calendario tenga una función específica, puede crear un nuevo ajuste de
visualización. Haga clic con el botón derecho en el calendario, haga clic en Propiedades y haga clic
en Visualizar.
Calendario 173
novdocx (es) 10 July 2008
Seleccione Todo el día si se trata de un evento para todo el día.
4 Especifique una duración y una fecha de inicio. La duración puede expresarse en minutos,
horas o días.
5 Especifique cómo desea que aparezca la cita. Las citas pueden aparecer como Desocupado,
Tentativo, Ocupado o Ausente.
6 (Opcional) Escriba un mensaje.
Puede especificar muchas opciones, como asignar a la cita una prioridad alta, haciendo clic en
la pestaña Opciones.
7 (Opcional) Especifique un tipo en Mostrar cita como haciendo clic en Acciones > Mostrar cita
como y seleccionando después un tipo.
8 En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.
Calendario 175
novdocx (es) 10 July 2008
4.8.1 Publicación de un calendario
No es posible publicar el calendario principal de GroupWise, sólo se pueden publicar calendarios
personales. Si desea que los elementos se muestren en el calendario publicado además de en el
calendario principal de GroupWise, mantenga pulsado el botón derecho del ratón mientras arrastra
un elemento a la carpeta publicada y haga clic en Enlazar con. Las categorías asignadas con un
calendario publicado no se mostrarán en Internet.
1 En la lista de carpetas del calendario, haga clic con el botón derecho en el calendario que desee
publicar y luego haga clic en Publicar.
2 Seleccione Publicar este calendario.
3 Seleccione el período de tiempo.
Seleccione Calendario completo para enviar el calendario completo.
O bien
Seleccione Anterior para enviar parte del calendario. Si selecciona Anterior, deberá especificar
un rango de días que desee enviar.
4 Seleccione Incluir elementos privados para incluir los elementos privados.
5 Seleccione Incluir adjuntos para incluir los archivos adjuntos.
6 Para enviar a alguien un enlace al calendario publicado, haga clic en Enviar ubicación de
publicación.
Si hace clic en Enviar ubicación de publicación, se abrirá un nuevo mensaje de correo
electrónico con un enlace. Seleccione los destinatarios del mensaje y haga clic en Enviar.
7 Haga clic en Aceptar.
1 En la lista de carpetas, haga clic con el botón derecho en el calendario publicado y luego en
Publicar.
2 Anule la selección de Publicar este calendario y haga clic en Aceptar.
IMPORTANTE: Debe tener los derechos de apoderado correctos de cada uno de los usuarios o
recursos para poder incluirlos en una vista de multiusuario. (Consulte la Sección 10, “Acceso al
buzón o al calendario para usuarios apoderados”, en la página 279.) Por ejemplo, si no tiene
derechos de lectura para citas, no podrá ver el programa de otras personas en la vista Multiusuario.
Para cada vista multiusuario, necesitará crear una lista de los usuarios o recursos cuyos calendarios
desea mostrar. El orden de nombres de la lista, llamada Lista de multiusuarios, determina el orden en
el que se muestran los calendarios en la vista multiusuario.
Puede modificar la Lista de multiusuarios asociada con esta vista de multiusuarios. También puede
crear vistas de multiusuarios adicionales.
Calendario 177
novdocx (es) 10 July 2008
(Si ha creado vistas Multiusuario adicionales, es posible que el botón tenga este aspecto: .)
2 Haga clic con el botón derecho del ratón en la vista Multiusuario y, a continuación, haga clic en
Lista de multiusuarios.
O bien
Haga clic en la flecha situada a la derecha de y después haga clic en Añadir o Eliminar
usuarios.
3 Para añadir un usuario o un recurso, haga clic en , haga doble clic en un nombre y después
haga clic en Aceptar.
4 Para suprimir un usuario o un recurso, haga clic en el nombre y, a continuación, en Eliminar
usuario.
O bien
Para suprimir todos los nombres de la lista, haga clic en Editar y, a continuación, en Eliminar
todos.
5 Para cambiar el orden de los nombres de la lista, haga clic en un nombre y, a continuación, haga
clic en el botón de flecha arriba o flecha abajo. El orden de los nombres determina el orden en
el que se muestran los calendarios en la vista multiusuario.
6 Para eliminar un usuario o calendario de recurso de la vista multiusuario sin suprimir el nombre
de la lista, elimine la selección del nombre en la casilla de verificación.
7 Para insertar todos los nombres de la lista de apoderados, haga clic en Editar y, a continuación,
en Insertar lista de apoderados.
8 Para restablecer la lista, haga clic en Editar, en Eliminar todos, en Editar y, a continuación, en
Insertar última lista.
9 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y salir del recuadro de diálogo.
O bien
Haga clic en Aplicar para guardar los cambios sin salir.
Puede crear más vistas multiusuario para otros grupos de usuarios o recursos.
Calendario 179
novdocx (es) 10 July 2008
7 Haga clic en Fuente, realice las selecciones oportunas y haga clic en Aceptar.
8 Haga clic en la pestaña Opciones y, a continuación, lea y seleccione otras opciones.
9 Haga clic en el botón Vista previa para ver el aspecto del diseño con las opciones
seleccionadas. Si es necesario, cambie las opciones.
10 Haga clic en Imprimir.
Si ha creado calendarios personales, los elementos personales se incluirán por defecto junto a los
elementos del calendario principal.
Calendario 181
novdocx (es) 10 July 2008
Una tarea es un elemento que debe finalizarse en la fecha y hora especificadas. Al asignar una tarea
5
a un usuario, el usuario puede aceptarla o rechazarla pero, hasta que la rechace o la complete, ésta
aparecerá en la lista de tareas del usuario y en el calendario del usuario todos los días.
La carpeta Lista de tareas contiene todas las tareas que publique o acepte, así como cualquier otro
elemento que coloque en ella como recordatorio de que es necesario actuar sobre él.
Sección 5.1, “Descripción de las tareas”, en la página 183
Sección 5.2, “Descripción de la carpeta Lista de tareas”, en la página 183
Sección 5.3, “Uso de las tareas”, en la página 184
Sección 5.4, “Uso de la carpeta Lista de tareas”, en la página 188
Una vez aceptada, la tarea se muestra en el calendario en su fecha de inicio y se traslada a todos los
días sucesivos. Cuando se rebasa la fecha de caducidad, la tarea se muestra en rojo en el Calendario.
Cuando haya finalizado la tarea, puede marcarla como terminada. Cuando se marca una tarea como
terminada, ya no se traslada al día siguiente en el calendario.
Como iniciador de una tarea asignada, puede especificar que GroupWise® le envíe una notificación
cuando la tarea se marque como terminada. (Notificar debe estar ejecutándose para que reciba la
notificación.) En la ventana Propiedades de la tarea se colocará el estado Completado, incluidas la
fecha y la hora en que la tarea se marcó como completada.
Cuando publica o acepta una tarea, ésta se muestra automáticamente en la carpeta Lista de tareas.
Además, cualquier tipo de elemento (correo, cita, tarea, recordatorio, mensaje telefónico) se puede
colocar en la carpeta Lista de tareas. Por ejemplo, puede colocar un mensaje de correo electrónico en
la carpeta Lista de tareas como recordatorio de que tiene pendiente llevar a cabo alguna actuación
relacionada con él.
NOTA: La carpeta Lista de tareas sustituye a la carpeta Lista de verificación de las versiones
anteriores de GroupWise. Para acceder a una comparación entre la carpeta Lista de tareas y la
carpeta Lista de verificación, consulte “Carpeta Lista de tareas” en la página 25.
2 En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con
los demás usuarios. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.
O bien
Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección, haga doble clic en
cada usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3 Para cambiar el nombre de De (por el de otra cuenta o apoderado), haga clic en y
después en un nombre.
4 Escriba las fechas en las que desee que comience y finalice la tarea. Puede escribir la misma
fecha en ambos campos.
O bien
Haga clic en para especificar las fechas de la tarea manual o automáticamente.
5 Escriba el tema.
6 (Opcional) Escriba una prioridad para la tarea.
La prioridad de las tareas puede consistir en un carácter seguido de un número, como por
ejemplo A1, C2, B o 3.
7 Escriba una descripción de la tarea.
1 En el Calendario, abra una vista con una Lista de tareas (por ejemplo, la vista Día), haga clic en
una fecha y, a continuación, haga doble clic en un espacio vacío de la Lista de tareas.
2 Escriba un asunto.
3 Escriba una prioridad para la tarea.
La prioridad de las tareas puede consistir en un carácter seguido de un número, como por
ejemplo A1, C1, B o 3. Las prioridades de tarea son opcionales.
4 Escriba las fechas en las que desee que comience y finalice la tarea. Puede escribir la misma
fecha en los dos recuadros.
O bien
Haga clic en para especificar las fechas de la tarea manual o automáticamente.
5 Escriba un mensaje.
SUGERENCIA: También puede crear una lista de tareas que no esté asociada al calendario. En este
tipo de lista, se puede utilizar cualquier tipo de elemento (correo, cita, tarea, recordatorio o mensaje
telefónico). Para obtener más información, consulte “Uso de la carpeta Lista de tareas” en la
página 188.
Si marca una tarea como terminada y luego se da cuenta de que queda una parte incompleta, puede
desmarcarla. Las tareas a las que se les ha quitado la marca aparecen en el Calendario en el día en
curso.
Cuando se marca una tarea como terminada, GroupWise envía una notificación al creador de la tarea
si ha seleccionado Aviso de recepción en Opciones de envío. En la ventana Propiedades del
iniciador se colocará el estado Completado, incluidas la fecha y la hora en que la tarea se marcó
como completada.
“Marcado de un elemento como completado” en la página 187
“Comprobación del estado de finalización de una tarea enviada” en la página 187
Puede configurar el tipo de elemento que se crea automáticamente al crear un elemento nuevo en la
lista de tareas.
Un método común para colocar elementos en la carpeta Lista de tareas es mover elementos
procedentes de otras carpetas. Por ejemplo, puede que reciba una cita para una reunión en la que
deberá realizar una breve presentación. Puede arrastrar la cita a la carpeta Lista de tareas, de modo
que se le recuerde que pronto deberá acudir a una presentación.
1 Abra la carpeta que contenga el elemento que desee convertir en una tarea y, a continuación,
seleccione el elemento.
2 Arrastre el elemento seleccionado a la carpeta Lista de tareas en la lista de carpetas
completa.
NOTA: Puede mover elementos a la carpeta Lista de tareas desde una carpeta compartida sólo
si es el propietario de esta última.
También puede asignar un número de orden si lo desea, o bien mover la tarea a la parte superior
o inferior de la lista.
4 Añada una fecha de caducidad.
5 Haga clic en Cerrar.
En la carpeta Lista de tareas, los elementos aparecen con una casilla de verificación a la izquierda.
Cuando se completa un elemento de la lista de tareas, puede marcarlo como completado activando la
casilla de verificación correspondiente.
La lista de tareas resulta útil para asignarse a uno mismo tareas y recordatorios. Estas tareas pueden
proceder de otras personas o de uno mismo.
Utilice esta acción para marcar un elemento de otra carpeta de modo que se muestre en la carpeta
Lista de tareas.
1 Seleccione uno o varios elementos y haga clic con el botón derecho en los elementos
seleccionados.
2 Haga clic en Mostrar en la lista de tareas.
Puede marcar estos elementos como terminados tanto en la carpeta original como en la carpeta Lista
de tareas.
NOTA: Sólo puede marcar elementos para que aparezcan en la carpeta Lista de tareas desde una
carpeta compartida si es el propietario de esta última.
Cualquier elemento que añada al área de lista de tareas de una carpeta aparecerá también como parte
de la lista de tareas principal de la carpeta Lista de tareas.
Si realiza una clasificación en esta carpeta, sólo se clasificarán los elementos que no sean de lista de
tareas.
Los elementos de la lista de tareas pueden tener subtareas asignadas. Esto resulta útil cuando deben
completarse varias funciones para que sea posible marcar una tarea como terminada. Si marca la
tarea principal como terminada, todas las subtareas se marcan también como terminadas. Del mismo
modo, si todas las subtareas se marcan como terminadas, la tarea principal se marca como
terminada.
“Creación de una subtarea para un elemento de lista de tareas” en la página 193
“Movimiento de un elemento existente a una subtarea” en la página 193
Para mover una subtarea de debajo de un elemento de lista de tareas, arrastre y suelte el elemento en
la parte inferior de la lista de tareas.
Puede realizar un seguimiento del progreso que falta hasta la finalización de una tarea especificando
un porcentaje de finalización para cualquier elemento de la carpeta Lista de tareas.
Puede mostrar los porcentajes de finalización en una columna de la carpeta Lista de tareas. Esta
columna no se muestra por defecto. Para visualizar la columna % Completado:
En la carpeta Lista de tareas puede comprobar el estado de cualquier tarea que envíe.
NOTA: Sólo puede comprobar el estado de finalización de las tareas. No es posible comprobar el
estado de los mensajes de correo electrónico ni otros tipos de elementos enviados a otras personas.
La guía de direcciones de GroupWise está marcada con el icono en la lista Guía de direcciones.
Dado que la guía de direcciones de GroupWise suele ser bastante extensa, puede buscar nombres o
usar filtros predefinidos para localizar el nombre que está buscando, en lugar de desplazarse por toda
ella. Para obtener más información, consulte “Búsqueda de usuarios, recursos, organizaciones y
grupos” en la página 231 y “Uso de filtros para limitar una búsqueda de dirección” en la página 231.
En la guía de direcciones de GroupWise encontrará información sobre los contactos, que no puede
editar.
Si utiliza el modo Remoto, puede limitar las entradas que se descargan de la guía de direcciones de
GroupWise para reducir el tiempo de descarga. Consulte “Filtrado de la guía de direcciones de
GroupWise para su buzón remoto” en la página 303.
La guía de direcciones Contactos frecuentes está marcada con el icono en la lista Guía de
direcciones.
Aunque la guía de direcciones Contactos frecuentes la crea GroupWise, se considera una guía de
direcciones personal, ya que el usuario puede editar la información de los contactos.
Cuando coloque una entrada en Contactos frecuentes, permanecerá allí hasta que la suprima. La
entrada también permanecerá en su guía de direcciones original.
Puede utilizar las Propiedades de Contactos frecuentes para decidir las posibles direcciones que
haya que capturar (en caso de ser necesario), ya sea de elementos recibidos o enviados, y cuánto
tiempo desea que las direcciones permanezcan en la guía de direcciones antes que sean suprimidas.
Para obtener más información, consulte “Definición de las propiedades de Contactos frecuentes” en
la página 225.
Si selecciona la opción Gestión de correo basura para aceptar únicamente correo electrónico de los
contactos de las guías de direcciones personales, podrá recibir correo electrónico de cualquier
contacto de la guía de direcciones Contactos frecuentes. Para obtener más información, consulte
“Tratamiento como basura del correo electrónico de usuarios que no se encuentran en una guía de
direcciones personales” en la página 131.
Las guías de direcciones personales están marcadas con el icono en la lista Guía de direcciones.
En sus guías de direcciones personales, puede añadir o suprimir nombres y direcciones de cualquier
contacto (persona, empresa o recurso). También puede crear sus propias propiedades de la
información (campos). Cuando cree una guía de direcciones personal, se añadirá un icono de guía a
la lista Guía de direcciones. Para expandir y comprimir las guías abiertas, haga clic en + y -.
Si crea diversas guías de direcciones, puede incluir el mismo nombre y la misma dirección en varias
de ellas. Si se copia una entrada de una guía de direcciones y se edita la información
correspondiente, se actualiza en todas las guías.
Las guías de direcciones personales presentan las direcciones según sus preferencias. También
puede crear grupos personales. En caso de que guarde una lista de personas como un grupo, sólo
tendrá que escribir el nombre del grupo en el recuadro A para enviar un mensaje a todo el grupo.
Consulte “Organización de direcciones en grupos” en la página 211.
Puede conectarse a un servidor LDAP a través de SSL (Secure Sockets Layer) para asegurar un
aumento de seguridad en las guías de direcciones LDAP a las que acceda. La conexión mediante
SSL requiere que disponga de un certificado digital, que habilita a GroupWise para que utilice SSL
para autenticar al servidor LDAP que ha elegido.
Una vez finalizada la búsqueda de un servicio de directorio, puede añadir los nombres encontrados a
las guías personales de direcciones.
Si trabaja en el modo Remoto o Almacenamiento en el caché, puede realizar una búsqueda del
servicio de directorio sin conectarse a GroupWise.
La lista de carpetas sencilla muestra una lista de las carpetas Contactos personales de la carpeta
Contactos frecuentes. Para seleccionar rápidamente una carpeta Contactos distinta, haga clic en ella
en la lista de carpetas sencilla. De igual forma, en la lista de carpetas completa se muestra una lista
de las carpetas Contactos personales de la carpeta Contactos frecuentes.
Cuando empiece a escribir un nombre en los campos A, CC o CO de un elemento que esté creando,
se intentará terminar de escribirlo mediante la función Completar nombre. Busca en las guías de
direcciones en el orden especificado en el recuadro de diálogo Orden de búsqueda de completar el
nombre las entradas que se escriben.
Si Completar nombre encuentra el nombre que busca, puede dejar de escribir. Si no lo encuentra,
continúe escribiendo. Completar nombre volverá a realizar la búsqueda cada vez que escriba un
nuevo carácter. Si Completar nombre encuentra un nombre parecido pero que no coincide
exactamente con el que busca, puede utilizar las flechas hacia arriba o abajo para desplazarse a los
nombres adyacentes de la guía de direcciones.
Si la función Información rápida está habilitada, tal y como se describe en la Sección 6.5.12,
“Visualización de información rápida”, en la página 228, la información de contacto se mostrará a
medida que escriba para ayudarle a identificar el contacto deseado. Si el contacto en cuestión tiene
varias direcciones de correo electrónico, podrá usar las flechas hacia arriba y hacia abajo para elegir
la dirección de correo electrónico que desee usar. También puede hacer clic con el botón derecho en
el nombre completado y seleccionar la dirección en la lista desplegable.
En el Selector de direcciones, se ve una guía de direcciones cada vez. Para elegir una guía de
direcciones diferente, haga clic en una guía de direcciones en la lista desplegable Buscar en.
Haga doble clic en las entradas que desee colocar en los campos A, CC o CO del elemento que vaya
a enviar. Puede limitar la lista de entradas a los contactos, los grupos o los recursos mediante la lista
desplegable . Puede buscar en la lista por nombre, nombre de pila o apellido mediante la lista
desplegable Coincidir. Si una entrada está marcada con un signo +, significa que tiene varias
direcciones de correo electrónico.
