TEMA IX

CONTROL DE PROYECTOS:

Introducción:

Luego de haber planificado y programado la ejecución de un proyecto, se requiere del seguimiento necesario
para que el mismo se ejecute como se planificó y programó originalmente. También requiere de un seguimiento
para realizar los arreglos o ajustes adecuados para enfrentar eventualidades no previstas originalmente.

Definición:

El control de un proyecto consiste en un conjunto de medidas utilizadas con el propósito de realizar un

seguimiento periódico de lo que acontece en el proyecto durante su ejecución, de manera tal que se puedan
hacer los cambios o ajustes tomando en cuenta los cambios futuros.

El control de un proyecto consta de dos operaciones:

A) Seguimiento
B) Actualización

A) Seguimiento
Consiste en reportes periódicos del estado de avance de cada actividad mediante observaciones directas
en el campo.

Veamos un modelo de formulario que se podría usar para reportar observaciones directas en el campo:

REPORTE DE AVANCE DE OBRA

PROYECTO:
FECHA:
RESPONSIBLE:

CODIGO DESCRIPCION CONDICION FECHA PROGRAMADA DE: ESTADO DE FECHA ESPERADA NOTAS
ACTIVO ACTIVIDAD Inició No ha iniciado INICIO TERMINO AVANCE (%) REAL DE TERMIN.

001 A SI - 1/5/99 2/5/99 100% 2/5/99 -

002 B SI - 3/5/99 4/5/99 100% 4/5/99 -
003 C SI - 5/5/99 6/5/1999 50% 6/5/99 -
D - NO 7/5/1999 8/5/1999 0% 8/5/1999 -

(A) PROGRAMACION

MAYO
POR EJEMPLO COD ACT 1 2 3 4 5 6 7 8 FECHA CONTROL: 5/5/99
001 A
002 B
003 C
004 D

(B) EJECUCION
Voy al campo el 5 de Mayo en la tarde y veo que las actividades (A) y (B) se realizaron
completas, que la act. (C) se ha realizado en un 50% y que no se ha hecho nada de (D).
Page 1
Período de Control:

Es el espacio comprendido entre un reporte y otro siguiente o anterior. Está limitado por dos fechas:

a) Día de Datos: representa el primer día del período de control, es decir, corresponde a la fecha en que debe
reportarse el trabajo ejecutado hasta ese momento.

b) Día Límite: representa el último día del período de control Es un indicador que determina la duración
futura para un grupo de actividades específicas.

La duración del período de control no debe ser tomada al azar. Mientras más corto sea el período de control,
mayor eficiencia se obtendrá en el mismo. El período de control no necesariamente debe ser constante,
puede variar dependiendo de la complejidad de cada proceso individual que conforma el proyecto.

Códigos de Seguimiento:

Dependiendo de la situación que que se encuentren las actividades con respecto al día de datos y al día límite,
correspondientes al período de control considerado, éstas se clasifican atendiendo a dos criterios:

a) Estado de progreso
b) Criticalidad

a) Estado de progreso: avance que han alcanzado las actividades con relación al día de datos del período
de control. El estado de progreso de una actividad puede ser:

"Terminada": actividades concluídas antes del día de datos del período de control considerado.
"En progreso": actividades que han sido iniciadas antes del día de datos y cuya ejecución continua más allá
del mismo.
"Restantes": actividades cuyo inicio temprano es mayor o igual que el día de datos.

b) Criticidad: se basa en la relación existente entre las fechas de inicio y término de una actividad respecto
al día límite del período de control considerado.

Puede ser:

- Inminente: cuando las fechas actualizadas lejanas de inicio y/o término de una actividad sean menor que el día
límite.

- Probable: cuando las fechas actualizadas tempranas de inicio y/o término de una actividad sean menor que el
día límite del programa considerado.

Page 2
B) Actualización

Son los ajustes necesarios que se requieren tras la comparación de todo lo planificado y programado con los
reportes de campo que muestran la situación real del proyecto.

Para realizar una buena actualización es necesario:

a) Analizar los datos recopilados en los reportes correspondientes al período de control considerado.

b) Comparar la situación real de cada actividad con lo previamente programado.

c) Replanificar el trabajo restante de acuerdo a las necesidades.

d) Reprogramar todo el trabajo restante.

SOLUCIONES ALTERNATIVAS:
Cuando se persentan desviaciones del plan previo en la planeación y programación de un proyecto, podrían
considerarse soluciones alternativas, las cuales pueden ser:

- Consumir parte o el total de las holguras disponibles, aunque se reduzca la manejabilidad del proyecto y
aumente el riesgo de un retraso.

- Aumentar los recursos a las actividades que los ameriten con el objetivo de acelerar la ejecución de éstas.
Esto aumenta el costo del proyecto pues vamos a usar mas recursos para realizar la misma cantidad de trabajo.

Page 3