Soporte o material físico Soporte o material electrónico
Hace referencia al lugar Hace referencia a toda la información, donde se encuentra toda la generada, enviada, recibida, información producida o almacenada o acumulada por medio recibida por una entidad electrónico. pública o privada, en razón El contenido documental se transmite de sus actividades y por medios virtuales o electrónicos. funciones. su producción se realiza mediante Sus técnicas para trasmitir diversos entornos tecnológicos, ya sea la información suelen por separado o mediante varios de darse por medios y/o ellos como son las aplicaciones de evidencias físicas ofimática, sistemas de información, Se producen y gestionan correo electrónico, bases de datos etc. en un contexto (función, Uso de símbolos (códigos que tramite, autor etc.), el cual interpreta una maquina para permitir debe estar relacionado a el su registro, acceso y lectura) durante su ciclo de vida, Contiene características intrínsecas que proporcionen como: la entidad productora, los elementos para garantizar orígenes funcionales, fecha y lugar de su autenticidad, fiabilidad, producción y contenido sustantivo o integridad y disponibilidad. substancial. Contiene características Posee características a nivel externo intrínsecas como: la como: clase, tipo, forma, formato y entidad productora, los cantidad. orígenes funcionales, fecha Pueden ser de contenido textual o en y lugar de producción y su mayoría no textual como, por contenido sustantivo o ejemplo: documentos informáticos, substancial. fotográficos, gráficos, sonoros, mapas Posee características planos etc. externas como: clase, tipo, Su organización suele permanecer en forma, formato y cantidad el medio virtual o electrónico Pueden ser de contenido Los archivos se organizan textual o no textual. jerárquicamente y sobre ellos se En el caso de los textuales pueden realizar funciones para crear, suelen organizarse en mover, modificar, aumentar, reducir y legajos, cajas, libros, entre borrar a partir de los permisos otros; para los no otorgados al usuario desde el sistema textuales, se organizan en informático cintas, microfilms, cd’s etc. Tienen un carácter seriado Tienen un carácter seriado o de o de unicidad unicidad Debe contar con los caracteres de objetividad, Debe contar con los caracteres de integridad e interrelación objetividad, integridad e interrelación Contiene elementos como Contiene elementos como la la estructura y el contenido estructura y el contenido Se clasifican de acuerdo Conexión entre contenido y medio con sus características (existe la posibilidad de separar el físicas y condiciones de contenido de su medio original para conservación ya sea por transferirlo a otro soporte) medio de documentos estructura física y lógica (determinada físicos, plasmados en por el software y el hardware, cambia papel, gráficos, mapas, cuando pasa de un medio a otro; la diapositivas, cintas etc. estructura lógica lo identifica y Los documentos pueden representa los elementos de su clasificarse en públicos o estructura interna: deben conservar su privados según la empresa estructura original para ser completo y o el autor que los autentico) produzca. Suelen clasificarse y almacenarse en Según su finalidad pueden medios virtuales o electrónicos ya sean clasificarse en documentos de tipo textual o no. dispositivos, informativos Los documentos pueden clasificarse en y/o testimoniales. públicos o privados según la empresa o Cada archivo cuenta con el autor que los produzca. un tiempo determinado de Según su finalidad pueden clasificarse vigencia estimado (aunque en documentos dispositivos, existen documentos con informativos y/o testimoniales. vigencia indefinida) para Cada archivo cuenta con un tiempo cumplir con dicha función, determinado de vigencia estimado dado tal caso se determina (aunque existen documentos con si se conserva o se elimina vigencia indefinida) para cumplir con dicho documento. dicha función, dado tal caso se Finalmente, de acuerdo determina si se conserva o se elimina con su funcionalidad, se dicho documento. pueden clasificar en De acuerdo con su funcionalidad, se sustantivos o específicos y pueden clasificar en sustantivos o en facilitativos o comunes. específicos y en facilitativos o comunes. Las aplicaciones de correo electrónico permiten el intercambio de mensajes entre usuarios, aquí el mensaje puede ser el documento propiamente dicho o bien este puede ser solo el medio para enviar un documento (adjunto), lo más común, sin embargo, es una combinación de estas opciones. Janna Pava