Puede añadir y eliminar columnas y cambiar el orden de las mismas en la lista de entradas de
direcciones. Asimismo, se puede cambiar el orden de clasificación de la lista por las entradas de
cualquier columna. Puede cambiar el tamaño del Selector de direcciones arrastrando una esquina de
la ventana. Puede abrir una entrada de contacto para ver los detalles correspondientes haciendo clic
en el contacto y, a continuación, en Detalles.
Puede añadir contactos al panel derecho y crear a continuación un grupo haciendo clic en Guardar
grupo. Si hace clic en la flecha abajo en el botón Guardar grupo, puede seleccionar la guía de
direcciones en la que se guarda el grupo. En caso contrario, se guarda en la guía de direcciones que
aparece en el Selector de direcciones.
Para crear una ruta de distribución en el elemento que esté creando, haga clic en Ruta de
distribución. Para obtener más información, consulte “Creación de un mensaje distribuido” en la
página 88.
Utilice el Selector de direcciones para asignar direcciones a los elementos que cree. Para obtener
más información acerca del Selector de direcciones, consulte la Sección 6.3.2, “Uso del selector de
direcciones”, en la página 201.
Cuando coloque una entrada en Contactos frecuentes, permanecerá allí hasta que la suprima. La
entrada también permanecerá en su guía de direcciones original.
También puede hacer doble clic en una dirección de correo electrónico en la página
Contacto o hacer clic en Enviar mensaje en cualquier página.
3 Escriba un tema y un mensaje en el mensaje de correo que se abre.
4 Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.
Adición de un contacto
Modificación de un contacto
Para modificar la información de un contacto, se puede usar la carpeta Contactos frecuentes o una
carpeta personal Contactos. Para usar la guía de direcciones de GroupWise a fin de modificar un
contacto, en primer lugar deberá copiar el contacto en la carpeta Contactos frecuentes o en otra
carpeta personal Contactos.
Búsqueda de un contacto
Utilice el campo Buscar del encabezado de la lista de elementos de una carpeta Contactos para
buscar contactos concretos, como se describe en la Sección 7.1.2, “Búsqueda de contactos”, en la
página 246.
Envío de un contacto
El nombre de visualización es el nombre que aparece cuando comienza a escribir en el campo A (CC
o CO) de un mensaje. Cuando comienza a escribir un nombre, por ejemplo, “Ar”, Completar
nombre rellena el resto del nombre con un nombre de la guía de direcciones, por ejemplo “Arturo
Ramírez”. Sin embargo, si hay dos personas llamadas Arturo Ramírez en la guía de direcciones, una
en Contabilidad y otra en Desarrollo, puede ser difícil para usted saber el nombre que ha utilizado
Completar nombre, a menos que se tome el tiempo de mirar más propiedades.
Si lo desea, puede cambiar el nombre que se muestra para que sea más fácil saber qué nombre ha
utilizado la función Completar nombre. Por ejemplo, si usted sólo mantiene correspondencia con
Arturo Ramírez del departamento de Desarrollo, puede cambiar el nombre que se muestra para que
sea "Arturo Ramírez (Desarrollo)".
4 Escriba el nombre nuevo en el campo Visualizar como, por ejemplo, "Arturo Ramírez
(Desarrollo)".
También puede hacer clic en la lista desplegable Visualizar para seleccionar Apellido, Nombre,
o Nombre Apellido (por ejemplo, Ramírez, Arturo o Arturo Ramírez).
5 Haga clic en Aceptar.
La próxima vez que asigne direcciones a un mensaje, Completar nombre utilizará este nombre
de presentación.
La columna Carpeta muestra el lugar en el que se encuentra cada elemento. Haga doble clic en
un elemento para ver su contenido.
Para añadir o eliminar columnas, haga clic con el botón derecho del ratón en la cabecera de
columna y, a continuación, haga clic en una opción. Para ordenar por la información de una
columna (por ejemplo, por fecha o tema), haga clic en la cabecera de columna.
Puede utilizar la búsqueda rápida para encontrar rápidamente elementos o para crear búsquedas
personalizadas. Para obtener más información acerca de cómo utilizar la búsqueda rápida, consulte
el Capítulo 7, “Búsqueda de elementos”, en la página 245.
La función Ver asignación permite encontrar rápidamente la ubicación de los contactos. Puede usar
la dirección principal para abrir un navegador Web y buscar un mapa en el que mostrar la ubicación
de los contactos.
Supresión de un contacto
Un grupo público es una lista de usuarios creada por el administrador del sistema que está disponible
para cualquier usuario de GroupWise. Por ejemplo, puede haber un grupo público para el
departamento de Contabilidad. Este grupo incluirá todos los empleados de este departamento. Los
grupos públicos se muestran en la guía de direcciones de GroupWise.
Los grupos personales los crea cada usuario. Por ejemplo, si suele enviar citas a su grupo de trabajo,
en un grupo personal puede incluir la dirección o el nombre de todos los compañeros y un lugar de
reuniones (un recurso).
Cada grupo de la carpeta Contactos está marcado con . Cuando se hace doble clic en un grupo,
aparece la vista del elemento de grupo.
1 En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee crear el grupo personal.
2 Haga clic en Grupo nuevo en la barra de herramientas.
También puede crear y guardar un grupo personal desde el Selector de direcciones cuando esté
asignando direcciones a un mensaje o a otro elemento:
1 En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee ver información del
grupo.
2 Haga clic con el botón derecho del ratón en el grupo y, a continuación, haga clic en Detalles.
3 Haga clic en la pestaña Detalles.
Cada recurso de la carpeta Contactos está marcado con el icono . Cuando hace doble clic en un
recurso, aparece la vista del elemento de recurso.
Figura 6-4 Vista de elemento de recurso
Utilice esta página para especificar un nombre para el recurso, un número de teléfono, un tipo de
recurso, una dirección de correo electrónico, el propietario y los comentarios acerca del recurso.
Sólo puede aceptar o rechazar peticiones para un recurso si es el propietario y tiene concedidos
derechos de Lectura y Escritura.
El programa Notificar ha de estar abierto o minimizado para poder recibir notificación o alarmas.
Para obtener más información, consulte la Sección 8.2, “Inicio de Notificar”, en la página 264.
Como propietario del recurso, tiene plenos derechos de apoderado sobre ese recurso, incluyendo la
capacidad para crear reglas. Los pasos siguientes muestran cómo crear una regla que acepte todas las
peticiones de un recurso. Éste es un ejemplo de una regla útil para un recurso. Puede crear otras
reglas que realicen distintas acciones. Por ejemplo, puede crear una regla que rechace las peticiones
de un recurso que ya está programado.
Las organizaciones de una carpeta Contactos están marcadas con el icono de organización
Cuando hace doble clic en una organización, aparece la vista del elemento de organización.
Figura 6-5 Vista de elemento de organización
Utilice esta página para especificar un nombre para la organización, un número de teléfono y de fax,
el contacto principal de la organización, la dirección, el sitio Web y comentarios acerca de esta
organización.
1 En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee añadir una organización
personal.
2 Haga clic en Organización nueva en la barra de herramientas.
3 En el campo Organización, especifique el nombre de la organización.
4 (Opcional) Especifique cualquier otra información sobre la organización que desee registrar.
5 Haga clic en Cerrar y, a continuación, en Sí para guardar los cambios.
Puede utilizar Archivo > Abrir guía y Archivo > Cerrar guía para mostrar y ocultar las guías de
direcciones en este panel. El panel de la derecha muestra en una lista todas las entradas de la guía de
direcciones seleccionada.
En una guía de direcciones, puede abrir contactos para ver detalles, seleccionar nombres a los que
enviar un elemento, crear y modificar grupos, así como crear y suprimir contactos.
También proporciona opciones avanzadas que permiten, por ejemplo, crear y modificar guías de
direcciones personales, cambiar el orden de búsqueda de la función Completar nombre, cambiar las
propiedades de una guía de direcciones, definir opciones de copia, cambiar la configuración MAPI,
importar y exportar guías de direcciones, compartir guías de direcciones, añadir servicios de
directorio, imprimir etiquetas, etc.
No puede copiar entradas en una guía de direcciones cerrada; primero, debe abrir la guía. No es
posible copiar nombres en la guía de direcciones de GroupWise.
Al copiar una entrada de una guía de direcciones en otra, las entradas se quedan enlazadas, por lo
que si edita una entrada, la otra se actualizará también.
Cuando haya añadido un campo personalizado a una guía de direcciones, ya no podrá suprimirse el
campo. No obstante, ya que estos campos se muestran como columnas, puede eliminarse la columna
de la pantalla. Dado que cada guía de direcciones puede contener columnas diferentes, esta columna
debe eliminarse en cada una de ellas.
Utilice el recuadro de diálogo Propiedades de la guía de direcciones para ver las propiedades de
todas las guías (incluida la guía de direcciones de GroupWise). Las guías de direcciones contienen
tres pestañas de propiedades, pero no todas aparecen en todas las guías de direcciones.
La pestaña General se muestra en todas las guías de direcciones. Utilice la pestaña General para
visualizar el nombre de la guía de direcciones, el proveedor de servicios MAPI (si se conoce), un
resumen del contenido de la guía de direcciones, etc. También puede utilizarla para añadir una
descripción de la guía de direcciones.
La pestaña Opciones sólo aparece en la guía de direcciones Contactos frecuentes. Utilice la pestaña
Opciones para especificar qué ha de guardarse en Contactos frecuentes y cómo ha de limpiarse esta
guía. Consulte “Definición de las propiedades de Contactos frecuentes” en la página 225.
También puede compartir sus grupos personales colocándolos en una guía de direcciones que
comparta con otros usuarios.
Es posible compartir las guías de direcciones personales con otros usuarios. Puede otorgar a los
usuarios derechos de sólo lectura o derechos para leer, añadir, editar y suprimir información en la
guía de direcciones. Cuando se comparte una guía de direcciones, los usuarios reciben una
notificación que pueden aceptar o rechazar.
6 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el recuadro de diálogo.
O bien
Haga clic en Aplicar para aplicar los cambios y mantener el recuadro de diálogo abierto.
Al hacer clic en Aceptar o Aplicar, la persona con la que desea compartir la guía de direcciones
recibe una notificación. En la columna Estado se muestra Pendiente hasta que el usuario acepta
o rechaza la petición de compartir la guía de direcciones y, después, se actualiza con la
selección del usuario.
En la lista de guías de direcciones, las guías de direcciones compartidas se marcan con el
icono .
Usted y los usuarios con los que comparte una guía de direcciones pueden organizar las
columnas de la guía de direcciones de forma diferente.
Por ejemplo, puede tener una guía de direcciones personales que contenga los nombres de sus
contactos en el departamento de Marketing. Cuando el Departamento de Marketing se cambie de
oficina y de número de teléfono, Sincronizar le ahorrará tener que crear una nueva guía personal de
direcciones.
Si aparecen varios usuarios en los campos A, CC, CO o De de un mensaje, haga clic en el campo
para abrir la lista de usuarios, seleccione uno y, a continuación, coloque el puntero del ratón sobre el
usuario seleccionado.
Información rápida está habilitada por defecto. Para inhabilitar Información rápida,
Las guías de direcciones muestran por defecto todas las entradas. Aunque todos los grupos,
organizaciones y recursos están marcados con iconos, buscar entradas específicas en guías de
direcciones grandes puede resultar difícil. Los filtros predefinidos muestran solamente el tipo de
entrada que busque.
Hay un filtro predefinido que sólo se aplica a la guía de direcciones Contactos frecuentes: Filtrar
por lo menos X referencias. Utilícelo para filtrar todas las entradas que tengan como mínimo el
número de referencias que usted especifique.
En el Selector de direcciones, haga clic en un filtro predefinido de la lista desplegable para filtrar
contactos, grupos y recursos.
Los siguientes iconos se utilizan para identificar contactos, recursos, grupos y organizaciones en las
guías de direcciones:
Contactos
Recursos
Grupos
Organizaciones
3 Haga clic en la primera lista desplegable y, a continuación, especifique la columna que desea
filtrar.
4 Haga clic en , y especifique un operador.
Un operador es un símbolo que se utiliza con una condición para indicar un valor específico.
Por ejemplo, para crear un filtro que presente sólo los usuarios cuyo apellido sea Durán, haga
clic en la columna Apellido, haga clic en = Igual a y escriba “Durán”. En este ejemplo, =Igual
a es el operador y Durán es la condición.
Para obtener más información, consulte “Utilización de la búsqueda avanzada” en la
página 251.
5 Escriba la condición que desee utilizar como filtro y, a continuación, haga clic en Aceptar.
La búsqueda filtrada ordena la guía de direcciones según los resultados que encuentra.
Una vez definido un filtro para una guía de direcciones, puede volver a habilitarlo en otro momento
visualizando la guía de direcciones en la que desee activar el filtro y haciendo clic en Ver > Filtro
personalizado. Al hacer clic en Aceptar, se habilita y permanece en vigor hasta que lo desactive o lo
suprima.
También puede controlar la información que se muestra en una única guía de direcciones. Para
cambiar la información mostrada en una guía de direcciones, debe abrirla.
“Apertura y cierre de guías de direcciones” en la página 232
“Especificación de las columnas para visualizar en una guía de direcciones” en la página 232
“Visualización de enlaces a la guía de direcciones de GroupWise” en la página 233
“Elección del formato de visualización de los nombres” en la página 233
Las guías de direcciones de los clientes de correo electrónico POP3 y IMAP4 compatibles se pueden
importar con la Utilidad de importación de clientes de correo electrónico de GroupWise.
También puede compartir guías de direcciones personales. Consulte “Compartimiento de una guía
de direcciones con otro usuario” en la página 226.
“Importación de una guía de direcciones personal de Novell a una guía de direcciones
personal” en la página 234
“Importación de contactos de una tarjeta digital” en la página 235
“Importación de las guías de direcciones de otros fabricantes” en la página 235
“Exportación de direcciones de la Guía de direcciones” en la página 237
1 Si ha recibido una guía personal de direcciones de Novell como adjunto (archivo .nab), haga
clic con el botón derecho en el adjunto, haga clic en Guardar como, seleccione la carpeta o el
disquete donde desee guardarla y, a continuación, haga clic en Guardar.
Los archivos de guía de direcciones de Novell son archivos de texto con un formato específico.
Los archivos .nab de GroupWise 8 utilizan la codificación de caracteres UTF-8 y no se
pueden importar a versiones anteriores de GroupWise. Sin embargo, GroupWise 8 sí puede
exportar archivos .nab en formato de caracteres ANSI, que es compatible con las versiones
anteriores de GroupWise. Los archivos .nab creados con versiones anteriores de GroupWise
se pueden importar a GroupWise 8.
2 En la ventana principal, haga clic en en la barra de herramientas.
3 Haga clic en Archivo > Importar.
4 Seleccione el archivo .nab de guía de direcciones y haga clic en Abrir.
5 Haga clic en la guía de direcciones a la que desea importar direcciones.
Las tarjetas digitales pueden incluir un contacto o varios. GroupWise admite ambos formatos.
Para importar información en una guía de direcciones de una vCard que haya recibido:
1 Haga clic con el botón derecho del ratón en la vCard y, a continuación, haga clic en Importar.
2 Haga clic en la guía de direcciones a la que desee que se añada la información y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
6 Haga clic en y en para desplazarse por los datos del archivo .csv.
El proceso de importación trata de asignar los campos CSV a los campos de GroupWise.
7 Para cambiar una asignación automática de campos, haga clic en el enlace del campo de
GroupWise que desee cambiar.
O bien
Para seleccionar una asignación de campos, haga clic en el enlace Haga clic para elegir.
8 Seleccione un campo de los que se muestran.
O bien
Haga clic en una categoría de campos y seleccione el campo de GroupWise que desea hacer
corresponder con el campo del archivo .csv.
Para exportar direcciones de una guía de direcciones en formato NAB (Novell Address Book, guía
de direcciones de Novell):
1 Asegúrese de que conoce el nombre del servidor y el número de puerto del servicio de
directorio LDAP. Puede obtener esta información del proveedor de servicios de Internet o del
administrador del sistema.
2 En la ventana principal, haga clic en en la barra de herramientas.
3 En el panel de la izquierda, haga clic en Guía de direcciones LDAP.
4 En el panel de la derecha, haga clic en Directorios y, a continuación, en Añadir.
5 Siga las indicaciones que aparezcan en pantalla. Cuando especifique la dirección del servidor,
puede especificar una dirección IP o un nombre de dominio de Internet.
6 Haga clic en Finalizar.
7 Si va a añadir un servicio de directorio para buscar certificados de seguridad, el servicio de
directorio debe definirse como valor por defecto. Haga clic en la cuenta del servicio de
directorio que acaba de añadir y, a continuación, haga clic en Definir por defecto.
8 Haga clic en Cerrar.
Si desea guardar los nombres encontrados en la búsqueda, haga clic en los nombres, en Editar >
Copiar en, seleccione una guía personal de direcciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Utilice Opciones de copia para seleccionar el formato de copia que hay que utilizar cuando copie al
portapapeles datos de la guía de direcciones. Cuando los copie en el portapapeles, dichos datos
tendrán un formato de tarjeta personal virtual (vCard) o de texto de guía de direcciones. Una vCard
incluye toda la información identificativa para un individuo que esté incluida en una guía de
direcciones.
8 Para imprimir toda la información de la guía de direcciones de cada entrada, asegúrese de que
esté seleccionada la opción Dirección de correo en el recuadro de lista Formularios
disponibles.
O bien
Para imprimir sólo parte de la información de la guía de direcciones de cada entrada, haga clic
en Campos seleccionados en el recuadro de lista Formularios disponibles. Haga clic en la
pestaña Contenido, desactive los campos que no desee imprimir y haga clic en la pestaña
Formulario.
Sólo podrá imprimir la información que haya sido introducida en los campos de la guía de
direcciones. Si no existe información en un campo determinado, no se imprimirá nada para ese
campo.
9 Haga clic en un tamaño de papel del recuadro de grupo Tamaño del formulario.
10 Haga clic en Vertical u Horizontal en el recuadro de grupo Posición del formulario.
11 Haga clic en la pestaña Contenido.
12 Especifique el número de filas y columnas que desee.
13 Haga clic en Fuente, realice las selecciones oportunas y haga clic en Aceptar.
14 Haga clic en la pestaña Opciones y realice las selecciones oportunas.
15 Haga clic en Vista previa para ver el aspecto que tendrán las etiquetas.
16 Haga clic en Imprimir.
En GroupWise® existen diversos métodos para localizar elementos específicos en los correos
7
electrónicos, las citas y otros elementos.
Sección 7.1, “Búsqueda rápida de elementos en una carpeta”, en la página 245
Sección 7.2, “Búsqueda de elementos en cualquier lugar del buzón”, en la página 247
Sección 7.3, “Utilización de la búsqueda avanzada”, en la página 251
Sección 7.4, “Búsqueda de texto en elementos”, en la página 259
Sección 7.5, “Comparación de los métodos de búsqueda de GroupWise”, en la página 260
Al utilizar la función de búsqueda, todos los elementos que no coinciden con los criterios
seleccionados se ocultan. La función de búsqueda no mueve ni suprime elementos de la carpeta:
muestra ciertos elementos de acuerdo con los criterios especificados. Al borrar los criterios de
búsqueda, se vuelven a mostrar los elementos ocultos.
Cuando se usa esta función, GroupWise busca la palabra o la frase especificada en los campos de
remitente, destinatario y tema del mensaje. No busca ni en el texto del mensaje ni en los adjuntos.
Sección 7.1.1, “Búsqueda de elementos”, en la página 245
Sección 7.1.2, “Búsqueda de contactos”, en la página 246
Sección 7.1.3, “Borrado de una búsqueda”, en la página 246
Sección 7.1.4, “Borrado y almacenamiento de una búsqueda”, en la página 247
Sección 7.1.5, “Uso de una búsqueda guardada”, en la página 247
Sección 7.1.6, “Supresión de una búsqueda guardada”, en la página 247
Utilice Búsqueda avanzada para realizar una búsqueda más específica. Por ejemplo, cuando desee
buscar mensajes de dos o tres usuarios a la vez.
Marque la casilla de verificación Buscar sólo versiones oficiales de documentos para buscar sólo la
versión oficial de los documentos con varias versiones.
En el primer campo del recuadro de diálogo Buscar, escriba las palabras poco habituales que
haya advertido en el elemento. Si utiliza palabras comunes, el resultado será probablemente
demasiado extenso y no será tan útil.
Para aumentar la velocidad de búsqueda, anule la selección de las carpetas o bibliotecas que
sepa que no contienen el elemento que busca. Por ejemplo, si sabe que su documento no se
encuentra en la Biblioteca C, haga clic en el signo más (+) situado junto a Todas las bibliotecas
en el recuadro Buscar en y después haga clic en la Biblioteca C para anular su selección.
Si busca más de una palabra o desea buscar palabras en un campo determinado de un elemento
(por ejemplo, en el campo Tema), haga clic en Búsqueda avanzada para configurar la
búsqueda. Las palabras que escribe pueden combinarse con operadores para afinar más la
búsqueda.
Si no puede encontrar el documento o mensaje, revise los criterios de búsqueda para ver si hay
palabras mal escritas. A continuación, revise la sintaxis de la búsqueda para asegurarse de que
está pidiendo a Buscar que encuentre exactamente lo que desea.
4 Escriba un nombre y una descripción para la carpeta, haga clic en Arriba, Abajo, Derecha o
Izquierda para colocar la carpeta en el lugar donde desee que aparezca en la lista de carpetas y,
a continuación, haga clic en Finalizar.
Para ver en cualquier momento los resultados de la búsqueda global, seleccione la carpeta. Para
obtener más información acerca de las carpetas de resultados de la búsqueda, consulte “Descripción
de las carpetas de resultados de la búsqueda” en la página 59.
Puede actualizar una carpeta de búsqueda global cada vez que la abra. Asegúrese de seleccionar
Buscar nuevos elementos coincidentes cada vez que se abra la carpeta.
Tabla 7-1 Campos disponibles para las búsquedas avanzadas y las reglas
Empresa del abonado Texto que aparece en el campo Empresa Especifique el nombre de una
del abonado de un mensaje telefónico. empresa.
Nombre del abonado Texto que aparece en el campo Abonado de Especifique el nombre del
un mensaje telefónico. abonado.
Fecha de apertura Fecha en que un documento se abrió por En función del operador, se
última vez. puede definir un período de
tiempo en el que se incluya el
documento o una fecha
exacta.
Fecha de creación del La fecha de creación del documento. En función del operador, se
documento puede definir un período de
tiempo en el que se incluya el
elemento o una fecha exacta.
Creador del documento El nombre de la persona que creó el Especifique el nombre del
documento. creador del documento.
Extensión del archivo La extensión del nombre de archivo de un Especifique la extensión del
documento de una biblioteca. nombre de archivo (por
ejemplo, .exe).
Origen del elemento Si el elemento se recibió, se envió, se Elija el origen del elemento en
publicó o era un borrador. la lista desplegable.
Estado del elemento Si un elemento se aceptó, se terminó, se Elija el estado del elemento en
abrió, se leyó, está marcado como la lista desplegable.
confidencial o el tema está oculto.
Tipo de elemento Tipos de elementos, como mensajes de Elija la clase del elemento en
correo, citas, etc. la lista desplegable.
Mensaje Texto que aparece en el campo Mensaje de Escriba una parte o la totalidad
un elemento. del campo Mensaje.
Número aceptado El número de destinatarios que han En función del operador, puede
aceptado un elemento que usted envió. especificar un número entero o
elegir una variable en la lista
desplegable.
Número terminado El número de destinatarios que han En función del operador, puede
finalizado un elemento que usted envió. especificar un número entero o
elegir una variable en la lista
desplegable.
Número suprimido El número de destinatarios que han En función del operador, puede
suprimido un elemento que usted envió. especificar un número entero o
elegir una variable en la lista
desplegable.
Nº de elementos abiertos El número de destinatarios que han abierto En función del operador, puede
un elemento que usted envió. especificar un número entero o
elegir una variable en la lista
desplegable.
Número con respuesta El número de destinatarios que han En función del operador, puede
respondido a un elemento que usted envió. especificar un número entero o
elegir una variable en la lista
desplegable.
Adjuntos personales El texto de los adjuntos que se han añadido Escriba el texto que desee
a los elementos recibidos. buscar.
Lugar Texto que aparece en el campo Lugar de Escriba una parte o la totalidad
una cita. del campo Lugar.
Categoría de tarea La prioridad alfabética de una tarea (A, B, Especifique una letra.
C, etc.).
Prioridad de tarea Prioridad numérica de una tarea (1, 2, 3, Especifique un número entero.
etc.).
Fecha de creación de la La fecha en que se creó una versión En función del operador, se
versión específica de un documento. puede definir un período de
tiempo en el que se incluya el
documento o una fecha
exacta.
Creador de la versión El nombre de la persona que creó esta Especifique el nombre del
versión del documento. creador del documento.
La disponibilidad de operadores dependerá del campo que haya seleccionado en la primera lista
desplegable. Exceptuando [] Contiene y [x] No contiene, todos los operadores utilizan un algoritmo
de patrón de cadena para buscar elementos coincidentes, igual que hacen muchos otros programas
Los operadores [] Contiene y [x] No contiene utilizan un índice de palabras completas que coincide
con palabras en su totalidad, y no con conjuntos de caracteres incluidos en una palabra. Sin
embargo, no se debe incluir puntuación en las palabras. Por ejemplo, con [OS] no se encontrarán
resultados; sin embargo, con OS se encontrará [OS] y otras palabras como costo, los, postal, etc.
! No es igual a Tipo de elemento ! Cita Todos los tipos de elementos excepto las
citas.
< Menor que Número aceptado < 4 Elementos aceptados por menos de 4
destinatarios.
<= Menor o igual que Número aceptado <= 4 Elementos aceptados por 4 o menos
destinatarios.
> Mayor que Número leído > 6 Elementos leídos por más de 6
destinatarios.
>= Mayor o igual que Número leído > 6 Elementos leídos por 6 o más
destinatarios.
< Menor que el campo Nº de elementos abiertos Elementos en los que el número de
< Total de destinatarios destinatarios que abrió el elemento es
menor que el número total de
destinatarios.
<= Menor o igual que el campo Nº de elementos abiertos Elementos en los que el número de
<= Total de destinatarios destinatarios que abrió el elemento es
menor o igual que el número total de
destinatarios.
> Mayor que el campo Nº de elementos abiertos Elementos en los que el número de
> Número suprimido destinatarios que ha abierto el elemento
es mayor que el número de destinatarios
que lo ha suprimido.
>= Mayor o igual que el campo Nº de elementos abiertos Elementos en los que el número de
>= Número suprimido destinatarios que ha abierto el elemento
es mayor o igual que el número de
destinatarios que lo ha suprimido.
>= El o después de Creado >= Ayer Elementos enviados ayer o más tarde.
> Después Creado > Ayer Elementos enviados más tarde pero que
no incluyen ayer.
<- Anterior Fecha de Vencimiento/ Tareas con fecha de caducidad entre hoy
Fin <- 3 días (inclusive) y los tres días anteriores.
> Después de la fecha Creado > 5/29/09 Elementos creados después del 29 de
mayo de 2009.
>= En o después de la fecha Creado >= 5/29/09 Elementos creados en o después del 29
de mayo de 2009.
< Antes de la fecha Creado < 5/29/09 Elementos creados antes del 29 de mayo
de 2009.
<= En o antes de la fecha Creado <= 5/29/09 Elementos creados en o antes del 29 de
mayo de 2009.
Parámetros y
Correspondencia realizada por la búsqueda o la regla
caracteres comodín
Y, & o un espacio Todos los elementos que cumplan dos o más condiciones. Por ejemplo,
montaña & cabra, montaña Y cabra y montaña cabra buscan todos elementos
que contengan las palabras “montaña” y “cabra”.
Oo| Todos los elementos que cumplan una de dos o más condiciones. Por ejemplo,
montaña cabra y montaña O cabra buscan elementos que contienen las
palabras “montaña” o ”cabra”, o ambas palabras.
NO o ! Todos los elementos que contengan una condición pero no la otra. Por ejemplo,
cabra ! montés y cabra NO montés buscarán elementos que contengan la
palabra “cabra”, pero no la palabra “montés”. Los elementos que contengan
ambas no se incluirán.
" Todo el texto que aparezca entre comillas. Por ejemplo, “cabras monteses”
buscará todos los elementos que contengan el sintagma “cabras monteses”.
Esto no es aplicable a documentos o referencias de documentos.
* Puede sustituir a varios o a ningún carácter. Por ejemplo, montaña* busca todos
los elementos que contengan las palabras “montaña”, “montañas”,
“montañaza”, etc.
/WILDCARD (por Elementos que contengan los términos de búsqueda en los que * y ? se tratan
defecto) como caracteres comodín. Por ejemplo, /WILDCARD ca?a busca “casa”, “caja”
y “cama”.
Por otro lado, la función de búsqueda estándar reconoce caracteres consecutivos, aunque no sean
palabras completas, siempre y cuando los caracteres existan en el mismo orden en el que se
introduzcan en el campo Buscar.
Por ejemplo, si busca un mensaje de correo electrónico con el tema “Reunión de estado del proyecto
próximo martes”, puede buscar todas las palabras del tema o cualquiera de ellas tanto con la
búsqueda normal como con la búsqueda global.
A continuación encontrará ejemplos de criterios de búsqueda que encontrarían este mensaje en cada
herramienta de búsqueda:
Búsqueda global proyecto martes Todos los elementos que incluyan las
(por tema) palabras “proyecto” o “martes” en el
tema.
Búsqueda global proyecto? martes Todos los elementos que incluyan las
(por tema) palabras “proyecto”, “proyectos” o
“martes” en el tema.
Búsqueda Búsqueda
Función Buscar
global avanzada
Busca contactos. Sí No No
Notificar es un programa que funciona con GroupWise y que le avisa cada vez que tiene elementos
8
nuevos en el buzón, cuando se abren sus elementos salientes o cuando tiene una cita próxima.
Sección 8.1, “Descripción de Notificar”, en la página 263
Sección 8.2, “Inicio de Notificar”, en la página 264
Sección 8.3, “Uso de Notificar”, en la página 264
Sección 8.4, “Personalización de Notificar”, en la página 265
Sección 8.5, “Recepción de notificación de los mensajes de otra persona”, en la página 268
Sección 8.6, “Envío de una alarma a un buscapersonas electrónico”, en la página 269
Sección 8.7, “Desactivación de la notificación”, en la página 270
Método de
Qué ocurre
notificación
Icono de Notificar Aparece un sobre encima del icono Notificar en la barra de tareas cuando recibe un
en la barra de elemento nuevo o una alarma. Si el icono Notificar no aparece en la barra de
tareas de Windows tareas, significa que la aplicación no se está ejecutando.
Sonido de Notificar Al recibir un elemento, Notificar emite una señal sonora o ejecuta un archivo de
sonido. Cuando suene una alarma, el sonido se repetirá cada cinco minutos hasta
que la elimine de la Lista de notificaciones.
Puede recibir alarmas y notificaciones dirigidas a otro usuario si dicho usuario le otorga estos
derechos en la Lista de acceso y si utiliza la misma oficina postal que él. Consulte la Sección 10,
“Acceso al buzón o al calendario para usuarios apoderados”, en la página 279. Si está enviando
mensajes a sistemas distintos de GroupWise*, recuerde que dichos sistemas deben tener capacidad
de seguimiento de estado para poder devolver el estado de sus mensajes salientes a su sistema de
GroupWise.
Notificar 263
novdocx (es) 10 July 2008
Si Notificar se está ejecutando, se muestra en la barra de tareas de Windows.
Para facilitar el acceso, puede crear un método abreviado a Notificar en el escritorio de Windows.
Cerrar todas: cierra el recuadro de diálogo Notificar. Si hay varias notificaciones en la lista de
notificaciones, las posteriores no se muestran.
Si no aparece un recuadro de diálogo de Notificar al recibir una notificación, haga clic con el botón
derecho en en la barra de tareas de Windows y, a continuación, haga clic en Lectura de correo.
Notificar 265
novdocx (es) 10 July 2008
5 Seleccione las opciones siguientes para los elementos de prioridad alta, normal y baja:
5a Seleccione si desea que se muestre el recuadro de diálogo emergente de Notificar.
5b Seleccione si desea que se reproduzca un sonido. Si elige esta opción, haga clic en la
carpeta para buscar el sonido que desee que Notificar reproduzca.
5c Seleccione si desea que Notificar abra un programa cuando le notifique.
6 Haga clic en Aceptar.
Si está enviando mensajes a sistemas distintos de GroupWise*, recuerde que dichos sistemas deben
tener capacidad de seguimiento de estado para poder devolver el estado de sus mensajes salientes a
su sistema de GroupWise.
Notificar 267
novdocx (es) 10 July 2008
8.5 Recepción de notificación de los mensajes
de otra persona
Notificar debe estar ejecutándose para que usted reciba notificaciones de alarmas, elementos
entrantes o de un cambio en el estado de los elementos salientes.
Puede recibir notificaciones dirigidas a otro usuario de GroupWise sólo si le ha concedido los
derechos de apoderado adecuados en su lista de acceso y si usted ha añadido ese nombre de usuario
a su lista de apoderados en GroupWise. Consulte la Sección 10, “Acceso al buzón o al calendario
para usuarios apoderados”, en la página 279 para obtener más información.
No podrá recibir notificaciones dirigidas a otra persona si dicha persona se encuentra en otro
dominio.
Notificar 269
novdocx (es) 10 July 2008
También puede utilizar la sintaxis de direccionamiento del gateway de buscapersonas de
GroupWise. Para obtener más información, consulte “Configuring Paging Services”
(Configuración de servicios de buscapersonas) en la GroupWise 8 Administration Guide (Guía
de administración de GroupWise 7).
Dependiendo del modo en que haya instalado y configurado GroupWise, Notificar se puede
configurar para que se inicie automáticamente al entrar a la sesión en Windows o cuando inicie
GroupWise.
Puede automatizar muchas acciones de GroupWise, como responder cuando se encuentre fuera de la
9
oficina, suprimir elementos u ordenar elementos en carpetas, utilizando Reglas para definir una serie
de condiciones y acciones que se van a llevar a cabo cuando un elemento cumpla dichas
condiciones.
Sección 9.1, “Descripción de las reglas”, en la página 271
Sección 9.2, “Acciones que puede realizar una regla”, en la página 271
Sección 9.3, “Eventos que activan una regla”, en la página 273
Sección 9.4, “Creación de una regla”, en la página 274
Sección 9.5, “Edición de una regla”, en la página 277
Sección 9.6, “Habilitación o inhabilitación de una regla”, en la página 277
Sección 9.7, “Ejecución manual de una regla”, en la página 278
Sección 9.8, “Supresión de una regla”, en la página 278
Puede especificar muchas más opciones para limitar los elementos a los que afecta una regla. Por
ejemplo, puede aplicar una regla sólo a las citas aceptadas, a los elementos que tengan determinada
palabra en el recuadro Tema o a elementos con una prioridad alta. Utilice Definir condiciones para
limitar más las reglas. Consulte “Limitación de los elementos afectados por una regla” en la
página 276.
Reglas 271
novdocx (es) 10 July 2008
Tabla 9-1 Acciones que puede realizar una regla
Acción Resultado
Enviar mensaje Envía un mensaje de correo preparado a los destinatarios especificados cuando se
cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, si tiene que informar a su jefe
cada vez que recibe un informe mensual de otro grupo, puede disponer de una regla
que envíe un mensaje tan pronto como reciba el informe.
Remitir Remite elementos a uno o varios usuarios cuando se cumplen las condiciones de la
regla. Por ejemplo, si está en un equipo principal, puede crear una regla que remita
actas de reuniones a los miembros de otros equipos.
Delegar Delega una cita, un recordatorio o una tarea a otro usuario cuando se cumplen las
condiciones de la regla. Por ejemplo, si alguien va a hacer su trabajo mientras usted
no está en la oficina, la regla puede delegar citas, tareas o recordatorios en esa
persona.
Responder Envía una respuesta preparada a un remitente cuando se cumplen las condiciones
de la regla. Por ejemplo, si tiene que estar fuera de la oficina varios días, la regla
puede enviar una respuesta a los remitentes de los elementos recibidos para
indicarles cuando volverá.
También puede utilizar Definir condiciones para evitar que las respuestas se dirijan a
los servidores de la lista de correo y a otros grupos grandes.
Aceptar Acepta una cita, recordatorio o tarea cuando se cumplen las condiciones de la regla.
Por ejemplo, la regla puede aceptar todas las citas de una persona concreta.
Categoría Asigna una categoría a cualquier elemento que cumpla las condiciones
especificadas. Las categorías son Prioridad baja, Urgente, Seguimiento, Personal y
cualquier otra categoría definida por el usuario.
Suprimir/ Suprime o rechaza un elemento cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por
Rechazar ejemplo, la regla puede rechazar las citas programadas para un día determinado de
la semana si ese día nunca puede asistir a reuniones.
Vaciar elemento Suprime los elementos de la papelera cuando se cumplen las condiciones de la
regla. Por ejemplo, la regla puede vaciar los elementos recibidos de una empresa
que envíe constantemente correo basura.
Mover a la carpeta Mueve los elementos a una carpeta cuando se cumplen las condiciones de la regla.
Por ejemplo, puede que desee mover todos los elementos que tengan determinadas
palabras en el recuadro Tema a una carpeta común.
Enlazar a la Enlaza los elementos a una o varias carpetas cuando se cumplen las condiciones
carpeta de la regla. Enlazar un elemento a una carpeta le permite ver el elemento desde
más de una carpeta. Por ejemplo, si tiene un elemento relacionado con los
departamentos de Marketing y Personal, puede colocarlo en la carpeta de Marketing
y luego, enlazarlo a la carpeta de Personal. Luego podrá abrir el elemento desde
cualquiera de las dos carpetas.
Marcar Marca como confidenciales todos los elementos que coincidan con las condiciones
confidencial de la regla. Cuando se marca un elemento como confidencial, puede restringir el
acceso de sus apoderados al elemento. Por ejemplo, la regla puede marcar como
confidenciales todos los elementos de sus familiares.
Marcar como Marca como leídos todos los elementos que cumplan las condiciones de la regla.
leído Por ejemplo, si está examinando un hilo de respuestas de una carpeta compartida y
ya no desea este hilo, la regla puede marcar todos los elementos del hilo como si se
hubiesen leído para que no tengan que clasificarse en la parte superior de la lista de
elementos.
Archivar Archiva los elementos cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo,
una regla puede archivar todos los elementos relacionados con un tema
determinado. Esta acción no está disponible como acción si el evento
desencadenante es Elemento nuevo o Elemento archivado.
Marcar como no Marca como no leídos todos los elementos que cumplan las condiciones de la regla.
leído Por ejemplo, podría crear una regla activada por el usuario para marcar todos los
elementos no leídos que haya abierto del administrador como recordatorio para
volver a leerlos o para actuar sobre ellos.
Detener el Detiene otras reglas para que no actúen sobre los elementos que cumplan
procesamiento de determinadas condiciones. Las reglas se ejecutan en el orden en el que aparecen
reglas en el recuadro de diálogo Reglas. Si existen otras reglas que puedan afectar a estos
elementos, la acción de esta regla evitará su ejecución.
Evento Resultado
Elemento completado La regla se activa cuando se marca una tarea como completada.
Abrir carpeta La regla se activa al abrir una carpeta determinada. Si no especifica ninguna
carpeta, la regla se activará al abrir cualquier carpeta.
Cerrar carpeta La regla se activa al cerrar una carpeta determinada. Si no especifica ninguna
carpeta, la regla se activará al cerrar cualquier carpeta.
Reglas 273
novdocx (es) 10 July 2008
Evento Resultado
Activado por usuario La regla sólo puede activarse manualmente seleccionándola en el recuadro de
diálogo Reglas y haciendo clic en Ejecutar. Por ejemplo, en lugar de que una
regla mueva siempre algunos elementos a una carpeta, puede hacer que se
acumulen en el buzón hasta que esté listo para moverlos todos al mismo
tiempo. Para activar una regla manualmente, primero debe seleccionar en la
vista de buzón o de calendario los elementos o carpetas a los que va afectar la
regla.
Para que funcione una regla, debe estar habilitada. Consulte “Habilitación o inhabilitación de una
regla” en la página 277.
Las reglas que activan una respuesta (como esta regla de vacaciones) conservan un registro de a
quién se ha enviado la respuesta y garantizan que la respuesta se envía sólo una vez a dicho usuario.
Reglas 275
novdocx (es) 10 July 2008
4 Junto a Elementos, seleccione Recibido. Asegúrese de que no ha seleccionado ningún otro
origen de elementos.
5 Seleccione Correo en Clases de elementos.
6 Haga clic en Añadir acción y, a continuación, en Remitir.
7 Escriba la dirección a la que desea remitir los elementos en el campo A.
8 Escriba el tema que desea usar para los elementos remitidos, por ejemplo Remitido.
9 (Opcional) Escriba el nombre de un filtro para utilizarlo con los elementos remitidos.
10 (Opcional) Escriba un mensaje para todos los elementos remitidos.
11 Haga clic en Aceptar.
12 Haga clic en Guardar, asegúrese de que la regla tiene al lado una marca de verificación que
indica que está habilitada y, a continuación, haga clic en Cerrar.
Reglas 277
novdocx (es) 10 July 2008
9.7 Ejecución manual de una regla
1 Haga clic en los elementos o carpetas a los que desee que afecte la regla.
2 Haga clic en Herramientas > Reglas.
3 Haga clic en la regla que desea ejecutar.
4 Haga clic en Ejecutar y, a continuación, en Cerrar.
Las acciones de la regla tienen lugar después de cerrar el recuadro de diálogo Reglas.
IMPORTANTE: Puede actuar como apoderado de un usuario en una oficina postal o un dominio
diferentes, siempre que esa persona se encuentre en el mismo sistema GroupWise®. No es posible
apoderar a un usuario de un sistema GroupWise distinto.
Al marcar un elemento como Confidencial, evita que lo abran delegados no autorizados. Los
apoderados no podrán acceder a los elementos marcados como confidenciales a no ser que les
otorgue derechos en la Lista de acceso.
Si marca un elemento como confidencial al enviarlo, no podrán abrirlo ni sus apoderados ni los del
destinatario si no tienen los derechos necesarios. Si al recibir un elemento lo marca como
confidencial, sus apoderados no autorizados no podrán leerlo, pero los apoderados del remitente sí
podrán. Las citas marcadas como confidenciales se muestran en Búsqueda en el horario
dependiendo del estado que seleccione al aceptarlas.
SUGERENCIA: Puede trabajar con varios buzones abiertos al mismo tiempo. (Haga clic en
Ventana, en Nueva ventana principal y, a continuación, cambie al buzón que desee.) Puede
distinguir los buzones mediante el nombre del propietario, que aparece como etiqueta de la carpeta
raíz de cada buzón.
en el caché 11
Puede almacenar una copia del buzón (incluidos los mensajes y el resto de la información) en una
unidad local mediante dos métodos diferentes. El modo Almacenamiento en el caché permite
ahorrar en tráfico de red, ya que no requiere acceso constante a la red, mientras que el modo Remoto
permite especificar el tipo de conexión de que dispone y limitar la cantidad de información que se
debe recuperar.
Para saber cómo realizar una copia de seguridad del buzón desde el modo Remoto o
Almacenamiento en el caché, consulte la Sección 16.5, “Realización de copias de seguridad del
correo electrónico”, en la página 410.
Sección 11.1, “Uso del modo Almacenamiento en el caché”, en la página 283
Sección 11.2, “Uso del modo Remoto”, en la página 289
Este modo es recomendable si dispone de espacio suficiente en disco en la unidad local para
almacenar el buzón.
Sección 11.1.1, “Descripción de las funciones de almacenamiento en el caché”, en la
página 284
Sección 11.1.2, “Configuración del buzón de almacenamiento en el caché”, en la página 284
Sección 11.1.3, “Cambio al modo Almacenamiento en el caché”, en la página 285
Sección 11.1.4, “Configuración de las propiedades de almacenamiento en caché”, en la
página 286
Sección 11.1.5, “Uso del modo Almacenamiento en el caché”, en la página 286
Sección 11.1.6, “Modificación del intervalo de tiempo de descarga para el buzón del caché”, en
la página 287
Sección 11.1.7, “Sincronización del buzón de almacenamiento en el caché con el buzón en
línea”, en la página 287
Sección 11.1.8, “Apertura de una versión diferente de un documento en el buzón de
almacenamiento en el caché”, en la página 288
Sección 11.1.9, “Visualización de peticiones pendientes”, en la página 288
Sección 11.1.10, “Visualización del estado de la conexión”, en la página 289
Sección 11.1.11, “Modificación del intervalo de tiempo de descarga para el buzón del caché”,
en la página 289
Si el espacio en el disco es limitado, puede restringir los elementos que se descargarán al buzón
local. Puede especificar que se descargue la línea de tema únicamente, o bien indicar un límite de
tamaño.
El administrador del sistema puede especificar ajustes que no le permitan utilizar el modo
Almacenamiento en el caché o que requieran utilizar únicamente el modo Almacenamiento en el
caché.
1 Asegúrese de que GroupWise está instalado en el equipo donde desea configurar el buzón de
almacenamiento en el caché.
2 Haga clic en Archivo > Modo > Almacenamiento en el caché.
O bien
1 Para sincronizar elementos, haga clic en Cuentas > Enviar/Recuperar > GroupWise de Novell.
2 Para sincronizar reglas, haga clic en Herramientas > Reglas y, a continuación, en Actualizar.
3 Para recuperar direcciones de una guía de direcciones, haga clic en Herramientas > Guía de
direcciones.
Seleccione la guía de direcciones del sistema, haga clic en Ver > Recuperar guía de direcciones
del sistema.
Para recuperar las guías de direcciones personales, haga clic en Guías de direcciones
personales.
4 Para especificar que la guía de direcciones del sistema, las guías de direcciones personales y las
reglas se deben descargar de forma periódica en el buzón de almacenamiento en el caché, haga
clic en Cuentas > Opciones de cuenta, seleccione su cuenta de GroupWise, haga clic en
Propiedades y en Avanzadas y especifique el número de días oportuno en el campo Actualizar
reglas y guía de direcciones cada.
5 Para actualizar todos los elementos del buzón de almacenamiento en el caché a la vez, haga clic
en Herramientas > Recuperar todo el buzón.
La actualización de todo el Buzón de almacenamiento en el caché puede llevar mucho tiempo y
ocupar bastante ancho de banda (del mismo modo que la “preparación” inicial de este buzón),
además de monopolizar los recursos del cliente y el servidor. Debe utilizar esta sincronización
completa con moderación, como en el caso de que se sospeche que la base de datos del buzón
del caché esté corrupta.
Para obtener más información acerca del modo Almacenamiento en el caché, consulte
Capítulo 11.1, “Uso del modo Almacenamiento en el caché”, en la página 283.
Sección 11.2.1, “Preparación para utilizar el modo Remoto”, en la página 290
Sección 11.2.2, “Envío y recuperación de elementos en el modo Remoto”, en la página 299
Sección 11.2.3, “Definición de una contraseña remota”, en la página 306
Sección 11.2.4, “Descripción de los tipos de conexiones remotas”, en la página 306
Sección 11.2.5, “Descripción de las funciones remotas”, en la página 306
Sección 11.2.6, “Envío de peticiones remotas”, en la página 306
Sección 11.2.7, “Procesamiento de peticiones remotas”, en la página 306
Sección 11.2.8, “Permiso para el envío o la recuperación fuera de línea”, en la página 307
El administrador del sistema puede especificar ajustes que no le permite utilizar el modo Remoto.
También puede usar De viaje para crear archivos de configuración en un disquete con el fin de
configurar su buzón remoto en un equipo que no esté conectado a la red.
Es posible que varios usuarios configuren sus buzones remotos en un único computador compartido.
“Configuración del buzón remoto” en la página 290
“Configuración de varios buzones remotos en un computador compartido” en la página 291
“Configuración de las conexiones remotas” en la página 292
“Especificación de las propiedades remotas” en la página 297
Si cambia del modo En línea al modo Remoto, puede introducir la vía al buzón remoto. Si esta vía
no existe, De viaje se ejecutará automáticamente. En los pasos siguientes se explica cómo configurar
el buzón remoto mediante De viaje.
Cada uno de los usuarios que vaya a instalar un Buzón remoto en el computador compartido deberá
realizar estos pasos.
1 Ejecute GroupWise en el modo En línea y, después, haga clic en Herramientas > De viaje.
2 Si el sistema se lo pide, introduzca su contraseña.
3 Para crear un disquete de instalación del buzón remoto, haga clic en Otra máquina.
4 Siga los pasos del asistente De viaje e inserte un disquete vacío en el último paso para guardar
los archivos de instalación.
5 En el equipo compartido, entre en Windows mediante un nombre de usuario único.
6 Inserte el disquete de instalación en el equipo compartido y, a continuación, ejecute
setup.exe desde el disquete.
Asegúrese de que GroupWise está instalado en el equipo compartido.
7 Seleccione una carpeta para los archivos de su buzón remoto y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Cuando ejecute GroupWise en el modo Remoto, puede conectarse con el sistema de GroupWise en
línea mediante una conexión por módem, una conexión de red (directa) o una conexión TCP/IP.
Cuando utiliza De viaje para configurar su Buzón remoto, GroupWise crea las conexiones
apropiadas basándose en cómo está ejecutando GroupWise. Puede crear nuevas conexiones y
cambiar o suprimir las existentes.
“Conexiones” en la página 292
“Creación de una conexión por módem” en la página 293
“Creación de una conexión TCP/IP” en la página 295
“Creación de una conexión de red” en la página 295
“Copia de una conexión remota” en la página 296
“Edición de una conexión remota” en la página 296
“Supresión de una conexión remota” en la página 296
“Especificación de la ubicación remota” en la página 296
Conexiones
Puede cambiar entre tipos de conexión si no hay peticiones pendientes en la conexión en la que se
encuentra. Por ejemplo, si está recuperando y enviando elementos con una conexión de red y se
desconecta antes de finalizar la transmisión, no debería cambiar a una conexión de módem para
procesar las peticiones. Finalice las peticiones originales con la conexión original.
Conexiones de módem
Cuando se conecta con un módem, marca a un sistema de GroupWise en línea a través de una línea
telefónica. Tendrá que configurar la información de marcado para cada ubicación remota. Por
ejemplo, por lo general en los hoteles tiene que marcar el 0 para acceder a una línea externa, a
diferencia de si hiciera una llamada desde casa. Cada una de estas situaciones requerirían una
ubicación remota diferente. Si desea más información sobre cómo configurar las propiedades de
marcado para cada ubicación remota, vea la documentación de Windows.
Conexiones TCP/IP
Las conexiones TCP/IP usan una dirección y un puerto de IP para conectarse a su sistema de
GroupWise en línea. Si utiliza un proveedor gratuito de Internet mientras está fuera de la oficina,
puede ahorrarse gastos de teléfono utilizando una conexión TCP/IP. Tampoco necesitará cerrar una
conexión a Internet y colgar el teléfono para conectarse a su sistema en línea de GroupWise a través
de una conexión por módem. Puede utilizar la misma conexión a Internet para conectarse al sistema
de GroupWise en línea.
Cuando esté en la oficina, puede ejecutar GroupWise en el modo Remoto con una conexión de red.
Una conexión de red resulta útil para recuperar con rapidez una gran cantidad de información, como
la guía de direcciones de su sistema.
Estado de la conexión
Cuando utiliza el comando De viaje para actualizar el buzón remoto antes de ausentarse de la oficina
o cuando envía y recupera elementos desde un punto remoto, se visualiza la ventana Estado de la
conexión. Esta ventana permite controlar la transferencia de información entre el sistema de
GroupWise* en línea y su buzón remoto. Para visualizar información de conexión detallada, utilice
Mostrar registro. Para mostrar el número de peticiones que debe procesar el sistema de GroupWise
en línea, utilice Peticiones. Para detener la transferencia de información en cualquier momento,
utilice Desconectar.
Icono Significa
Está conectado.
Está desconectado.
Registro de conexión
Utilice el comando Registro de conexión para visualizar información de conexión y resolver los
problemas que impidan la misma. Este registro incluye información sobre tiempo de conexión,
mensajes de error, etc.
9 Si su módem requiere un guión, haga clic en Editar guión y especifique los comandos
necesarios para Al recibir y Responder con.
Para guardar el guión sin cambiar el nombre de archivo, haga clic en Guardar y, a
continuación, en Cerrar.
O bien
Para guardar el guión con otro nombre de archivo, haga clic en Guardar como y, a
continuación, en Cerrar.
1 Haga clic en Cuentas > Enviar/Recuperar > Opciones de GroupWise y, a continuación, haga
clic en Configurar.
Puede cambiar la forma en la que está configurado el modo Remoto, incluyendo la conexión, la zona
horaria, la frecuencia de envío y recuperación de elementos, información del sistema, opciones de
supresión, firma, etc. en Propiedades remotas. Para obtener información acerca de cómo cambiar las
conexiones, consulte “Configuración de las conexiones remotas” en la página 292.
“Especificación de los ajustes de zona horaria” en la página 298
“Envío y recuperación de elementos en intervalos regulares” en la página 298
“Especificación de la información de usuario y del sistema para el Buzón remoto” en la
página 298
“Cambio de las opciones de supresión remotas” en la página 299
“Cambio de la firma” en la página 299
Normalmente, si va a estar varios días fuera de la oficina, utilizará la información del calendario
para asistir a las citas y programarlas. Por ello, tendrá que usar la zona horaria local. Sin embargo, si
va a estar fuera de la oficina poco tiempo (por ejemplo, un día), probablemente sea conveniente
conservar la misma zona horaria que el sistema de GroupWise.
Si cambia los ajustes de zona horaria, no olvide cambiar el reloj del equipo para que se corresponda
con la nueva zona.
1 En el modo Remoto, haga clic en Herramientas > Opciones y, después, haga doble clic en
Cuentas (Remoto).
2 Haga clic en la cuenta remota, en Propiedades y, a continuación, en la pestaña Servidor.
3 Haga clic en Zona horaria, en la zona horaria en uso y, a continuación, en Aceptar.
4 Haga clic en Zona horaria, haga clic en la pestaña Fecha y hora, cambie el reloj del equipo
para adaptarlo a la nueva zona horaria y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Para obtener más información sobre Propiedades de Fecha y hora, consulte la documentación de
Windows.
1 En el modo Remoto, haga clic en Herramientas > Opciones y, después, haga doble clic en
Cuentas (Remoto).
2 Asegúrese de que la cuenta remota está marcada con una marca de verificación.
3 Haga clic en Opciones generales.
4 Seleccione Enviar/Recuperar todas las cuentas marcadas cada __ minuto(s) y, a continuación,
especifique el número de minutos.
5 Haga clic en Aceptar.
Para que funcione esta opción, el equipo debe permanecer conectado a la red o la línea telefónica,
dependiendo de la conexión que utilice.
Para activar y desactivar rápidamente esta opción, haga clic en Cuentas > Enviar/Recuperar
automático. Está activa cuando contiene una marca de verificación.
1 En el modo Remoto, haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Cuentas
(Remoto) y, por último, haga clic en Opciones generales.
2 En el campo Mostrar nombre, escriba su nombre y su apellido.
Este nombre aparecerá en el campo De en los elementos que envíe. También se emplea como
nombre de su carpeta de usuario.
3 Haga clic en Aceptar.
4 Haga clic en la cuenta remota, en Propiedades y, a continuación, en la pestaña Servidor.
Por defecto, si suprime un elemento en el buzón remoto, ese elemento se suprimirá en el buzón en
línea la próxima vez que se conecte. Puede cambiar las opciones de supresión en las propiedades
remotas de modo que un elemento suprimido en el buzón remoto permanezca en el buzón en línea o
viceversa.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y haga doble clic en Cuentas (Remoto).
2 Haga clic en la cuenta remota, en Propiedades y, a continuación, en la pestaña Avanzadas.
3 Realice los cambios oportunos y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Cambio de la firma
La firma que especifique para el modo Remoto es la misma que la que se utiliza para el modo En
línea. Puede especificar esta firma en las propiedades de remoto.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y haga doble clic en Cuentas (Remoto).
2 Haga clic en la cuenta remota, en Propiedades y, a continuación, en la pestaña Firma.
3 Cambio del texto de la firma.
4 Haga clic en Aceptar.
Para obtener más información acerca de las firmas, consulte “Adición de una firma o tarjeta digital”
en la página 85.
Cuando se conecte al sistema de GroupWise, los elementos que envió desde el buzón remoto se
entregarán a los destinatarios. Remoto también envía una petición al Buzón en línea para recuperar
los elementos, como el correo. El sistema de GroupWise procesa la petición y, a continuación, envía
Si intenta enviar o recuperar mensajes en el modo Remoto cuando no haya conexión a GroupWise,
se abrirá un recuadro de diálogo donde podrá seleccionar si desea conectarse ahora o más tarde.
También puede configurar la conexión antes de conectarse.
1 Si está ejecutando GroupWise en el modo En línea, haga clic en Herramientas > De viaje,
escriba la contraseña del buzón en línea, seleccione un número de teléfono de conexión si se le
indica y, a continuación, haga clic en Aceptar.
O bien
Si está ejecutando GroupWise en el modo Remoto, haga clic en Cuentas > Enviar/Recuperar >
Opciones de GroupWise.
2 Para recuperar elementos, asegúrese de que la opción Elementos esté seleccionada, haga clic en
Avanzadas, haga clic en una pestaña si hay alguna disponible, haga clic en una opción y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Si limita los elementos recuperados, por ejemplo, seleccionando Obtener sólo la línea de tema
o configurando límites de tamaño, puede descargar el resto de los elemento más tarde. Consulte
“Recuperación de elementos que no se ha descargado por completo” en la página 302.
Si se encuentra en el modo Remoto y sólo desea descargar elementos nuevos, seleccione Sólo
nuevos en la pestaña Recuperar.
3 Haga clic en Aceptar.
4 Para recuperar reglas, haga clic en Reglas para seleccionar esa opción.
5 Para recuperar direcciones de la guía de direcciones del sistema, haga clic en Guía de
direcciones del sistema para seleccionar esa opción, haga clic en Filtro, especifique las
direcciones que desee recuperar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Recuperar guías de direcciones puede requerir mucho tiempo si se realiza con una conexión de
módem, por lo que se recomienda que utilice una conexión TCP/IP o de red.
Para obtener más información acerca del filtrado de la guía de direcciones de GroupWise,
consulte “Filtrado de la guía de direcciones de GroupWise para su buzón remoto” en la
página 303.
Si está en modo Remoto, todos los elementos de la lista Peticiones pendientes se envían en este
momento.
Al tiempo que se envían los elementos, se recuperan los nuevos de acuerdo con las especificaciones
del recuadro de diálogo Enviar/Recuperar.
Puede cambiar entre tipos de conexión (de red, módem y TCP/IP) si no hay peticiones pendientes en
la conexión en la que se encuentra. Por ejemplo, si va a enviar o recuperar elementos con una
conexión de red y desconecta antes de finalizar la transmisión, no debería cambiar a una conexión
vía módem después para procesar las peticiones. Debe completar la petición original con la
conexión original.
Siempre que realice una acción que exija enviar información desde el buzón remoto al buzón en
línea, GroupWise crea una petición que se coloca en la lista Peticiones pendientes. Cuando se
conecta al sistema principal de GroupWise, todas las peticiones se envían al Buzón en línea. Utilice
Peticiones pendientes para averiguar qué peticiones están pendientes.
Para evitar que se procese una petición, haga clic en ella y, a continuación, en Suprimir. Sólo pueden
suprimirse las peticiones que no han sido enviadas al sistema principal de GroupWise y cuyo estado
es “En espera de ser enviado”. Si ya ha enviado una petición al sistema principal de GroupWise, no
podrá cancelarla.
Si define restricciones de límite de tamaño o una línea de tema determinada únicamente al descargar
elementos, puede que en el Buzón remoto existan elementos sólo parcialmente descargados.
Por ejemplo, la instrucción de filtro Depto. [ ] Marketing indica a GroupWise que recupere todas las
direcciones en las que figure “Marketing” en la columna Departamento de la Guía de direcciones.
De esa forma podrá ponerse en contacto con cualquier miembro del equipo de marketing mientras se
encuentre de viaje.
1 Si está ejecutando GroupWise en el modo En línea, haga clic en Herramientas > De viaje,
escriba la contraseña del buzón en línea, seleccione un número de teléfono de conexión si se le
indica y, a continuación, haga clic en Aceptar.
O bien
Si está ejecutando GroupWise en el modo Remoto, haga clic en Cuentas > Enviar/Recuperar >
Opciones de GroupWise.
2 Haga clic en Guía de direcciones del sistema y, a continuación, haga clic en Filtro.
Para obtener más información acerca de los operadores, consulte “Utilización de la búsqueda
avanzada” en la página 251.
Utilice Suprimir y Vaciar, y Gestionar tamaño de biblioteca para eliminar elementos del buzón
remoto.
“Supresión de elementos del Buzón remoto” en la página 305
En el modo Remoto puede suprimir y retraer elementos y vaciar la Papelera, igual a como lo haría
en el modo En línea.
Al suprimir archivos mediante Gestión de espacio de disco de la biblioteca remota, estos archivos no
se eliminan de la biblioteca principal. Tampoco se eliminan las referencias de documento de los
documentos suprimidos. Los archivos sólo se eliminan del computador donde tiene instalado el
Buzón remoto para liberar espacio de disco.
Puede recibir un elemento con un archivo adjunto de referencia de documento mientras ejecuta el
modo Remoto. Al abrir el archivo adjunto, el documento abrirá la Biblioteca remota, aunque el
documento de la Biblioteca remota sea una versión más antigua que el archivo adjunto. Si el
documento no existe en la Biblioteca remota, se le pedirá que se conecte ahora o más tarde al Buzón
en línea para recuperar el documento.
También puede enviar elementos con archivos adjuntos a referencias de documentos desde el modo
Remoto. Sin embargo, si el documento no existe en la Biblioteca remota, los destinatarios que no
tengan derechos suficientes para el documento de la Biblioteca principal o que no utilicen un
producto de correo electrónico que admita la Biblioteca de GroupWise* no recibirán una copia del
documento.
Además, si la Biblioteca principal no está disponible, los destinatarios no recibirán una copia del
documento. Si se da alguna de las condiciones que acaban de exponerse, deberá adjuntar una copia
verdadera del documento, además de la referencia del mismo.
Lo más probable es que utilice Remoto cuando no esté en la oficina, con un computador que no
disponga de acceso a red permanente. En estas situaciones puede usar una conexión TCP/IP o una
conexión de módem para conectarse a su sistema GroupWise. Las conexiones vía módem llaman a
un gateway de su sistema GroupWise. Las conexiones TCP/IP utilizan información de dirección y
puerto de IP (Protocolo Internet) única para conectar con el sistema GroupWise.
También puede usar Remoto en la oficina y conectarse a su sistema de GroupWise a través de una
conexión TCP/IP o una asignación de unidad de red. Estas conexiones son útiles para descargar
grandes cantidades de información, como la Guía de direcciones del sistema.
Si la conexión remota es cara, puede ahorrar dinero y tiempo de conexión si se conecta fuera de las
horas punta, si descarga las guías de direcciones mediante una conexión de red antes del viaje, si
limita los mensajes que descarga y si espera hasta que tenga un determinado número de peticiones
antes de conectarse.
Si dispone de varias cuentas de correo electrónico, sabrá lo incómodo que resulta cambiar de
12
ubicación para examinar cada cuenta. Puede añadir sus cuentas de Internet POP3 e IMAP4 a
GroupWise®, de manera que pueda leer y enviar mensajes para todas las cuentas desde GroupWise.
Sección 12.1, “Descripción de las cuentas POP3 e IMAP4”, en la página 309
Sección 12.2, “Añadir cuentas POP3 e IMAP4 a GroupWise”, en la página 310
Sección 12.3, “Configurar cuentas POP3 e IMAP4”, en la página 312
Sección 12.4, “Utilización de cuentas POP3 e IMAP4”, en la página 312
Sección 12.5, “Funciones específicas de POP3”, en la página 315
Sección 12.6, “Funciones específicas de IMAP4”, en la página 316
No se pueden realizar búsquedas en las carpetas POP3. No se admiten apoderados en las carpetas
POP3.
Cuando se suprime un elemento, esté se marca para supresión en el servidor IMAP4. Para eliminar
el elemento, debe limpiarlo. Puede descargar solamente el asunto (encabezado) de un elemento, o
puede descargar todo el elemento. Cuando mueva elementos de otra carpeta a una carpeta IMAP4,
los elementos se crearán en el servidor IMAP4.
No se pueden realizar búsquedas en las carpetas IMAP4. No se admiten apoderados en las carpetas
IMAP4.
Emplee la utilidad Importador de correo electrónico de GroupWise para importar cuentas existentes
POP3 e IMAP4 en GroupWise. Además de importar mensajes desde las cuentas POP3 e IMAP4
existentes, ganará tiempo al no tener que volver a escribir entradas de la guía de direcciones en la
guía de direcciones GroupWise.
El recuadro de lista Clientes de correo electrónico instalados muestra las cuentas de correo
electrónico instaladas en el equipo.
2 Seleccione la cuenta de correo electrónico que desee importar en GroupWise y, a continuación,
haga clic en Siguiente.
3 Seleccione las casillas de verificación adecuadas para importar la información de la cuenta en
GroupWise.
Puede elegir mensajes de correo electrónico, guías de direcciones, ajustes de cuenta o cualquier
combinación de los tres.
4 Haga clic en Siguiente.
5 Haga clic en las carpetas que desea importar desde la cuenta de correo electrónico a
GroupWise.
Cuando importe una carpeta, todos los mensajes y subdirectorios de dicha carpeta se
importarán también.
6 Haga clic en Siguiente.
7 Escriba un nombre para la nueva carpeta de GroupWise que contendrá los mensajes y las
carpetas importados, utilice los botones Arriba, Abajo, Derecha e Izquierda para colocar la
carpeta en el Archivador de GroupWise y, a continuación, haga clic en Siguiente.
8 Escriba un nombre para la nueva guía de direcciones de GroupWise que contendrá las
direcciones importadas.
El nombre que escriba se mostrará en una nueva pestaña de la guía de direcciones de
GroupWise.
9 Haga clic en Siguiente.
En las cuentas IMAP4, al cambiar el nombre de la cuenta, también cambia el nombre de la carpeta
IMAP4.
1 Para descargar elementos de una cuenta, haga clic en Cuentas > Enviar/Recuperar y después
haga clic en el nombre de la cuenta.
O bien
Para descargar elementos de todas las cuentas en cuyas propiedades esté seleccionada la opción
Incluir esta cuenta cuando envíe/recupere todas las cuentas marcadas, haga clic en Cuentas >
Enviar/Recuperar > Todas las cuentas marcadas.
En modo Remoto, si selecciona Incluir esta cuenta cuando envíe/recupere todas las cuentas
marcadas en Propiedades remotas, puede descargar los elementos del buzón en línea al mismo
tiempo que de las cuentas de correo de Internet.
Los ajustes afectarán a todas las cuentas que tengan seleccionada la opción Incluir esta cuenta
cuando envíe/recupere todas las cuentas marcadas en las propiedades de la cuenta.
Si ha creado nuevos elementos para estas cuentas y no los ha enviado todavía, se enviarán a la vez
que se descargan nuevos elementos.
Para activar y desactivar rápidamente esta opción, haga clic en Cuentas > Enviar/Recuperar
automático. Está activa cuando contiene una marca de verificación.
Para definir la cuenta por defecto desde la que desea enviar los elementos, haga clic en Cuentas >
Opciones de cuenta, haga clic en una cuenta y, a continuación, en Por defecto.
Si activa Dejar una copia de los mensajes en el servidor y Eliminar del servidor tras __ días, los
elementos POP3 se suprimirán del servidor POP3 cuando transcurra el número de días especificado
después de que se hayan descargado.
Si selecciona Dejar una copia de los mensajes en el servidor y Eliminar del servidor tras eliminarlo
de la Papelera, los elementos POP3 se suprimirán del servidor POP3 cuando los vacíe manualmente
de la Papelera. Si GroupWise vacía automáticamente la Papelera, los elementos no se suprimirán del
servidor POP3.
Esta opción no está disponible si las carpetas ya están ordenadas por orden alfabético.
Una vez descargados los encabezados (asuntos) de los elementos, puede descargar todo el elemento
abriéndolo mientras está conectado a Internet.
Puede ver y publicar elementos de grupos de noticias desde GroupWise®. Los grupos de noticias
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son similares a los boletines electrónicos en Internet. Puede buscar grupos de noticias sobre casi
cualquier tema. Los grupos de noticias son similares a las carpetas compartidas de GroupWise, con
la excepción de que en vez de compartir la información dentro del departamento o de la empresa,
puede compartir información con cualquier usuario en Internet.
Para utilizar grupos de noticias, debe tener acceso a un servidor NNTP. Su proveedor de servicios de
Internet (ISP) le dará el nombre de entrada y la información del servidor correcta (de ser necesario).
También puede buscar en Internet una lista de servidores NNTP gratuitos que puede utilizar.
Sección 13.1, “Configuración de grupos de noticias”, en la página 319
Sección 13.2, “Uso de los mensajes del grupo de noticias”, en la página 321
Sección 13.3, “Uso de los grupos de noticias”, en la página 324
Para anular la subscripción a un grupo de noticias, repita los pasos 1 y 2, haga clic en la pestaña
Subscrito, en un grupo de noticias, en Anular subscripción y, a continuación, en Sí.
1 Haga doble clic en la noticia en la lista de elementos para verla en una nueva ventana.
O bien
Seleccione la noticia para verla en el Visor rápido.
Puede entonces filtrar los mensajes de acuerdo con el estado del hilo para ver sólo los mensajes que
contienen sus envíos.
Para que vuelva a aparecer el elemento en la lista de elementos de GroupWise, haga clic con el
botón derecho del ratón en el grupo de noticias del Archivador de GroupWise y, a continuación,
haga clic en Restaurar.
1 Haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta del grupo de noticias y, a continuación,
haga clic en Propiedades.
RSS es un formato Web utilizado para publicar contenido actualizado con frecuencia, como entradas
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de blog, titulares de noticias o podcasts. Los documentos RSS, que habitualmente se denominan
feeds, feeds Web o canales, contienen un resumen de contenido de un sitio Web asociado o el texto
completo. RSS permite a los usuarios estar al día sobre las novedades de sus sitios Web favoritos de
forma automatizada, lo que resulta más sencillo que comprobarlos manualmente.
Sección 14.1, “Suscripción a feeds RSS”, en la página 327
Sección 14.2, “Lectura de feeds RSS”, en la página 328
Sección 14.3, “Actualización de un feed RSS”, en la página 329
Sección 14.4, “Supresión de una entrada RSS concreta”, en la página 329
Sección 14.5, “Supresión de un feed RSS al que se está suscrito”, en la página 329
La forma de suscribirse a noticias RSS depende del navegador Web. Como ejemplo, se proporcionan
instrucciones sobre cómo configurar noticias RSS en dos conocidos navegadores: Si la función de
noticias RSS del navegador no permite interactuar correctamente con GroupWise®, podrá
configurar noticias RSS desde GroupWise.
Sección 14.1.1, “Firefox”, en la página 327
Sección 14.1.2, “Internet Explorer”, en la página 328
Sección 14.1.3, “GroupWise”, en la página 328
14.1.1 Firefox
1 En Firefox, haga clic en Herramientas > Opciones.
2 Seleccione Suscribirse al canal usando y, a continuación, haga clic en Elegir aplicación.
3 Acceda al archivo groupwise.exe, selecciónelo y haga clic en Abrir.
4 Seleccione Cliente de Novell GroupWise en la lista de aplicaciones disponibles y haga clic en
Aceptar.
5 Busque las noticias RSS a las que desee suscribirse.
6 Haga clic en el botón Noticias RSS o en la URL de la página Web de noticias RSS para que se
abra el recuadro de diálogo Suscribirse a RSS.
El campo Origen se cumplimenta automáticamente con la dirección URL de las noticias RSS.
7 Especifique el nombre de la carpeta que desee crear para las noticias RSS en GroupWise.
8 Seleccione la frecuencia con la que desee que GroupWise actualice el feed RSS.
14.1.3 GroupWise
1 En el navegador Web, busque las noticias RSS a las que desee suscribirse.
2 En GroupWise, haga clic en Archivo > Nuevo > Noticias RSS para abrir el recuadro de diálogo
Suscribirse a RSS.
3 Bloquee y copie la dirección URL de las noticias RSS en el campo Origen.
4 Siga las instrucciones para Firefox, comenzando por el Paso 7 en la página 327.
Puede seleccionar una referencia de documento para crear, suprimir, someter a control de salida o de
entrada, abrir, mover o copiar el documento correspondiente.
En cada biblioteca, los documentos se hallan comprimidos y cifrados. Así se ahorra espacio en el
disco y se preserva la seguridad de los documentos, porque es imposible ver su contenido fuera de
GroupWise.
Para acceder a cualquiera de los documentos de una biblioteca deberá tener derechos sobre ésta. El
administrador del sistema decide qué personas tienen acceso a cada biblioteca.
Después de que haya importado o creado un documento en la biblioteca de GroupWise, sólo puede
acceder a ese documento desde GroupWise. Así, sus documentos estarán seguros. Si necesita
compartir el documento con un usuario que no dispone de acceso a GroupWise, puede adjuntar la
referencia del documento a un mensaje de correo y enviarlo al usuario; o bien puede hacer clic en
Archivo > Guardar como para almacenar el documento en un archivo externo, fuera de la Biblioteca
de GroupWise. En cualquier caso, el archivo no se actualiza con los cambios realizados en
GroupWise ni está controlado por los derechos de compartimiento asignados en dicho programa.
La biblioteca por defecto es donde se encuentran almacenados todos los documentos y la biblioteca
en la que Buscar realiza la búsqueda de documentos.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y después haga doble clic en Documentos.
GroupWise le permite personalizar los ajustes de las bibliotecas en las que almacena y crea los
documentos. Puede especificar una biblioteca por defecto, los derechos compartidos por defecto, la
disposición física de las propiedades del documento por defecto, como el orden y el tamaño de los
campos, y los valores por defecto de las propiedades del documento. También puede especificar si
desea utilizar la forma corta o larga de la hoja de propiedades. Los ajustes de la biblioteca y de las
propiedades que especifique sólo afectan a la configuración de la biblioteca. No puede modificar los
ajustes de otros usuarios.
“Biblioteca por defecto” en la página 333
“Valores por defecto de las propiedades” en la página 333
“Derechos compartidos por defecto” en la página 333
“Configuración de la pestaña Documento” en la página 333
“Hojas de propiedades del documento” en la página 334
“Integración de la gestión de documentos con otras aplicaciones” en la página 334
Puede cambiar la biblioteca por defecto. Al crear, importar o copiar un documento en GroupWise, se
guarda en la biblioteca por defecto salvo que especifique otra. Además, el comando Buscar busca
primero los documentos en la biblioteca por defecto. Consulte “Especificación de una biblioteca por
defecto” en la página 332.
Puede especificar los valores por defecto para los campos de propiedades del documento que es
posible editar. Los valores por defecto se utilizan cuando crea un documento nuevo o importa un
documento a la biblioteca seleccionada. Si no ha especificado valores por defecto para el autor y la
clase de documento, GroupWise utilizará el nombre del creador como autor y Documento como
clase de documento. Consulte “Especificación de las propiedades de documento” en la página 335.
Si suele compartir los documentos con los mismos usuarios o grupos, puede especificar derechos
compartidos por defecto para todos los documentos que cree. Una vez que ha especificado los
derechos de compartición por defecto, GroupWise los aplica a todos los documentos que cree o
importe en la biblioteca seleccionada. Consulte “Especificación de derechos de compartimiento por
defecto para documentos” en la página 348.
La pestaña Documento aparece cada vez que crea, importa, copia o selecciona Propiedades para un
documento. Puede especificar qué campos desea mostrar en esta pestaña. Además, puede especificar
el número de líneas de cada campo, el orden del campo en el recuadro de diálogo e insertar líneas en
blanco y separadores en él. Consulte “Especificación de las propiedades de documento” en la
página 335.
Cuando crea un nuevo documento o una nueva versión de un documento, GroupWise le pide que
especifique sus propiedades. Puede especificar si quiere que GroupWise le pida sólo el tema del
documento o todas sus propiedades. Consulte “Especificación de las propiedades de documento” en
la página 335.
Si está utilizando aplicaciones integradas, puede especificar si desea integrar las funciones de la
Biblioteca de GroupWise con las características de Abrir y Guardar de la aplicación. Para utilizar la
integración, debe haber instalado Integraciones durante la instalación de GroupWise. Si no instaló
las integraciones, puede ejecutar el programa de instalación de nuevo para instalarlas. Consulte la
Sección 15.17, “Integración de GroupWise con otras aplicaciones”, en la página 392.
Puede seleccionar una referencia para realizar el control de salida, control de entrada, abrir, ver,
copiar o suprimir el documento correspondiente, según los derechos de los que disponga. Puede
haber varias referencias que correspondan al mismo documento. Por ejemplo, cada empleado de una
empresa podría crear una referencia al manual del empleado.
Un valor por defecto es información (autor, tema, etc.) que se inserta automáticamente en el campo
de propiedad de documento correspondiente para cada documento que usted añada a la biblioteca
seleccionada.
Puede especificar los valores por defecto para los campos de propiedades del documento que es
posible editar. Los valores por defecto se utilizan cuando crea un documento nuevo o importa un
documento a la biblioteca seleccionada. Si no ha especificado valores por defecto para el autor y la
clase de documento, GroupWise utilizará el nombre del creador como autor y Documento como
clase de documento.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y después haga doble clic en Documentos.
2 Haga clic en la biblioteca para la que desea especificar valores por defecto.
3 Haga clic en Propiedades y, a continuación, haga clic en la pestaña Valores por defecto de
documento.
4 Haga clic en un campo y, a continuación, escriba el valor por defecto. Por ejemplo, podría
escribir su nombre como valor por defecto del campo Autor.
Si no incluye un campo requerido en el recuadro de lista Campos seleccionados de la pestaña
Configuración de propiedades, deberá especificar el valor por defecto del campo en la pestaña
Valores por defecto. Los campos requeridos están marcados con un asterisco en la
pestaña Configuración de propiedades.
Los nombres de campo que se encuentran indentados bajo de otro campo están relacionados
con ese campo. Por ejemplo, el campo “padre” podría ser el nombre de un proyecto y los
campos “hijo” podrían ser los nombres de los subproyectos. Si desea especificar un valor por
defecto para un campo hijo, primero deberá especificar un valor por defecto para el campo
padre.
5 Haga clic en Aceptar.
Cuando cree un documento en GroupWise, deberá seleccionar una clase de documento. La clase de
documento determina la vida del documento en días. Por defecto, la vida de un documento es de 365
días. No obstante, el administrador del sistema puede especificar un valor de hasta 2.100 millones de
días.
Cuando un documento caduca, la clase del documento determina si éste se respalda, se suprime o se
retiene.
Plantillas Descripción
Plantillas de aplicación Puede seleccionar una aplicación para crear un documento basado en el
archivo de plantilla de esa aplicación. El recuadro de lista Aplicaciones
muestra todas las aplicaciones que están registradas con plantilla en el archivo
de registro de Windows.
Si un documento ya existe en la biblioteca y sólo desea crear un elemento para él en el Buzón, haga
clic en Archivo > Nuevo y, a continuación, en Referencia del documento. También puede utilizar
Buscar para localizar un documento y arrastrarlo al buzón o carpeta.
Puede crear un documento desde la plantilla por defecto de una aplicación. Por ejemplo, puede
seleccionar Word para crear un nuevo documento de Word.
3 Escriba el nombre del archivo que desee utilizar como plantilla para el nuevo documento.
Para encontrar el archivo, también puede hacer clic en el botón Examinar.
4 Haga clic en Aceptar.
5 Escriba un asunto.
Para especificar información adicional acerca del documento, como el nombre del autor o la
clase de documento, haga clic en Propiedades después de escribir el tema.
6 Haga clic en Aceptar.
Las referencias de documentos que cree o abra se añadirán a la carpeta Documentos. Si así lo
especifica, también se añadirán las referencias de documentos que visualice o importe. Asimismo,
puede especificar que ninguna de estas acciones añada una referencia de documento a la carpeta
Documentos.
La carpeta Documentos incluirá, por defecto, las 20 últimas referencias de los documentos. Puede
cambiar este número de 0 a 5.000 referencias de documentos. Una vez que se llegue al número
máximo, se suprimirá la referencia del documento más antiguo. También puede suprimir referencias
de documento de la carpeta Documentos manualmente. La supresión de la referencia de un
documento no afecta al propio documento.
La carpeta Biblioteca por defecto contiene referencias de todos los documentos a los que se accede
en la biblioteca por defecto. Puede cambiar o suprimir las carpetas Autor y Biblioteca por defecto.
Puede crear otras carpetas de búsqueda de resultados según sus necesidades. Por ejemplo, puede
crear una carpeta de búsqueda para una biblioteca, un autor o una clase de documento específica.
Consulte “Almacenamiento de los resultados de una búsqueda” en la página 250.
1 En la lista de carpetas completa, haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta
Documentos y, después, haga clic en Propiedades.
Para acceder a la lista de carpetas completa, haga clic en la lista desplegable del encabezado de
la lista de carpetas (situada en la parte superior de la lista de carpetas; probablemente aparezca
En línea o Almacenamiento en el caché para indicar el modo de GroupWise que se está
ejecutando) y, a continuación, en Lista de carpetas completa.
2 Haga clic en la pestaña Documentos.
3 Escriba un número en el campo Total de documentos visualizados.
El número máximo que se puede especificar es 5.000. Si no desea colocar ninguna referencia
de documento en la carpeta Documentos, escriba 0.
4 Haga clic en Aceptar.
Sección 15.4.1, “Especificar los archivos que han de importarse”, en la página 343
Al importar una carpeta, GroupWise importa los documentos que ésta contiene, pero no la carpeta
en sí ni la estructura de carpetas. Las carpetas no se importan porque los documentos no se
almacenan con estructura de carpetas en la biblioteca de GroupWise, por tanto, una carpeta no tiene
ningún significado dentro de la biblioteca.
Cuando importe documentos de una carpeta, podrá especificar si desea importar todos, algunos o
ninguno de los documentos incluidos en las subcarpetas de la carpeta. Además, puede especificar los
tipos de archivo que desea importar especificando las extensiones de archivo en el recuadro Filtro de
nombres de archivo.
4 Si desea que GroupWise cree referencias de cada documento, haga clic en Visualizar
documentos en la carpeta y, a continuación, haga clic en la carpeta en la que desee almacenar
las referencias de documento.
O bien
Si no desea crear referencias de documento, haga clic en Importar sin mostrar los documentos
en una carpeta.
Si no crea referencias de documento durante el proceso de importación, puede crearlas más
tarde en Archivo > Nuevo > Referencia del documento.
5 Haga clic en Siguiente.
6 Haga clic en Finalizar para comenzar la importación.
También puede importar un documento arrastrándolo desde una ventana o desde el escritorio a una
carpeta de GroupWise.
5 Haga clic en Copiar archivos en GroupWise para colocar una copia de los archivos en la
biblioteca y mantener los archivos en la ubicación original.
O bien
Haga clic en Mover archivos a GroupWise para mover los archivos a la biblioteca y suprimir
los archivos de la ubicación original.
6 Para guardar los errores de importación en un archivo de registro, haga clic en Almacenar todos
los mensajes de error y estado en un archivo de registro y, a continuación, especifique un
nombre de archivo.
7 Haga clic en Siguiente.
10 Si desea que GroupWise cree referencias de cada documento, haga clic en Visualizar
documentos en la carpeta y, a continuación, haga clic en la carpeta en la que desee
almacenarlas.
O bien
Si no desea crear referencias de documento, haga clic en Importar sin mostrar los documentos
en una carpeta.
11 Haga clic en Siguiente.
Cuando crea un documento nuevo, GroupWise inserta <Acceso de usuario general> y <Creador> en
la lista de compartición. Por defecto, los usuarios generales (todos los usuarios con acceso a la
biblioteca) no tienen ningún derecho sobre el documento, pero el autor y creador los tienen todos.
Puede utilizar la entrada <Acceso de usuario general> para conceder los mismos derechos a todos
los usuarios que tengan acceso a la biblioteca, y usted, en caso de que sea el autor del documento,
puede utilizar la entrada <Creador> para limitar los derechos del creador.
Por ejemplo, supongamos que su secretaria crea varios documentos en blanco para el control del
rendimiento y los coloca en la biblioteca; hay un documento para cada empleado de su equipo y le
ha definido a usted como autor de todos ellos. Esto le concede plenos derechos sobre cada
documento, ya que es el autor; sin embargo, también concede a su secretaria plenos derechos sobre
los documentos, por ser su creadora. Seguramente no desee que su secretaria pueda leer los
controles de rendimiento de todos. Si lo desea, puede usar la entrada <Creador> para eliminar los
derechos de su secretaria sobre los documentos de control de rendimiento.
Puede hacer clic en No compartido para impedir que otros usuarios puedan ver, editar o
suprimir el documento.
Puede hacer clic en Compartido con para seleccionar usuarios y grupos específicos y establecer
derechos de compartición para cada uno de ellos.
Cuando un usuario intente acceder a un documento, GroupWise verificará sus derechos. Si el
usuario no tiene derechos sobre el documento, GroupWise comprueba si dicho usuario tiene
algún derecho por pertenecer a un grupo. Si el usuario no tiene derechos sobre el documento
como miembro de un grupo, GroupWise comprobará los derechos otorgados en <Acceso de
usuario general>.
Puede hacer clic en Compartido con y luego en Seguridad del nivel de versión para otorgar a
los usuarios distintos derechos sobre cada versión del documento.
Si no especifica derechos de compartición por defecto, no se compartirán los documentos que cree o
importe, por lo que sólo el autor y el creador tendrán derechos sobre el documento.
Los derechos compartidos por defecto sólo se aplican a los documentos que cree en la biblioteca
seleccionada. Si crea documentos en varias bibliotecas, debe especificar derechos compartidos por
defecto para cada una de ellas.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y después haga doble clic en Documentos.
2 Haga clic en la biblioteca para la que desea especificar derechos de compartimiento por
defecto.
3 Haga clic en Propiedades y, a continuación, haga clic en la pestaña Valores por defecto de
compartición.
4 Haga clic en Compartido con.
5 En el campo Nombre, escriba el nombre del usuario o grupo al que desee conceder derechos y,
a continuación, haga clic en Añadir usuario.
6 Seleccione las casillas de verificación de los derechos que desea otorgar al usuario o grupo
seleccionado.
7 Haga clic en Aceptar.
Si un apoderado crea un documento en el Buzón de otro usuario, el nuevo documento recibe los
derechos compartidos por defecto que el apoderado especificó en su Buzón, no los derechos
compartidos por defecto que especificó el otro usuario en el suyo.
Puede especificar derechos de compartimiento por defecto en su Buzón remoto. Sin embargo, los
derechos que especifique en Remoto sólo afectarán a los documentos mientras estén almacenados en
la Biblioteca remota.
Los usuarios deben tener derechos para compartir si desean colocar la referencia del documento en
una carpeta compartida.
Averigüe si el administrador del sistema ha especificado que los documentos compartidos con
Usuario general (todos los usuarios que tienen acceso a la biblioteca) se publiquen automáticamente.
Si es así, procure no compartir los documentos con Usuario general que no desee publicar en la
Web.
Antes de publicar un documento en el Web, asegúrese de cumplir todos estos requisitos previos:
Antes de intentar publicar documentos, consulte con el administrador del sistema para saber si
GroupWise WebAccess y WebPublisher están disponibles.
Asegúrese de que usted es el autor del documento o de que el creador del documento le ha
otorgado los derechos para modificar el documento.
Si no sabe el nombre del usuario de GroupWise WebPublisher de su sistema, pregunte al
administrador.
Si hay varios nombres de usuario de GroupWise WebPublisher, asegúrese de que dispone del
nombre de usuario correcto para publicar sus documentos.
Si desea que los usuarios vean una versión distinta a la oficial, debe especificar el número de
documento y de versión en la dirección URL del documento. Localice el documento y copie la
dirección URL completa. Modifique la parte de la dirección URL que especifica el ID de biblioteca-
Número de documento-Versión. Envíe la dirección URL modificada a los demás usuarios o utilícela
para crear enlaces a sus documentos en una página Web independiente que haya creado.
Todos los documentos publicados con WebPublisher debe estar indexados para poder consultarlos
en el sitio de publicación. Si utiliza Buscar para localizar los documentos en GroupWise y el
documento se encuentra en su biblioteca, significa que el documento se ha indexado.
Pueden acceder al sitio de GroupWise WebPublisher y buscar el documento. Para ello, deben
conocer la dirección IP del sitio de GroupWise WebPublisher, la biblioteca en la que está
incluida el documento y una palabra clave (como el título). Pregunte al administrador del
sistema la dirección IP y los nombres de biblioteca (los nombres de biblioteca del sistema
GroupWise pueden ser diferentes de los que se muestran en WebPublisher).
Puede localizar el documento, copiar la dirección URL completa y enviársela a los usuarios.
Puede crear una página Web aparte que contenga enlaces a los documentos y proporcionar a los
usuarios esa dirección URL.
Todos los documentos publicados con WebPublisher debe estar indexados para poder consultarlos
en el sitio de publicación. El Agente de oficina postal indexa los documentos en los intervalos
especificados por el administrador del sistema. Si utiliza Buscar para localizar los documentos en
GroupWise y el documento se encuentra en su biblioteca, significa que el documento se ha
indexado.
Puede mostrar las actividades asociadas con la versión seleccionada del documento o las actividades
asociadas con todas las versiones del documento. Las actividades más recientes de un documento
aparecen al principio de la lista.
La actividad de los documentos también se registra cuando se utiliza el modo Remoto. Sin embargo,
sólo pueden verse las actividades remotas del registro de actividad en el Buzón remoto.
Sección 15.7.1, “Ver el registro de actividad de los documentos suprimidos”, en la página 355
Sección 15.7.2, “Visualización de la actividad de un documento”, en la página 355
Sección 15.7.3, “Visualización de quién tiene un documento abierto o sometido a control de
salida”, en la página 356
También puede ver quién tiene un documento abierto haciendo clic en la referencia del documento.
Para ello, haga clic en Archivo > Propiedades y, a continuación, haga clic en la pestaña Versión.
No necesita utilizar Control de salida para bloquear un archivo cada vez que lo edita. Cuando abre
un documento, GroupWise lo marca como En uso, con lo que no puede ser editado por otros
usuarios hasta que lo cierre.
Sección 15.8.1, “Control de salida de un documento”, en la página 356
Sección 15.8.2, “Control de salida de varios documentos”, en la página 357
Sección 15.8.3, “Visualización de todos los documentos sometidos al control de salida”, en la
página 358
Sección 15.8.4, “Actualización de un documento sometido a control de salida sin someterlo a
control de entrada”, en la página 358
Puede someter uno o más documentos a control de salida en la ventana principal, y especificar un
nombre de archivo distinto para cada documento sometido al control de salida.
Puede especificar una ubicación de control de salida por defecto en la pestaña Ubicación de archivo
de Opciones de entorno.
Mientras el documento está sometido a control de salida, los usuarios que posean derechos de
visualización podrán ver la copia del documento en la biblioteca.
Puede seleccionar una biblioteca distinta en la lista desplegable Seleccionar biblioteca para ver los
documentos de esa biblioteca que estén sometidos a control de salida.
GroupWise define el estado de la versión seleccionada como En uso mientras lo tiene abierto. Este
estado bloquea la versión seleccionada del documento, impidiendo que otros usuarios puedan
editarlo mientras esté abierto. Cuando salga del documento, se elimina el estado y se desbloquea la
versión.
Si desea bloquear una versión de un documento para editarla en varias sesiones, sométala a control
de salida. Control de salida le permite copiar la versión seleccionada de un documento en otra
ubicación. La versión permanece bloqueada hasta que se realice un control de entrada. Para obtener
más información, consulte la Sección 15.8, “Control de salida de documentos”, en la página 356.
Si no tiene derechos de edición para un documento, puede abrir una copia de sólo lectura en una
aplicación. Esto le permite ver gráficos y elementos de diseño que pueden no mostrarse
correctamente en el visor de GroupWise.
Aunque tenga derechos de edición para los documentos, los documentos de sólo lectura también son
útiles para ver documentos marcados como En uso o sometidos a control de salida.
No puede abrir varios documentos como de sólo lectura al mismo tiempo en una aplicación.
Si utiliza aplicaciones no integradas (la mayoría de las aplicaciones para Windows 3.1, para MS-
DOS* y muchas para Windows 95), GroupWise vuelve a copiar el documento en la biblioteca
cuando cierra la aplicación, no cuando cierra el documento.
Si utiliza una aplicación integrada, GroupWise puede integrar las funciones de gestión del
documento con las funciones Abrir y Guardar como de la aplicación.
Si selecciona Abrir en la aplicación, un recuadro de diálogo muestra todas las referencias del
documento disponibles en el buzón. Puede seleccionar una referencia del documento para abrirlo o
hacer clic en el botón para seleccionar el documento mediante el recuadro de diálogo de la
aplicación si prefiere utilizar el recuadro de diálogo Abrir de la aplicación.
Si está utilizando el modo Remoto, deberá marcar manualmente la versión del documento como En
uso cuando la recupere de su Buzón en línea. Cuando salga del documento, Remoto le pedirá que
anule el estado En uso.
Puede realizar un control de entrada de documentos aislados o de varios al mismo tiempo. Los
documentos para los que realiza el control de entrada pueden estar en cualquier ubicación.
Si uno o varios documentos sometidos a control de salida se encuentran seleccionados al hacer clic
en Control de entrada, GroupWise muestra los documentos seleccionados en el recuadro de lista
Documentos que deben someterse a control de entrada. Si no se selecciona ningún documento
sometido a control de salida, GroupWise muestra un aviso y presenta todos los documentos
sometidos a control de salida en la lista.
Método de control de
Efecto
entrada
Someter al control Vuelve a copiar el documento en la biblioteca y deja una copia en la ubicación de
de entrada y copiar control de salida.
el documento
Actualizar sin Actualiza el documento en la biblioteca con los cambios que haya efectuado, pero
someter a control de no lo desbloquea.
entrada
Versión sometida al Actualiza la versión del documento que está sometiendo al control de
control de salida entrada.
3 Haga clic en la lista desplegable Método de control de entrada y, a continuación, haga clic en
Someter al control de entrada y copiar el documento.
4 Haga clic en la lista desplegable Control de entrada como y, a continuación, haga clic en una
versión.
5 En el campo Nombre y ubicación de archivo con salida registrada, especifique la vía de acceso
y el nombre de archivo del documento que vaya a someter al control de entrada.
6 Haga clic en Control de entrada.
GroupWise somete el documento a control de entrada sin guardar los cambios efectuados mientras
el documento estuvo sometido a control de salida.
3 Haga clic en Suprimir todas las versiones del documento de la biblioteca y, a continuación, en
Aceptar.
Cuando copia un documento, puede especificar cómo desea crear las propiedades para el documento
nuevo. Puede especificarlas manualmente o hacer que GroupWise las cree utilizando los valores del
documento original.
Sección 15.12.1, “Copiar grupos de documentos”, en la página 366
Sección 15.12.2, “Copiar un documento”, en la página 366
Sección 15.12.3, “Copia de un documento en otra biblioteca”, en la página 366
Si utiliza aplicaciones no integradas (todas las aplicaciones de Windows 3.1 y muchas aplicaciones
de Windows 95), no podrá guardar el documento como nueva versión desde la aplicación. Si desea
crear una nueva versión del documento, deberá hacerlo en GroupWise antes de abrirlo en la
aplicación. Para asegurarse de que los cambios se guardarán en la biblioteca, no renombre el
documento cuando lo guarde desde la aplicación.
Si utiliza una aplicación integrada, GroupWise puede integrar sus funciones de gestión del
documento con la función Guardar como de la aplicación. Cuando seleccione Guardar como en la
aplicación, puede guardar el documento como nueva versión en la Biblioteca de GroupWise.
También puede seleccionar la carpeta de GroupWise en la que desea guardar el documento.
Para compartir documentos con usuarios que no tienen acceso a GroupWise, utilice Guardar como
para hacer una copia del documento fuera de la biblioteca. Cuando utilice Guardar como, no se
actualizarán los cambios que realice en el documento guardado en la biblioteca.
Versión actual
Versión oficial
Es la versión que designe como oficial. Cuando designa una versión oficial, puede conceder a los
usuarios derechos de acceso a la versión oficial diferentes de los que les concede para todas las
demás versiones del documento. Por ejemplo, puede conceder a todos los usuarios derechos para ver
la versión oficial del manual de los empleados, pero concederse sólo a sí mismo derechos para ver y
editar todas las demás versiones del manual. Si no especifica una versión oficial del documento, se
considerará que la versión actual es la versión oficial. En la lista de elementos, se muestra una
estrella ( ) junto a la referencia del documento correspondiente a la versión oficial.
Versión específica
3 Escriba una descripción para esta versión del documento y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Si no especifica una versión oficial, GroupWise utiliza la versión actual como versión oficial.
Copiar Son necesarios derechos para ver los documentos o debe ser bibliotecario.
Además, debe disponer de derechos para añadir documentos a la biblioteca
de destino.
Asignar documentos a un Son necesarios derechos para editar y modificar la seguridad de los
nuevo autor documentos o debe ser bibliotecario.
Modificar las propiedades Debe disponer de derechos de Edición, o ser bibliotecario de la biblioteca.
de un documento Además, debe tener derechos para modificar en la biblioteca.
Notificación del autor de los cambios después de llevar a cabo una operación
masiva de documentos
Si realiza cambios en el autor o en los derechos compartidos de un documento, el autor original del
documento recibe un mensaje de correo donde se le notifica del cambio.
Cuando un bibliotecario realiza una búsqueda, se muestra una opción adicional en el recuadro de
diálogo Buscar: Aplicar derechos de bibliotecario. Si se selecciona, el bibliotecario podrá buscar los
documentos creados por otros usuarios que no se hayan compartido explícitamente con dicho
bibliotecario. Sin embargo, el bibliotecario no podrá realizar una búsqueda de texto completo
cuando utilice esta opción.
El bibliotecario puede ver y modificar todas las propiedades de un documento, como autor, creador,
seguridad, tema, clase de documento, etc., pero no puede ver el contenido de un documento. Para
ver el contenido de un documento, el bibliotecario debe tener derechos de visualización para esa
versión del documento. Si el bibliotecario realiza cambios en el autor o en los derechos de
El bibliotecario puede ver todas las propiedades de un documento mientras utiliza los modos
Remoto y Almacenamiento en el caché. Sin embargo, no puede cambiar el autor ni los derechos de
compartición de un documento mientras esté utilizando estos modos.
Si un bibliotecario obtiene acceso a una biblioteca con una versión anterior del cliente de
GroupWise, por ejemplo, GroupWise 5.1 o 5.2, no tendrá acceso de bibliotecario a los documentos,
ya que ni el derecho de gestión ni la función de bibliotecario existían en las versiones anteriores de
GroupWise.
Cuando copia un grupo de documentos, se copian todas las versiones de los documentos. En la
biblioteca de destino, cada copia del documento recibe un nuevo número de documento, pero el
documento mantiene el mismo número de versión que tenía en la biblioteca de origen. Por ejemplo,
si el documento con número 458 tenía las versiones una, dos y cinco en la biblioteca Marketing y lo
copia en la biblioteca Ventas, adquiriría el número 459 (o cualquiera que fuese el número siguiente)
en la biblioteca Ventas, pero seguiría teniendo las versiones una, dos y cinco. GroupWise copia
todas las propiedades de documento (incluidos los campos personalizados y la actividad del
8 Haga clic en Vista previa para ver una muestra de los documentos que se copiarán de acuerdo
con los criterios de búsqueda especificados.
Puede hacer clic en Cerrar en cualquier momento en el recuadro de diálogo Resultados de la
búsqueda para cancelar la vista previa.
9 Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.
Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el
resultado de la acción sin copiar realmente los documentos.
Como bibliotecario de la biblioteca de destino, puede utilizar dos opciones adicionales en la
página Registro de operaciones masivas. Validar los campos de propiedad del documento
permite elegir entre validar o no los campos de propiedades de los documentos que va a copiar
o mover. Permitir que se creen y actualicen documentos con errores de validación permite
omitir los errores de validación.
10 Haga clic en Finalizar para copiar los documentos.
1 En su buzón o carpetas, seleccione las referencias de documento para los documentos que
desea copiar.
2 Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.
3 En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Copiar.
4 En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar los documentos seleccionados
actualmente y, a continuación, haga clic en Siguiente.
5 En el recuadro de lista Seleccione una biblioteca, seleccione la biblioteca de destino y, a
continuación, haga clic en Siguiente.
6 Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.
Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el
resultado de la acción sin copiar realmente los documentos.
Los documentos que seleccione para la operación de traslado se almacenan en varias bibliotecas en
diferentes oficinas postales. GroupWise mueve todas las versiones de los documentos seleccionados
y todas sus propiedades, incluida la actividad y los campos personalizados. Si la biblioteca de
destino no contiene uno o varios campos personalizados que sí existen en la biblioteca de origen,
Una vez finalizada la operación de traslado, GroupWise le envía un mensaje que contiene una lista
de todos los documentos trasladados. Además, GroupWise envía un mensaje al autor de cada
documento que se ha movido en el que muestra la nueva ubicación del documento. Si un usuario es
el autor de varios documentos trasladados, el mensaje contiene una lista de todos esos documentos y
la nueva ubicación de los mismos. El resto de los usuarios, que no son autores del documento, no
reciben notificación de que el documento se ha movido.
GroupWise actualiza de forma automática las referencias de los documentos movidos al final del
proceso. Sin embargo, si una referencia de documento está adjunta a un mensaje de correo,
GroupWise no la actualiza. En su lugar, cuando un usuario haga clic en la referencia de documento
adjunta, aparecerá un mensaje donde se explica que el documento se ha movido y se proporciona la
nueva ubicación del documento.
3 En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar Buscar por ejemplo para
seleccionar los documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.
1 En su buzón o carpetas, seleccione las referencias de documento para los documentos que
desea mover.
2 Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.
3 En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Mover.
4 En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar los documentos seleccionados
actualmente y, a continuación, haga clic en Siguiente.
5 En el recuadro de lista Seleccionar biblioteca a la que trasladar documentos, seleccione la
biblioteca de destino y, a continuación, haga clic en Siguiente.
3 En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar Buscar por ejemplo para
seleccionar los documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.
7 Especifique valores nuevos para las propiedades de documento que desee y, a continuación,
haga clic en Siguiente.
8 Haga clic en Vista previa para ver una muestra de los documentos que se modificarán de
acuerdo con los criterios de búsqueda especificados.
Puede hacer clic en Cerrar en cualquier momento en el recuadro de diálogo Resultados de la
búsqueda para cancelar la vista previa.
9 Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.
Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el
resultado de la acción sin modificar realmente los documentos.
1 En su buzón o carpetas, seleccione las referencias de documento para los documentos para los
que desea modificar propiedades.
2 Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.
3 En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Cambiar propiedades.
4 En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar los documentos seleccionados
actualmente y, a continuación, haga clic en Siguiente.
5 Especifique valores nuevos para los campos de propiedades de documento que desee y, a
continuación, haga clic en Siguiente.
6 Haga clic en Vista previa para ver una muestra de los documentos que se modificarán de
acuerdo con los criterios de búsqueda especificados.
Puede hacer clic en Cerrar en cualquier momento en el recuadro de diálogo Resultados de la
búsqueda para cancelar la vista previa.
7 Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.
Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el
resultado de la acción sin modificar realmente los documentos.
Como bibliotecario de la biblioteca de destino, puede utilizar dos opciones adicionales en la
página Registro de operaciones masivas. Validar los campos de propiedad del documento
permite elegir entre validar o no los campos de propiedades de los documentos que va a copiar.
Permitir que se creen y actualicen documentos con errores de validación permite omitir los
errores de validación.
8 Haga clic en Finalizar para cambiar las propiedades de los documentos.
Si selecciona Añadir nuevos usuarios para los documentos seleccionados, puede añadir, eliminar o
cambiar los derechos de un usuario para el grupo de documentos sin cambiar ninguno de los
derechos que haya concedido a otros usuarios. Por ejemplo, puede conceder derechos a nuevos
empleados para todos los documentos de beneficios de la biblioteca. Esta operación añade el nuevo
empleado a la lista de recursos compartidos para cada documento del grupo, pero no modifica los
derechos de ninguno de los otros empleados.
Si el usuario que desea añadir dispone ya de derechos para uno o varios documentos del grupo, los
derechos que especifique en el asistente reemplazarán a los derechos anteriores, pero no se
restringirán los derechos que ya tuviera el usuario. Por ejemplo, imagine que otorga derechos de
Visualización a Pamela para un grupo de documentos que incluye el Documento A, pero Pamela ya
disponía de derechos de Visualización y de Edición para este documento. En este caso, GroupWise
Si selecciona Reemplazar las listas compartidas para los documentos seleccionados, puede crear
una nueva lista de compartimiento para cada uno de los documentos seleccionados. Esta nueva lista
de compartimiento reemplaza a la existente y sólo los usuarios de la nueva lista disponen de
derechos sobre los derechos seleccionados.
3 En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar Buscar por ejemplo para
seleccionar los documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.
7 Haga clic en Añadir nuevos usuarios para los documentos seleccionados para modificar las
listas de compartición de cada documento del grupo.
O bien
Haga clic en Reemplazar las listas compartidas para los documentos seleccionados con el fin
de crear una nueva lista de compartición que reemplace la lista existente para cada documento
del grupo.
8 En el campo Nombre, escriba el nombre del usuario cuyos derechos de compartición desee
modificar y, a continuación, haga clic en Añadir usuario.
1 En su buzón o carpetas, seleccione las referencias de documento para los documentos para los
que desea cambiar los derechos de compartimiento.
2 Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.
3 En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Cambiar compartición.
4 En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar los documentos seleccionados
actualmente y, a continuación, haga clic en Siguiente.
5 Para modificar las listas de compartición existentes para cada documento del grupo, haga clic
en Añadir nuevos usuarios para los documentos seleccionados.
O bien
Para crear una nueva lista de compartición que reemplace la lista existente de cada documento
del grupo, haga clic en Reemplazar las listas compartidas para los documentos seleccionados.
6 En el campo Nombre, escriba el nombre del usuario cuyos derechos de compartición desee
modificar y, a continuación, haga clic en Añadir usuario.
7 En la lista de compartición, haga clic en el nombre del usuario cuyos derechos de compartición
desee modificar.
8 En el recuadro de grupo Derechos para todas las versiones, haga clic en los derechos que desee
conceder al usuario para el grupo de documentos seleccionado.
9 Si desea especificar derechos de compartición para versiones específicas, haga clic en
Seguridad del nivel de versión, especifique los derechos para cada versión y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
10 Haga clic en Siguiente.
11 Haga clic en Vista previa para ver una muestra de los documentos que se modificarán de
acuerdo con los criterios de búsqueda especificados.
Puede hacer clic en Cerrar en cualquier momento en el recuadro de diálogo Resultados de la
búsqueda para cancelar la vista previa.
Cuando se suprime un grupo de documentos, se suprimen todas las versiones de los mismos. Sin
embargo, no se eliminan los registros de actividad de los documentos suprimidos. Tampoco se
eliminan las referencias de documento que corresponden a documentos suprimidos. Si hace clic en
la referencia de un documento suprimido, aparece un mensaje donde se indica que el documento se
ha suprimido.
“Supresión de un grupo de documentos seleccionados con Buscar por ejemplo” en la
página 388
“Supresión de un grupo de documentos seleccionados” en la página 389
“Supresión de un grupo de documentos listados en un archivo” en la página 389
3 En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar Buscar por ejemplo para
seleccionar los documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.
1 En el buzón o las carpetas, haga clic en las referencias de los documentos que desea suprimir.
2 Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.
3 En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Suprimir.
4 En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar los documentos seleccionados
actualmente y, a continuación, haga clic en Siguiente.
5 Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.
Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el
resultado de la acción sin suprimir realmente los documentos.
6 Haga clic en Finalizar para suprimir los documentos.
Debe tener un Buzón remoto o del caché en la máquina para poder duplicar los documentos. Si ha
decidido utilizar el mismo buzón local para el Buzón remoto y de almacenamiento en el caché, los
documentos duplicados estarán disponibles en los modos Remoto y Almacenamiento en el caché. Si
ejecuta los modos Remoto y Almacenamiento en el caché desde buzones locales independientes,
puede duplicar documentos en el Buzón remoto o del caché.
1 En el modo En línea, haga clic en Herramientas > Opciones y, después, haga doble clic en
Documentos.
2 Haga clic en la pestaña General.
El copiado (duplicado) de documentos se efectúa siempre que estos se cierren o se sometan a control
de entrada en el buzón en línea. La referencia del documento se añade a la carpeta Documentos del
Buzón remoto o del caché, y el documento se copia en la biblioteca remota (que se utiliza para los
modos Remoto y Almacenamiento en el caché).
GroupWise se integra con aplicaciones mediante dos métodos distintos: a través de la API Open
Document Management (ODMA) proporcionada por la aplicación o mediante una macro de
integración punto a punto.
ODMA es un estándar abierto que permite que la Biblioteca de GroupWise y otros programas de
gestión de documentos se comuniquen con las aplicaciones. El distribuidor de la aplicación es el
responsable de cumplir el estándar ODMA. Si una aplicación es compatible con ODMA, puede
integrarse con la Biblioteca de GroupWise.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y después haga doble clic en Documentos.
2 Haga clic en la pestaña Integraciones.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y después haga doble clic en Documentos.
Cuando se inhabilita la integración de una aplicación, no se visualiza ningún texto a la derecha del
nombre de la aplicación en el recuadro de lista Aplicaciones registradas.
Antes de activar la integración, verifique que la aplicación dispone de ODMA o admite una macro
de integración punto a punto. La lista de aplicaciones de la pestaña Integraciones muestra todas las
aplicaciones que están registradas en su máquina. No es una lista de aplicaciones habilitadas con
ODMA; es una lista de aplicaciones registradas. Si selecciona una aplicación que no ejecuta ODMA
e intenta activar la integración, GroupWise muestra un mensaje para advertir que la aplicación no
tiene habilitado el estándar ODMA. Si prosigue y registra una aplicación que no ejecute ODMA, la
integración no funcionará para esa aplicación.
Si la aplicación para la que desea activar las integraciones tiene dos archivos ejecutables (por
ejemplo, WordPerfect) debe especificar el nombre del archivo ejecutable principal (por ejemplo,
wpwin.exe para WordPerfect) en la pestaña Ejecutable de Integraciones avanzadas. GroupWise
lanza el archivo ejecutable que especifique y, a su vez, ese archivo ejecutable lanza la aplicación.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y después haga doble clic en Documentos.
2 Haga clic en la pestaña Integraciones.
3 Active la casilla de verificación Habilitar integraciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Esta operación activa las integraciones para todas las aplicaciones integradas. No tiene ningún
efecto sobre las aplicaciones no integradas.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y después haga doble clic en Documentos
2 Haga clic en la pestaña Integraciones.
3 Active la casilla de verificación Habilitar integraciones.
4 En el recuadro de lista Aplicaciones registradas, haga clic en la aplicación para la que desea
activar la integración.
El recuadro de lista Aplicaciones registradas muestra las aplicaciones que están registradas en
su equipo. Ello no significa que las aplicaciones de la lista ejecuten ODMA.
Puede utilizar las opciones de la pestaña No integrado, en las opciones de Integración avanzada,
para especificar si desea o no que GroupWise muestre un mensaje de advertencia cuando el sistema
pierda el contacto con una aplicación no integrada. Este mensaje le recuerda que debe devolver el
documento a la biblioteca manualmente. También puede especificar cuántos segundos debe esperar
GroupWise a que se abran las aplicaciones no integradas.
“Activación o desactivación del mensaje de advertencia para aplicaciones no integradas” en la
página 395
“Especificación del tiempo que debe esperar GroupWise para que se abra una aplicación no
integrada” en la página 395
GroupWise muestra el mensaje de advertencia cuando pierde contacto con la aplicación. Este
mensaje le recuerda que debe devolver el documento a la biblioteca manualmente.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y después haga doble clic en Documentos
2 Haga clic en la pestaña Integraciones, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en la
pestaña No integrado.
3 Para activar el mensaje de advertencia, compruebe que esté activada la casilla de verificación
Visualizar mensaje.
O bien
Para desactivar el mensaje de advertencia, desactive la casilla de verificación Visualizar
mensaje.
Especificación del tiempo que debe esperar GroupWise para que se abra una
aplicación no integrada
GroupWise espera el número de segundos que especificó para que se abra la aplicación no integrada.
Si GroupWise no detecta que la aplicación se está abriendo, supera el tiempo límite y pierde el
contacto con el documento, lo que significa que GroupWise no puede devolverlo a la biblioteca. Si
esto ocurre, deberá devolver el documento manualmente.
1 Haga clic en Herramientas > Opciones y después haga doble clic en Documentos
2 Haga clic en la pestaña Integraciones.
3 En el recuadro de lista Aplicaciones registradas, haga clic en la aplicación para la que desee
especificar el intervalo de espera.
4 Haga clic en Avanzadas y, a continuación, en la pestaña No integrado.
5 Haga clic en Para esta aplicación para aplicar el intervalo de espera a la aplicación
seleccionada.
O bien
Haga clic en Como valor por defecto para todas las aplicaciones para aplicar el intervalo de
espera a todas las aplicaciones no integradas.
6 En el recuadro Tiempo de espera para detectar la aplicación, escriba el número de segundos
que debe esperar GroupWise a que se abra la aplicación.
7 Haga clic en Aceptar.
Si indica a GroupWise que actualice el documento, el programa mueve el documento del directorio
temporal, actualiza el documento de la biblioteca con los cambios pertinentes y hace que el
documento esté disponible. Si indica a GroupWise que no actualice el documento, el programa
suprime el documento del directorio temporal y hace que el documento esté disponible.
“Devolución de un documento a la biblioteca dejándolo disponible” en la página 397
“Marcado de un documento como disponible solamente” en la página 397
1 Haga clic con el botón derecho del ratón en la referencia del documento en su Buzón o carpeta.
2 Haga clic en Restablecer estado del documento.
3 Asegúrese de que las opciones Marcar el documento como disponible y Devolver el documento
a la biblioteca estén seleccionadas y haga clic en Aceptar.
1 Haga clic con el botón derecho del ratón en la referencia del documento en su Buzón o carpeta.
2 Haga clic en Restablecer estado del documento.
3 Haga clic en Marcar el documento como disponible.
4 Asegúrese de que no esté seleccionada la opción Devolver el documento a la biblioteca.
5 Haga clic en Aceptar.
1 En los modos Remoto o Almacenamiento en el caché, haga clic en, haga clic con el botón
derecho en la referencia del documento.
2 Haga clic en Restablecer estado del documento.
3 Para hacer que el documento esté disponible sin actualizarlo en la biblioteca remota, haga clic
en Marcar el documento como disponible en la biblioteca remota.
O bien
Para hacer que el documento esté disponible y actualizarlo en la biblioteca remota, haga clic en
Marcar el documento como disponible en la biblioteca remota y, a continuación, haga clic en
Devolver el documento a la biblioteca remota.
4 Para cambiar el estado del documento de En uso a Disponible en la biblioteca principal, haga
clic en Marcar el documento como disponible en la biblioteca principal.
Llegado este punto, puede hacer clic en la casilla de verificación para seleccionar los documentos
(por defecto están todos seleccionados) que desee devolver a la biblioteca y que GroupWise los
devuelva. O bien, puede cambiar a la aplicación en la que creó el documento y devolver los
documentos (guardándolos o cerrándolos) usted mismo. Si cambia a una aplicación integrada, al
cerrar el documento se devuelve a la biblioteca. Si cambia a una aplicación no integrada, debe cerrar
la aplicación para devolver el documento a la biblioteca.
Si se debe restaurar un archivo de un sistema de copia de seguridad y no está seguro de qué archivo
es, puede ver una lista de todos los nombres de archivo BLOB que se han asignado a esa versión del
documento. Un archivo BLOB (gran objeto binario) es un documento que se ha comprimido y
cifrado en una biblioteca de GroupWise. Para restaurar un archivo de copia de seguridad, siga las
instrucciones de su software de copia de seguridad estándar. Después, puede sustituir el documento
dañado con el archivo restaurado en GroupWise utilizando Reemplazar versión del documento con
la copia de seguridad.
Sólo puede utilizar esta función en modo Remoto si se ha descargado el documento y se ha marcado
como En uso.
Sin embargo, hay algunas circunstancias en las que no es posible que cada usuario de la estación de
trabajo utilice sus propios datos de entrada. En estos casos, debe llevar a cabo algunos pasos para
configurar GroupWise de forma adecuada.
La opción de inicio de la pantalla de entrada permite especificar determinados criterios para iniciar
GroupWise.
1 Haga clic con el botón derecho en el icono de GroupWise en el escritorio, haga clic en
Propiedades y haga clic en la pestaña Acceso directo.
2 En el campo Destino, después del ejecutable de GroupWise escriba un espacio seguido de /
@u-?. A continuación, haga clic en Aceptar.
3 Inicie GroupWise.
4 Escriba su ID de usuario en el campo ID de usuario.
5 En el campo Contraseña, especifique la contraseña y haga clic en Aceptar.
Si utiliza la función Novell Single Sign-On, podrá configurar GroupWise para que use la contraseña
de entrada única. En este caso no es necesario especificar una contraseña independiente de
GroupWise cuando inicie GroupWise.
Eliminación de la contraseña
1 Haga clic en Herramientas > Opciones.
2 Haga doble clic en Seguridad y, a continuación, haga clic en la pestaña Contraseña.
3 Escriba la antigua contraseña y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4 Haga clic en Borrar contraseña.
5 Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar.
NOTA: Si el administrador del sistema ha activado la autenticación LDAP, será necesario que
disponga de una contraseña y no podrá eliminarla.
Si entra en Novell® eDirectoryTM con el identificador que le corresponde desde alguna estación de
trabajo está seleccionada la opción No pedir contraseña con eDirectory en Opciones de seguridad,
no se le pedirá la contraseña. La contraseña no es necesaria porque eDirectory le ha identificado.
Si entra en eDirectory con el identificador que le corresponde desde cualquier estación de trabajo
que tenga instalado Novell SecureLogin y está seleccionada la opción Usar Single Sign-on en
Opciones de seguridad o durante la entrada, no se le pedirá la contraseña. Single Sign-On localiza la
contraseña almacenada. Si otros usuarios entran en GroupWise desde su estación de trabajo, deben
anular la selección de esta opción durante la entrada. Con ello no se desactiva la opción, pero se
garantiza que no se sustituya su contraseña por otra.
No se archiva un elemento por moverlo a una carpeta. Los elementos de todas las carpetas se ven
afectados por las opciones de limpieza que especifique en Opciones de entorno, y por las opciones
de respaldo o limpieza que el administrador especifica.
Los elementos archivados no se suprimen nunca, a no ser que acceda manualmente al archivo de
reserva y los suprima.
Para obtener información acerca de cómo archivar los elementos de su buzón, consulte la
Sección 16.3, “Archivo del correo electrónico”, en la página 405.
Los mensajes cuyo archivado haya anulado serán devueltos a la carpeta desde donde se archivaron.
Si la carpeta ha sido suprimida, GroupWise creará una nueva. Si se ha configurado la opción de
archivo automático, los mensajes sin archivar permanecerán en el buzón activo durante 7 días antes
de volver al archivo de reserva.
2 En el recuadro de grupo Ver, haga clic en Papelera, Elementos enviados, Elementos recibidos o
Elementos enviados/de borrador.
Cuando seleccione una vista, GroupWise buscará elementos en la carpeta seleccionada y
mostrará los elementos en orden descendente, del tamaño más grande al más pequeño. Puede
hacer clic en Detener consulta en cualquier momento para detener la consulta.
1 En los modos Remoto o Almacenamiento en el caché, haga clic en Herramientas > Opciones y,
a continuación, haga doble clic en Entorno.
2 Escriba o busque la vía completa a la copia de seguridad del buzón y, a continuación, escriba la
contraseña si es necesario.
3 Seleccione el elemento que desee restaurar y haga clic en Acciones > Restaurar.
No se pueden restaurar documentos mediante este método. Para obtener más información,
consulte la Sección 15.19, “Sustitución de un documento con un archivo de copia de
seguridad”, en la página 399.
4 Para salir de la copia de seguridad del buzón, haga clic en Archivo > Abrir copia de seguridad.
Los usuarios del cliente de GroupWise pueden realizar las siguientes acciones de mantenimiento del
buzón usando la función Reparar el buzón:
Sección 16.6.1, “Descripción del mantenimiento del buzón”, en la página 412
Sección 16.6.2, “Cómo decidir si un buzón necesita reparación”, en la página 412
Sección 16.6.3, “Instalación de GroupWise Check”, en la página 413
Sección 16.6.4, “Análisis y reparación de bases de datos”, en la página 413
Sección 16.6.5, “Reconstrucción de la estructura del buzón”, en la página 414
Buzón de caché: Si utiliza el modo Almacenamiento en el caché, su buzón del caché se almacenará
en la ubicación especificada al configurar el buzón del caché. Para reparar el buzón de caché, debe
estar en el modo Almacenamiento en el caché.
Buzón remoto: Si utiliza el modo Remoto, su buzón remoto se almacenará en cualquier ubicación
que haya especificado al usar la función De viaje en el cliente para crear el buzón remoto. Para
reparar su buzón remoto, debe estar en el modo Remoto.
Existen tres bases de datos asociadas a cada una de estas ubicaciones de buzón:
Base de datos de usuarios: La base de datos de usuarios contiene sus ajustes de las opciones de
cliente, sus punteros a los mensajes, sus grupos personales, sus guías de direcciones personales y sus
reglas.
Base de datos de mensajes: La base de datos de mensajes contiene los elementos de GroupWise.
Base de datos de documentos: La base de datos de datos de documentos contiene todos los
documentos a los que se accede desde una biblioteca de GroupWise.
Cuando esté reparando un buzón, puede elegir las bases de datos que desea reparar, según el tipo de
problema que tenga con el buzón.
Siempre que tenga problemas para leer el buzón u otra base de datos de GroupWise, es una buena
idea ejecutar Reparar el buzón para resolverlos. Para obtener más información acerca de cómo
reparar el buzón, consulte la Sección 16.6.4, “Análisis y reparación de bases de datos”, en la
página 413 y la Sección 16.6.5, “Reconstrucción de la estructura del buzón”, en la página 414.
Para que aparezca el elemento Reparar el buzón en el menú Herramientas, deben estar instalados
los siguientes archivos en el directorio de GroupWise que, por defecto, es
c:\novell\groupwise.
gwcheck.exe
gwchkxx.dll (sustituya xx por el código de su idioma)
gwchkxx.chm (sustituya xx por el código de su idioma)
El administrador de GroupWise puede instalar estos archivos mediante SetupIP con el fin de instalar
el cliente de GroupWise para Windows, además de seleccionar la instalación y habilitación de
GWCheck. Durante la instalación, los archivos se copian en el directorio
\novell\groupwise\gwcheck.
Puede vaciar toda la papelera o sólo los elementos seleccionados. Los elementos de la Papelera se
vacían según los días introducidos en la pestaña Limpieza de Opciones de entorno, o bien puede
vaciar la Papelera manualmente. El administrador del sistema puede especificar que la Papelera se
vacíe automáticamente de forma periódica.
Sección 16.7.1, “Visualización de elementos en la papelera”, en la página 415
Sección 16.7.2, “Restauración de un elemento de la papelera”, en la página 415
Sección 16.7.3, “Almacenamiento de un elemento de la papelera”, en la página 416
Sección 16.7.4, “Vaciado de la Papelera”, en la página 416
Puede abrir, guardar y ver información relativa a elementos de la papelera. También puede eliminar
permanentemente los elementos o devolverlos al Buzón. Haga clic con el botón derecho del ratón en
la papelera para ver más opciones.
También puede restaurar un elemento arrastrándolo desde la carpeta Papelera a cualquier otra
carpeta.
Las opciones de GroupWise Messenger estarán disponibles sólo en el caso de que la aplicación esté
instalada y en ejecución.
GroupWise Messenger permite enviar un mensaje a los contactos que están en línea o inactivos.
Novell® ofrece dos productos complementarios que expanden las capacidades de colaboración de
18
GroupWise: Novell Teaming y Novell Teaming + Conferencing.
Sección 18.1, “Características de Teaming”, en la página 423
Sección 18.2, “Características de Conferencing”, en la página 423
El administrador de GroupWise debe encargarse de instalar y configurar Novell Teaming, tal como
se describe en Teaming Installation Guide (Guía de instalación y configuración de Teaming) y en
“Using GroupWise with Novell Teaming” (Uso de GroupWise con Novell Teaming) en la
GroupWise 8 Interoperability Guide (Guía de interoperabilidad de GroupWise 8).
Los usuarios de Novell Teaming encontrarán instrucciones de uso en la Novell Teaming 1.0 User
Guide (Guía del usuario de Novell Teaming 1.0).
Los usuarios de Conferencing encontrarán instrucciones de uso en la Conferencing 1.0 User Guide
(Guía del usuario de Conferencing 1.0).
A.1.1 Paneles
Un panel es una vista personalizada con información de GroupWise. Se puede crear un panel que
muestre información muy variada, desde los elementos no leídos hasta un calendario resumido.
Existe una lista de paneles predefinidos, pero también puede crear sus propios paneles
personalizados. Ahora es posible crear tres o más paneles. También puede crear varios paneles Web
para mostrar las páginas de Internet en GroupWise.
A.6.1 Reglas
Al marcar un elemento como terminado, puede crear una regla que active un evento.
Se ha creado un asistente de reglas de vacaciones como ayuda para crear rápidamente reglas para las
ocasiones en las que se encuentre ausente de la oficina.
A.6.3 Categorías
Ahora puede buscar rápidamente en las categorías de forma directa desde la lista de elementos. Para
ello, basta con hacer clic en el icono Categoría y luego en Buscar.
GroupWise B
La guía Preguntas más frecuentes (FAQ) sobre el cliente de GroupWise 8 tiene como objetivo
proporcionar ayuda a los usuarios que no hayan encontrado la información que buscaban en la ayuda
en línea del cliente de GroupWise® ni en las guías del usuario.
“¿Cómo puedo encontrar lo que necesito en la documentación del cliente de GroupWise?”
“Preguntas más frecuentes (FAQ) sobre el cliente de GroupWise para Windows”
“Preguntas más frecuentes (FAQ) sobre el cliente de GroupWise para Linux/Mac”
“Preguntas más frecuentes (FAQ) sobre el cliente de GroupWise WebAccess”
“Preguntas más frecuentes (FAQ) sobre los clientes ajenos a GroupWise”
“Comparación entre los clientes de GroupWise”
“¿Dónde me dirijo para obtener más ayuda?”
GroupWise® dispone de comandos que se pueden utilizar al iniciar el programa. Algunos son para
C
facilitar el trabajo y otros son necesarios para ejecutar GroupWise con su hardware específico.
Sección C.1, “Opciones de inicio de GroupWise”, en la página 433
Sección C.2, “Uso de una opción de inicio de GroupWise”, en la página 435
/cm Comprueba si hay elementos sin abrir. Si los hay, GroupWise se abre
minimizado y se oye un sonido. En caso contrario, GroupWise no se
inicia.
/pr-vía_al_buzón_remoto Abre GroupWise en el modo remoto. Esta opción de inicio sólo puede
usarse en el recuadro Destino.
La siguiente tabla incluye los idiomas disponibles para el cliente de GroupWise en GroupWise 5.5 y
versiones posteriores. Es posible que algunas versiones no ofrezcan todos estos idiomas. Para
obtener información actualizada, póngase en contacto con su distribuidor local.
Árabe AR
Chino simplificado CS
Chino tradicional CT
Checo CZ
Danés DA
Neerlandés NL
Finlandés FI
Francés - Francia FR
Alemán - Alemania DE
Hebreo HE
Húngaro HU
Italiano IT
Japonés JA
Coreano KO
Noruego NO
Polaco PL
Portugués - Brasil PT
Ruso RU
Español ES
Sueco SV
Puede utilizar varias teclas de acceso directo en GroupWise® por motivos de accesibilidad o para
D
ahorrar tiempo cuando lleve a cabo diferentes operaciones. En la tabla siguiente se muestran algunas
de estas teclas, qué hacen y el contexto en el que operan.
Alt + [letra] Activar la barra de menús (utilice las Ventana principal, Calendario, elemento.
letras subrayadas en los nombres
de menús).
Ctrl+Flecha abajo
O bien
Ctrl+Mayús+Flecha
derecha
O bien
Mayús+Flecha derecha
Mayús+Inicio
discapacidades E
Novell® se compromete a hacer productos que puedan utilizar todas las personas, incluso aquellas
que tengan discapacidades. Muchas de las funciones de accesibilidad están ya incorporadas en
Novell GroupWise®. Estas funciones están disponibles para todas las personas sin necesidad de
dispositivos de ayuda adicionales.
“Cambio en las vistas del Calendario entre Visualización gráfica y Visualización textual” en la
página 138
“Teclas aceleradoras” en la página 437
“Configuración de JAWS para GroupWise” en la página 441
Para instalar los archivos JAWS de GroupWise para JAWS 5.x y versiones anteriores:
Para instalar los archivos JAWS de GroupWise para JAWS 6.x y versiones posteriores: